PROJEKT_Umschlag_5mmRücken_Layout 1 28.07.2015 15:58 Seite 1
Tastenkürzel und Symbole
Kleine Helfer und wichtige Funktionen auf einen Blick
Handbuch
PROJEKT
Schreibtisch
Symbole und Erklärungen
F2
Liste Kunden
Adresse in Google Maps aufrufen
F3
Liste Lieferanten
Aktionsassistent
F4
Liste Projekte
Aktion starten
F5
Aktualisieren
Daten auf eigene filtern
F6
Liste Textbausteine
Infoblätter
F7
Liste Artikel
Journal
F8
Liste Mitarbeiter
Kalender
F9
Kalender
Kundenliste
F10
Journal
Kunden öffnen
F11
Rechnungseingangsbuch
Neuen Kunden anlegen
F12
Rechnungsausgangsbuch
Schreibtischdaten aktualisieren
ESC
Schreibtisch leeren
Schreibtisch leeren
STRG + K
Ebene Kunden
Spaltenkonfiguration
STRG + L
Ebene Lieferanten
Statistik
STRG + P
Ebene Projekte
Telefonwahl starten
STRG + E
Ebene ERP
Telefonwahl beenden
STRG + F
Ebene Firma
Zauberhand
STRG + R
Verwaltung von Reports/Excel-Auswertungen
STRG + W
Wartungsliste
STRG + 1
Ebene 1
STRG + 2
Ebene 2
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HANDBUCH
PROJEKT
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Autoren: Marion Götte, Robin Hausmann, Maria Keller,
Andreas Krekora, Sascha Lindtner, Toni Schmitz
Foto Umschlag: © iStockPhoto
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Die Angaben in diesem Handbuch sind ohne Gewähr und
können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die
Verfügbarkeit von manchen beschriebenen Funktionen
(bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von
Version, Release, eingespielten Servicepacks, Ihres Systems
(z.B. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mail-Programm,
etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig.
Bitte beachten Sie, dass in diesem Handbuch teilweise
Sondermodule beschrieben sind, die eventuell nicht zu
Ihrem gekauften Leistungsumfang gehören.
1
Inhaltsverzeichnis
PROJEKT-BASICS
Einführung in das Projektmanagement ....................................................................... 8
Projekt neu anlegen ............................................................................................... 12
Projekt-Nummern .................................................................................................. 17
Projekt-Verzeichnisse ............................................................................................. 21
Gegenüberstellung von ERP-Daten im Projekt ............................................................ 28
Projektbeteiligte .................................................................................................... 30
Projektverteiler ..................................................................................................... 32
Projekt-Arten ........................................................................................................ 38
Projekt-Liste .......................................................................................................... 40
Projekt-Kategorien................................................................................................. 45
Projekt-Termine ..................................................................................................... 47
Projekt-Verknüpfungen .......................................................................................... 50
Projektbezogene Rechte ......................................................................................... 51
Projekt-Links ......................................................................................................... 54
PROJEKT-CONTROLLING
Fremd- und Eigenleistung ....................................................................................... 56
Zeiterfassung ........................................................................................................ 58
Web-Zeiterfassung (Zusatzmodul) ............................................................................ 66
Projektabrechnung von Eigenleistungen ................................................................... 69
Teilfertige Leistungen im Projekt ............................................................................. 73
Planüberschreitung bei der Erfassung von Eigenleistungen ......................................... 76
Erlösansicht nach Monaten ..................................................................................... 78
Kosten- und Erlösansicht ........................................................................................ 80
Soll-Ist-Vergleich.................................................................................................... 82
Kostenerfassung über das Tagesprotokoll ................................................................. 86
4
Inhaltsverzeichnis
Zeiteinheiten für Tickets und Kostenerfassung........................................................... 90
Projektkalkulation .................................................................................................92
Zeiterfassung für Tickets .........................................................................................97
Lückenlose Zeiterfassung ...................................................................................... 101
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen .......................................... 103
PROJEKT-RESSOURCENPLANUNG
Vorgänge und Ressourcen .................................................................................... 112
Disposition von Mietmaterial (Zusatzmodul)............................................................ 122
Ressourcenauslastung .......................................................................................... 126
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1. PROJEKT-BASICS
Einführung in das Projektmanagement
Dieses Kapitel soll Ihnen als Einstieg in das große Thema „Projektverwaltung“ allgemeine Basisinformationen bieten. Nutzen Sie die Chance, ein wenig über den Tellerrand der herkömmlichen
Projektlogik hinauszublicken!
Organisatorisches: Was ist ein Projekt?
Die Zuordnung von Dokumenten aller Art geschieht in work4all normalerweise über den Kunden
(bzw. die Adresse) oder den Lieferanten. Manche Branchen, insbesondere Dienstleistungsunternehmen, arbeiten jedoch anders. Für sie steht eher das Projekt im Mittelpunkt des Geschehens.
Projekte kann man üblicherweise in kundenorientierte und interne Projekte einteilen:
Kundenorientierte Projekte
Ein kundenorientiertes Projekt ist bei Handwerkern die Baustelle, bei Agenturen der Job und bei Softwarefirmen z.B. die Installation einer Software inkl. Schulung etc. Kundenorientierte Projekte haben
normalerweise einen Namen: „Installation work4all“, „Treppenhausrenovierung Haus Lehmann“,
„Anzeigenkampagne Ford Fiesta“. Zusätzlich kann ein solches Projekt eine Nummer habe (numerisch
oder alphanumerisch).
Interne Projekte
Nicht alles, was man tut, hat mit einem konkreten Kundenprojekt zu tun. So z.B. die allgemeine
Vertriebstätigkeit oder die Buchhaltung. Dies kann man jedoch ebenfalls verwalten, wenn man sich
hierfür entsprechende interne Projekte ohne Kundenzuordnung anlegt. Beispiele:
-
Allgemeine Akquise
Buchhaltung
Sekretariatsarbeiten
PR/Marketing
Einkauf
Und natürlich – auch work4all ist nicht nur eine Software, sondern ein Projekt.
„Zweifelsfälle“
Manchmal gibt es organisatorische Vorgaben, die einem die Arbeit im Projektbereich von work4all
schwer machen.
Beispiel:
Sie haben bislang Projekte erst dann Projekt genannt, wenn Ihnen ein entsprechender Auftrag vorlag.
Das kann natürlich auch so bleiben. Allerdings spricht aus organisatorischer Sicht nichts dagegen, in
work4all einen erweiterten Projektbegriff zu definieren:
Sie selbst entscheiden, wann ein Projekt ein Projekt ist! Wenn Sie also mehrere Tage intensiv an einer
Ausschreibung gearbeitet haben, existiert das Projekt bereits in work4all – Sie können Kosten erfassen
und Dokumente zuordnen.
8
Einführung in das Projektmanagement
Der Projekt-Schreibtisch
work4all stellt die Daten normalerweise kundenorientiert dar. Wählen Sie im Schreibtisch die
Registerkarte Projekte, um auf die Projektsicht zu wechseln:
Nun erscheinen die bekannten Infofenster (Telefonate, Termine, Rechnungen etc.) in anderer Anordnung. Im Unterschied zur Kundenebene (dort sieht man z.B. keine Bestellungen) sowie zur Lieferantenebene (dort sieht man z.B. keine Rechnungen), sind nun alle Infofenster logisch möglich: Projekte
bilden den Ordner, in den man sowohl den Auftrag des Kunden als auch die Bestellung an den Lieferanten unterbringen kann. Somit vereint die Projektebene natürlich auch Dokumente an unterschiedliche Adressaten. Die Ansicht des Kunden- oder Lieferantennamens ist möglich und kann eingestellt
werden, ist jedoch nicht Standard.
Über die angezeigten Fenster hinaus lassen sich auch eigene Fenster für die Projektwelt einblenden
oder auch neu definieren, wie etwa Projektordner. Lesen Sie hierzu das separate Kapitel!
Projektzuordnung
Das nachfolgende Beispiel erläutert den späteren Umgang mit Projekten und erklärt den Nutzen – Sie
können es nur anhand der Beispieldaten nachvollziehen, da ja Ihre Projektdaten erst im Laufe dieses
Kapitels erstellt werden.
Alle Aktionen, die Sie bislang im Zusammenhang mit Kunden oder Lieferanten durchgeführt haben,
können auf Projekte bezogen werden. Ein Beispiel für Telefonate, das Sie jedoch problemlos für alle
anderen kommunikativen und kaufmännischen Objekte anwenden können:
Sie erfassen ein Telefonat oder schreiben einen Briefe an den Kunden „GEODAT GmbH“. Die Firma
GEODAT GmbH ist Ihr Großkunde, und es laufen diverse Aufträge. Sie haben hunderte von
Ansprechpartnern beim Kunden, und als Ergebnis wäre die Kundenebene schnell unübersichtlich.
Ordnen Sie deshalb bitte zusätzlich das Projekt zu:
Durch Klick auf die Schaltfläche Projekte erscheint eine Auswahlliste der zuletzt benutzten Projekte.
Die Liste ist beim ersten Start des Programms natürlich leer. Deshalb erscheint nur die Auswahlliste,
9
Einführung in das Projektmanagement
von wo aus Sie in die Projektliste springen und auswählen können. Anhand unserer dargestellten
Auswahlliste erkennen Sie auch erste Ansätze für mögliche Projekte:
-
Vertriebs- oder Marketingprojekte
Tatsächliche Projekte mit entsprechendem Namen
Auftragsprojekte mit Nummer
Das Ergebnis ist simpel, aber effektvoll: Nachdem Sie das Projekt zugeordnet haben (Sie können nur
ein Projekt zuordnen), erscheint das Telefonat sowohl auf Kundenebene beim Kunden als auch auf
Projektebene beim Projekt.
Ansprechpartner zuordnen
Ebenso wie in der Kunden-/Lieferantenebene ist nun auch in der Projektebene eine Ansprechpartnerfilterung möglich.
Ordnen Sie Ihren Telefonaten, Notizen, Briefen, E-Mails etc. wie gewohnt einem Ansprechpartner und
einem Projekt zu:
Dies hat in der Zukunft zur Folge, dass der zugeordnete Ansprechpartner auch im Stammdatenbereich
des Projekts als Projektbeteiligte angezeigt wird.
Nun können Sie die Bewegungsdaten Ihres Projektes, ebenso wie bei Kunden oder Lieferanten, nach
Ansprechpartnern filtern, indem Sie den Projektbeteiligten anklicken.
10
Einführung in das Projektmanagement
Wo arbeite ich denn nun?
Aus Sicht des Programms ist das egal, die Daten laufen in einen Topf, ob Sie auf Kundenebene die
Aktivitäten und kaufmännischen Dokumente dem Projekt zuordnen oder auf Projektebene dem
Kunden. Aber beachten Sie bitte Folgendes:
Ganz nebenbei ist work4all auch ein CRM- und ERP-System, also ein Kunden-Management (C wie
Customer = Kunde ☺). Bringen Sie die Kunden- und Ansprechpartnerdaten auf jeden Fall in Ordnung,
so dass Sie spontan und einwandfrei zuordnen können.
Wenn Sie im Projekt auf Neues Telefonat klicken, müssen Sie anschließend den Kunden auswählen,
falls Sie dem Projekt keinen zugeordnet haben.
Bei allen kaufmännischen Dingen ist es einfacher auf Kundenseite zu arbeiten. Unklarheiten
hinsichtlich Preisgruppe usw. treten dann erst gar nicht auf.
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Projekt neu anlegen
In diesem Kapitel lernen Sie all die (Basis)-Felder kennen, die zu einem Projekt gehören. Dabei ist es
wichtig zu wissen, dass die Projektverwaltung von work4all sehr flexibel unterschiedlichste Projektarten verwalten kann. Unser Produkt wird von Dienstleistern unterschiedlichster Couleur genutzt und
bietet deshalb in diesem Punkt ein breites Spektrum.
Sie finden also im nachfolgenden Handbuchteil wichtige Hinweise auch zu Feldern, die Ihnen auf
Anhieb vielleicht sinnlos erscheinen, im Gesamt-Zusammenhang (auch in Bezug auf CRM und ERP)
jedoch sehr nützlich sein können.
Allgemeine Projektdaten
Das neue Projekt anlegen
Wechseln Sie im Schreibtisch auf die Projektebene. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche zum Anlegen
eines neuen Projekts:
Es erscheint die Maske zum Erfassen der Projekt-Stammdaten, im Handbuch sprechen wir von der
Projekt-Mappe.
Die Projektmappe
Wie gewohnt ist auch diese Maske in unterschiedliche Teilmasken unterteilt. In diesem Kapitel des
Handbuchs finden Sie die allgemeinen Daten zum Projekt. Weitere Teilmasken schließen sich an.
12
Projekt neu anlegen
Die Standardfelder
Die Zuordnung zum Kunden geschieht durch Klick auf den Schriftzug
Kunde im linken Maskenbereich. work4all zeigt Ihnen daraufhin die
Adresse der gesamten Firma. Zusätzlich können Sie noch einen
Ansprechpartner zuordnen.
Weitere Zuordnungen zu anderen Kunden bzw. zu Lieferanten können
Sie über die Projektverteiler vornehmen. Lesen Sie dazu das separate
Infoblatt.
Falls das Projekt keine Kundenzuordnung benötigt (z.B. bei einem
internen Projekt), dann entfällt die Zuordnung an dieser Stelle.
Möchten Sie die Zuordnung wieder entfernen, klicken Sie auf das X.
Die Zuordnung zum Lieferanten erfolgt wie zuvor beschrieben.
Mit Rechtsklick auf das Wort Lieferant können Sie die Bezeichnung für
die Projektmaske ändern.
Sie können Ihrem Projekt ein übergeordnetes Kopfprojekt zuordnen.
In diesem Fall ist die Herbstmesse das Kopfprojekt des Projektes. Im
Stammdatenbereich ist die Zuordnung zum Kopfprojekt zu sehen.
Bei Neuanlage oder bestehenden Projekten lässt sich, nach dem
Speichern automatisch eine Benachrichtigung an einen Kollegen
verschicken. Mit Klick auf die Zeile darunter können Sie den Mitarbeiter
auswählen oder die Benachrichtigung deaktivieren.
Nummer
Die Projektnummer kann numerisch oder alphanumerisch verwaltet werden. Bei numerischen Varianten wird ein Vorschlag generiert. Klicken Sie
auf das Wort, um die Bezeichnung des Feldes zu ändern!
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel
Projektnummern, wir beraten Sie ebenfalls gern in diesem Thema!
Bezeichnung
Geben Sie den Projekten eindeutige Namen. In manchen Fällen macht es
Sinn, den Kundennamen zusätzlich in Kurzform mit in den Namen aufzunehmen.
Das Feld ist in der Länge beschränkt, kann aber ggf. verlängert werden.
Kostenstelle
Sollten Kostenstellen definiert sein, kann eine entsprechende Zuordnung
vorgenommen werden.
Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung des Feldes zu ändern!
Budget
Projektumfang in EUR.
Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung des Feldes zu ändern!
Projektleiter intern
Projektleiter extern
Tragen Sie die Verantwortlichen hier ein. Intern ist der Projektleiter aus
Ihrem Haus und extern der Projektleiter auf Seiten des Kunden.
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Projekt neu anlegen
Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung der Felder zu ändern!
Status
Die gezeigten Status lassen sich unter den Generellen Einstellungen definieren. Sprechen Sie uns zur Beratung gern an! Eine allgemeine
Empfehlung von uns: möglichst wenige Status einrichten mit absolut
eindeutiger Bezeichnung.
Nummerieren Sie die ggf. die einzelnen Punkte, wenn Sie die
Reihenfolge beeinflussen möchten.
Um die die Projektmappe zu sperren, können Sie beim Anlegen der
Status anhaken, bei welchem Status das Projekt geschlossen werden soll.
Man muss das Projekt also erst wieder „auftauen“, d.h. auf einen
anderen Status setzen, damit es wieder bearbeitet werden kann.
Den Status dürfen in bereits abgeschlossenen Projekten aber nur der Projektleiter und Administratoren ändern!
Klicken Sie auf das Wort, um ggf. die Bezeichnung des Feldes zu ändern!
Den Projekt-Status können Sie auch direkt im Stammdatenbereich des
Projekts ändern.
Art
Manche unserer Kunden verwalten Projekte mit völlig unterschiedlicher
interner Logik, z.B. Schulungsprojekte oder Hardwareprojekte.
Normalerweise können alle Projekte im Status nur einheitlich
unterschieden werden. Wenn Sie jedoch zusätzlich Projektarten
einführen, können je Art unterschiedliche Status definiert werden.
Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema!
Bitte nutzen Sie diese Möglichkeit nicht ohne Not, auch z.B. mit den
Gruppen sind Unterscheidungen möglich. Nur bei unterschiedlichem
Workflow sind diese Projektarten einzurichten. Diese lassen sich in der
Generellen Einstellungen anlegen.
Klicken Sie auf das Wort, um die Bezeichnung des Feldes zu ändern!
Projektgruppen
Projektgruppen sind ein wichtiges organisatorisches Merkmal. Überlegen
Sie sich für Ihren Bedarf eine sinnvolle Struktur, und lassen Sie sich genau
wie bei Kunden-, Lieferanten und Artikelgruppen ggf. von uns beraten!
Klicken Sie auf das Wort, um ggf. die Bezeichnung des Feldes zu ändern!
Projektverzeichnis
work4all speichert normalerweise alle Dokumente in einem gemeinsamen Verzeichnis für alle Projekte.
Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, pro Projekt ein spezielles
Projektverzeichnis mit einer vorgegebenen Unterverzeichnis-Struktur
anzulegen. Im Kapitel Projektverzeichnisse erhalten Sie weitere
Informationen über dieses Thema!
Klicken Sie auf das Wort, um ggf. die Bezeichnung des Feldes zu ändern!
14
Projekt neu anlegen
Sperrung
Falls Sie work4all auch zur Erfassung von Kosten nutzen, können Sie hier
entscheiden, ob dies möglich sein soll oder nicht. Beide Kreuze führen
innerhalb der Liste zum Durchstreichen und kompletten Ausblenden.
Zeitraum
Ihnen stehen für die Eingrenzung des Zeitraums vier Datumsfelder zur
Verfügung.
Klicken Sie auf das jeweilige Wort, um die Bezeichnungen der Felder je
nach Branche und je nach Projektsteps zu ändern!
Diese werden unter der Registerkarte Planungsansicht in der Kundenliste
grafisch dargestellt:
Notiz/ Bemerkung
Hier lässt sich eine detailliertere Projektbeschreibung eintragen, damit
allen Projektbeteiligten wichtige Informationen zum Projekt zur Verfügung stehen, die über den Namen hinausgehen.
Sie können hier auch mit Textbausteinen arbeiten!
Mit einem Klick auf die Überschriften der Felder können Sie nicht nur die
Bezeichnungen ändern, sondern ggf. auch ein Feld zum Pflichtfeld wandeln. Wird z.B. die Kostenstelle zum Pflichtfeld, dann kommen Sie aus
der Maske nicht heraus, bevor sie die Kostenstelle ausgewählt haben.
Probieren Sie es einfach aus!
Ansprechpartner zuordnen
Sobald Sie Bewegungsdaten (Telefonate, E-Mails, Angebote, Rechnungen usw.) zu Ihrem Projekt
anlegen und diese einem Ansprechpartner zuordnen, erscheint der Name des Ansprechpartners im
Stammdatenbereich Ihres Projektes als Projektbeteiligter.
Schreiben Sie z.B. Frau Kern von der Firma Igenta ein Angebot, und führen Sie ein Telefonat mit Herr
Keller vom Handwerksbetrieb, tauchen beide Personen auf.
Mit einem Klick auf einen Ansprechpartner können Sie Ihre Bewegungsdaten wie gewohnt auf die
markierte Person filtern.
Bitte lesen Sie dazu auch das Kapitel Projektbeteiligte und darüber hinaus noch ein Thema in diesem
Zusammenhang Projektverteiler!
15
Projekt neu anlegen
Weitere Registerkarten
Individuelle Felder
Lesen Sie bitte auch das Kapitel Individuelle Felder im Administrator-Handbuch!
Individuelle Registerkarte (Zusatzmodul)
Über das Plus ganz rechts in der Ecke können Sie eine individuelle Registerkarte
erstellen, wenn Sie das entsprechende Zusatzmodul erworben haben. Es öffnet sich
eine Maske, in der die Bezeichnung der neuen Registerkarte eingegeben wird.
Die neue Registerkarte ist ab sofort in allen Projekten verfügbar und kann nur in
den Generellen Einstellungen entfernt werden.
Registerkarte ERP
Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Abgleich von ERP-Daten im Projekt.
Registerkarte Mitarbeiter
Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Projektbezogene Rechte.
Registerkarte Vorgänge
Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Vorgänge und Ressourcen.
Registerkarte Kosten
Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel Fremd- und Eigenleistungen.
Registerkarte Bild
In dieser Registerkarte fügen Sie über das Zuordnen-Symbol bei Bedarf ganz rechts ein Foto hinzu,
wie Sie es aus den CRM- und ERP-Masken auch kennen.
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Projekt-Nummern
Unsere Neukunden nutzen oft (aus traditionellen Gründen) ein spezifisches Nummernsystem in vielen
Bereichen ihrer Organisation. Besonders ausgeprägt ist das bei den Projektnummern. Die Bedeutungen reichen von einfachen Dingen (Jahreszahl am Anfang, dann laufende Nummer), bis hin zu
sehr komplizierten (vierte Stelle ist die Kostenstellen-Nummer).
Eine uralte Organisations-Regel sagt zwar: „Keine Bedeutung auf Nummern legen“ – aber wir haben
uns dem Diktat der Kunden gebeugt und lassen verschiedene Varianten zu.
Trotzdem der Hinweis: Wenn es nicht unbedingt sein muss – lassen Sie es! Denken Sie etwa an das
Verschieben des Projekts in eine andere Kategorie, ändert sich dann die Nummer?
Numerische Projekt-Nummern
Unsere Standard-Installation weist numerische Projektnummern auf. Dabei kommen dann Nummernkreise zur Geltung, die beim Anlegen neue Nummern zuweisen. Die Logik der Nummernkreise können
Sie als Administrator innerhalb der Generellen Einstellungen definieren:
Alphanumerische Projekt-Nummern
Falls Sie eine angepasste Nummernsystematik wünschen, müssen Sie zunächst den Datentyp des Feldes
Projekte.Nummer in der SQL Datenbank ändern. Dies geschieht über das SQL Server Management
Studio. Gerne helfen wir Ihnen dabei telefonisch!
Bei Alphanumerischen Projektnummern gibt es nun zwei verschiedene Varianten der Nummernvergabe. Die erste Variante erzeugt fortlaufende Projektnummern über alle Projekte, die zweite richtet
sich nach den Projektgruppen.
Variante 1: Nummernvergabe über alle Projekte
Die Nummernvergabe richtet sich bei neuen Projekten nach der Kostenstelle. Bitte pflegen Sie diese
also zuerst (ebenfalls unter Generelle Einstellungen):
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Projekt-Nummern
Nummer
Die Kostenstellen-Nummer kann jeweils eine eigene Startnummer für den Nummernkreis darstellen. Im abgebildeten Beispiel startet der Zähler also bei 1000 für
die Kostenstelle 1.
Bezeichnung
Die Bezeichnung kann Bestandteil der Nummer werden, wenn sie kurz ist.
Zusatz
Ist die Bezeichnung zu lang, können Sie in das Zusatzfeld einen oder mehrere
Buchstaben zur Unterscheidung der Kostenstelle eintragen.
Die Nummern-Formel
Öffnen Sie nun ein neues Projekt, ist das Nummernfeld nun zunächst einmal leer. Setzen Sie die
Kostenstelle um, wird die Projektnummer nach einer internen Formel generiert.
Klicken Sie als Administrator auf
neben dem Feld Nummer, öffnet sich ein Eingabefenster, in dem
Sie die Nummernformel ändern können:
Diese Eingabe hat z.B. zur Folge, dass die Projektnummer immer aus der Jahreszahl 2013 und einer
anschließenden 4-stelligen Nummer besteht.
Hier unterschiedliche Varianten für Nummernformeln:
Möchten Sie eine Kostenstellenbezeichnung in die Projektnummer integrieren, müssen Sie natürlich
auch immer eine Kostenstelle für Ihr Projekt auswählen.
KST
Steht für den Namen der Kostenstelle.
KSTZUSATZ
Steht für den Inhalt des Zusatzfeldes der jeweiligen Kostenstelle.
KSTNUMMER
Steht für die Kostenstellen-Nummer
YYYY oder YY oder Y
Steht für die Jahreszahl in unterschiedlichen Formaten.
KKKKKKK bis KKK
Steht für einen Zähler, der mit der Kostenstellen-Nummer beginnt.
NNNNNN bis NNN
Steht für einen laufenden Zähler, der pro Kostenstelle mit 1 beginnt
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Projekt-Nummern
Ansonsten können Sie beliebige Trennzeichen (Bindestrich, Leerzeichen etc.) ergänzen, um Ihr
Schema nachzubilden. Hier einige Beispiele:
YYYY NNNN
Produziert zum Beispiel 2009 0001
KSTZUSATZ-NNNN-
Produziert zum Beispiel B-1234-09
KKKK-KSTZUSATZ
Produziert zum Beispiel 0001-MÜ
Variante 2: Nummernlogik für Projektgruppen
Sie können zusätzlich zu der oben beschriebenen Logik auch eigene Nummernkreise für einzelne
Projektgruppen definieren. Dazu öffnen Sie aus der Projektliste die Gruppenpflege für Projektgruppen.
Markieren Sie die Gruppe, für die Sie eine Nummernlogik hinterlegen möchten, und
klicken Sie oben auf die Schaltfläche Nummernlogik.
Geben Sie dann die gewünschte Logik ein.
Sie können zum einen festen Nummernteil definieren, z.B. „KP“ für Kundenprojekte. „N“ bis „NNNN“
steht für einen Zähler, der die Projekte in dieser Projektgruppe fortlaufend hochzählt.
Die Einstellung „KP-NNNN“ produziert also beim ersten Projekt in der entsprechenden Gruppe die
Nummer „KP-0001“.
