2016 Code of Conduct Verhaltenskodex der Volksbank Steiermark Mitte AG „Wer die Verantwortung von sich weist, weist auch die Freiheit von sich“ Hermann Schulze-Delitzsch 1 Einleitung Die Volksbank Steiermark Mitte AG ist eine regional tätige, förderwirtschaftlich ausgerichtete Universalbank im Kreditinstitute Verbund der Volksbanken. Wir betrachten es als unseren Auftrag, für unsere Kunden einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen, für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein interessanter Arbeitgeber zu sein sowie ein anerkanntes Mitglied in der Gesellschaft. Um dies zu erreichen ist ein Höchstmaß an Integrität und Professionalität erforderlich. Der Erfolg in unserem Geschäft hängt vom Vertrauen all unserer Stakeholder ab: vom Vertrauen unserer Kunden, unserer Mitglieder der Eigentümergenossenschaften, unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unserer Geschäftspartner, der zuständigen Aufsichtsbehörden, unserer Mitbewerber, der Medien, aber auch der Gesellschaft als Ganzes. Es ist uns ein wesentliches Anliegen, unser Institut in seinem gesamten sozialökonomischen Kontext zu erfassen und die Bedürfnisse der unterschiedlichen Anspruchsgruppen in Einklang zu bringen. Mit dem vorliegenden Code of Conduct wollen wir die Grundlage dafür schaffen. Auf dieser Basis wollen wir das uns entgegengebrachte Vertrauen erhalten und weiter ausbauen und ein gemeinsames Wertesystem sicherstellen. Die im vorliegenden Code of Conduct enthaltenen Werte und Grundsätze spiegeln sich in den Richtlinien und Weisungen des Instituts wider. Die Einhaltung dieser Werte und Grundsätze wird von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ungeachtet ihrer Position und Funktion – also auch Vorstandsmitglieder sowie Mitglieder des Aufsichtsrates - erwartet. Sie sind die Standards des Wohlverhaltens der Bank und unsere Auffassung von ehrlicher und ethisch einwandfreier Geschäftspraxis. Der Vorstand der Volksbank Steiermark Mitte AG verpflichtet sich dazu, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Hinblick auf die Einhaltung des Code of Conduct in ihrer täglichen Arbeit optimale Bedingungen zu bieten. Vorstand der Volksbank Steiermark Mitte AG Graz, im März 2016 Disclaimer: Alleine zum Zwecke der besseren Lesbarkeit verwenden wir in diesem Code of Conduct einheitlich die männliche Form; die weibliche Form gilt gleichermaßen. 2 DIE GRUNDWERTE DER VOLKSBANK STEIERMARK MITTE Unsere ethischen Grundwerte Vertrauen Das notwendige Vertrauen unserer Stakeholder schaffen und erhalten wir durch die größtmögliche professionelle Wahrnehmung unserer beruflichen Verantwortung basierend auf unserem Verhaltenskodex. Integrität Unser Ansehen beruht auf unseren ethischen Grundwerten und unserer Reputation. Wir verhalten uns sowohl innerhalb als auch außerhalb des Institutes integer. Das Verhalten unserer Mitarbeiter reflektiert immer das Institut selbst und stellt es daher für uns eine besondere Anforderung dar, jegliches Verhalten zu vermeiden, welches für unser Institut, bei unseren Kunden, bei anderen Mitarbeitern und / oder in der Öffentlichkeit unvorteilhafte Auswirkungen hervorruft. Wir erwarten auch von unseren Kunden und Geschäftspartnern, dass ihr Handeln im Einklang mit unseren ethischen Standards sowie den gesetzlichen Anforderungen und Regularien steht. Verantwortungsbereitschaft Wir übernehmen persönliche Verantwortung für unser Handeln und versprechen nur, was wir halten können. Compliance Wir anerkennen die Bedeutung aller relevanten Gesetze, aller internen externen Vorschriften, Richtlinien und Standards und halten diese ein. setzen uns dafür ein, dass sich Vorgesetzte beispielhaft verhalten. ergreifen alle notwendigen Maßnahmen, um ein effektives KontrollCompliance-Umfeld sicherzustellen. Respekt Wir fördern einen respektvollen Umgang miteinander und erwarten dies auch von unseren Kunden, Geschäftspartnern und Mitbewerbern. Wir treten jeder Erscheinungsform von Mobbing, sexueller Belästigung oder Gewalt entschieden gegenüber. Wir lehnen jegliche Diskriminierung ab: sei es aus Gründen der Hautfarbe, des Geschlechts, der