Turnier-Leitfaden Dr. Clemens Kriesel Oktober 2015 Entwurfsversion 6 Öffentlich Nutzungshinweis Turnier-Leitfaden Folie 2 Version: Entwurf-6 Dieser Turnier-Leitfaden wurde auf der Basis der letzten Turniere der Studentischen Reitgruppe Heidelberg e.V. erstellt Er dient dem Wissenstransfer vom derzeitigen Vorstand an künftige Vorstände Er hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit Andere Reitgruppen können ihn gerne auch nutzen, ich bitte aber darum, bei Kopien aus diesem Leitfaden, immer auf das Original zu verweisen Bitte denkt in diesem Zusammenhang positiv an die Reitgruppe Heidelberg, wenn Ihr die Einladungen verschickt Feedback zum Leitfaden kann gerne an [email protected] geschickt werden Gerne können auch Dokumente von anderen Reitgruppen hier mit aufgenommen werden Einige verlinkte Dokumente sind im sicheren Bereich der Homepage (Kalkulation, Einkaufsliste, etc.) Bitte kontaktiert [email protected], um Zugang zu bekommen Internal Inhalt Turnier-Leitfaden Einleitung Wozu dieser Leitfaden Eckpfeiler eines Turniers Turniervorbereitung Terminfindung Interessengruppen Helfer-Rollen Terminplanung Beispiel-Listen Folie 3 Version: Entwurf-6 Turnierdurchführung Absprachen beim Turnier Bewältigung von Krisensituationen Turnierabschluss Danksagung Nachbesprechung Listenaufbereitung Helferfest Weiteres Internal Einleitung Wozu dient dieser Leitfaden Turnier-Leitfaden Folie 5 Version: Entwurf-6 CHU ausrichten ist ein großes Projekt Vieles muss vorher bedacht und abgestimmt sein Jeder muss über seine Aufgabe, deren Bedeutung und den Gesamtkontext Bescheid wissen Jeder sollte wissen, an wen er sich für was zu wenden hat Spontaneinsätze an den Turniertagen sind möglichst gering zu halten Diese Präsentation soll einen Leitfaden darstellen, um Rollen und Abstimmungsschnittstellen im Vorfeld zu klären und auf weitere unterstützende Dokumente verweisen. Internal Eckpfeiler eines Turniers Eine gute Turniervorbereitung Turnier-Leitfaden Folie 6 Version: Entwurf-6 Kommunikation- und Abstimmung Häufige und regelmäßige Abstimmung zwischen den Ressorts („Ach, wo Du gerade das in Deinem Bereich erzählst, das müsste ich ja auch bedenken…“) Alle relevanten Interessengruppen mit einbeziehen (Pferdebesitzer, Sponsoren, Hallenbesitzer, Ehemalige) („Hättest Du mich doch gefragt!“) Gute Abstimmung mit den jeweiligen Interessengruppen („Mein Pferd soll doch erst in 2 Stunden laufen“ / Übergabezeit und –zustand des Reiterstübchens) Arbeitsbelastung möglichst verteilen Gute Listenführung Alle Arbeiten dokumentieren, rasche Übergabe sämtlicher Aufgaben ermöglichen (keiner darf unentbehrlich sein) Klare Rollendefinition (genaue Klärung der Zuständigkeiten) Solider Helferplan Gute Einkaufsliste Lagerliste Gute Einweisung der Helfer in die Aufgaben Saubere Budgetplanung Internal Eckpfeiler eines Turniers Eine gute Turnierdurchführung Turnier-Leitfaden Folie 7 Version: Entwurf-6 Kommunikation- und Abstimmung Zuständige schnell auffindbar Zuständigkeit und Verantwortungsbereich klar Dinge sind an ihrem Platz gut auffindbar Schnelle Entscheidungen korrekt treffen Kassenbuch + Quittungen auch bei Zahlungen aus der Barkasse Kontrolle und Protokollierung auch bei schnellen Entscheidungen Puffer in Budget und Helferplan vorher kalkulieren Höflichkeit und Professionalität trotz Stress, Alkohol und Schlaflosigkeit Freundliche Betreuung der Pferdebesitzer, Anlagenbesitzer, Sponsoren, Turnhallen-Hausmeister, VIPs Ungeplanter Helferausfall wird bemerkt und professionell behoben Erfolgserlebnisse und Gemeinschaftsgefühl genießen Internal Eckpfeiler eines Turniers Eine gute Turniernachbereitung Turnier-Leitfaden Folie 8 Version: Entwurf-6 Danksagung und Helferfest Ordentliches Verabschieden, Bedankung bei Teilnehmern, Helfern, Pferdebesitzern, Anlagenbesitzern, Sponsoren, VIPs Gutes Aufräumen, Abbauen, Putzen Kleine Aufmerksamkeit an Hausmeister, Anlagenbesitzer, Partyraumbesitzer etc. Helferfest organisieren? Listenaufbereitung Listen einsammeln und für das nächste Turnier aufbereiten Diesen Leitfaden aktualisieren Internal Turniervorbereitung Terminfindung Interessengruppen Helfer-Rollen Terminplanung Preisgestaltung Listen / Vorlagen Bestimmungen und Vorschrifen Terminfindung Turnier-Leitfaden Folie 10 Version: Entwurf-6 Turnhallenverhandlung Unisport- Halle ist die einzige verwendbare Halle in Heidelberg Termin ist erst nach dem Semesterplan vereinbar Hierzu muss aber auch der Basketballverein gefragt werden, weil die Halle in der Regel das ganze Wintersemester an ihn vermietet ist Private Hallenbetreiber und Vereine fragen – hier geht meist was Turniere zum gleichen Zeitpunkt Kirchheim, Viernheim, Wolf, Dossenheim, usw. Jahreszeitbedingte Restriktionen Gefrorener Boden – ggf. abreiten