19
Projekt-Nummern
Einige Hinweise
Die Nummernlogik der Gruppe geht vor! D.h. wenn Sie auf der Gruppenebene eine Nummernlogik
eingestellt haben greift bei den Projekten dieser Gruppe der allgemeine Nummernkreis nicht. Bei
Gruppen, bei denen keine Nummernlogik hinterlegt ist, greift die erste Variante der Nummernlogik.
Die Nummern werden nur bei neuen Projekten erstellt! Sie lassen sich manuell verändern. Dabei wird
jedoch auf doppelte Nummern überprüft!
Diese Überprüfung findet beim Speichern des Projektes noch einmal statt. So kann es sein, dass Sie
zum Schluss den Hinweis erhalten, dass Sie eine Nummer neu erstellen müssen, sollte ein Kollege in
Zwischenzeit ebenfalls eine Nummer generiert haben.
Die Nummernlogik kann zusammen mit den Projektverzeichnissen zu entsprechenden Verzeichnisnamen führen.
20
Projekt-Verzeichnisse
Dieses Kapitel befasst sich mit dem Ablegen/Speichern von projektbezogenen Dokumenten. Standardmäßig werden alle Dokumente und Briefe in das jeweilige Briefverzeichnis des Mandanten (z. B.
\B00x) gespeichert. Es ist jedoch auch möglich für jedes Projekt ein eigenes Verzeichnis inklusive einer
einheitlichen Unterverzeichnis-Struktur (z. B. Schriftverkehr, Protokolle etc.) anzulegen.
Wozu eigene Projekt-Verzeichnisse erstellen?
Wie bereits erwähnt, werden Briefe, Dokumente und E-Mail Anhänge standardmäßig in den dafür
vorgesehenen Ordnern (B001, Mail001) innerhalb des work-Verzeichnisses abgelegt.
work4all bietet Ihnen jedoch die Möglichkeit, eigene Projektverzeichnisse anzulegen. Dies macht z. B.
dann Sinn, wenn nicht alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit work4all arbeiten und so zusätzliche
Dokumente entstehen, die aber in den gleichen Verzeichnissen landen sollen.
Durch das Anlegen eigener Projektverzeichnisse werden Briefe, E-Mails und Dokumente innerhalb
eines Projektordners in separaten Unterordnern abgelegt. Die kaufmännischen Dokumente werden
automatisch in dem Projektordner archiviert.
Ein weiterer Vorteil ist die projektbezogene Sicherung. So können Sie nach Abschluss eines Projektes
alle Dokumente auf einem separaten Speichermedium archivieren.
Der wesentliche Vorteil von Projektverzeichnissen ist jedoch die Übersicht. Je nach Einstellungen gibt
es pro Projekt ein Verzeichnis, in dem sich wiederum Unterverzeichnisse befinden. Hier werden die
einzelnen Dokumente in Klarschrift abgelegt (z. B. Infomaterial.doc).
Bei der work4all Standardlogik befinden sich die Dokumente aller Projekte in den entsprechenden
work-B001 und work-Mail001 Verzeichnissen. Aus Sicherheits- und organisatorischen Gründen werden
die Daten hier kryptisch abgelegt (z. B. 0021a5f0-b13a-43d6-a449-93ee0008db4c.doc).
Schaubild: Eigene Projektverzeichnisse
21
Projekt-Verzeichnisse
Voreinstellungen
Die Nutzung eigener Projektverzeichnisse erfordert ein paar wichtige Voreinstellungen, die bei der
Gruppenpflege der Projektgruppen vorgenommen werden:
Im ersten Schritt müssen die Projektverzeichnisse in work4all aktiviert werden.
Sie als Administrator entscheiden, ob die späteren Ersteller ein beliebiges Verzeichnis als Projektverzeichnis auswählen dürfen oder ob ein bestimmtes Netzverzeichnis eingehalten werden muss.
Die Projektverzeichnisse aktivieren Sie als Administrator in den
Generellen Einstellungen.
Der Name der Projektverzeichnisse wird automatisch aus Projektnummer und dem Namen gebildet.
Wurzel-Verzeichnis
Der nächste Schritt zu Ihren Projektverzeichnissen ist das Festlegen der Wurzel-Verzeichnisse.
Sie können pro Projektgruppe ein eigenes Wurzel-Verzeichnis angeben. Das bedeutet, alle Projekte
innerhalb einer Projektgruppe werden in dem von Ihnen angegebenen Verzeichnis abgelegt.
Ist bei einer Projektgruppe kein Wurzel-Verzeichnis eingestellt, steht in der Spalte der Eintrag
Standard.
Klicken Sie dort, um das Wurzel-Verzeichnis festzulegen.
Sollten Sie für bestimmte Projektgruppen kein Stammverzeichnis festgelegt haben, werden die
Dokumente der sich in diesen Projektgruppen befindenden Projekte in den work4all
Standardverzeichnissen (B001 / Mail001) abgelegt.
22
Projekt-Verzeichnisse
Unterverzeichnisse
Jedes Projektverzeichnis kann von Ihnen definierte Unterverzeichnisse enthalten.
Klicken Sie die Schaltfläche Verzeichnis-Vorlage bearbeiten, um die
Unterverzeichnisse zu definieren.
Verzeichnisvorlagen
Sie können aber auch für verschiedene Arten von Projekten verschiedene Projektverzeichnisse als
Vorlagen definieren. Dadurch können z. B. Ihre internen Projekte andere Unterverzeichnisse haben als
Ihre Kundenprojekte.
Über die Schaltfläche legen Sie eine neue Verzeichnisvorlage an,
dabei werden Sie nach einer Bezeichnung für die Vorlage gefragt.
Über diese Schaltfläche können Sie den Namen der ausgewählten
Verzeichnisvorlage ändern.
Hier können Sie die Verzeichnisvorlage löschen die gerade
ausgewählt ist.
Wählen Sie hier die Verzeichnisvorlage, die Sie anpassen möchten.
In der Liste tragen Sie die Unterverzeichnisse für die gewählte
Verzeichnisvorlage ein.
23
Projekt-Verzeichnisse
Standardverzeichnisse
Sie können zum einen Standard-Unterverzeichnisse für alle Projektgruppen definieren. Klicken Sie
dazu die Schaltfläche Standardverzeichnisse. Es wird die Einstellungsmaske für alle Generellen
Einstellungen geöffnet, hinterlegen Sie dort die gewünschten Standardverzeichnisse.
Zuordnung Verzeichnisvorlagen
Um nun einer Projektgruppe eine Verzeichnisvorlage zuzuordnen, klicken Sie in
der Spalte Verzeichnisvorlage und wählen Sie Standard oder eine Ihrer
angelegten Vorlagen aus.
Hinweis:
Die Einstellungen greifen nicht rückwirkend, d. h. bei bereits bestehenden Projekten müssen Sie das
vorhandene Projektverzeichnis manuell zuordnen.
Unterverzeichnisse für Mails
Je nach eingestellter Logik legt work4all
zusätzlich zu den von Ihnen definierten weitere, fest benannte Unterverzeichnisse für E-Mails
an.
Standardlogik:
Es werden folgende Verzeichnisse erstellt:
IN für eingehende E-Mails.
OUT für ausgehende E-Mails.
ANHANG für E-Mail-Anhänge. Hier werden die
Anhänge aller E-Mails abgelegt.
Alternative Logik (empfohlen)
Die Alternative zu unserer Standard-Logik
unterscheidet sich in der Ablage der E-Mails.
Statt der drei Mail-Ordner gibt es hier nur zwei:
IN für eingehende E-Mails.
OUT für ausgehende E-Mails.
Diese beiden Ordner dienen genauso wie IN
und OUT als Postein- und Postausgangsordner.
24
Projekt-Verzeichnisse
Innerhalb dieser Ordner wird für jede E-Mail
ein eigener Ordner erstellt. Die Namenslogik
der Ordner bildet sich aus Datum, Uhrzeit und
Betreff der einzelnen E-Mails.
Es werden sowohl die E-Mails als auch ggf.
Anhänge abgelegt.
Um die alternative Ordnerlogik einzuschalten,
tragen Sie in den Gen. Einstellungen unter
Allgemeines – Werte (allgemein) folgendes ein:
Variable: Alternative Projektverzeichnisstruktur
Wert1: -1
Neue Projekte anlegen
Projektverzeichnisse werden nur bei der Neuanlage von Projekten angelegt. Legen Sie dazu die Projekte an, und füllen Sie die Felder der Projektmaske zunächst wie gewohnt. Anschließend ordnen Sie
bitte eine Projektgruppe zu.
Beim Speichern des Projektes erscheint ein Assistent, der Ihnen beim weiteren Vorgehen hilft. Nach
einer Hinweisseite gelangen Sie zu den Einstellungen.
Die Varianten im Detail:
Standardverzeichnis
belassen
Für dieses Projekt wird kein eigenes Projektverzeichnis angelegt,
Dokumente werden im Standardverzeichnis für Dokumente B00x
belassen.
Neues Projektverzeichnis
anlegen
Für das Projekt wird innerhalb des Wurzel-Verzeichnisses der gewählten
Projektgruppe ein neues Projektverzeichnis mit den entsprechenden
Unterverzeichnissen angelegt. Im Anschluss folgt eine Maske, in der der
Verzeichnisname automatisch oder manuell erfolgen kann, bevor das
Verzeichnis dann letztlich angelegt wird.
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Projekt-Verzeichnisse
Kundenordner
Sie können für den beim Projekt hinterlegten Kunden einen Kundenordner definieren. Das Projektverzeichnis wird dann im gewählten
Verzeichnis angelegt. Der Kundenordner wird dabei beim Kunden
hinterlegt und bei weiteren Projekten vorgeschlagen.
Sie haben zusätzlich die Option Jahresordner unterhalb des Kundenordners zu erstellen. Dadurch haben Sie innerhalb des Kundenordners
eine bessere Übersicht der Projekte. Der Jahresordner wird automatisch
erstellt, das Projekt über den Projektbeginn zugeordnet.
Projektverzeichnis
besteht
Wenn es zum Projekt bereits ein Projektverzeichnis gibt, ordnen Sie es
über diese Variante dem neuen Projekt zu.
Neuen Brief / Neues Dokument erstellen
Nachdem Sie Ihrem Projekt ein eigenes Projektverzeichnis zugeordnet haben, werden alle Briefe und
Dokumente in diesem Verzeichnis abgelegt. Um bei vielen Dateien nicht die Übersicht zu verlieren,
ordnen Sie Ihren Briefen und Dokumenten beim Erstellen direkt das entsprechende Unterverzeichnis
zu. Achten Sie darauf einen aussagekräftigen Betreff anzugeben, da Ihre Briefe und Dokumente in
Klarschrift gespeichert werden.
Projektverzeichnis ändern
Um ein Projektverzeichnis nachträglich zu ändern, klicken Sie auf die drei Punkte in der Projektmaske:
Es öffnet sich die oben gezeigte Maske in der Sie einen neuen Pfad auswählen können. Wählen Sie
über den Windows-Explorer einen neuen Pfad aus, und klicken Sie auf Erstellen. Alle Dateien werden
in den neuen Verzeichnispfad verschoben.
26
Projekt-Verzeichnisse
Ablage von ERP-Dokumenten
ERP-Dokumente aus work4all werden automatisch im Projektverzeichnis abgelegt, sobald Sie die
Druckvorschau aufrufen. Beim ersten Aufruf wird der gleichnamige Unterordner ebenfalls
automatisch angelegt.
Alle ERP-Dokumente werden im gleichen Ordner abgelegt. Der Dateiname setzt sich aus der
Dokumentart und der Belegnummer zusammen. Bei Änderungen bzw. Ergänzungen in den ERPDokumenten wird bei der nächsten Druckvorschau (nur noch) die aktuelle Version gespeichert.
27
Gegenüberstellung von ERP-Daten im Projekt
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie auf einen Blick erkennen können in welchen Teilen die in den
Aufträgen enthaltenen Waren oder Dienstleistungen bereits geliefert und abgerechnet wurden oder
nicht.
Allgemeine Voraussetzungen
Zunächst ist es wichtig, dass Sie Ihre kaufmännischen Abläufe einwandfrei organisiert haben, d.h.
Artikel sind angelegt, mit Hilfe dieser Artikel werden Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen, ggf. auf Bestellungen generiert.
Eine weitere Voraussetzung ist, dass zu diesen kaufmännischen Dokumenten das Projekt immer zugeordnet wurde. Arbeiten Sie grundsätzlich auf der Projektebene, d.h. werden die Dokumente auf der
Projektebene erstellt, so erübrigt sich dies, denn die Projekte sind dann automatisch zugeordnet.
Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, dann werden Ihre kaufmännischen Daten wie in unserem Beispiel aufbereitet.
Registerkarte ERP im Projekt
Rufen Sie das Projekt auf, so fällt die Registerkarte ERP ins Auge:
Die nachfolgende Tabelle zeigt alle ins Projekt einbezogenen kaufmännischen Dokumente in einer
Matrix. Nutzen Sie die Darstellung zur Abrechnung, zur Verfolgung von Dienstleistungen und vor
allem für Abrufaufträge oder Kontrakte.
In der nachfolgenden Abbildung erkennen Sie nachfolgende Beispiele:
Dienstleistungsartikel „Consulting Standard nach Tagessatz“:
10 Tage wurde beauftragt, 8 Tage wurden geliefert, 8 Tage wurden berechnet.
Artikel „Kugellager“:
15 Stück wurden beauftragt und bestellt, 15 Stück wurden geliefert und auch abgerechnet.
Einstellungsmöglichkeiten an dieser Stelle im oberen Bildschirmbereich:
28
Gegenüberstellung von ERP-Daten im Projekt
Sie bestimmen selbst, welche Spalten angezeigt bzw. ausgeblendet werden.
Sie bestimmen auch, in welcher Form die Daten angezeigt
werden.
Mit Ware funktioniert diese Gegenüberstellung also genau wie mit Dienstleistung auch! Sie erkennen
so Ihre Rückstände im Projekt, d.h. was vom Auftrag wurde noch nicht geliefert.
Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit der Rückstandsverwaltung im kaufmännischen Sinne. In
einer komplexeren Warenwirtschaft benötigen Sie das separate ERP-Modul „Rückstandsverwaltung“,
das eine erhebliche Erweiterung in diesem Bereich darstellt. Sie finden dazu das gleichnamige Kapitel
im ERP-Handbuch!
29
Projektbeteiligte
Im Projekt sind in der Regel unterschiedlichste Kontakte involviert:
-
Ein oder mehrere Kunden
-
Mehrere Lieferanten
-
Mehrere Mitarbeiter
Diese Kontakte lassen sich innerhalb der Projektmappe dem Projekt manuell zuordnen („Verteiler“),
was in einem separaten Kapitel Projektverteiler erklärt wird.
Hier in diesem Infoblatt geht es um die automatische Zuordnung zum Projekt durch Beteiligung (z.B.
durch ein Angebot).
Ein Beispiel…
… das den Nutzen der Funktion gut erklärt:
Sie sind Seminar-Anbieter und führen die Seminare als Projekte. Dabei unterscheiden Sie zwischen:
- geschlossenen Seminaren, d.h. exklusive Durchführung eines Seminars für einen Kunden und
- offenen Seminaren, also beliebige Teilnehmer aus unterschiedlichen Firmen können sich anmelden.
Hier hilft die Funktion der Projektbeteiligten. work4all sammelt alle Kontakte, die in irgendeiner Form
am Projekt beteiligt sind:
-
Personen, die eine Werbe-E-Mail erhielten
Personen, die eine Anmeldung (Auftragsbestätigung) erhielten
Personen, die direkt eine Rechnung erhielten
Vorgehen
Sie müssen im Prinzip nichts zusätzlich tun, um die nachfolgende Ansicht zu erhalten. Es ist lediglich
nötig, die einzelnen Vorgänge einem Projekt zuzuordnen.
Ansicht und Filtern
Wechseln Sie im Schreibtisch zur Projektansicht, erscheint folgendes Stammdatenblatt des Projektes:
30
Projektbeteiligte
Sie sehen alle Personen/Firmen, die in irgendeiner Form am Projekt beteiligt sind. Klicken Sie einen
einzelnen Kontakt an, werden alle Daten in den Infofenstern auf diese Person gefiltert.
Anzeige der Projektbeteiligten
Sie können mit Rechtsklick auf die Projektbeteiligten die Ansicht im Stammdatenfenster anpassen.
Tabellarische Anzeige
Projektbeteiligten in Tabellenform untereinander
anzeigen.
Ausgeschiedene Ansprechpartner
Ein-/ausblenden ausgeschiedener Ansprechpartner
Anzeige Projektbeteiligte
Anzeige mit verschiedenen Darstellungsformen
Kontakt anrufen
Von hier können Sie den Kontakt anrufen. Es öffnet sich,
wie gewohnt die Telefonwahlmaske.
31
Projektverteiler
Die Arbeit mit Projektverteilern wurde stark vereinfacht und gleichzeitig erweitert. Durch die nun
mögliche individuelle Konfigurierbarkeit sind sehr interessante Aufgabenstellungen denkbar, was in
diesem Infoblatt anhand von zwei Beispielen erläutert wird.
Zwei Beispiele
Folgende beiden Beispiele lassen sich mit Projektverteilern ideal abbilden und werden im Folgenden
mit Screenshots verdeutlicht:
-
-
Sie sind ein Schulungshaus und führen neben Firmenveranstaltungen auch offenes
Seminargeschäft durch. Es gibt also ein Seminarangebot, zu dem sich einzelne Personen
anmelden können.
Sie sind Organisator eines Filmpreises, zu dem unterschiedliche Gruppierungen von
Jurymitgliedern sowie Publikumskreise eingeladen werden. Sie verwalten die Anmeldungen
und natürlich auch die Absagen.
Aufruf und Rechte
Bis zur Version 10.5 wurden die Projektverteiler innerhalb der Projektmappe verwaltet. Diese
Möglichkeit gibt es nun nicht mehr, die Projektverteiler wurden aus der Projektmappe komplett
entfernt. Zur Verwaltung der Verteiler wurde eine komplett neue Maske erstellt, die Sie aus dem
Schreibtisch heraus aufrufen:
Das Recht zum Aufruf dieser Maske hat grundsätzlich zunächst nur der jeweilige Projektleiter. Es ist
jedoch zusätzlich ein weiteres Recht hinzugekommen, das Ihnen die Übertragung dieser Arbeit
erlaubt:
Die neue Maske erscheint.
32
Projektverteiler
Basisverteiler und benannte Verteiler
Zunächst einmal beinhaltet die Maske den Basisverteiler, dem jedoch noch kein Kunde, kein Lieferant
und kein Mitarbeiter zugeordnet ist.
Nun legen Sie Projektverteiler über die Schaltfläche Neu an. Für das Seminar-Beispiel sieht das Ganze
anschließend folgendermaßen aus:
Die Namen der Projektverteiler sind für die eindeutige Identifizierung natürlich wichtig. work4all
zeigt Ihnen zusätzlich eine Zahl im Namen: diese steht für die Anzahl der Zuordnungen.
Mit Hilfe der Zusatzfunktionen lassen sich Projektverteiler löschen, umbenennen und verdoppeln.
Beachten Sie bitte, dass durch das Löschen alle Zuordnungen ebenfalls gelöscht werden.
Über die grüne Schaltfläche aktualisieren Sie die Ansicht.
Mit dem blauen Auswahlsymbol öffnen Sie den markierten
Kontakt des Projektverteilers im Schreibtisch.
Telefonliste
Nutzen Sie den Projektverteiler als Telefonliste z. B. zum
Abtelefonieren von Akquisekontakten, so können Sie nun den
Kontakt aus dem Schreibtisch heraus anrufen und haben die
letzten Aktivitäten gleich im Blick. Der Projektverteiler kann
parallel geöffnet bleiben. Arbeiten Sie mit zwei Bildschirmen,
kann der Projektverteiler auch auf den zweiten Bildschirm
geschoben werden.
Funktionen zum Bearbeiten von Projektverteilern.
Beim Verdoppeln können Sie den Verteiler für das aktuelle oder
für ein anderes Projekt verdoppeln.
33
Projektverteiler
Erstellen von Serienbriefen oder Serienmails.
Über Excel-Export exportieren Sie Ihren Projektverteiler. Es
werden nicht nur die sichtbaren, sondern alle vorhandenen
Spalten exportiert.
Über die Spaltenkonfiguration können Spalten in der Ansicht einund ausblenden.
Einstellungen:
Der Basisverteiler steht stellvertretend für den Sammeltopf, in
dem die Zuordnungen anschließend zu finden sind. Für die
intensive Nutzung von Projektverteilern ist dieser Basisverteiler
eher verwirrend, deshalb lässt er sich in den Einstellungen durch
Wegnehmen der gleichnamigen Option Basisverteiler erlauben
entfernen. Dies tut der Administrator – anschließend sind alle
Projektleiter gezwungen, nur noch mit benannten Verteilern zu
arbeiten.
Hier finden Sie auch weitere Einstellungen für die
Projektverteiler.
Zuordnungen
Das Zuordnen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern geschieht durch die Zuordnungs-Box im
rechten Bereich. Es sind ausschließlich Personen-Zuordnungen möglich – eine Firma alleine kann nicht
zugeordnet werden.
Mehrere Varianten sind möglich:
Kunden und Lieferanten werden über die ersten beiden
Registerkarten zugeordnet. Suchen Sie zunächst die Firma über
das nebenstehend abgebildete Verfahren („Autocomplete“).
Anschließend wählen Sie aus der Combobox den Ansprechpartner aus und klicken dann auf die Zuordnungs-Schaltfläche.
Mit Hilfe der Taste F2 ist dies ebenfalls möglich. Wenn Sie
mehrere Ansprechpartner der gleichen Firma zuordnen möchten, ist dies der effektivste Weg.
Ausgeschiedene Ansprechpartner und Ansprechpartner, die für
Serienmails und –briefe gesperrt sind, können nicht
ausgewählt werden.
Mitarbeiter lassen sich noch einfacher zuordnen – hier genügt
ein Doppelklick auf den Namen.
Ist eine Zuordnung erfolgt und wird anschließend versucht,
diese Person erneut zuzuordnen, wird dies verhindert und
durch ein Tonsignal angezeigt.
34
Projektverteiler
Beim Zuordnen findet immer eine Prüfung der bereits erfolgten Zuordnungen statt. Es kann Ihnen
also nicht passieren, dass Sie jemand zweimal zuordnen.
Kategorien filtern und zuordnen
Innerhalb der vierten Registerkarte ordnen Sie ganze Firmen und/oder Personen aus Ihren Kategorien
zu. Dieser Weg ist natürlich am effektivsten, da Sie auf Ihre gepflegten Marketingkategorien zugreifen können und nicht jeden Kunden einzeln suchen müssen.
Für die beiden Beispiele haben Sie also idealerweise Kategorien wie „Zielgruppe Microsoft
Einführungs-Schulungen“ oder „Filmpreis Einladung Publikum“ vordefiniert und wählen diese nun an.
Filtern Sie hier die gewünschten Kategorien. Es ist auch eine Kombination aus Firmen- und
Personenkategorien möglich. Hier können Sie auch eine und/oder-Verknüpfung einstellen.
Die Anzahl der Einzelergebnisse wird Ihnen in den jeweiligen Bereichen angezeigt.
Das Gesamtergebnis durch die Filterung, zeigt der rote Kreis im unteren Bereich.
Über Vorschau öffnet sich eine Excel-Liste mit den Firmen und Personen die gefiltert wurden.
Mit Klick auf Zuordnen werden die Daten in der Projektverteiler übergeben.
Personenkategorien zuordnen
Über das markierte Symbol lassen sich auf einmal ganze Personenkategorien zuordnen.
Nachdem Sie Ihre Kategorien gewählt haben erscheint folgende Frage:
35
Projektverteiler
Mit Klick auf Ja werden alle Personen diese Kategorien dem Verteiler zugeordnet. Eine weitere
Auswahl ist bei dieser Option nicht möglich.
Auswahl über den Aktionsassistent
Möchten Sie Ihre Auswahl über den Aktionsassistenten treffen, klicken Sie auf dieses Symbol:
Es öffnet sich der Aktionsassistent aus dem Sie die gewünschten Firmen und Personen filtern können.
Für weitere Informationen lesen Sie das Kapitel Aktionsassistent im CRM-Handbuch.
Personen aus einem Verteiler löschen
Um eine oder mehrere Personen aus einem Verteiler zu entfernen, markieren Sie Zeilen die Sie
löschen wollen und klicken Sie auf die Entf-Taste Ihrer Tastatur.
Pflege der Verteiler
Zur Pflege der Verteiler sind einige Hilfsmittel vorhanden. Im Einzelnen:
Das Verdoppeln eines einzelnen Verteilers nimmt alle Zuordnungen mit.
Beachten Sie bitte die Möglichkeit des Mehrfachmarkierens von Zeilen
mittels STRG-Taste, SHIFT-Taste etc. In Verbindung mit der Entf-Taste
lassen sich so sehr schnell viele Zeilen entfernen.
Die Mehrfachmarkierung gilt auch für die Funktionen auf rechter Maus taste:
Hier steht Ihnen sowohl eine Kopierfunktion, als auch eine Verschiebefunktion zur Verfügung:
-
Kopieren würden Sie im erwähnten Beispiel vom Verteiler Einladungsmail hin zum Verteiler
Anmeldung. Auch der Vorgang Teilnahmebestätigung ist vermutlich ein Kopiervorgang, alle
angemeldeten Teilnehmer erhalten eine Bestätigung.
Verschieben hingegen macht bei einer Stornierung Sinn: In diesem Fall vom Verteiler Anmeldung hin
zum Verteiler Abmeldung.
36
Projektverteiler
Aktionen durchführen
Die neue Maske ist ideal in den Gesamtablauf eingebunden. Die Serienbrief-Aktion und auch die
personalisierte Serien-E-Mail sind per Knopfdruck machbar:
Der Serienbrief verzweigt sofort in die Maske zur Brieferstellung, in der Sie nur noch die Vorlage
auswählen müssen. Für die E-Mail sind zwei Varianten anwählbar:
-
Die personalisierte E-Mail erstellt pro Kontakt eine einzelne Mail mit individueller Anrede.
Die BCC-E-Mail schreibt alle Mail-Adressen ins BCC-Feld. Damit geht nur eine E-Mail aus dem
Haus und trotzdem sieht niemand die Adressen der anderen Empfänger.
