Code of Conduct Code of Conduct Inhalt Inhalt Einführung3 F.A.M.I.L.Y – Unsere Corporate DNA 5 F.A.M.I.L.Y – We are Hellmann 6 First, People First 6 All About The Customers, Always 6 Making It Work Better, Everyday 6 Innovation and Entrepreneurship 6 Live Sustainability 7 You and Me 7 Über Hellmann 8 Unternehmensgeschichte: In der vierten Generation familiengeführt 9 Die Wildgänse 10 Ein Symbol unserer Ideale und unserer Geschichte10 Unsere Verpflichtung im Rahmen des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („UNGC”)12 Einführung13 Menschenrechte und Arbeitsnormen 14 Soziale Verantwortung 15 Ökologische Verantwortung 16 Korruptionsbekämpfung18 Unser Kodex 20 Grundsatzerklärung21 Kartellrechtliche Bestimmungen 22 Beschränkungen 24 Faire und gleiche Beschäftigungsbedingungen25 Interessenkonflikte27 Definition eines Interessenkonflikts 28 Nutzungsverbote29 Vollständige Offenlegung und Berichterstattung 29 Geheimhaltung30 Informationssicherheit32 Beschwerden und Anmerkungen 34 Berichterstattung35 Vergeltungsverbot35 Änderungen dieses Kodexes 36 2 Einführung Code of Conduct Einführung Der Hellmann-Verhaltenskodex fordert von allen Mitgliedern in Geschäftsführungs- und Aufsichtsorganen, von Führungskräften, Mitarbeitern, Handelsvertretern, Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen (zusammen als „Hellmann“ bezeichnet) die verbindliche Einhaltung der höchsten unternehmerischen Verhaltensstandards. Die Befolgung der Grundsätze in diesem Verhaltenskodex, dem Compliance-Programm, den Handbüchern und den Richtlinien von Hellmann ist entscheidend für die Bemühungen, das Vertrauen und die Unterstützung unserer Kunden, Dienstleister und Mitarbeiter zu gewinnen und zu behalten. Am wichtigsten ist, dass es sich bei der Regelbefolgung (Compliance) um eine moralische Notwendigkeit handelt. Die Welt, in der Hellmann heute unternehmerisch tätig ist, ist zunehmend komplex geworden und dieser Trend wird sich in Zukunft weiter fort- setzen. Diese komplexen Sachverhalte schaffen neue ethische Herausforderungen, während wir uns selbst und unser Unternehmen an neue und ungewohnte Situationen anpassen. Dies sind die Gründe, warum Hellmann als Leitlinie eine zentrale Sammlung von Standards benötigt, die dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern als ethischer Fahrplan dienen. Obwohl jeder der nachfolgenden Abschnitte einem eigenen spezifischen Zweck gewidmet ist, bieten alle Abschnitte zusammen einen umfassenden Ansatz und einen Einblick in unsere Kernwerte und in die Art und Weise, wie wir unser Geschäft weltweit führen. Dieser HellmannVerhaltenskodex und das Compliance-Programm spiegeln unser Engagement wider, alles zu tun, was rechtlich und ethisch notwendig ist. Diese Grundsätze sind nicht nur erforderlich, um die sich stets verändernden Anforderungen in den Bereichen, in denen wir geschäft- lich tätig sind, zu erfüllen, sondern auch, um die Geschäfte von Hellmann leistungsstark und wirkungsvoll zu führen. Wir erwarten, dass sich alle Hellmann Mitarbeiter mit den Anforderungen vertraut machen, die im Rahmen des Compliance-Programms, dieses Verhaltenskodexes, unserer Richtlinien und Verfahren sowie der lokalen und anwendbaren Rechtsvorschriften gestellt werden, und diese Anforderungen befolgen. Das Hellmann Compliance-Programm und dieser Verhaltenskodex bieten eine Leitlinie zur Erkennung und Behandlung ethischer Probleme und stellen Mechanismen zur Verfügung, um unethisches Verhalten zu melden und eine Kultur der Ehrlichkeit und Verantwortlichkeit zu fördern. 4 Code of Conduct Einführung F.A.M.I.L.Y – Unsere Corporate DNA Die grundlegenden Werte von Hellmann werden am besten durch unsere Corporate DNA repräsentiert: F.A.M.I.L.Y First, People First All about the Customers, Always Making it Work Better, Everyday Innovation and Entrepreneurship Live Sustainability You and Me Was uns ausmacht, ist die Tatsache, dass wir ein familiengeführtes Unternehmen sind. Darauf sind wir sehr stolz. Die Eigentümer, Jost und Klaus Hellmann, waren und werden direkt in der Unternehmensführung aktiv sein, um allen Mitarbeitern die Werte von Zugehörigkeit und Selbstlosigkeit vorzuleben – also im Wesentlichen: Die F.A.M.I.L.Y-Werte. Sowohl unsere Corporate DNA als auch unsere Familienwerte bilden weiterhin das Leitmotiv für unser Denken und Handeln in unserem globalen Netzwerk – von Land zu Land, Niederlassung zu Niederlassung und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Wir sichern die langfristige Entwicklung von Hellmann, damit das Unternehmen auch für kommende Generationen Chancen bietet. Unser generelles Augenmerk liegt auf Langlebigkeit und Nachhaltigkeit, in dem wir langfristige Partnerschaften mit unseren Kunden aufbauen. Unsere Flexibilität, die Tatsache, dass wir in Privatbesitz sind und unsere stabilen Finanzen heben uns von unseren Konkurrenten deutlich ab. Wir bauen persönliche Beziehungen mit unseren Geschäftspartnern auf, um langfristige Partnerschaften entstehen zu lassen. Wir sind sicher, dass Sie unsere Aufrichtigkeit und unsere Leistungsbereitschaft spüren werden, nicht nur als Partner, sondern auch als Teil unserer Familie. Unser Ziel ist seit jeher dasselbe geblieben, seitdem Carl Heinrich Hellmann das Unternehmen im Jahr 1871 gegründet hat – Kundenzufriedenheit sicherzustellen, indem Werte und Nutzen für den Kunden geschaffen werden. 