Code of Conduct - Volksbank Steiermark Mitte AG

2016
Code of Conduct
Verhaltenskodex der
Volksbank Steiermark Mitte AG
„Wer die Verantwortung von sich weist, weist auch die Freiheit von sich“
Hermann Schulze-Delitzsch
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Einleitung
Die Volksbank Steiermark Mitte AG ist eine regional tätige, förderwirtschaftlich ausgerichtete
Universalbank im Kreditinstitute Verbund der Volksbanken. Wir betrachten es als unseren Auftrag,
für unsere Kunden einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen, für unsere Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter ein interessanter Arbeitgeber zu sein sowie ein anerkanntes Mitglied in der Gesellschaft.
Um dies zu erreichen ist ein Höchstmaß an Integrität und Professionalität erforderlich.
Der Erfolg in unserem Geschäft hängt vom Vertrauen all unserer Stakeholder ab:
vom Vertrauen unserer Kunden, unserer Mitglieder der Eigentümergenossenschaften, unserer
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unserer Geschäftspartner, der zuständigen Aufsichtsbehörden,
unserer Mitbewerber, der Medien, aber auch der Gesellschaft als Ganzes. Es ist uns ein wesentliches
Anliegen, unser Institut in seinem gesamten sozialökonomischen Kontext zu erfassen und die
Bedürfnisse der unterschiedlichen Anspruchsgruppen in Einklang zu bringen. Mit dem vorliegenden
Code of Conduct wollen wir die Grundlage dafür schaffen. Auf dieser Basis wollen wir das uns
entgegengebrachte Vertrauen erhalten und weiter ausbauen und ein gemeinsames Wertesystem
sicherstellen.
Die im vorliegenden Code of Conduct enthaltenen Werte und Grundsätze spiegeln sich in den
Richtlinien und Weisungen des Instituts wider. Die Einhaltung dieser Werte und Grundsätze wird von
allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ungeachtet ihrer Position und Funktion – also auch
Vorstandsmitglieder sowie Mitglieder des Aufsichtsrates - erwartet. Sie sind die Standards des
Wohlverhaltens der Bank und unsere Auffassung von ehrlicher und ethisch einwandfreier
Geschäftspraxis.
Der Vorstand der Volksbank Steiermark Mitte AG verpflichtet sich dazu, den Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern im Hinblick auf die Einhaltung des Code of Conduct in ihrer täglichen Arbeit optimale
Bedingungen zu bieten.
Vorstand der Volksbank Steiermark Mitte AG
Graz, im März 2016
Disclaimer:
Alleine zum Zwecke der besseren Lesbarkeit verwenden wir in diesem Code of Conduct einheitlich
die männliche Form; die weibliche Form gilt gleichermaßen.
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DIE GRUNDWERTE DER VOLKSBANK STEIERMARK MITTE
Unsere ethischen Grundwerte
Vertrauen
Das notwendige Vertrauen unserer Stakeholder schaffen und erhalten wir
durch die größtmögliche professionelle Wahrnehmung unserer beruflichen
Verantwortung basierend auf unserem Verhaltenskodex.
Integrität
Unser Ansehen beruht auf unseren ethischen Grundwerten und unserer
Reputation.
Wir verhalten uns sowohl innerhalb als auch außerhalb des Institutes integer.
Das Verhalten unserer Mitarbeiter reflektiert immer das Institut selbst und
stellt es daher für uns eine besondere Anforderung dar, jegliches Verhalten zu
vermeiden, welches für unser Institut, bei unseren Kunden, bei anderen
Mitarbeitern und / oder in der Öffentlichkeit unvorteilhafte Auswirkungen
hervorruft.
Wir erwarten auch von unseren Kunden und Geschäftspartnern, dass ihr
Handeln im Einklang mit unseren ethischen Standards sowie den gesetzlichen
Anforderungen und Regularien steht.
Verantwortungsbereitschaft
Wir übernehmen persönliche Verantwortung für unser Handeln und
versprechen nur, was wir halten können.
