Finanzbuchführung 3.0 und Papierbelege vernichten – und wie will

Finanzbuchführung 3.0 und Papierbelege
vernichten – und wie will es das Finanzamt?
eRechnung, Archivierung, Digitaler Belegaustausch
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Wer ist DATEV?
Genossenschaft von 40.000
Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten
Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder
für deren Mandanten
Hauptsitz in Nürnberg
25 Niederlassungen in
Deutschland
Softwarehaus und ITDienst-leister mit über 40
Jahren Erfahrung mit
Software, Services und
Rechen-zentrumsDienstleistungen:
über 11 Millionen Lohnund Gehaltsabrechnungen
mehr als 145.000
Unternehmen nutzen
DATEV-Anwendungen
DATEV-Rechenzentrum ist
Datendrehscheibe zwischen
Unternehmen,
Steuerberatern und rund 200
Institutionen
(z. B. Finanzverwaltung,
Krankenkassen, Banken)
umfangreicher Service – rund
2,5 Mio. Servicekontakte
10.11.2015
jährlich
mehr als 100.000 Seminarteilnehmer pro Jahr
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DATEV eG – das Rechenzentrum als „Herz“ in
Zahlen
Stand Januar 2015
10.11.2015
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Digitalisierung mal an einem ungewöhnlichen Beispiel
2005
Blick auf den
Petersdom
während der
Bekanntgabe des
neuen Papstes.
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Einzelphänomene !?
GoBD
(GDPdU)
elektronische
Steuererklärung
E-Government
ELStAM
Digitalisierung der
Geschäftsprozesse
E-Bilanz
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SEPA
elektronischer
Rechnungsverkehr
neuer
Personalausweis (nPA)
5
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Wo ist der Zusammenhang?
Ersetzendes
Scannen
Verfahrensdokumentation
GoBD
ERechnung
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ZUGFeRD
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Agenda
Grundlagen der elektronische Archivierung
GoBD
Ersetzendes Scannen
Elektronische Rechnungsstellung
Rechtliche Rahmenbedingungen
ZUGFeRD
Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online)
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GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
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Warum „GoBD“?
Stichwort: Digitale Unveränderbarkeit
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10
GoBD betroffene Prozesse und IT-Systeme (GoBD Rz 16/20)
Rechnungseingangsbuch
Kassen
Berechnungen von
Darlehen, Eigenverbrauch
(Steuer)-Rückstellungen,
Bestandsveränderungen...
(Vor-)Systeme mit
Grundaufzeichnungsfunktionen
Warenwirtschaft Faktura
Rechnungsausgangsbuch
(Haupt-)Systeme mit
Journal-/Kontenfunktionen
Finanzbuchführung
Jahresabschluss
Materialwirtschaft
A
P
Anlagenbuchführung
Gewinn….
Archivsysteme (u.a. DMS)
Lohnabrechnung
Zeiterfassung für Lohn o.
Faktura
Fahrtenbuch
Taxameter
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Überblick GoBD
GoBD = „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Finanzverwaltung bündelt GoBS und GDPdU (inkl. FAQ) in den GoBD
Zusammen mit Wirtschaftsverbänden konnten einzelne Verbesserungen
erzielt werden, insgesamt verbleiben aber zahlreiche Kritikpunkte.
Explizite Ausdehnung auf alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten
(auch über Buchführung i.e.S. hinaus, z.B. EÜR).
Konkretisierungen und Verschärfungen hinsichtlich des Aufzeichnungszeitpunktes (konkrete
Orientierungsfristen) und von Unveränderbarkeiten/Protokollierungen (z.B. „späte Festschreibung“
deutlich eingeschränkt).
Konkretisierungen bei Aufbewahrungsumfang und –form
z.B. Einzelaufzeichnungspflichten bei Vorsystemen, Stammdaten, maschinelle Auswertbarkeit
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GoBD Erleichterungen durch die GoBD
Kontierung auf dem Beleg kann unter bestimmten Umständen wegfallen.
(DATEV-Unternehmen-online-Szenario und elektronisches Bankbuchen ist damit gedeckt)
Möglichkeit des ersetzenden Scannens (elektronische Archivierung i.V.m. Vernichtung von Papier) wird auf
die Ebene der GoBD akzeptiert und konkretisiert.
ZUGFeRD-Standard (Format für elektronische pdf-Rechnung) wird explizit unter
Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten für die maschinelle Auswertbarkeit akzeptiert.
