E-Akte für die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden Wiesbaden profitiert von elektronischen Akten und automatisierten, transparenten Fachverfahren. Eine moderne, bürgernahe Verwaltung mit einem virtuellen Rathaus, das jederzeit zu einem Besuch einlädt – so präsentiert sich die traditionsreiche Stadt Wiesbaden nach außen. Dahinter steht entsprechend großes Engagement in Sachen innovativer Informations- und Kommunikationstechnologie. Schritt für Schritt automatisiert die Verwaltung ihre bisher papierbasierten Abläufe. Einen weiteren großen Meilenstein auf diesem Weg erreichte sie mit Hilfe ihres langjährigen ICT-Partners T-Systems. Mit der Implementierung der E-Akte (elektronische Akte) zunächst in zwei Ämtern (Amt für soziale Arbeit, Kassen- und Steueramt) sind die Abläufe schneller und die Mitarbeiter zufriedener geworden. Auf einen Blick E-Akte auf Basis von FAVORIT, der Software für Dokumentenund Workflowmanagement in der öffentlichen Verwaltung Übergang aus der Laborphase in den Produktivbetrieb für das Amt für Soziale Arbeit sowie das Kassen- und Steueramt mit ihren jeweiligen Fachverfahren Prozessverbesserung für die Fachverfahren Automatisierte und transparente Abwicklung von Verwaltungsvorgängen Einheitliche Oberfläche im Windows-Look-and-Feel Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, unter anderem durch die effizientere, reibungslose Zusammenarbeit Kostenreduktion durch effiziente Fall-Bearbeitung Skalierbarkeit für weitere Ämter, Fachverfahren und Arbeitsplätze Nachhaltige Lösung durch Wegfall von Papier Die Referenz im Detail Der Kunde Die hessische Landeshauptstadt Wiesbaden blickt auf eine lange Tradition zurück. So tummelten sich die Römer schon vor über 2000 Jahren in den 15 Thermal- und Mineralquellen, mit denen Wiesbaden zu einem der ältesten Kurbäder Europas geworden ist. Heute leben in 26 Ortsbezirken der Stadt mehr als 275.000 Menschen. Rund 4.500 städtische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (ohne Eigenbetriebe) kümmern sich um das Wohl der Bevölkerung und der im Umkreis angesiedelten Unternehmen. Bürgernah, innovativ und aufgeschlossen – dieses Image baut die Stadt kontinuierlich aus. Bestes Beispiel ist das 24 Stunden am Tag geöffnete virtuelle Rathaus. Transparent und dienstleistungsorientiert bietet es Einblick bzw. Zugriff auf alle Dezernate, Ämter und Einrichtungen mit ihren Dienstleistungen, elektronischen Services und Formularen. Die Aufgabe Im Rahmen eines Vergabeverfahrens beauftragte die Stadt Wiesbaden in 2008 den langjährigen ICT-Partner T-Systems mit einem Laborsystem „E-Akte“ für das Amt für Soziale Arbeit (Amt 51). Obgleich dies nur eines von 25 Ämtern mit ihren insgesamt über 200 Fachverfahren ist, hat das Amt für Soziale Arbeit besonders komplexe Fachverfahren. Ideal also für den „E-Akte“-Härtetest auf Basis von FAVORIT 4.1. Diese Software haben die Bundesregierung und T-Systems gemeinsam für das Dokumentenund Workflowmanagement in der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Nach erfolgreichem Abschluss der Laborphase erhielt T-Systems den Auftrag, die E-Akte in den Produktivbetrieb zu überführen. Und zwar sowohl für das Amt für Soziale Arbeit als auch für das Kassen- und Steueramt (Amt 21). Dies unter Berücksichtigung aller während der Pilotphase gewonnenen Erkenntnisse. Die Lösung Die integrierte Lösung erklärt sich an einem Beispiel fast von selbst: Ein Bürger stellt bei der Grundsicherung für Arbeitssuchende einen Antrag. Alle Vorgänge sind automatisiert und individuell für das Fachverfahren hinterlegt. Das heißt die aktuellen Daten werden elektronisch bearbeitet, allenfalls ergänzt und in den Antrag eingefügt. Dieser durchläuft dann elektronisch alle relevanten Stellen, die noch Anmerkungen oder Handlungsanweisungen einfügen und dann zur Genehmigung freigeben. Übrigens entspricht die Bearbeitungsoberfläche dem bekannten Windows-Look-and-Feel. KOntakt T-Systems International GmbH Hahnstr. 43d 60528 Frankfurt am Main, Germany E-Mail: [email protected] Zum Abschluss erhält jede involvierte Stelle automatisch die Mitteilung „erledigt“. Ganz ähnlich laufen auch Mitteilungen und Freigaben, deren Bearbeitung durch unterschiedliche Stellen erfolgt, wenn diese z.B. sowohl im Amt für soziale Arbeit als auch im Kassen- und Steueramt bearbeitet werden. Als Generalunternehmer und verantwortlich für die Projektumsetzung auf Dienstleisterseite übernahm T-Systems auch den Aufbau einer EAI-Plattform, sowie die Implementierung einer Portallösung auf Basis von MicrosoftSharepoint. Über die EAI-Plattform lassen sich beliebige Fachverfahren auf einfache Weise anbinden. Die Datenhaltung erfolgt dadurch an einer Stelle. Entsprechend ihrer Berechtigungen können die gleichen Daten an den verschiedensten Stellen und von unterschiedlchen Fachverfahren genutzt werden. Dazu kamen noch weitere Dienstleistungen. Bis zum Jahr 2014 sollen 600 Mitarbeiter mit dem System produktiv arbeiten können, anschließend soll der stufenweise Rollout flächendeckend sukzessive erfolgen. Der Nutzen Innerhalb der Verwaltung gewährleisten die Prozessverbesserungen eine völlig neue Effizienz und Transparenz. Sie erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit und unterstützen die schnelle, reibungslose Zusammenarbeit (Collaboration). Beides wiederum führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, steigert die Produktivität und reduziert die Kosten. Dank der bekannten Windows-Oberfläche müssen sich die Mitarbeiter gar nicht groß umstellen. Behördliche Vorgänge und das Einhalten von Verantwortlichkeiten sind transparent und damit leicht nachvollziehbar (Revisionssicherheit). Indem sich weitere Ämter mit ihren Fachverfahren in diese Lösung integrieren lassen, kann die Stadtverwaltung beruhigt in die Zukunft blicken: Die einmaligen Investitionen zahlen sich in jedem Fall aus. Nachhaltig ist diese Lösung zudem noch, da z. B. Papier- und Kopierkosten in größerem Umfang wegfallen. In den Augen des Bürgers zeigt sich die Stadt als modern, innovativ und vor allem kundenfreundlich. Denn Anträge werden schnell und unter Einsatz zeitgemäßer Technologie bearbeitet. Inwieweit sich Wiesbaden oder auch andere Städte in Richtung E-Government entwickeln möchten, in jedem Fall ist T-Systems der zentrale ICT-Partner mit modularen, integrierten Lösungen aus einer Hand. herausgeber T-Systems International GmbH Marketing Hahnstraße 43d 60528 Frankfurt am Main, Germany
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