Compliance
Wir anerkennen die Bedeutung aller relevanten Gesetze, aller internen
externen Vorschriften, Richtlinien und Standards und halten diese ein.
setzen uns dafür ein, dass sich Vorgesetzte beispielhaft verhalten.
ergreifen alle notwendigen Maßnahmen, um ein effektives KontrollCompliance-Umfeld sicherzustellen.
Respekt
Wir fördern einen respektvollen Umgang miteinander und erwarten dies auch
von unseren Kunden, Geschäftspartnern und Mitbewerbern.
Wir treten jeder Erscheinungsform von Mobbing, sexueller Belästigung oder
Gewalt entschieden gegenüber. Wir lehnen jegliche Diskriminierung ab: sei es
aus Gründen der Hautfarbe, des Geschlechts, der Religion, der ethnischen
Herkunft, der Staatsangehörigkeit, des Zivilstandes, der Weltanschauung,
einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Orientierung oder Identität. Wir
achten die Würde, die Rechte und die Privatsphäre der Menschen.
Diskretion
Vertrauliche Informationen werden von uns auch als solche behandelt.
Es gehört zum Zeitgeist, dass eine Information über eine Sache beinahe so
wichtig ist wie die Sache selbst. Wir gehen daher mit Informationen restriktiv
um und sorgen dafür, dass geheime Daten geheim gehalten werden, außer
eine Offenlegung ist gesetzlich erforderlich. Wir unterliegen dem
Bankgeheimnis und sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen
Anforderungen verpflichtet.
und
Wir
Wir
und
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Unsere leistungsbezogenen Grundwerte
Service
Es ist unsere Aufgabe, für unsere Kunden und ihre Bedürfnisse einen hohen
Mehrwert zu schaffen. Wir erreichen dies, indem wir unsere Kunden kennen,
mit fundiertem Fachwissen und einem raschen, zuvorkommenden und
kompetenten Service.
Leistung
Wir entwickeln uns und unser Know-how stets weiter. Wir streben
Spitzenleistungen an. Fehler betrachten wir als Chance, um uns weiter zu
verbessern.
Engagement
Wir anerkennen den Beitrag des Einzelnen zu unserem gegenwärtigen und
zukünftigen Erfolg und versuchen, diesen objektiv zu beurteilen. Alle
Mitarbeiter tragen mit ihrem kontinuierlichen Einsatz ihr Bestes zur Erreichung
unserer gemeinsamen Ziele bei.
Teamwork
Wir erreichen mehr, wenn wir unsere individuellen Stärken und Fähigkeiten
verbinden und bereichsübergreifend zusammenarbeiten.
Risikokultur
Unsere Geschäftstätigkeit basiert darauf, diszipliniert und umsichtig Risiken
einzugehen. Wir legen großen Wert auf unabhängige Risikomanagement-,
Compliance- und Revisionssysteme mit klarer Management Verantwortung.
Ertrag
Um ein Unternehmen wirtschaftlich ertragreich führen zu können, bedarf es
eines gewinnorientierten Handelns. Darüber hinaus ist es uns wichtig, eine
„win-win“ Situation zwischen Kunden, Institut und Mitarbeitern zu erreichen.
GRUNDSÄTZE IM GESCHÄFTSPOLITISCHEN HANDELN DER VOLKSBANK STEIERMARK MITTE
Allgemeine Grundsätze
Gesetze, interne Standards
Die Beachtung von Gesetzen und Behördenveröffentlichungen ist für unser Unternehmen oberstes
Gebot. Jeder Mitarbeiter ist im Rahmen seiner Aufgaben dafür verantwortlich, dass er die relevanten
Gesetze, Regularien und lokalen Anforderungen kennt und diese auch einhält. Um dies
sicherzustellen, ergreifen wir alle dafür notwendigen Maßnahmen. Jegliche Gesetzesverstöße und
Verstöße gegen interne Richtlinien sind unter allen Umständen zu vermeiden.