Bei allen drei Varianten werden Ihre eigenen Mitarbeiter nicht berücksichtigt. Nur Kunden- oder
Lieferanten-Empfänger sind möglich. Sollen eigene Mitarbeiter mit in dem Verfahren berücksichtigt
werden, legen Sie Ihre eigene Firma deshalb (mit Ihren Mitarbeitern) als Kunde oder Lieferant an.
37
Projekt-Arten
Das PROJEKT-Modul ist recht flexibel konfigurierbar. Aktuell ist eine wichtige Kleinigkeit hinzugekommen, die Ihnen insbesondere dann hilft, wenn Sie sehr unterschiedliche Projektarten verwalten.
Wir selbst als Software-Hersteller sind hierfür das beste Beispiel, das in diesem Infoblatt beschrieben
wird.
Was sind Projektarten?
Da wir ja auch noch zwischen Projektgruppen unterscheiden, sollten Sie Projektarten erst als letzte
Möglichkeit der Unterscheidung einsetzen. Tun Sie dies nur, wenn Sie absolut unterschiedliche Arten
von Projekten verwalten möchten. Die ist in der Regel nicht der Fall, ein Messebauer führt in der
Regel nur Messebauprojekte durch.
Kommen jedoch Beratungsprojekte hinzu, kann die Projektart eine Option sein.
Das Beispiel
Es wurden zwei unterschiedliche Projektarten vordefiniert:
-
Entwicklungsprojekte (wie etwa die Neu-Entwicklung eines Softwaremoduls) und andere interne
Projekte.
-
Daneben Schulungsprojekte, die eine völlig andere innere Struktur haben. Hierfür benötigen wir
diverse Zusatzfelder (individuelle Felder), außerdem haben sehr unterschiedliche Mitarbeiter mit
den beiden Projektarten zu tun.
Unter Generelle Einstellungen – Tabellen - Projektarten finden sich die Namen der beiden Projektarten
und eine Spalte Eigene Registerkarte in Desktop.
Der Effekt und die Einschränkungen
Der Effekt ist zu erwarten: im Schreibtisch gibt es nun neben der Registerkarte Projekte eine weitere
mit Namen Kundenprojekt.
38
Projekt-Arten
Hier einige Konsequenzen und einige Einschränkungen zum Thema:
-
Haben Sie alle Projektarten einzeln angeklickt, erscheint die eigentliche Registerkarte Projekte im
Schreibtisch gar nicht mehr.
Ist mindestens eine Projektart angeklickt, erscheint zusätzlich zur Registerkarte Projekte auch
diese mit Namen.
Die Rechte sind durch die unterschiedlichen Namen nicht betroffen. Hat man das Ansichtsrecht
für Projekte, sieht man auch die anderen. Ein Ansichtsrecht „Nur für Schulungen“ existiert nicht.
Ruft man die Liste in der Registerkarte Schulungen (Beispiel) auf, filtert work auf diese Projektart.
Ruft man die allgemeine Registerkarte Projekte auf, so ist alles gefiltert, was keiner anderen
Projektart (in diesem Fall also: keine Schulungen) zugeordnet ist.
Über den Zusatzschalter lässt sich einstellen, ob die Gruppenansicht überhaupt noch zu sehen ist.
Die kann dann unsinnig sein, wenn alle Projekte dieser Art nur in einem einzelnen Gruppenbaum
zuhause sind. Es gibt keine Möglichkeit, eine getrennte Gruppenstruktur für die unterschiedlichen
Projektarten aufzubauen.
39
Projekt-Liste
Der Umgang mit Listen in work4all ist im Prinzip immer identisch: bei Kunden, Lieferanten, Artikeln
usw. haben Sie jeweils eine Gruppenstruktur und dazu dann (entsprechend dem gesetzten Filter) die
Liste. Bei Projekten jedoch kommt die Planungsebene hinzu, wieso dieses Kapitel des Handbuchs
einige Besonderheiten aufweist.
Wenn Sie noch nicht lange mit work4all arbeiten, lesen Sie bitte zuerst den Handbuchabschnitt
„Adresslisten“ im CRM-Handbuch, um sich mit der grundlegenden Funktionsweise von Listen vertraut
zu machen.
Projektliste aufrufen
Wechseln Sie zunächst in die Registerkarte Projekte, und
rufen Sie dann die Projektliste aus dem Schreibtisch heraus
auf.
Sind Sie in einem Dialog (Sie erstellen einen Brief, erfassen
ein Telefonat etc.), geschieht der Aufruf der Projektliste
über die rot markierte Schaltfläche.
Nun erscheint die Projektliste:
Der Bildschirm zeigt wie gewohnt drei Bereiche:
-
Im Kopfbereich befinden sich mehrere Registerkarten für verschiedene Zwecke.
Im linken Bereich finden Sie die Projektgruppen-Struktur.
Im rechten Bereich wird die Liste selbst dargestellt.
Funktionen zur Anzeige und zur Bearbeitung
Die meisten der Symbole in der oberen Symbolleiste sprechen für sich. Bewegen Sie die Maus über die
Symbole, um die jeweiligen Tooltipps mit Erläuterungen anzuzeigen.
40
Projekt-Liste
Der Splitter: Den linken und den rechten Bereich können Sie nach Belie-
ben vergrößern und verkleinern, indem Sie mit der Maus an der vertikalen Leiste ziehen.
Auf der linken Seite schränken Sie die Liste der Projekte ein, indem Sie
auf eine Gruppe klicken. Nur noch diejenigen werden angezeigt, die zu
dieser Gruppe gehören.
Die Projekte erscheinen in der Liste in alphabetischer Reihenfolge,
wenn Sie einen Buchstaben im alphabetischen Register wählen.
Um ein Projekt auf dem Schreibtisch zu öffnen, Aktivitäten wie z.B.
Telefonate, E-Mails, Besuchsberichte und Briefe zu erfassen, wählen Sie
ein markiertes Projekt mit Hilfe dieses Symbols aus.
Auch aus der Projektliste können neue Projekte angelegt werden.
Das markierte Projekt öffnen Sie mit diesem Symbol.
Hier wird das Projekt unwiderruflich gelöscht.
Achtung!
Der Befehl kann nicht rückgängig gemacht werden!
Dieses Symbol dient zur Spaltenkonfiguration. Sie können damit sowohl
Spalten in der Liste ein- als auch ausblenden.
Mit Klick auf eine Spaltenüberschrift (Spaltenkopf) können Sie die Spalten beliebig sortieren oder durch Ziehen mit der Maus in eine andere
Reihenfolge verschieben.
Projektgruppen anlegen/bearbeiten: Projektgruppen sind ein wichtiges
organisatorisches Merkmal. Überlegen Sie sich für Ihren Bedarf eine
sinnvolle Struktur, und lassen Sie sich genau wie bei Kunden-, Lieferanten und Artikelgruppen ggf. von uns beraten!
Projekt-Status:
Eine Besonderheit eines Projekts ist der sog. Projekt-Status. Diese Status
sind wie Gruppen variabel definierbar und stellen einen einmaligen Zustand dar: Ein Projekt kann immer nur einen Status innehaben.
Beim Aufruf der Liste ist kein Status markiert, somit wird auch nicht
gefiltert.
41
Projekt-Liste
Mit dieser Schaltfläche werden abgeschlossene Projekte ein- bzw.
ausgeblendet.
Hier kann ein bestehendes Projekt verdoppelt werden.
Wenn Sie ein bestehendes Projekt verdoppeln, können Sie wählen
welche Inhalte des Ursprungsprojektes mit kopiert werden sollen:
Nutzen Sie diese Schaltfläche zum Zuordnen von Projekten. Markieren
Sie die Projekte, die Sie einer bestimmten Kategorien zuteilen möchten. Es können hier auch mehrere Projekte gleichzeitig zugeordnet
werden. Anschließend klicken auf den schwarzen Pfeil, um die dazugehörige Kategorie auszuwählen. Mit Klick das grüne Pfeilsymbol werden
Ihre Projekte dieser Kategorie zugeordnet.
Projektkategorien
Hierzu finden Sie ein separates ausführliches Kapitel in diesem Handbuch!
Auswertungen
Diese Registerkarte steht im Zusammenhang mit dem Projektcontrolling. Details hierzu finden Sie in
einem weiteren ausführlichen Kapitel „Teilfertige Leistungen im Projekt“ in diesem Handbuch.
Die Projekt-Planungsansicht
… erreichen Sie über dritte gleichnamige Registerkarte:
42
Projekt-Liste
work4all zeigt alle Projekte (bzw. alle einer Gruppe) nun als sog. Gantt-Diagramm. Dabei werden die
Datumswerte „Projektbeginn“ und „Projektende“ zum zeitlichen Anzeigebalken.
Um ein Projekt auf dem Schreibtisch zu öffnen, wählen Sie ein markiertes Projekt mit Hilfe dieses Symbols aus.
Die Zeitachse kann in verschiedenen Zeiträumen dargestellt werden:
-
Als Wochenansicht mit 7 Tagen.
Als Monatsansicht
Als 3-Monatsansicht und
Als Jahresansicht.
Der Beginn der Zeitachse ist im Normalfall die aktuelle Kalenderwoche.
Möchten Sie im Kalender vor- oder zurückblättern, so benutzen Sie die
Pfeiltasten. Durch Klick aufs Datum können Sie gezielt ein Anfangsdatum ansteuern. Die jeweilige Darstellungsart (Woche, Monat etc.)
bleibt dabei erhalten.
Die jeweilige Teilauswahl von Projekten (Sie sehen in der Statusleiste
übrigens die aktuelle Anzahl) hat ein Anfangs- und ein Enddatum,
bezogen auf Projektbeginn und Projektende. Mit Hilfe der beiden
Schaltflächen lassen sich diese beiden Datumswerte direkt ansteuern
und so den Anfang der Projekte oder das Ende ins Blickfeld holen.
Hier können Sie die verschiedenen Zeiträume einblenden.
Projektbalken verschieben
oder erweitern
Innerhalb der Planungsansicht lässt sich das Anfangs- und Enddatum
der Projekte verändern: Ziehen Sie einfach mit Hilfe der Maus am
Beginn oder am Ende des Balken – die Datumswerte werden in die
Stammdaten des Projekts übertragen.
Das gilt auch für das horizontale Verschieben des Projektbalkens.
Hinter diesem kleinen unscheinbaren Schalter verbirgt sich die komplette Ansicht der Vorgänge des jeweils markierten Projekts: Sie sehen
also das gleiche, was sich unter Vorgängen innerhalb der Projektmappe
befindet:
Sie können innerhalb dieser Listenansicht nacheinander mehrere Projekte entsprechend bearbeiten.
Bitte lesen Sie auch das Kapitel Vorgänge und Ressourcen.
43
Projekt-Liste
Mit Hilfe dieses Schalters wird eine weitere Darstellung eingeschaltet:
die Ressourcenansicht (Mitarbeiter und Maschinen/Geräte). Auch hier
sind alle Funktionen möglich, die innerhalb der Projektmappe möglich
sind:
Der Vorteil der Bearbeitung innerhalb der Listenansicht:
Sie können sich schnell von einem Projekt zum anderen bewegen und
Ressourcen somit projektübergreifend schneller planen.
Die drei Ansichten sind zeitlich miteinander synchronisiert, der Anfang
und das Ende des Zeitbalkens sind also normalerweise identisch, ebenso wie die Darstellung und die Breite der Tagesspalte.
Mit den oberen Schaltflächen können Sie Vertikale Gitternetzlinien einblenden oder Wochenenden farblich hervorheben.
Mit der unteren Schaltfläche können Sie die Planungsansicht drucken.
Über das Filter-Symbol können Sie die Ansicht ändern.
Passen Sie über diese Schaltfläche die Darstellung an Ihren Bildschirm
an: Sie können den einzelnen Tag schmaler oder breiter klicken.
44
Projekt-Kategorien
Kategorien kennen Sie eventuell bereits aus der Kunden- und Interessentenwelt. Dort ist die Kategorie das Merkmal, das man der Firma oder der Person zuordnen kann. Hierüber werden dann z.B.
Serienbriefe generiert.
Auch bei Projekten gibt es diese Kategorien: Hier ist es das gemeinsame Merkmal, das mehrere
Projekte haben. Es lässt sich für gemeinsame Listen (z.B. für die Kostenstelle des Projekts) oder
Auswertungen von Teilmengen von Projekten benutzen. Auch eine Referenzliste fällt in diesen
Bereich.
Kategorien und Oberkategorien anlegen, bearbeiten und löschen
Die Vorgehensweise ist fast identisch mit der Vorgehensweise bei Kunden-Kategorien. Wechseln Sie
zunächst zur Projektliste, dann in die Registerkarte Kategorien:
Um bei vielen Kategorien auch innerhalb der Kategorien eine Gruppierung zu ermöglichen, gibt es
auch bei den Projekten die Möglichkeit, Oberkategorien zu definieren. Die Schaltflächen für das
Anlegen und das Ändern sind ggf. ausgegraut, falls sie logisch in diesem Moment nicht möglich sind.
Diese Schaltflächen beziehen sich auf das Anlegen und Ändern
von Oberkategorien.
Sie legen fest, ob es sich um eine Standard-Kategorie für neue
Kunden bzw. Lieferanten handelt, fertig! Die neue
Oberkategorie fügt sich alphabetisch in die Liste ein.
Zum Ändern einer Oberkategorie klicken Sie auf die
gleichnamige Schaltfläche und gehen genauso vor!
Entsprechend der Vorgehensweise bei Oberkategorien verhält
es sich beim Anlegen und Ändern von Kategorien. Probieren
Sie es einfach aus!
Eine Kategorie wird immer der Oberkategorie zugeordnet, die
gerade markiert ist.
Deshalb gilt: Vor dem Erstellen einer Kategorie muss grundsätzlich zuerst die entsprechende Oberkategorie markiert sein.
Sie löschen Kategorien und Oberkategorien ebenfalls
innerhalb der Projektliste mit diesem Symbol. Die
Zuordnungen der Projekte zu den Kategorien werden
natürlich ebenfalls entfernt.
Abgeschlossene Projekte werden damit ein- oder
ausgeblendet.
45
Projekt-Kategorien
Kategorien mittels Markierung zuordnen
Neu angelegte Kategorien sind zunächst einmal leer, der mittlere Bereich/die Liste zeigt also beim
Klick keine Projekte. Um Projekte in die Kategorie zu bringen, wechseln Sie zur Gruppendarstellung in
die Projektliste.
Markieren Sie nun mittels linker Maustaste einzelne Projekte. Dabei sind wie auch sonst üblich Kombinationen mit STRG und SHIFT möglich, um ganze Bereiche zu markieren. Die markierten Projekte
erscheinen farbig und in der Kopfleiste verändert sich die Anzeige des Zuordnungs-Steuerelements:
In diesem Beispiel sind 6 Projekte markiert.
Die zweite Zeile des Steuerelements dient der Definition der Zielkategorie. Klicken Sie auf den Pfeil,
erscheinen die Oberkategorien/Kategorien, aus denen Sie eine einzelne auswählen können.
Anschließend aktivieren Sie das große grüne Pfeil-Symbol zum Ausführen des Ganzen! Es
erscheint ein OK oberhalb der Schaltfläche.
Ganze Kategorien zuordnen
Eine ganze Kategorie lässt sich ebenfalls auf eine andere Kategorie übertragen. In der Registerkarte
Kategorien markieren Sie hierfür auf der linken Seite den Namen der Kategorie und verfahren Sie
dann wie zuletzt beschrieben.
Folgeaktionen
Die Kategorien geben Ihnen die Möglichkeit, unterschiedlichste Listen zu erstellen. Dies funktioniert
mit Hilfe von Reports oder über den Export nach Excel. Es werden nur die Projekte in die Excel-Liste
übernommen, die Sie aktuell über die Kategorie selektiert haben.
Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an!
46
Projekt-Termine
Im Bereich der Projekt-Organisation ist es wichtig, den Überblick über die für das Projekt relevanten
Termine zu behalten. Das kann man grundsätzlich mit Hilfe von „normalen“ Terminen tun, aber es
stellt sich dann das Problem: „Wem ordne ich die Projekt-Termine zu?“.
Eine Lösung besteht darin, Benutzer anzulegen, die den Namen der jeweiligen Ressource, z.B.
„Beamer“ oder Verwaltungsangelegenheiten wie „Vertriebstermine“ darstellen. Für diese Dinge
bieten wir die Lösung mit Hilfe von Projekt-Terminen an.
Was sind genau Projekt-Termine?
work4all bietet Ihnen fünf Formen von Projekt-Terminen. Im Einzelnen:
In der 1. Teilmaske der Maske Projekt
gibt es vier Datumsfelder. Das erste und
letzte bilden die äußere Klammer – die
Benennung der Felder ist dabei frei.
Ändern Sie die Feldnamen bei Bedarf, in
dem Sie auf die jeweiligen Schriftzüge
klicken!
Wir sprechen generell von Projektbeginn
und Projektende.
Die innere Klammer: diese beiden
Datumsfelder stellen meist das Datum
dar, an dem das tatsächliche Projekt, die
tatsächliche Veranstaltung etc.
stattfindet.
Mit Klick auf das Wort können Sie die
Beschriftung ebenfalls ändern!
Die Vorgänge, die Sie in einer der
Registerkarten pflegen.
Meilensteine, die meist den Abschluss
eines Vorgangs signalisieren.
Und schließlich der Termin, der durch die
Zuordnung der Ressource zum Vorgang
entsteht.
47
Projekt-Termine
All diese Termine lassen sich im Terminkalender darstellen. Sie benötigen hierfür keine Einstellungen,
da die Termine nicht tatsächlich in Ihrem Terminkalender eingetragen sind.
Ansicht in der Projekt-Liste
In der Projektliste dient die dritte Registerkarte Planungsansicht zur Ansicht der beiden ersten Formen
von Projekt-Daten. Die Daten werden in einer Zeitstrahl-Ansicht gezeigt:
Dabei können Sie sowohl die äußere als auch die innere Klammer
darstellen. Schalten Sie hierfür bitte nur die Anzeige um!
Ansicht im Terminkalender
Im Terminkalender dienen einige Steuerelemente im Menübereich zur Anzeige der Projekt-Daten:
48
Projekt-Termine
Termine, die aus der Zuordnung einer Ressource zum Vorgang entstehen, sind bei dem beteiligten Mitarbeiter oder Ressource zu finden.
Dies ist der 1. Termin aus der Projektmaske. Das Feld heißt bei Ihnen
standardmäßig Projektbeginn, sofern es nicht umbenannt wurde.
In den Termin-Ansichten werden die letzten Termine (in diesem Fall das
Projektende) bewusst nicht angezeigt. Möchten Sie den Zeitstrahl sehen,
wechseln Sie zur Projektliste. Im Terminkalender wird jeweils nur der
Beginn der äußeren oder inneren Datumsklammer gezeigt.
Dies ist der zweite Termin aus der Projektmaske. Das Feld heißt bei
Ihnen standardmäßig Veranstaltungsbeginn, sofern es nicht umbenannt
wurde.
Auch bei den Vorgängen wird jeweils nur der Beginn des Vorgangs im
Terminkalender gezeigt.
… wie auch bei den Meilensteinen. In diesem Fall besteht der Termin ja
auch nur aus einem einzelnen Tag.
Projekttermine für Projektmitarbeiter
Wurden einem Vorgang Ressourcen hinzugefügt, so werden die Termine aus dieser Ressourcenplanung auch beim jeweiligen Kollegen im Kalender angezeigt, sofern hier das Häkchen gesetzt wird.
49
Projekt-Verknüpfungen
Adress-Verknüpfungen gibt es in work4all bereits seit langer Zeit. Damit kann man zwei Adressen
miteinander „verheiraten“ und dieser Verbindung über einen Namen eine Bedeutung geben (z.B.
„Tochterfirma von.“)
Für Projekte gibt es diese Verknüpfung ebenfalls, und die Bedienung verläuft auch ähnlich. Als
Beispiel für eine sinnvolle Projektverknüpfung kann man größere Projekte nennen, die dann über
Bedeutungen (z.B. „Teilprojekt von“) in Beziehung gesetzt werden.
Anlegen der generellen Beziehungsarten
Die Beziehungsarten legen Sie in den Generellen Einstellungen an. Wechseln Sie hier zu den Tabellen
und dort in Projekte. Hier definieren Sie die Verknüpfungsarten für Ihr Projektgeschäft:
Über die markierte Schaltfläche können Sie Ihrer Verknüpfungsart
ein Symbol hinzufügen.
Erstellen einer Projektverknüpfung
Nun können Sie im Schreibtisch innerhalb der Projektansicht zwei Projekte miteinander verknüpfen:
Rufen Sie zunächst das Projekt auf, das mit einem anderen Projekt
verknüpft werden soll.
Klicken Sie das Plus-Zeichen, um eine neue Verknüpfung zu erstellen.
Nun erscheint die Projektliste. Wählen Sie das Zielprojekt durch
Doppelklick oder durch Klick auf das Auswahlsymbol aus, und Sie
kehren zurück zum Schreibtisch.
Hier sehen Sie nun den Namen des Projektes in der Ansicht. Klicken
Sie nun auf das Wort Verknüpfung. Es erscheinen die definierten
Verknüpfungsarten sowie eine Option zum Löschen der
Verknüpfung.
Wählen Sie die gewünschte Verknüpfungsart.
Das Ergebnis ist die Verknüpfungszeile, in der Sie per Klick zum
verbundenen Projekt hin und her wechseln können:
Beachten Sie bitte, dass die Verknüpfungsart bei diesem Projekt ebenfalls definiert werden muss, da ja
in den wenigsten Fällen die Bedeutung von beiden Seiten aus die gleiche ist.
50
Projektbezogene Rechte
Rechte sind ein kompliziertes Thema, und je mehr Rechte es gibt, desto größer ist die Gefahr, dass
aufgrund der Komplexität der Rechtestruktur logische Verknüpfungen vergessen werden oder das
ganze Thema administrativ nicht angefasst wird. Wir haben deshalb versucht, die Rechtevielfalt so
gering wie möglich und so umfassend wie nötig zu halten. Das Ergebnis sind reine Ansichtsrechte,
deren Effekt sich in etwa folgendermaßen zusammenfassen lässt:
Benutzer A darf alle Daten sehen, die ihm laut seiner Projektzuordnung zugewiesen wurden. Innerhalb der zugewiesenen Daten gelten dann seine „normalen“ Rechte. Er darf z.B. einen Brief schreiben
an die entsprechenden Kunden.
Bitte beachten Sie folgende Einschränkungen:
-
-
Manche unserer Zusatztools (Aktionsassistent, Superinfo, Journal, Zeiterfassung etc.) aber auch
Teilmasken wie die Firmenebene können im weitesten Sinne noch „Rechte-unsicher“ sein. Bitte
schalten Sie diese Dinge über die Benutzerrechte generell aus. Für den Gruppen-Terminkalender
haben wir dies der Sicherheit halber standardmäßig getan – bei den anderen Objekten müssen Sie
selbst Hand anlegen.
Die projektbezogene Rechtelogik bezieht sich nur auf CRM-Daten, nicht auf ERP-Daten!
Projektbezogene Rechte aktivieren
Wechseln Sie (Administrator!) bitte zu den Benutzerrechten, Teilmaske Mandanten. Hier lässt sich für
jeden einzelnen Mandanten das generelle Recht Projektrechte aktivieren:
Klicken Sie bitte auf Speichern oben links, bevor Sie weitermachen.
Damit ist die Möglichkeit der Projektbezogenen Rechte generell gegeben. Zusätzlich müssen Sie jedem einzelnen Mitarbeiter die Einschränkung noch zuweisen, dies ist standardmäßig nicht so. Dieses
Recht finden Sie bei den Projektrechten:
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Projektbezogene Rechte
Achtung:
Haben Sie bereits ältere Projekte in der Datenbank und wurden bereits Bewegungsdaten produziert
(Briefe, Telefonate etc.), sieht der betroffene Mitarbeiter ab sofort diese Daten nicht mehr. Auch in
Listen oder im Journal sind die Daten dann verschwunden.
Mitarbeiter den Projekten zuordnen
In den Generellen Einstellungen muss eine Einstellung vorgenommen werden, die diese Funktionalität
aktiviert. Anschließend dürfen nur noch der Projektleiter und diejenigen Kollegen die Projektdaten
sehen, der hier in dieser Maske explizit ausgewählt wurde. Alle anderen sehen nichts: kein Telefonat,
keine E-Mail… Daher ist diese Funktion nur in Ausnahmefällen sinnvoll!
Innerhalb der Projektmaske ändert sich nun die Registerkarte Mitarbeiter ein wenig vom Verhalten:
Die Option Ansichtsrechte ist angehakt, und wenn Sie mit der Maus über die Option „fahren“, wird
das Verhalten auch entsprechend erklärt:
Die ursprüngliche Bedeutung (Freie Zuordnung ohne Rechte) ist nun auch nicht mehr anwählbar.
Sollten Sie im Vorfeld bereits Zuordnungen von Mitarbeitern zu Projekten erstellt haben, hat diese
Zuordnung nun die neue (Rechte)-Bedeutung.
Klicken Sie also die Benutzer an, die zusätzlich zum Projektleiter die Daten des Projekts sehen sollen.
Wer darf diese Ansichtsrechte vergeben?
Die Ansichtsrechte können von zwei Personengruppen vergeben werden:
-
-
Dem Projektleiter: Beachten Sie bitte, dass keine Vertretungs-Berechtigung möglich ist. Beachten
Sie ebenfalls folgenden Effekt: Legen Sie ein neues Projekt an, und ordnen Sie einen anderen
Projektleiter zu, haben Sie anschließend keine Rechte mehr für dieses Projekt, sofern Sie sich nicht
auch selbst aktiviert haben.
Dem Administrator: dies ist unerlässlich, denn ausgeschiedene Projektleiter würden sonst zu nicht
mehr änderbaren Projekten führen.
Zusatzrechte für Projektgruppen und Lieferanten-Gruppen
Aus „optischen“ Gründen kann es sinnvoll sein, wenn Sie die Projektgruppen für die Anwender
ausblenden, die nur eingeschränkten Zugriff auf die Projekte haben. Hierfür steht ein weiteres
Ansichtsrecht zur Verfügung. Gleiches gilt auch für Lieferanten.
Beide Rechte sind standardmäßig nicht aktiviert – der Anwender sieht also beide Gruppenbäume.
