Compliance Richtlinie für alle Mitarbeiter von Seidel Elektronik GmbH Nfg. KG Version 1.1 Oktober 2015 Sefo Nr. 125 Freigabe: KLG/SÜH Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter 1 Einleitung Wir von Seidel Elektronik sehen unser Engagement als Weltbürger nicht nur als geschäftliche Verantwortung, sondern auch als eine Chance, um die Lebensbedingungen von Menschen weltweit zu verbessern. Über unsere Geschäftstätigkeit hinaus erwarten wir diese Einstellung auch von unseren Lieferanten und ebenfalls von unseren Mitarbeitern. Ziel der vorliegenden Compliance Richtlinie ist es, jedem Mitarbeiter Leitlinien aufzuzeigen, an denen er sein alltägliches Handeln eigenverantwortlich zu orientieren hat. Externe Mitarbeiter und Vertreter von Seidel Elektronik haben ebenfalls die geltenden Bestimmungen der Compliance Richtlinie einzuhalten. Jeder Mitarbeiter trägt durch sein Handeln zur bestmöglichen Umsetzung dieser Leitlinien bei und leistet so seinen Beitrag zu einer „sauberen“ Wirtschaft. Die Führungskräfte haben ihre Vorbildfunktion zu erfüllen und tragen eine besondere Verantwortung für die Vermittlung und Umsetzung dieser Leitlinien. Die Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter dokumentiert Grundprinzipien, Richtlinien und Erwartungen der Firma Seidel Elektronik. Die Richtlinie berücksichtigt ebenfalls den UN Global Compact 1 (vgl. „Die 10 Prinzipien“ ) in vollem Umfang und sieht diesen als integralen Bestandteil dieser Richtlinie. Wir erwarten und erhoffen uns deshalb von unseren Mitarbeitern eine Mitwirkung zum wirtschaftlichen Erfolg und die Einhaltung dieser Compliance Richtlinie. Bei allen neu aufzunehmenden Mitarbeitern wird die Compliance Richtlinie dem Dienstvertrag beigelegt und ist ebenfalls zu unterfertigen. Bei bestehenden Dienstverträgen wird die Compliance Richtlinie im Wege der Führungskräfte den Mitarbeitern zur Kenntnisnahme und Unterschrift vorgelegt. Zur Verbesserung des Leseflusses werden in der vorliegenden Richtlinie geschlechtsneutrale Formulierungen verwendet. Die Compliance Richtlinie richtet sich jedoch ausdrücklich gleichermaßen an weibliche und männliche Mitarbeiter der Firma Seidel Elektronik. Seidel Elektronik bekennt sich zur umfassenden Gleichberechtigung der Geschlechter. 2 Ethik und regelkonformes Verhalten Seidel Elektronik versteht sich als verantwortliches Unternehmen und setzt sich in besonderem Maße für die Einhaltung von Gesetzen, insbesondere für die strikte Einhaltung des Verbots von Korruption und Bestechung ein. Diese Eigenschaften und die hohe Qualität unserer Produkte zeichnen Seidel Elektronik im Besonderen aus und werden auch von unseren Kunden und Sublieferanten forciert. Seidel Elektronik erwartet sich deshalb ebenfalls von seinen Mitarbeitern die Einhaltung aller rechtlichen und behördlichen Anforderungen bezüglich ethischer Fragen, u. a.: 1 http://www.unglobalcompact.at oder/or http://www.unglobalcompact.org Version 1.1 Oktober 2015 Sefo Nr. 125 2/6 Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter 2.1 Rechtschaffendes Geschäftsgebaren und fairer Wettbewerb Als Mitarbeiter bekennen Sie sich zu den Grundsätzen des fairen Wettbewerbs und Geschäftsverhaltens und überzeugen durch die Qualität und kontinuierliche Verbesserung ihrer Leistung. Unlautere Geschäftspraktiken wie kreditschädigende Äußerungen, Auskundschaften von Geschäftsgeheimnissen oder Absprachen mit anderen Mitbewerbern sind unzulässig und werden von Seidel Elektronik schlichtweg abgelehnt. Aus diesen Gründen sind Sie verpflichtet, alle geltenden Bestimmungen dieser Compliance Richtlinie und Ihres Dienstvertrages, einschließlich der folgenden Konzepte hinsichtlich der Beziehungen zu Lieferanten und Geschäftspartnern, einzuhalten: Mitarbeiter haben alle Lieferanten, Kunden und anderen Personen in Geschäftsbeziehungen mit Seidel ohne Begünstigung oder Vorzug aufgrund persönlicher finanzieller Überlegungen oder persönlicher Beziehungen uneingeschränkt fair und objektiv zu behandeln (keine „Freunderlwirtschaft“). Mitarbeiter dürfen (direkt oder indirekt) keine Geschenke, Zuwendungen, nachteilige Rabatte, Zahlungen, Gebühren, Kredite, Bewirtungen, Gefallen oder Dienstleistungen von Personen oder Firmen, die Einfluss auf die Einkaufsentscheidung