5 Code of Conduct Einführung F.A.M.I.L.Y – We are Hellmann Wir setzen uns im gesamten Unternehmen für das ein, was Familie bedeutet. Unsere Corporate DNA stellt deutlich mehr dar als einfach nur Worte auf dem Papier. Zusammen mit unseren Familienwerten stellt sie das Leitmotiv unseres Denken und Handelns dar – von Land zu Land und von Generation zu Generation. Diese Werte bestimmen auch weiterhin die Integrität und das gegenseitige Vertrauen, mit dem wir unsere Geschäfte führen, als auch die von unseren Partnern. First, People First Bei Hellmann schaffen und unterstützen wir ein attraktives, anregendes und forderndes Umfeld, das die Aufmerksamkeit guter Mitarbeiter auf sich zieht und diese bindet und fördert. Durch Schulungen, Entlohnung und Anerkennung ermutigen wir unsere Mitarbeiter, ihre Talente in einem Klima von gegenseitigem Respekt und Vertrauen weiterzuentwickeln. Unsere Mitarbeiter sind maßgeblich für unseren Erfolg verantwortlich: Sie bestimmen, wie unser Unternehmen von unseren Kunden wahrgenommen wird. Sie beeinflussen unmittelbar Zufriedenheit, Begeisterung und Loyalität der Kunden – und wir wissen das! All About The Customers, Always Wir sind unaufhörlich auf der Suche nach Möglichkeiten, unsere Dienstleistungen zu erweitern und zu verbessern, damit wir die Anforderungen und Erwartungen unserer Kunden übertreffen können. Es ist unser Bestreben, unseren Kunden überall auf der Welt das Wissen und die Erfahrung zu bieten, die sie wirklich benötigen. Dies erreichen wir, indem wir ihnen zuhören und uns die Zeit nehmen, sie besser kennen zu lernen und zu verstehen. Wir sind sehr stolz darauf, unsere Kunden in den Mittelpunkt unserer Organisation zu stellen und uns bei allen Aufgaben zu vergewissern, dass diese mit Blick auf unsere Kunden bearbeitet werden. Making It Work Better, Everyday Durch Geschäftsprozesse mit hohen Qualitätsstandards verbessern wir kontinuierlich unsere organisatorische Agilität und unsere operative Leistungsfähigkeit. Wir nutzen jede Gelegenheit zur Kostenminimierung, indem wir die Produktivität verbessern und hervorragende Lieferantenbeziehungen pflegen. Dadurch tragen wir nicht nur zu unserem Ergebnis bei, sondern verbessern auch die Wertschöpfung für unsere Kunden. 6 Code of Conduct Einführung Innovation and Entrepreneurship Wir bei Hellmann fördern Kreativität, Innovation und Unternehmergeist in allen Bereichen und schaffen dadurch eine Umgebung, in der es erlaubt ist, Risiken einzugehen. Wir ermutigen alle Mitarbeiter, unkonventionelle Ideen zu entwickeln und entschlossen die Anpassung unserer Dienstleistungen an die Kundenwünsche voranzutreiben, um so den sich permanent verändernden Anforderungen und Erwartungen unserer Kunden gerecht zu werden. Live Sustainability Bei Hellmann legen wir Wert auf ein Dienstleistungsangebot, das auf ökonomischer, ökologischer und sozialer Nachhaltigkeit beruht und damit Chancen für zukünftige Generationen schafft. Wir sind verantwortlich für die Menschen, die Gesellschaft und die Umwelt in allen Bereichen, in denen wir tätig sind, und wir agieren entsprechend. Es sind diese Prinzipien einer nachhaltigen Entwicklung, die uns helfen, die Zukunft unseres Familienunternehmens zu sichern. You and Me Jeden Tag setzen wir uns neue Ziele und stellen uns neuen Herausforderungen. Egal, ob es sich dabei um eine erfolgreich am Zielort einzutreffende Ware handelt, um einen bestimmten Veränderungen unterliegenden Arbeitsprozess oder neue, noch in der Entwicklung befindliche Konzepte – „You And Me“ macht es möglich. „You And Me“ steht für gegenseitige Verantwortung. Eine Verantwortung, die uns Halt gibt in Zeiten, in denen wir uns aufeinander verlassen müssen, uns, wenn notwendig, dazu anregt, andere zu unterstützen und motiviert, miteinander zu arbeiten. 7 Über Hellmann Code of Conduct Über Hellmann Unternehmensgeschichte: In der vierten Generation familiengeführt 1871 von Carl Heinrich Hellmann gegründet, startete unser Unternehmen als Ein-MannBetrieb mit Pferdefuhrwerk, die Auslieferung von Sendungen rund um die norddeutsche Stadt Osnabrück. In der vierten Generation führen Carls Urenkel, Jost und Klaus Hellmann, heute ein Unternehmen mit einem aktiven Netzwerk in 157 Ländern. Heute sind wir weltweit vertreten, aber erinnern uns natürlich noch an unsere Wurzeln. Wir schätzen jeden einzelnen Kunden und behandeln jedes Projekt als eine besondere Herausforderung, die eine einzigartige Lösung erfordert. Diese leistungsfähige Kombination einer individuellen Lösung innerhalb eines internationalen Systems gewährleistet, dass wir erstklassige Qualität und auf den einzelnen Kunden individuell zugeschnittene Logistik-Lösungen liefern. Und das jedes Mal. Wir sind ständig bestrebt, unsere Leistungen zu verbessern, um so unsere Kunden besser bedie- nen zu können. Ob bei der Einführung innovativer Technologien, einer steigenden Zahl von Dienstleistungen, die wir anbieten, oder der Expansion unseres Netzwerkes von