Leitfaden für die Registrierung in der URF Datenbank

Häufig gestellte Fragen und Leitfaden
zur einmaligen Registrierung in der Unique Registration Facility (URF)
der Europäischen Kommission für Erasmus+
v 28.4.2015
Häufig gestellte Fragen
Warum muss ich mich für Erasmus+ einmalig registrieren?
Alle Antragsteller und Projektpartner registrieren sich einmalig in der URF (Unique Registration
Facility) Datenbank um einen PIC (Participant Identification Code) zu erhalten. Dieser PIC wird im
Antragsformular angegeben und dient der eindeutigen Erkennung der Antragsteller und
Partnerorganisationen. Jede Institution darf sich nur ein Mal registrieren, d.h. nur einen PIC besitzen.
Bis wann muss sich eine Organisation registrieren?
Die Registrierung muss vor der ersten Antragstellung erfolgen.
Was ist ein PIC?
PIC steht für Participant Identification Code. Diese Nummer wird bei der Registrierung in URF
automatisch vom System generiert und Ihnen nach Abschluss übermittelt. Sie benötigen diesen Code
um einen Antrag stellen zu können.
Wir haben schon einen PIC, müssen wir uns für Erasmus+ nochmals registrieren?
Wenn Ihre Institution schon einen PIC hat, müssen Sie sich nicht nochmals registrieren. Beachten Sie
aber bitte, dass Dokumente bezüglich. Rechtsträger und Finanzangaben vor der ersten Antragstellung
in URF hochgeladen werden müssen.
Müssen sich aufnehmende Einrichtungen in Mobilitätsmaßnahmen (Key Action 1) auch
registrieren und im Antragsformular angegeben werden?
Organisationen, die nur als aufnehmende Einrichtungen an einem Projekt beteiligt sind (z.B. ein
Betrieb, der Praktikant/innen aufnimmt), so ist eine Registrierung in URF nicht verpflichtend. Die
Daten dieser Einrichtungen können auch ohne PIC zur Abrechnung in Mobility Tool+ eingegeben
werden.
Wenn sich eine Institution in URF registriert hat, bedeutet das, dass die Institution
erfolgreich validiert wurde?
Nein, die Registrierung in URF dient nur der Sammlung von Daten. In einem zweiten Schritt (nach
Antragstellung aber vor Genehmigung des Projekts) validieren die Nationalen Agenturen alle
Antragsteller und Partnerorganisationen. Bei dieser Validierung werden die von der der Organisation
zur Verfügung gestellten Daten und Dokumente sowie die operative und finanzielle Leistungsfähigkeit
überprüft.
Kann im Zuge der URF-Validierung ein Projektpartner ausfallen?
Sollte ein Projektpartner nicht validiert werden, ist es möglich, dass der Antrag abgelehnt wird. Die
Nationale Agentur kann das Projekt alternativ auch ohne diesen Partner beurteilen und im Fall, dass
der Antrag angenommen wird, diese Organisation vom Fördervertrag ausschließen.
Erasmus+ URF Registrierung Leitfaden, v 2015-04-28
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Ab welchem Fördervolumen muss die finanzielle Leistungsfähigkeit nachgewiesen
werden?
Jede Organisation muss operationell und finanziell in der Lage sein, das Projekt durchzuführen.
Prüfungen sind jederzeit möglich.
Welche Dokumente sind im Zuge der Registrierung im Participant Portal hochzuladen?
Folgende Dokumente sind hochzuladen:
 Formular für Finanzangaben. Bitte verwenden Sie hier das Formular für jenes Land, in dem
Ihre Bank den Sitz hat, selbst wenn Ihre Organisation in einem anderen Land offiziell
registriert ist. Download auf der Webseite der Kommission.
 Formular für Rechtsträger. Download auf der Webseite der Kommission.
 Nachweise, die Ihre Angaben belegen. Die genauen Anforderungen finden Sie unter Punkt 6
dieses Leitfadens.
Bei Förderungen, die € 60.000 übersteigen, müssen privatgesellschaftliche Organisationen zum
Zeitpunkt der Registrierung bzw. spätestens bei Antragstellung eine Gewinn- und Verlustrechnung und
einen Jahresabschluss des vorangegangenen abgeschlossenen Finanzjahres hochladen.
Was ist ein LEAR, und müssen wir einen LEAR nominieren?
LEAR steht für Legal Entitiy Appointed Representative. Es handelt sich dabei um eine Kontaktperson
gegenüber der europäischen Kommission, die für die Organisation im Participant Portal verantwortlich
ist. Ein LEAR muss ernannt werden, wenn Sie ein zentrales Projekt direkt bei der EACEA beantragen.
