Seriendruckfelder in einem Wenn-Dann-Sonst-Feld

Seriendruckfelder in einem Wenn-Dann-Sonst-Feld
Versionen: Word 2010, 2007, 2003 und 2002/XP
In Ihre Serienbriefe möchten Sie bei jedem Empfänger eine der E-Mail-Adressen einfügen, die in
der Datenquelle vermerkt sind. Die Datenquelle enthält ein Feld für die persönliche E-MailAdresse und eines für die allgemeine Firmen-E-Mail-Adresse. Die Firmen-Adresse soll aber nur
dann in den Serienbrief eingefügt werden, wenn keine persönliche E-Mail-Adresse vorhanden ist.
Das Wenn-Dann-Sonst-Feld ist für Ihre Zwecke richtig. Richtig ist allerdings auch, dass Sie die
Seriendruckfelder, die Sie in den Dann- und Sonst-Verzweigungen benötigen, nicht über das
Standard-Dialogfenster einfügen können. Deshalb müssen Sie sie von Hand in die Feldfunktion
eingeben.
Die genaue Vorgehensweise demonstriert das folgende Beispiel. Es geht davon aus, dass Sie
bereits ein Seriendruckdokument in Word angelegt und es mit der Datenquelle verknüpft haben.
Nun wollen Sie nur noch das Wenn-Dann-Sonst-Feld einfügen, um entweder die persönliche EMail-Adresse oder - sofern diese nicht vorhanden ist - die Firmen-E-Mail-Adresse ausgeben zu
lassen. Im Beispiel heißen die entsprechenden Felder "EMail1" und "EMail2".
1. Setzen Sie den Cursor an die Position im Seriendruckdokument, an der die E-MailAdresse stehen soll.
2. Fügen Sie ein Wenn-Dann-Sonst-Feld ein. In Word 2010 und 2007 klicken Sie dazu auf
dem Register Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf das Symbol
Regeln und im aufklappenden Menü wählen Sie Wenn...Dann....Sonst... an. - In den
älteren Word-Versionen lassen Sie sich per Extras-Briefe und Sendungen-SeriendruckSymbolleiste einblenden die Seriendruck-Symbolleiste anzeigen. Darin wählen Sie
Bedingungsfeld einfügen-Wenn-Dann-Sonst an.
3. Im anschließend angezeigten Dialogfenster stellen Sie zuerst die Bedingung auf. Im
Beispielfall wählen Sie im Dropdownlistenfeld Feldname das Feld für die persönliche EMail-Adresse - hier also: "EMail1" - aus. Dann aktivieren Sie im Dropdownlistenfeld
Vergleich die Option "ist leer". Das Feld Vergleichen mit bleibt dann leer.
4. In die Felder Dann bzw. Sonst diesen Text einfügen können Sie die benötigten
Seriendruckfelder nicht direkt einfügen. Geben Sie aber Platzhalter ein, um die Stellen im
Anschluss schnell finden zu können: Geben Sie einfach "Dann" und "Sonst" in die
jeweiligen Felder ein.
5. Mit einem Mausklick auf Ok fügen Sie das Wenn-Dann-Sonst-Feld in das Dokument ein.
6. Nun drücken Sie die Tastenkombination Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen
einzuschalten. An der Stelle, an der Sie das Wenn-Dann-Sonst-Feld eingefügt haben,
sehen Sie jetzt folgenden Feldcode:
{ IF { MERGEFIELD EMail1 }= "" "Dann" "Sonst" }
•
Doppelklicken Sie auf den Platzhaltertext "Dann", um ihn zu markieren.
•
Ersetzen Sie den Text durch das im Dann-Zweig benötigte Seriendruckfeld - hier also
durch das Feld "EMail2". Dabei können Sie die üblichen Methoden zum Einfügen von
Seriendruckfeldern verwenden.
•
Verfahren Sie genauso mit dem Platzhaltertext "Sonst". Ersetzen Sie ihn durch das
Seriendruckfeld für die persönliche E-Mail-Adresse - hier also: "EMail1". Der Feldcode
des Wenn-Dann-Sonst-Feldes sieht nun wie folgt aus:
{ IF { MERGEFIELD EMail1 }= "" "{ MERGEFIELD
EMail2 }" "{ MERGEFIELD EMail1 }" }
•
Drücken Sie erneut die Tastenkombination Alt+F9, um die Anzeige der Feldfunktionen
wieder auszuschalten.
In der Seriendruckvorschau können Sie das Resultat sofort betrachten: Je nach Verfügbarkeit
wird entweder die persönliche oder die Firmen-E-Mail-Adresse angezeigt.

Download Report