Niederlassungen und Lagerhäusern, wir setzen ständig unsere Bemühungen fort, bessere und effizientere Wege für die Führung unserer Geschäfte zu entwickeln. Dieses spiegelt sich in unserem Motto „Thinking Ahead, Moving Forward“ wider und veranschaulicht eine Tradition der Innovation, die wesentlich für jeden Teil des Hellmann-Unternehmens ist. Dennoch ist dieses Niveau unserer Anpassungsfähigkeit nur durch die Qualität unserer Mitarbeiter möglich. Wir bemühen uns aktiv darum, qualifizierte und engagierte Mitarbeiter einzustellen und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sie ihr Potential voll umsetzen können, indem sie Ergebnisse erzielen, die unseren Erfolg und die Zufriedenheit unserer Kunden gewährleisten. Unser Wandel vom Ein-Mann-Unternehmen zu einem der weltweit führenden Logistik-Anbieter ist das Ergebnis all dieser Faktoren. Sie bilden die Eckpfeiler unseres Geschäfts und sind der Grund für unsere Erfolge in der Vergangenheit, die Grundlage für unseren zukünftigen Erfolg und für die Werte, die Hellmann heute für unsere Kunden zur richtigen Wahl machen. 9 Code of Conduct Über Hellmann Die Wildgänse Ein Symbol unserer Ideale und unserer Geschichte Zunächst wurden die Gänse als Hellmann-Logo ausgewählt, weil diese Tiere auch das Familienwappen zieren. Unser Unternehmen befindet sich im Familienbesitz und wird von der Familie geführt. Wir glauben, dass die Gänse die Verbindung zwischen dem Unternehmen und den Werten, die wir diesem Arbeitsplatz zuordnen, darstellen. Diese Gänse sind mehr als nur ein Symbol unserer Ideale und unserer Geschichte; sie erteilen uns auch einige wertvolle Lektionen. Die Form des Schwarms wird häufig als sehr schön empfunden, aber das berühmte „V“ ist in Wahrheit eine phänomenale Darstellung von Wissenschaft und Zusammenarbeit. Die Formation ist auf geniale Weise aerodynamisch: wenn die Führungsgans mit den Flügeln schlägt, ruft sie dadurch Luftlöcher mit geringem Widerstand hervor; jede Gans hinter ihr fliegt durch diese Löcher und spart so kostbare Energie. Dies wird im Verlauf ihrer Reise millionenfach wiederholt und durch dieses effiziente Vorgehen kann der Schwarm weiterfliegen - so viel weiter, dass es ohne einander unmöglich wäre, ihr Ziel zu erreichen. Keine Gans könnte diese Reise allein bewältigen, aber gemeinsam schaffen sie es jedes Jahr! Dieses Zusammenspiel ist gepaart mit der Fähigkeit, sich exakt an kleinste Veränderungen der Gegebenheiten anzupassen. Die Vögel ändern ihre Position in der Formation und stimmen sich genau ab, um die optimale Form für die jeweilige Flughöhe, Windrichtung und Geschwindigkeit zu schaffen. Während die Gänse diese Abstimmung durch Intuition vornehmen, entwickeln und implementieren wir bei Hellmann Informationsund Kommunikationssysteme, die dafür ausgelegt sind, unsere Kooperation und Effizienz so zu gestalten, als geschähe dies ganz instinktiv. Noch mehr können wir aus der Art lernen, wie die Gänse auf dem Boden miteinander kommunizieren. Gänse zeigen ein dauerhaftes Bindungsvermögen, indem sie Jahr für Jahr an denselben Ort zurückkehren und sich einen Partner wählen, mit dem sie ihr Leben lang zusammenbleiben. Wie sie glauben wir an die Idee der Loyalität und kennen den Verdienst, der sich aus langfristigen Beziehungen ergibt. Aus diesem Grund bemühen wir uns aktiv darum, ähnlich nutzbringende und dauerhafte Bindungen mit unseren Mitarbeitern und Kunden aufzubauen. Diese schönen und bemerkenswerten Tiere stellen nun schon seit Jahrzehnten das Symbol von Hellmann dar und mit ihrem Kultstatus als versierteste Reisende, die Mutter Natur geschaffen hat, fühlen wir uns von unseren gefiederten Freunden auf unserer eigenen erfolgreichen Reise von einem Ein- 10 Über Hellmann Code of Conduct Mann-Lieferservice zu einem weltweit tätigen Logistik-Anbieter begleitet. Und genau wie diese Gänse den Wert der Zusammenarbeit verstehen und Jahr für Jahr mit demselben Partner zusammen bleiben, wissen wir, dass, wenn Sie einmal mit Hellmann zusammengearbeitet haben, Sie wieder und wieder davon profitieren werden. 11 Unsere Verpflichtung im Rahmen des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („UNGC”) Unsere Verpflichtung im Rahmen des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („UNGC”) Code of Conduct Einführung Der Global Compact der Vereinten Nationen (engl.: United Nations Global Compact, UNGC) ist eine Initiative zur sozialen Verantwortung von Unternehmen und strebt eine stetige Verbesserung in den vier Bereichen Menschenrechte, Arbeit, Umwelt und Korruptionsbekämpfung an, indem zwischen den Unternehmen und den Vereinten Nationen eine freiwillige Vereinbarung darüber abgeschlossen wird, sich für Maßnahmen zu engagieren, die zu einer stetigen und geordneten Ausweitung dieser Initiative beitragen. Als Partner des Global Compacts der Vereinten Nationen können Unternehmen eine transparente und global anerkannte Unternehmenspolitik einführen, einheitliche Branchenstandards nutzen und an der Lösung gemeinsamer Probleme arbeiten, vor denen Unternehmen und die Gesellschaft heute stehen. Hellmann ist stolz darauf, eines der Unternehmen zu sein, die an dieser Initiative mitarbeiten. In der komplexen und dynamisch modernen Ära der Globalisierung spielen Unternehmen durch eine ethische Unternehmensführung und die Entwicklung von Dienstleistungen, die den wirtschaftlichen, ökologischen, gesellschaftlichen und kulturellen Bedürfnissen entsprechen, eine bedeutende Rolle bei der Gestaltung und Erhaltung einer solchen Globalisierung. Für Hellmann bedeutet Nachhaltigkeit, in finanzieller, sozialer, ökologischer und ethischer Hinsicht verantwortungsvoll langfristige Werte zu liefern und zugleich einen tiefen Respekt für das soziale, politische und wirtschaftliche Umfeld zu zeigen, in dem wir geschäftlich tätig sind. Aus diesen Gründen teilt und unterstützt Hellmann die Ideen und Ziele des Global Compacts. 