draußen nicht möglich Kollidierende CHUs etc. Schnell beim DAR anmelden, damit noch freie Termine da sind Internal Interessengruppen am Turnier Turnier-Leitfaden Folie 11 Version: Entwurf-6 Anlagenbesitzer Terminmitbestimmung Terminfeinplanung Pferdeorganisation Übergabegespräch Aufbau, Abbau Versicherung Richter Parcourschef Tierarzt Rufbereitschaft erfragen Sanitäter DJ und Hallensprecher DAR (Ausschreibung, Ergebnisse) Pferdebesitzer Pferdeliste Versicherung Sponsoren Ehemalige (Vorstands-)Mitglieder Wissen wie der Hase läuft (oder tun so) Internal Rollenbeschreibung - Einleitung Turnier-Leitfaden Folie 12 Version: Entwurf-6 Die folgende Rollenbeschreibung wurde erstellt, damit jeder Turnier-Helfer genau über sein Aufgabengebiet Bescheid weiß. Wenn z.B. einer Person die Aufgabe für das Programmheft und die Turnhalle übergeben wird, kann man die entsprechenden Beschreibungen für die 2 Rollen ausdrucken und der Person als Aufgabenbeschreibung mitgeben. Dies soll verhindern, dass irgendjemand nicht weiß, was genau seine Aufgabe alles umfasst und so Nachfragen entstehen oder im schlimmsten Fall die Aufgabe nicht vollständig erledigt wird. Die detaillierten Rollenbeschreibungen sind im Anhang. Die nächste Folie ist als Übersicht- und Linkliste gedacht. Internal Rollen am Turnier Turnier-Leitfaden Folie 13 Version: Entwurf-6 Gesamtorga Gesamtverantwortlicher, Helferorganisator, Programmheftverantwortlicher, Budget-und Kassenverantwortlicher, Sponsoren-Betreuer Auf/Abbau Auf/Abbau-Chef, Helfer/Aufräumer/Putzer Sport Sport-Verantwortlicher, Richter-Betreuer, Meldestelle, Stadionsprecher, Leser, Schreiber, Parcoursdienst, Fahrer, Stallhelfer, Abreiter Party Party-Verantwortlicher, DJ, Barschicht-Chef, Barschicht-Helfer, Helfer/Aufräumer/Putzer, Ordner, Kartenverkäufer, Shuttle-Fahrer Übernachtung Übernachtungs-Verantwortlicher, Aufräumer/Putzer, Ordner/Wecker Verpflegung Standchef (Koch), Standhelfer, Fahrer Internal Terminplan (Vorbereitung) Folie 14 Version: Entwurf-6 Turnier-Leitfaden Finale Durchführungsentscheidung DAR-Turnieranmeldung <-18 -17 -16 -15 -14 -13 -12 -11 -10 -9 -8 -7 -6 -5 -4 Start der „Heißen Phase“ -3 Übernachtung + Anlage Partylocation Helferliste Pferdeorga Programmheft Sponsoren Heute Dauer Meilenstein Internal -2 -1 Basis - Zeiteinteilung Folie 15 Version: Entwurf-6 Turnier-Leitfaden Freitag Samstag 21:30 Turnhalle öffnet 21:30 Meldestelle öffnet 23:00 Eintreffabend incl. Nachtmahl 00:00 Meldestelle schließt 09:00 09:30 – 11:30 09:15 – 10:00 10:00 – 10:15 10:15 – 11:15 11:15 – 11:45 11:45 – 12:00 12:00 – 13:00 13:00 – 14:00 13:30 – 13:50 13:50 – 14:00 14:00 – 15:00 14:00 – 17:45 15:00 – 15:20 15:20 – 15:30 15:30 – 16:15 16:15 – 16:45 16:45 – 17:10 17:10 – 17:25 17:25 – 18:30 18:00 – 19:00 22:00 Sonntag Wecken Frühstück Abreiten Dressur 1.+2. Abt. Pferdevorstellung 1.+2.Abt. A-Dressur 1.+2.Abt. Abreiten Dressur 3.+4. Abt. Pferdevorstellung 3.+4. Abt. A-Dressur 3.+4. Abt. Mittagessen Abreiten Dressur L 1.Runde Pferdevorstellung L 1.Runde L-Dressur L 1.Runde Lumumba und Kuchen Abreiten Dressur L 2.Runde Pferdevorstellung L 2.Runde L- Dressur L 2.Runde Parcoursaufbau Abreiten Springen 1.+2. Abt. Pferdevorstellung 1.+2. Abt. A-Springen 1.+2. Abt. Abendessen Party Das ist die Zeiteinteilung, falls das Abreiten nicht parallel stattfinden kann. 08:15 08:45 – 10:30 09:00 – 09:15 09:15 – 09:30 09:30 – 10:30 10:30 – 10:45 10:45 – 11:00 11:00 – 11:40 12:00 – 13:00 11:40 – 12:00 12:00 – 12:10 12:10 – 12:35 12:35 – 12:45 12:45 – 12:50 12:50 – 13:15 13:30 – 17:30 13:15 – 13:30 13:30 – 13:50 13:50 – 14:00 14:00 – 14:30 14:45 – 15:30 Wecken Frühstück Abreiten Springen 3.+4. Abt. Pferdevorstellung 3.+4. Abt. A-Springen 3.+4. Abt. Abreiten Springen L 1.Runde Pferdevorstellung L 1.Runde L-Springen L 1.Runde Mittagessen Abreiten Springen L 2.Runde Pferdevorstellung L 2.Runde L-Springen L 2.Runde Abreiten Springen Finale Pferdevorstellung Finale Springen Finale Lumumba und Kuchen Parcoursabbau Abreiten Dressur Finale Pferdevorstellung Finale Dressur Finale Siegerehrung Internal Preisgestaltung Turnier-Leitfaden Folie 16 Version: Entwurf-6 • Turnierverpflegung für Teilnehmer: • max 35€ (DAR-Vorgabe) • Einzelpreise für Essen und Partyeintritt muss gleich oder mehr sein • Ggf. Schlabu-Pakete (z.B. ohne Frühstück) zusammenstellen • Turnhallenkaution: 50€ pro Team • Partyeintritt (GEMA-Preis richtet sich nach Partyeintritt und Raumgröße) • Preise für Getränke studentenfreundlich gestalten. Bechergrößen beachten! • Essen an der Freitagsparty Muss auch kontrolliert warden, sonst zahlen die Schlabus hier nichts, und sind damit i.d.R. ohne Verpflegungspaket günstiger. • Ggf.Schlabu-Pakete und Langschläfer-Pakete anbieten Internal Listen Turnier-Leitfaden Folie 17 Version: Entwurf-6 Helferplan Budgetplan Einkaufsliste Sponsorenliste (noch nicht enthalten) Pferdeliste Teilnehmer und Teams (Bezahlliste) To-Do Listen für jedes Ressort (noch nicht enthalten – vorerst Rollenbeschreibung verwenden) Richter-Protokolle: Mannschafts-Dressur, Rest Internal Helferplan Turnier-Leitfaden Folie 18 Version: Entwurf-6 Vorlage für einen Helferplan ist hier zu finden: www.studentenreiterheidelberg.de/Leitfaden/Geheim/Helferplan.xls Zu beachten: Bitte zunächst die Helfernamen und Handynummern im Tab “Helfer” eintragen. Die Handynummern übertragen sich dann automatisch in die Tabellen Evtl. als Google-Docs o.