Compliance Richtlinie für Mitarbeiter von SEIDEL

Compliance Richtlinie
für
alle Mitarbeiter
von
Seidel Elektronik GmbH Nfg. KG
Version 1.1
Oktober 2015
Sefo Nr. 125
Freigabe: KLG/SÜH
Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter
1
Einleitung
Wir von Seidel Elektronik sehen unser Engagement als Weltbürger nicht nur als geschäftliche
Verantwortung, sondern auch als eine Chance, um die Lebensbedingungen von Menschen weltweit zu
verbessern. Über unsere Geschäftstätigkeit hinaus erwarten wir diese Einstellung auch von unseren
Lieferanten und ebenfalls von unseren Mitarbeitern.
Ziel der vorliegenden Compliance Richtlinie ist es, jedem Mitarbeiter Leitlinien aufzuzeigen, an denen er sein
alltägliches Handeln eigenverantwortlich zu orientieren hat.
Externe Mitarbeiter und Vertreter von Seidel Elektronik haben ebenfalls die geltenden Bestimmungen der
Compliance Richtlinie einzuhalten.
Jeder Mitarbeiter trägt durch sein Handeln zur bestmöglichen Umsetzung dieser Leitlinien bei und leistet so
seinen Beitrag zu einer „sauberen“ Wirtschaft. Die Führungskräfte haben ihre Vorbildfunktion zu erfüllen und
tragen eine besondere Verantwortung für die Vermittlung und Umsetzung dieser Leitlinien.
Die Compliance Richtlinie für Seidel Elektronik Mitarbeiter dokumentiert Grundprinzipien, Richtlinien und
Erwartungen der Firma Seidel Elektronik. Die Richtlinie berücksichtigt ebenfalls den UN Global Compact
1
(vgl. „Die 10 Prinzipien“ ) in vollem Umfang und sieht diesen als integralen Bestandteil dieser Richtlinie.
Wir erwarten und erhoffen uns deshalb von unseren Mitarbeitern eine Mitwirkung zum wirtschaftlichen Erfolg
und die Einhaltung dieser Compliance Richtlinie.
Bei allen neu aufzunehmenden Mitarbeitern wird die Compliance Richtlinie dem Dienstvertrag beigelegt und
ist ebenfalls zu unterfertigen. Bei bestehenden Dienstverträgen wird die Compliance Richtlinie im Wege der
Führungskräfte den Mitarbeitern zur Kenntnisnahme und Unterschrift vorgelegt.
Zur Verbesserung des Leseflusses werden in der vorliegenden Richtlinie geschlechtsneutrale
Formulierungen verwendet. Die Compliance Richtlinie richtet sich jedoch ausdrücklich gleichermaßen an
weibliche und männliche Mitarbeiter der Firma Seidel Elektronik. Seidel Elektronik bekennt sich zur
umfassenden Gleichberechtigung der Geschlechter.
2
Ethik und regelkonformes Verhalten
Seidel Elektronik versteht sich als verantwortliches Unternehmen und setzt sich in besonderem Maße für die
Einhaltung von Gesetzen, insbesondere für die strikte Einhaltung des Verbots von Korruption und
Bestechung ein. Diese Eigenschaften und die hohe Qualität unserer Produkte zeichnen Seidel Elektronik im
Besonderen aus und werden auch von unseren Kunden und Sublieferanten forciert.
Seidel Elektronik erwartet sich deshalb ebenfalls von seinen Mitarbeitern die Einhaltung aller rechtlichen und
behördlichen Anforderungen bezüglich ethischer Fragen, u. a.:
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http://www.unglobalcompact.at oder/or http://www.unglobalcompact.org
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2.1
Rechtschaffendes Geschäftsgebaren und fairer Wettbewerb
Als Mitarbeiter bekennen Sie sich zu den Grundsätzen des fairen Wettbewerbs und Geschäftsverhaltens
und überzeugen durch die Qualität und kontinuierliche Verbesserung ihrer Leistung. Unlautere
Geschäftspraktiken wie kreditschädigende Äußerungen, Auskundschaften von Geschäftsgeheimnissen oder
Absprachen mit anderen Mitbewerbern sind unzulässig und werden von Seidel Elektronik schlichtweg
abgelehnt.
Aus diesen Gründen sind Sie verpflichtet, alle geltenden Bestimmungen dieser Compliance Richtlinie und
Ihres Dienstvertrages, einschließlich der folgenden Konzepte hinsichtlich der Beziehungen zu Lieferanten
und Geschäftspartnern, einzuhalten:

Mitarbeiter haben alle Lieferanten, Kunden und anderen Personen in Geschäftsbeziehungen mit
Seidel ohne Begünstigung oder Vorzug aufgrund persönlicher finanzieller Überlegungen oder
persönlicher Beziehungen uneingeschränkt fair und objektiv zu
behandeln
(keine
„Freunderlwirtschaft“).

