Keine Panik, wenn das Finanzamt kommt –
Betriebsprüfung live
n IHK Bochum, 11. Juni 2015
n Dipl.-Jur. (Univ.) Christian Goede (DATEV eG)
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Wer ist DATEV?
n
n
n
n
Genossenschaft von 40.000
Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten
Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder
für deren Mandanten
Hauptsitz in Nürnberg
25 Niederlassungen in Deutschland
n Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 40 Jahren
Erfahrung mit Software, Services
und Rechen-zentrumsDienstleistungen:
§ über 11 Millionen Lohn- und
Gehaltsabrechnungen
§ mehr als 145.000
Unternehmen nutzen DATEVAnwendungen
n DATEV-Rechenzentrum ist
Datendrehscheibe zwischen
Unternehmen, Steuerberatern und
rund 200 Institutionen
(z. B. Finanzverwaltung,
Krankenkassen, Banken)
n umfangreicher Service – rund 2,5
Mio. Servicekontakte jährlich
n mehr als 100.000 Seminarteilnehmer pro Jahr
12.06.2015
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Lösungen für Unternehmen im Überblick
Software für kaufmännische Aufgaben
Auftragswesen
Dokumentenablage
Rechnungswesen
Zahlungsverkehr
unterjährige Beratung und Jahresabschluss durch den Steuerberater
Software für Personalwirtschaft
Personalmanagement
Lohn- und
Gehaltsabrechnung
Qualitätsmanagement
IT-Lösungen für Kommunikation und Datensicherheit
Elektronisches
Organisationshandbuch
E-Mail
Sicherheit
IT-Outsourcing
Betriebsprüfung
12.06.2015
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+ Wissen + Beratung + Service
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DATEV eG – das Rechenzentrum als „Herz“ in Zahlen
Stand Januar 2015
Betriebsprüfung
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Agenda
n Betriebsprüfung – im Überblick
n Welche Daten sind betroffen?
n Pflichten & Aufgaben von Unternehmen
n Zugriffsarten
n Beispiele aus Betriebsprüfungen
n Fazit
n Statistische Analyse-Verfahren
Betriebsprüfung
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Elektronische Betriebsprüfung - Worum geht es?
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Kassen im Fokus der Finanzverwaltung
Hersteller manipulierbarer Kassensysteme haften persönlich für hinterzogene Steuern
ihrer Kunden FG Rheinland-Pfalz, Beschluss 5 V 2068/14 vom 07.01.2015
Betriebsprüfung
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Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!
n In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2013 bundesweit 13.466
Prüfer tätig und es wurde ein Mehrergebnis von rund 17,2 Mrd. € erzielt.
17,2 Mrd.
2,4 %
^
=
X Mrd.
100 %
Betriebsprüfung
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Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung 2013
n Von den 7.920.418 Betrieben (Betriebskartei der Finanzämter) wurden 193.573
Betriebe geprüft, was einem Anteil von 2,4 % entspricht.
Anzahl der Betriebe und geprüfte Betriebe
Betriebsprüfung
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Betriebsprüfung im Überblick
n Die Aufgaben der Betriebsprüfung § 199 AO
Was ist das Ziel der Betriebsprüfung?
Die Außenprüfung hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für
die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind
(Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie auch zuungunsten des
Steuerpflichtigen zu prüfen.
Mein Unternehmen
Nachzahlung
Meine Familie
Meine Steuern
Mein Vermögen
Betriebsprüfung
12.06.2015
Erstattung
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Betriebsprüfung im Überblick
Besteuerungsgrundlagen
sind:
• Betriebseinnahmen
Umsatzsteuer
• Vorsteuerbelastete Ausgaben
Umsatzsteuer
• Betriebsergebnis
Einkommensteuer
Körperschaftsteuer
Gewerbesteuer
• Gewerbeertrag
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Betriebsprüfung im Überblick
Wo liegen die Schwerpunkte?
n Um das Ziel der Betriebsprüfung zu verwirklichen, konzentriert sich die Prüfung
auf die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
n Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen sind für die
Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein
Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (gem. § 158 AO).
n die formell „ordnungsmäßige Buchführung“ ist entscheidend – ABER:
In der Mehrzahl der Fälle werden Schätzungen nach § 162 AO erforderlich, weil der
Steuerpflichtige Bücher und Aufzeichnungen, zu deren Führung er verpflichtet ist,
unvollständig, falsch oder mangelhaft führt.
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Elektronische Betriebsprüfung - Schwerpunktbranchen
Unternehmen mit hohem Bargeldverkehr, wie z.B.:
n Einzelhandel (Bäcker, Metzger, Lebensmitteleinzelhandel etc.)
n Taxiunternehmen
n Eisdielen, Pizza-Bäcker
n Kiosk, Toto-Lotto
n Tankstellen (Franchise-Unternehmen)
n Marktbetriebe
n Discotheken
n Apotheken
n Friseure
n Juweliere usw.
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Agenda
n Betriebsprüfung – im Überblick
n Welche Daten sind betroffen?
n Pflichten & Aufgaben von Unternehmen
n Zugriffsarten
n Beispiele aus Betriebsprüfungen
n Fazit
n Statistische Analyse-Verfahren
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen?