Einhaltung Code of Conduct
Der Code of Conduct ist ein verbindliches Regelwerk im Geschäftsalltag. Kein Geschäft rechtfertigt
einen Verstoß, weder gegen das Gesetz noch gegen die Grundsätze des Code of Conduct. Die
Einhaltung der Werte und Grundsätze des Code of Conduct wird erwartet und ist jeder Mitarbeiter
dafür selbst verantwortlich; ebenso jeder Vorgesetzte, der im Zweifelsfall zuerst zu konsultieren ist.
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Berichtspflichten bei Nichteinhaltung, Meldung von Verstößen
Unser wichtigstes Gut ist unsere Integrität. Gemäß unserer Firmenpolitik ermutigen wir Mitarbeiter
dazu, Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und den Code of Conduct zu melden.
Meldungen können vertraulich oder anonym an das Compliance Office erfolgen. Für anonyme
Meldungen haben wir ein rund um die Uhr verfügbares „Hinweisgebersystem“ eingerichtet. Alle
Meldungen werden vertraulich behandelt. Wir stellen sicher, dass keinem ein beruflicher Nachteil
aus gutgläubigen Meldungen entsteht.
Disziplinarmaßnahmen
Wir beurteilen Fälle möglicher Verstöße gegen den Code of Conduct und legen gegebenenfalls
disziplinarische Maßnahmen fest. Fehlbar sind nicht nur Personen, die gegen den Code of Conduct
verstoßen, sondern auch diejenigen, die sich nicht genügend einsetzen um Verstöße dagegen
aufzudecken, die bei einem Verstoß die Preisgabe wesentlicher Informationen verweigern und
Führungskräfte, die Verstöße tolerieren oder nachsehen.
Internes Kontrollsystem
Wir legen Wert auf eine angemessene und strukturierte Kontrollkultur. Dazu gehören neben
Innenrevision und Compliance-Office ein wirksames Internes Kontrollsystem.
Kooperation mit Aufsichtsbehörden
Wir verpflichten uns, unsere Beziehungen zu den Aufsichtsbehörden offen, transparent und
kooperativ zu gestalten. Wir arbeiten mit ihnen zusammen und halten uns strikt an ihre Vorschriften
und Richtlinien.
Information, Kommunikation, Öffentlichkeitsarbeit
Die Grundbegriffe unserer Kommunikation lauten: offen, transparent, respektvoll, richtig, vollständig,
zeitgerecht, zutreffend, verständlich.
In einem Rechtsstaat ist die Unabhängigkeit der Presse nicht hoch genug einzuschätzen. Wir sind
daher bestrebt, dass an die Presse weitergegebene Informationen über unser Institut richtig und
schlüssig sind. Die Volksbank Steiermark Mitte AG wird daher in ihrem Verhältnis zu Medien
ausschließlich durch den Vorstand vertreten. Mitarbeiter dürfen daher ohne
Rücksprache/Zustimmung des Vorstandes keine Auskünfte erteilen oder Interviews geben.
Wir geben keine Auskunft über Kundenbeziehungen (im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen),
über Angelegenheiten die Mitarbeiter betreffen, über Mitbewerber oder über laufende
Untersuchungen. Wir kommentieren keine Gerüchte.
Datenschutz
Wir wenden einen hohen Sorgfaltsmaßstab bei der Entgegennahme, Verarbeitung und
Aufbewahrung von Daten an. Wir halten uns an vorgegebene Datensicherheitsstandards und Abläufe
um zu verhindern, dass Unberechtigte Zugang zu diesen Informationen erlangen.
Jeder einzelne Mitarbeiter ist angehalten, nur jene (Kunden)Daten einzusehen und sorgsam zu
verarbeiten, die für die Erfüllung des eigenen Aufgabengebietes notwendig sind. Die wirksame
Vorsorge gegen diese Risiken ist ein wichtiger Bestandteil des IT-Managements, der Führungsaufgabe
und auch des Verhaltens jedes Einzelnen (z.B. Clear Desk Politik).
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Mitarbeiter
Respekt, Ehrlichkeit, Integrität
Wir leben eine offene und transparente Unternehmenskultur.