Mitarbeiter dürfen (direkt oder indirekt) keine Geschenke, Zuwendungen, nachteilige Rabatte,
Zahlungen, Gebühren, Kredite, Bewirtungen, Gefallen oder Dienstleistungen von Personen oder
Firmen, die Einfluss auf die Einkaufsentscheidung nehmen wollen oder diesen Anschein erwecken,
von Lieferanten einfordern oder solche an Kunden gewähren (keine Bestechung).

Mitarbeiter dürfen im Namen von Seidel Elektronik keine Geschäfte mit unmittelbaren
Familienangehörigen oder mit Lieferunternehmen tätigen, an denen sie finanziell beteiligt sind. Diese
Beziehungen sind gemäß den Seidel-Richtlinien der Geschäftsleitung offenzulegen.

Mitarbeiter sind ohne Genehmigung durch Seidel Elektronik nicht berechtigt, die Namensmarke Seidel
und/oder das Seidel-Logo zu verwenden.
Externe Mitarbeiter und Vertreter von Seidel Elektronik (z. B. externe Vertriebskräfte, Referenten,
Großhändler, klinische Prüfer etc.) haben ebenfalls die geltenden Bestimmungen der Compliance Richtlinie
einzuhalten.
2.2
Beschwerden und Hinweise
Mitarbeiter werden von Seidel Elektronik ermutigt, Probleme oder mögliche illegale Aktivitäten, welche sie im
Rahmen ihrer Tätigkeit mit Geschäftspartnern oder Kollegen wahrnehmen, ohne Furcht vor angedrohten
Repressalien, Einschüchterungen oder Belästigungen zu melden. Jeder Mitarbeiter kann gegenüber seiner
Führungskraft, gegenüber dem zuständigen Personalleiter, der Geschäftsleitung oder gegenüber einer
betrieblichen Arbeitnehmervertretung eine Beschwerde vorbringen oder auf Probleme hinweisen.
Ebenso wird erwartet, dass Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden von Seidel Elektronik Verletzungen oder
mögliche Verletzungen der vorliegenden Richtlinie den jeweiligen Vorgesetzten bzw. der Geschäftsleitung
unverzüglich mitteilen. Verletzungen durch Vorgesetzte sind an die Geschäftsführung, Verletzungen durch
diese an die Seidel Holding zu melden. Jedes Vorbringen wird einzeln geprüft und geklärt werden.
2.3
Datenschutz
Mitarbeiter und Führungskräfte dürfen vertrauliche Informationen von Seidel Elektronik, seinen Kunden oder
Lieferanten nur nach ausdrücklicher Genehmigung durch Ihre Vorgesetzten und der jeweils betroffenen
Seidel Geschäftspartner verwenden bzw. offenlegen. Sie dürfen insbesondere vertrauliche Informationen
von Seidel Elektronik nicht mit anderen Wettbewerbern oder Lieferanten austauschen oder diese
anderweitig offen legen.
Alle Informationen oder Daten zur Geschäftstätigkeit von Seidel sind jederzeit als vertraulich zu behandeln,
wenn sie nicht öffentlich bekannt sind.
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Vertrauliche Informationen umfassen insbesondere, aber nicht abschließend:
■ Spezifikationen und Bedingungen für den Materialeinkauf
■ Lieferantennamen, Preisgestaltung, Vertragsdetails, Kalkulationen
■ Forschungs- und Entwicklungsdaten; Computersoftware
■ Finanz-, Vertriebs-, Einkaufs- und Marketinginformationen
■ Betriebsverfahren/Formeln, anderes Know-how und Betriebsgeheimnisse, die Seidel Elektronik‘s Eigentum
sind und nicht allgemein öffentlich bekannt sind
■ Persönliche Informationen über Mitarbeiter
■ Lohn- und Gehaltstabellen
■ Kundendaten, die wir im Rahmen von Projekten erhalten
■ Kundennamen dürfen nur nach Freigabe vom Kunden kommuniziert werden
■ alle als vertraulich gekennzeichnete Daten
2.4
Vertriebs- und Beschaffungstechniken
Die folgenden Vertriebs- und Beschaffungstechniken sind streng untersagt:

Backdoor Selling (Verkauf durch die Hintertür) – Umgehen der korrekten Seidel Elektronik-Kanäle, um
eine Einzelperson zu überzeugen, ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung
einzukaufen.

Wissentliche Zusage unrealistischer Lieferzeiten, um Aufträge zu erhalten.

Zusage trotz mangelnder Machbarkeit (Kapazität, Technologie, Finanzierbarkeit)

Illegale Nachfrage nach Wettbewerberinformationen – Nachfrage nach Informationen zu Produkten,
Preisgestaltung, Lieferbedingungen, Vertrieb oder anderen Informationen von Wettbewerbern.