Für alle anderen Maßnahmen in Erasmus+, die dezentral, also bei der Nationalagentur in Österreich,
eingereicht werden, ist es nicht notwendig einen LEAR zu nominieren.
Wo kann ich weitere Informationen finden?
Eine kurze Anleitung zur Registrierung in URF finden Sie im Anschluss an die Häufig gestellten Fragen
in diesem Dokument. Eine ausführliche Anleitung auf Englisch finden Sie im Erasmus+ URF Manual.
Weitere Informationen finden Sie auch im Erasmus+ Programmleitfaden.
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Leitfaden für die Registrierung in URF
1. Registrierung in ECAS
2. Log-in im Participant Portal im Bereich Education, Audiovisual, Culture, Citizenship
und Volunteering
3. Registrierung in URF
4. Registrierung im Registration Wizard
5. Daten im Participant Portal ändern oder begleitende Dokumente hochladen
6. Formular für Rechtsträger und Formular für Finanzangaben
1. Registrierung in ECAS
Wenn Sie bereits ein ECAS Benutzer-Profil besitzen können Sie direkt mit Schritt 2 fortfahren.
Um sich erstmalig in ECAS zu registrieren gehen Sie zu:
https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi.
Sie werden direkt zum European Commission Authentication Service (ECAS) verbunden. Hier
registrieren Sie unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail Adresse ein persönliches Benutzerprofil
mit einem Benutzernamen (username) Ihrer Wahl. Nach erfolgter Eingabe aller Felder klicken Sie auf
„Sign up“ um Ihre Anmeldung abzuschicken.
Sie erhalten nach einigen Minuten eine E-Mail von ECAS mit einem Validierungslink. Durch Klick auf
den Link in der E-Mail bestätigen Sie Ihre Anmeldung bei ECAS.
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2. Log-in im Participant Portal im Bereich Education, Audiovisual, Culture, Citizenship und
Volunteering
Wenn Sie sich erfolgreich in ECAS registriert haben gehen Sie zu
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html. Klicken Sie auf „Login“ im
oberen rechten Bereich der Seite.
Geben Sie hier nun Ihren ECAS Benutzernamen und Passwort ein um sich einzuloggen.
Wenn Sie erfolgreich eingeloggt sind, erscheint statt der Felder „Login“ und „Register“ ein Feld mit
Ihrem Namen.
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3. Registrierung in URF
Klicken Sie in der oberen grauen Menüleiste auf den Punkt „Organisations“ und wählen Sie „Register“
aus. Sie werden zur Registrierungsseite weitergeleitet.
Auf der Registrierungsseite wählen Sie „Register Organisation“ um eine neue Registrierung zu starten.
Sollten Sie den Registrierungsprozess schon begonnen aber unterbrochen haben, können Sie durch
Klick auf „Resume Registration“ mit der Registrierung fortfahren.
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4. Registrierung im Registration Wizard
Der Registration Wizard, die Eingabemaske, in der Sie Ihre Daten eingeben können, öffnet sich in
einem neuen Fenster. Für genauere Definitionen der abgefragten Daten beachten Sie bitte auch das
Erasmus+ URF Manual.
4.1. Seite 1: Welcome
Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden.
What is the legal Name of your organisation?
What is the Country of registration
Does your organisation have a Value Added Tax
(VAT) number?
Does it have a Business Registration Number?
Does it have a website?
Offizieller Name der Organisation
In welchem Land möchten Sie sich registrieren?
Hat Ihre Organisation eine Steuernummer (UID
Nummer, ATU + 8 Ziffern)? Wenn ja, wird die
UID Nummer hier angegeben.
Hat Ihre Organisation eine Firmennummer?
Wenn ja, hier bitte die Firmenbuchnummer
angeben. Achtung Schulen: hier ist die
Schulkennzahl anzugeben!
Hat Ihre Organisation eine Webseite? Wenn ja,
bitte die Webseitenadresse hier angeben.
Durch Klick auf „Next“ werden Ihre Daten erstmal überprüft. Wenn im System schon Organisationen
mit ähnlichen Daten gespeichert sind, werden diese auf der nächsten Seite angezeigt. Sollte Ihre
Organisation schon registriert sein und angezeigt werden, können Sie durch Klick auf „More details“
direkt mit dem Verantwortlichen (LEAR – Legal Entity Appointed Representative) Kontakt aufnehmen.
In diesem Fall sollten Sie die Registrierung abbrechen, da jede Organisation nur einen PIC haben soll.
