ADM Hamburg Aktiengesellschaft Hamburg Wertpapier-Kenn

ADM Hamburg Aktiengesellschaft
Hamburg
Wertpapier-Kenn-Nr. 726 900
ISIN: DE 0007269003
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Die Aktionäre der ADM Hamburg Aktiengesellschaft (die „Gesellschaft“) werden hierdurch zu
der am Donnerstag, den 20. August 2015 um 9.30 Uhr MESZ, im Hotel Hafen Hamburg,
Seewartenstraße 9, 20459 Hamburg, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung
eingeladen.
Tagesordnung
1.
Vorlage
des
festgestellten
Jahresabschlusses
und
des
gebilligten
Konzernabschlusses der ADM Hamburg Aktiengesellschaft zum 31. Dezember 2014
sowie des zusammengefassten Lage- und Konzernlageberichts der ADM Hamburg
Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr 2014 sowie des Berichts des Aufsichtsrats
über das Geschäftsjahr 2014
2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands
Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern
des Vorstands, für deren Tätigkeit im Geschäftsjahr 2014 Entlastung zu erteilen.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2014 amtierenden Mitgliedern
des Aufsichtsrats für deren Tätigkeit im Geschäftsjahr 2014 Entlastung zu erteilen.
4. Wahl des Abschlussprüfers und zugleich Konzernabschlussprüfers für das
Geschäftsjahr 2015
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM Deutschland GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Hamburg, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2015 vom
1. Januar bis 31. Dezember 2015 zu wählen.
Vorlagen an die Aktionäre
Folgende Unterlagen liegen vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an in den
Geschäftsräumen der Gesellschaft,
ADM Hamburg Aktiengesellschaft, Nippoldstraße 117, 21107 Hamburg
zur Einsicht der Aktionäre aus und sind ab diesem Zeitpunkt im Internet unter
http://www.oelag.de/index.php3?hid=002
zugänglich:
-
festgestellter Jahresabschluss von ADM Hamburg Aktiengesellschaft, Hamburg, zum
31. Dezember 2014;
-
vom Aufsichtsrat gebilligter Konzernabschluss zum 31. Dezember 2014;
-
vom Aufsichtsrat gebilligter zusammengefasster Lage- und Konzernlagebericht für das
Geschäftsjahr 2014;
-
Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2014.
Abschriften dieser Unterlagen werden den Aktionären auf Anfrage zudem unverzüglich und
kostenfrei zugesandt. Diese Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung zur Einsicht
ausliegen.
Teilnahme an der Hauptversammlung
Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen oder ihr Stimmrecht ausüben wollen,
müssen sich gemäß § 18 Abs. 2 der Satzung vor der Versammlung in Textform (§ 126b BGB)
in deutscher oder englischer Sprache anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter
der nachfolgend genannten Anmeldeadresse mindestens sechs Tage vor der
Hauptversammlung zugehen, also spätestens am 13. August 2015, 24.00 Uhr MESZ.
Die Aktionäre müssen außerdem ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
nachweisen. Dazu ist ein in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache
erstellter Nachweis des Anteilbesitzes auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der
Versammlung, also den 30. Juli 2015, 0.00 Uhr MESZ („record date“ oder „Nachweisstichtag“),
durch das depotführende Kreditinstitut oder Finanzdienstleistungsinstitut erforderlich. Er muss
der Gesellschaft ebenfalls unter der nachfolgend genannten Anmeldeadresse mindestens
sechs Tage vor der Versammlung zugehen, also spätestens am 13. August 2015, 24.00 Uhr
MESZ.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die
Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung
zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem
Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Das bedeutet, dass Aktionäre, die ihre
Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, nicht an der Hauptversammlung
teilnehmen können. Aktionäre, die ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag veräußern, sind –
bei rechtzeitiger Anmeldung und Vorlage des Nachweises des Anteilsbesitzes – im Verhältnis
zur Gesellschaft gleichwohl zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des
Stimmrechts berechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkung auf die Veräußerbarkeit
der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Die vorbezeichnete Anmeldung und der vorbezeichnete Nachweis des Anteilsbesitzes müssen
der Gesellschaft spätestens am 13. August 2015, 24.00 Uhr MESZ bei der nachfolgend
genannten Stelle unter der angegebenen Anschrift oder Telefax-Nr. oder Emailadresse
zugehen (die „Anmeldeadresse“):
ADM Hamburg Aktiengesellschaft
c/o PR IM TURM HV-Service AG,
Römerstraße 72-74, 68259 Mannheim
Telefax-Nr.: +49 (0) 621/71 77 213
E-Mail: [email protected]
Nach rechtzeitigem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der
Gesellschaft werden den Aktionären kombinierte Eintritts- und Stimmkarten für die
Hauptversammlung übersandt. Diese dienen den Aktionären als Ausweis für die Teilnahme
und die Ausübung des Stimmrechts. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten
sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung
des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die zugeschickten
bzw. am Versammlungsort hinterlegten Eintrittskarten sind lediglich organisatorisches
Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die
Ausübung des Stimmrechts.