Zuwendungen die nur aufgrund beruflicher Beziehungen angeboten werden. Bei derartigen
Zuwendungen sind die folgenden Bestimmungen einzuhalten:
o
Geschenke und Einladungen, welche nicht unter die Ausnahmeregelungen fallen, sind von den
Mitarbeitern an Ihre Vorgesetzten zu melden.
o
Ausgenommen sind Zuwendungen aufgrund rein privater Beziehungen deren Kosten nicht vom
Unternehmen getragen werden. z.B.: Veranstaltungs- und Esseneinladungen;
Im Zweifelsfall ist vorgängig die Einwilligung der Geschäftsführung einzuholen.
o
Zu Einladungen zählen, Essen, Sport- und Kulturevents, Teilnahme an Messen uä, gleichgültig
ob diese während der Arbeitszeit oder in der Freizeit stattfinden.
o
Unter Geschenke werden sämtliche Zuwendungen verstanden, die einen Einzelwert von mehr als
EUR 20,00 repräsentieren und kombinierte bzw. sich wiederholende Geschenke ab dieser
Gesamtwertgrenze. Ebenso zählen dazu Geschenke, die von Lieferanten oder
Geschäftspartnern im Rahmen von Verlosungen an Seidel Elektronik Mitarbeiter gewährt werden.
o
Ausgenommen davon sind typische Werbegeschenke wie z.B. Kalender, Kugelschreiber mit
Streuartikelcharakter, Geschenke, welche die oben angeführte Wertgrenze von EUR 20,00 nicht
überschreiten und Arbeitsessenseinladungen die einen Wert von EUR 40,00 nicht übersteigen.
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3
Wie mit unverhältnismäßig hohen Zuwendungen weiter verfahren wird, wird von der Seidel
Elektronik Geschäftsführung entschieden.
Gegenseitiger Umgang
Seidel Elektronik respektiert die persönliche Würde, die Privatsphäre sowie die Persönlichkeitsrechte eines
jeden Einzelnen und setzt sich für dessen faire und würdevolle Behandlung ein. Wir dulden keinerlei
Diskriminierung auf Basis religiöser, nationaler, ethnischer, geschlechtlicher oder altersspezifischer
Unterschiede, der sexuellen Orientierung sowie keine sexuelle Belästigung oder sonstige persönliche
Angriffe auf die Unversehrtheit einzelner Personen.
4
Sicherheit und Gesundheit
Der Schutz und die Gesundheit aller Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz und ggf. in vom Unternehmen
bereitgestellten Wohnungen hat für Seidel Elektronik hohe Priorität. Seidel Elektronik sichert die Einhaltung
aller rechtlichen und behördlichen Anforderungen an den Arbeitsschutz und die Gesundheit der
Arbeitnehmer zu und erwartet, dass jeder Einzelne Seidel Elektronik bei der Umsetzung und Verbesserung
sicherer Arbeitsplätze unterstützt.
Jeder Mitarbeiter ist für seine eigene Sicherheit und die Sicherheit seiner Kollegen verantwortlich und
aufgefordert die Sicherheitsvorschriften einzuhalten.
5
Umgang mit Geschäftspartnern
Seidel Elektronik sieht seine Kunden und Lieferanten nicht bloß als punktuelle Geschäftspartner, sondern
strebt mit ihnen eine faire und vertrauensvolle Partnerschaft an, in welcher Leistungen, Gegenleistungen,
Chancen und Risiken in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.
Seidel Elektronik erwartet auch deshalb von seinen Partnern die Einhaltung der Grundsätze ethischen und
nachhaltigen Wirtschaftens.
6
Umweltschutz
Umweltschutz sowie ressourcenschonende Arbeitsmethoden liegen Seidel Elektronik besonders am Herzen.
Durch entsprechende Logistikmodelle und Managementstrukturen konnte Seidel Elektronik eine
CO2neutrale Produktion erzielen und arbeitet stetig an einer Verbesserung der Nachhaltigkeit und Effizienz.
Seidel Elektronik Geschäftspartner sind ebenfalls dazu angehalten in Bezug auf den Umweltschutz
verantwortlich und effizient zu arbeiten und die Minimierung negativer Auswirkungen auf die Umwelt
anzustreben. Lieferanten sind aufgefordert, die natürlichen Ressourcen zu schützen, die Verwendung von
Gefahrenstoffen möglichst zu vermeiden und Maßnahmen zur Wiederverwendung und Wiederverwertung zu
fördern.
Seidel Elektronik erwartet sich auch von all seinen Mitarbeitern, dass diese durch ihr eigenes Verhalten zu
diesen Zielen beitragen.
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Konsequenzen der Nichtbeachtung
Jeder Mitarbeiter muss im Falle eines Verstoßes – unabhängig von den im Gesetz vorgesehenen
Sanktionen – wegen der Verletzung seiner arbeitsvertraglichen Pflichten mit disziplinarischen Konsequenzen
rechnen.
8
Unterschrift
Hiermit bestätige ich, die vorliegende Compliance Richtlinie ausführlich gelesen zu haben und erkläre mich
mit den darin enthaltenen Verhaltensvorschriften einverstanden.
Deutschlandsberg, am …………………..
………………………………………………
Unterschrift:
Name:
……………………………….
Funktion/Tätigkeit: …………………….…
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