Rechnungen - Pflichtangaben

IHK-Merkblatt
Stand: 04.11.2015
HINWEIS: Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit
größter Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden, es sei denn, der IHK wird vorsätzliche oder grob
fahrlässige Pflichtverletzung nachgewiesen.
Rechnungen: Pflichtangaben
Die Pflichtangaben
Die Pflichtangaben auf Rechnungen werden im Umsatzsteuerrecht definiert. Bedeutung haben die Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug
des Rechnungsempfängers. Im Zusammenhang zu den Regelungen hat
das Bundesministerium für Finanzen erläuternde BMF-Schreiben erlassen.
Die BMF-Schreiben können Sie unter der Rubrik „Recht und Steuern –
Steuern“ in unserem Internetangebot abrufen. Darin hat das Ministerium
unter anderem darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen.
Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben
auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen; diese Pflicht gilt lediglich
nicht für die Richtigkeit von Steuernummer, inländischer Umsatzsteueridentifikationsnummer und fortlaufende Nummer (dazu siehe unten).
Anforderungen
an die Eingangsrechnung
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für
dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen
von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B.
Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet,
auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Wird eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber
einem Unternehmer abgerechnet, muss diese Rechnung ebenfalls in sechs
Monaten ausgestellt werden. Für den Fall, dass eine Rechnung für eine
Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht eine Geldbuße bis 5.000 Euro.
Die Steuerpflicht ist nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung, das heißt auch über steuerbefreite Umsätze muss eine Rechnung
ausgestellt werden. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.
Die Eingangsrechnung hat gemäß § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 UStG
folgende Angaben zu enthalten:
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Krefeld | Nordwall 39, 47798 Krefeld | Telefon 021 51 635-0, Telefax 0 21 51 635-338
Mönchengladbach | Bismarckstraße 109, 41061 Mönchengladbach | Telefon 0 21 61 241-0, Telefax 02161 241-105
Neuss | Friedrichstraße 40, 41460 Neuss | Telefon 0 21 31 92 68- 0, Telefax 0 21 31 92 68-529
[email protected] | www.mittlerer-niederrhein.ihk.de
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Rechnungen: Pflichtangaben
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Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und
des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die
Art und den Umfang der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
Nach Steuersätzen und –befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelt
Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf
Steuerbefreiung
Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Einzelheiten zu den Rechnungspflichtangaben
Vollständiger Name
und vollständige Anschrift des leistenden
Unternehmers
und des Leistungsempfängers
Es ist ausreichend, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommen
Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen.
Steuernummer oder
die vom Bundesamt
für Finanzen erteilte
Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-LdNr.)
Auf Rechnungen ist die Steuernummer des leistenden Unternehmens anzugeben. Alternativ ist auch die Angabe der USt-ldNr. möglich. Die UStIdNr wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Bei
Unternehmen, die über mehrere Zweigniederlassungen, Betriebsstätten
oder Betriebsteile verfügen, gilt jede betriebliche Anschrift als vollständige
Anschrift.
Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-ldNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des Gutschrift erteilenden Unternehmens
anzugeben. Zu diesen Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftsempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. UStldNr. mitzuteilen.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremden Namen und für fremde
Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro),
hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-ldNr. des leistenden
Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.
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Rechnungen: Pflichtangaben
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft
die ihr oder dem Organträger erteilter USt-ldNr. oder die Steuernummer
des Organträgers angeben.
Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-ldNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Nr. 2 bis 4
erforderlich.
Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen
Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Nach dem Bundesfinanzministerium bleibt der Vorsteuerabzug jedoch enthalten, wenn die Steuernummer oder die inländische USt-ldNr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für
den Vorsteuerabzug gegeben sind.
Fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungssteller einmalig
vergeben wird
(Rechnungsnummer)
Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom
Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.
Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.
Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Es
ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten.
Hinweis: Nach dem Bundesfinanzministerium bleibt der Vorsteuerabzug
erhalten, wenn die Rechnungsnummer unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, wenn im Übrigen die Voraussetzungen
für den Vorsteuerabzug gegeben sind.
Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder
der Verein-nahmung
des Entgelts, (Anzahlung)
Hier ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Nach einem BMF-Schreiben vom 3. August 2004 kann, wenn die
übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, statt der ausdrücklichen Angabe des
Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend
sein, sofern sich hieraus das Liefer-/Leistungsdatum ergibt.
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Rechnungen: Pflichtangaben
In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung
über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist
in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte
Leistung abgerechnet wird.
Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann
enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch
sind.
Entgelt für die Lieferung oder sonstige
Leistung nach Steuersätzen, Steuerbefreiungen, sowie jede
im Voraus vereinbarte Min-derung
Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im
Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht
feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Nach dem BMF-Schreiben vom 3. August 2004 gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises:
• Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B.
„2 % Skonto bei Zahlung bis ...“
• Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt
ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B. „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“
Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar
sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und
auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung
vorgelegt werden können.
Anzuwendender
Steuersatz, Steuerbetrag, Steuerbefreiung
Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der
Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG oder der 6. EGRichtlinie nennt. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf den Grund
der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung, steuerfreie Vermietung, Krankentransport.
Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsem-pfängers
Ein fehlender Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld kann in zweierlei Hinsicht relevant werden. Zum einen materiell-rechtlich für die Verlagerung der Steuerschuldnergemeinschaft und zum anderen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.
Materiell-rechtlich ist ein fehlender Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers keine Voraussetzung für die Umkehr der Steuerschuld.
