www.english-work.com Dossier: Zahlungserinnerung / Mahnungen auf Englisch • • • • Grundlegendes Wortschatzübung Musterbriefe Übung & Übersetzung Letzte Mahnung Mahnungen freundlich gestalten Zahlungserinnerung, Mahnung, Erinnerungsschreiben – alle wohl bekannten Umschreibungen machen die Sachlage nicht angenehmer: Ein säumiger Kunde muss ermahnt werden, seiner Zahlungspflicht nachzukommen. Das ist eine heikle Aufgabe für Sie als Assistentin und eine große Verantwortung, wenn Sie den Kunden behalten wollen. Wie Sie sie auch in Ihrer Lieblingsfremdsprache meistern, erfahren Sie in diesem Beitrag. Alle schriftlichen Nachrichten, die Ihr Haus verlassen, sind bekanntermaßen so etwas wie eine „Visitenkarte“ und sollten deshalb „werbetauglich“ sein, ein positives Image Ihres Unternehmens vermitteln. Das gilt umso mehr für negative Botschaften. Negative Botschaften mit positiver Ausstrahlung Absagen an Bewerber etwa sollten so positiv gehalten sein, dass dieser Mensch sich gerne noch einmal – vielleicht zu einem günstigeren Zeitpunkt – bei Ihnen bewirbt. Ebenso soll ein Kunde, den Sie einmal mahnen müssen, natürlich nicht als Kunde abspringen. Schließlich kann ein Zahlungsversäumnis verschiedene Ursachen haben. Gründe für unbeabsichtigte Nichtzahlung - ein Urlaub, einfaches Vergessen, die Rechnung wurde verlegt, ein Ehepartner glaubt, der andere hätte gezahlt. All dies sind nachvollziehbare Gründe. Aber auch, wenn Absicht dahinter steckt, ist Vorsicht angebracht. Denn heutzutage 1 Maureen Brown und Jennifer Hohensteiner geben Ihnen Tipps zum britischem und amerikanischem Englisch. Maureen Brown ist in London aufgewachsen und hat viele Jahre als Assistentin im Management eines führenden Unternehmens gearbeitet. Heute ist sie für die Bezirksregierung in Surrey, Südengland, aktiv. Jennifer Hohensteiners Herkunft ist die USA. Sie erwarb den Master’s Degree in Political Science und lebt seit 1990 in Deutschland. Langjährige Berufserfahrung als Fremdsprachensekretärin, Wirtschaftübersetzerin und Trainerin für Business Englisch zeichnen Sie aus. Bestell-Hotline Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter 089/20603180 Erreichbar Mo.-Fr. zwischen 9.00 und 17.00 Uhr Bestellung per eMail: [email protected] Bestellung per Fax: geschieht es mitunter rasch, dass finanzielle Engpässe entstehen. Gründe für absichtliche Nichtzahlung - durch eigene fehlende Zahlungseingänge, durch unerwartete Zahlungen, z. B. Reparaturen, Unfälle etc., durch Krankheit oder Arbeitslosigkeit. Auch diese Umstände können jeden von uns treffen, auch im emotionalen Sinne, und ein freches Mahnschreiben wird da wenig motivierend sein. Aber der menschliche Aspekt ist ja nur die eine Seite. Wer da enttäuscht wird, hat auch wenig Lust, seiner Zahlungspflicht nachzukommen. Natürlich gilt auch hier wieder einmal, dass es nicht eine Lösung für alle Fälle gibt. Ein säumiges Großunternehmen wird man anders mahnen als einen Privatkunden. Damit Sie auf die Aufgabe vorbereitet sind, hier erst einmal eine kleine Übung zum Aufpolieren Ihres Vokabulars. Wortschatzübung rund um Mahnungen Bitte verbinden Sie die zusammengehörenden Paare durch Striche. Kontoauszug obligation offen, noch nicht beglichen outstanding amount vertraglich without delay Verpflichtung contractual pünktlich balance of account Forderung timely angefallen outstanding anwaltliche Hilfe reminder Zahlungserinnerung accrued umgehend Legal action, legal steps Answer key am Ende des Artikels Erste Mahnung als Gesprächsangebot In allen Fällen von ausbleibenden Zahlungen (außer bei notorischen Nichtzahlern) ist es jedoch wichtig, die erste Mahnung tatsächlich als Erinnerung und bei geschätzten Privatkunden möglicherweise noch als Gesprächsangebot zu formulieren. 