Fehlen von Verfahrensdokumentationen führt nicht zwingend zur Verwerfung der Buchführung
(Zugeständnis an gelebte Praxis)
Klarstellung: Keine Aufbewahrungspflicht für E-Mails, wenn diesen nur „Transportfunktion“ zukommt (z.B.
für angehängte PDF-Rechnung).
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GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit
Wann ist ein IT-System betroffen und zu analysieren?
GoBD: Wenn es Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt,
die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig sind.
Dann ist es Teil des „IT-Buchführungssystems“
Welche IT-Systeme gehören typischerweise zum IT-Buchführungssystem?
GoBD: Das Haupt(buchführungs)system sowie Vor- und Nebensysteme (z.B. Anlagenbuchhaltung,
Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter,
Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem,
Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.
Auf die Bezeichnung des Systems kommt es bei der Beurteilung nicht an!
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GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit
Welche Daten sind buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit
aufbewahrungspflichtig? (
„steuerrelevante Daten“ )
Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen
sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung
gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.
Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als Betriebseinnahmen
verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken (z.B.
Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen).
Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder
zu deren Dokumentation dienen.
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Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD
Überblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess.
Belegfunktion
Jeder Geschäftsvorfall muss
belegt werden.
Beispiele:
Rechnung,
SchnittstellenDatei aus
Faktura,
Steuerbescheid
Grundaufzeichnungsfunktion
Journal, Konten/
Kontenfunktion
Beispiele:
Kassenbuch,
Rechnungseingangsbuch,
Rechnungsausgangsbuch in
Faktura-System
Finanzbuchführung mit
Nebenbüchern
Anlagen-, Offene
Posten- Lohn u.
Gehaltsbuchführung
Deklaration
Umsatzsteuervoranmeldung
Jahres-Steuererklärung,
E-Bilanz
Aufbewahrung
und maschinelle
Auswertbarkeit
Von digitalen
Belegen,
steuerrelevanten
Dokumenten,
Grundaufzeichnungen und
Buchungen
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GoBD - Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Belegfunktion
Jeder Geschäftsvorfall ist ….. zu belegen. Auf die Bezeichnung „Beleg“ kommt es
nicht an. (GoBD Rz 61)
Beispiele:
Aber auch:
Barquittungen, Rechnungen,
Grundaufzeichnungen oder Buchungen
können die Belegfunktion erfüllen.
Bescheide über Steuern oder Gebühren,
betriebliche Kontoauszüge,
Gutschriften, Aufträge, Lieferscheine,
Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
Verträge, Zahlungsbelege (GoBD Rz 62).
Beispiele:
Zeiterfassung als Grundlage für eine
Ausgangsrechnung
Buchung einer Privatentnahme in
der Finanzbuchführung hat
Belegfunktion
Datensätze eines Faktura-Systems
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GoBD Inhalte - Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Grund[buch]
aufzeichnungs(funktion)
Grundaufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über
Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien…. (GoBD Rz 12)
Beispiele: Kassenbucheinträge, Rechnungsein(aus)gangsbuch,
Wichtig:
Die Funktion der
Grund(buch)-aufzeichnungen
kann auf Dauer auch durch
eine geordnete und
übersichtliche Belegablage
erfüllt werden (GoBD Rz 46).
Aber auch:
Excel-Arbeitspapier für die Rückstellungsberechnung,
individuelle Anlagen zur Steuererklärung,
Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung oder die
Rechnungsschreibung
Erfassung im Fahrtenbuch.
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GoBD Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Unveränderbarkeit?
Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür
bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die
einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden
(Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung),
nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben,
gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (GoBD Rz 108).
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Digitalisierung - GoBD Zusammenhänge
Trend zur Digitalisierung, ZUGFeRD, ersetzendes Scannen
Ersetzendes
Scannen
GoBD
Aufbewahrungspflicht
von elektronischen
Belegen, Daten aus
Vorsystemen und
Stammdaten
(Bare und Unbare
Geschäftsvorfälle)
Eingescannte
Papierbelege
Ein- und
Ausgangsrechnungen als
PDF
Aufbewahrung
eingescannter Belege
und Vernichtung
Papier-Belege
Ein- und
Ausgangsrechnungen
als PDF mit XMLRechnungsdaten-Daten
PDF u./o. ZUGFeRD
Wer erstellt schon ZUGFeRD-Rechnungen? http://www.rechnungsaustausch.org/zugferd-software-anbieter.htm
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Archivierung (elektronisch) als „Stolperstein“
für Unternehmen
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Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Sicherheit
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Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Sicherheit
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Auslagerung der digitalen Archivierung: Vorsicht
ist angebracht!