ä. hochladen, so dass alle sich immer über den neusten Stand informieren können. Aufräumen am Tag danach nicht vergessen! Dies beinhaltet auch Müllsäcke wegfahren, da das nicht lange liegen gelassen werden kann (Hunde/Ratten). Internal Budgetplan Folie 19 Version: Entwurf-6 Turnier-Leitfaden Eine Vorlage für eine Turnierkalkulation ist hier: www.studentenreiter-heidelberg.de/Leitfaden/Geheim/Turnierkalkulation.xls Sie gliedert sich in Kalkuation Sport, Party und Essen. Im Bild rechts ist nur die Sport-Kalkulation abgebildet. Es besteht die Möglichkeit auch gleich IST-Werte einzutragen und die Abweichungen zum Plan festzustellen. Gesamtkalkulation Gesamt Sportsaldo Partysaldo Essensaldo Plan Ist 781,1 -2262,86 -623,9 -2272,69 1100 71,33 305 -61,5 Kalkulation Sport Summe Startgebühr Richter Anlage Turnhalle Sanitäter Turnallenwart Versicherung Pferdeversicherung Sponsorengelder Ehrenpreise Pferdeleihe Pferdebesitzergeschenke Spritgelder Programmheft Plan Haben 1956 Soll 2760 756 150 0 0 400 200 300 430 200 1000 1000 0 100 30 150 Internal Saldo -804 756 -150 0 0 -400 -200 -300 -430 200 0 0 -100 -30 -150 Einkaufsliste Turnier-Leitfaden Folie 20 Version: Entwurf-6 Eine Vorlage für eine Einkaufsliste (Turnier Heidelberg 2012 + Grillfest 2014) ist hier: www.studentenreiter-heidelberg.de/Leitfaden/Geheim/Einkaufsliste.xls Internal Pferdeliste Turnier-Leitfaden Folie 21 Version: Entwurf-6 Eine Basis-Pferdeliste als Excel-Vorlage ist hier: www.studentenreiter-heidelberg.de/Leitfaden/Pferdeliste.xls Wichtige Informationen sind: Pferdename, Pferdebesitzer, Telefonnummer, Infos zum Holen und Bringen, Abteilung, Versicherungssumme (die die Reitgruppe für das Pferd bei der LVM angeben soll) Internal Teilnehmer und Teams Turnier-Leitfaden Folie 22 Version: Entwurf-6 Diese Liste wird aus dem Aquilo ausgedruckt, nachdem die Mannschaften in der richtigen Reihenfolge (alphabetisch?) eingetragen wurden. Hier werden die Reiter handschriftlich eingetragen und abgehakt was sie bezahlt haben: Ganz vorne: Kaution (+ggf. Startgeld) Nach dem Namen: Essensgeld Hinten: Haftungsausschluss Unten: Anzahl gekaufter SchlabuPakete Zusätzlicher Vermerk: Wechselgeld in der Kasse vor dem Melden. Internal Richterprotokolle Turnier-Leitfaden Folie 23 Version: Entwurf-6 Hier sind 2 Vorlagen (verlinkt) für Protokolle, die sich als nützlich herausgestellt haben: 1) Sämtliche Prüfungen bis auf Mannschafts-Dressur 2) Mannschafts-Dressur Internal Vorschriften und Bestimmungen Turnier-Leitfaden Folie 24 Version: Entwurf-6 • Hygiene und Lebensmittelhandhabung • GEMA • Party-Anmeldung (Sperrzeitverkürzung) • Polizei und Anwohner Link • Mietverträge z.B. über die Reithalle • Versicherungen LVM Versicherung gemäß DAR-Unterlagen Internal Hygiene und Handhabung von Lebensmitteln Turnier-Leitfaden Folie 25 Version: Entwurf-6 Wenn Lebensmittel ausgegeben werden, seid Ihr verantwortlich genauso wie ein Gastronomiegewerbe! Hier ist ein Hygiene-Leitfaden für die Handhabung von Lebensmitteln: http://www.ua-bw.de/pub/beitrag.asp?ID=307&subid=0&Thema_ID=2&Pdf=Yes Insbesondere beachten: • Frischwasserschlauch (hier kann kein gewöhnlicher Schlauch verwendet werden) Tipp: Getränkehändler fragen, ob man einen mieten kann • Hände waschen mit warmem Wasser und Seifenspender (für Helfer) muss in unmittelbarer Nähe möglich sein • Keine Lagerung auf dem Boden • Theke muss gut zu reinigen sein • Lappen häufig so heiß wie möglich auswaschen und gelegentlich wechseln • Lagerung der Lebensmittel • Kennzeichnung von Lebensmitteln (Allergene, Zusatzstoffe) auf Preisliste • Zapfanlagenreinigung (teuer ggf. Flaschenbier verwenden) • Geldhandhabung und Essenshandhabung trennen Internal GEMA Turnier-Leitfaden Folie 26 Version: Entwurf-6 Betriebsfeste sowie Vereinsfeiern gelten in der Regel als öffentlich, deshalb ist GEMA anzumelden. Eine Musiknutzung muss grundsätzlich so rechtzeitig angemeldet werden, dass die GEMA noch vor deren Durchführung ihre Einwilligung erteilen kann. In der Regel hat der Hallenbesitzer GEMA für Sportveranstaltungen lizensiert – nach Abklärung kann also die Musik am Tag vernachlässigt