Wir respektieren die Meinung anderer, ebenso ihre persönliche Würde, Privatsphäre und ihre
Persönlichkeitsrechte.
Wir dulden keinerlei Diskriminierung und Belästigung. Wir gewähren betroffenen Mitarbeitern
entsprechenden Schutz und ergreifen gegen Täter alle erforderlichen Maßnahmen.
Wir dulden keine verdeckten Diskussionen über Unzulänglichkeiten oder Fehlverhalten von Kollegen,
wir erwarten einen offenen und fairen Umgang.
Beurteilungen und Beförderungen erfolgen ausschließlich auf Grund leistungsorientierter Aspekte.
Unsere Vergütungspolitik steht mit der Geschäftsstrategie und den langfristigen Zielen der Bank in
Einklang und beinhaltet Vorkehrungen zur Vermeidung von Interessenkonflikten.
Verantwortung der Führungskräfte und Mitarbeiter
Alle Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, Gesetze und Richtlinien sowie die internen Vorschriften
der Volksbank Steiermark Mitte AG einschließlich der Werte und Grundsätze des Code of Conduct
einzuhalten.
Sie sind dafür verantwortlich, die Richtlinien ihres jeweiligen Aufgabenbereiches zu kennen und
gewissenhaft anzuwenden sowie die ihnen eingeräumten persönlichen Kompetenzen anzuwenden
und einzuhalten. Zeichnungsberechtigte Mitarbeiter müssen sich ihrer Verantwortung und der
Konsequenzen bei der Unterfertigung von Schriftstücken bewusst sein.
Alle Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, sich im Team einzusetzen, zu einem von Vertrauen,
Professionalität, Respekt und Selbstachtung getragenen Arbeitsklima beizutragen, die Ressourcen
der Volksbank Steiermark Mitte AG zu schützen und verantwortungsvoll zu verwenden, objektiv und
in ehrlicher und ethisch korrekter Weise zu handeln, aber auch - wenn erforderlich – Verstöße gegen
Gesetze und anderes Fehlverhalten gemäß den Richtlinien der Volksbank Steiermark Mitte AG zu
melden, damit diese Angelegenheiten in angemessener Weise untersucht werden können.
Führungskräfte sind gefordert, durch entsprechendes Verhalten ihre Führungskompetenz unter
Beweis zu stellen; sie sollen durch ihr Handeln und ihr Engagement eine Vorbildfunktion ausüben.
Kunden
Kundenbetreuung
Wir fühlen uns einer ausgeprägten Dienstleistungskultur verpflichtet und stellen die Bedürfnisse des
Kunden in den Mittelpunkt. Unsere kompetenten und seriösen Mitarbeiter setzen alles daran,
unseren Kunden die jeweils passenden Produkte und Dienstleistungen anzubieten. Dazu gehört, dass
wir eine Dienstleistung oder ein Produkt nur dann anbieten, wenn wir über die nötige Lizenz, das
entsprechende Fachwissen und die nötige Infrastruktur verfügen. Bei Empfehlungen stellen wir
sicher, dass diese ehrlich und fair abgegeben werden und informieren unsere Kunden über Risiken
angemessen. Falsche oder irreführende Werbung ist für uns nicht akzeptabel.
Vertraulichkeit
Wir sind verpflichtet, Informationen über unsere Kunden streng vertraulich zu behandeln.
Ausnahmen sind nur zulässig, wenn der Kunde im Vorhinein seine schriftliche Zustimmung erteilt hat
oder gesetzliche Erfordernisse uns dazu verpflichten.
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Know Your Customer
Wir wollen und müssen unsere Kunden, deren Bonität und Geschäftstätigkeit kennen. Damit wollen
wir einen bestmöglichen Service (beispielsweise in Bezug auf interessensgerechte
Investitionsentscheidungen) sicherstellen und uns selbst vor einem Missbrauch für illegale und
unseriöse Geschäftspraktiken schützen.
Die Volksbank Steiermark Mitte AG behält sich das Recht vor, mit ausgewählten Kunden oder
Branchen keine Geschäftsverbindung einzugehen oder eine bestehende Geschäftsbeziehung zu
beenden, wenn das Verhalten des Kunden oder dessen Geschäftszweck nicht in Einklang mit unseren
ethischen Grundwerten steht.