52
Projektbezogene Rechte
Liste aller Effekte der Ansichtsrechte
Desktop, Kundenebene
Sie sehen auf Kunden-Ebene in allen Fenstern nur noch die Daten,
die Ihnen laut Ihrer Rechte auf Projektebene zugewiesen wurden.
Beispiele: Telefon-Notiz ist einem Projekt zugeordnet, auf das Sie
Ansichtsrechte haben. Also sehen Sie den Eintrag.
Telefon-Notiz ist keinem Projekt zugeordnet. Sie sehen den Eintrag.
Telefon-Notiz ist einem Projekt zugeordnet, auf das Sie keine Ansichtsrechte haben. Sie sehen den Eintrag nicht.
Das Projekte-Fenster auf der Kunden-Ebene zeigt nur noch die Projekte, die erlaubt sind.
Desktop, Lieferantenebene
Sie sehen auf der Lieferanten-Ebene in allen Fenstern nur noch die
Daten, die Ihnen laut Ihrer Rechte zugewiesen wurden. Dies ist
identisch mit dem Verhalten auf Kunden-Ebene.
Desktop, Projektebene
Nur Einschränkung bei der Auswahl über die Liste sowie über die
Suche. Dort finden Sie nur Projekte, die Ihnen zugeordnet sind oder
in denen Sie Projektleiter sind. Keine Einschränkung bei den Fenstern.
Desktop, Letzte Treffer
Kunden, Lieferanten und
Projekte
Es werden nun alle Einträge herausgefiltert, die der Benutzer auf
Grund dieser Logik nicht mehr sehen darf.
Desktop, Schnellsuche
… berücksichtigt die Filter für Kunden, Lieferanten und Projekte.
Desktop, Adressverknüpfung
Die Adressverknüpfung zwischen Kunden und Lieferanten zeigt nur
noch gültige Einträge.
Desktop, Projektverknüpfung
Die Projektverknüpfungen wurden ausgeblendet.
Desktop, Gruppenkalender
Der Gruppenkalender ist für Benutzer, die den Projektbezogenen
Rechten unterliegen, nicht sichtbar.
Desktop, Interessentenkalender
Der Interessentenkalender ist für Benutzer, die den projektbezogenen Rechten unterliegen, nicht sichtbar.
Kundenliste
Diese Liste steht in keinem Zusammenhang mit den projektbezogenen Rechten. Kunden werden nach Gruppenrechten angezeigt
oder ausgeblendet.
Lieferantenliste
Diese Liste steht in direktem Zusammenhang mit den dem Anwender zugeordneten Projekten.
Zwei Beispiele: Sie sind mehreren Projekten zugeordnet, aber
innerhalb der zugeordneten Projekte wurde bislang kein Lieferant
zugeordnet. Sie sehen in diesem Fall keinen einzigen Lieferanten.
Sie sind mehreren Projekten zugeordnet, denen jeweils der gleiche
Lieferant zugeordnet wurde. In diesem Fall sehen Sie in der
Lieferantenliste genau diesen einen Lieferanten.
53
Projekt-Links
Das Projektgeschäft ist vielfältig, und deshalb ist auch eine spezielle Konfiguration oft erforderlich.
Hierfür stellt work4all individuelle Felder zur Verfügung.
Außerdem sind einige Standardfunktionen verfügbar, die den Projektalltag flexibel gestalten. In
diesem Kapitel geht es um eine solche „Spezialität“: die Projekt-Links.
Was ist ein Projekt-Link?
Ein Projektlink ist eine Verlinkung eines Projektes zu einem Verzeichnis oder zu einer Internetadresse.
Die Projekt-Verzeichnislogik wird in einem anderen Kapitel noch einmal separat behandelt.
Hier zwei Anwendungsbeispiele für einen Projekt-Link:
Die Klick-Verzweigung zu einem Internet-Portal mit Projekt-Bildern.
Die Klick-Verzweigung zu einem durch separate Anmeldung geschützten Netzwerkverzeichnis.
Einrichtung
Öffnen Sie als Administrator ein beliebiges Projekt und wechseln Sie zur Registerkarte Individuell. Hier
werden Ihnen drei Felder zur Verwaltung von Links angeboten:
Klicken Sie auf die Überschriften, lassen sich diese für alle Benutzer ändern.
Dateneingabe
Als Anwender tragen Sie in die Textfelder den entsprechenden Link ein. Da es sich hierbei ja meistens
um längere Bezeichnungen handelt, kopieren Sie die Eingabe am besten aus dem Windows Explorer
oder dem Internet Explorer. Damit haben Sie dann auch die Gewissheit, dass der Link funktioniert.
Integration/Aufruf
Wurde ein Link erfasst, erscheint dieser auf dem Schreibtisch und verzweigt durch Klick zum Windows
Explorer oder Internet Explorer:
54
55
2. PROJEKT-CONTROLLING
Fremd- und Eigenleistung
An dieser Stelle ein wenig Wikipedia:
Fremdleistungen sind Leistungen, die ein Unternehmen einkaufen kann, um die eigene Handelsware
herstellen zu können. Eigenleistungen sind die von einem Unternehmen erbrachten Leistungen. Die
Leistungen beschränken sich dabei nicht nur auf Rohstoffe, oder Handelswaren, sondern auch auf
Kapital, Dienstleistungen oder das Wissen der Mitarbeiter. Die Kosten für die Fremdleistungen
werden als Fertigungskosten gebucht.
Unsere Projektverwaltung verwaltet beide Kostenarten und stellt Soll- und Ist-Kosten gegenüber.
In diesem Kapitel des Handbuchs lernen Sie, wie man Fremd- und Eigenleistungen mit Hilfe der Projektmappe detailliert auswerten kann.
Erfassen von Eigenleistungen
Eigenleistungen sind die Kosten, die die Leistungen Ihrer Mitarbeiter verursachen: Fahrtzeiten,
Stundenlöhne usw. In work4all gibt es zwei Stellen, an denen diese Kosten erfasst werden:
-
Innerhalb des separaten Moduls Kostenerfassung
Innerhalb des Tagesprotokolls
Dabei werden sowohl die Stunden als auch Euro-Beträge erfasst. Letzteres ist schwieriger, da viele
Unternehmer die tatsächlichen Kostensätze der fest angestellten Mitarbeiter gar nicht kennen. Über
die Buchhaltung kann man sich entsprechende Werte liefern lassen, aber auch ohne diese Zahlen hat
man anhand der Anzahl der Stunden und zugehörigen Misch-Stundensätze gute Anhaltspunkte für
die Kalkulation oder den Soll-Ist-Vergleich.
Lesen Sie zu beiden Themen die entsprechenden Kapitel im Handbuch.
Übersicht über Eigenleistungen in der Projektmappe
Innerhalb der Projektmappe wechseln Sie bitte zur Registerkarte Kosten. Sie erhalten sofort eine
Übersicht über den Stand der Kosten für die Eigenleistungen für das aktuelle Jahr:
56
Fremd- und Eigenleistung
Die Daten sind chronologisch sortiert. In einigen Zeilen wurden keine Kostensätze für den Mitarbeiter
hinterlegt, deshalb sehen Sie lediglich die Anzahl der Stunden.
Filtern der Daten
Innerhalb von größeren Projekten ist es oft gewünscht, die Daten auf einen einzelnen Mitarbeiter
oder eine einzelne Tätigkeit zu filtern. Dies lässt sich einfach durch einen Export nach Excel (dort dann
filtern) oder durch die Nutzung der im Kopfbereich befindlichen Auswahl-Buttons realisieren.
Mit Klick auf die jeweilige Schaltfläche können Sie Ihre Liste beliebig
filtern. Es öffnet sich ein Drop-Down Menü Sie die Auswahl treffen
können. Die Liste aktualisiert automatisch.
Die Kosten können hier nach bereits abgerechneten oder nicht abgerechneten Daten gefiltert werden.
Erfassen von Fremdleistungen
Zu jeder Fremdleistung gibt es in der Regel eine Eingangsrechnung – sonst handelt es sich nicht um
Kosten. Das Erfassen von Eingangsrechnungen ist im ERP-Handbuch beschrieben. Planerisch und
kalkulatorisch können Fremdleistungen in work4all allerdings ebenfalls abgebildet werden (siehe
Kapitel zur „Projektkalkulation“ sowie im ERP-Teil das Kapitel über das Bestellwesen).
Übersicht über Fremdleistungen in der Projektmappe
Um die für das Projekt gebuchten Fremdleistungskosten einzusehen, setzen Sie in der Kopfzeile die
Kostenart Fremdleistungen. Die untere Ansicht wird sofort aktualisiert:
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Zeiterfassung
Unsere Zeiterfassung richtet sich im Wesentlichen an Produktionsbetriebe und Dienstleister. Es werden Stunden erfasst und diese werden wiederum Projekten zugeordnet. Die daraus resultierenden
Werte (Mengen und Euro-Beträge) erscheinen innerhalb von work4all in unterschiedlichsten Auswertungen.
Im Folgenden werden die Funktionen für Sie, als Anwender, erklärt. Über administrative Einstellungen
sowie das Controlling informieren separate Infoblätter.
Zeiterfassung starten
Um die Zeiterfassung zu starten, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
-
Über die Tastenkombination Strg+Z
-
Über etc. in der Funktionsleite des Schreibtischs
Grundsätzlicher Aufbau
Nachdem Start der Zeiterfassung, öffnet sich die entsprechende Maske.
Im oberen Bereich lassen sich diverse Einstellungen vornehmen. Diese bleiben beim erneuten Öffnen
erhalten. Im mittleren Maskenbereich finden Sie verschiedene Felder zur Erfassung Ihrer Zeiten.
Weiter unten werden Ihre bereits erfassten Stunden übersichtlich in einer Tabelle dargestellt. Außerdem finden Sie hier einen Soll-Ist-Vergleich nach Monaten des aktuellen Jahres.
Im rechten Bereich tragen Sie die geleisteten Stunden ein.
58
Zeiterfassung
Individuelle Einstellungen
Definieren Sie zunächst den Beginn Ihrer täglichen Arbeitszeit
mit Hilfe der Pfeiltasten hinter Tag beginnt. Beginnen Sie z.B.
morgens üblicherweise um 8:00 Uhr, so wählen Sie diese
Uhrzeit aus. Beginnen sie jeden Tag zu einer anderen Uhrzeit,
so überspringen Sie diese Einstellung. Bei der Zeiteingabe
haben Sie die Möglichkeit, die Startzeit manuell zu erfassen.
Das Intervall ermöglicht die Erfassung Ihrer Zeiten durch
Intervallsprünge. Je nach Intervall-Einstellung springt die
Uhrzeit über die Pfeiltasten automatisch um die eingestellte
Zeit vor bzw. zurück.
Mit der Feldanzeige lassen sich die Felder Kunden, Aufträge,
Positionen und Tätigkeiten ein- bzw. ausblenden.
Unter Sonstiges wählen Sie, ob alle Kunden oder nur Projektkunden geladen werden.
Mit der Einstellung Felder leeren werden alle Felder nach
Speichern&nächster wieder geleert.
Wenn Sie sich Zeitüberschneidungen anzeigen lassen wollen,
machen Sie den entsprechenden Haken. Beim Erfassen erscheint
dann ein rotes Ampelsymbol.
Soll die Kundenbezeichnung automatisch mit dem Kunden des
Projekts gefüllt werden, markieren Sie die entsprechende Einstellung. Wählen Sie anschließend ein Projekt, dass keine
Kundenzuordnung hat, wird die vorherige Kundenbezeichnung
geleert.
Wenn Sie in der Liste der Tätigkeiten, die Artikelgruppen mit
sehen möchten, machen Sie den entsprechenden Haken.
Sie können hier einstellen, ob bei den Positionen der Kurz oder
Langtext angezeigt werden soll.
Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Stunden erfassen möchten: In
Stunden und Minuten oder in Von-Bis-Zeiten.
Die Ansicht in der Maske ändert sich dementsprechend.
Arbeiten Sie mit Zeiteinheiten, so können Sie diese im rechten
unteren Feld einschalten und die gewünschte Minuteneinheit
definieren.
Bei der Arbeit mit mehreren Mandanten, können Sie diese
rechts oben in der Maske umstellen. Die Zeiten werden dann
für den entsprechenden Mandanten eingetragen.
59
Zeiterfassung
Die Zeiterfassung
Ihr Name ist im Feld Mitarbeiter bereits ausgewählt. Um einen anderen Mitarbeiter auszuwählen,
klicken Sie bitte auf die Auswahl-Schaltfläche. Um einen Sonstigen Mitarbeiter einzutragen, tippen Sie
den Namen manuell in die Spalte ein.
Sind die Lohnsätze in den Mitarbeiterdaten gepflegt, können Sie diese neben der Mitarbeiterauswahl
umstellen.
Nun wählen Sie die Projekt- und Kundendaten Ihres Zeiteintrages. Gehen Sie entweder über die Auswahlliste, dort werden Ihnen Vorschläge angezeigt. Oder Sie tippen die Bezeichnung manuell ein. Ihr
Eintrag wird per Autocomplete vervollständigt.
Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, einen Auftrag und die entsprechende Position zuzuordnen. Sind
diese Felder über die Feldanzeige deaktiviert (siehe vorheriger Abschnitt), erscheinen sie nicht in Ihrer
Maske.
Zuletzt wählen Sie mit Klick auf die Pfeiltaste die ausgeführte Tätigkeit aus der Liste aus.
Tätigkeiten sind alle Artikel die Sie als Dienstleistungsartikel angelegt haben.
Sollten Sie noch eine Anmerkung oder eine Notiz erfassen wollen, haben Sie im Kommentar-Feld
reichlich Platz dazu. Hier lassen sich auch eigene oder allgemeine Textbausteine einfügen.
Mit einem Klick auf das Werkzeug-Symbol an der rechten Seite gibt es zudem noch die Möglichkeit,
Schriftart und Schriftgröße zu verändern.
Eingabe der Arbeitszeiten
Das heutige Datum ist immer voreingestellt. Zum Ändern des Datums nutzen Sie die Pfeiltasten.
Haben Sie Von-Bis-Zeiten gewählt, geben Sie Start- und
Endzeit sowie ggf. die Dauer Ihrer Pause ein.
Haben Sie als Berechnung h und min gewählt, geben Sie
ganz einfach die geleisteten Arbeitsstunden manuell
oder über die Pfeiltasten ein.
Tipp:
Markieren Sie einfach auf der rechten Tageszeitleiste
die geleisteten Stunden. Dies wird direkt in Ihr
Eingabefeld übernommen.
60
Zeiterfassung
Die Kosten werden je nach Einstellung automatisch
berechnet.
Wenn alle Eingaben erfolgt sind und Sie einen neuen Zeiteintrag erstellen möchten, klicken Sie auf
die Schaltfläche Speichern & nächster (nach dem letzten Mal bitte nur auf Schließen!!!) oder:
Nach dem letzten Eintrag speichern Sie mit Speichern und Schließen oben links.
Übersicht über Ihre erfassten Daten
work4all zeigt Ihnen an mehreren Stellen Informationen zu den bereits erfassten Daten.
In der Registerkarte Zeiterfassung haben Sie im unteren Bereich einen
Überblick über Ihre bereits erfassten Daten. Wechseln Sie im oberen
Bereich die Mitarbeiterzuordnung aktualisieren sich diese Daten
sofort.
Haben Sie die Arbeitstage und Soll-Stunden der Mitarbeiter gepflegt,
steht Ihnen hier ein Soll-Ist-Vergleich der erbrachten Stunden pro
Monat zur Verfügung.
Einen ausführlichen Überblick bietet die Registerkarte Übersicht
Hier haben Sie eine aktuelle Übersicht der gespeicherten Daten. Es stehen Ihnen verschiedene Anzeigefunktionen zur Verfügung, die sich über die Kopfleiste einstellen lassen. Sie haben also die Wahl
zwischen aktuellen und vergangenen Monatsansichten, Wochen- und Tagesansichten, sowie einer
Jahresübersicht.
In der Ansicht können Sie zwischen Liste und Jahresübersicht
wählen. In der Listenansicht können Sie dann zwischen Monat,
Woche und Tag wählen.
61
Zeiterfassung
Über das markierte Symbol haben Sie noch weitere Einstellungsmöglichkeiten.
Entscheiden ob Sie in der Spalte Auftrag die Auftragsnotiz oder die
Auftragsnummer sehen möchten.
Abrechenbare und abgerechnete Einträge werden mit der zweiten
Option ausgegraut.
Über die letzte Option können Sie wählen, ob die angezeigten
Stunden als Dezimalzahl oder digital angezeigt werden.
In der Spalte vor der Datumsanzeige sehen Sie außerdem rote und
orange „Ampeln“. Diese zeigen an, ob Ihr tägliches Pensum bereits
erreicht ist.
Die rote Ampel erscheint, wenn an einem Tag keine Eingabe erfolgt.
Eine orange Ampel zeigt an, dass an diesem Tag zwar etwas
eingetragen wurde, die Soll-Stundenanzahl allerdings noch nicht
erreicht ist.
Ist die Soll-Stundenzahl erreicht, so bleibt das Kästchen leer.
Einträge ändern und bearbeiten
Wenn Sie in der Übersicht einen neuen Eintrag erstellen möchten,
klicken Sie entweder auf Neu im oberen Bereich der Maske oder
machen Sie einen Rechtsklick auf eine Zeile in der Übersicht. Es
öffnet sich die Maske mi dem entsprechenden Datum.
In der Monatsansicht lassen sich neue Einträge auch über einen
Doppelklick auf eine leere Zeile erfassen.
Um einen Eintrag zu ändern machen Sie einen Doppelklick auf die
entsprechende Zeile oder klicken Sie auf Ändern. Anschließend
öffnet sich die Maske in der Sie die Daten bearbeiten können.
Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie die entsprechende Zeile,
und klicken Sie auf Löschen im oberen Maskenbereich.
Hinweis:
Je nach Einstellung können Sie ältere Einträge nicht mehr
bearbeiten oder löschen.
Sie können auch bereits erfasste Zeiteinträge verdoppeln. Nutzen
Sie dafür die gleichnamige Schaltfläche.
Zuletzt haben Sie noch die Möglichkeit, Ihre Daten in eine ExcelTabelle zu exportieren. Stellen Sie zunächst die gewünschte
Übersicht Ihrer Daten ein und klicken Sie dann auf Excel-Export an
der Kopfleiste. Microsoft Excel öffnet sich nun automatisch.
62
Zeiterfassung
Die Tagesansicht
Zeiteinträge lassen sich mit Hilfe der rechts eingeblendeten Terminansicht komfortabel erfassen.
Hierfür markieren Sie einen Bereich in der Tagesansicht – automatisch wird im linken Bereich genau
dieser Zeitraum eingestellt. Zusätzlich dient die Tagesansicht auch zur Anzeige der bereits erfassten
Kosteneinträge – die erfassten Zeiten werden wie Termine angezeigt.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das separate Infoblatt zur „lückenlosen
Zeiterfassung“.
Zeiten aufgrund von Kalendereinträgen erfassen
Ab Version 10.5 kommt ein weiteres Hilfsmittel hinzu: work4all zeigt Ihnen die „echten“ Termine in
diesem rechten Tagesbereich – per Doppelklick übernehmen Sie den Termin aus dem Kalender in die
Zeiterfassung. Damit sind Sie in der Lage, Ihre Termine zeitlich exakt zu planen und mit wenigen
Klicks diese Planung zur Ist-Kostenerfassung zu wandeln. Hier die notwendigen Erklärungen:
Die abgebildete Checkbox im unteren Bereich schaltet die Anzeige
der Kalendertermine ein. Die Einstellung wird gemerkt.
Nun sehen Sie in der Tagesansicht in roter Farbe die Termine. Die
blaue Linie links zeigt an, ob der Termin bereits übertragen wurde
(durchgängig blau) oder nicht (blau gestrichelt).
Per Doppelklick werden die Daten in den linken Bereich übertragen (Datum, Uhrzeit, Projekt, Langtext).
Falls der Termin länger oder kürzer dauerte, sollte Sie ihn entsprechend verschieben, vergrößern, verkleinern. Dies ändert nicht
die echten Termindaten, sondern nur die Vorgabe für die Kostenerfassung. Beim Aktualisieren (grüne Schaltfläche unten) werden
die echten Einträge wiederhegestellt.
Bei Ganztagesterminen können Sie somit wie folgt vorgehen:
Verschieben Sie den Termin aus dem oberen Bereich (Ganztagestermine) in den unteren und passen Sie die tatsächlichen Zeiten an.
Doppelklicken Sie erst danach den Termin.
63
Zeiterfassung
Das Ergebnis sieht also nachher in etwa wie folgt aus: Soll (der rote Eintrag rechts) und Ist (der hellgelbe Eintrag links) stehen nebeneinander:
Allgemeine Administration
Als Administrator haben Sie ebenfalls Zugriff auf die Registerkarte Einstellungen. Hier können Sie
allgemeine administrative Einstellungen für alle Mitarbeiter / Benutzer vornehmen.
Setzen Sie ein Häkchen vor die Einstellung, um sie zu aktivieren.
Um eine Änderung beizubehalten, klicken Sie oben rechts auf Speichern.
Hier können Sie die Ampelspalten hier ein- und ausblenden
oder alle Einträge sofort als abrechenbar markieren.
Wenn Sie beim Erfassen von Zeiteinträgen auf Vorgänge
Überbuchungen prüfen möchten, machen Sie den entsprechenden Haken.
Definieren Sie hier die Pflichtfelder der Zeiterfassung.
Blenden Sie die entstehenden Kosten für alle Mitarbeiter aus
oder ein, und wählen Sie den Kostensatz der für die Berechnung verwendet werden soll.
Stellen Sie hier ein, inwiefern Änderung an bestehenden Einträgen vorgenommen werden dürfen.
64
Zeiterfassung
Stellen Sie hier die Auftragsinformationen ein, die Sie beim
Zuordnen sehen möchten.
Wenn Sie Stücklistenkomponenten sehen möchten, machen
Sie den entsprechenden Haken. Über die letzten Optionen
können Sie Zeiten auf Überschriften buchen.
Zeiterfassung in anderen Aktivitäten
Unten links auf dem Desktop befindet sich diese Schaltfläche.
Außerdem ist der Aufruf der Zeiterfassung aus den einzelnen Aktionen
(Telefonnotiz etc.) heraus möglich. Klicken Sie einfach auf das Symbol in der
Statusleiste unten.
Es öffnet sich folgende Maske:
Aus einem Telefonat, Brief oder Aufgabe heraus wird der Kommentar automatisch mit diesen
Informationen gefüllt. Aus dem Schreibtisch heraus öffnet sich eine leere Maske.
Füllen Sie die Felder wie bereits oben beschrieben.
Als Mitarbeiter sind Sie als Ersteller standardmäßig eingetragen, die Zuordnung lässt sich an dieser
Stelle nicht ändern. Die erfassten Zeiten werden natürlich ebenfalls in der Registerkarte Übersicht in
der Zeiterfassung über etc. angezeigt.
65
Web-Zeiterfassung (Zusatzmodul)
Die work4all Web-Zeiterfassung ermöglicht Ihnen – neben unserer konventionellen Zeiterfassung die
Erfassung Ihrer Zeiten über eine Web-Oberfläche.
Web-Zeiterfassung starten
Wenn Sie die von Ihrem Administrator erhaltene URL in Ihrem Browser aufrufen, erscheint zunächst
die Anmeldemaske. Diese funktioniert entsprechend der Anmeldemaske von work4all.
Tragen Sie Ihren work4all - Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Durch einen Klick auf Start melden Sie
sich an. Ein Datenbankprofil müssen Sie nicht pflegen.
Zeiten erfassen
Nach der Anmeldung erscheint die Eingabemaske zum Erfassen der Zeiten:
Um einen Kunden oder ein Projekt auszuwählen tippen sie einfach die Anfangsbuchstaben in das
Eingabefeld ein. Nach der Eingabe des zweiten Buchstabens beginnt die Zeiterfassung mit der Suche
und zeigt Ihnen die entsprechenden Ergebnisse an. Wählen Sie nun per Klick oder mit den Pfeiltasten
den gewünschten Eintrag aus.
Tipp:
Sie können auch vor dem Kunden das Projekt auswählen. Wenn Sie dies tun und das gewählte Projekt
einem Kunden zugeordnet ist, wird die Web-Zeiterfassung den zugeordneten Kunden direkt für Sie
auswählen.
Nach erfolgreicher Auswahl erscheint die zugehörige Kunden- oder Projekt-Nummer rechts neben
dem Eingabefeld. Mit der X-Schaltfläche können Sie Ihre Eingabe wieder löschen.
Hinweis:
Beachten Sie, dass Sie nur Projekte auswählen können, denen Sie in work4all zugeordnet sind.
Zugeordnete Mitarbeiter steuern Sie in der Projektmaske unter der Registerkarte Mitarbeiter.
Nachdem Sie Kunde und Projekt gewählt haben, können Sie auf der rechten Seite Datum, Startzeitpunkt, Endzeitpunkt und Pausenzeiten eingeben.
66
Web-Zeiterfassung
Per Klick auf das Eingabefeld für Datum öffnet sich ein
kleiner Kalender in dem Sie das gewünschte Datum
komfortabel per Klick auswählen können.
Nachdem alles korrekt eingegeben wurde, Speichern
Sie die erfasste Zeit über die entsprechende
Schaltfläche.
War der Vorgang erfolgreich, öffnet sich die
nebenstehende Meldung.
Haben Sie nicht alle benötigten Felder ausgefüllt oder
ungültige Eingaben gemacht, werden die
entsprechenden Felder per Klick auf die SpeichernSchaltfläche mit einem roten Rand kenntlich gemacht.
Pflegen Sie in dem Fall die fehlenden Eingaben nach,
und klicken Sie erneut auf Speichern.
Erfasste Zeiten ansehen
Mit Hilfe der Registerkarte Übersicht können Sie sich einen Überblick über eingetragene Zeiten verschaffen. Hier sehen Sie eine Liste aller erfassten Zeiten für den aktuellen Monat. Neben den erfassten
Zeiten werden sowohl Urlaubstage als auch – falls Sie diese in den Generellen Einstellungen gepflegt
haben – Feiertage angezeigt.
Hinweis
Beachten Sie, dass Sie auch an Feiertagen und Urlaubstagen Zeiten erfassen können. Feiertage und
Urlaub werden nur zur besseren Übersicht angezeigt.