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Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Handelsrecht
Steuerrecht
Gesetzliche
Schriftform
Spezialregelungen
Handelsgesetzbuch
(HGB)
Abgabenordnung
(AO)
Bürgerliches
Gesetzbuch (BGB)
Medizin
Buchführungspflicht
Aufbewahrung
Aufzeichnungen
Aufbewahrung
Gesetzliche
Schriftform
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Zivilprozessordnung(ZPO)
Anforderungen an
Rechnungen
Beweiskraft
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Öffentliche
Verwaltung
Sozialgesetze
Finanzdienstleister
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Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage)
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige
Organisationsunterlagen
empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe
10 Jahre
6 Jahre
10 Jahre
Buchungsbelege
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von
Bedeutung sind
6 Jahre
Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in
dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Rechnungserhalt per E-Mail (z.B. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die E-Mail
archiviert werden muss
Thema: E-Mail-Archivierung
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26
Ersetzendes Scannen
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Ersetzendes Scannen von buchungsrelevanten Belegen
Was ist Ersetzendes Scannen?
Kann ich meine (Papier-)Belege
nach dem Scannen vernichten?
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Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen
Was ist Ersetzendes Scannen?
Kann ich meine Belege nach
dem Scannen wegwerfen?
• Empfehlung bisher: NEIN
• Empfehlung künftig:
JA, wenn bestimmte
Voraussetzungen erfüllt
werden
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Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen
Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege
Archivierungssoftware
revisionssicheres Archiv für
eine unveränderbare
Speicherung der Belege,
wie z. B. DATEV Unternehmen
online
Verfahrensdokumentation
Prozesse vom Eingang des
Papierbelegs über den
Scanvorgang bis hin zur
Vernichtung müssen
dokumentiert sein
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Rechtliche Hintergründe zum Ersetzende
Scannen
Aktuelle Rechtslage
§ Handels- und Steuerrecht:
Die Vernichtung von Papieroriginalen ist bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig,
sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden.
§
Beweiskraft vor Gericht:
Gescannte Dokumente unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung und haben damit
denselben Beweiswert wie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente.
Bei Dokumenten mit einer Originalunterschrift geht beim Scannen die Eigenschaft
der Urkunde verloren, weshalb hier eine Risiko-Abwägung stattfinden muss.
§
§
Unterlagen, bei denen die gesetzliche Schriftform verlangt wird (z.B. notarielle Urkunden,
Mietverträge mit über einem Jahr Laufzeit, Arbeitsverträge), sollten nicht ersetzend gescannt
werden.
Sonstige rechtliche Anforderungen
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können für einzelne Dokumente einschlägig sein und müssen im Einzelfall geprüft werden.
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Zulässigkeit der digitalen Archivierung von
Papierbelegen
Original
erforderlich?
ja
Aufbewahrung im Original
nein
Besonders
kritisches
Dokument?
ja
Abwägung des möglichen
rechtlichen Risikos
nein
Spezielle
rechtliche
Vorgaben?
ja
nein
nein
Revisionssicheres
Archiv?
ja
Prüfung der Vorgaben
Digitale Archivierung
ist zulässig
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Was braucht man für ein revisionssicheres Archivsystem?
1.
Geeignete Software
2.
Unveränderbare Speicherung
3.
?
Verfahrensdokumentation
Zertifizierung
Mustervorlage der BStBK
und DStV
Arbeitshilfe der DATEV
Möglich, aber optional und nicht
bindend.
Entscheidend sind die oberen Kriterien!
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DATEV Unternehmen online
DATEV DMS classic pro
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Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Verfahrensdokumentation ist eine
Beschreibung der Prozesse,
Arbeitsanweisungen und Kontrollen des
Buchführungsprozesses.
Sie soll die Nachvollziehbarkeit der
digitalen Buchführung sicher stellen.