Betroffene Unterlagen, Systeme und Verantwortung
Nach den GoBD zählen neben Unterlagen in Papierform, auch alle Unterlagen in
Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten dazu, die
dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung
überwacht wurde.
Betriebsprüfung
12.06.2015
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GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit
Welche Daten sind buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit
aufbewahrungspflichtig? ( è„steuerrelevante Daten“ )
n Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu
Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung
der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.
n Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als
Betriebseinnahmen verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen
Gewinns auswirken (z.B. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen).
n Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege für solche
Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen.
Betriebsprüfung
12.06.2015
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ERP-Systeme, Warenwirtschaft
Materialbuchführung
Vor- und Nebensysteme
Standardsoftware
Auftrag, Faktura,
Fibu, Lohn
Mehrplatzsysteme
Erweiterte Netzwerkstrukturen
Einzelplatz oder
kleines Netzwerk
E-Mail-Nutzung
POP3/IMAP
Datenübergaben/Schnittstellen
Statische
Firmen-Homepage
externe Arbeitsplätze
Standortanbindung
CMS, dynamische Homepage,
Shop-Systeme
Integration von Shop-WaWi
Erweiterte Mailserver
Komplexität der IT-Infrastruktur
Anforderungen an Datenarchivierung
Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen?
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sind betroffen?
(Vor-)Systeme mit
Grundaufzeichnungsfunktionen
Rechnungseingangsbuch
Kassen
Fahrtenbuch
Taxameter
Warenwirtschaft
Faktura
Rechnungsausgangsbuch
Materialwirtschaft
Zeiterfassung
für Lohn o.
Faktura
(Haupt-)Systeme mit
Journal-/Kontenfunktionen
Finanzbuchführung
Jahresabschluss
A
P
Gewinn….
Lohnabrechnung
Berechnungen von
Darlehen, Eigenverbrauch
(Steuer)-Rückstellungen,
Bestandsveränderungen...
Anlagenbuchführung
Komplexität der IT-Infrastruktur
Die GoBD beziehen sich
sowohl auf das
Haupt(buchführungs)sy
stem als auch auf etwaige
Vor- und Nebensysteme
Archivsysteme
(DMS, Worm, Raid etc.)
Betriebsprüfung
12.06.2015
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GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit
Wann ist ein IT-System betroffen und zu analysieren?
§ GoBD: Wenn es Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt,
die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig sind.
è Dann ist es Teil des „IT-Buchführungssystems“
Welche IT-Systeme gehören typischerweise zum IT-Buchführungssystem?
§ GoBD: Das Haupt(buchführungs)system sowie Vor- und Nebensysteme (z.B. Anlagenbuchhaltung,
Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter,
Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem,
Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.
è Auf die Bezeichnung des Systems kommt es bei der Beurteilung nicht an!
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Überblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess.
Jeder
Geschäftsvorfall muss
belegt werden.
Beispiele:
Rechnung,
SchnittstellenDatei aus
Faktura,
Steuerbescheid
Aufbewahrung und
maschinelle
Auswertbarkeit
Journal,
Konten(funktion)
Belegfunktion
Grundaufzeichnungsfunktion
Beispiele:
Kassenbuch,
Rechnungseingangsbuch,
Rechnungsausgangsbuch in
Faktura-System
Deklaration
Finanzbuchführung mit
Nebenbüchern
Anlagen-,
Offene PostenLohn u.
Gehaltsbuchführung
Umsatzsteuervoranmeldung
Jahres-Steuererklärung,
E-Bilanz
Von digitalen
Belegen,
steuerrelevanten
Dokumenten,
Grundaufzeichnungen und
Buchungen
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Agenda
n Betriebsprüfung – im Überblick
n Welche Daten sind betroffen?
n Pflichten & Aufgaben von Unternehmen
n Zugriffsarten
n Beispiele aus Betriebsprüfungen
n Fazit
n Statistische Analyse-Verfahren
Betriebsprüfung
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Exkurs: Kasse & Kassenführung
Stichwort: Manipulation von Kasseneinnahmen
n Der Finanzverwaltung sind seit langem alle Möglichkeiten zur Manipulation
der Kasseneinnahmen bekannt
n Besonders häufig vorkommende „Tricks“ sind z. B.:
–
–
–
–
–
–
Nutzung des Trainingsspeichers
Stornierung von Umsätzen
Nichtverbuchung von Einnahmen
Falsche Programmierung der Kassensoftware
Verwendung mehrerer Kassen (eine fürs Finanzamt und eine so)
Manuelle Löschung von Journalbuchungen
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
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Grundlagen ordnungsgemäßer
Kassenbuchführung
„Tägliches Festhalten“ gemäß § 146 Abs. 1 AO
n Nur durch Erfassen von Bareinnahmen und
Barausgaben noch am Tag der Vereinnahmung
wird die wichtigste Eigenschaft der Kassenführung
gewährleistet, die Kassensturzfähigkeit
n Für Kassenaufzeichnungen gilt grundsätzlich
Einzelaufzeichnungspflicht, d.h. Aufzeichnung
auch des Inhalts des Geschäfts, Name der Firma
Betriebsprüfung
und Anschrift des Vertragspartners
12.06.2015
Seite
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Grundlagen ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
n Ausnahme: Wenn Waren von geringem Wert in unbestimmter Anzahl
an nicht bekannte Personen verkauft werden (z.B. Einzelhandel)
n Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu
führen
n Beim Einsatz einer Registrierkasse muss das Zustandekommen der
Summe durch Aufbewahrung von Ursprungsbelegen, wie Kassenstreifen,
Kassenzettel, Kassenbon und dergleichen nachgewiesen werden
n Zur Vereinfachung lässt die Finanzverwaltung zu, dass stattdessen der
sog. Tagesendsummenbon (auch Z-Bon oder Finanzbericht genannt)
aufbewahrt wird
n gilt nicht für PC-Kassen mit elektronischer Aufzeichnung und Speicherung
von Einzelbuchungen
n Nicht nur die Aufzeichnung von Einnahmen ist erforderlich, sondern auch
alle anderen Geldbewegungen (Entnahmen/Einlagen, Geldtransit usw.)