Wenn Sie einen anderen Monat anschauen möchten, klicken Sie im unteren Bereich einfach auf den
entsprechenden Monat.
67
Web-Zeiterfassung
Einträge bearbeiten oder löschen
Mit dem aktuellen Versionsstand ist es nicht möglich, erfasste Zeiten zu editieren oder zu löschen.
Diese Funktionen werden in einer späteren Version weiter entwickelt.
Auswertung / Monatssoll
Im unteren Teil der Übersicht sehen Sie eine Auswertung über die erfassten Zeiten des gesamten
Jahres. Neben den Ist-Werten sehen Sie auch die Soll-Werte, welche in work4all gepflegt werden
können.
68
Projektabrechnung von Eigenleistungen
Über unsere Stunden-Erfassung lassen sich Eigenleistungen einem Projekt zuordnen. Im Programm
gibt es hierfür mehrere Varianten der Erfassung.
In diesem Handbuch-Kapitel wird beschrieben, wie Sie aus diesen erfassten Stunden eine Abrechnung
in Form einer automatisierten Rechnung erstellen. Beachten Sie bitte, dass die Stundenabrechnung
nicht komplett kompatibel zu Version 9.0 ist.
Aufruf der Abrechnungsmaske
Wechseln Sie bitte zunächst zum Kunden-Schreibtisch und wählen Sie den Kunden aus, dem das
Projekt zugeordnet wurde. Da Preisgruppen etc. des Kunden berücksichtigt werden, lassen sich nur
solche Projekte automatisiert abrechnen.
Eine Abrechnung mehrerer Projekte in einem Zug ist nicht möglich.
Markieren Sie das Projekt per Rechtsklick, und
wählen Sie im Untermenü den Punkt Umwandeln
in... Rechnung.
Sie können auch im Schreibtisch die
Projektabrechnung starten, wenn das
abzurechnende Projekt geöffnet ist.
Die Maske zur Abrechnung erscheint:
Eingrenzung des Abrechnungszeitraums
Im oberen Bereich wählen Sie aus den beiden verfügbaren Möglichkeiten der Eingrenzung aus:
-
Wenn Ihre Mitarbeiter laufend Stunden (auch für zurückliegende Zeiträume) erfassen und Sie
dabei nicht sicher sind, ob alles abgerechnet wurde, wählen Sie die erste Option Alle nicht
abgerechneten Leistungen aus Zeitraum. Dabei kümmert sich work4all um bereits abgerechnete
und nicht abgerechnete Leistungen.
69
Projekt-Abrechnung von Eigenleistungen
-
Wenn Sie z.B. monatlich genau abrechnen und dies nach Abschluss aller Einträge tun, wählen Sie
die zweite Option Alle Leistungen aus Zeitraum. Bereits abgerechnete Einträge werden dabei nicht
berücksichtigt.
In beiden Fällen wird der letzte Monat als Zeitraum vorgeschlagen, das lässt sich natürlich manuell
ändern.
Hinter den Datumsfeldern zeigt ihnen eine Zahl die Anzahl der nicht abgerechneten Leistungszeilen
an (im oben abgebildeten Bildschirm steht die 6 hierfür).
Rechnungsdaten
Im unteren Bereich der Maske wählen Sie zunächst die Art der Abrechnung. Es sind vier Varianten
verfügbar:
Chronologische Auflistung jeder
einzelnen Leistung
Wie der Begriff es aussagt: Jede einzelne Leistung Ihrer
Mitarbeiter wird als Rechnungsposition mit Datum und
Mitarbeiter-Name aufgeführt. Das ist also die ausführlichste
Form.
Dabei sind zwei Optionen wählbar, die bei den drei anderen
Abrechnungsformen nicht möglich sind:
Artikeltext aufführen: Zeigt in jeder Position den Langtext der
zugeordneten Tätigkeit. Dieses Feld ist allerdings kein Pflichtfeld
für den Anwender, es kann also leer sein.
Bemerkungen aufführen: Der Erfasser der Leistungen hat die
Möglichkeit, neben der nicht änderbaren Tätigkeitsbeschreibung
eine Bemerkung einzutragen. Dies kann an dieser Stelle in die
Positionen der Abrechnung fließen.
Gruppiert nach Mitarbeitern
Für jeden einzelnen Mitarbeiter wird eine Summe seiner Stunden
gebildet.
Gruppiert nach Tätigkeiten
Für jede unterschiedliche Tätigkeit im Zeitraum wird eine Summe
gebildet.
Alle Leistungen summiert in
einer Position
In diesem Fall wird nur eine einzige Rechnungsposition mit allen
Stunden gebildet. Sie benötigen in diesem Fall normalerweise
einen Zusatz-Report mit den Einzelnachweisen der
Leistungen/Stunden.
Weitere Einstellungsmöglichkeiten
Zeitraum und Projektbezug der Abrechnung werden im
Kopftext der Rechnung festgehalten.
70
Projekt-Abrechnung von Eigenleistungen
Hier können Sie einstellen, ob die Bemerkungen aus den
Zeiteinträgen in die Positionen übernommen werden sollen.
Stellen Sie ein, ob der Artikellangtext aus den Stammdaten
übernommen werden soll.
Wenn Sie nach Auftrag abrechnen haben Sie die Möglichkeit,
den Auftragsbezug mit den Langtext anzeigen zu lassen.
Wenn Sie zu einem Auftrag Zeiten erfassen, können Sie diese
hier abrechnen. Wenn Sie diese Option aktiviert haben, wird
Ihnen eine Liste Ihrer Aufträge angezeigt, in der Sie den
jeweiligen Auftrag auswählen können.
In der Rechnung werden die Zeiteinheiten als Menge angegeben
und nicht die Stunden.
Alle abrechenbaren Kosten werden in einer Rechnung
zusammengefasst.
Möchten Sie für jeden Kunden, bei dem Sie bei diesem Projekt
Zeiten erfasst haben, eine Rechnung erstellen, setzen Sie hier
das Häkchen.
Statistik- oder Abrechnungsartikel
In einigen Fällen weiß work4all nicht, welcher Artikel (meist intern) zu der Abrechnungsposition
gehört. So etwa bei der Summierung aller Leistungen in einer Position oder auch bei zwischenzeitlich
gelöschten Artikeln. Bitte ordnen Sie deshalb diesen Artikel durch Klick auf die Schaltfläche einmalig
zu.
Formatierung der Rechnung
Je nach Art der Rechnungserstellung wird nun also eine Rechnung mit einer oder mehreren Positionen
generiert. Die Beschriftung der Rechnung ist dabei einheitlich mit Begriff und Zeitraum wie folgt:
Im Fenster im Schreibtisch lässt sich das Dokument gut identifizieren. Die Positionen sind je nach Einstellung ebenfalls aussagekräftig.
71
Projekt-Abrechnung von Eigenleistungen
Sie sehen anhand des Beispiels, dass die Zuordnung zum Artikel natürlich einige Daten automatisch
generiert, wie etwa Preis oder Erlöskonto. Durch die individuelle Nutzung des Report-Generators
lassen sich natürlich noch diverse Erweiterungen einstellen.
72
Teilfertige Leistungen im Projekt
Thema dieses Infoblatts sind teilfertige Leistungen in der Produktion oder auch bei Dienstleistungsprojekten, also bei Eigenleistungen. Sie benötigen hierfür Projekte und Vorgänge. Wenn Sie Ihre
Daten wie in dem nachfolgenden Beispiel pflegen, stehen Ihnen standardmäßig zwei Auswertungen
zur Verfügung:
Die Liste „Soll-Ist-Auswertung nach Abarbeitungsgrad auf Vorgangsebene“ für mehrere Projekte und
(Frühindikator-Liste) Weak-Signals sowie die Berechnung von Ist-Arbeitszeit, Restarbeitszeit und
Abarbeitungsgrad.
Beispiel:
Sie produzieren für Ihren Kunden WMB in Einzelfertigung einen speziellen Roboter zur
Endlackierung. Auftrag Nr. 130045 beinhaltet diese Maschine mit folgender Auftrags-Position:
Sie sehen: Eine einzige Position ohne Kostenaufteilung. Die Kalkulation haben Sie über das
Kalkulationsmodul von work4all erstellt und dem Projekt hinterlegt, aber Sie ist nicht Bestandteil
des Auftrags. Die Mitarbeiter der Produktion denken „in Projekten“, orientieren sich also auch
nicht am Auftrag oder der Kalkulation (mit Ausnahme des Projektleiters).
Im Projekt wurden die Vorgänge detailliert hinterlegt:
Der Planwert für alle Vorgänge zusammen ergibt 95 Tage Ingenieur-Leistung sowie 25.000,- €
Kosten für das Material. Den Gesamt-Planwert für die Eigenleistungen sehen Sie ab Version 10.4
auch unter den Vorgängen.
Vorgangsdaten
Jeder Vorgang innerhalb des Projekts hat seine Planwerte. Für das Kosten-Controlling und den
Überblick über das Projekt am wichtigsten sind die Planwerte für die Eigenleistungen:
73
Teilfertige Leistungen im Projekt
Bitte beachten Sie, dass diese drei Werte miteinander synchronisiert sind, also letztendlich das Gleiche
aussagen:
„Wir brauchen für den Vorgang Phase 4: Typdaten erstellen 10 Tage.“
Auch dies ist ja ein kalkulatorischer, vorausschauender Wert. Deshalb sollte er im Verlauf des Projekts
nicht geändert werden. Nutzen Sie hierfür die Methode der Rückmeldung von Abarbeitungsgraden.
Abarbeitungsgrad und Prognose
Haben Sie in einem Vorgang begonnen zu arbeiten, fallen über die Stundenerfassung entsprechende
Ist-Werte an. Diese können Sie manuell bewerten, also dem System eine Information rückmelden, was
der entsprechende Ist-Wert für die tatsächliche Dauer bedeutet.
Hierzu ein Beispiel:
Der oben abgebildete Projektvorgang „Phase 4: Typdaten erstellen“ wurde mit 10 Tagen kalkuliert.
Sie haben 48 Stunden (6 Tage) am Projektvorgang gearbeitet und geben manuell einen Abarbeitungsgrad von 50% ein. Daraufhin erstellt work4all eine Prognose von 12 Tagen für die endgültige Fertigstellung:
Diese Darstellung finden Sie sowohl innerhalb der Projektmaske, als auch in der Übersicht aller
Projekte. Die rote Darstellung der einzelnen Zeile zeigt an, dass Sie das Ziel-Soll (bei Beibehaltung des
„Arbeitstempos“) so nicht erreichen werden.
Erfassen des Abarbeitungsgrades
Vermutlich werden Sie Ihre Projektverantwortlichen zum periodischen Erfassen des Abarbeitungsgrades der verantwortlichen Projekte auffordern. Ein wöchentlicher Rhythmus ist dabei ein üblicher
74
Teilfertige Leistungen im Projekt
Wert. Um den Wert zu erfassen, wechseln Sie zur eben gezeigten Ansicht und klicken den jeweiligen
Vorgang mit rechter Maustaste an. Es erscheint ein Menü:
Klicken Sie den Menüpunkt an, erscheint die Maske zum Erfassen des Wertes:
Die Bedienung per Mausklick (Pfeile nach oben und unten) springt mit jeweils 10 Prozent. Speichern
Sie zum Abschluss die Daten über die Schaltfläche oben links ab. Dabei wird auch ein ÄnderungsDatensatz geschrieben, den Sie dann später im unteren Bereich in einer Tabelle sehen.
Auswertung für mehrere Projekte
Innerhalb der Projektliste wurde zusätzlich eine Registerkarte zur gesammelten Auswertung der teilfertigen Leistungen erstellt:
Hier ist momentan die Auswertung Eigenleistungen, Soll-/Ist und Prognose nach Vorgängen verfügbar.
Diese sieht folgendermaßen aus:
75
Planüberschreitung bei der Erfassung von Eigenleistungen
Innerhalb der Vorgänge ist es möglich, Planwerte (Tage) gezielt im Auge zu behalten. Dies gilt
zunächst jedoch nur für den Projektleiter/Controller, der sich die entsprechende Ansicht ansieht.
Aber auch für den Erfasser der Stunden haben wir eine Anzeige integriert, die innerhalb der Stundenerfassung sichtbar wird.
Voraussetzungen
Die beschriebenen Funktionen sind nur in Verbindung mit Planwert-Eingaben bei den Vorgängen
möglich. Sie benötigen also definitiv Vorgänge und Planwerte innerhalb der Vorgänge.
Die Mitarbeiter müssen Ihre Stunden auf Vorgänge buchen, erst dann wird das Ganze sinnvoll.
Überbuchung erlauben oder nicht
Innerhalb der Projekt-Vorgangsmaske kann der Projektleiter das Überbuchen einzelner Vorgänge
grundsätzlich erlauben oder nicht. Aktivieren Sie bitte die entsprechende Schaltfläche.
Darstellung
Beim Erfassen der Zeiten zeigt Ihnen work4all die Planwertüberschreitung in Stunden als Hinweis an.
Sie sehen die Namen des gewählten Vorgangs, die bislang erfassten Stunden und den Planwert.
Klicken Sie auf die Info-Schaltfläche neben dem Vorgang an, um die gewünschten Informationen zu
erhalten:
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Planüberschreitung bei der Erfassung von Eigenleistungen
Per Mausklick auf die Überschrift Anzeige in Tagen können Sie zwischen Tagen und Stunden wechseln.
Diese Einstellung merkt sich work4all.
Haben Sie das Budget überschritten, erscheint zusätzlich ggf. ein Hinweis, es sollte dann eigentlich
nicht mehr gebucht werden. Falls das Überbuchen nicht untersagt wurde, handelt es sich jedoch nur
um eine optische Anzeige, der Erfassungsvorgang wird nicht unterbunden. Bitte sprechen Sie mit
Ihrem Projektleiter ab, wie nun zu verfahren ist!
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Erlösansicht nach Monaten
Die hier beschriebene Projektauswertung zeigt Ihnen lediglich Werte aus dem Bereich der Erlöse. Für
die Ist-Zahlen ist das recht einfach: Die Rechnung muss lediglich dem Projekt zugeordnet werden. Die
Planwerte bei dieser Auswertung jedoch verlangen ein wenig organisatorische Disziplin: Sie basieren
auf den Auftragszahlen und den damit verbundenen Umsatz-Planwerten.
Lesen Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel „Zahlungstermine verwalten“ im ERPHandbuch.
Aufruf
Das Projektcontrolling ist auf dem Schreibtisch von work4all und unter etc. zu finden:
Über die Kurztaste STRG-Shift-P sind Sie aus dem Schreibtisch am schnellsten in der Maske. Wählen Sie
dort dann die zweite Auswertung Erlösansicht nach Monaten.
Mögliche Einstellungen
Bevor Sie die Ansicht aktualisieren, stellen Sie die Auswertung nach Ihren Wünschen ein. Hier die
einzelnen Möglichkeiten:
Projektgruppen
Am linken Bildschirmrand erscheint bei dieser Auswertung die Möglichkeit der Filterung nach Projektgruppen. Damit haben Sie die Möglichkeit,
z.B. nur die aktuellen Projekte in den Fokus der Auswertung zu bringen.
In unserem Beispiel links sehen Sie unser Projekt-Geschäft: Die Neukundenprojekte wurden gruppiert, und so lassen sich Plan- und Ist-Erlöse
aus diesem Bereich unserer Firma sehr einfach losgelöst vom sonstigen
Geschäft untersuchen.
Projekt-Status
Die Gruppenfilterung lässt sich sehr gut kombinieren mit den StatusFiltern. Selbstverständlich erscheinen an dieser Stelle die Statuswerte, die
Sie vordefiniert haben. Im einfachsten Fall Abgeschlossen oder Laufendes
Projekt.
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Erlösansicht nach Monaten
Option Abgeschlossene Aufträge anzeigen
Möglicherweise möchten Sie in den Planwerten die abgeschlossenen
Aufträge nicht mehr sehen. Entfernen Sie in diesem Fall die standardmäßig gesetzte Markierung.
Gleiches gilt für die Geleisteten Anzahlungen anzeigen.
Der Zeitraum wird beim Start automatisch eingestellt:
-
Hat das zweite Halbjahr begonnen, wird ein ganzes Jahr beginnend
mit dem 01.07. gezeigt.
Ansonsten wird das komplette Kalenderjahr angezeigt.
Diese Einstellung lässt sich ändern, aber denken Sie daran, dass z.B. ein
Monatsfilter nicht mit dem dargestellten Jahreszeitraum korrespondiert.
Die Liste
Aktualisieren Sie nun die Darstellung durch Klick auf die große grüne Schaltfläche:
Die Darstellung zeigt monatsweise Soll- und Istwerte nebeneinander. Zeilen und Spalten sind darüber
hinaus summiert (graue Felder). Es handelt sich natürlich um Netto-Werte.
Folgende Rückschlüsse erlaubt diese Erlösansicht:
-
-
Sie haben automatisch Planzahlen im Projektbereich. Ihre Projektleiter sind allerdings gezwungen, die Zahlen durch korrekte Aufträge zu hinterlegen. Idealerweise erhält auch der Kunde die
Auftragsbestätigung als Dokument, für die Korrektheit der Auswertung spielt das jedoch keine
Rolle.
Unterschiedlichste Gliederungen der Projektgruppen erlauben maximale Flexibilität. So etwa die
Darstellung nach Bereichen („Wie sehen die Zahlen für die Kostenstelle xy aus?“)
Die Gegenüberstellung von Soll- und Istwerten hilft dabei, dass Rechnungen nicht „vergessen“
werden.
Verschiebungen sind gut erkennbar. Woran sie liegen, ist dann zu klären.
Das Ausblenden der abgeschlossenen Aufträge macht dann Sinn, wenn der Fokus auf der Restplanung liegt: „Was ist noch offen bzw. nicht geleistet?“. Ansonsten ist das Ausblenden der Sollwerte aus unserer Sicht eher kontraproduktiv. Selbst (oder gerade) dann, wenn Planzahlen und
Ist-Zahlen oft auseinanderlaufen.
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Kosten- und Erlösansicht
Die hier beschriebene Projektauswertung zeigt Ihnen die Kosten und Erlöse für Ihr Projekt in einem
bestimmten Zeitraum. Die Kosten werden nach Fremd- und Eigenleistung getrennt. Die Erlöse basieren selbstverständlich aus den Rechnungen, die bereits ins Rechnungsausgangsbuch übernommen
wurden. Der Rohertrag zeigt die Differenz zwischen Kosten und Erlösen.
Aufruf
Das Projektcontrolling ist im Schreibtisch und unter etc. zu finden:
Über die Kurztaste Strg+Shift+P sind Sie aus dem Schreibtisch am schnellsten in der Maske. Wählen Sie
dort dann die zweite Auswertung Kosten- und Erlösansicht, Summen.
Mögliche Einstellungen
Bevor Sie die Ansicht aktualisieren, können Sie die Auswertung nach bestimmten Kriterien filtern:
Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit der Filterung nach
Projektgruppen. Damit können Sie sich nur eine bestimmte Projektgruppe anzeigen lassen.
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Kosten- und Erlösansicht
Zeitraumfilter
Beim Start des Projektcontrollings steht der Zeitraum immer auf dem
aktuellen Jahr. Die Einstellung lässt sich aber mit einem Klick auf das
Auswahlmenü ändern.
Hier lassen sie weitere Einstellungen vornehmen. Über die Pfeile können Sie die Spalten vergrößern und verkleinern.
Projekt-Status
Der Gruppenfilter lässt sich sehr gut mit dem Statusfilter
kombinieren.
Klicken Sie einfach den Status an, den Sie sehen möchten.
Die Liste
Nachdem Sie alle notwendigen Filter gesetzt haben, klicken Sie auf Aktualisieren:
Im Bereich der Eigenleistungen sehen Sie alle Kosten, die Sie über die Zeiterfassung für das jeweilige
Projekt angelegt haben. Die Spalte Fremdleistungen zeigt die erfassten Eingangsrechnungen. Die
dritte Spalte des rosa Bereichs zeigt die gesamten Kosten der Fremd- und Eigenleistungen.
Der grüne Bereich zeigt die Erlöse, also die von Ihnen gestellten Rechnungen an. Damit der Rechnungsbetrag angezeigt wird, muss die Rechnung bereits ins Rechnungsausgangsbuch übernommen
worden sein.
Die Differenz zwischen Erlös und Kosten wird durch den Rohertrag dargestellt.
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Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene stellt geplante und tatsächliche Werte, in einem bestimmten
Zeitraum, gegenüber. Dabei werden Eigen- und Fremdleistungen, sowie Kosten und Erlöse miteinander verglichen.
Aufruf
Unter etc.  Controlling finden Sie das Projektcontrolling:
Über die Kurztaste Strg+Shift+P gelangen Sie aus dem Schreibtisch heraus am schnellsten in die Maske.
Wählen Sie dort dann die Auswertung Soll-Ist-Vergleich.
Wenn Sie ein Projekt im Schreitisch offen haben können Sie auch aus den Stammdatenbereich heraus
den Soll-Ist-Vergleich öffnen:
Mögliche Einstellungen
Im oberen Bereich der Maske können Sie verschiedene Einstellungen für die Auswertung vornehmen.
Wählen Sie ein Projekt für den der Soll-Ist-Vergleich gestartet werden soll.
Mit der oberen Schaltfläche gelangen Sie in die Projektliste, darunter werden Ihnen Ihre letzten aufgerufenen Projekte angezeigt.
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Soll-Ist-Vergleich
Zeitraumfilter
Beim Start steht der Zeitraum immer auf Gesamter Zeitraum. Die
Einstellung lässt sich aber mit Klick auf das Drop-Down Menü ändern. Um
eine individuellen Zeitraum einzustellen, klicken Sie auf die oberen beiden
Datumsfelder.
Hier lassen sich weitere Einstellungen vornehmen. Über die Pfeile können
Sie die Spalten vergrößern und verkleinern.
Exportieren Sie hier Ihre Auswertung nach Excel.
Die Auswertung
Hier legen Sie die Auswertungskriterien des Soll-Ist-Vergleichs fest.
Entscheiden Sie hier, ob Ihr Soll-Ist-Vergleich nach Kosten- und Erlösarten
oder nach Konten ausgewertet werden soll. Die Ansicht ändert sich dementsprechend. Die Standardauswertung ist unabhängig von Konten und
Kostenstellen.
Aus welchen ERP-Dokumenten die Plan-Zahlen von Eigen-, Fremdleistungen
und Erlöse gezogen werden sollen, wählen Sie hier.
Durch Klick auf die Häkchen können Sie die Zeilen in der Ansicht ein- und
ausblenden.
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Soll-Ist-Vergleich
Hier entscheiden Sie welcher Werte für die Erlöse verwendet werden soll.
Das Budget, welches Sie in der Projektmaske pflegen können oder
Ausgangsrechnungen, die Sie zum Projekt erfassen.
Nach Klick auf Aktualisieren wird Ihre Auswertung erstellt:
Die Liste zeigt Plan- und Ist-Zahlen der Kosten und Erlöse, die auf das Projekt erfasst wurden. Bei den
Kosten wird noch zwischen Eigen- und Fremdleistung unterschieden. Die Differenz zwischen Plan- und
Ist-Zahlen wird in der letzten Spalte der Tabelle angezeigt. Die unterste Zeile zeigt ein Saldo zwischen
Kosten und Erlösen.
Eigenleistung
Plan
Ist
Unabhängig davon, welches ERP-Dokument Sie
für die Berechnung der Planzahlen verwendet
haben, werden alle Positionen berücksichtigt, die
eine Dienstleistung darstellen. D.h., es werden
die Positionen als Eigenleistung gewertet, die als
Einheit Stunden oder Tage haben.
Die Ist-Zahlen der Eigenleistungen
stammen aus der Zeiterfassung. Die
Anzahl der erfassten Kosten und
Stunden auf das Projekt werden
hier angezeigt.
Folgende Einheiten werden berücksichtigt:
st, std., h, stunden, hours, hour, tg, tg., tag, tage,
t, d, days, day
(Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle.)
Die Planzahlen der Eigenleistungen zeigen einmal den Wert in €, also die gesamten Kosten und
die Anzahl der Stunden.
Bei Einheiten für Tage wird dieser Wert x 8
gerechnet und in die Planzahlen übernommen.
Beispiel:
Anzahl= 2,5 tage > Eigenleistung h = 20 Stunden
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Soll-Ist-Vergleich
Fremdleistungen
Die Plan-Zahlen für Fremdleistungen/Material
kommen auch aus dem gewählten ERP-Dokument unter Optionen. Alle Positionen, die eine
andere Einheit als die Eigenleistung haben, z.B.
St., St, m (s.o.) werden hier aufgeführt. Wie auch
bei den Eigenleistungen, werden hier die EKPreise in der Auswertung dargestellt.
Der Ist- Wert zeigt den NettoBetrag Ihrer Eingangsrechnungen,
die dem Projekt zugeordnet sind.
Offene
Bestellungen
Es gibt keine Planwerte bei Bestellungen.
Werte für offene Bestellungen werden nur im Ist-Bereich aufgeführt.
Erlöse
Der Planwert der Erlöse stammt aus den VKPreisen des gewählten ERP-Dokuments. Hier
werden sowohl Fremdleistungen als auch
Eigenleistungen berücksichtigt.
In der Ist-Spalte wird der Wert der
erfassten Ausgangsrechnungen
angezeigt. Die Rechnungen
werden jedoch erst berücksichtigt,
wenn Sie ins
Rechnungsausgangsbuch übernommen wurden.
Je nach Einstellung kann hier auch das
Projektbudget angezeigt werden.
Saldo
Der Saldo zeigt die Differenz zwischen Kosten
und Erlösen der Plan-Spalte.
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Der Saldo zeigt die Differenz zwischen Kosten und Erlösen der IstSpalte.
Kostenerfassung über das Tagesprotokoll
Das Tagesprotokoll ist Bestandteil unserer CRM-Lösung. Es zeigt Ihnen am Tagesende alle Aktivitäten,
die Sie in work4all „vollbracht“ haben. Wenn Sie unsere Projektverwaltung nutzen, lassen sich über
diesen Weg auch Ihre Zeiten komfortabel erfassen. Sie sehen am Tagesende, was Sie morgens um
10.00 Uhr getan haben oder wer zu dieser Zeit angerufen hat. So erinnern Sie sich schnell an den noch
zu erledigenden Kosteneintrag.