Religion, der ethnischen Herkunft, der Staatsangehörigkeit, des Zivilstandes, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Orientierung oder Identität. Wir achten die Würde, die Rechte und die Privatsphäre der Menschen. Diskretion Vertrauliche Informationen werden von uns auch als solche behandelt. Es gehört zum Zeitgeist, dass eine Information über eine Sache beinahe so wichtig ist wie die Sache selbst. Wir gehen daher mit Informationen restriktiv um und sorgen dafür, dass geheime Daten geheim gehalten werden, außer eine Offenlegung ist gesetzlich erforderlich. Wir unterliegen dem Bankgeheimnis und sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. und Wir Wir und 3 Unsere leistungsbezogenen Grundwerte Service Es ist unsere Aufgabe, für unsere Kunden und ihre Bedürfnisse einen hohen Mehrwert zu schaffen. Wir erreichen dies, indem wir unsere Kunden kennen, mit fundiertem Fachwissen und einem raschen, zuvorkommenden und kompetenten Service. Leistung Wir entwickeln uns und unser Know-how stets weiter. Wir streben Spitzenleistungen an. Fehler betrachten wir als Chance, um uns weiter zu verbessern. Engagement Wir anerkennen den Beitrag des Einzelnen zu unserem gegenwärtigen und zukünftigen Erfolg und versuchen, diesen objektiv zu beurteilen. Alle Mitarbeiter tragen mit ihrem kontinuierlichen Einsatz ihr Bestes zur Erreichung unserer gemeinsamen Ziele bei. Teamwork Wir erreichen mehr, wenn wir unsere individuellen Stärken und Fähigkeiten verbinden und bereichsübergreifend zusammenarbeiten. Risikokultur Unsere Geschäftstätigkeit basiert darauf, diszipliniert und umsichtig Risiken einzugehen. Wir legen großen Wert auf unabhängige Risikomanagement-, Compliance- und Revisionssysteme mit klarer Management Verantwortung. Ertrag Um ein Unternehmen wirtschaftlich ertragreich führen zu können, bedarf es eines gewinnorientierten Handelns. Darüber hinaus ist es uns wichtig, eine „win-win“ Situation zwischen Kunden, Institut und Mitarbeitern zu erreichen. GRUNDSÄTZE IM GESCHÄFTSPOLITISCHEN HANDELN DER VOLKSBANK STEIERMARK MITTE Allgemeine Grundsätze Gesetze, interne Standards Die Beachtung von Gesetzen und Behördenveröffentlichungen ist für unser Unternehmen oberstes Gebot. Jeder Mitarbeiter ist im Rahmen seiner Aufgaben dafür verantwortlich, dass er die relevanten Gesetze, Regularien und lokalen Anforderungen kennt und diese auch einhält. Um dies sicherzustellen, ergreifen wir alle dafür notwendigen Maßnahmen. Jegliche Gesetzesverstöße und Verstöße gegen interne Richtlinien sind unter allen Umständen zu vermeiden. Einhaltung Code of Conduct Der Code of Conduct ist ein verbindliches Regelwerk im Geschäftsalltag. Kein Geschäft rechtfertigt einen Verstoß, weder gegen das Gesetz noch gegen die Grundsätze des Code of Conduct. Die Einhaltung der Werte und Grundsätze des Code of Conduct wird erwartet und ist jeder Mitarbeiter dafür selbst verantwortlich; ebenso jeder Vorgesetzte, der im Zweifelsfall zuerst zu konsultieren ist. 4 Berichtspflichten bei Nichteinhaltung, Meldung von Verstößen Unser wichtigstes Gut ist unsere Integrität. Gemäß unserer Firmenpolitik ermutigen wir Mitarbeiter dazu, Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und den Code of Conduct zu melden. Meldungen können vertraulich oder anonym an das Compliance Office erfolgen. Für anonyme Meldungen haben wir ein rund um die Uhr verfügbares „Hinweisgebersystem“ eingerichtet. Alle Meldungen werden vertraulich behandelt. Wir stellen sicher, dass keinem ein beruflicher Nachteil aus gutgläubigen Meldungen entsteht. Disziplinarmaßnahmen Wir beurteilen Fälle möglicher Verstöße gegen den Code of Conduct und legen gegebenenfalls disziplinarische Maßnahmen fest. Fehlbar sind nicht nur Personen, die gegen den Code of Conduct verstoßen, sondern auch diejenigen, die sich nicht genügend einsetzen um Verstöße dagegen aufzudecken, die bei einem Verstoß die Preisgabe wesentlicher Informationen verweigern und Führungskräfte, die Verstöße tolerieren oder nachsehen. Internes Kontrollsystem Wir legen Wert auf eine angemessene und strukturierte Kontrollkultur. Dazu gehören neben Innenrevision und