13 Code of Conduct Unsere Verpflichtung im Rahmen des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („UNGC”) Menschenrechte und Arbeitsnormen Hellmann glaubt fest an die Umsetzung der Menschenrechte (wie sie in der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen niedergelegt sind) und das Bekenntnis zu ihrer Einhaltung auf der ganzen Welt. Daher ist die Befolgung dieser Richtlinie und des Verhaltenskodexes für jeden Mitarbeiter und für jede Niederlassung verbindlich. Es entspricht unserer Unternehmenspolitik, integer und fair zu agieren und alle Mitarbeiter und alle übrigen Personen mit Würde, Anstand und Respekt zu behandeln, indem wir ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld bieten. Unser Engagement für die Menschenrechte stellt nicht nur sicher, dass die Mitarbeiter das Recht zu Kollektivverhandlungen (im Einklang mit allen Regeln, Gesetzen und Vorschriften) haben, sondern auch, dass Hellmann regelmäßig mit den örtlichen Arbeitsaufsichtsämtern, Betriebsräten und Vereinigungen zusammenarbeitet und kommuniziert. Hellmann betrachtet die aktive wie auch die passive Verletzung von Menschenrechten als intolerabel und als einen Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex, der zu entsprechenden disziplinarischen Maßnahmen führen kann. denen unserer Dienstleister). Es entspricht unserer Unternehmenspolitik, nur Personen mit einem Mindestalter von sechzehn (16) Jahren zu beschäftigen, auch wenn das Mindestalter Wir sind stolz auf die außerordentlich hohe Produktivität und Motivation unserer Mitarbeiter, die, wie wir glauben, eine Folge unserer zielgerichteten Bemühungen sind, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben zu schaffen. Dementsprechend verbietet Hellmann jede Form der Zwangsarbeit oder Kinderarbeit (nicht nur in unseren Betriebsstätten, sondern auch in der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) bei vierzehn (14) Jahren liegt. Wir betrachten die Vielfalt und die Unterschiede in unserer Belegschaft als eines unserer größten Güter, das den Respekt aller Beteiligten verdient. 14 Unsere Verpflichtung im Rahmen des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („UNGC”) Code of Conduct Soziale Verantwortung Unsere Verpflichtung zu sozialer Verantwortung bezieht sich nicht nur auf unsere Mitarbeiter, sondern auch auf unsere Kunden und Geschäftspartner, und manifestiert sich auf zwei verschiedene Arten. Die erste zeigt sich in unseren aktiven Bemühungen, den Lebensstandard aller unserer Mitarbeiter durch Ausbildung, Verständnis und Respekt zu verbessern. Um dieses Ziel zu erreichen, erhalten wir einen zufriedenstellenden und fairen Arbeitsplatz. Außerdem haben wir zahlreiche Programme eingeführt, darunter In-housetraining, flexible Arbeitszeiten für Eltern sowie das Sponsoring von Wohltätigkeitsveranstaltungen. Dadurch wird allen Mitarbeitern ermöglicht, ihr Potenzial bei Hellmann zu verwirklichen. Wir glauben jedoch, dass unsere Verpflichtung weit darüber hinausgeht, und so stellt die Norm SA 8000 die Grundlage unserer sozialen Verantwortung für unser weltweites Netzwerk dar. Diese international anerkannte Norm macht unseren eigenen grundsätzlichen Glauben in die Einhaltung der Menschenrechte, die Verhinderung jeglicher Form von Diskriminierung, die Abschaffung von Kinderarbeit und die Förderung der Religionsfreiheit geltend. 15 Unsere Verpflichtung im Rahmen des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („UNGC”) Code of Conduct Ökologische Verantwortung Als Unternehmen, das sich in vierter Generation im Familienbesitz befindet, sind wir uns unserer Verantwortung für zukünftige Generationen bewusst. Wir sind davon überzeugt, dass ökologische Verantwortung nicht so sehr eine Wahlmöglichkeit als vielmehr eine Notwendigkeit darstellt. Wir streben weiterhin nach immer umweltfreundlicheren Methoden im gesamten Hellmann-Netzwerk, damit wir den kommenden Generationen eine Welt mit genügend Ressourcen übergeben können, die ihre Gesundheit, ihren Wohlstand und ihre Lebensqualität sichert. Wir wissen, dass die Umsetzung eines nachhaltigen Konzeptes nur dann erfolgreich sein kann, wenn wir unsere Einstellung darüber, wie wir die natürlichen Ressourcen unseres Planeten einsetzen, ändern und mit Entschlossenheit und Einfallsreichtum die Implementierung der notwendigen Änderungen bei unseren Geschäftsmethoden vorantreiben. Wir sind uns bewusst, dass dieses eine große Herausforderung