Das heißt, der deutsche Leistungsempfänger schuldet auch dann die UmSeite 4 von 8
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Rechnungen: Pflichtangaben
satzsteuer für die bezogene Leistung, wenn der entsprechende Hinweis
fehlt.
Nach dem Wortlaut der Regelung könnte man annehmen, dass der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers erforderlich ist, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt
voraus, dass der Unternehmer eine Rechnung besitzt, die alle genannten
Pflichtangaben enthält. Hierzu hat jedoch der EuGH in einem Urteil vom 1.
April 2004 entschieden, dass der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers auch dann möglich sein soll, wenn die Rechnung des leistenden Unternehmers die Pflichtangaben nicht vollständig enthält und keinen Hinweis
auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers beinhaltet. Mit Erlass vom
2. Dezember 2004 hat dies das Bundesfinanzministerium unter Punkt 4.1
des Erlasses ausdrücklich bestätigt und ausgeführt, dass auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
Das BMF-Schreiben können Sie unter der Rubrik „Recht und Steuern –
Steuern“ in unserem Internetangebot abrufen.
Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen
Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neues Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3
UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d. h. Angaben über die
Größe des Fahrzeuges und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit
des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).
Reiseleistungen
In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§ 14 a Abs. 6 UStG).
Differenzbesteuerung In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung
der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25 a UStG hinzuweisen
(§ 14 a Abs. 6 UStG).
Sonstige Sonderfälle
Für Sonderfälle wie zum Beispiel Werkleistung mit EU-Bezug, innergemeinschaftliche Güterbeförderungen oder Vermittlungsleistung mit EUBezug gelten als zusätzliche Sonderregelung.
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Krefeld | Nordwall 39, 47798 Krefeld | Telefon 021 51 635-0, Telefax 0 21 51 635-338
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Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, gelten
erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:
• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den
Umfang der sonstigen Leistung,
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer
Summe,
• Steuersatz oder
• im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der
Versandhandelsregelung (§ 3 c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6 a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13 b UStG (§ 33 UStDV).
Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer erhalten.
Anforderungen für
elektrisch übermittelte Rechnungen
Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form zum Beispiel per E-Mail,
gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als WebDownload übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos
zugestimmt hat.
Allerdings ist zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der
Übermittlung und die Erkennbarkeit „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig:
An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen
gestellt. Digitale Signaturen können, müssen aber nicht verwendet werden.
Das Bundesfinanzministerium hat in einem am 2. Juli 2012 veröffentlichten
Anwendungserlass klar gemacht, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und
Leistung schaffen, die Kriterien erfüllen. Dem genügen selbst festlegbare
Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner
Zahlungsverpflichtung einstetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in
dem Erlass beispielhaft zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der
Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können.
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Aufbewahrung von
Rechnungen
Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle
Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein
Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn
Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung
bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen
möglich ist. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten
aufzubewahren. Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seien
privaten Bereich verwendet), die aufgrund des Gesetzes zur Bekämpfung
der Schwarzarbeit von Unternehmen und Leistungen im Zusammenhang
mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500
Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der
Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch den Zusatz „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren“.
Zusätzliche Pflichtangaben nach dem
Handelsgesetz-buch
(HGB)
Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und
daher ggf. zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachten
müssen. Die diesbezüglichen Anforderungen können Sie unserem Merkblatt „Angaben auf Geschäftsbriefen“ entnehmen.
Rechnungsmuster
Ein Rechnungsmuster finden Sie auf der nächsten Seite!
Ansprechpartner
Ihr Ansprechpartner bei der IHK:
Ass. iur. Sebastian Greif
Tel.: 02161 241-148
E-Mail: [email protected]
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Krefeld | Nordwall 39, 47798 Krefeld | Telefon 021 51 635-0, Telefax 0 21 51 635-338
Mönchengladbach | Bismarckstraße 109, 41061 Mönchengladbach | Telefon 0 21 61 241-0, Telefax 02161 241-105
Neuss | Friedrichstraße 40, 41460 Neuss | Telefon 0 21 31 92 68- 0, Telefax 0 21 31 92 68-529
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Rechnungen: Pflichtangaben
Muster
X Gartenmarkt GmbH
Gartengeräte, Gartenzubehör und Pflanzen
X Gartenmarkt GmbH
Musterstr. 5
D-70000 Musterstadt
Tel.: 07000 700-12
E-Mail: [email protected]
Ust-IDNr. DE 123456789
An
Gartenbau Y GmbH
Primelweg 32
D-80000 Primelhausen
Rechnungs-Nr. 284629
Datum: 01.01.2013
Sehr geehrter Herr Empfänger,
für die Lieferung folgender Waren am 01.01.2013 erlauben wir uns zu berechnen:
Pos.
Menge Bezeichnung Waren 7 % MwSt
Waren 16 % MwSt.
1
10
Rasenmäher „TOP“ à 1.000 €
10.000,00 €
2
1
60 kg Rasendünger „Schnellwachs“
100,00 €
3
1
15 kg Rasensame „Trittfest“
60,00 €
Summe Waren 7 %
60,00 €
Summe Waren 16 %
10.100,00 €
Umsatzsteuer 7 %
4,20 €
Umsatzsteuer 16 %
1.616,00 €
Rechnungsbetrag gesamt
11.780,20 €
Bei Zahlung bis zum 15.01.2013 wird ein Skonto von 2 % eingeräumt.
Geschäftsführer:
dung
Dipl. oec. Hans Muster
Dipl oec. Georg Cerno
Amtsgericht Musterstadt HR-B 5593
Kreissparkasse Musterstadt
BLZ 777 777 70
Kto.: 50 60 70 80
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