Sollte Ihre Organisation in der Datenbank nicht aufgefunden worden sein, kommen Sie durch Klick auf
„Next“ zur nächsten Seite.
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4.2. Seite 2: Organisation
Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden.
Are you registering on behalf of another
organisation?
Is the organisation a Legal Person?
Is it a non-profit organisation?
Is it a public body?
Is it a NGO?
Business Name
Business Registration Number
Registration Date*
Registration Authority*
Establishment/Registration Country*
Region/County
Legal Name*
Official Language*
VAT Number
NACE Code
Legal form*
Registrieren Sie Sie sich im Namen/in Auftrag einer
anderen Institution?
Generell ist es möglich, dass Sie mit Ihrem persönlichen
ECAS Benutzer die URF Registrierung für eine „fremde“
Organisation durchführen, etwa den Projektkoordinator. In
den weiteren Schritten müssten Sie in diesem Fall die
Kontaktdaten und Adresse der zu registrierenden
Organisation angeben. Im Regelfall ist hier aber „No“
auszuwählen.
Handelt es sich bei der Organisation um eine juristische
Person? – Da Sie nicht sich selbst, sondern Ihre
Organisation registrieren, ist hier „Ja“ anzugeben.
(Ausnahmen im Bereich Erasmus+ Jugend)
Handelt es sich um eine gemeinnützige/nicht auf Gewinn
ausgerichtete Organisation? – Hier ist nur dann „Ja“
auszuwählen, wenn die Organisation nach nationalem
Recht als eine solche Institution anerkannt ist.
Handelt es sich um eine öffentliche Einrichtung?
Handelt es sich um eine NGO (non-governmental
organisation)?
Name der Organisation
Wenn Sie auf der ersten Seite schon eine
Registrierungsnummer eingegeben haben, wird dieses
Feld automatisch befüllt. Schulen müssen hier jedenfalls
die Schulkennzahl angeben.
Datum der Registrierung Ihrer Organisation.
Name, Registrierungsnummer und Registrierungsdatum
sind häufig im gleichen Dokument zu finden. Sollte Ihre
Organisation kein Registrierungsdatum besitzen, geben Sie
bitte „01-01-1900“ an.
Stelle der Registrierung. Hier ist die Stelle/Körperschaft
gemeint, bei der Sie sich registriert haben. Achtung
Schulen: hier ist die vorgesetzte Behörde anzugeben. Bei
Bundesschulen ist das das zuständige Ministerium, bei
Landesschulen der Landesschulrat/Stadtschulrat, bei
Volkschulen und Kindergärten die Trägerorganisation, wie
etwa Gemeinde oder ein Verein.
Land der Registrierung
Region/Bundesland
Offizieller Name. Dieses Feld wird von der ersten Seite
übernommen.
Offizielle Sprache.
UID Nummer (ATU + 8 Ziffern) Feld nur sichtbar, wenn
Sie auf der ersten Seite bereits Ihre UID Nummer
angegeben haben.
Statistische Systematik der Wirtschaftszweige in der
Europäischen Gemeinschaft. Wenn zutreffend, geben Sie
hier Ihren Wirtschaftszweig an.
Rechtsform. Sollte keine der Auswahlmöglichkeiten auf
Ihre Organisation zutreffen, wählen Sie „Unknown“.
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Durch Klick auf „Next“ gelangen Sie zur nächsten Seite. Sie können die Registrierung zu diesem
Zeitpunkt auch für die Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt abspeichern. Dazu klicken Sie
auf „Save Draft“.
Sollte eines der Felder ungültig ausgefüllt sein, warnt das System Sie durch eine Nachricht im linken
Balken der Seite. Sie müssen die angegebenen Felder berichtigen bevor Sie mit der Registrierung
fortfahren können.
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4.3. Seite 3: Address
Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden.
Street Name and Number*
P.O. Box
Postal Code
CEDEX
City*
Region/County
Country*
Main Phone*
Fax
Straße und Hausnummer
Postbox (falls zutreffend)
Postleitzahl
In Frankreich angebotene Zustellungsart der französischen
Post.
Stadt
Region/Bundesland
Land. Wir von der vorhergehenden Seite übernommen.
Haupt-Telefonnummer
Faxnummer
Secondary Phone
Internet web address/website
Zweit-Telefonnummer
Adresse der Webseite
Durch Klick auf „Next“ gelangen Sie zur nächsten Seite. Sie können die Registrierung zu diesem
Zeitpunkt auch für die Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt abspeichern. Dazu klicken Sie
auf „Save Draft“.
Sollte eines der Felder ungültig ausgefüllt sein, warnt das System Sie durch eine Nachricht im linken
Balken der Seite. Sie müssen die angegebenen Felder berichtigen bevor Sie mit der Registrierung
fortfahren können.