darstellt, der wir uns in der Vergangenheit mit kreativen neuen Lösungen gestellt haben. Diesen Weg werden wir auch in Zukunft weiter beschreiten. Heute machen wir uns unsere Tradition zur Innovation zunutze, um unsere hervorragende Produkt- und Servicepalette zu erhalten und weiter auszubauen, während wir weiter aktiv nach noch besseren Möglichkeiten streben, unser ökologisches Vermächtnis zu erhalten. Für ein weltweit tätiges Unternehmen wie Hellmann Worldwide Logistics ist die Entwicklung wirtschaftlicher Interessen unabdingbar mit unserer Verantwortung für die Umwelt verbunden, und wir haben bereits seit langem unser Augenmerk auf die Idee einer umweltverträglichen Entwicklung gerichtet. Wir bei Hellmann haben uns verpflichtet, im Rahmen eines strukturierten UmweltManagement-Systems zu arbeiten und dabei aufgabenorientierte Methoden, fortdauernde Selbstkontrolle und regelmäßige externe Betriebsprüfungen einzusetzen. Für alle unsere Aktivitäten haben wir Ziele definiert, um eine umweltverträgliche Entwicklung zu erreichen. Einige unserer Aufgaben sind: Abfallreduzierung und Recycling Reduzierung der Treibhausgasemissionen in allen Fahrzeugen Energieeinsparung und Senkung des Stromverbrauchs am Arbeitsplatz ISO 14001 Zertifizierung Beseitigung umweltschädlicher Chemikalien und Reinigungsmittel vom Arbeitsplatz 16 Unsere Verpflichtung im Rahmen des Globalen Pakts der Vereinten Nationen („UNGC”) Code of Conduct Maximierung von Grünflächen bei Außenbereichen Sponsoring von ökologischen und umweltfreundlichen Programmen Wir sind uns bewusst, dass noch viel getan werden muss und haben uns verpflichtet zu gewährleisten, dass unsere gesamten Geschäftstätigkeiten und Dienstleistungen auch weiterhin wirtschaftlich, sozial und umweltverantwortlich sind. 17 Korruptionsbekämpfung Korruptionsbekämpfung Code of Conduct Da Hellmann weiterhin expandiert und sein Geschäft weltweit betreibt, ist es unerlässlich, dass alle Hellmann-Mitarbeiter im Einklang mit den jeweils geltenden Gesetzen zur Korruptionsbekämpfung handeln. Zusätzlich zu vielen bestehenden lokalen Gesetzen sind die beiden wichtigsten gesetzlichen Regelungen in diesem Bereich der Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) der Vereinigten Staaten und der U.K. Anti-Bribery Act (der „Act“) Großbritanniens, die beide für die internationalen Geschäftstätigkeiten von Hellmann zur Anwendung kommen. Dies gilt auch für unsere Tochtergesellschaften, verbundenen Unternehmen, Partner, Verkäufer, Subunternehmer und Mitarbeiter („Hellmann-Personal“). 19 Code of Conduct Korruptionsbekämpfung Unser Kodex Der Hellmann-Verhaltenskodex verbietet den Hellmann-Mitarbeitern, Bestechungen, Schmiergeldzahlungen oder betrügerisches Handeln als Mittel einzusetzen, zu akzeptieren oder anzubieten, um Geschäfte durchzuführen oder das Verhalten des Empfängers zu beeinflussen oder zu beeinträchtigen bzw. das eigene Verhalten beeinflussen zu lassen. Hellmann-Mitarbeiter, die eine Bestechungs- oder Schmiergeldzahlung oder eine sonstige rechtswidrige Zahlung annehmen, akzeptieren, ermöglichen, anbieten oder billigen oder versuchen, diese Arten von Tätigkeiten (oder andere Aktivitäten, die Hellmanns Reputation beeinträchtigen oder schädigen) anzubahnen, werden den entsprechenden disziplinarischen Maßnahmen unterzogen. Weitere Einzelheiten bzw. spezifische Leitlinien sind im Globalen Compliance-Handbuch des Unternehmens zu Korruption und Wettbewerbsbeschränkungen zu finden. 20 Code of Conduct Korruptionsbekämpfung Grundsatzerklärung Niemand darf eine Geldzahlung oder eine sonstige Leistung von erheblichem Wert anbieten, gewähren oder versprechen oder eine solche Zahlung, eine Gegenleistung oder ein Geschenk genehmigen an: inländische oder ausländische Regierungsmitarbeiter, Beamte, Repräsentanten oder Vertreter staatlicher Behörden; oder an ein staatliches Ministerium, eine Behörde oder eine Einrichtung einer inländischen oder ausländischen Regierung; oder an eine inländische oder ausländische politische Partei, einen Kandidaten oder einen sonstigen politischen Amtsträger, zum Zweck der Beeinflussung der Handlungen oder Entscheidungen einer solchen Person oder um eine solche Person dazu zu bewegen, unter Verletzung ihrer Rechtspflichten eine Handlung vorzunehmen oder zu unterlassen, oder eine solche Person dazu zu bewegen, ihren Einfluss bei staatlichen Stellen dazu zu nutzen, eine staatliche Entscheidung in Bezug auf den Abschluss oder den Erhalt von Geschäften zu bewirken oder zu beeinflussen. Besondere Sorgfalt sollte auf das „Know Your Customer“-Prinzip („Kenne Deinen Kunden“) verwendet werden. Zu den „staatlichen Amtsträgern“ zählen auch die Mitarbeiter von Unternehmen, die ganz oder teilweise im Eigentum des Staates stehen (beispielsweise sind viele Unternehmen in China ganz oder teilweise Staateigentum). 