Interessenkonflikte
Wo immer sich geschäftliche Interessen gegenüber stehen, kann es zu Interessenkonflikten kommen.
Wir setzen alles daran, solche Konflikte nicht entstehen zu lassen oder sie in einen fairen Ausgleich zu
führen.
Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass ihre eigenen Interessen nicht in Konflikt mit ihren
Verpflichtungen in der Volksbank Steiermark Mitte AG stehen oder jenen Verpflichtungen zuwider
laufen, die wir gegenüber unseren Kunden haben.
Mitarbeitergeschäfte:
Mitarbeitergeschäfte dürfen nicht mit den Interessen der Kunden oder den Interessen der Bank
kollidieren. Ist ein Konflikt dennoch unvermeidbar, haben die Belange der Kunden und die Interessen
des Institutes Vorrang. Potentielle Interessenkonflikte sind dem Compliance Office zu melden.
Nebenbeschäftigungen, ehrenamtliche Funktionen:
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, für die beabsichtigte Ausübung einer Nebenbeschäftigung (sowohl
entgeltlich als auch unentgeltlich) die Zustimmung der Volksbank Steiermark Mitte AG einzuholen.
Die Ausübung von Nebenbeschäftigungen bzw. eine geschäftliche Erwerbstätigkeit wird dann
untersagt werden, wenn diese den Interessen des Institutes entgegenstehen. Bereits erteilte
Zustimmungen können in diesem Zusammenhang auch widerrufen werden.
Die Ausübung ehrenamtlicher Vereinstätigkeiten ist gestattet, sofern nicht wesentliche Interessen
der Bank entgegenstehen.
Zeichnungsberechtigungen von Mitarbeitern
Es ist den Mitarbeitern nicht gestattet, bei Kundenkonten (ausgenommen nahe Angehörige) als
Zeichnungsberechtigte zu fungieren bzw. aus Safemietverträgen bevollmächtigt zu sein. Bei
ehrenamtlichen Funktionen in Vereinen ist die Ausübung einer Kollektivzeichnung gestattet, sofern
diese Befugnis dem Compliance Office gemeldet wurde und seitens der Bank kein Einwand besteht.
Vergabe von Aufträgen
Wer sich um einen Auftrag bewirbt, erwartet von uns eine faire und unvoreingenommene Prüfung
seines Angebots.
Mitarbeiter, die sich mit Auftragsvergaben befassen, haben daher insbesondere zu beachten, dass
jedes persönliche Interesse, welches im Zusammenhang mit der Durchführung dienstlichen Aufgaben
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bestehen könnte, umgehend dem direkten Vorgesetzten und dem Compliance Office mitgeteilt wird.
Kein Mitarbeiter darf private Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen er geschäftlich zu tun
hat, wenn ihm hierdurch Vorteile entstehen könnten.
Besondere Sensibilität ist hinsichtlich der Themen Einladungen und Geschenke gefordert – alle
diesbezüglichen Vorgänge sind meldepflichtig.
Wirtschaftskriminelle Handlungen
Die Volksbank Steiermark Mitte AG toleriert keine wirtschaftskriminellen Handlungen. Es ist hierbei
unerheblich, ob ein Täter aus dem Kreis der Mitarbeiter oder von außen kommt. Wir gehen allen
aufgedeckten oder bekannt gewordenen wirtschaftskriminellen Handlungen konsequent nach und
entscheiden im Einzelfall über arbeits-, zivil- und strafrechtliche oder sonstige Konsequenzen.