nehmen wollen oder diesen Anschein erwecken, von Lieferanten einfordern oder solche an Kunden gewähren (keine Bestechung). Mitarbeiter dürfen im Namen von Seidel Elektronik keine Geschäfte mit unmittelbaren Familienangehörigen oder mit Lieferunternehmen tätigen, an denen sie finanziell beteiligt sind. Diese Beziehungen sind gemäß den Seidel-Richtlinien der Geschäftsleitung offenzulegen. Mitarbeiter sind ohne Genehmigung durch Seidel Elektronik nicht berechtigt, die Namensmarke Seidel und/oder das Seidel-Logo zu verwenden. Externe Mitarbeiter und Vertreter von Seidel Elektronik (z. B. externe Vertriebskräfte, Referenten, Großhändler, klinische Prüfer etc.) haben ebenfalls die geltenden Bestimmungen der Compliance Richtlinie einzuhalten. 2.2 Beschwerden und Hinweise Mitarbeiter werden von Seidel Elektronik ermutigt, Probleme oder mögliche illegale Aktivitäten, welche sie im Rahmen ihrer Tätigkeit mit Geschäftspartnern oder Kollegen wahrnehmen, ohne Furcht vor angedrohten Repressalien, Einschüchterungen oder Belästigungen zu melden. Jeder Mitarbeiter kann gegenüber seiner Führungskraft, gegenüber dem zuständigen Personalleiter, der Geschäftsleitung oder gegenüber einer betrieblichen Arbeitnehmervertretung eine Beschwerde vorbringen oder auf Probleme hinweisen. Ebenso wird erwartet, dass Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden von Seidel Elektronik Verletzungen oder mögliche Verletzungen der vorliegenden Richtlinie den jeweiligen Vorgesetzten bzw. der Geschäftsleitung unverzüglich mitteilen. Verletzungen durch Vorgesetzte sind an die Geschäftsführung, Verletzungen durch diese an die Seidel Holding zu melden. Jedes Vorbringen wird einzeln geprüft und geklärt werden. 2.3 Datenschutz Mitarbeiter und Führungskräfte dürfen vertrauliche Informationen von Seidel Elektronik, seinen Kunden oder Lieferanten nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch Ihre Vorgesetzten und der jeweils betroffenen Seidel Geschäftspartner verwenden bzw. offenlegen. Sie dürfen insbesondere vertrauliche Informationen von Seidel Elektronik nicht mit anderen Wettbewerbern oder Lieferanten austauschen oder diese anderweitig offen legen. Alle Informationen oder Daten zur Geschäftstätigkeit von Seidel sind jederzeit als vertraulich zu behandeln, wenn sie nicht öffentlich bekannt sind. Version 1.1 Oktober 2015 Sefo Nr. 125 3/6 Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter Vertrauliche Informationen umfassen insbesondere, aber nicht abschließend: ■ Spezifikationen und Bedingungen für den Materialeinkauf ■ Lieferantennamen, Preisgestaltung, Vertragsdetails, Kalkulationen ■ Forschungs- und Entwicklungsdaten; Computersoftware ■ Finanz-, Vertriebs-, Einkaufs- und Marketinginformationen ■ Betriebsverfahren/Formeln, anderes Know-how und Betriebsgeheimnisse, die Seidel Elektronik‘s Eigentum sind und nicht allgemein öffentlich bekannt sind ■ Persönliche Informationen über Mitarbeiter ■ Lohn- und Gehaltstabellen ■ Kundendaten, die wir im Rahmen von Projekten erhalten ■ Kundennamen dürfen nur nach Freigabe vom Kunden kommuniziert werden ■ alle als vertraulich gekennzeichnete Daten 2.4 Vertriebs- und Beschaffungstechniken Die folgenden Vertriebs- und Beschaffungstechniken sind streng untersagt: Backdoor Selling (Verkauf durch die Hintertür) – Umgehen der korrekten Seidel Elektronik-Kanäle, um eine Einzelperson zu überzeugen, ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung einzukaufen. Wissentliche Zusage unrealistischer Lieferzeiten, um Aufträge zu erhalten. Zusage trotz mangelnder Machbarkeit (Kapazität, Technologie, Finanzierbarkeit) Illegale Nachfrage nach Wettbewerberinformationen – Nachfrage nach Informationen zu Produkten, Preisgestaltung, Lieferbedingungen, Vertrieb oder anderen Informationen von Wettbewerbern. Zuwendungen die nur aufgrund beruflicher Beziehungen angeboten werden. Bei derartigen Zuwendungen sind die folgenden Bestimmungen einzuhalten: o Geschenke und Einladungen, welche nicht unter die Ausnahmeregelungen fallen, sind von den Mitarbeitern an Ihre Vorgesetzten zu melden. o Ausgenommen sind Zuwendungen aufgrund rein privater Beziehungen deren Kosten nicht vom Unternehmen getragen werden. z.B.: Veranstaltungs- und Esseneinladungen; Im Zweifelsfall