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
24
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Arten von Kassensystemen
Offene
Ladenkasse
Mechanische /
elektronische
Geldlade
Rechensysteme
Schuhkarton
ohne Speicher
PC-Kassensysteme
PC mit
Betriebssystem
Windows, Linux und
Kassensoftware
Proprietäre
Kassen
Mit
elektronischem
Journal
ohne
elektronisches
Journal
(Papierrolle)
Betriebsprüfung
12.06.2015
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25
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Offene Ladenkasse - Anforderungen des Finanzamtes
(es gilt BMF-Schreiben vom 9.1.1996)
1. tägliche Kassenzählung (mit Zählprotokoll)
2. Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslesung
3. chronologische Aufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
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offene Ladenkasse - Muster für ein Zählprotokoll
Noten/Münzen
50,00 €
20,00 €
10,00 €
5,00 €
2,00 €
1,00 €
0,50 €
0,20 €
0,10 €
0,05 €
0,02 €
0,01 €
Kassenbestand
Anzahl
5
12
19
30
7
5
8
30
24
8
13
37
Summe
250,00 €
240,00 €
190,00 €
150,00 €
14,00 €
5,00 €
4,00 €
6,60 €
2,40 €
0,40 €
0,26 €
0,37 €
863,03 €
Betriebsprüfung
12.06.2015
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offene Ladenkasse - Kassenbericht
Definition: nachvollziehbare, systematische und rechnerische Ermittlung der täglichen Bareinnahmen.
§ Ermittlung
Kassenbestand laufender Tag
+ Wareneinkäufe/sonstige Barausgaben
+ Bankeinzahlungen
+ Privatentnahmen
- Privateinlagen
- Kassenbestand Vortag
- sonstige Bareinnahmen
= Bareinnahmen
§
§
vollständige und tägliche Berechnung
Kassensturzfähigkeit
Do 3. Nov.
Mit 2. Nov
Do 3. Nov
1.130 €
250 €
500 €
150 €
0€
950 €
0€
1.080 €
Betriebsprüfung
12.06.2015
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Proprietäre Kassen (Registrierkasse)
n Die klassischen proprietären Systeme,
auch bekannt unter der Bezeichnung
„Registrierkassen“
sind in der Speicherkapazität begrenzt.
n Diese Kassen besitzen in der Regel nur einen flüchtigen Speicher. Das
heißt, die erfassten und gespeicherten Daten werden nach kurzer Zeit
durch neue Daten überschrieben.
n Wurden also die unveränderbaren Daten zuvor nicht auf einen externen
Datenträger exportiert, sind diese endgültig verloren.
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
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Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse
Aufzuhebende Belege:
Organisationsunterlagen der Kasse, insbesondere die
Bedienungsanleitung die Programmieranleitung, die
Programmabrufe nach jeder Änderung (z. B. der Artikelpreis)
n Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und
Trainingsspeichern sowie alle weiteren Anweisungen zur
Kassenprogrammierung, Quittungen, Arbeitsanweisung
für das Personal
n mit Hilfe der Registrierkasse erstellte Rechnungen
n Tagesendsummenbons (Z-Bons), fortlaufend und vollständig
n alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen
Ausdrucke der EDV-Registrierkasse
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
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Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse
Erweiterte Aufbewahrungspflichten
Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (BMF) vom 26.11.2010
§
Journaldaten dürfen nicht mehr nach Erstellung des Z-Bons
vernichtet und gelöscht werden
§
alle Einzeldaten sind unveränderbar und vollständig
aufzubewahren
§
die Daten sind unveränderbar in einer elektronisch
verwertbaren Form mind. 10 Jahre aufzubewahren
§
Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderung
sind aufzubewahren
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
31
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Proprietäre Kassen - Registrierkasse / PC-Kasse
n Bedienungsanleitung, Programmieranleitung sowie alle weiteren
Anweisungen zur Programmierung der Geräte sind aufzubewahren
n Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanter Daten – bei der
Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und
Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Gerätes nicht möglich,
müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem
externen Datenträger gespeichert werden.
n Aufbewahrung in ausgedruckter Form nicht ausreichend
n digitale Unterlagen sind in auswertbarem Format vorzulegen
n Einsatzorte und -zeiten der Kassen sind zu protokollieren
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
32
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Übergangsregelung bei Kassensystemen (Registrierkassen)
Übergangsregelung
(31.12.2016)
Kasse genügt
nicht den
technischen
Anforderungen
Modernisierung
ist nicht möglich,
dann Nutzung bis
31.12.2016
Modernisierung /
Umrüstung ist
möglich, dann
sofortige
Umrüstung
Kasse genügt
den
Anforderungen
sofortige
Anwendung der
Neuregelung!