werden. Je nach gemieteter Party-Location muss aber GEMA bezahlt werden. Nähere Infos auf www.gema.de Hier die Tarifinfos die in den meisten Fällen relevant sind: LINK Sonderrabatt von 15% für gemeinnützige Sportvereine beachten! Internal Party anmelden Turnier-Leitfaden Folie 27 Version: Entwurf-6 Quelle: http://www.party-ratgeber.com/rechtliches/party-anmelden/ Es kann sinnvoll seine eine Party bei der örtlichen Polizeibehörde anzumelden, was nicht bedeutet dass man jetzt machen kann was man möchte. Die Lärmschutzbedingungen müssen trotzdem eingehalten werden. Es kann jedoch eine Sondergenehmigung eingeholt werden, so dass Musik länger als 22h gespielt werden darf. Wir haben hier eine kleine Checkliste zusammengestellt, die für die Anmeldung wichtig sind: • Anzahl der Teilnehmer • Berücksichtigung der Nachtruhe • Nachweis über die GEMA Gebühren • Nachweis über den Einhalt der Brandschutzbestimmungen • Nachweis über den Einhalt der Jugendschutzbestimmungen • Nachweis über Veranstalter-Haftpflichtversicherung Umso vollständiger und gewissenhafter eine solche Anmeldung erfolgt, desto reibungsloser und ungestörter wird der Ablauf sein. Internal TurnierDurchführung Absprachen beim Turnier Optionen in Krisensituationen Absprachen Turnier-Leitfaden Folie 29 Version: Entwurf-6 Geplante Absprachen: Meldestelle an Kasse Schichtübergabe Partyabschluss (Baggerpreis, Survival Cup) Besprechung Siegerehrung Ungeplante Absprachen: Internal Krisenbewältigung Turnier-Leitfaden Folie 30 Version: Entwurf-6 Technikausfall Fehlendes Wechselgeld / Kasse Verletzter Reiter Verletztes Pferd Wetterbedingte Probleme Fehlkalkulation Helferausfall Richter / Parcourschef-ausfall Beschädigung auf Party Beschädigung in Turnhalle Internal TurnierAbschluss Danksagung Nachbesprechung Listenaufbereitung Danksagung Turnier-Leitfaden Folie 32 Version: Entwurf-6 Beispiel-Danksagungen aus den Vorjahren: Danksagung Sponsoren Danksagung Pferdebesitzer Siegerehrungs-Rede bitte vorher stichpunktartig notieren – und hier ergänzen. Bitte erwähnen: • Anlagenbesitzer • Pferdebesitzer • Richter • Parcourschef • Tierarzt (falls vorhanden) • Notarzt • Stadionsprecher (falls nicht intern) Internal Weiteres Tipps von Vorjahren Turnier-Leitfaden Folie 34 Version: Entwurf-6 Allgemein: • • • • • • Der Vorstand sollte arbeitsbelastungsmäßig mit gutem Beispiel voran gehen Reitschüler und unsere Turnierreiter sollten ebenfalls für einige Schichten eingeplant werden. Sanktion für „Nicht-Helfen“ ist laut Satzung die Änderung der Mitliedschaftsart auf „fördernd“– Dadurch ergibt sich im nächsten Semester eine Beitragserhöhung. Helferbons mit gestaffelten Gutschriften Personelle Aufteilung in Nachtaufsicht und Tagaufsicht haben sich bewährt. Sonntag Vormittag Sektempfang für Sponsoren & Pferdebesitzer. • Einladungen zur Party an die Sponsoren schicken Party: • Liste an der Kasse, wer umsonst rein kommt (Sponsoren, Pferdebesitzer, Helfer, …) • Ausgießer für Flaschen benutzen - Lieber bessere Getränkequalität (z.B.: Hardenberger Korn, Seven Oaks) mit Dosierer ausschenken als zu heftige Mischungen (steigert den Umsatz, die Laune, etc.) und wer mehr will soll es bekommen • Getränkekarten fälschungssicher machen: Stempel auf die Rückseite oder besser „Flyer“ auf foliertem Papier drucken lassen. • Problem: Minderjährige auf den Parties – Möglichst nicht zulassen. Essen: Liste an die Theke, wer auf Kosten der Reitgruppe isst (Sponsoren, Pferdebesitzer, Helfer, …) Listenführung: Merkt Euch, wer etwas besonders gut/schlecht gemacht hat!!! Hebt die Vorjahreslisten mit Korrekturen auf! Notiert Erfahrungen für Eure Nachfolger Die Listen und Erfahrungen sollen in diesen Turnierleitfaden einfließen Internal Dokumente von Vorjahren Turnier-Leitfaden Folie 35 Version: Entwurf-6 Sponsorenaquise Checkliste Unternehmensansprache Sponsorenanschreiben (alt) Danksagung Sponsoren Danksagung Pferdebesitzer To – do Liste Turniervorbereitung To – do Liste Turnierwochenende Aushang Turnhalle Internal Viel Erfolg! Dr. Clemens Kriesel 1. Vorsitzender Studentische Reitgruppe Heidelberg e.V. [email protected] Anhang Gesamtverantwortlich Turnier-Leitfaden Folie 38 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Turniertermin festlegen Ressorts-Verantwortliche ernennen Tätigkeiten aller Bereiche überwachen Zeiteinteilung festlegen Turnier anmelden Abstimmung mit Sanitätern / Richtern / Tierarzt Turnierteilnehmer einladen Versicherung abschließen Vertrag mit Turnhalle abschließen Vertrag mit Anlage abschließen Partys anmelden (Sperrstunde / GEMA) Aufgaben Turniertermin festlegen (T,V) Ressorts-Verantwortliche ernennen (T,V) Tätigkeiten aller Bereiche überwachen (T,V) Zeiteinteilung festlegen (V) Turnier anmelden (V) Abstimmung mit