Aufruf des Tagesprotokolls
Der Aufruf des Tagesprotokolls geschieht innerhalb
des Schreibtischs durch Klick auf das Erweiterungssymbol, den Pfeil hinter den Terminen:
Es erscheint standardmäßig das Tagesjournal mit der
Einstellung Heutige Einträge.
Kosteneinträge für Ihre CRM und ERP-Aktivitäten
Wenn Sie als work4all Benutzer den ganzen Tag das Programm geöffnet haben und Ihre kommunikativen und kaufmännischen Dinge darüber erledigen, ist Ihr Tagesablauf letztendlich automatisch
protokolliert. Wir bieten Ihnen deshalb eine einfache Möglichkeit, diese Einträge direkt mit Kosten zu
versehen. Wechseln Sie dazu in die Registerkarte Tagesprotokoll:
-
In jeder Zeile erscheint standardmäßig ein kleines Eingabefeld für die Anzahl der Stunden. Mit
Hilfe eines Klicks können Sie den Eintrag um jeweils 0,25 h erhöhen oder vermindern.
Sobald Sie diesen Wert definiert haben, erscheinen zwei Zusatzspalten.
-
Projekt: Klicken Sie den Begriff an, erscheint ein Untermenü mit den zuletzt ausgewählten Pro-
-
jekten sowie einem Eintrag mit der Auswahlliste gelangen, um ein Projekt auszuwählen.
Tätigkeit: Die zweite Spalte zeigt Ihnen alle Tätigkeiten (Artikel mit Merkmal „Dienstleistungen“).
Werden Ihnen nicht alle Artikel angezeigt, können Sie über die drei Pünktchen am Ende der Liste
in die Artikelliste wechseln und dort den gewünschten Artikel auswählen.
Sind Stundenanzahl, Projekt und Tätigkeit definiert, erscheint ein Symbol fürs Speichern.
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Kostenerfassung über das Tagesprotokoll
Nachdem ein Eintrag gespeichert wurde, lässt er sich nur noch innerhalb der dritten Registerkarte
oder über das Zusatzmenü ändern. Dieses erscheint nach dem Speichern an derselben Position:
Sie können den bestehenden Eintrag ändern oder einen weiteren Kosteneintrag erfassen. Wurden
mehrere Kosteneinträge erfasst, ist das Ändern an dieser Stelle nicht mehr möglich. Die Ansicht ändert
sich dann auch ein wenig, es werden nur noch die summierten Werte angezeigt:
In der Kopfspalte erscheint zusätzlich eine Information über die Summe aller Einträge des Tages.
Kosteneinträge für Ihre Anrufe
Im Tagesprotokoll finden Sie (falls Ihre Telefonanlage an unser Programm angebunden ist) auch eine
Liste aller ein- und ausgehenden Anrufe. Nutzen Sie die Erinnerungshilfe, Ihre Telefonnotizen und
Ihre Kosteneinträge an dieser Stelle zu vervollständigen.
Zeiterfassung
Das Tagesprotokoll liefert einen guten Überblick über Stundeneinträge, die im Umfeld Ihrer Aktivitäten rund um work4all geschehen. Haben die Kosteneinträge nichts mit den CRM/ERP-Aktivitäten zu
tun, bieten wir Ihnen schon seit längerem ein Modul zur separaten Kostenerfassung. Dieses lässt sich
auch über den Schreibtisch aufrufen und kann den ganzen Tag geöffnet bleiben.
Alternativ hierzu finden Sie nun auch innerhalb des Journals/Tagesprotokolls eine Möglichkeit, Stundeneinträge unabhängig von den CRM/ERP-Aktivitäten zu machen. Hierzu dient die Registerkarte
Zeiterfassung:
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Kostenerfassung über das Tagesprotokoll
Hier die Erklärungen zu den einzelnen Bausteinen der integrierten Zeiterfassung:
Die Übersicht
work4all zeigt Ihnen standardmäßig die Übersicht über den aktuellen Tag.
Über die Navigation im oberen Bereich lässt sich ein anderer Zeitraum
einstellen. Bitte klicken Sie auf die Aktualisierung, um die Ansicht dann
tatsächlich zu wechseln.
Es ist nicht möglich, innerhalb der Tabelle Werte zu ändern.
Der Tagesbalken
Die beiden Einstellungen Heute und Gestern zeigen im unteren Bereich ein
Balkendiagramm mit einer grafischen Ansicht der für diesen Tag erfolgten
Zeiteinträge. Für Mehrtagesansichten (Woche etc.) ist dies nicht möglich.
Der Tagesbalken zeigt die Anfangszeit sowie das Projekt der einzelnen
Einträge. Haben Sie einen Bereich (minimal ½ h) markiert, wird die Markierung für den neuen Eintrag übernommen (s.u.).
Der Beginn des Tagesbalkens lässt sich über Ihre persönlichen Einstellungen
des Kalenders definieren.
Neue Einträge
Klicken Sie in der Kopfleiste die Schaltfläche Neu, erscheint die Maske zur
Zeiterfassung (s.u.).
Ändern von Einträgen
Doppelklick oder Klick auf die Schaltfläche Öffnen ruft die Maske auf.
Die Maske zur Zeiterfassung
Zunächst ein wenig Theorie: work4all ist bei vielen Kunden als Controlling-Instrument im Einsatz.
Dabei spricht man im Zusammenhang mit den Stunden der Mitarbeiter von Eigenleistungen und
Kostenträgerrechnung:
Eigenleistungen bezeichnen in Abgrenzung zu den Fremdleistungen die Kosten, die durch Aufwen-
dungen der festangestellten Mitarbeiter entstehen.
Kostenträger sind die Objekte in Ihrem Geschäftsleben, die „Kosten tragen“. Damit man dabei die
wichtigen Dinge überwachen kann, definieren Sie die Kostenträger im laufenden Betrieb ständig
selbst. In unserer Sprache benutzen wir die Projekte als Kostenträger. So sind Sie in dieser Maske zwei
Sternchen für diese beiden Pflichtfelder zu finden, denn ohne diese Daten kann man nichts auswerten.
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Kostenerfassung über das Tagesprotokoll
Mitarbeiter
Sie selbst sind als Mitarbeiter voreingestellt. Dies lässt sich auch nicht ändern.
Das Erfassen von Stundeneinträgen für Kollegen kann nur über die separate
Kosten-Erfassungsmaske geschehen.
Start/Ende/Pause
Unser Programm versucht, Anfang und Ende des neuen Zeiteintrags zu
„erahnen“. Für dieses Erahnen gilt folgendes:
-
work4all beginnt bei der eingestellten Tages-Startzeit.
Das Programm geht beim neuen Eintrag bis zur aktuellen Zeit und ermittelt die Differenz.
Falls es schon Einträge gibt, setzt es am letzten Eintrag neu an.
Wurde im Zeitbalken manuell markiert, werden diese Werte genommen.
Natürlich lassen sich diese Vorschläge überschreiben, letztendlich zählt für
spätere Auswertungen auch nur die tatsächliche Stundenzahl, die in dieser
Maske als Zeit dargestellt wird, in der Liste als Dezimalwert.
Beispiel:
2 h 30 min werden in der Liste als 2,5 h ausgewiesen.
Projektauswahl
Das Auswahlfeld für Projekte zeigt nur solche Projekte, die nicht abgeschlossen wurden. Am einfachsten ist es, wenn Sie die ersten Buchstaben des
Projektnamens eingeben und dann – wie in Windows üblich – den gezeigten
Namen übernehmen. Klicken Sie für weitere Optionen auf das Wort Projekt:
-
-
Ihre Projekt-Favoriten: Das sind die zuletzt benutzten Projekte und die
Projekte, die Sie sich standardmäßig innerhalb Ihrer persönlichen Einstellungen definieren.
Eine Zusatzoption erlaubt Ihnen die Anzeige und Sortierung nach Projektnummern:
Kunde
Wählen Sie hier den dazugehörigen Kunden aus.
Vorgang
Wählen Sie hier ein, dem Projekt angehörigem, Vorgang aus.
Tätigkeit
Hier wählen Sie aus den definierten Tätigkeiten (dies sind Artikel mit der
Option „Dienstleistungsartikel“) aus.
Kommentar
Das Bildschirmfoto zeigt ein Beispiel für eine mögliche Anwendungsform:
Sie als Mitarbeiter können über dieses Feld begründen, weshalb etwas länger
dauerte als vorgesehen.
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Zeiteinheiten für Tickets und Kostenerfassung
Unsere Zeiterfassung unterscheidet grundsätzlich zwischen einer Kommt-Geht-Zeit (09.00 Uhr bis
17.00 Uhr) und der reinen Gesamtzeit (8 Stunden Anwesenheit). In diesem Kapitel gehen wir auf eine
weitere Variante ein: die Zeiteinheiten (4 Zeiteinheiten à 15 min).
Zeiteinheiten
Zeiteinheiten kennt man aus der Autowerkstatt, und oft hat man den Eindruck, dass dies im Wesentlichen dazu dient, den hohen Stundenlohn zu verschleiern . Aber es vereinfacht natürlich die Abrechnung: Man muss nicht mit 0,17 h oder 12 min abrechnen.
Verknüpfungen mit Tickets und Artikeln
Die Kostenerfassung ist sehr vielfältig in work4all integriert. Unter anderem steht innerhalb der
Tickets (Zusatzmodul) eine Möglichkeit der Zuordnung zur Verfügung. Dabei sind beliebig viele
Kostenerfassungs-Einträge möglich. Jeder Kosteneintrag ist wiederum mit einem Artikel bzw. einer
Dienstleistung verknüpft. Somit sind detaillierte und umfangreiche Nachweis-Listen für Dienstleister
möglich.
Hierzu ein Beispiel:
Sie sind ein Systemhaus und betreuen Kunden vor Ort und im Support in technischer Hinsicht. Manche
der Kunden kaufen Kontingente, um nicht immer wieder Bestellungen zu tätigen. Mit diesen Kunden
rechnen Sie nach Zeiteinheiten ab. Mit anderen haben Sie einen Vertrag, nach dem monatlich auf
Nachweis minutengenau abgerechnet wird.
All dies lässt sich mit Tickets und der Verknüpfung zu Kosteneinträgen lösen. Für einen Teil der Kunden werden die Einträge minutengenau gemacht, der andere Teil der Kunden wird über Zeiteinheiten
abgerechnet.
Die Maske zur Kostenerfassung
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Zeiteinheiten für Tickets und Kostenerfassung
Erstellen Sie zunächst das Ticket, in dem Sie den Sachverhalt des Problems festhalten. Wechseln Sie
dann zur Registerkarte Bearbeitung. Hier erfassen Sie Ihre Leistung(en) wie im entsprechenden Kapitel
der Zeiterfassung beschrieben.
Neu ist die zusätzliche Eingabemöglichkeit von Zeitwerten: Ist diese nicht wie im Bildschirmfoto
eingeschaltet, können Sie das durch Klick auf die Überschrift Ohne Zeiteinheiten bewerkstelligen. Hier
wird auch festgelegt, was eine Zeiteinheit rechnerisch bedeutet:
Dabei sind 5, 10 oder 15 min möglich. work4all merkt sich den letzten Eintrag – natürlich auch das
komplette Wegblenden der Funktionalität.
Reporting
Wir können für Sie die Summierung der Werte (in diesem Fall ggf. der Arbeitseinheiten) in Form eines
Reports darstellen. Dies ist im Übrigen auch mit Excel möglich („Pivot“). Lassen Sie sich von uns
beraten.
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Projektkalkulation
Zielgruppe für diesen Teil unserer Software sind Dienstleister, die Projekte kalkulieren (vorkalkulieren
oder nachkalkulieren). Dabei werden sowohl Fremd- als auch Eigenleistungen berücksichtigt. Die
Kalkulation richtet sich nach den Kosten der Artikel/Produkte/Dienstleistungen sowie ggf. nach den
Zu- und Abschlägen.
Fremd- und Eigenleistungen
Alle Kosten von Dienstleistern lassen sich in der Regel in zwei Gruppen einteilen:
-
Fremdleistungen: Dies sind die Kosten, die eine Fremdfirma verursacht. Sie erhalten eine Eingangsrechnung!
Eigenleistungen: Dies sind die Kosten, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen des Projektes durch Ihre
Stunden verursachen. Die Überprüfung der Ist-Kosten in diesem Bereich ist einzig und allein durch
Erfassen der Stunden zu bewerkstelligen.
Beide Kostenarten werden in unserem ERP-Bereich durch Artikel (auch: Produkt oder Dienstleistung
genannt) dargestellt. Innerhalb des Projekts lassen sich diese Bausteine kalkulatorisch anwenden.
Soll-Ist-Vergleich und Kalkulation
In diesem Kapitel wird lediglich das Thema Kalkulation besprochen. Selbstverständlich ist die Kalkulation Basis des Soll-Ist-Vergleichs, aber auch isoliert und ohne Erfassen der Ist-Kosten ist die Kalkulation
zu benutzen. Gleiches gilt in umgekehrter Richtung (also: nur Ist-Kosten erfassen, aber keine SollKosten vordefinieren).
Die Kalkulation ist in der Regel identisch mit den Soll-Werten. Allerdings können Sie in work4all auch
mehrere Kalkulationen innerhalb eines Projektes anlegen, sodass in diesem Fall nur eine dieser Kalkulationen planungswirksam ist.
Auf Basis der ermittelten Kosten kann eine Vielzahl wichtiger Fragen beantwortet werden, beispielsweise ob es günstiger ist, eine bestimmte Leistung selbst zu erstellen oder über den Markt zu beziehen, ob beim aktuellen Preis ausreichende Gewinne erwirtschaftet werden können, zu welchen
Preisen man eine bestimmte Leistung anbieten soll bzw. kann etc.
Es handelt sich bei der Kalkulation also um ein internes Dokument, dass die Vorstufe zum Angebot
bildet.
Aufruf der Kalkulationsmaske
Rufen Sie das Projekt auf, zu dem Sie eine Kalkulation erstellen möchten.
Nun klicken Sie wie gewohnt auch das Plus im Infofenster Kalkulation.
92
Projektkalkulation
Kalkulationsschema
Die Maske unterscheidet sich nur sehr gering von der Angebotsmaske. Gehen Sie also so vor, als
würden Sie ein Angebot erfassen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Angebote im ERP
Handbuch.
In der Registerkarte Positionen fügen Sie alle Artikel, Dienstleistungen usw. ein, die Sie für Ihre
Kalkulation benötigen. Wie im Angebot steht Ihnen als letzte Registerkarte eine Auswertung zur
Verfügung, mit der Sie ggf. unterschiedliche Kalkulationen miteinander vergleichen können.
Eigen- und Fremdleistungen erfassen
Im Focus der Maske steht das Definieren der zur Kalkulation gehörenden Fremd- und Eigenleistungen.
Hierfür stehen Ihnen die Artikelgruppen sowie die Artikelliste zur Verfügung.
Im Beispiel sehen Sie die Daten einer Agentur:
-
Eine erste Obergruppe zeigt die Eigenleistungen mit den Untergruppen Messebetreuung, Projektplanung etc. Als Handwerker finden Sie hier Begriffe wie „Montage“.
93
Projektkalkulation
-
-
Die zweite Obergruppe zeigt mit einigen Untergruppen die Fremdleistungen, in unserem Beispiel
also Malerarbeiten. Fremdleistungen sind auch die Materialien, die projektbezogen erworben
bzw. verbraucht werden.
Rechts daneben dann die Artikel/Dienstleistungen selbst.
Per Doppelklick wählen Sie einen Artikel für die Kalkulation aus. Er wird in die obere Tabelle eingefügt. Dies kann ggf. mehrfach (beliebig oft) geschehen, damit Sie die Texte jeweils individuell überschreiben und die Kalkulation für unterschiedlichste „Einmalleistungen“ anpassen können. Sie benötigen also lediglich Platzhalter im Artikelbereich.
Die Komponenten der Kalkulation
Die obere Tabelle bildet Artikelgruppen und Artikel nacheinander ab. Die Artikelgruppen erscheinen
automatisch und lassen sich nicht manipulieren, die Artikel können mit Ihren einzelnen Bestandteilen
überschrieben werden:
Anz.
Die Anzahl der Leistung der entsprechenden Position. Standardmäßig wird die
Zahl 1 eingetragen. Ändern Sie diese, wird die Zeile neu kalkuliert (Rohertrag,
Gesamtpreis etc.)
Bezeichnung
Der Text des Artikels wird übernommen, kann danach beliebig überschrieben
werden. Im beschriebenen Beispiel lautet die Bezeichnung des Artikels neutral
„Moderator“, anschließend ergänzen Sie dies durch den Namen des Moderators.
EK-Preis | €
Der Einzelpreis der Kosten für die Anzahl 1. Dieser Wert wird manuell erfasst.
Einzelpreis | €
Der Einzelpreis im Verkauf für die Anzahl 1. Dieser Wert wird aus den Stammdaten des ausgewählten Artikels übernommen.
Rab %.
Der Rabattsatz in Prozent auf den ausgewiesenen Verkaufspreis. Eine Eingabe
wird auch für die jeweilige Art interpretiert: Die Zeile ist mit Eingabe des Rabattsatzes eine Eigenleistung!
Zus. %
Zuschlag in Prozent: mit Eingabe eines Wertes wird die Zeile automatisch zur
Fremdleistung.
Beispiel für eine Zuschlagsberechnung:
G-Preis
EK:
Zuschlag:
100,- €
5%
VK:
105,- €
Der errechnete Verkaufspreis inkl. Rabatt.
Eine zusätzliche Betrachtung ist die Auswertung: Hier finden Sie summierte Informationen über Ihre
erstellte Kalkulation:
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Projektkalkulation
Im oberen Bereich der Tabelle sehen Sie die Artikel ihrer Kalkulation sortiert nach der Artikelart, sowie eine Gegenüberstellung Ihrer Kosten und Einnahmen. Außerdem sehen Sie getrennte Informationen für die Eigenleistungen, die Fremdleistungen, sowie den dazugehörigen Rohertrag.
Zur Berechnung des Deckungsbeitrages schalten Sie bitte auf die gleichnamige Ansicht oberhalb der
Tabelle um.
Für weitere Informationen zum Deckungsbeitrag und detaillierte Beschreibungen zu den einzelnen
Funktionen in der Symbolleiste, lesen Sie bitte das Kapitel Angebot und Deckungsbeitragsrechnung im
ERP Handbuch.
Projektkalkulation in ein Angebot umwandeln
Hier die Voraussetzungen für die Umwandlung
-
Sie haben eine Kalkulation beim Projekt hinterlegt.
Das Projekt hat einen Standard-Kunden.
Nun ziehen Sie einfach innerhalb des Schreibtischs beim involvierten Kunden das Projekt ins Fenster
Angebote:
Oder Sie machen einen Rechtsklick auf die Kalkulation die Sie in ein Angebot umwandeln möchten:
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Projektkalkulation
Das Ergebnis
Die Umwandlung der Kalkulationspositionen überträgt zeilenweise die kalkulierten Artikel. Dabei
wird der ggf. veränderte Text des Artikels berücksichtigt. Alle Einkaufs- und Verkaufspreise sowie die
Rabatte werden eingefügt, sodass das Angebot im Ergebnis der Kalkulation entspricht:
Weitere Funktionen des Infofensters
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Kalkulation, im Infofenster stehen Ihnen weitere
Funktionen zu Verfügung.
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Zeiterfassung für Tickets
Unsere Ticketverwaltung (Zusatzmodul) erlaubt Ihnen das komfortable Erfassen von Vorgängen rund
um Servicefälle. Dabei ist es auch möglich, die aufgebrachten Zeiten über die Zeiterfassungsmaske zu
verknüpfen.
Diese Funktionalität haben wir noch einmal vereinfacht – „Ticket erfassen“ und „Zeiten erfassen“ sind
nun ggf. nur noch ein einziger Vorgang.
Integration in Ticketmaske
Erstellen Sie ein neues Ticket (oder öffnen Sie ein bereits erstelltes), erscheint unterhalb der
Menüleiste die dargestellte Zusatzzeile. Hier kann zum Ticket ein Kostensatz erstellt werden.
Mögliche Einstellungen
Im rechten Bereich lassen sich einige Einstellungen vornehmen. Die ersten beiden Einstellungen lassen
sich nur vom Administrator ändern:
-
Zeiterfassungsleiste aktivieren: Die erste Einstellung dient dazu, das ganze Verfahren auszu-
schalten.
-
Pflichteintrag bei Abschluss eines Tickets: Setzen Sie diese Option, um die Anwender beim Ab-
schluss des Tickets zu zwingen, einen Kosteneintrag zu erfassen. Wurde bereits ein älterer
Kosteneintrag erfasst, gilt die Regel nicht.
-
Intervall: Es sind 5-, 10- oder 15-min-Intervalle einstellbar. Diese gelten für den Klick auf die
Schaltflächen des Datums (s.u.)
Haben Sie die Zeiterfassungsleiste einmal generell ausgeschaltet, lässt sich diese anschließend über die
Optionserweiterung der Möglichen Aktionen wieder einschalten:
97
Zeiterfassung für Tickets
Zeiten erfassen
Die vereinfachte Zeiterfassung innerhalb der Tickets bietet natürlich nicht alle Möglichkeiten der
„großen“ Zeiterfassungsmaske, aber der Erfassungsvorgang ist daher auch schneller. Folgende
Voreinstellungen sind getroffen:
-
Es werden grundsätzlich Von-bis-Zeiten erfasst.
-
Solange Sie das Von oder das Bis bewegen, ist die
daraus resultierende Zeit auch logisch (es ist die
Differenz).
-
Manipulieren Sie das Ergebnis, tun Sie das in Eigenverantwortung. Es kann ja auch sinnvoll sein: Sie
geben ein Von-Bis von 11.00 Uhr bis 15:00 Uhr ein
und ändern die daraus resultierenden Stunden auf 3
h – aufgrund der Mittagspause.
-
Die Tätigkeit ist kein Pflichtfeld. Die zuletzt
genutzte Tätigkeit wird grundsätzlich
vorgeschlagen.
Beim Start des Vorgangs beginnt work4all immer bei der letzten vollen Viertelstunde mit dem Zählvorgang. Von und Bis werden beide auf die gleiche Zeit gesetzt, es ergeben sich somit zunächst 0
Stunden. Dies führt zu keiner Erfassung. Klicken Sie idealerweise nun auf Pfeil-Hoch bei der Bis-Zeit,
um im ausgewählten Intervall zu zählen:
1
2
Zusammengefasst: Mit einem Klick haben Sie Ihre Stunden erfasst!
Beziehung der Tickets und der Zeiterfassung zur kaufmännischen Welt
Das Arbeiten mit Tickets bedeutet für manche Firmen eine echte Revolution (das Wort wurde bewusst
gewählt!). Wo bislang Rückrufzettel oder E-Mails walteten, ist nun ein effektives Instrument
vorhanden, das unterschiedlichste Dinge durchschaubar regeln kann:
Fehlermanagement
Entwicklungsaufgaben
Produktion
Anfragen
•Supporttickets
•First-Level und Second-Level
•Umsetzung von Kundenwünschen
•Eigene Entwicklungsaufgaben
•Auftragsbezogene Produktion
•Vertriebsaufgaben
Wir arbeiten nun seit mehreren Jahren mit unserer eigenen Ticketverwaltung und optimieren unsere
Vorgänge ständig. Aus unserer Sicht sollte dabei die Beziehung zur kaufmännischen Welt geregelt
werden, sonst hängt die Abrechnung „in der Luft“. Hierzu einige Beispiele aus unserem Arbeitsleben,
die anschließend in Verbindung mit der Bedienung der Ticketmaske erklärt werden:
98
Zeiterfassung für Tickets
-
Wir schließen mit unseren Kunden Wartungsverträge, die eine gewisse Anzahl von
Hilfestellungen beinhalten. Bei einigen unserer Kunden ist dies auch zeitlich reglementiert
(„10 h Support je Monat enthalten“)
-
Wir regeln unsere Produktentwicklung über Tickets. Jede Neuerung wird festgehalten und
automatisiert zu Release-Notes verarbeitet.
-
Die kostenpflichtige Umsetzung eines Tickets sowie die daraus resultierende Abrechnung
oder Soll-/Ist-Betrachtung .
Das Ticket und auch die damit einhergehende Zeiterfassung lässt sich einem Projekt zuordnen. Ab
Version 10.6 ist es nun möglich, das Ticket einem Auftrag oder einem Wartungsvertrag zuzuordnen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche 1, erscheint eine Liste aller Wartungsverträge und offenen Aufträge
dieses Kunden (unabhängig vom Projekt). Sie wählen also entweder den Wartungsvertrag (in der
Regel für Supporttickets) oder den Auftrag (zum Beispiel für eine individuelle Anpassung) aus.
Anschließend konkretisieren Sie diese Auswahl durch Klick auf 2. Hier erscheinen die Positionen des
Auftrags bzw. die Komponenten des Wartungsvertrags:
Der Screenshot zeigt die Auflistung der Positionen eines größeren Auftrags. Sie sehen die
Beschreibung der Leistungen und auch der internen Anmerkungstexte (auf diese wird durch das
kleine rote Pünktchen – wie in Excel üblich – hingewiesen).
So weiß der Supporter genau, was zu tun ist und es lassen sich sehr viele Fälle Ihrer kaufmännischen
Organisation regeln. Als Orientierung-Hilfe für den Stand der Dinge bei den angefallenen
Dienstleistungen finden Sie auf der linken Seite der Ticketmaske folgende Ansicht:
Bei Aufträgen
Bei Wartungsverträgen
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Zeiterfassung für Tickets
Der Sonderfall der inkludierten Leistungen im Wartungsvertrag ist dabei zu berücksichtigen und am
besten über einen Hinweis in der Bezeichnung der Komponente des Wartungsvertrags geregelt.
Legen Sie die Maus über das Feld Position, erscheint der Langtext der Komponente:
Bitte berücksichtigen Sie bei der Bestimmung der Einheiten folgende Regel:
Es ist möglich, Stunden und Tage zu mischen. So kann zum Beispiel ein Artikel mit der Einheit „Tag“
oder „Tg.“ definiert sein, die abgerechneten Leistungen jedoch mit Stunden („h“) erfasst werden. Das
Nebeneinander der Mengen wird dann mit der Logik „1 Tag = 8 Stunden“ von work4all geregelt.