21 Kartellrechtliche Bestimmungen Code of Conduct Kartellrechtliche Bestimmungen Es entspricht unserer Unternehmenspolitik, die Kartellgesetze, die auf unsere Unternehmungen in aller Welt Anwendung finden, in vollem Umfang zu beachten. Das diesen Gesetzen zugrunde liegende Prinzip besagt, dass eine Person, die Güter oder Dienstleistungen auf dem Markt erwirbt, in der Lage sein soll, Produkte zu konkurrierenden Prei- sen vorzufinden und zwar ohne künstliche Wettbewerbsbeschränkungen wie z. B. Preisabsprachen, illegale Monopole und Kartelle, Boykotte oder Kopplungsgeschäfte. Hellmann glaubt ebenfalls an diese Prinzipien der Unternehmens- und Wettbewerbsfreiheit und ist ihnen fest verpflichtet. Bestimmte Verletzungen kartellrechtlicher Vorschriften können als Straftaten mit erheblichen Geldbußen und Strafen sanktioniert werden. Aus diesen Gründen ist die Befolgung der kartellrechtlichen Bestimmungen für die Hellmann-Gruppe und allen Mitarbeitern von äußerster Wichtigkeit. 23 Code of Conduct Kartellrechtliche Bestimmungen Beschränkungen Da die Kartell- und Wettbewerbsgesetze sehr komplex sind, werden in der nachstehenden Zusammenfassung (die detaillierter in Hellmanns Globalem Compliance-Handbuch zu Korruption und Wettbewerbsbeschränkungen zu finden ist) verschiedene Situationen hervorgehoben, auf die zu achten sind: Allen Hellmann-Mitarbeitern ist es verboten, mit einem Wettbewerber folgende Dinge zu erörtern: vergangene, gegenwärtige oder zukünftige Preise, Preispolitik, Leasingraten, Angebote, Preisnachlässe, Werbekampagnen, Gewinne, Kosten, Margen, neue Produkte oder Verfahren, die nicht zuvor öffentlich bekannt gegeben wurden, Verkaufsbedingungen, Gewährleistungen, Kundenauswahl, regionale Märkte, Produktionskapazitäten oder Produktionspläne. Allen Hellmann-Mitarbeitern ist es verboten, mit einem Wettbewerber die Preise zu erörtern oder zu vereinbaren, die Hellmann bzw. unser Wettbewerber von einem oder mehreren Kunden fordern wird, und die sonstigen Verkaufsbedingungen für unsere bzw. seine Dienstleistungen oder die Aufteilung von Kunden oder räumlichen Dienstleistungsbereichen zu diskutieren bzw. dahingehende Vereinbarungen zu treffen. Wettbewerbspreise dürfen nur aus anderen Quellen als von Wettbewerbern bezogen werden, wie etwa über veröffentlichte Listen und gemeinsame Kunden. Es ist ratsam, auf diesen Materialien direkt zu vermerken, von welcher Quelle sie stammen und wann sie bezogen wurden. formellen oder informellen Gesprächen zu folgenden Themen erhalten, sollten sie das Meeting unverzüglich verlassen und die Angelegenheit ihrem regionalen Compliance Officer melden. Zu solchen Themen zählen: – Preise – Preisnachlässe – Ausschließung von Mitgliedern – Verkaufsbedingungen – oder Standardisierung unter den Wettbewerbern, welche Bedingungen einem Kunden oder potenziellen Kunden anzubieten sind – Aufteilungen/Prioritätssetzungen zum geo grafischen Markt oder zum Produktmarkt – Abgabe von Angeboten auf bestimmte Verträge oder für bestimmte Kunden – Weigerung, einen Kunden zuzulassen oder mit ihm Geschäfte zu betreiben Wenn Hellmann-Mitarbeiter bei einem Treffen eines Handelsverbands Kenntnis von 24 Faire und gleiche Beschäftigungsbedingungen Code of Conduct Faire und gleiche Beschäftigungsbedingungen Hellmann verpflichtet sich, Chancengleichheit für alle Mitarbeiter und Bewerber zu bieten und zu fördern. Hierzu befolgt Hellmann stets in vollem Umfang dem Geiste wie dem Buchstaben nach alle geltenden Gesetze und Bestimmungen zur Umsetzung der Ziele fairer und gleicher Beschäftigungsbedingungen für alle Menschen, die auf Ebene der Kommunen, der Provinzen, der Bundesländer bzw. Bundesstaaten wie auch des Bundes bzw. des Zentralstaates gelten. Hellmann diskriminiert bei seinen Beschäftigungsmöglichkeiten oder -praktiken nicht auf der Grundlage von Rasse, Abstammung, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand, nationaler Herkunft, Alter, Behinderung, Staatsangehörigkeit, ehemaliger Militärangehörigkeit, Pflicht zur Ableistung des Militärdienstes oder anderen Eigenschaften (die alle als „verbotene Faktoren“ betrachtet werden), was eine Verletzung der Menschenrechte wäre, und toleriert auch keine solche Diskriminierung (oder sonstige Form der unfairen Behandlung). Unsere Richtlinien und unsere Personalpraxis sind darauf gerichtet sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter gleich behandelt werden und dass die Anwerbung, Einstellung und Beförderung ohne Beachtung oder Berücksichtigung der verbotenen Faktoren durchgeführt werden, dass Entscheidungen über ein Beschäftigungsverhältnis so getroffen werden, dass der Grundsatz gleicher Beschäftigungschancen gefördert wird und dass alle Personalmaßnahmen, mit denen eine Bedingung oder ein Vorrecht für ein Beschäftigungsverhältnis verbunden sind, ohne Berücksichtigung verbotener Faktoren getroffen werden, die entweder einen Rechtsverstoß darstellen oder als eine Verletzung von Menschenrechten angesehen werden könnte. 