Compliance-Office ein wirksames Internes Kontrollsystem. Kooperation mit Aufsichtsbehörden Wir verpflichten uns, unsere Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden offen, transparent und kooperativ zu gestalten. Wir arbeiten mit ihnen zusammen und halten uns strikt an ihre Vorschriften und Richtlinien. Information, Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit Die Grundbegriffe unserer Kommunikation lauten: offen, transparent, respektvoll, richtig, vollständig, zeitgerecht, zutreffend, verständlich. In einem Rechtsstaat ist die Unabhängigkeit der Presse nicht hoch genug einzuschätzen. Wir sind daher bestrebt, dass an die Presse weitergegebene Informationen über unser Institut richtig und schlüssig sind. Die Volksbank Steiermark Mitte AG wird daher in ihrem Verhältnis zu Medien ausschließlich durch den Vorstand vertreten. Mitarbeiter dürfen daher ohne Rücksprache/Zustimmung des Vorstandes keine Auskünfte erteilen oder Interviews geben. Wir geben keine Auskunft über Kundenbeziehungen (im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen), über Angelegenheiten die Mitarbeiter betreffen, über Mitbewerber oder über laufende Untersuchungen. Wir kommentieren keine Gerüchte. Datenschutz Wir wenden einen hohen Sorgfaltsmaßstab bei der Entgegennahme, Verarbeitung und Aufbewahrung von Daten an. Wir halten uns an vorgegebene Datensicherheitsstandards und Abläufe um zu verhindern, dass Unberechtigte Zugang zu diesen Informationen erlangen. Jeder einzelne Mitarbeiter ist angehalten, nur jene (Kunden)Daten einzusehen und sorgsam zu verarbeiten, die für die Erfüllung des eigenen Aufgabengebietes notwendig sind. Die wirksame Vorsorge gegen diese Risiken ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Managements, der Führungsaufgabe und auch des Verhaltens jedes Einzelnen (z.B. Clear Desk Politik). 5 Mitarbeiter Respekt, Ehrlichkeit, Integrität Wir leben eine offene und transparente Unternehmenskultur. Wir respektieren die Meinung anderer, ebenso ihre persönliche Würde, Privatsphäre und ihre Persönlichkeitsrechte. Wir dulden keinerlei Diskriminierung und Belästigung. Wir gewähren betroffenen Mitarbeitern entsprechenden Schutz und ergreifen gegen Täter alle erforderlichen Maßnahmen. Wir dulden keine verdeckten Diskussionen über Unzulänglichkeiten oder Fehlverhalten von Kollegen, wir erwarten einen offenen und fairen Umgang. Beurteilungen und Beförderungen erfolgen ausschließlich auf Grund leistungsorientierter Aspekte. Unsere Vergütungspolitik steht mit der Geschäftsstrategie und den langfristigen Zielen der Bank in Einklang und beinhaltet Vorkehrungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten. Verantwortung der Führungskräfte und Mitarbeiter Alle Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, Gesetze und Richtlinien sowie die internen Vorschriften der Volksbank Steiermark Mitte AG einschließlich der Werte und Grundsätze des Code of Conduct einzuhalten. Sie sind dafür verantwortlich, die Richtlinien ihres jeweiligen Aufgabenbereiches zu kennen und gewissenhaft anzuwenden sowie die ihnen eingeräumten persönlichen Kompetenzen anzuwenden und einzuhalten. Zeichnungsberechtigte Mitarbeiter müssen sich ihrer Verantwortung und der Konsequenzen bei der Unterfertigung von Schriftstücken bewusst sein. Alle Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, sich im Team einzusetzen, zu einem von Vertrauen, Professionalität, Respekt und Selbstachtung getragenen Arbeitsklima beizutragen, die Ressourcen der Volksbank Steiermark Mitte AG zu schützen und verantwortungsvoll zu verwenden, objektiv und in ehrlicher und ethisch korrekter Weise zu handeln, aber auch - wenn erforderlich – Verstöße gegen Gesetze und anderes Fehlverhalten gemäß den Richtlinien der Volksbank Steiermark Mitte AG zu melden, damit diese Angelegenheiten in angemessener Weise untersucht werden können. Führungskräfte sind gefordert, durch entsprechendes Verhalten ihre Führungskompetenz unter Beweis zu stellen; sie sollen durch ihr Handeln und ihr Engagement eine Vorbildfunktion ausüben. Kunden Kundenbetreuung Wir fühlen uns einer ausgeprägten Dienstleistungskultur