Hinweis:
Die (eventuell automatisierte) Abrechnung ist ein zweites Thema, es wird in diesem Infoblatt aber
zunächst nicht besprochen (wir ergänzen dieses Infoblatt in einer kommenden Version).
100
Lückenlose Zeiterfassung
Dieses Infoblatt zeigt Ihnen eine Lösung für die nachfolgenden beiden Probleme beim Erfassen von
Zeiten:
1.
Eine neue allgemeine Option überprüft die Einträge des letzten Werktages und weist den
Benutzer darauf hin, falls die Sollzahl der Stunden nicht erreicht wurde.
2.
Eine weitere (persönliche) Option hilft Ihnen, Lücken in Ihren Tageseinträgen zu füllen.
Automatische Kontrolle der Einträge des letzten Werktages
Innerhalb der Kostenerfassung kann der Administrator folgende neue Einstellung verbindlich für alle
Mitarbeiter setzen:
Das Ergebnis: Unser Programm überprüft während der laufenden Arbeit, ob die Sollstunden erreicht
wurden. Hierbei wird folgender Wert aus den Mitarbeiterdaten herangezogen:
Haben Sie weniger Stunden als vorgesehen eingetragen (Urlaub und Krankheit wird berücksichtigt),
erscheint folgende Meldung:
Starten Sie nun am besten die Zeiterfassung (Schaltfläche unten rechts), um den Eintrag für den
letzten Werktag zu ergänzen. Tun Sie dies nicht, erscheint die Erinnerungsmaske unbarmherzig immer
wieder.
101
Lückenlose Zeiterfassung
Einschränkung der Funktion durch Rechte
Die oben beschriebene Funktion gilt für all Ihre Mitarbeiter, ohne Einschränkungen (also vom
Geschäftsführer bis hin zur Reinigungsfrau). Möchten Sie einen Mitarbeiter aus dieser Logik
ausschließen, so setzen Sie folgendes Recht (bzw. die Verpflichtung) außer Kraft:
Restzeiten eines Tages komfortabel erfassen
Für Benutzer unseres Programmes, die einen stark zerfledderten Arbeitstag (viele Zeiteinträge) haben,
ist folgende Funktion des Programmes sinnvoll: Setzen Sie den Schalter „Restzeit“ innerhalb der
Erfassungsmaske:
Im dargestellten Beispiel sind bereits zwei Einträge (einer von 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr und ein anderer
von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr) erfasst. Nun markieren Sie den Rest des Tages im Kalender (von 09:00 Uhr
bis 17:00 Uhr). Ist die Option „Restzeit“ gesetzt, werden nur 6 Stunden gebucht, im anderen Fall 8
Stunden (was damit zu doppelter Buchung führt).
Die Restzeitberechnung geschieht nur beim Markieren mittels Maus. Ausgeschlossen werden die
Stunden, die sich komplett innerhalb der Markierung befinden.
102
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Dieses Infoblatt beschreibt die von uns empfohlenen kaufmännischen Standardvorgänge für
Softwarehersteller und Dienstleister im Bereich IT. Bestandteil sind unsere Module ERP, PROJEKT
sowie als Erweiterung Stücklisten, Abo-/Wartungsrechnungen und ggf. Tickets.
Die beschriebenen Abläufe werden bei uns selbst so durchgeführt. Natürlich sind Abwandlungen und
Erweiterungen dieser Abläufe denkbar.
Ein grobes Beispiel für den Ablauf ist folgender: Kunde kauf Software X. plus 3 Schulungstage und 1
Tag Anpassung im Bereich Formulare.
Ausgangslage Artikel
Hier der Artikelstamm, um den es geht. Es gibt Lizenzartikel, Dienstleistungen, Schulungen usw.
Leistungen
Der Detailgrad der Leistungen ist variabel. Einige unserer Kunden im Softwarebereich definieren Ihre
Arbeitspakete aus bis zu 100 Einzelleistungen. Im oben abgebildeten Beispiel-Artikelstamm wurden
im Gruppenbaum unterhalb der Gruppe LEISTUNGEN mehrere Untergruppen hierfür definiert. Zum
Beispiel der Bereich KONFIGURATION:
Hier sind drei Leistungen definiert, es können wie gesagt wesentlich mehr sein. Ob Sie diese dann als
Artikel oder als Checkliste abbilden, bleibt Ihnen überlassen. Der „richtigste“ (weil kaufmännische)
Weg ist der Artikel, aber wenn dies bei Ihnen zu Überorganisation führen würde, machen Sie das
Ganze über Checklisten (Kurz-Erklärung im übernächsten Abschnitt).
103
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Arbeitspakete/Stücklisten
Aus den operationalisierten Arbeitsschritten (also den Leistungen im Detail) lassen sich über
Stücklisten sogenannte Arbeitspakete zusammenfassen. Diese sind die Basis Ihrer Kalkulation und
eventuell auch Ihrer organisatorischen Abläufe. Hier als Beispiel wiederum unser Gruppenbaum mit
vier Paketen:
Das Paket „KONFIGURATION KOMPLETT“ besteht dabei aus folgenden Komponenten:
Die Mengenangabe stellt somit eine Vorkalkulation dar, kann aber im Angebot abgeändert werden
(es müssen zum Beispiel doppelt soviele User angelegt werden). Daraus ergibt sich dann ein anderer
Preis. Sind diese unterschiedlichen Konstellationen wiederum Standard, dann legen Sie sich mehrere
Arbeitspakete mit unterschiedlichen Mengenangaben an („KONFIGURATION für 5 User“, „… für 10
User“).
Checklisten
work4all bietet Ihnen ein sehr schönes Modul zum komfortablen und einfachen Verwalten von
Arbeitsgängen an: die Checkliste. Diese hat allerdings keine dauerhafte Verbindung zu den
kaufmännischen Vorgängen. Im oben beschriebenen Fall („Softwareverkauf“ oder „Konfiguration“)
sieht der Ablauf folgendermaßen aus: Wechseln Sie zum Kunden, bei dem dieser Auftrag liegt.
Erstellen Sie eine neue Checkliste und wählen Sie in der Kopfleiste den kaufmännischen Auftrag aus:
Fertig. work4all fügt alle Positionen incl. der Arbeitspakete und Komponenten in die Checkliste ein:
104
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Bitte lesen Sie auch das separate Infoblatt zu diesem Thema. Sie können eine Checkliste auch als
Mustervorlage definieren, wenn dieser Ablauf öfter vorkommt.
Kalkulation und Angebot
Die kaufmännische Abwicklung beginnt bei der Kalkulation (separates Fenster möglich) oder beim
Angebot (auch dort lässt sich kalkulieren). In diesem Infoblatt beginnen wir direkt beim Angebot. Wir
fügen die Artikel und Arbeitspakete wie folgt ein:
Die Kalkulation der Hauptpositionen ist einfach (Menge mal Einzelpreis). Bei den Stücklisten wurde
die Variante 5 gewählt, also versteckte Komponenten im Hintergrund. Für Position 2.2 sieht das dann
so aus:
Der Kunde sieht den Text „KONFIGURATION komplett“, dahinter stecken 3 Komponenten mit ihren
einzelnen Preisen und Stundenanzahl. Der Stundenwert lässt sich natürlich nun individuell anpassen
(dies tun Sie in der Spalte Menge SL). Im Moment des Änderns der Menge oder des Einzelpreises
ändert sich auch der Preis des Kopfs der Stückliste.
Der Auftrag: Was ist zu tun? Was sind meine Sollwerte?
Der kaufmännische Auftrag ist eines der wichtigsten Objekte im Ablauf dieses Vorgangs. Er stellt die
Sollwerte dar. Bei einem Dienstleister sagt er also aus „Was ist (wann) zu tun?“. Bei der späteren SollIst-Betrachtung („Wie lange hat es tatsächlich gedauert?“) ist diese Menge die Sollmenge. Dies gilt
sowohl für die „normalen“ Positionen, als auch für die Komponenten der Stücklisten/Arbeitspakete.
Wichtig: Das (bekannteste) Standardformular des Auftrags ist zwar die Auftragsbestätigung. Das soll
aber nicht heißen, dass man keinen Auftrag anlegt, wenn „der Kunde keine AB benötigt“. Betrachten
Sie den Auftrag zunächst als internes Objekt. Sozusagen den Startschuss für Ihre Arbeit. Deshalb
sollten Sie in Ihre Vorgangsbeschreibung eventuell auch das Formular „Interner Arbeitsauftrag“ mit
einbeziehen. Besonders dann, wenn Nicht-work4all-Mitarbeiter diese Informationen benötigen. Hier
ein Beispiel für dieses Formular:
105
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Bitte beachten Sie, dass sich durch Zusatzfelder weitere (interne) Informationen für Ihre Mitarbeiter
hinterlegen lassen. Am einfachsten wird dies durch das Positionsfeld „interner Text“ klar. Ist bei
diesem Artikel/dieser Dienstleistung eine Ressource (also ein Mitarbeiter) hinterlegt, kann man auch
diesen hier mit ausdrucken lassen. Das ist jedoch noch nicht die Ressourcenplanung, wie Sie über
unseren Terminkalender möglich und üblich ist.
Die Lieferung der Leistung
Der Titel dieses Abschnitts ist bewusst etwas ungewöhnlich ausgesucht. Sie werden vielleicht denken
„Leistungen werden doch nicht geliefert.“. Aber so ist es: der Lieferschein als Nachweisdokument für
die Lieferung der Schulung oder der Anpassung ist gar keine so schlechte Idee. Das hat dann auch
nichts mit Lagerbuchung zu tun – der Lieferschein muss nicht gebucht werden. Es hat auch nichts mit
der Unterschrift des Kunden unter dem Lieferschein zu tun – es handelt sich auch hier um Ihr internes
Nachweisobjekt. Dieses beantwortet im Nachhinein unzweifelhaft zum Beispiel die Frage: „Wann
haben wir die Schulung geleistet?“
Das Ganze hat den (kleinen) Nachteil, dass eine Soll-Ist-Betrachtung nun nicht mehr möglich ist. Soll
und Ist werden maximal identisch sein. Nicht gelieferte Leistungen jedoch sind so gut zu erkennen
(„Wie viele Tage hat der Kunde noch offen?“).
Das Projekt
Der zweite Weg des Abarbeitens von Dienstleistungsaufträgen geht über Projekte und die damit
verbundene Zeiterfassung. So gehen Sie vor:
1.
Wandeln Sie zunächst den kaufmännischen Auftrag in ein Projekt um (rechte Maustaste im
Desktop)
2.
Dabei können Sie nun (in klassischer Art und Weise) auch die Vorgänge (so detailliert wie Sie
möchten) hinterlegen. Aber dieser Weg ist etwas komplizierter, als der kaufmännische. In
diesem Infoblatt spielt er keine Rolle. Die Vorgänge sind Ihre Auftragspositionen.
3.
Fertig. Das Projekt steht nun zur Ist-Zeiterfassung zur Verfügung.
106
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Zeiterfassung
Nun beginnt also der Auftrag und die Kollegen tun Ihre Arbeit. Die Infoweitergabe (was hat wer zu
tun, ist ein Sonderthema. Vorschlag: Sie generieren sich eine Excel-Liste mit allen offenen
Auftragspositionen Grafik etc. Bitte sprechen Sie mit uns, wenn wir dabei helfen können.
Der Kollege, der nun eine Leistung erledigt/erfasst, weist dies in unserer Zeiterfassung nach. Hier die
Maske:
Wie Sie sehen, ist die Leistung der Position des Auftrags zugeordnet. In diesem Fall eine Komponente
einer Stückliste/Arbeitspaket. Im Kommentar hat der Mitarbeiter zusätzlich manuell eine Notiz
hinterlassen, warum es länger gedauert hat.
Fertigmeldungen
Fertigmeldungen kennt man standardmäßig aus Produktionsaufträgen. Dort werden dann einzelne
Teilmengen beim Einbuchen ins Lager „fertiggemeldet“. Hier bezieht sich diese Meldung auf die
erfolgte Dienstleistung. Sie melden intern, dass die gesamte Menge (egal ob Stunden oder Tage)
„geliefert“ wurden.
Die Konsequenz daraus ist in der Regel die Abrechnung.
Fertigmeldungen beziehen sich immer auf eine Auftragsposition und können an zwei Stellen des
Programms erfolgen:
1.
2.
Direkt in der Position des Auftrags
Aus der Zeiterfassung heraus
Fertigmeldung aus einer Position heraus
Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie zu der Übersicht der Positionen. Markieren Sie die
Position und wählen Sie Fertigmeldung.
107
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Nach der Fertigmeldung wird diese Position durchgestrichen dargestellt. Beinhaltet Ihr Auftrag
viele Dienstleistungspositionen, ist dies eine schöne Möglichkeit, hier den Überblick zu behalten:
was wurde bereits geleistet, was nicht?
Fertigmeldung aus der Zeiterfassung heraus
Neben der Position klicken Sie auf die Schaltfläche, dann auf den Menübefehl „Fertigmeldung
erstellen“. Anschließend können Sie einen Kommentar zur Fertigmeldung eintragen. Dieser kann
ggf. eine wichtige Rolle bei der Abrechnung spielen.
Nach der Fertigmeldung wird diese Position durchgestrichen dargestellt.
Anzeige der Fertigmeldungen und Abrechnung
Die erfolgte Fertigmeldung führt natürlich nicht automatisch zur Abrechnung. Es ist vielmehr eine
Eigenschaft der Position, die bei den Positionen (durchgestrichen), im Reporting sowie bei der
Vorgangs-Nachverfolgung gezeigt wird.
Anzeige innerhalb der Positionen
Hier ein Ausschnitt aus der Ansicht der Positionen. Die durchgestrichenen Positionen wurden
fertiggemeldet – zusätzlich lässt sich dabei auch der Kommentar der Fertigmeldung einblenden:
Anzeige innerhalb der Vorgangs-Nachverfolgung
Markieren Sie im Desktop den ausgewählten Auftrag mit rechter Maustaste an und wählen Sie
dann „Vorgangs-Nachverfolgung“. Innerhalb der nun erscheinenden Auflistung wird ab Version
10.6 ebenfalls der Nachweis der Fertigmeldung geführt:
108
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Zusätzlich bietet Ihnen die Vorgangs-Nachverfolgung eine Übersicht über alle erfolgten
Fertigmeldungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums – zum Beispiel des abgelaufenen Monats:
Mit einem Klick wissen Sie, was in diesem Monat an Leistungen innerhalb Ihrer Abteilungen
erfolgt ist und was somit ggf. abrechnungsfähig ist!
Anzeige der Fertigmeldungen als Report
Mit Version 10.6 steht ein neuer Standard-Report als Liste zur Verfügung: Die Liste der
fertiggemeldeten Auftragspositionen. Es handelt sich (als Dateiname) um den Crystal-Report
w4a_s027F.rpt. Falls dieses Formular in Ihrer Installation nicht eingebunden ist, lassen Sie ihn sich
bitte durch unseren Support geben. So sieht das Ergebnis aus:
Individuelles Reporting
Oft ist individuelles Reporting im Vorfeld der Abrechnung gewünscht. So lassen sich beliebige Felder
mit in den Abrechnungsvorgang einbeziehen. Hier ein Beispiel für eine Excel-Pivot-Ansicht:
Zunächst die Tabelle mit den Rohdaten:
109
Abrechnung von Dienstleistungen und Fertigmeldungen
Und dann eine daraus resultierende Pivot-Ansicht:
So haben Sie die Möglichkeit, entweder nach Kunde oder nach Mitarbeiter zu gruppieren und dann
die Rechnungen zu erstellen.
Sie finden das Beispiel des Zugriffs aus Excel im Programm unter Extras > Administration > Verwaltung
von Reports … und dort dann unter Excel-Konnektor:
110
111
3. RESSOURCENPLANUNG
Vorgänge und Ressourcen
In work4all gibt es eine klassische Ressourcenverwaltung mit Zuordnung zu den Vorgängen des
Projekts. Das Besondere dabei: Sie verwalten die Zeiten der Mitarbeiter über Ihren Terminkalender.
Somit ist es nicht nötig, Ausfallzeiten (z.B. Urlaub) separat zu definieren.
Der Einsatz unserer Ressourcenverwaltung geschieht natürlich hoch integriert: Die Mitarbeiterdaten
sind verfügbar, die Tätigkeiten werden über Artikel/Dienstleistungen verwaltet, die Erfassung der IstZeiten schließlich sich nahtlos an.
Ressourcen
Mit work4all können Sie zwei Arten von Ressourcen verwalten:
-
Sog. „Human Resources“, die Mitarbeiter also.
Sonstige Ressourcen, wie Räume, Geräte oder Maschinen.
Allen „Sonstigen Ressourcen“ gemeinsam ist die Eigenschaft: grundsätzlich 24 h am Tag verfügbar
(und an diesem Satz merken Sie auch schon den Unterschied).
Vorgänge
Die Zuordnung von Mitarbeitern oder Maschinen zum Projekt verlangt zunächst die Operationalisierung des Projekts in Vorgänge (auch Phasen genannt). Als Beispiel verwenden wir in diesem Handbuch nun wiederum das Projekt einer Baufirma, weil die meisten Anwender sich in dieses Thema gut
einfinden können. Selbstverständlich sind die Schritte jedoch für unterschiedlichste Dienstleister übertragbar. Die Unterschiede liegen manchmal nur in Begrifflichkeiten (eine Agenturen nennt das Projekt
Job, die Baufirma Baustelle).
Aus Sicht eines Fertigungsunternehmens gibt es einige Unterschiede, die Unterteilung in Vorgänge ist
jedoch auch hier notwendig.
Vorgänge anlegen
Wichtiger Hinweis:
Die Arbeit mit Ressourcen innerhalb der Projektmappe ist nicht an das Speichern-Symbol gebunden.
Änderungen werden sofort in die Datenbank geschrieben – ein Abbrechen ist nicht möglich.
Rufen Sie Ihr Projekt im Schreibtisch auf, öffnen Sie die Projektmappe und wechseln Sie innerhalb der
Projektmappe in die Registerkarte Vorgänge. Der zweigeteilte Bildschirm zeigt im oberen Bereich
Vorgänge, unten die Ressourcen. Zunächst legen wir Vorgänge an.
Aus Platzgründen haben wir bei dieser Teilmaske auf die große MenüLeiste im oberen Bereich verzichtet. In der Kopfleiste der Vorgänge
gibt es auf der linken Seite drei Symbole für die notwendigen Funktionen (auf der rechten Seite später weitere).
112
Vorgänge und Ressourcen
Zunächst das Plus-Symbol zum Anlegen des ersten Vorgangs:
Es öffnet sich ein Untermenü für das Anlegen von:
Gliederungspunkten: Dies sind Überschriften für einzelne Phasen. Im
beschriebenen Beispiel ist genau dies richtig. Legen Sie den Gliederungspunkt „Zeichnungserstellung“ an.
Vorgängen: Der Vorgang kann ohne Gliederungspunkt angelegt
werden, im Beispiel ist der Vorgang jedoch unterhalb des Gliederungspunkts angesiedelt.
Meilensteinen: Der Meilenstein ist ein definierter und messbarer Punkt
Ihres Vorgangs. In diesem Beispiel etwa „Abnahme der Entwürfe“ oder
„Fertigstellung der Reinzeichnungen“.
Arbeitspaketen: Dieser besondere Punkt erlaubt das Anlegen ganzer
Vorgänge über einen einzigen Klick. Sie benötigen hierfür unsere ERPErweiterungen mit Stücklisten, um die Vordefinition zu machen. Das
Ganze wird in einem separaten Kapitel des Handbuchs erklärt und ist
im Wesentlichen für Fertigungsbetriebe interessant.
Nachdem Sie einen Vorgang gewählt haben, erscheint ein Fenster mit dem Sie Ihrem Vorgang benennen können:
Anschließend erscheint die Bezeichnung auf der linken Seite.
Fertig! So in etwa sieht der erste Entwurf Ihrer Projektplanung nun aus:
Natürlich geschehen die im Beispiel beschriebenen Schritte nicht parallel – deshalb gehen Sie im
nächsten Schritt nun zur zeitlichen Planung über.
Zeitliche Planung der Vorgänge
Beim Anlegen der Vorgänge legt work4all standardmäßig bereits einen Zeitraum für den Beginn und
das Ende der Phase fest. Bei einem Meilenstein gibt es dabei nur ein einziges Datum, bei der
Gliederungs-Überschrift kein Datum.
113
Vorgänge und Ressourcen
Um den Vorgang zeitlich zu verschieben, klicken Sie auf den Balken und ziehen ihn nach links oder
rechts. Um nur Anfang oder Ende zu verändern, fassen Sie den Balken links oder rechts an und tun das
gleiche. Dabei springt der Mauszeiger immer innerhalb des eingestellten Zeitrasters – dem Tag.
Beim Meilenstein ist das Anfassen etwas „sensibel“: achten Sie auf das Mauszeigersymbol, das einen
Links-/Rechts-Pfeil zeigt, bevor Sie klicken und ziehen.
Das Ergebnis des Ganzen ist nun natürlich zeitlich logischer:
Vorgänge verändern
Jeder einzelne Vorgang kann alternativ zum Verschieben per Maus auch durch Doppelklick verändert
werden. Es erscheint eine Maske mit allen zum Vorgang, zum Gliederungspunkt oder zum Meilenstein
gehörenden Daten:
Über diesen Weg können Sie die Bezeichnung eines Vorgangs nun auch ändern – das geht aus der
vorherigen Maske nicht. Außerdem erscheinen in der Vorgangsmaske einige neue Felder:
Zuordnung
Wenn Sie mit Gliederungspunkten arbeiten, können Sie die Zuordnung eines
Vorgangs oder eines Meilensteins an dieser Stelle ändern.
Per Drag&Drop geht das ebenfalls in der grafischen Übersicht: Ziehen Sie den
Balken einfach auf den neuen Gliederungspunkt. Ergebnis:
114
Vorgänge und Ressourcen
Planwert/Stunden
Planwert/ Tage
Hier geben Sie Ihre Planwerte für den Vorgang ein. Bitte beachten Sie, dass die
drei Werte miteinander synchronisiert sind, also letztendlich das gleiche
aussagen.
Planwert/ Monate
Artikel
Wenn Sie die Vorgänge als Arbeitspaket, also auf Grundlage einer Stückliste
angelegt haben, sehen Sie hier die zugeordneten Artikel (Stücklistenkomponenten) und können diese Zuordnung bei Bedarf ändern. Dies dient nur
zur Information und hat keine Bedeutung für die Projektabrechnung.
Bemerkung
Manche Arbeitsschritte oder Vorgänge benötigen detaillierte Angaben. Mit
diesem Feld können Sie dies festhalten.
Speichern Sie den Vorgang über Speichern.
Der erweiterte Listenbereich
Im linken Bereich der Übersicht gibt es weitere Informationen zu den einzelnen Abschnitten Ihres
Projektes. Durch Ziehen am mittleren Splitter-Balken erscheinen diese Felder:
Der Listenbereich setzt sich aus folgenden Feldern der Bearbeitungsmaske zusammen:
Die Planwerte zeigen die Planwerte/ Tage aus der Bearbeitungsmaske. Die Ist-Werte sind die bereits
erfassten Stunden, die auf den Projektvorgang erfasst wurden. Für detaillierte Informationen zu
Abarbeitungsgrad und Prognose lesen Sie bitte das Kapitel Teilfertige Leistungen im Projekt.
Der Bereich der Zeitbalken
Der rechte Bereich der Übersicht kann durch vielfältige Einstellungen im Aussehen verändert werden.
Besonders die Umschaltung von der Monats- auf die Wochen- oder Tagesansicht ist dabei wichtig,
aber auch viele andere Einstellungen sind von Nutzen. Jede Einstellung wird Rechnerbezogen (also
individuell für jeden Anwender) gespeichert und ist beim nächsten Aufruf wieder so.
Im Einzelnen:
115
Vorgänge und Ressourcen
Navigation: Tag zurück und Tag vor
Beim Aufruf der Ansicht befindet sich der Anfang des ersten Zeitbalkens im Sichtfenster. Da man aber natürlich auch länger andauernde Projekte mit work4all
verwalten kann, lässt sich das Sichtfenster mit Hilfe dieser Schaltflächen bewegen.
Darstellung:
W
Wochendarstellung: es werden sieben Tage gezeigt.
M
Monatsdarstellung: Komplette Darstellung eines Monats
3
3-Monatsdarstellung: Darstellung von 3 aufeinanderfolgenden Monaten
Tagesbreite:
Abhängig von der Bildschirmauflösung und der gewählten Darstellung lassen sich mit
Hilfe dieser beiden Schaltflächen die einzelnen Tage breiter oder schmaler machen.
Wochenende anzeigen:
Das Wochenende wird als grauer Balken dargestellt.
Vertikallinien anzeigen:
Hier die gleiche Ansicht ohne Vertikallinien:
Ressourcenansicht:
Mit Hilfe dieser Schaltfläche lassen sich die Ressourcen (also Mitarbeiter und Maschinen, Räume etc.) auch im oberen Bereich der Ansicht einblenden. Lesen Sie hierzu
bitte weitere Kapitel dieses Handbuchs.
Vorgänge löschen
Ist ein Vorgang, ein Gliederungspunkt oder ein Meilenstein markiert, lässt sich dieser mit Hilfe der
Löschen-Schaltfläche im linken oberen Bereich wieder löschen. Falls dem Vorgang Ressourcen zugeordnet wurden, müssen Sie diese vorher manuell löschen. Vorgänge, die einem Gliederungspunkt
zugeordnet wurden, werden durch das Löschen des Gliederungspunktes nicht gelöscht, sondern sind
danach direkt dem Projekt auf oberster Ebene zugeordnet.
116
Vorgänge und Ressourcen
Vorgänge miteinander verbinden
Es kommt vor, dass zwei Vorgänge logisch miteinander verbunden sind: Man kann mit dem zweiten
Vorgang erst dann beginnen, wenn der erste Vorgang abgeschlossen ist. Im erwähnten Beispiel etwa
kann erst mit den Reinzeichnungen begonnen werden, wenn die Entwürfe vom Kunden freigegeben
wurden.