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4.4. Seite 4: Contact
Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden.
Title
Position in the Organisation
Department
Professional E-Mail*
Gender*
Last Name*
First Name*
Use the existing Legal Person’s
address*
Use the existing Legal Person’s phone*
Anrede der Kontaktperson
Position/Funktion in der Organisation, z.B.
Geschäftsführer, Leiter des internationalen Büros,
Direktor, etc.
Abteilung
Dienstliche E-Mailadresse
Geschlecht
Nachname. Wird mit Ihren Angaben im ECAS
Benutzerprofil befüllt. Diese kann durch Klick auf „Change
personal information“ geändert werden.
Vorname. Wird mit Ihren Angaben im ECAS Benutzerprofil
befüllt.
Soll die für die Organisation angegebene Adresse auch für
die Kontaktperson verwendet werden?
Soll die für die Organisation angegebene Telefonnummer
auch für die Kontaktperson verwendet werden?
Durch Klick auf „Next“ gelangen Sie zur nächsten Seite. Sie können die Registrierung zu diesem
Zeitpunkt auch für die Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt abspeichern. Dazu klicken Sie
auf „Save Draft“.
Sollte eines der Felder ungültig ausgefüllt sein, warnt das System Sie durch eine Nachricht im linken
Balken der Seite. Sie müssen die angegebenen Felder berichtigen bevor Sie mit der Registrierung
fortfahren können.
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4.5. Seite 5: Programme
Auf der fünften Seite der Registrierung geben Sie an, ob es sich bei Ihrer Einrichtung um ein Kleinoder Mittelbetrieb (KMU) handelt.
Für mehr Information beachten Sie auch das Erasmus+ URF Manual.
Mit * gekennzeichnete Felder müssen ausgefüllt werden.
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4.6. Seite 6: Submit
Auf dieser Seite können Sie die eingegebenen Daten überprüfen.
Um Korrekturen vorzunehmen, klicken Sie auf die jeweilige Registerkarte (blaue Textboxen) und
nehmen Sie die Änderung dort vor.
Sie können diese Übersicht durch Klick auf „Print“ für Ihre eigene Dokumentation ausdrucken.
Durch Klick auf „Confirm“ bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben und übermitteln Ihre Daten.
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4.7. Seite 7: Done
Auf dieser Seite werden Ihre Daten und der Participant Identification Code (PIC) angezeigt.
Diesen PIC können Sie nun in den Erasmus+ Antragformularen verwenden.
Das System sendet auch eine E-Mail mit Ihren Daten an die E-Mail Adresse, die Sie bei Ihrer ECAS
Registrierung angegeben haben, sowie an die angegebene Kontaktperson.
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5. Daten im Participant Portal ändern oder begleitende Dokumente hochladen
5.1. Daten ändern
Nach erfolgreicher Registrierung können Sie Ihre Daten jederzeit im Participant Portal einsehen und
ändern. Dazu loggen Sie sich wie in Punkt 2 beschrieben im Participant Portal ein und wählen die
Option „My Organisations“ unter „Organisations“.
http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html
Um Daten zu ändern oder begleitende Dokumente hochzuladen klicken Sie auf die „MO“ Schaltfläche.
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5.2. Dokumente hochladen
Im neuen Fenster wählen Sie die Schaltfläche „Documents“ aus.
Über „Add a new document“ können Sie Dokumente hinzufügen. Wenn es für Ihr Dokument keine
geeignete Auswahl im Feld Document Type gibt, wählen Sie „Other“ aus. Alle Dokumente, die Sie der
Registrierung beilegen (siehe Punkt 6) können unter der Bezeichnung „Registration Document“
hochgeladen werden. Beschreiben Sie das beigefügte Dokument kurz, damit das Dokument klar
zugeordnet werden kann.
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6. Formular für Rechtsträger und Formular für Finanzangaben
Formular für Rechtsträger
Bitte wählen Sie auf der Webseite der Kommission das für Sie richtige Formular aus. Es gibt drei
Versionen des Formulars:

Natürliche Person: nur im Bereich Erasmus+ Jugend anwendbar

Juristische Person: Privatrechtliche/öffentlich-rechtliche Einrichtung mit Rechtsform:
unter Anderem zählen hierzu Schulen, Firmen und Vereine.

Öffentlich-rechtliche Einrichtung: Nur öffentliche Einrichtungen mit Rechtspersönlichkeit.
Dieses Formular gilt nicht für Schulen.