Sanitätern / Richtern / Tierarzt (V) Preise kalkulieren Anforderungsprofil Stressresistent Kommunikationsfähig Durchsetzungsstark Spontan Frustrationstolerant Bettflüchtig Benötigte Ressourcen Turnierteilnehmer einladen (T,V) Versicherung abschließen (T,V) Vertrag mit Turnhalle abschließen (T,V) Vertrag mit Anlage abschließen (T,V) Partys anmelden (Sperrstunde / GEMA) (T,V) Siegerehrung durchführen (Rede vorbereitet haben) (T,V) mit Sponsoren-Betreuer und Sport-Verantwortlichem Kombinierbar mit (alternativ!) Helfer- Organisator Partychef Budget- und Kassenverantwortlicher Programmheft-Verantwortlichem Tipps und Links Evtl. Reitgruppenhandy Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Helfer-Organisation Turnier-Leitfaden Folie 39 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Zuweisen von Personen zu Rollen Verwalten der Helferlisten Verwalten des Schichtplans Verwalten der Schlüsselliste Aufgaben Aufstellen des Schichtplans (T, V) Verwalten der Helferliste (T, V) Zuweisen von Personen zu Rollen (T, V) Weiß jederzeit wer welchen Schlüssel hat (V) Anforderungsprofil Gesamtüberblick über ein Turnier Kennt die eigenen Mitglieder und weiß wer für welche Aufgabe geeignet ist Spontan Vielseitig selbst einsetzbar Durchsetzungsstark Kennt sich auf der Anlage aus Benötigte Ressourcen Evtl.: Reitgruppenhandy Zeiteinteilung Helferplan Kombinierbar mit Gesamtverantwortlich Budget- und Kassenverantwortlicher Tipps und Links Insbesondere auch die Wochen vor dem Turnier planen Fahrereinsatz: Wer kann was wann fahren? Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Programmheft-Verantwortl. Turnier-Leitfaden Folie 40 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Erstellt die Programmheft-Datei Veranlasst den Druck Setzt das Redaktionsschlussdatum Sucht sich „Korrekturleser“ selber Aufgaben Organisieren der Artikel (T; V) Sponsorenartikel im Programmheft (T) Zeiteinteilung einbinden (T) Druck veranlassen (T; V) Anforderungsprofil Redaktionelle Erfahrung Gute Programm-Kenntnisse (MS Word) Gute Kommunikationsfähigkeiten Kritikfähig Benötigte Ressourcen Computer (am besten mit Microsoft Word) Vorlagen von den Vorjahren Kontakte zu Druckereien/Copyshops: Nicolay Rutkowski (Studentenreiter Mainz) Baier Digitaldruck GmbH, Mönchhofstr. 3, 69120 Heidelberg, Fon (06221) 4577-11 Veranlasst das „Korrekturlesen“ frühzeitig (V, T) Bindet die Reitgruppe in den Erstellungsprozess ein (V,T) Dressuraufgaben im Programmheft (T, V) Kombinierbar mit Allem Tipps und Links Prototyp basteln (- tatsächlich aus Papier - um Seitenanzahl herauszufinden, farbige und graue Seiten zu definieren und DAR-Beitrittsformular in die Mitte zu positionieren) Pferdevorstellung + Ausschreibung können optional ins Heft Alte Vorlagen benutzen: z.B.: 2009 DAR-Doppelseite ggf leer lassen und DAR Beitritts-PDF separat zur Druckerei mitnehmen Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Sponsoren-Betreuer Turnier-Leitfaden Folie 41 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Akquise und Betreuung der Sponsoren Achtet darauf, dass die Sponsorenwünsche erfüllt werden (Banner, Artikel, Internet, Ehrenpreise an die Richtigen) Betreut die Sponsoren am Turnier Aufgaben Sponsoren akquirieren (V,T) Sponsorenartikel im Programmheft : Weitergabe(V) Banner aufhängen (V, T) Siegerehrung mit Sportverantwortlichem vorbereiten und darauf achten, dass Sponsorenwünsche eingehalten werden Anforderungsprofil Gute Umgangsformen Hartnäckig Eloquent Verkäufertalent Benötigte Ressourcen Ausstellerplatz zuweisen (V; T) Dokumentation der Werbung (Fotos) Dankschreiben, Rechnungen/Zuwendungsbestätigungen, Programmhefte rausschicken (V) Kombinierbar mit Sport-Verantwortlichem Programmheft-Verantwortlichem Tipps und Links Reitgruppenhandy Alte Vorlagen und Sponsorenlisten Genügend Programmhefte (gemäß Anzahl Sponsoren) Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Budget-und Kassenverantw. Turnier-Leitfaden Folie 42 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Budgetplanung Einnahmenkontrolle Ausgabenkontrolle Einkauf organisieren Aufgaben Geld zählen und horten (T;V) Wechselgeld besorgen (T;V) Zahlungen der Turnierteilnehmer und –gäste eintreiben (T,V) Getränkekarten organisieren (T;V) Anforderungsprofil Gründlich Genau Zuverlässig Ehrlich Benötigte Ressourcen Kasse(n) Pfandmarken Getränkekarten Ggf. Stempel Bestände prüfen, Einkaufsliste verwalten, zeitgerecht einkaufen (Lagerungsbedingungen und – Möglichkeiten beachten) Mit Standchefs Einkäufe und Budget besprechen (T;V) Standchefs Kasse und z.B. Brötchengeld bereitstellen (T) Startgeldeingänge protokollieren, Quittungen ausstellen und diese zum Tütenpacken rechtzeitig der Meldestelle geben (T,V) Kombinierbar mit Helfer-Organisation