Microsoft SAM Überprüfung – Microsoft verlangt

Microsoft SAM Überprüfung – Microsoft verlangt Selbstauskunft
Muss ich Auskunft geben?
In den vergangenen Wochen kamen vermehrt Fragestellungen zum Thema „Microsoft SAM Überprüfung (SAM =
Software Asset Management) – Microsoft verlangt Selbstauskunft“ auf.
Da wir auf das Thema SAM/Lizenzmanagement (nicht nur Microsoft) spezialisiert sind, möchten wir helfen,
aufzuklären und zu informieren.
Microsoft hat für die sog. Lizenz Überprüfungen eine eigene SAM Abteilung in München, die im ersten Schritt zur
Abgabe einer Microsoft Lizenzbilanz bittet.
Im Fokus stehen nicht nur Industriekunden mit Volumenverträgen, sondern auch Öffentliche Auftraggeber sowie
Unternehmen aus dem Segment Healthcare und F&L.
Gefragt wird oft: „Darf Microsoft das überhaupt? Muss mein Unternehmen bzw. unsere Kunden Auskunft geben?“
Wenn wir die Lizenzbestimmungen (Product Use Rights & Online Services Terms) von Microsoft genau lesen,
unter der wir bei der Installation das Häkchen „Ich stimme zu“ machen, erkennen wir, dass Microsoft berechtigt
ist, diese Prüfungen durchzuführen und wenn notwendig auch Prüfer Vor-Ort einzusetzen.
Nicht nur eine Unterlizensierung wird geprüft, sondern ein heikles Thema sind auch Falschlizensierungen. Wir
alle wissen, dass bei dem Lizenz Wirrwarr, bei den unterschiedlichen Lizenzbezugsquellen und
Lizensierungsmöglichkeiten leicht ein Fehler passieren kann.
Auch ist der Fragebogen, den Microsoft zur Selbstauskunft bereitstellt, sehr komplex. Man beantwortet nach
bestem Wissen und Gewissen eine Frage, die man nicht ganz versteht oder bei der man sich nicht sicher ist - und
„ein Fehler“ zieht sich wie ein roter Faden durch den Fragebogen, was wiederum viele Rückfragen durch den
Hersteller mit sich bringt.
Microsoft geht bei den SAM Überprüfung/Selbstauskunft wie folgt vor.
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Es wird per Mail eine Aufforderung zur Abgabe einer Softwarebilanz verschickt.
Erfolgt keine Reaktion, dann kommt einige Wochen danach eine Erinnerung mit einer Fristsetzung und
dem Hinweis einer kostenpflichtigen Vor-Ort-Überprüfung durch Prüfer, die von Microsoft beauftragt
werden. Die Kosten sind vom zu prüfenden Unternehmen zu tragen.
Erfolgt keine Reaktion oder besteht ein begründeter Zweifel an der Auskunft, kommt ein drittes
Schreiben, in dem der Prüfungstermin mitgeteilt wird.
Ab dann wird es aufwendig und mitunter sehr teuer. Die Prüfung erfolgt durch die KPMG.
Diese tritt in Prüfteams auf, die innerhalb einiger Tage für Microsoft die Lizenzüberprüfung vor Ort vornimmt. Der
Nachteil ist, dass die Prüfung nicht oder nur schlecht durch den Kunden oder das betreuende Systemhaus
begleitet werden kann. Findet die KPMG eine Unterlizenzierung von mehr als 5% vor, werden dem überprüften
Unternehmen die Prüfungskosten in Rechnung gestellt.
Mein Tipp:
Bevor Microsoft eine Aufforderung zur Selbstauskunft schickt oder spätestens sobald diese Aufforderung vorliegt,
sollte ein unabhängiger SAM Consultant mit der Erstellung einer allumfassenden Softwarebilanz beauftragt
werden, die sowohl von Microsoft, als auch von den anderen Softwareherstellern akzeptiert wird. Diese
Softwarebilanz sollte zur Einführung eines Lizenzmanagements genutzt werden.
Durch diese Vorgehensweise ergibt sich der Effekt der Kostenoptimierung statt der Bezahlung von „Strafgeldern“
durch Unter- oder Falschlizensierung und nachträglichen Lizenzierungskorrekturen.
Ein Software Asset Management schont nicht nur die Nerven, sondern auch den zukünftigen Geldbeutel denn
SAM bedeutet:
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Kosteneinsparung - durch Optimierung bestehender und künftiger Investitionen
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Risiken vermeiden - durch Gewährleistung von Rechtskonformität, Einhaltung von Lizenzverträgen und
Schließung von Sicherheitslücken
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Transparenz – bei der Neubeschaffungen und Verwaltung aller Ressourcen
Für Fragen oder Infos stehen wir gerne zur Verfügung: 0241-446880 oder per Mail

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