2 089 / 23 11 03 50 Musterbrief First Reminder Dear Sir/Madam, Reminder When we checked your account today we noticed that the following invoice is outstanding: Invoice No. …….. of ……. (date) for ……. (amount) Please pay the outstanding amount by ……. (date). If you have already settled your account with us, please disregard this letter. If you would like to talk to us about this account, please do not hesitate to call me on [AE: at] ….phone number). Sincerely, Dieses kurze Erinnerungsschreiben enthält alles, was notwendig ist, um freundlich die Fakten zu vermitteln und ein Gespräch zu ermöglichen. Wenn der Kunde darauf nicht reagiert, können Sie noch einmal schreiben, ohne unfreundlich zu werden. In einer zweiten Mahnung. Die kann so aussehen wie die erste, sollte aber einen Hinweis darauf enthalten, dass Sie schon einmal wegen der gleichen Angelegenheit geschrieben haben. - our Reminder of .... (date) - our letter of …. (date) concerning outstanding payment - First reminder of …. (date) about …. (amount) TIPP Es gibt keine Vorschriften, wie oft gemahnt werden muss, bevor man rechtliche Schritte einleitet. Und auch formal ist nichts vorgeschrieben. Wir empfehlen, auch in der zweiten Mahnung höflich und entgegenkommend zu bleiben. Wenn all Ihre Mühe keine Früchte trägt, müssen Sie in der letzten Mahnung rechtliche Schritte androhen. Jetzt ist „Schluss mit lustig“. Das können Sie auch durch strikte, schnörkellose Sprache zum Ausdruck bringen. Da Sie nun schon so viel über das Verfassen von Mahnungen in Englisch gelernt haben, versuchen Sie sich doch einmal an der folgenden Übung. 3 Übersetzung letzte Mahnung Zahlungserinnerung Sehr geehrte Damen und Herren, aus unserem heutigen Kontoauszug ersehen wir, dass folgende Rechnung(en) noch nicht beglichen wurde(n): Rechnungsnummer ....... vom .............(Datum) über ................(Betrag) Da wir als Dienstleistungsunternehmen stets bemüht sind, unseren vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen, sind wir andererseits auf den pünktlichen Eingang auch Ihrer Zahlung angewiesen. Wir bitten Sie deshalb, unsere Forderung unverzüglich, spätestens jedoch bis ....... zu begleichen. Sollten wir bis zu diesem Zeitpunkt keinen Zahlungseingang feststellen können, wären wir gezwungen, anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Auf die Kosten, die Sie dann zu trägen hätten, weisen wir vorsorglich schon heute hin. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Zahlungseingänge sind verbucht bis einschließlich ......... Bei Zahlungen bitte Anbieter- und Rechnungsnummer angeben. Mit freundlichen Grüßen Answer keys: Wortschatzübung rund um Mahnungen Kontoauszug account statement] offen, noch nicht beglichen vertraglich Verpflichtung pünktlich angefallen Forderung anwaltliche Hilfe Zahlungserinnerung umgehend balance of account [AE: outstanding contractual obligation timely accrued outstanding amount legal action, legal steps reminder without delay 4 Übersetzung einer letzten Mahnung Reminder Dear Sir/Madam, Our balance of account at today’s date shows that the following invoice(s) is/are outstanding: Invoice No. …….. of ……. (date) for ……. (amount) As a service provider, we always endeavour to meet our contractual obligations and for that reason depend on a timely receipt of your payment. .. Therefore we must ask you to pay the outstanding amount without delay and no later than ……. (date). If we have not received your payment by that date, we shall be forced to take legal action. Please bear in mind that the additional costs accrued will be added to your account. If you have already settled your account with us, please disregard this reminder. All payments up to ….. and including ….. (dates) have been taken into account. When making a payment, please indicate the service provider number and the invoice number. Yours faithfully Besuchen Sie uns im Internet unter: www.english-work.com 5
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