Übergangsregelung für
Geräte, die diese
Anforderungen nicht
erfüllen und technisch
die Software nicht
angepasst werden kann,
bzw. die Speicher nicht
erweitert werden
können è bis
31.12.2016.
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
33
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Die häufigsten Fehlerquellen bei der Kassenführung
n Z-Bons werden nicht vollständig aufbewahrt (X-Bons sind keine Z-Bons)
n im Z-Bon müssen alle Daten erkennbar sein
n bei Kassen mit Journalrolle werden die Rollen nicht aufbewahrt
n keine zeitnahe Kassenbuchführung
n Minuskassenbestände im Kassenbuch
n Differenzen zwischen Geldbestand und Kassenbuch
(kein regelmäßiger Kassensturz)
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
34
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Elektronische Betriebsprüfung
Pflichten & Aufgaben des Unternehmers
Kontrolle und
Protokollierung
Dokumentation
von Verfahren
Datenintegrität
(Unveränderbarkeit
von Daten)
Datenmigration
(Datenübernahme)
Verantwortungsbereich des
Unternehmers
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
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Elektronische Betriebsprüfung
Pflichten & Aufgaben des Unternehmers
•
•
Kontrolle und
Protokollierung
•
•
•
•
•
Internes Kontrollsystem
Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit,
Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Progressive und retrograde Prüfbarkeit
Anforderung an die Vollständigkeit
Anforderung an die Richtigkeit
Anforderung an eine zeitgerechte Erfassung
Definition von Verantwortlichkeiten
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
36
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Elektronische Betriebsprüfung
Pflichten & Aufgaben des Unternehmers
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit für
einen sachverständigen Dritten
Kontrolle und
Protokollierung
Dokumentation
von Verfahren
• Erstellung einer
Verfahrensdokumentation
• Organisationsanweisungen
• Ordnung und Indexierung
• Protokollierungsanforderungen
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
37
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Elektronische Betriebsprüfung
Pflichten & Aufgaben des Unternehmers
• Anforderung an die Unveränderbarkeit
• Anforderungen an die Datensicherheit
• Anforderungen an die Datenhistorie
• Daten lesbar, sichtbar, anzeigbar
Datenintegrität
(Unveränderbarkeit
von Daten)
Datenmigration
(Datenübernahme)
• Verknüpfung von Buchung und Beleg
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
38
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Elektronische Betriebsprüfung
Pflichten & Aufgaben des Unternehmers
• Beibehaltung der Auswertungsmöglichkeiten über den
gesamten Aufbewahrungszeitraum
• Migration von Daten beim Austausch von IT-Systemen
• Auslagerung von Daten in Archivierungssysteme
• Datenformate und Konvertierungsvorgaben
Datenmigration
(Datenübernahme)
• Entschlüsselung von verschlüsselten Daten
• Strukturbeschreibungen von steuerrelevanten Daten
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
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Elektronische Betriebsprüfung
Pflichten & Aufgaben von Unternehmen
n Für die Einhaltung der GoBD (früher GoBS & GDPdU) ist - auch bei einer DVBuchführung - allein der Buchführungspflichtige verantwortlich.
Ziel der GoBD:
Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit in die Lage versetzt werden, den Nachweis der
Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung nachvollziehen zu können.
n auch bei fremd erstellten DV-Buchführungssystemen
n und durch Fremdfirmen/Privatpersonen erstellte DV-Buchführung
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
40
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Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Handelsrecht
Steuerrecht
Gesetzliche
Schriftform
Spezialregelungen
Handelsgesetzbuch
(HGB)
Abgabenordnung (AO)
Bürgerliches
Gesetzbuch (BGB)
Medizin
Buchführungspflicht
Aufbewahrung
Aufzeichnungen
Aufbewahrung
Gesetzliche Schriftform
Umsatzsteuer-gesetz
(UStG)
Zivilprozessordnung(ZPO)
Anforderungen an
Rechnungen
Beweiskraft
Öffentliche Verwaltung
Sozialgesetze
Finanzdienstleister
Seite
12.06.2015
41
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Rechtliche Grundlagen der Archivierung
gegenüber den Finanzbehörden
Umsatzsteuergesetz
Abgabenordnung
Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
GoB/GoBS/GDPdU
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD
12.06.2015
Seite
42
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Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch) Aufzeichnungen
n Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung
("ist unbedenklich").
n Erfassung von Kontokorrentbeziehungen (Waren- und Kostenrechnungen, Kreditorisch)
innerhalb von acht Tagen als Orientierung.
n Funktion der Grund(buch) Aufzeichnungen sowie die Erfassung im Sinne der beiden
oben genannten Punkte kann auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche
und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden.
