Kurzanleitung Ersteinrichtung KUG-E-Mail-Signatur

Kurzanleitung Ersteinrichtung KUG‐E‐Mail‐Signatur September/Oktober 2015 Inhaltsverzeichnis Allgemeines Eingabe im GroupWise‐Client für Bedienstete in der Verwaltung Eingabe über den Webzugang (webmail.kug.ac.at) für Bedienstete in der Lehre und Forschung 3 5 7 R:\zid\05_Service und Support\Dokumentation\Kurzanleitung Ersteinrichtung E‐Mail‐Signatur 1_6.pdf Ersteinrichtung E-Mail-Signatur
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Allgemeines Mit September 2015 steht an der KUG für alle Bediensteten eine einheitliche E‐Mail‐Signatur nach den neuen CI‐Vorgaben zur Verfügung. Diese muss nun von Ihnen personalisiert werden und dazu sind nachfolgende Schritte für die Ersteinrichtung notwendig. Für Bedienstete in der Verwaltung (mit KUG‐PC/Notebook) „Eingabe im GroupWise‐Client“ und für Bedienstete in der Lehre und Forschung „Eingabe über den Webzugang“. Die E‐Mail‐Signatur ist für dienstliche E‐Mails IMMER sowohl intern wie auch extern zu verwenden. Folgende Vorlagen stehen Ihnen zur Auswahl: CI_KUG_T Telefonnummer CI_KUG_TF CI_KUG_TM Telefon‐ und Faxnummer Telefon‐ und Handynummer Seite 3 von 8
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CI_KUG_TMF Version 1.6
Telefon, Handy‐ und Faxnummer Seite 4 von 8
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Eingabe im GroupWise‐Client Einstieg in den Novell GroupWise‐Client Danach den Menüpunkt: Werkzeuge – Optionen… – Umgebung – Layouts 1
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HTML als Standardlayout zum Erstellen wählen HTML als Standardlayout zum Lesen wählen und mit OK bestätigen Seite 5 von 8
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Danach den Reiter Signatur 1
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„Signatur“ muss angehakt sein „Signaturname:“ Hier stehen Ihnen nun die Signaturvorlagen (siehe Seite 3 und 4) zur Verfügung. Wählen Sie die Signaturvorlage, welche Ihren Anforderungen entspricht aus und ändern Sie folgende Felder: 1. Vor‐ und Nachname inkl. Angabe Ihres akademischen Titels (weibliche Form: Dr.in, Mag.a … KEIN Hochstellen möglich) 2. Funktion „Leiter/in – stellvertretende/r Leiter/in, Institutsvorständin/Institutsvorstand“ und den Abteilungsnamen laut KUGonline Bei mehreren Abteilungen ‐ Erweitern Sie diese mit einer neuer Zeile mit der Tastenkombination SHIFT‐Eingabetaste (damit der Zeilenabstand einzeilig ist) 3. Straße und Ort 4. Nebenstelle bei Telefon, Fax und Handy – Bitte geben Sie die Telefon‐ und Faxnummer(n) im vorgegebenen Format ein, damit diese bei mobilen Endgeräten direkt gewählt werden können 5. Vor‐ und Nachname bei der E‐Mail‐Adresse „Automatisch hinzufügen“ markieren „Als Standard festlegen“ anhaken und mit OK bestätigen Seite 6 von 8
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Eingabe über den Webzugang (webmail.kug.ac.at) Einstieg über Webzugang – webmail.kug.ac.at 1 rechts oben auf das Zahnradsymbol klicken 2 Optionen 3 „Signatur aktivieren“ anhaken Seite 7 von 8
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4 „Signatur:“ Hier stehen Ihnen nun die Signaturvorlagen (siehe Seite 3 und 4) zur Verfügung. Wählen Sie die Signaturvorlage, welche Ihren Anforderungen entspricht aus und ändern Sie folgende Felder: 1. Vor‐ und Nachname inkl. Angabe Ihres akademischen Titels 2. (weibliche Form: Dr.in, Mag.a … KEIN Hochstellen möglich) 3. Funktion „Leiter/in – stellvertretende/r Leiter/in, Institutsvorständin/Institutsvorstand“ und den Abteilungsnamen laut KUGonline 4. Bei mehreren Abteilungen ‐ Erweitern Sie diese mit einer neuer Zeile mit der Tastenkombination SHIFT‐Eingabetaste (damit der Zeilenabstand einzeilig ist) 5. Straße und Ort 6. Nebenstelle bei Telefon, Fax und Handy ‐ Bitte geben Sie die Telefon‐ und Faxnummer(n) im vorgegebenen Format ein, damit diese bei mobilen Endgeräten direkt gewählt werden können 7. Vor‐ und Nachname bei der E‐Mail‐Adresse 5 „Als Standard festlegen“ anhaken 6 „Signatur automatisch hinzufügen“ markieren 7 und auf Speichern klicken Bei Fragen zur Ersteinrichtung wenden Sie sich bitte an den ZID‐Helpdesk (DW 1500 oder [email protected]). Seite 8 von 8

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