Programmheft-Verantwortlich Meldestelle Tipps und Links Einkaufsliste: www.studentenreiterheidelberg.de/Geheim/Einkaufsliste.xls Budgetplan: www.studentenreiterheidelberg.de/Geheim/Turnierkalkulation.xlsx Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Auf-Abbauchef Turnier-Leitfaden Folie 43 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Organisiert selbständig den Aufbau / Abbau für einen bestimmten Bereich (z.B. Zelt) Design in Hinsicht auf Gefälligkeit, Sicherheit, Brandschutz, Praktikabilität bestimmen und durchführen Aufgaben Klärung und Abgrenzung des Aufgabenbereichs mit dem Gesamtverantwortlichen (T) Ausführung des Grob-Plans des Gesamtverantwortlichen (T) Übergabe mit dem Anlagenbesitzer (V,T) Feinbestimmung des Designs (T,V) Anforderungsprofil Gutes Auge in Designfragen: Praktikabilität und Gefälligkeit Sicherheit und Brandschutz nicht übersehen Kombinierbar mit Benötigte Ressourcen Abstimmung mit ggf. Externen (z.B. Zeltbaufirma) (V,T), DJ, Technik Abstimmung mit Helfern (V,T) Endkontrolle nach erfolgtem Abbau Endabnahme mit dem Anlagenbesitzer (V,T) Klärt Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen (V,T) Helfer-Organisation Programmheft-Verantwortlich Meldestelle Gesamtverantwortlicher Tipps und Links Es ist sinnvoll, wenn der Aufbauchef auch der Abbauchef ist, da er dann weiß, wo alles hingehört Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Sport-Verantwortlicher Turnier-Leitfaden Folie 44 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Alle nötigen Pferde sind zur richtigen Zeit vorhanden und einsatzbereit Für evtl. Ausfälle existiert ein Plan B Pferdebesitzer, Richter, Parcourschef betreuen (incl. Programmhefterwähnung & Pferde zu loben) Pferdevorstellung (ggf. auch schon vorab im Programmheft vorstellen) Aufgabendelegation an Stallhelfer Aufgaben Pferdebesitzer anfragen (T;V) Pferdeliste erstellen (T;V) Zeiteinteilung erstellen (B) Programmheft erstellen (B) Pferdeversicherung abschließen (B) Richter und Parcourschef (kennen CHU-Ablauf) organisieren (V) Dankeschön-Geschenke organisieren (B) Anforderungsprofil Pferdebesitzer-Betreuung (T;V) Pferdevorstellung (V;O) Pferde vorbereiten (putzen, einflechten, zäumen, satteln) (V,O) Pferdetransport organisieren (T; V) Information der Reiter des Vereins über Turnier (T;V) Siegerehrung mitwirken (Sponsoren-Betreuer + Gesamtverantw.) Schleifen organisieren (V) Kombinierbar mit Kennt die Reiter-Szene und hat gute Verbindungen Ist am Turnier anwesend und hat auch im Vorfeld genug Zeit Gute Umgangsformen Teamplayer Benötigte Ressourcen Evtl. Reitgruppenhandy Aushang für Reiter am Verein Tipps und Links www.studentenreiter-heidelberg.de/Offen/AushangHalle.pptx Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Richter-Betreuer Turnier-Leitfaden Folie 45 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Wohl der Richter Aufgaben Essen, Trinken, Kaffee, Sitzkissen, Decken, Stühle für die Richter organisieren und dekorieren (T;V) Anforderungsprofil Gute Manieren, fürsorglich, vertrauensvoll Benötigte Ressourcen Kissen, Decken, Mikro, Tisch, Stühle, Essen+Getränke, LPO Kombinierbar mit Sponsorenbetreuer, Leser/Schreiber Tipps und Links Vorlagen für Richter-Protokolle benutzen! Mannschafts-Dressur, Rest (Falls Leser/Schreiber nicht daran denken) Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Meldestelle Turnier-Leitfaden Version: Entwurf-6 Folie 46 Verantwortlichkeiten Teilnehmer und Teams erfassen, Startgeld, Essensgeld und Kaution kassieren, Haftungsausschluss unterschreiben lassen Losen Ergebnisse aufbereiten Starterlisten drucken Aufgaben Meldungen Teilnehmer und Teams (T;V) Kassieren von Startgeld, Essensgeld Kaution (T) Haftungsausschlüsse unterschrieben sammeln (T;V) Protokolle sammeln (T;V) Ergebnisse rechnergestützt aufbereiten (T;V) Anforderungsprofil Gründlich Affinität zu buchhalterischen Tätigkeiten Fair beim Losen (mit Übersicht) Benötigte Ressourcen Tüten an Reiter verteilen (T;V) Starterlisten rechtzeitig drucken (T;V) Ausschreibungsformular an DAR schicken Ergebnisse dem DAR mitteilen Kombinierbar mit DJ am Turnier Tipps und Links Computer mit Java und Aquilo + Drucker + Papier Mit der Ausschreibung vertraut machen LPO Programm: http://www.studentriding.com/aquilo/ Stifte, Scheren (groß), Tesa-film Haftungsaussschluss – Vordruck Ausschreibung Darauf achten, dass keiner ein ihm bekanntes Pferd bekommt Haftungsausschluss-Vordruck Darauf achten, dass Team-Mitglieder nicht gegeneinander reiten Vorbereitete Tüten für die Reiterteams Nur ein Los pro Mannschaft ausgeben Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Ausschreibungsformular (ausgefüllt an DAR) Ergebnisse an DAR senden Internal zurück Stadionsprecher Turnier-Leitfaden Folie 47 