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Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
1. Rahmendaten und Organisation
a) Beschreibung des Unternehmens
b) Umfang der Archivierung
c) Beteiligte Personen
2. Rechtliche Grundlagen
3. Anforderungen und Kontrollziele
4. Allgemeiner Überblick über die Archivlösung
5. Darstellung der Prozesse und Kontrollen
6. Darstellung der technischen Ressourcen
7. Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen
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8. Verweis auf mitgeltende Unterlagen – Arbeitsanweisungen, weitere Dokumentationen etc.
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Agenda
Grundlagen der elektronische Archivierung
GoBD
Ersetzendes Scannen
Elektronische Rechnungsstellung
Rechtliche Rahmenbedingungen
ZUGFeRD
Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online)
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Definition Rechnung und Definition eRechnung
Definition Rechnung: (UStG § 14)
„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung
abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Übermittlungswege
Definition eRechnung: (UStG § 14)
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem
elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“
• per Email (Bilddatei,
Textdatei)
• DE-MAIL oder EPOSTBRIEF
• Computerfax/Faxserver
• Webdownload
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• EDI (Datenaustausch)
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Formelle
Prüfung
nach
14UStG:
(4) UStG:
Formelle Prüfung
nach
§ 14§(4)
Eine Rechnung
muss
folgende
Angaben
enthalten
Eine
Rechnung
muss
folgende
Angaben
enthalten
1
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden
Unternehmers und des Leistungsempfängers,
1
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm
vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3
4
3. das Ausstellungsdatum,
6
5
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung
der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände
oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
8
7
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte
Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder
sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des
Leistungsempfängers
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2
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Rechtliche Anforderungen eRechnungen
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Sicherheitstechnische und rechtliche
Anforderungen
an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011)
Authentizität
„Echtheit der Herkunft“
eindeutige Identifizierung des
Rechnungsausstellers
Integrität
„Unversehrtheit des Inhalts“
Lesbarkeit
„Lesbarkeit der Rechnung“
keine Veränderung der Daten
während der Aufbewahrungsfrist
verfügbar und jederzeit innerhalb
angemessener Frist lesbar
gewährleistet durch
innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad
alternativ: QES oder EDI
elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers
Zustimmung bedarf keiner besonderen Form
Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend
Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung
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Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen
Kontrollverfahrens
Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung
Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der
Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein
Prüfung auf doppelte Rechnung
Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.B. durch Abgleich der Rechnung mit Lieferund Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen
Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung
gestellt wurden
Prüfung, ob alle Angaben gem. § 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind
Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist
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eRechnung – Vorsteuerabzugsberechtigung
Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über
Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG sowie
Besitz der Rechnung
BMF-Schreiben (Juli 2012)
Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger
Zahlungsempfänger – rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des
Inhalts gegeben sind.
Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem
innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst
keine eigenständige Bedeutung mehr zu.
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eRechnung – Aufbewahrung
Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre
Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach § 14b UStG, § 147 AO, GoBD (ehemals GoBS, GDPdU)
Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des
§ 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden.
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Praxisbeispiele eRechnung
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Praxisbeispiel: Webdownload und Signatur
Vorgehen:
• Überprüfung der
Signatur (QES)
oder
• Innerbetriebliches
Kontrollverfahren
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Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad
Muster
Serviceschein
Muster
Rechnung
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Eine eRechnung zu erstellen ist bestimmt
schwierig und passt nicht zu meinem
Arbeitsablauf!?
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ZUGFeRD
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eRechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick
100 %
90 %
80 %
reine Strukturdaten
EDI, XML
Hybrid
PDF + XML
70 %
60 %
50 %
40 %
elektronische
Bilder
PDF …
30 %
20 %
10 %
0%
2000
2010
2020
Quelle: Billentis Marktstudie 2012 „E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld“
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ZUGFeRD
Grundlagen FeRD
FeRD:
Ergebnis:
Forum elektronische Rechnung Deutschland
Unabhängiger Mittler an der Schnittstelle von
Ministerien, Verbänden und Unternehmen
einheitliches
Rechnungsdatenformat
Arbeitsgemeinschaft für
wirtschaftliche Verwaltung e. V.
• Eine nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen,
um Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in
Deutschland zu schaffen.
• Aufgabe:
Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen,
wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie
geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer
Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen.