ist vorgängig die Einwilligung der Geschäftsführung einzuholen. o Zu Einladungen zählen, Essen, Sport- und Kulturevents, Teilnahme an Messen uä, gleichgültig ob diese während der Arbeitszeit oder in der Freizeit stattfinden. o Unter Geschenke werden sämtliche Zuwendungen verstanden, die einen Einzelwert von mehr als EUR 20,00 repräsentieren und kombinierte bzw. sich wiederholende Geschenke ab dieser Gesamtwertgrenze. Ebenso zählen dazu Geschenke, die von Lieferanten oder Geschäftspartnern im Rahmen von Verlosungen an Seidel Elektronik Mitarbeiter gewährt werden. o Ausgenommen davon sind typische Werbegeschenke wie z.B. Kalender, Kugelschreiber mit Streuartikelcharakter, Geschenke, welche die oben angeführte Wertgrenze von EUR 20,00 nicht überschreiten und Arbeitsessenseinladungen die einen Wert von EUR 40,00 nicht übersteigen. Version 1.1 Oktober 2015 Sefo Nr. 125 4/6 Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter o 3 Wie mit unverhältnismäßig hohen Zuwendungen weiter verfahren wird, wird von der Seidel Elektronik Geschäftsführung entschieden. Gegenseitiger Umgang Seidel Elektronik respektiert die persönliche Würde, die Privatsphäre sowie die Persönlichkeitsrechte eines jeden Einzelnen und setzt sich für dessen faire und würdevolle Behandlung ein. Wir dulden keinerlei Diskriminierung auf Basis religiöser, nationaler, ethnischer, geschlechtlicher oder altersspezifischer Unterschiede, der sexuellen Orientierung sowie keine sexuelle Belästigung oder sonstige persönliche Angriffe auf die Unversehrtheit einzelner Personen. 4 Sicherheit und Gesundheit Der Schutz und die Gesundheit aller Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz und ggf. in vom Unternehmen bereitgestellten Wohnungen hat für Seidel Elektronik hohe Priorität. Seidel Elektronik sichert die Einhaltung aller rechtlichen und behördlichen Anforderungen an den Arbeitsschutz und die Gesundheit der Arbeitnehmer zu und erwartet, dass jeder Einzelne Seidel Elektronik bei der Umsetzung und Verbesserung sicherer Arbeitsplätze unterstützt. Jeder Mitarbeiter ist für seine eigene Sicherheit und die Sicherheit seiner Kollegen verantwortlich und aufgefordert die Sicherheitsvorschriften einzuhalten. 5 Umgang mit Geschäftspartnern Seidel Elektronik sieht seine Kunden und Lieferanten nicht bloß als punktuelle Geschäftspartner, sondern strebt mit ihnen eine faire und vertrauensvolle Partnerschaft an, in welcher Leistungen, Gegenleistungen, Chancen und Risiken in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Seidel Elektronik erwartet auch deshalb von seinen Partnern die Einhaltung der Grundsätze ethischen und nachhaltigen Wirtschaftens. 6 Umweltschutz Umweltschutz sowie ressourcenschonende Arbeitsmethoden liegen Seidel Elektronik besonders am Herzen. Durch entsprechende Logistikmodelle und Managementstrukturen konnte Seidel Elektronik eine CO2neutrale Produktion erzielen und arbeitet stetig an einer Verbesserung der Nachhaltigkeit und Effizienz. Seidel Elektronik Geschäftspartner sind ebenfalls dazu angehalten in Bezug auf den Umweltschutz verantwortlich und effizient zu arbeiten und die Minimierung negativer Auswirkungen auf die Umwelt anzustreben. Lieferanten sind aufgefordert, die natürlichen Ressourcen zu schützen, die Verwendung von Gefahrenstoffen möglichst zu vermeiden und Maßnahmen zur Wiederverwendung und Wiederverwertung zu fördern. Seidel Elektronik erwartet sich auch von all seinen Mitarbeitern, dass diese durch ihr eigenes Verhalten zu diesen Zielen beitragen. Version 1.1 Oktober 2015 Sefo Nr. 125 5/6 Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter 7 Konsequenzen der Nichtbeachtung Jeder Mitarbeiter muss im Falle eines Verstoßes – unabhängig von den im Gesetz vorgesehenen Sanktionen – wegen der Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten mit disziplinarischen Konsequenzen rechnen. 8 Unterschrift Hiermit bestätige ich, die vorliegende Compliance Richtlinie ausführlich gelesen zu haben und erkläre mich mit den darin enthaltenen Verhaltensvorschriften einverstanden. Deutschlandsberg, am ………………….. ……………………………………………… Unterschrift: Name: ………………………………. Funktion/Tätigkeit: …………………….… Version 1.1 Oktober 2015 Sefo Nr. 125 6/6
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