Bestechung
Wir tolerieren keine Form von Bestechung und Korruption. Wir bieten weder direkt noch indirekt
ungebührliche Vorteile an noch nehmen wir solche an. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um den
öffentlichen oder privaten Sektor handelt. Wir beteiligen uns nicht an Geschäften, bei denen wir den
begründeten Verdacht haben müssen, dass Bestechung im Spiel war. Die gleiche Forderung gilt auch
für unsere Kunden und Lieferanten
Geschenke und Einladungen
Auf der einen Seite kann ein maßvoller Austausch von Geschenken und Einladungen einen sozial
akzeptierten Bestandteil erfolgreicher Geschäftsbeziehungen darstellen; auf der anderen Seite kann
dieses Vorgehen dazu geeignet sein, ungebührlichen Einfluss auf eine Geschäftsbeziehung zu
nehmen. Die Annahme und Gewährung von Geldgeschenken ist deshalb strikt untersagt. Alle
anderen Vorgänge unterliegen strengen Regelungen in Form eines Ampelsystems. Weiters sind
Zuwendungen auch innerhalb einer Geringfügigkeitsschwelle untersagt, wenn sie Interessenkonflikte
auslösen könnten.
Spenden, Sponsoring
Unsere Spendenpraxis ist restriktiv. Wir leisten Spenden an regional, überregional oder international
anerkannte und ordnungsgemäß geführte karitative oder gemeinnützige Organisationen, welche sich
humanitären Zwecken verschrieben haben, Kultur, Wissenschaft oder Forschung fördern.
Unsere Sponsoring Aktivitäten bewegen sich in einem engen Rahmen. Wir unterstützen in geringem
Rahmen ausgewählte Fachveranstaltungen (Foren/Kongresse), Ausbildungseinrichtungen, kulturelle
oder sportliche Organisationen bzw. Gruppen oder Einzelpersonen. Voraussetzung ist jeweils eine
Übereinstimmung in den Wertvorstellungen.
Marktmissbrauch
Marktmissbrauch zerfällt in Insiderhandel und Marktmanipulation. Insiderhandel umfasst die
unlautere Verwendung noch nicht öffentlich bekannter Informationen um für sich selbst oder einen
Dritten einen Vorteil im Handel mit Wertpapieren zu generieren. Als Marktmanipulation wird eine
Reihe von Praktiken bezeichnet, um durch unfaire Maßnahmen die Preisfindung auf Märkten zu
beeinflussen und dadurch ungerechtfertigte Gewinne zu erzielen. Insiderhandel und
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Marktmanipulation haben unmittelbare strafrechtliche und disziplinarrechtliche Konsequenzen. Wir
haben Präventionsmaßnahmen zur Verhinderung dieser Praktiken getroffen.
Geldwäscherei
Als Geldwäscherei bezeichnet man den Vorgang, bei dem Banken und andere Finanzinstitute benutzt
werden, um Gewinne aus kriminellen Aktivitäten zu verbergen bzw. zu „waschen“. Dieser Vorgang
untergräbt die Integrität der Banken, schädigt den Ruf und führt zu weitreichenden Sanktionen. Wir
haben geeignete Maßnahmen zur Prävention ergriffen, orientieren uns an internationalen Standards
und kooperieren mit den zuständigen Behörden. Wir führen laufend due diligence Prüfungen und
Kontrollen über die Mittelherkunft unserer Kunden durch und untersuchen jeden Verdacht auf
Geldwäscherei.
Unerlaubte Geschäftsbeziehungen
Wir unterhalten keine Geschäftsbeziehungen zu shell-banks.
Terrorismusfinanzierung, Sanktionen, Embargos
Weltweit sorgen terroristische Gruppierungen und unterschiedlich gelagerte Krisen für erhebliche
Gefahren. Der Entzug finanzieller Mittel von Einzelpersonen, Personengruppen oder ganzer Länder
ist zur Minimierung dieser Gefahren wesentlich und wird über die Finanzdienstleistungsbranche
gesteuert.
Wir stellen sicher, dass alle nationalen und internationalen Sanktionen beachtet werden. Wir haben
Maßnahmen zur Erkennung von Finanzströmen zur Finanzierung terroristischen Handelns etabliert.
Medieninhaber:
Volksbank Steiermark Mitte AG
Schmiedgasse 31, 8010 Graz
Für den Inhalt verantwortlich:
Compliance Office der Volksbank Steiermark Mitte AG
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