• www.ferd-net.de
(XML-)
Rechnungsdaten
ZUGFeRD:
Zentrale User Guide des
Forums elektronische
Rechnung Deutschland
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ZUGFeRD
Grundlagen ZUGFeRD
ZUGFeRD
Zentrale User Guide des Forums
elektronische Rechnung Deutschland
Nutzen des ZUGFeRD-Datenmodells
für Unternehmen:
•
Versand und Empfang elektronischer
Rechnung so einfach wie Papierrechnungen
•
•
(XML-)
Rechnungsdaten
• Optimierte Prozesse beim
Rechnungsempfänger mit strukturierten Daten
•
einheitliches
Rechnungsdatenformat
Austausch elektronischer Rechnungen für jeden Teilnehmer
ohne vorherige Absprache
Optionale Nutzung der strukturierten Daten
•
Jede, auf dem ZUGFeRD-Datenmodell basierende, Rechnung
muss eine vollständige, gültige Rechnung darstellen
Branchenübergreifender Rechnungsstandard
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ZUGFeRD
Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3
PDF-Rechnung
Integrierte
XML-Datei
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ZUGFeRD
verknüpft die Vorteile einer elektronischen Rechnung
um digitale Nutzdaten
Nach außen ist die
elektronische
Rechnung eine normale
PDF-Rechnung…
… ergänzt um
strukturierte
Daten im XMLFormat,…
… die
einfach per
Mail
verschickt ...
… und durch DATEVProgramme
automatisch
eingelesen werden
kann.
Information:
www.datev.de/zugferd
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Wie funktioniert‘s?
Für Anwender
Fragen Sie Ihre Lieferanten nach ZUGFeRD
Rechnungen.
Fragen Sie Ihre Softwarehersteller und
Dienstleister, wann diese ZUGFeRD unterstützen.
Für Softwarehersteller
Holen Sie sich die Spezifikation aus dem Web
(www.zugferd.de)
Viele Tools (auch Open Source) stehen bereit
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Umsetzung und Verbreitung von ZUGFeRD
> 3.000 Downloads der ZUGFeRD-Spezifikation
> 80 aktive, benannten Unterstützer bei Software-Herstellern und
Service-Provider
Lösungen für Excel-Anwender (Bsp. CIB eInvoice)
Hersteller von ERP und Warenwirtschaftslösungen (Bsp. Sage, SAP,
Hamburger Software, Scopevisio, DATEV, …), auch OpenSource (Bsp.
Fakturama) und Add-Ons (Bsp. für Navision und Lexware)
Dienstleister (Bsp. z-rechnung.de, ximantix, ecosio.at)
Zunehmend mehr ZUGFeRD-Anwender in der Presse
Öffentlich Verwaltung, Bsp. Bundesverwaltungsamt
Konsumgüterindustrie, Bsp. Storck
Großhandel, Bsp. Beck aus Nürnberg
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Agenda
Grundlagen der elektronische Archivierung
GoBD
Ersetzendes Scannen
Elektronische Rechnungsstellung
Rechtliche Rahmenbedingungen
ZUGFeRD
Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online)
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Digitalisierung Belegaustausch (Buchführung
Online)
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Beispiel für digitale Unternehmensprozesse
Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?
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Wie erfolgt meistens der Belegablauf?
für die Steuerkanzlei
Schwachstellen
unvollständige Informationen
Zeitverzug zwischen Buchen und
Geschäftsbetrieb
Ablage im Unternehmen
logistischer Aufwand
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Buchführung mit Zukunft … digitaler Belegaustausch
für die
Steuerkanzlei
Ablage im
Unternehmen
Ihr Vorteil
logistischer Aufwand entfällt – Belege bleiben im Unternehmen
kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb
aktuelle Auswertungen in „Echtzeit“ ermöglichen aktuellen Überblick (Chance
für Qualitätsbuchführung), da alle Infos enthalten sind – und:
die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert
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©DATEV eG; alle Rechte vorbehalten
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DATEV Unternehmen online
DATEV-Cloud: Abbildung der kaufmännischen Prozesse
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Bank online
Kontoumsätze prüfen und Belege (automatisch) zuordnen
Rechnungswesen 3.0
Kanzlei bucht und stellt Auswertungen in Unternehmen online bereit
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Ansicht der Belege Online – Belegbearbeitung
Rechnungswesen 3.0
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Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format
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Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten
Daten direkt in Erfassungsfelder
Bankverbindungsdaten aus
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Technische Voraussetzungen für die Cloud-Lösung
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DATEV mIDentity oder DATEV SmartCard und Kartenleser
Rechnungswesen
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Christine Thoma
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Telefon +49 911 319-3669
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