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
43
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Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Unveränderbarkeit?
Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür
bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände),
die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden
(Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung),
nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung
überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können
(GoBD Rz 108).
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
44
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Rechte vorbehalten
Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Festschreibung von
Buchungen
Die von den GoBD erstmals konkretisierte Frist für die
Festschreibung ("bis zum Ablauf des Folgemonats") führt
bei zweckorientierter Auslegung im Regelfall zu einer
Orientierung am Termin der UStVA als spätestem
Festschreibungszeitpunkt, weil in diesem Zuge die Daten
erstmals für Deklarationszwecke an Dritte
(Finanzverwaltung) weitergegeben werden und der
Nachweis von Änderungen und/oder Löschungen ab
diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen unterliegt
(Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit). Dabei sind auch Vorund Nebensysteme zu beachten, in denen Buchungssätze
verarbeitet werden.
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
45
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Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)
Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer
Form GoBD-konform aufbewahrt werden?
n Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von
elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem
revisionssicheren Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt werden.
n Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System müssen
zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz 110).
Kombination aus
n regelmäßigen Sicherungen
n Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner
n eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der Maßnahmen
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
46
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Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form
(GoBD Rz 119)
n Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze,
elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen
entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form
aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht
gelöscht werden.
n Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form
aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist
unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im
PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).
Betriebsprüfung
12.06.2015
Seite
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Anforderungen (digitale) Aufbewahrung von Unterlagen?
Art der Unterlagen
Frist
Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüsse,
Einzelabschlüsse,
Lageberichte,
Konzernabschlüsse,
Konzernlageberichte,
ü 10 Jahre
Handelsbücher
Inventare
ü 10 Jahre
abgesandte Handelsbriefe
empfangene Handelsbriefe
ü 6 Jahre
ü 6 Jahre
Buchungsbelege
ü 10 Jahre
Zollanmeldungen
ü 10 Jahre
Unterlagen mit gesetzlicher
Schriftform
andere Unterlagen
Medium
ü Original
ü Original
ü GoB
ü Verfügbarkeit
ü Geltungsbereich der AO
ü inhaltliche Übereinstimmung
ü
ü
ü
ü
ü
ü Original oder
Datenträger
ü bildliche Übereinstimmung
ü Original oder
Datenträger
Anforderungen an die
Aufbewahrung
Art der Wiedergabe
ü
ü
ü
ü
ü
unverzüglich lesbar
maschinell auswertbar
unmittelbarer Zugriff
mittelbarer Zugriff
Datenträgerüberlassung
GoB
GoDB
Verfügbarkeit
Geltungsbereich der AO
Möglichkeit der Löschung
oder Sperrung
ü Urkundenqualität
ü digitale Signatur
ü Urkundenqualität
ü digitale Signatur
ü Objekt des Augenscheins (hohe Qualität)
ü (GoBD)
12.06.2015
ü Echtheit der Herkunft
digitale Unterlagen
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Agenda
n Betriebsprüfung – im Überblick
n Welche Daten sind betroffen?
n Pflichten & Aufgaben von Unternehmen
n Zugriffsarten
n Beispiele aus Betriebsprüfungen
n Fazit
n Statistische Analyse-Verfahren
Betriebsprüfung
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Zugriff im Rahmen der Betriebsprüfung
Wie sieht die Betriebsprüfung heute aus?
n Die Prüfung erfolgt in der Regel digital.
n Die Art des Datenzugriffs ist häufig abhängig von der Größe des Unternehmens.
n
bei kleinen Unternehmen:
– Datenträgerüberlassung ausreichend – geprüft wird die DVD
– gegebenenfalls Anforderung weiterer Daten aus den Vor-Systemen z.B.
Registrierkassen, Warenwirtschaftssystemen, Zeiterfassung
n
mittlere und große Unternehmen
– Prüfung beginnt mit unmittelbarem Datenzugriff beim Steuerpflichtigen – geprüft
wird im ersten Schritt vor Ort
– Datenträgerüberlassung gegebenenfalls für bestimmte Systeme
Betriebsprüfung
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Elektronische Betriebsprüfung - Zugriffsarten
Unmittelbarer Zugriff (Z1)
Mittelbarer Zugriff (Z2)
Datenträgerüberlassung (Z3)
Zugriff auf DV-System des
Steuerpflichtigen (Lesen, Filtern und
Sortieren der Daten) durch den Prüfer
Zugriff durch den Steuerpflichtigen
oder dessen Beauftragten nach den
Vorgaben des Prüfers
Auswertung des Prüfers auf seinem
Computer unter Anwendung eines
Analyse-Programms
Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger
n Bereitstellung von Hardund Software
n Einweisung in das DV-System
n Verschaffung des Zugangs zu
allen steuerlich relevanten Daten
und den internen
Auswertungsprogrammen
n Bereitstellung von Hardund Software
n Überlassung eines Daten-trägers
(CD-ROM/DVD)
n Umsetzung der Vorgaben des
Prüfers durch Steuerpflichtigen
oder andere mit dem DV-System
vertrauten Personen
n Offenlegung der zur Auswertung
erforderlichen Informationen
(Dateistruktur, Dateifelder, interne
Verknüpfungen)
Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung) unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes
(gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen)
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Folgende Angaben muss die schriftliche
Prüfungsanordnung enthalten
Prüfungszeitraum
voraussichtlicher Beginn der Prüfung
Name sowie Amts- und Dienstbezeichnung des/der Betriebsprüfer
sachlicher Prüfungsumfang, insbesondere die Steuerarten, die geprüft werden sollen
Rechtsgrundlagen der Betriebsprüfung
Hinweis:
Eine steuerliche Außenprüfung muss (gemäß § 5 Abs. 4 BpO) vom Finanzamt stets
rechtzeitig schriftlich angemeldet werden.