26 Interessenkonflikte Code of Conduct Interessenkonflikte Alle Mitarbeiter von Hellmann müssen sicherstellen, dass ihre privaten Aktivitäten und Interessen ihre Verantwortlichkeiten gegenüber Hellmann oder die Interessen von Hellmann nicht beeinträchtigen. Es können viele Situationen eintreten, in denen die persönlichen Interessen von Mitarbeitern mit den Interessen von Hellmann oder der Loyalität gegenüber Hellmann tatsächlich oder dem Anschein nach in Konflikt treten. gerweise Grund zur Annahme besteht, dass die privaten Aktivitäten oder die Beteiligung eines Hellmann-Mitarbeiters in irgendeiner Weise seine Objektivität oder Urteilsfähigkeit beim Schutz und bei der Förderung der besten Interessen von Hellmann beeinträchtigen könnte oder wenn ein Hellmann-Mitarbeiter oder ein Geschäftspartner, Freund, Verwandter oder ein Familienmitglied des Mitarbeiters aufgrund der Position des Mitarbeiters bei Hellmann unangemessene Vorteile erhält oder bietet. In jedem Fall dürfen Sie sich nicht in Situationen begeben, die selbst den Anschein eines Interessenkonflikts hervorrufen könnten. Definition eines Interessenkonflikts Ein Interessenkonflikt besteht im Falle von beabsichtigten oder tatsächlichen Geschäftshandlungen zwischen Hellmann und Drittparteien oder Drittunternehmen, zu denen ein Hellmann-Mitarbeiter ein direktes oder indirektes familiäres, soziales, geschäftliches oder Angestelltenverhältnis hat oder bei bestehenden finanziellen Interessen an solchen Geschäften. Ein Interessenkonflikt besteht auch dann, wenn vernünfti- 28 Code of Conduct Interessenkonflikte zu treten. Sie sind verpflichtet, die berechtigten Interessen des Unternehmens zu fördern, wenn Geschäftsmöglichkeiten auftauchen. Aufgrund der Weiterentwicklung unseres Unternehmens wandelt sich manchmal eine zuvor akzeptable Situation in einen Interessenkonflikt. In diesen Situationen kann es erforderlich sein, eine bis dahin akzeptable Aktivität einzustellen. Nutzungsverbote Vollständige Offenlegung und Berichterstattung Ferner dürfen Sie Geschäftschancen, die Sie durch Verwendung des Eigentums oder der Informationen von Hellmann oder die Nutzung Ihrer Position bei Hellmann entdeckt haben, nicht persönlich wahrnehmen. Sie dürfen Eigentum oder Informationen von Hellmann oder Ihre Position bei Hellmann außerdem nicht auf andere Weise zu Ihrem persönlichen Vorteil nutzen, als durch regelgerechte Tätigkeiten im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses, noch ist es den Mit- Die Mitarbeiter haben alle Transaktionen im Zusammenhang mit ihren Pflichten gegenüber Hellmann in gutem Glauben auszuführen und dürfen ihre Position nicht entgegen den besten Interessen von Hellmann oder zur Förderung ihrer eigenen Geschäftsinteressen oder derjenigen ihrer Familie, ihrer Freunde oder ihrer Geschäftspartner nutzen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass eine Situation zu einem Interes- arbeitern erlaubt, mit Hellmann in Wettbewerb senkonflikt geführt hat oder führen wird oder dass bereits ein Interessenkonflikt besteht, ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, (i) unverzüglich und vollständig alle bekannten und potenziellen Interessenkonflikte und die Tatsachen im Zusammenhang mit der Transaktion oder Vereinbarung, auf die sich ein bekannter oder potenzieller Interessenkonflikt bezieht, einem Mitglied der Geschäftsführung oder der höheren Führungsebene offenzulegen; (ii) sich nicht an Entscheidungen zu beteiligen oder Beschlüsse umzusetzen, bei denen ein Interessenkonflikt oder der Anschein eines Interessenkonflikts des Mitarbeiters bzw. ein Konflikt oder der Anschein eines Konflikts aufgrund der Position des Mitarbeiters bei Hellmann vorliegt und (iii) alle Besprechungen oder Beschlussfassungen über den betreffenden Gegenstand zu verlassen. 29 Geheimhaltung Code of Conduct Geheimhaltung Unsere Kunden, Zulieferer, Verkäufer und Dienstleister müssen sich darauf verlassen können, dass der Inhalt ihrer Mitteilungen und Aufzeichnungen den Umständen entsprechend vertraulich behandelt und geschützt wird. Wir müssen sicherstellen, dass vertrauliche und unternehmenseigene Informationen geschützt werden und dass Informationen, die von Hellmann weitergegeben werden, richtig sind. Jeder Hellmann-Mitarbeiter muss daher die Vertraulichkeit der ihm von Hellmann und seinen Kunden anvertrauten Informationen wahren, außer wenn ihre Weitergabe genehmigt oder gesetzlich gefordert ist. Sie dürfen bei der Nutzung vertraulicher Informationen nicht gegen die Bedingungen verstoßen, unter denen die Informationen, gleich aus welchem Grund, offengelegt wurden, und es Dritten nicht gestatten, solche Informationen unter Verletzung dieser Bedingungen zu erlangen. Der regelwidrige Erwerb, unrechtmäßige Besitz oder die missbräuchliche Nutzung vertraulicher Informationen sind unzulässig und können unter gewissen Umständen rechtswidrig sein. Wenn Sie wissen oder Grund zur Annahme haben, dass vertrauliche Informationen vom Eigentümer der Informationen unrechtmäßig erlangt wurden oder von einem Dritten erlangt wurden, der einer Verschwiegenheitsverpflichtung gegenüber dem Eigentümer unterlag, können Sie solche Informationen nicht nutzen. Da von jedem Mitarbeiter gefordert wird, die vertraulichen Informationen des Unternehmens zu bewahren und zu schützen, dürfen die Mitarbeiter anderen Personen oder anderen Unternehmen keine vertraulichen Informationen offenlegen, liefern oder mitteilen und keine Informationen für diese vervielfältigen oder diesen zugänglich machen; darüber hinaus dürfen Mitarbeiter unter keinen Umständen vertrauliche Informationen aus den Geschäftsräumen von Hellmann oder von den Ausrüstungen von Hellmann entfernen, es sei denn, sie sind von Hellmann hierzu ermächtigt. Die Mitarbeiter sind an diese Verpflichtung sowohl während als auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit Hellmann gebunden, da alle vertraulichen Informationen im ausschließlichen Eigentum von Hellmann verbleiben. Wenn ihr Beschäftigungsverhältnis bei Hellmann aus irgendeinem Grund endet, haben die Mitarbeiter unverzüglich alle vertraulichen Informationen und etwaige Kopien zurückzugeben, einschließlich insbesondere alle Dateien, Aufzeichnungen, Dokumente, Tabellenkalkulationen, Power Point-Dateien oder Präsentationen, Preise, Standardarbeitsanweisungen, Verträge, Spezifikationen, Ausrüstungen und ähnliche Dinge, die sich auf das Unternehmen beziehen. 