Um solche Abhängigkeiten grafisch darzustellen, lassen sich in work4all Vorgänge miteinander
verknüpfen. Hierfür dient die dritte Schaltfläche im linken Kopfbereich der Ansicht:
Beim Aufruf des Projekts ist hier der Zustand grundsätzlich Ändern/Hinzufügen von Vorgängen. Dies
haben Sie ja gerade getan. Möchten Sie eine Verknüpfung hinzufügen, schalten Sie um auf Link
hinzufügen.
Ziehen Sie nun den Mauszeiger vom ersten Vorgang auf
den zweiten. Dabei erscheint das Symbol einer Kette.
Lassen Sie den Link auf dem zweiten Vorgang los.
Damit ist der Verbindungspfeil zwischen dem Vorgang
Entwurf und dem Vorgang Reinzeichnungen erstellt, und
man erkennt sofort, dass der zweite auf den ersten
Vorgang logisch und zeitlich folgt.
Die Verbindung zwischen zwei Vorgängen entfernen
Sie löschen eine bestehende Verbindung durch den dritten Modus Link entfernen der Verknüpfungseinstellungen. Schalten Sie den Modus zunächst ein, und führen Sie den Vorgang dann genauso
durch, als ob Sie die Verknüpfung erstellen möchten.
Sind zwei Vorgänge miteinander verbunden und einer dieser Vorgänge wird gelöscht, löscht sich die
Verbindung automatisch.
Darstellung von Ressourcen
Um Ressourcen einzublenden setzen Sie das Häkchen im oberen Funktionsbereich:
117
Vorgänge und Ressourcen
Im unteren Bereich des Bildschirms listet work4all die Ressourcen auf. Dabei haben Sie die Wahl
zwischen unterschiedlichen Gruppen von Ressourcen:
-
-
Alle aktiven Mitarbeiter listet alle (nicht ausgeschiedenen) Mitarbeiter auf.
Alle Ressourcen beinhaltet neben den Mitarbeitern auch die Geräte, Maschinen etc. In der
Mitarbeiter- und Ressourcenverwaltung lässt sich die Unterscheidung zwischen Mitarbeiter und
Ressource treffen.
Sonstige zeigt alle sonstigen Mitarbeiter des Unternehmens
Alle Mitarbeiter und Ressourcen der ausgewählten Projekte zeigt nur die Mitarbeiter und
Ressourcen, die Sie bei den Vorgängen dieses Projektes zugeordnet haben.
Über Gruppen lassen sich des Weiteren einzelne benannten Mitarbeitergruppen (z.B. Abteilungen) oder sonstige Gruppen („Geräte“) separat anzeigen. Im linken Bereich erscheinen nun die
Namen der Ressourcen, rechts deren Terminkalender.
Jede einzelne Ressource wird zunächst nur als einzelne Zeile angezeigt. Möchten Sie alle
Termin-Daten für einen ausgewählten Mitarbeiter einsehen, so klicken Sie auf das Plus
vor seinem Namen.
Hier sehen Sie die Darstellung der Vorgänge und der Ressourcen:
Synchronisation zwischen Vorgängen und Ressourcen
Die Darstellung ist zwischen den beiden Ansichten (Vorgänge oben und Ressourcen unten) weitestgehend synchronisiert: Wenn Sie also beispielsweise im oberen Bereich eine 3-Monats-Darstellung
ausgewählt haben, ist diese auch unten eingestellt. Bewegen Sie sich tageweise in den Vorgängen
nach vorne, geschieht dies auch beim Terminkalender unten.
Dennoch lassen sich die Einstellungen auch kurzzeitig im unteren Bereich separat verändern. Klicken
Sie hierfür die Auswahl-Schaltfläche:
118
Vorgänge und Ressourcen
Zuordnung einer Ressource zu einem Vorgang
Es ist also sehr einfach zu erkennen, welche Ressource für einen bestimmten Zeitraum für einen
einzelnen Vorgang eingesetzt werden kann. Möchten Sie diese Zuordnung durchführen, klicken Sie
auf den Namen der Ressource, und ziehen Sie auf den Vorgang im oberen Bereich.
Anschließend erscheint eine Maske (siehe nächster Abschnitt) und danach erscheint pro Mitarbeiter
jeweils eine Zeile unterhalb des Vorgangs. Die Zeile der Ressource ist farbig markiert.
Die Maske zur Definition der Ressourcenzuordnung
Die Beziehung zwischen Ressource und Vorgang ist definiert durch diverse Felder, die in einer Maske
gepflegt werden können. Beim ersten Zuordnen erscheint diese Maske automatisch. Später können
Sie sie durch Doppelklick auf den Balken im rechten Bereich aufrufen:
119
Vorgänge und Ressourcen
Betreff
Die Bezeichnung ist zunächst identisch mit dem Namen des Vorgangs.
Da diese Bezeichnung beim Mitarbeiter im Kalender oder in sonstigen
Listen erscheint, ist eine detaillierte Bezeichnung ggf. wünschenswert.
Von/bis
Ursprünglich setzt work4all die Ressource für die gesamte Dauer des
Vorgangs ein. Hier lässt sich das ändern. Gibt es Lücken in diesem
Zeitraum, erstellen Sie mehrere Vorgangszuordnungen, also auch
mehrfach das Drag & Drop durchführen.
Kalkulatorische Dauer
Die kalkulatorische Dauer errechnet sich durch den Terminzeitraum.
Splitten in Tage
Normalerweise wird der Termin als Blocktermin dargestellt. Wenn Sie
die Termine tageweise sehen möchten, dann setzen Sie diese Option.
Status
Hier stehen Ihnen die bereits bekannten Terminstatus zur Verfügung!
Stellen Sie hier die Uhrzeit Ihres Termins ein, wenn es sich nicht um
einen Ganztagstermin handelt. Die Ansicht ändert sich
dementsprechend.
Bemerkungen
Abhängig von Ihrem Workflow können detaillierte Angaben zur Art
der Einsatzplanung an dieser Stelle gemacht werden. Das Feld wird
beim ersten Erstellen in den Langtext des Termins geschrieben.
Ressourcentermine per Maus erfassen
Haben Sie die erste Beziehung zwischen Mitarbeiter und Vorgang hergestellt, lassen sich weitere
Termine innerhalb der Zeile sehr einfach anlegen. Klicken Sie mit der Maus auf den ersten Termin für
den Ressourcentermin und ziehen das Kästchen der Mausmarkierung über die gewünschte Anzahl der
Tage. work4all legt für den ausgewählten Mitarbeiter die Termine an und kopiert sich die restlichen
notwendigen Daten aus dem ersten Zeitbalken, also die Bezeichnung und die Art des Termins –
halbtags/ganztags.
120
Vorgänge und Ressourcen
So haben Sie sehr schnell auch tageweise die Termine belegt. Per Doppelklick lässt sich natürlich jeder
einzelne Termin individuell verändern.
Ressourcentermine löschen
Das Löschen von Ressourcenterminen ist entweder für alle Vorgangs-Termine eines Benutzers oder für
einen einzelnen, zusammenhängenden Termin möglich:
-
-
Alle Termine eines Benutzers für einen Vorgang löschen Sie ähnlich wie einen Vorgang selbst:
Markieren Sie den Namen der Zeile, also den Benutzer in diesem Fall, und klicken Sie dann auf die
Löschen-Schaltfläche oben links. Beachten Sie bitte, dass nach der Rückfrage alle Termine gelöscht
werden.
Einzelne Termine löschen Sie am besten durch Rechtsklick auf den Termin. Es erscheint ein
Untermenü mit dem entsprechenden Löschbefehl.
Achtung:
Eine Rückgängig-Funktion zur Wiederherstellung der Termine ist nicht vorhanden, auch nicht im
Kalender!
121
Disposition von Mietmaterial (Zusatzmodul)
Dieses Sonderthema der Warenwirtschaft stellt am Beispiel eines Messebauers den speziellen Vorgang
der zeitlichen Planung von Material-Vermietung dar.
Konkret: Wann brauchen wir wie viele Vitrinen bei welcher Veranstaltung?
Sie benötigen sowohl unser ERP-Modul als auch die Projektverwaltung, um den Vorgang
nachzuvollziehen. Ihre Lagerorte haben Sie in den Generellen Einstellungen bereits definiert und die
Lagerinventur wurde auch schon durchgeführt.
Ausgangslage Artikel
Hier der Artikelstamm, um den es geht, mehrere Artikel zur Vermietung stehen zur Verfügung, alle
haben einen Bestand:
Der Soll-Bestand
Für die Bestandszahlen sind mehrere Betrachtungen im Spiel: der „echte Bestand“ ist bei Vermietung
begrifflich etwas verwirrend. Es gibt ja sowohl den Bestand, der sich aktuell („heute“) im Lager befindet, als auch den, der unterwegs ist, also auf einer Veranstaltung in Benutzung ist. Die Gesamtsumme
aus diesen beiden Zahlen nennen wir Sollbestand. Mit dieser Zahl wird die Zukunft geplant. Der
Sollbestand entspricht Ihrem Besitz.
Am ersten Tag des Einbuchens Ihres echten Lagerbestands werden diese beiden Zahlen identisch sein.
Ausgangslage Projekte
Die Bestandsvorschau ist nur in Verbindung mit der Projektverwaltung möglich. Die Projekte stellen
somit die Veranstaltung dar und dort werden auch die Datumswerte gepflegt. Hier zunächst die Liste
der Projekte, die mehrere Projekte in der Zukunft beinhaltet:
122
Disposition von Mietmaterial
Eine Veranstaltung zeitlich planen
Damit work4all die Zeiträume kennt, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Legen Sie die Veranstaltung als Projekt an. Beachten Sie bei der
Bezeichnung, dass Nummer und Beschriftung auch in der späteren
Bestandsvorschau eindeutig zu erkennen sind.
work4all arbeitet mit folgender Logik:
-
Die beiden äußeren Datumsfelder stellen Projektbeginn und –ende dar.
Die beiden inneren Datumsfelder stellen Veranstaltungsbeginn und -ende dar.
Die Datumsfelder lassen sich von Ihrem Administrator ggf. umbenennen, falls die Benennung in Ihrer
Installation noch anders lautet. In der Übersicht aller Projekte sehen Sie diese beiden Datumsklammern als Balken dargestellt.
Angebot und Auftrag der Veranstaltung zuordnen
Nun kommen wir zu den kaufmännischen Daten. Sowohl der Auftrag, als auch das Angebot können
der Veranstaltung zugeordnet werden. Das macht auch schon im Angebotsstadium Sinn, da die
Ressourcen ja auch für „sichere“ Angebots-Veranstaltungen mit berücksichtigt werden müssen. Die
Zuordnung der Veranstaltung geschieht durch Klick auf das Wort Projekt im linken Bereich des Angebots oder des Auftrags:
Buchen der Positionen
Die Zuordnung eines Vermiet-Artikels zum Angebot oder zur Auftragsbestätigung bringt Veranstaltung, Zeitraum der Veranstaltung sowie Mietartikel „zusammen“. Mit Hilfe der rechten Maustaste im
Bereich der Positionen rufen Sie die Bestandsvorschau auf:
123
Disposition von Mietmaterial
Die Bestandsvorschau
Die Bedienung der nun erscheinenden Maske wird im Detail später erklärt. Hier zunächst zum allgemeinen Verständnis Informationen zu den Daten:
Im oberen Bereich sehen Sie alle Veranstaltungen, die mindestens einen
Veranstaltungstag im Zeitraum (Monat) aufweisen.
Hier die Auflistung der im Zeitraum involvierten Vermiet-Artikel (oder des
vorher markierten). In der grünen Spalte der Sollbestand.
Daneben der aktuelle Bestand je Lagerort. Es werden nur die Lagerorte
gezeigt, die unter Generelle Einstellungen als sichtbar definiert sind.
Und dann die einzelnen Tages-Spalten mit den summierten Mengen aller
betroffenen Aufträge (und ggf. Angebote). Grüne Zahlen zeigen einen
ausreichenden Bestand gegenüber dem Sollbestand, rote Zahlen eine
Unterdeckung.
So lässt sich also tagesgenau feststellen, welche Vermiet-Artikel für den entsprechenden Zeitraum
nicht ausreichend verfügbar sind. Im oberen Bereich der Maske wie gewohnt die Funktionen, mit
denen sich andere Zustände darstellen lassen.
Aktualisieren der Darstellung.
Die Darstellung zeigt immer genau einen Kalendermonat. Mit Hilfe der
Pfeile springen Sie monatsweise vor und zurück.
Filter:
Berücksichtigt werden in der Regel alle Aufträge. Über den Angebotsfilter
lassen sich auch Angebote berücksichtigen und so Modell-Berechnungen
anstellen. Dabei ist es hilfreich, nur die Angebote mit einem speziellen
Status zu berücksichtigen (z.B. „die 100-%-igen …“).
Der Status lässt sich von Ihrem Administrator unter Generelle Einstellungen
definieren. Für Aufträge gilt die gleiche Filter-Logik.
124
Disposition von Mietmaterial
etc. – Weitere Filter-Einstellungen:
Es sind drei unterschiedliche Varianten für die Artikelanzeige im unteren
Bereich verfügbar:
-
-
-
Sichtbare Veranstaltungen: Sie sehen im Artikelbereich jeweils alle
Artikel, die im ausgewählten Zeitraum „Verwendung“ finden … also
vermietet werden.
Einzelner Artikel: Sie sehen den einzelnen Artikel, der innerhalb des
Auftrags oder des Angebots markiert wurde. Es lassen sich weitere
Artikel über den Zusatzbefehl Artikel hinzufügen in die Liste bringen.
Artikelgruppe: Es öffnet sich auf der linken Seite die bekannte Artikelgruppen-Struktur. Sie markieren eine Gruppe und anschließend
werden alle Artikel der ausgewählten Artikelgruppe angezeigt.
Stücklisten innerhalb der Bestandsvorschau
Nun erweitern wir die Aufgabenstellung um das Thema Stücklisten. Beispiel hierfür sind Tischplatten
und Tischbeine, die modular für den Messeeinsatz zusammengesetzt werden. In diesem Fall: Eine
Tischplatte mit 4 Tischbeinen ergibt einen kompletten Tisch. Entweder in Nussbaum oder in Weiß – in
beiden Fällen werden die gleichen Tischbeine vermietet.
Die nachfolgenden Bestände/Sollbestände wurden eingebucht:
Innerhalb der Positionen des Auftrags wurden folgende Mengen vermietet:
Dies ergibt in der Bestandsvorschau folgende Sicht:
Im Klartext:
Es wurden zwei Tische komplett, weiß für die Veranstaltung mit Zeitraum 18. bis 26. Mai vermietet.
Die Multiplikation ergibt 2 Tischplatten, 2 Pflegemittel und 8 Beine.
125
Ressourcenauslastung
Im Infoblatt „Vorgänge und Ressourcen“ wurden bereits grundlegende Erklärungen zum Umgang mit
Ressourcen gegeben. Die Planung von Ressourcen basierte bislang im Wesentlichen auf zwei Faktoren:
-
Dem Sollwert des einzelnen Mitarbeiters (angegeben in Minuten pro Tag innerhalb der
Mitarbeitermaske) und
-
den Vorgängen innerhalb der Projekte.
Unsere Kunden haben diese Werte in der Regel über eigene Listen abgefragt (Excel-Pivot) um zu einer
vorausschauenden Auswertung zu kommen.
Dieses Infoblatt erklärt nun eine Erweiterung ab Version 10.6, die diese individuellen Ansichten für
mehrere Einsatzbereiche standardisiert.
Mitarbeiter und deren Tagessoll
Wie bereits erwähnt, lassen sich mit work4all Sie zwei Arten von Ressourcen verwalten:
-
Sog. „Human Resources“, die Mitarbeiter also.
Sonstige Ressourcen, wie Räume, Geräte oder Maschinen.
Innerhalb der Mitarbeitermaske lässt sich für echte Mitarbeiter ein sogenanntes Tagessoll definieren.
Dieses bildet die Basis für viele der nachfolgenden Berechnungen:
Tragen Sie also 240 min ein, wenn der Mitarbeiter eine halbe Stelle hat und 480 min bei einer ganzen.
Ein Mitarbeiter, der nur einen Tag in der Woche kommt, bewirkt einen Eintrag von 96 min.
Für die Ressourceneinteilung ist diese Zahl dann zunächst mal der Basiswert (wenn man annimmt, dass
man auch 100% seiner Zeit verplant).
Vorgänge
Das in diesem Infoblatt beschriebene – etwas vereinfachte Verfahren – benötigt weiterhin Vorgänge.
Allerdings müssen diese nicht unbedingt im Vorhinein benannt werden und werden (sofern Sie dies
nicht tun) mit drei Fragezeichen symbolisiert.
Beispielprojekte
In den nachfolgenden Erklärungen werden zwei Beispielprojekte benutzt. Zunächst das
Beispielprojekt „WEBSITE www.work4all.de“ mit folgender (halbwegs sinnvollen) Gliederung:
126
Ressourcenauslastung
Und zusätzlich das Projekt „BERATUNG Kunde Igento“. Dieses Projekt besteht lediglich als Name
innerhalb der Datenbank. Keine Vorgänge. Keine Zeitplanung. Nur ein Startdatum.
Aufruf der Ressourcenplanung
Die neue Ansicht finden Sie innerhalb des Projektcontrollings – aufrufbar aus dem Schreibtisch:
Wenn Sie diese Ansicht sehr oft öffnen, beachten Sie auch das Tastaturkürzel STRG-SHIFT-P. Es
erscheint die Ansicht Projektcontrolling, in der mehrere Auswertungen zu finden sind. Wählen Sie die
letzte:
work4all merkt sich die zuletzt gewählte Ansicht und stellt diese beim nächsten Aufruf automatisch
ein.
Übersicht
Bei der Darstellung handelt es sich um eine Balkendarstellung von Mitarbeitern/Ressourcen und
Auslastung je Tag, Woche oder Monat. Hier die erste Ansicht – nach Kalenderwoche:
127
Ressourcenauslastung
work4all zeigt Ihnen alle Mitarbeiter, gegliedert nach den zugeordneten Abteilungen und sortiert
nach Nachname. Welche Abteilungen überhaupt zu sehen sind, bestimmen Sie mit Hilfe der
folgenden Combobox:
Im Tabellenbereich sehen Sie neben dem Namen des Mitarbeiters seine Sollwerte für den
eingestellten Zeitraum (also Woche, Tag oder Monat). Im obigen Beispiel hat nur ein Mitarbeiter
geplante Werte für Februar. Möchten Sie sehen, was sich hinter den Zahlen verbirgt, so klicken Sie
einen einzelnen Block an:
Die Vorschau zeigt den Mitarbeiter sowie seine geplanten Zeiten – summiert nach Projekten.
Ansicht nach Tag, Woche oder Monat
In der Kopfleiste lassen sich mit Hilfe der Einstellungen diverse Darstellungsoptionen steuern. Die
wichtigste ist die Unterscheidung des Rasters nach Tag, Woche oder Monat:
Das eingestellte Zeitintervall verändert sofort die untere Matrix. Zusätzlich ist die Einstellung „Anzahl
Tag/Woche/Monat“ an das eingestellte Intervall geknüpft:
So steuern Sie, wie viele Tage, Wochen oder Monate Sie gleichzeitig sehen. In Kombination mit der
Anzahl von sichtbaren Mitarbeitern finden Sie hier auch eine mögliche Stellschraube, falls die
Ladedauer der Ansicht zu groß wird.
Die Spaltenbreite und die Anzahl von Einheiten werden für jede der drei Einstellungen separat
gespeichert.
128
Ressourcenauslastung
Navigieren
Die Navigation wird durch das Anfangsdatum der Matrix bestimmt. Dieses stellen Sie in der Kopfleiste
entweder durch Blättern oder durch Klick auf das Datum ein:
Auslastungsgrad
Der Auslastungsgrad wird als farblicher Balken dargestellt. Hierzu ein Beispiel: Der Mitarbeiter
Nawberki ist für 4 Tage im Februar „gebucht“. Dies stellt sich in der Tagesansicht folgendermaßen
dar:
Weshalb ist die Farbe rot?
Dies liegt am Grenzwert der Auslastung, den Sie in der Kopfleiste einstellen können. Im obigen
Beispiel wird als Grundregel angenommen, dass Sie Ihre Mitarbeiter nur maximal zu 80% verplanen
möchten, also 4 von 5 Tagen in einer normalen Arbeitswoche:
Auf den Tag bezogen ergibt das 4 Tage lang eine Überlastung, auf die Woche bezogen ist der Wert
korrekt geplant. Ist diese Auslastung innerhalb des Grenzwertes, werden die Zahlen grau anstatt rot
angezeigt. Liegen Sie drunter, wechselt die Farbe zu grün. Das Umschalten auf Wochenansicht (32
von 40 h) führt also zu einem grauen Balken, das Umschalten zur Monatsansicht (32 von 168 h)
ebenfalls:
129
Ressourcenauslastung
Möchten Sie anstatt von Stunden Prozentzahlen sehen, so schalten Sie die Ansicht in der Kopfleiste
entsprechend um:
Für Stunden und Prozentwerte lässt sich hier auch der Restwert anzeigen. Dieser wird dann jeweils in
Klammern angezeigt.
Ansicht von Urlaubstagen
Die Ressourcenvorschau zeigt Ihnen außer den Urlaubstagen keine anderen Termine an. Die
Urlaubstage werden grau angezeigt und sind mit „U“ beschriftet.
Ressourcen aus der Ansicht heraus planen
Um unsere Ressourcenplanung einfach nutzen können, bietet Ihnen work4all zwei einfache
Funktionen mittels rechter Maustaste an:
-
Das Zuordnen von Tagen und
-
das Löschen von bereits erfassten Einträgen für einen ganzen Bereich.
Zunächst das Zuordnen von neuen Einträgen.
1
Hierfür schalten Sie zur Tagesansicht und markieren den Bereich, für den die Zuordnung
der Ressource (zu einem Projekt) erfolgen soll:
2
Wählen Sie bitte „Projekt aus Liste auswählen“ (Nachdem Sie dann erste Projekte
zugeordnet haben, schlägt Ihnen work4all auch diese bereits denkbaren Projekte vor.)
130
Ressourcenauslastung
3
Nach der Auswahl des Projekts erscheint die Maske zur Zuordnung von Ressourcen.
Das Betreff wird aus dem Namen des Projekts gebildet. Der Vorgang kann manuell
ausgewählt werden. Da dies ein Pflichtfeld ist, wurde eventuell ein Vorgang mit Namen
„ohne“ erstellt.
Die Option „Splitten in Tage“ wurde automatisch gesetzt und sollte auch erhalten
bleiben. Nur so ist sichergestellt, dass das Umschalten von Tages- auf Wochen- und
Monatsansicht korrekt funktioniert.
4
Fertig. Es wurden 5 Tageseinträge erstellt.
Das Löschen von Einträgen
Auch hierfür markieren Sie einen zusammenhängenden Bereich von Tagen. Dabei ist es nicht möglich,
mehr als einen Mitarbeiter auszuwählen. Klicken Sie anschließend die Option „Alle Einträge im
markierten Bereich löschen“.
Echte Termine und Ressourcentermine
Der Begriff „echter Termin“ klingt ein wenig komisch, aber er sagt es letztendlich richtig aus: Wir
unterscheiden zwischen den Terminen, die tatsächlich stattfinden sollen und den nur geplanten
Zeiten. Ein Beispiel hierfür:
Messestand auf Ihrer Hausmesse: Sie haben für Freitag einen Kundentermin von 12 bis 15 Uhr geplant.
Gleichzeitig wurden Sie für diesen Tag für 8 Stunden zum Standdienst eingeplant.
Echte Termine tragen Sie über den Terminkalender ein, Ressourcentermine trägt in der Regel der
Projektplaner aus der Ressourcenplanung heraus ein. Zusätzlich haben Sie als Mitarbeiter die
Möglichkeit, aus dem Ressourcentermin einen echten Termin zu erstellen (Wandlung).
Soll der Ressourcentermin von vorneherein ein echter Termin sein, so kann dies von der
Planungsmaske heraus über folgende Schaltfläche gesteuert werden:
131
Ressourcenauslastung
Innerhalb der Terminmaske haben Sie als Anwender ebenfalls die Möglichkeit, den Plantermin in die
„echte“ Terminwelt herüberzuholen. Der Schalter befindet sich in der Vorgangs-Zeile. Eine Wandlung
in die andere Richtung (aus einem echten Termin wird ein Ressourcentermin) ist nicht möglich.
Organisation und Planung Ihrer eigenen Zeiten in Verbindung mit der Ressourcenplanung
Möchten Sie als Mitarbeiter Ihre Termine selbst planen und für die Ressourcenplanung die Zeiten
vorgeben oder ändern, so tun Sie dies über die Terminmaske. Hier wird Ihnen im oberen Bereich die
Möglichkeit der zeitlichen Planung gegeben:
Dies ist NUR in Verbindung mit einem vorhandenen Vorgang möglich!
Die Zeitplanung kann sowohl in Stunden, als auch in Tagen geschehen. Dies können Sie über rechte
Maustaste einstellen:
Bei beiden Varianten sind einige Schrittweiten für den Mausklick (nach oben und nach unten)
einstellbar (15 min, 30 min etc.). Außerdem lässt sich eine Automatik aktivieren, die den Eintrag
annähernd aus den Vorgaben (Beginn des Termins und Ende des Termins) versucht. Dies ist nicht
immer möglich, wenn sich der Termin über mehrere Tage erstreckt. Beachten Sie bitte auch, dass
maximal 8 Stunden pro Tag gezählt werden. Klappt die Automatik nicht so, wie Sie es sich denken,
dann schalten Sie sie bitte aus.
132
Ressourcenauslastung
Optische Verbindung zwischen der Ressourcenplanung und dem Terminkalender
Die Unterscheidung zwischen „echten und unechten Terminen“ macht eine weitere Sicht nötig. Diese
befindet sich innerhalb der Ressourcenplanung im unteren Bereich:
Haben Sie im oberen Bereich einen Zeitraum markiert, sehen Sie im unteren Bereich einen Ausschnitt
der echten Termine dieses Mitarbeiters. Diese Vorschau funktioniert exakt so, wie die innerhalb der
Terminmaske. Bitte lesen Sie im entsprechenden Infoblatt, welche Einstellungen hier möglich sind.
133
Umschlag_angelegt_13,5mmRücken_Layout 1 23.07.2015 14:23 Seite 1
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