n Im Allgemeinen gilt als angemessen bei Großbetrieben eine Zeit von vier Wochen und bei
sonstigen Betrieben zwei Wochen.
n Die Umsatzsteuer-Nachschau sowie Steuerfahndungen dürfen hingegen ohne
Betriebsprüfung
Ankündigung durchgeführt werden.
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n
n
n
n
n
n
n
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Elektronische Betriebsprüfung - Verzögerungsgeld
Hinweis:
n werden Daten – auch aus vorgelagerten Systemen – nicht vorgelegt, droht ein
Verzögerungsgeld
n § 146 Abs. 2b AO bspw. bei Nichteinräumung des Datenzugriffs
n es reicht der Hinweis auf die Möglichkeit eines Verzögerungsgelds
n (Androhung des Verzögerungsgelds ist nicht erforderlich)
n Verzögerungsgeld beträgt mindestens 2.500 Euro bis maximal 250.000 Euro
Betriebsprüfung
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n nach Übergabe der Daten wird das Verzögerungsgeld nicht erstattet.
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Warum Außenprüfung bei mir?
n Aufklärungsbedürftige Sachverhalte
n betriebliche Immobilien Investition, Neubau
n Richtsatzabweichungen
n Plausibilitätsabweichung zu Vorjahren
n Kontrollmitteilungen aus anderer Prüfung
n Steuererklärung nicht, unvollständig und unrichtig
n Betriebsaufgabe oder Betriebsübertragung
n hohe Verluste über mehrere Jahre
Betriebsprüfung
n Problembereich Familie, Ehepartner, Mitarbeiter
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Warum Außenprüfung bei mir?
Hinweis:
n Plant das Finanzamt in absehbarer Zeit eine Betriebsprüfung, wird es die
Steuerbescheide der zu prüfenden Jahre nach § 164 Abgabenordnung
(AO) offen halten. Das bedeutet, dass die Steuerfestsetzung für diese
Jahre jederzeit wieder geändert werden kann.
n Eine anstehende Betriebsprüfung lässt sich anhand der „Art der
Steuerfestsetzung“ erahnen.
n Hat der Bescheid den Hinweis: Art der Steuerfestsetzung: „Der Bescheid
ergeht nach § 164 Abs. 1 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“
Betriebsprüfung
findet mit großer Wahrscheinlichkeit eine Prüfung statt.
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Agenda
n Betriebsprüfung – im Überblick
n Welche Daten sind betroffen?
n Pflichten & Aufgaben von Unternehmen
n Zugriffsarten
n Beispiele aus Betriebsprüfungen
n Statistische Analyse-Verfahren
Betriebsprüfung
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Elektronische Betriebsprüfung
Beispiele aus Betriebsprüfungen
n Vollständigkeit der Betriebseinnahmen
n Kassenminusprüfung
n Vergleich mit Vorjahren
n externer Vergleich (Richtsätze)
n Zeitreihenvergleich: Umsatz im Verhältnis zum
Wareneinkauf und Personal
n Prüfung der Vollständigkeit der Kassenbelege
n Abfrage der Registrierkasse
Betriebsprüfung
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Elektronische Betriebsprüfung
Beispiele aus Betriebsprüfungen
Bereich
Prüfziel
mögliche Probleme
Kassenprüfung
Belege, die zu spät gebucht wurden
negative Kassenbestände
Rechnungskontrolle
fehlende oder doppelte Rechnungsnummern
fehlende Rechnungen, Doppelzahlungen
Verrechnungspreise
Preisdifferenzen bei Waren- oder Rohstofflieferungen
an Tochtergesellschaften zu den Marktpreisen
Abweichung der Preise für ausländische
Töchter oder Standorte mit niedriger
Gewerbesteuer
Bestandsprüfung
unterschiede der Bestände der Lagerbuchführung
zu den Positionen der Ausgangsrechnungen
fehlende Lagerbuchungen
Inventur
hohe Inventurdifferenzen
private Entnahmen nicht verbucht
Geringfügigkeit
Vergleich der Kontonummern mit den Personalnummern/
Mitarbeiterdaten
geringfügig Beschäftigte werden über
mehrere Personalnummern abgerechnet
verdeckte Zahlungen
Vergleich der Kontonummer der Mitarbeiter
und Lieferanten
verdeckte Zahlungen, um Lohnsteuer
zu umgehen
Vergleich von Mitarbeiter-Geburtstagen mit Bewirtungsbelegen
privater Anlass
Bewirtungen
Zuschlagskontrolle
Abgleich Überstundenzahlungen mit Zeiterfassung
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ungerechtfertigte Zahlungen, steuerfreie
Reisekosten trotz Anwesenheit © DATEV eG, alle
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Tagesendbestände (Saldo) der Kasse nach Datum
Stichwort:
Kassenminusprüfung
Betriebsprüfung
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Elektronische Betriebsprüfung
Beispiele aus Betriebsprüfungen
Kritische (Buchungs-)texte
n Ansätze für die erfolgreiche Suche nach unterschlagungsrelevanten Faktoren gibt
die Suche nach kritischen Textinhalten vor allem in Buchungsjournalen.