Beizulegende Dokumente
Je nach Rechtsform sind Nachweisedokumente beizulegen, die die Eintragungen in der Datenbank
und im Rechtsträgerformular bestätigen.
Zum Nachweis der Hauptregistriernummer:
 Firmenbuchauszug
 Schulkennzahl – bei vorhandenen Schulkennzahl müssen keine Nachweisdokumente beigelegt
werden
 Schulstatuten
 Vereinsregisterauszug
 Gewerberegisterauszug inkl. Lichtbildausweis
 Bundesgesetzblatt, das öffentliche Einrichtungen begründet
Zum Nachweis der UID Nummer
 Nachweis über die Zuteilung einer UID Nummer (ATU + 8 Ziffern; vom Finanzamt ausgestellt)
Amtlicher Name
Vollständiger Name, wie er z.B. auch auf
Registrierungsdokumenten aufscheint.
Bundesrealgymnasium Musterdorf
MustergmbH
Verein für Musterangelegeneheiten
Akronym
Kurzname der Einrichtung
Hauptregistriernummer
Ort der Eintragung der
Hauptnummer im Register
z.B. Schulkennzahl, Firmenbuchnummer, ZVR-Zahl
Ist in der Regel am beizulegenden Dokument zu finden, z.B.
am Firmenbuchauszug, Vereinsregisterauszug. Schulen mit
Schulkennzahl können dieses Feld freilassen.
Ist in der Regel am beizulegenden Dokument zu finden, z.B.
am Firmenbuchauszug, Vereinsregisterauszug. Schulen mit
Schulkennzahl können dieses Feld freilassen.
UID Nummer (ATU + 8 Ziffern); wenn zutreffend ausfüllen
Offizielle Adresse der Einrichtung
Datum der Eintragung der
Hauptnummer
Umsatzsteueridentifikationsnnummer
Amtliche Anschrift
BG Musterdorf, GRG 12
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Achtung Schulen:
 Schulen füllen das Formular „Juristische Person - PRIVATRECHTLICHE/ÖFFENTLICHRECHTLICHE EINRICHTUNG MIT RECHTSFORM“ aus.
 Wie auch schon bei der Registrierung muss keine UID/MWSt. Nummer angegeben werden.
 Als Hauptregistriernummer geben Sie bitte die Schulkennzahl an. Wenn Ihre Schule über
eine Schulkennzahl verfügt, müssen Sie kein zusätzliches Nachweisdokument beifügen. Sollten
Sie in diesem Fall den Ort und das Datum des Eintrags im Register nicht kennen, so können
Sie diese Felder freilassen.
 Alle Schulen, die über keine Schulkennzahl verfügen, sowie auch Kindergärten, müssen einen
Nachweis der Rechtsform beilegen. Als Beispiel eines solches Dokumentes seien hier die
Schulstatuten genannt. Den Ort der Eintragung im Register und das Eintragsdatum finden Sie
in der Regel auf dem Dokument, das Sie als Nachweis der Rechtsform beilegen.
 Das Formular für Rechtsträger kann von der Direktion unterschrieben werden.
Formular für Finanzangaben
Bitte laden Sie auf der Webseite der Kommission das Formular herunter und füllen es gemäß der
Angaben im Formular aus.
Es ist immer das offizielle Konto der Einrichtung anzugeben. Private Konten sind nicht anzuführen.
Als Nachweis über die im Formular gemachten Angaben kann das Formular von einem Vertreter der
Bank unterschrieben und gestempelt werden. Vorzugsweise ist jedoch ein Kontoauszug JÜNGEREN
DATUMS beizufügen. Bitte beachten Sie, dass der Kontoauszug alle unter „KONTOBEZEICHNUNG“,
„KONTONUMMER/IBAN“ und „NAME DER BANK“ aufgeführten Daten enthalten muss. In diesem Fall
sind der Stempel der Bank und die Unterschrift ihres Vertreters nicht erforderlich. Die Unterschrift des
Kontoinhabers und das Datum sind IN JEDEM FALL zwingend vorgeschrieben.
Achtung Schulen:
Es ist unbedingt das offizielle Schulkonto anzugeben. Bei Bundesschulen ist dies das offizielle "5er
Konto" bei der PSK.
Bei Bundesschulen ist die Direktion zeichnungsberechtigt. Zusätzlich ist auch Stempel und Unterschrift
der Bank notwendig; alternativ kann ein Kontoauszug beigelegt werden.
Bei Schulen, die dem Landesschulrat oder dem Stadtschulrat für Wien unterstehen, ist direkt mit den
Behörden Rücksprache zu halten, von wem diese Formulare unterschrieben werden können.
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