31 Informationssicherheit Code of Conduct Informationssicherheit Hellmann ist ein modernes und innovatives Unternehmen, das weltweit geschäftlich tätig ist und seinen Kunden individuelle und hochwertige Produkte und Dienstleistungen liefert. In diesem Umfeld hängen die Unternehmensprozesse in hohem Maße von Informationen ab, die durch Informationstechnologie bearbeitet werden. Informations- und IT-Systeme sind unternehmenswichtige Güter von Hellmann und unverzichtbare Ressourcen für unsere Kunden und Mitarbeiter; darüber hinaus sind sie entscheidend für die Produkte und Dienstleistungen, die wir anbieten. Für einen ordnungsgemäßen Geschäftsablauf ist es wichtig, die Sicherheit dieser Güter zu gewährleisten; hierzu nutzen wir die Vorteile moderner Informationstechnologien, um eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen. Die Informationssicherheit gilt für alle Mitarbeiter, die rund um die Welt in den Geschäftseinheiten, Standorten und verbundenen Unternehmen von Hellmann tätig sind. Sie umfasst alle Formen schriftlicher oder elektronisch übertragener sowie gespeicherter und verarbeiteter Informationen. Hellmann richtet derzeit ein Managementsystem zur Informationssicherheit (ISMS) ein, um das Niveau der Informationssicherheit effektiv zu kontrollieren. Das ISMS von Hellmann wird an dem internationalen Standard für das Informationssicherheitsmanagement DIN ISO/IEC 27001 ausgerichtet. 33 Beschwerden und Anmerkungen Code of Conduct Beschwerden und Anmerkungen Berichterstattung Hellmann ermutigt eindringlich zur umgehenden Meldung aller potenziellen oder tatsächlichen Verletzungen dieses Verhaltenskodexes. Alle Mitarbeiter werden dazu angeregt, zu- zuvor genannten Personen zuzugehen, sollten sie sich an das obere Management wenden. Außerdem können alle Mitarbeiter Verletzungen oder Vorfälle auf der Compliance-Website von Hellmann melden, die unter www. hellmann.ethicspoint.com zu finden ist. Auf Wunsch des Mitarbeiters werden alle Meldungen nach unserem besten Vermögen anonym und vertraulich behandelt. Untersuchung einer behaupteten Verletzung dieses Verhaltenskodex oder einer Richtlinie von Hellmann beteiligt. Hellmann betrachtet Vergeltungsmaßnahmen als eine schwerwiegende Verletzung dieses Verhaltenskodexes und bittet Sie dringend, jegliche Vorfälle mit vergeltendem Charakter unverzüglich zu melden, genauso wie Sie Verletzungen dieses Kodexes, des Gesetzes oder der Richtlinien von Hellmann melden würden. Vergeltungsverbot nächst auf ihren Vorgesetzten, Manager, Abteilungsleiter/vorgesetzten oder auf die Personalabteilung (die hierzu gleichzeitig oder jederzeit aufgesucht werden kann) zuzugehen. Wenn die Mitarbeiter es für unangebracht halten oder es nicht möglich ist, auf eine der Hellmann verfolgt eine strikte Politik zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen gegen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die in gutem Glauben Vorfälle berichten, von denen sie annehmen, dass sie eine Verletzung dieses Verhaltenskodexes oder einer anderen Richtlinie von Hellmann darstellen. Es werden ebenfalls keine Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter zugelassen, der sich an der Hellmann wird Berichte über Vergeltungsmaßnahmen in derselben Weise untersuchen und aufklären, wie Berichte über andere Verletzungen dieses Kodexes, des Rechts oder der Richtlinien von Hellmann. Wenn die Untersuchung jedoch zu der Feststellung führt, dass ein Mitarbeiter wissentlich eine falsche Anschuldigung gegen eine andere Person in Bezug auf die Verletzung dieses Kodexes, des Rechts oder der Richtlinien von Hellmann 35 Beschwerden und Anmerkungen Code of Conduct erhoben hat, werden gegen den Mitarbeiter, der die Anschuldigung erhoben hat, disziplinarische Maßnahmen ergriffen, die bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses führen können. Änderungen des Kodexes Dieses Dokument ersetzt alle anderen früheren Verhaltenskodizes und geht diesen vor, insofern sie mit der aktuellen Version in Widerspruch stehen. Nur die Compliance-Abteilung von Hellmann kann diesen Verhaltenskodex ändern, ergänzen, aktualisieren und außer Kraft setzen. Hellmann behält sich das Recht vor, Änderungen oder Anpassungen an diesem Kodex nach dem alleinigen und ausschließlichen Ermessen des Unternehmens mit oder ohne vorherige Benachrichtigung vorzunehmen. 36
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