n Es wird sowohl nach allseits interessanten Begriffen gesucht, wie:
• Berichtigung
• Fehler
• Ausbuchung
• Storno
• Test
• 123
• Error
• ABC
• als auch nach individuellen Texten,
z. B. Geschäftsführer-, Mitarbeiteroder Firmennamen
• Umkehr
• Gutschrift
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Elektronische Betriebsprüfung
Beispiele aus Betriebsprüfungen
n ungeklärter Vermögenszuwachs
n
Woher kommen Privateinlagen? Erbtante, Oma
n
evtl. Schwarzeinnahmen?
n Abgrenzung des Betriebs- vom Privatvermögen, der Betriebseinnahmen/Einlagen,
Betriebsausgaben/Entnahmen
n
Überprüfung von Lieferscheinen è z. B. Rechnung an die Firma, Lieferung nach Hause
n Verträge zwischen nahe stehenden Personen
n
n
Ehegattenarbeitsverträge
überhöhte Lieferungen von Verwandten
Betriebsprüfung
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Betriebsprüfung
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Betriebsprüfung
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Betriebsprüfung
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Rechte vorbehalten
Betriebsprüfung
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Rechte vorbehalten
Die Taktik der Finanzverwaltung
Steuerberater
Daten vermehrt
digital
Unternehmen
Digitale
Datenverarbeitung
Automatisierte
Veranlagung
XBRL-Datei
Finanzamt
ESt-/KStDeklaration
E-Bilanz
Digitalisierung: Von der E-Bilanz bis zur Betriebsprüfung
Risiko-orientierte Prüfung
„häufiger die Richtigen prüfen“
Abweichungsanalysen
auf Basis von XBRL-Daten
Veranlagt
Betriebsprüfung
Die progressive und
retrograde Prüfung gilt
nicht nur vom Beleg bis
zum Jahresabschluss,
sondern auch vom Beleg bis
zur Steuererklärung und
zurück (GoBD Rz 33).
Betriebsprüfung
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Agenda
n Betriebsprüfung – im Überblick
n Welche Daten sind betroffen?
n Pflichten & Aufgaben von Unternehmen
n Zugriffsarten
n Beispiele aus Betriebsprüfungen
n Statistische Analyse-Verfahren
Betriebsprüfung
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Arten
von Prüfungssystemen
Elektronische
Kassenprüfung
Überblick
Prüfungsmethoden
Plausibilitätsprüfungen
Klassische Methoden
diverse
Ziffernprüfung
Prüfung auf
logische Plausibilität
Chi-Quadrat-Test
Zeitreihenvergleich
Newcomb-Benford-Analyse
Verteilungsanalyse
Lückenanalyse
Betriebsvergleiche
(extern o. intern)
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logische Plausibilität
Prüfung auf
Arten von Prüfungssystemen
Zeitreihenvergleich
Verteilungsanalyse
Betriebsvergleiche
(extern/intern)
Betriebsprüfung
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Zeitreihenvergleich
Der Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden, da sie – im
Gegensatz zu den mathematisch-statistischen Verfahren – relativ einfach ist und in
unterschiedlichsten Varianten angewendet werden kann.
n Besonders die graphische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar
n Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen, z. B. Umsatz und Wareneinsatz oder
Gegenüberstellung mit anderen Perioden
n Unter Einbeziehung von Daten, die nicht manipulierbar sind, z. B. Wetterdaten
(Straßenverkauf), können auch systematische Manipulationen wie die Verkürzung
von Umsatz und Wareneinsatz aufgedeckt werden
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Zeitreihenvergleich
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Monatsvergleich zum Vorjahr
Betriebsprüfung
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Wochentagvergleich zum Vorjahr
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Beispiel:
Verhältnis Wareneinsatz zu Umsatz (Verlaufsbetrachtung)
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Arten von Prüfungssystemen
Ziffernprüfung
ChiQuadrat-Test
NewcombBenfordAnalyse
Lückenanalyse
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Statistische Analyse-Verfahren:
Chi-Quadrat-Anpassungstest
Ziffernanalyse
n Chi-Quadrat-Anpassungstest
n 1879,25
n 2123,62
n 1598,69
n 3411,62
n 2743,12
Liegt das Ergebnis des Tests zwischen 20-30, kann eine
zufällige Abweichung von der Regelverteilung mit einer
sehr hohen Wahrscheinlichkeit ausgeschlossen werden.