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Stimmung Information Werbeansagen Aufgaben Quasseln Aufrufe durchgeben (Losen, Auto wegfahren, …) Pferde anpreisen Werbung von Sponsoren verkünden Anforderungsprofil Angenehme Stimme Witz Redegewandtheit Rampensau Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit DJ Tipps und Links Stimme Funkmikro Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Leser + Schreiber Turnier-Leitfaden Folie 48 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Leser: Liest die Dressuraufgaben Schreiber: Schreibt die Richterprotokolle Aufgaben Leser: Lesen der Dressuraufgaben (T;V) Schreiber: Protokolle schreiben (T;V) Anforderungsprofil Leser: Hat eine angenehme Stimme; kann Dressuraufgaben lesen Schreiber: Kann Protokolle schreiben; versteht was die Richter meinen; hat eine leserliche Handschrift Beide: Verstehen den Ablauf (Pferde vorstellen, Losen, Starterliste) Gute Umgangsformen Benötigte Ressourcen Leser: Mikrophon Schreiber: Protokollvorlagen Kombinierbar mit Richterbetreuung Tipps und Links Vorlagen für Richter-Protokolle benutzen! Mannschafts-Dressur, Rest Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Parcoursdienst Turnier-Leitfaden Folie 49 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Stangen, Ständer und Holz in der Hütte Aufgaben Auf-, Ab-, Umbau des Parcours/Dressurvierecks (T) Anforderungsprofil Muskeln Springreiteraugen Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit Türsteher Tipps und Links www.mcfit.de Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Fahrer Turnier-Leitfaden Folie 50 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Fahrdienste aller Art: Pferdetransport, Essenstransport, Shuttle-Fahrten, spontane Einkaufsfahrten Aufgaben (T) Transportdienste von Pferd, Mensch, Sachen oder Kombination Anforderungsprofil Kann Auto fahren Kann Auto mit Anhänger fahren (optional) Kann Auto mit Pferd auf dem Anhänger fahren (optional) Kann Pferde-LKW fahren (optional) Kann Pferde auf den Anhänger verladen (optional) Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit Tipps und Links Automobil (optional) Anhänger (optional) LKW Führerschein Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Stallhelfer Turnier-Leitfaden Folie 51 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Hilft dem Pferde-Organisator Bereitet die Pferde vor (putzen, einflechten, zäumen, satteln) Aufgaben Pferde vorbereiten (T) Anforderungsprofil Kann Aufgaben befolgen Kann mit Pferden umgehen Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit Tipps und Links Weiß, wo Material zum Putzen, Einflechten, Bandagieren, zu finden ist. Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Abreiter Turnier-Leitfaden Folie 52 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Hilft dem Pferde-Organisator Reitet das ihm zugewiesene Pferd ab Gibt dem Stadionsprecher eine kurze Info über das Pferd Aufgaben Pferde vorbereiten (T) Stadionsprecher auf Anfrage Infos über das Pferd erteilen Anforderungsprofil Kann das Pferd ordentlich präsentieren Gute Umgangsformen mit Pferdebesitzern Kombinierbar mit Benötigte Ressourcen Stallhelfer Fahrer Sport-Verantwortlicher Tipps und Links Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Party-Verantwortlicher Turnier-Leitfaden Folie 53 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Location Stimmung Umsatz Sicherheit Aufgaben Verhandlung mit Location-Besitzer: Vertrag, Übergabe Location nachher Abnahme. (T;V) Sicherstellung der Sicherheit auf der Party (Feuer, Chaoten, Besoffene) (V) Feuerlöscher bereitstellen, Rettungswege beachten, Ordner einteilen Anforderungsprofil Verantwortungsbewusst, gründlich, genau Kennt sich mit Partys gut aus, kann sich an der eigenen aber zurückhalten und Verantwortung übernehmen. Kontrolle, ob Minderjährige sich einschleichen + ggf. Abhilfe Benötigte Ressourcen Bieröffner Dosierer Stifte (zum Abstreichen von Wertmarken) Umfeld für einen guten Umsatz schaffen (Koordination DJ, Einweisung Barverantwortliche) (T;V) Vorher die Einkaufsliste besprechen und kalkulieren Bechergröße und Preise mit Gesamtverantwortlichem abstimmen Kombinierbar mit Gesamtverantwortlicher Tipps und Links Zum Einkauf: ggf. etwas bessere Getränke kaufen und mit Dosierer / Ausgießer ausschenken Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück DJ Turnier-Leitfaden Folie 54 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Mukke Stimmung Aufgaben Musik machen (T;V) Anlage auf-/abbauen (V) Bei Stromausfall Animateur spielen (T;V) Anforderungsprofil Tiefenentspannt Kennt die jeweiligen Titel Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit Stadionsprecher Stadion-DJ Tipps und Links Musik, Musik, Musik (Festplatte) Laptop, Verstärker, Mischpult, Kabel, Boxen Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Barschicht-Chef Turnier-Leitfaden Folie 55 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Umsatz an der Bar Zügige Bedienung Hygienevorschriften beachten Ordnung hinter der Bar halten Aufgaben Bewirtung der Gäste mit Getränken Einweisen und Anweisen der Barhelfer Anweisungen des Party-Verantwortlichen befolgen Minderjährigen und besoffenen keinen Alkohol geben! Anforderungsprofil Bar-erprobt (kann Drinks mixen, schnell bedienen, mit Massenansturm fertigwerden) Freundlich aber bestimmt. Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit Tipps und Links Weiß wo alles ist (Nachschub, Leergut, Putzzeug etc.) Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Ordner Turnier-Leitfaden Folie 56 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Sicherheit auf der Party Aufgaben Störenfriede der Party verweisen (T) Feuer, Massenpanik, Krawall etc. präventiv verhindern bzw. reaktiv Schäden gering halten (T) Anweisungen des Partychefs befolgen Anforderungsprofil Autorität! Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit Tipps und Links Feuerlöscher (vorher informieren welche Löscher für was richtig sind i.d.R. für Party: Wasserlöscher, kein Pulver) Mukkis Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Kartenverkäufer Turnier-Leitfaden Folie 57 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Getränkekarten verkaufen Buchführung über Kartenverkauf und Einnahmen Einnahmen dem Budget-Verantwortlichen übergeben Aufgaben Kartenverkauf Buchführung über Kartenverkauf Anforderungsprofil Genauigkeit Verantwortungsbewusstsein Schnelligkeit Benötigte Ressourcen Kombinierbar mit Kasse Wechselgeld Getränkekarten Tipps und Links Getränkekarten fälschungssicher machen ggf. abstempeln oder als „Flyer“ auf Spezialpapier drucken, damit sie nicht kopiert werden können Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Übernachtungs-Verantw. Turnier-Leitfaden Folie 58 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Organisation der Turnhalle Sauberkeit, Ruhe, Ordnung in der Turnhalle Einweisung der Ordner/Wecker/Aufräumer/Putzer Aufgaben Verhandlungen mit dem Turnhallenbesitzer (V) Bekanntmachung der Turnhallenregeln (T,V) Einweisung und Kontrolle der Ordner/Wecker/Aufräumer/Putzer (T,V) Abnahme und Übergabe der Turnhalle (T,V) Anforderungsprofil Vertrauensperson Zuverlässig Benötigte Ressourcen Turnhallenschlüssel Turnhallenaushang Zeug zum Abkleben (Maler-Fließ, Klebeband Einkauf) Schuhkisten – Bei LIDL / ALDI 5 Tage vorher anrufen und ca. 8 leere Bananenkisten bestellen (1 Bananenkiste kann geteilt werden) Kombinierbar mit Gesamtverantwortlich Tipps und Links Aushang Turnhalle Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Ordner / Wecker Turnier-Leitfaden Folie 59 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Pünktlichkeit der Reiter am Morgen Aufgaben Wecken Anforderungsprofil Autorität Hartnäckig Mutig Benötigte Ressourcen Laute Stimme/Krachmachgerät Kombinierbar mit Türsteher Tipps und Links Navy Seals / US Marines - Filme Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Standchef Turnier-Leitfaden Folie 60 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Kalkulation der Essens- und Getränkemenge Bewirtung der Gäste Umsatz am Stand Hygiene beachten Aufgaben Kalkulieren der Einkaufsmenge für den Stand (T,V) Absprache mit Budget-Verantwortlichem Zubereiten / Organisieren des Essens bzw. der Getränke (T,V) Bewirtung der Gäste (schnell, freundlich) (T,V) Einweisung der Helfer / Fahrer Anforderungsprofil Einnahmen an Budget-Verantwortlichen weiterleiten und Buchführung (T) Kasse, Wechselgeld und z.B. Brötchengeld vom BudgetVerantwortlichen rechtzeitig organisieren (V,T) Im Vorfeld Kuchen / Salate von Mitgliedern erbitten (Kuchenliste) (T,V) Kombinierbar mit Hobbykoch Bewirtungserfahrung Penibel in Bezug auf Hygiene Benötigte Ressourcen Einkäufe Teller/Tassen/Besteck (ggf. - vorher spülen) Tipps und Links Leitfaden zur Handhabung von Lebensmitteln bei Vereinsfesten: http://www.uabw.de/pub/beitrag.asp?ID=307&subid=0&Thema_ID=2&Pdf=Yes Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück Helfer, Aufräumer, Putzer Turnier-Leitfaden Folie 61 Version: Entwurf-6 Verantwortlichkeiten Ausführung der Anweisung des Auf/Abbauchefs Aufgaben ggf. im Vorfeld Kuchen backen (T) Anforderungsprofil Putzerfahrung / Aufbauerfahrung von Vorteil Kombinierbar mit Benötigte Ressourcen Helfer-Organisation Programmheft-Verantwortlich Meldestelle Tipps und Links Putzhandschuhe Besen Schrubber, Lappen, Tücher, Seife (Putzzeug eben) Nass-Sauger Legende: T: Tut es; V: Trägt Verantwortung; I: Wird informiert; B: Wird beratend hinzugezogen Internal zurück
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