Empremática, Guía 8 1 Facultad: Ingeniería Escuela: Computación Asignatura: Empremática TEMA: “MANEJO DE TABLAS DINAMICAS EN MICROSOFT EXCEL 2013”. Objetivos  Conocer el funcionamiento de una tabla dinámica.  Crear y manejar tablas dinámicas para obtención de información o reportes. Introducción. L as tablas dinámicas en permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. Para ubicarse se iniciara con una explicación del funcionamiento básico de una tabla dinámica. Ejemplo 1: Asumiendo que se tiene una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también el país, el estado donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad. 2 Empremática, Guía 8 Se requiere de la gerencia un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que se necesita hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En este caso en lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Se puede imaginar una tabla dinámica de la siguiente manera: Lo primero que se debe hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que se van a comparar. Se elige las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica: Empremática, Guía 8 3 Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora se hace lo mismo para especificar las columnas de la tabla dinámica. Luego se debe especificar los campos de nuestra tabla de datos que se van a comparar. Se elige las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica: Finalmente se elige una columna de valores numéricos que serán calculados y resumidos en la tabla dinámica: 4 Empremática, Guía 8 Obteniendo un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinación obtendrás el total de ventas. Ejemplo 2: Se permite manipular las tablas dinámicas de distinta forma eligiendo entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen análisis de la información. En este último caso es un reporte de ventas de Productos por País. Empremática, Guía 8 5 Se concluye que las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. Materiales y Equipo a utilizar  Guía de Laboratorio Nº 8.  Computadora con Windows 7 y Microsoft Excel 2013.  Dispositivo de Almacenamiento (USB). Procedimiento. 1. Digite en la Hoja 1 de un libro de Excel 2013, la tabla siguiente. Producto XBOX 360 XBOX 360 XBOX 360 XBOX 360 XBOX 360 XBOX 360 XBOX 360 PlayStation 3 PlayStation 3 PlayStation 3 PlayStation 3 PlayStation 3 PlayStation 3 PlayStation 3 Wii Wii Wii Wii Wii Wii Wii País Colombia Colombia España España Mexico Mexico Mexico Colombia Colombia España España Mexico Mexico Mexico Colombia Colombia España España Mexico Mexico Mexico Estado Antioquia Distrito Capital Cataluña Madrid Distrito Federal Jalisco Nuevo León Antioquia Distrito Capital Cataluña Madrid Distrito Federal Jalisco Nuevo León Antioquia Distrito Capital Cataluña Madrid Distrito Federal Jalisco Nuevo León Ciudad Medellín Bogotá Barcelona Madrid Mexico Guadalajara Monterrey Medellín Bogotá Barcelona Madrid Mexico Guadalajara Monterrey Medellín Bogotá Barcelona Madrid Mexico Guadalajara Monterrey Ventas $1,081.00 $1,250.00 $2,027.00 $1,771.00 $1,708.00 $2,365.00 $2,251.00 $1,793.00 $2,199.00 $2,102.00 $2,500.00 $1,499.00 $1,571.00 $2,119.00 $1,960.00 $2,063.00 $1,539.00 $1,241.00 $2,078.00 $1,300.00 $1,309.00 6 Empremática, Guía 8 2. Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica. 3. Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la pestaña Insertar. Empremática, Guía 8 7 4. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica. 5. En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Dar clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica. 8 Empremática, Guía 8 6. En la grafica anterior de Excel agregará en la parte izquierda del libro, la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y una vez elegido los campos, entonces por debajo una zona de Arrastrar campos entre las áreas siguientes FILTROS, COLUMNAS, FILAS y Σ VALORES, arrastramos los datos de los campos que darán forma al reporte. Empremática, Guía 8 9 7. Entonces se debe arrastrar los campos al área correspondiente, colocando como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Y Finalmente como valores se colocará el campo Ventas. Tal como se muestra a continuación: 10 Empremática, Guía 8 8. De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración, obteniendo el Reporte siguiente: 9. Renombre la Hoja con el nombre “Reporte 1”. Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitan realizar un análisis profundo de la información. Entonces una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán Reportes flexibles. Empremática, Guía 8 11 Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas, que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable, será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades. Ejercicio práctico 2 Si la gerencia ha solicitado un reporte de Ventas por País de cada Producto entonces se realiza el procedimiento siguiente: 1. Utilizar la misma tabla o base de datos y seleccionar una celda de esta. 2. Luego en la pestaña INSERTAR seleccionas el comando Tabla dinámica. 3. En la ventana Crear una tabla dinámica, dar clic a Aceptar si el rango de la tabla está correcto. 12 Empremática, Guía 8 4. Luego seleccionar los campos requeridos en el reporte Producto, País y Ventas. 5. 6. Luego coloca los campos País a COLUMNAS, Productos a FILAS y Ventas a Σ VALORES. 7. Renombrar la Hoja con el nombre “Reporte 2” Empremática, Guía 8 13 Para Filtrar una tabla dinámica 1. Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. 2. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica. 3. Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado. 14 Empremática, Guía 8 4. Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de. Empremática, Guía 8 15 5. De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica. Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A. 6. Realizar los gráficos de barras y pastel de los Reportes 1 y 2 anteriores. 7. Actualizar su archivo y terminamos la práctica de hoy. Hasta la próxima semana. Investigación y Ejercicios Complementarios. Investigar:  Que es Microsoft Publisher 2013?  Cuáles son los tipos de Publicaciones se pueden utilizar en Publisher 2013? Bibliografía.  http://www.aulaclic.es/excel-2013/index.htm