Stimmrechtsvertretung
Teilnahmeberechtigte Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen
möchten, können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, etwa ein Kreditinstitut, eine
Aktionärsvereinigung, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter oder eine andere
Person ausüben lassen. Auch bei der Bevollmächtigung sind die fristgemäße Anmeldung und
der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine
Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Wenn weder ein Kreditinstitut noch eine Aktionärsvereinigung noch eine andere ihnen nach §
135 Abs. 8 und Abs. 10 AktG gleichgestellte Person oder Institution bevollmächtigt wird,
bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung
gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB). Die
Vollmacht ist gegenüber der Gesellschaft oder unmittelbar gegenüber dem Bevollmächtigten
zu erteilen. Die Aktionäre werden gebeten, hierfür das Vollmachtsformular zu verwenden,
welches die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte
erhalten. Dieses Formular kann zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
http://www.oelag.de/index.php3?hid=0023 abgerufen werden. Für die Übermittlung des
Nachweises der Bevollmächtigung per Post, per Fax oder auf elektronischem Wege ist die
nachfolgend angegebene Adresse zu verwenden. Das gleiche gilt für die Erteilung der
Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft; ein gesonderter Nachweis über die
Erteilung der Bevollmächtigung erübrigt sich in diesem Fall. Unabhängig davon kann der
Nachweis der Bevollmächtigung auch dadurch erfolgen, dass der Bevollmächtigte am Tag der
Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist.
Für die Übermittlung der vorbezeichneten Bevollmächtigungsnachweise ist folgende Anschrift
oder Telefax-Nr. oder Internetadresse zu verwenden:
ADM Hamburg Aktiengesellschaft
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72-74, 68259 Mannheim
Fax: +49 (0) 621/71 77 213
Elektronisch: www.hv-vollmachten.de
Für die Nutzung der passwortgeschützten Vollmachts-Plattform www.hv-vollmachten.de ist ein
Online-Passwort erforderlich, das auf der Eintrittskarte abgedruckt ist, die ordnungsgemäß
angemeldeten Aktionären übersandt wird. Eine Vollmachterteilung und die Übermittlung des
Widerrufs einer erteilten Vollmacht und deren Änderung können unter Nutzung der
passwortgeschützten Vollmachts-Plattform erfolgen. Weitere Informationen zur Nutzung der
passwortgeschützten Vollmachts-Plattform finden sich unter der vorgenannten
Internetadresse.
Für die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder anderen der in
§ 135 Abs. 8 und Abs. 10 AktG diesen gleichgestellten Personen oder Institutionen sowie für
den Nachweis und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung gelten die gesetzlichen
Bestimmungen, insbesondere § 135 AktG. Die Aktionäre werden gebeten, sich bei der
Bevollmächtigung eines Kreditinstitutes, einer Aktionärsvereinigung oder einer nach § 135
AktG gleichgestellten Person rechtzeitig mit diesen wegen einer möglicherweise geforderten
Form der Vollmacht abzustimmen.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären den Service an, sich entsprechend ihren Weisungen
durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, Herrn Andre Bulmahn, in der
Hauptversammlung vertreten zu lassen. Dieser übt das Stimmrecht ausschließlich auf der
Grundlage der von Ihnen erteilten Weisungen aus. Er kann die Stimmrechte nicht nach
eigenem Ermessen ausüben. Wortmeldungs- oder Fragewünsche sowie Aufträge, in der
Hauptversammlung Anträge zu stellen, kann der Stimmrechtsvertreter nicht entgegennehmen.
Die Abstimmung durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist nur
möglich, soweit diesem eine Vollmacht mit Weisungen zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten erteilt wurde. Ohne eine Weisung zu einem Tagesordnungspunkt wird
sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die Erteilung der Vollmacht und der
Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter hat in Textform (§
126b BGB) unter ausschließlicher Verwendung des hierfür vorgesehenen Vollmachts- und
Weisungsformulars zu erfolgen, das ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre zusammen mit
der Eintrittskarte erhalten. Dies gilt auch für die Erteilung der Vollmacht per E-Mail, der das
Vollmachts- und Weisungsformular in digitalisierter Form beizufügen ist. Schriftliche, per
Telefax oder E-Mail erteilte Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannte
Stimmrechtsvertreter müssen bis zum 19. August 2015, 24.00 Uhr MESZ unter der
nachfolgend genannten Anschrift oder Telefax-Nr. oder E-Mail-Adresse eingehen, um auf der
Hauptversammlung berücksichtigt werden zu können, soweit die Vollmachten nicht der
Gesellschaft in der Hauptversammlung vor der Abstimmung vorgelegt werden.
Für die vorbezeichnete Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters ist folgende Anschrift
oder Telefax-Nr. oder E-Mail-Adresse zu verwenden:
ADM Hamburg Aktiengesellschaft
c/o PR IM TURM HV-Service AG
Römerstraße 72-74, 68259 Mannheim
Fax: +49 (0) 621/71 77 213
E-Mail: [email protected]
Nähere Einzelheiten zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters
Weisungserteilung erhalten Sie zusammen mit der Eintrittskarte übersandt.
und
zur
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären
Gegenanträge von Aktionären mit Begründung gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu
einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 AktG oder Wahlvorschläge von
Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers gemäß § 127 AktG
sowie sonstige Anfragen bitten wir, ausschließlich an folgende Adresse zu richten:
ADM Hamburg Aktiengesellschaft
Nippoldstraße 117, 21107 Hamburg
Fax: +49 40 3013 - 685
E-Mail: [email protected]
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären bleiben
unberücksichtigt.
Gegenanträge mit Begründung und Wahlvorschläge, die die Voraussetzungen der §§ 126, 127
AktG erfüllen und mindestens 14 Tage vor dem Tag der Hauptversammlung, also spätestens
bis zum Ablauf des 5. August 2015 (24:00 Uhr MESZ) unter der oben genannten Anschrift
eingehen, werden einschließlich des Namens des Aktionärs und der Begründung den anderen
Aktionären im Internet unter www.oelag.de unverzüglich zugänglich gemacht. Dort finden Sie
auch etwaige Stellungnahmen der Verwaltung.
Hamburg, im Juli 2015
ADM Hamburg Aktiengesellschaft
- Der Aufsichtsrat -

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