verpflichtet und stellen die Bedürfnisse des Kunden in den Mittelpunkt. Unsere kompetenten und seriösen Mitarbeiter setzen alles daran, unseren Kunden die jeweils passenden Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Dazu gehört, dass wir eine Dienstleistung oder ein Produkt nur dann anbieten, wenn wir über die nötige Lizenz, das entsprechende Fachwissen und die nötige Infrastruktur verfügen. Bei Empfehlungen stellen wir sicher, dass diese ehrlich und fair abgegeben werden und informieren unsere Kunden über Risiken angemessen. Falsche oder irreführende Werbung ist für uns nicht akzeptabel. Vertraulichkeit Wir sind verpflichtet, Informationen über unsere Kunden streng vertraulich zu behandeln. Ausnahmen sind nur zulässig, wenn der Kunde im Vorhinein seine schriftliche Zustimmung erteilt hat oder gesetzliche Erfordernisse uns dazu verpflichten. 6 Know Your Customer Wir wollen und müssen unsere Kunden, deren Bonität und Geschäftstätigkeit kennen. Damit wollen wir einen bestmöglichen Service (beispielsweise in Bezug auf interessensgerechte Investitionsentscheidungen) sicherstellen und uns selbst vor einem Missbrauch für illegale und unseriöse Geschäftspraktiken schützen. Die Volksbank Steiermark Mitte AG behält sich das Recht vor, mit ausgewählten Kunden oder Branchen keine Geschäftsverbindung einzugehen oder eine bestehende Geschäftsbeziehung zu beenden, wenn das Verhalten des Kunden oder dessen Geschäftszweck nicht in Einklang mit unseren ethischen Grundwerten steht. Interessenkonflikte Wo immer sich geschäftliche Interessen gegenüber stehen, kann es zu Interessenkonflikten kommen. Wir setzen alles daran, solche Konflikte nicht entstehen zu lassen oder sie in einen fairen Ausgleich zu führen. Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass ihre eigenen Interessen nicht in Konflikt mit ihren Verpflichtungen in der Volksbank Steiermark Mitte AG stehen oder jenen Verpflichtungen zuwider laufen, die wir gegenüber unseren Kunden haben. Mitarbeitergeschäfte: Mitarbeitergeschäfte dürfen nicht mit den Interessen der Kunden oder den Interessen der Bank kollidieren. Ist ein Konflikt dennoch unvermeidbar, haben die Belange der Kunden und die Interessen des Institutes Vorrang. Potentielle Interessenkonflikte sind dem Compliance Office zu melden. Nebenbeschäftigungen, ehrenamtliche Funktionen: Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, für die beabsichtigte Ausübung einer Nebenbeschäftigung (sowohl entgeltlich als auch unentgeltlich) die Zustimmung der Volksbank Steiermark Mitte AG einzuholen. Die Ausübung von Nebenbeschäftigungen bzw. eine geschäftliche Erwerbstätigkeit wird dann untersagt werden, wenn diese den Interessen des Institutes entgegenstehen. Bereits erteilte Zustimmungen können in diesem Zusammenhang auch widerrufen werden. Die Ausübung ehrenamtlicher Vereinstätigkeiten ist gestattet, sofern nicht wesentliche Interessen der Bank entgegenstehen. Zeichnungsberechtigungen von Mitarbeitern Es ist den Mitarbeitern nicht gestattet, bei Kundenkonten (ausgenommen nahe Angehörige) als Zeichnungsberechtigte zu fungieren bzw. aus Safemietverträgen bevollmächtigt zu sein. Bei ehrenamtlichen Funktionen in Vereinen ist die Ausübung einer Kollektivzeichnung gestattet, sofern diese Befugnis dem Compliance Office gemeldet wurde und seitens der Bank kein Einwand besteht. Vergabe von Aufträgen Wer sich um einen Auftrag bewirbt, erwartet von uns eine faire und unvoreingenommene Prüfung seines Angebots. Mitarbeiter, die sich mit Auftragsvergaben befassen, haben daher insbesondere zu beachten, dass jedes persönliche Interesse, welches im Zusammenhang mit der Durchführung dienstlichen Aufgaben 7 bestehen könnte, umgehend dem direkten Vorgesetzten und dem Compliance Office mitgeteilt wird. Kein Mitarbeiter darf private Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen er geschäftlich zu tun hat, wenn ihm hierdurch Vorteile entstehen könnten. Besondere Sensibilität ist hinsichtlich der Themen Einladungen und Geschenke gefordert – alle diesbezüglichen Vorgänge sind meldepflichtig. Wirtschaftskriminelle Handlungen Die Volksbank Steiermark Mitte AG toleriert keine wirtschaftskriminellen Handlungen. Es ist hierbei unerheblich, ob ein Täter aus dem Kreis der Mitarbeiter oder von außen kommt. Wir gehen allen aufgedeckten oder bekannt gewordenen wirtschaftskriminellen Handlungen konsequent nach und entscheiden im Einzelfall über arbeits-, zivil- und strafrechtliche oder sonstige Konsequenzen. Bestechung Wir tolerieren keine Form von Bestechung und Korruption. Wir bieten weder direkt noch indirekt ungebührliche Vorteile an noch nehmen wir solche an. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um den öffentlichen oder privaten Sektor handelt. Wir beteiligen uns nicht an Geschäften, bei denen wir den begründeten Verdacht haben müssen, dass Bestechung im Spiel war. Die gleiche Forderung gilt auch für unsere Kunden und Lieferanten Geschenke und Einladungen Auf der einen Seite kann ein maßvoller Austausch von Geschenken und Einladungen einen sozial akzeptierten Bestandteil erfolgreicher Geschäftsbeziehungen darstellen; auf der anderen Seite kann dieses Vorgehen dazu geeignet sein, ungebührlichen Einfluss auf eine Geschäftsbeziehung zu nehmen. Die Annahme und Gewährung von Geldgeschenken ist deshalb strikt untersagt. Alle anderen Vorgänge unterliegen strengen Regelungen in Form eines Ampelsystems. Weiters sind Zuwendungen auch innerhalb einer Geringfügigkeitsschwelle untersagt, wenn sie Interessenkonflikte auslösen könnten. Spenden, Sponsoring Unsere Spendenpraxis ist restriktiv. Wir leisten Spenden an regional, überregional oder international anerkannte und ordnungsgemäß geführte karitative oder gemeinnützige Organisationen, welche sich humanitären Zwecken verschrieben haben, Kultur, Wissenschaft oder Forschung fördern. Unsere Sponsoring Aktivitäten bewegen sich in einem engen Rahmen. Wir unterstützen in geringem Rahmen ausgewählte Fachveranstaltungen (Foren/Kongresse), Ausbildungseinrichtungen, kulturelle oder sportliche Organisationen bzw. Gruppen oder Einzelpersonen. Voraussetzung ist jeweils eine Übereinstimmung in den Wertvorstellungen. Marktmissbrauch Marktmissbrauch zerfällt in Insiderhandel und Marktmanipulation. Insiderhandel umfasst die unlautere Verwendung noch nicht öffentlich bekannter Informationen um für sich selbst oder einen Dritten einen Vorteil im Handel mit Wertpapieren zu generieren. Als Marktmanipulation wird eine Reihe von Praktiken bezeichnet, um durch unfaire Maßnahmen die Preisfindung auf Märkten zu beeinflussen und dadurch ungerechtfertigte Gewinne zu erzielen. Insiderhandel und 8 Marktmanipulation haben unmittelbare strafrechtliche und disziplinarrechtliche Konsequenzen. Wir haben Präventionsmaßnahmen zur Verhinderung dieser Praktiken getroffen. Geldwäscherei Als Geldwäscherei bezeichnet man den Vorgang, bei dem Banken und andere Finanzinstitute benutzt werden, um Gewinne aus kriminellen Aktivitäten zu verbergen bzw. zu „waschen“. Dieser Vorgang untergräbt die Integrität der Banken, schädigt den Ruf und führt zu weitreichenden Sanktionen. Wir haben geeignete Maßnahmen zur Prävention ergriffen, orientieren uns an internationalen Standards und kooperieren mit den zuständigen Behörden. Wir führen laufend due diligence Prüfungen und Kontrollen über die Mittelherkunft unserer Kunden durch und untersuchen jeden Verdacht auf Geldwäscherei. Unerlaubte Geschäftsbeziehungen Wir unterhalten keine Geschäftsbeziehungen zu shell-banks. Terrorismusfinanzierung, Sanktionen, Embargos Weltweit sorgen terroristische Gruppierungen und unterschiedlich gelagerte Krisen für erhebliche Gefahren. Der Entzug finanzieller Mittel von Einzelpersonen, Personengruppen oder ganzer Länder ist zur Minimierung dieser Gefahren wesentlich und wird über die Finanzdienstleistungsbranche gesteuert. Wir stellen sicher, dass alle nationalen und internationalen Sanktionen beachtet werden. Wir haben Maßnahmen zur Erkennung von Finanzströmen zur Finanzierung terroristischen Handelns etabliert. Medieninhaber: Volksbank Steiermark Mitte AG Schmiedgasse 31, 8010 Graz Für den Inhalt verantwortlich: Compliance Office der Volksbank Steiermark Mitte AG 9
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