Überschreitet der Chi-Test-Wert den Wert 30, soll mit
einer fast 100%igen Wahrscheinlichkeit eine
systematische Manipulation der Zahlen vorliegen.
Analyse der Gleichverteilung von Endziffern der einzelnen Tageslosungen
n erste Vorkommaziffer und/oder
n erste Nachkommaziffer und/oder
n zweite Nachkommaziffer
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Statistische Analyse-Verfahren
Ziffer
Erwartet
(e)
Tatsächlich
(t)
Differenz
(D)= (e)-(t)
Quadrat
(D)²
0
30
25
-5
25
1
30
56
26
676
2
30
22
-8
64
3
30
31
1
1
4
30
27
-3
9
5
30
17
-13
169
6
30
30
0
0
7
30
15
-15
225
8
30
31
1
1
9
30
46
16
256
Summe
300
300
0
1426
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Chi- Wert: Summe (D)² / (e) = 1426 / 30 =
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Praxisbeispiel: Fahrtenbuch & Chi-Quadrat-Anpassungstest
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Statistische Analyse-Verfahren
Benford-Analyse
n Der Physiker Frank Benford stellte 1920 die Hypothese auf, dass in der
Welt mehr Zahlen mit niedriger Anfangsziffer gibt als solche mit einer
hohen ersten Ziffer (Betrachtung der relativen Häufigkeit bestimmter
Anfangsziffern).
n Letzte Zweifel über Benford's Gesetz wurden 1998 von dem Mathematiker
Theodore Hill vom Georgia Institute of Technologie ausgeräumt.
n Der Professor für Buchführungssysteme Mark Nigrini, entwickelte ein
Programm namens „DIGITAL ANALYSER“, mit dem er unter anderem im
Auftrag einer Hotelkette einem millionenschweren Versicherungsbetrug
auf die Spur kam. Eine Angestellte hatte Schecks der firmeneigenen
Krankenversicherung gefälscht und Herzoperationen abgerechnet, die
nicht stattgefunden hatten, zu jeweils 6.500 Dollar. Die ersten beiden
Ziffern 6 und 5 stachen aus Nigrinis Analyse hervor wie ein Fingerabdruck.
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Statistische Analyse-Verfahren: Benford-Analyse
Ziffernanalyse: Benford-Analyse
n 57.879,25
n 123,62
n 598,69
n 11,62
n 33.543,12
n Analyse der Verteilung der ersten ein/zwei/drei … Ziffern
Betriebsprüfung
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Statistische Analyse-Verfahren: Benford-Analyse
n
Häufigkeit
1
30,103 %
2
17,609 %
3
12,494 %
4
9,691 %
5
7,918 %
6
6,695 %
7
5,799 %
8
5,115 %
9
4,576 %
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Wert
Statistische Analyse-Verfahren: Benford-Analyse
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Führende Ziffer
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Fazit: Elektronische Betriebsprüfung
n Der sachliche Umfang der Außenprüfung wird nicht erweitert.
n Der Datenzugriff soll dazu führen, dass die Prüfungen effektiver durchgeführt
werden, und zwar im Sinne einer Verkürzung der Prüfungsdauer in den Betrieben.
n Streitigkeiten dürften entstehen, welche Unterlagen bzw. Daten einen steuerlich
relevanten Charakter haben. Dieses Problem besteht bisher auch schon.
n Auch hier hilft die Zusammenarbeit des
Unternehmens mit dem Steuerberater bei
der Festlegung steuerlich relevanter Daten
Betriebsprüfung
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Fazit: Elektronische Betriebsprüfung
Betriebsprüfung alt
n regelmäßige Stichproben
n Auswahl von Prüfgebiet und
Prüfungsschritten abhängig vom Prüfer
und dessen Erfahrungen und
Branchenkenntnissen
n Prüfung von Massendaten nur
stichprobenartig, da zeitaufwändig und
die Prüfungszeit begrenzt
n hoher Anteil manueller
Prüfungstätigkeiten
n begrenzter Einblick in die Buchführung
Betriebsprüfung (neu) digital
n Prüfung grundsätzlich vollumfänglich möglich
n Prüfungsgebiete und -Schritte sind zum Teil
standardisiert und automatisiert
n nahezu lückenlose Prüfung von Massendaten
n geringer Anteil manueller Prüfungstätigkeiten
n tieferer Einblick in die Ordnungsmäßigkeit
der Buchführung
n rationellere und zeitnähere Außenprüfungen
n Wegfall von großen Papiermengen und damit
Anpassung an den zunehmend papierlosen
Betriebsprüfung
Geschäftsverkehr
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Noch Fragen, Anmerkungen, Anregungen?
Die Vortragsfolien finden
finden Sie unter
www.startercenter-bochum.de
Betriebsprüfung
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Viel Erfolg bei der Umsetzung!
Christian Goede
DATEV eG
Regionalbetreuer UKV – NRW / Niedersachsen
Niederlassung Münster
Dorpatweg 10
48159 Münster
Telefon:
0251-5381-0
E-Mail:
[email protected]
Internet:
www.datev.de/unternehmensloesungen
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