Häufig gestellte Fragen - Abteilung Rechnungswesen (Accounting)

Häufig gestellte Fragen - Abteilung Rechnungswesen (Accounting)
1. Frage: Werden Besuchsberichte für alle Besuche benötigt? Antwort: Ja, ein Besuchsbericht muss für jede
Versammlung und für jeden Besuch, deren damit verbundene Kosten der Vereinigung in Rechnung gestellt
werden, beigefügt sein.
2. Frage: Muss ich jeden Club in meinem Distrikt besuchen? Antwort: Nein. Es wird von dem DistriktGovernor erwartet, während seiner bzw. ihrer Amtszeit jeden einzelnen Club-Präsidenten zu kontaktieren. Es
wird empfohlen, jeden Club zu besuchen.
3. Frage: Muss ich mein Spesenformular unterschreiben? Antwort: Nein, falls jedoch ein Vertreter
Kostenrückerstattung aus Ihrem Budget beantragt, ist sowohl Ihre Unterschrift als auch die des Vertreters
erforderlich. (Lediglich für Indien müssen alle Spesenabrechnungen unterschrieben sein.)
4. Frage: Welche Art des Nachweises wird für die Erstattung von Flugkosten benötigt? Antwort: E-Ticket
Reiseplan und Zahlungsbeleg. Dies kann ein entwerteter Scheck, eine Kreditkartenabrechnung, oder, falls
bar gezahlt wurde, ein Zahlungsbeleg von einem Reisebüro sein.
5. Frage: Wie hoch ist die Spesenpauschale für Übernachtung und Verpflegung? Antwort: Die tatsächlichen
Kosten, bis maximal 25 USD pro Mahlzeit und 75 USD pro Übernachtung. Detaillierte Belege müssen mit
eingereicht werden. Alle US-Hotelquittungen müssen ein Nullsaldo ausweisen.
6. Frage: Kann ich das Addieren meiner eingereichten Spesen LCI überlassen? Antwort: Nein. Wenn die
Spesenabrechnung nicht addiert wurde, werden die Kosten nicht zurückerstattet.
7. Frage: Muss ein Routenplaner, wie z. B. MapQuest, mit meiner Abrechnung eingereicht werden? Antwort:
Nein, dies ist nicht notwendig.
8. Frage: Trage ich auf der Spesenabrechnung den tatsächlich von mir gezahlten Betrag ein, wenn meine Spesen
die maximale Spesenpauschale übersteigen? Antwort: Nein. Benutzen Sie bitte die Maximalbeträge laut
Rückerstattungsrichtlinien, wenn Ihre Ausgaben die Pauschale übersteigen.
9. Frage: Können meine Spesenrückerstattungen direkt auf mein Bankkonto überwiesen werden? Antwort: Ja,
bitte wenden Sie sich diesbezüglich an [email protected].
10. Frage: Ich bin dabei, einen neuen Club zu gründen. Für wie viele Treffen mit diesem Club bekomme ich die
damit verbundenen Kosten zurückerstattet? Antwort: Genehmigt sind zwei Besuche bei einem Club, der
sich im Aufbau befindet, jedoch noch nicht offiziell gechartert wurde. Und danach noch ein weiterer Besuch
für die eigentliche Charterfeier. Die Charterfeier zählt als Ihr offizieller Jahresbesuch.
11. Frage: Ich habe es sechs Monate lang versäumt, meine Kostenabrechnungen bis zum 20. des Folgemonats
einzureichen. Kann ich meine Abrechnung noch einreichen und meine Kosten zurückerstattet bekommen?
Antwort: Abrechnungen, die 60 Tage nach dem monatlichen Einsendeschluss eingehen, werden nicht mehr
rückerstattet.
12. Frage: Werden meine Ausgaben im Zusammenhang mit GMT-/GLT- oder CEP-Treffen auf
Multidistriktebene erstattet? Antwort: Ja, allerdings zählen sie als eine Ihrer genehmigten
Multidistriktveranstaltungen für das Jahr. Falls eine Multidistriktveranstaltung in Ihrem Subdistrikt
stattfindet, kann diese als Distriktveranstaltung gerechnet werden.
13. Frage: Werden Kreditkartenbelege als Quittungen akzeptiert? Antwort: Nein. Die
Rückerstattungsrichtlinien verlangen eine Quittung mit einzeln aufgeführten Posten. Diese kann als
Zahlungsbeleg verwendet werden.
14. Frage: Wohin schicke ich meine Spesenabrechnung? Antwort: Schicken Sie Ihre Abrechnung entweder per
E-Mail an die auf dem Spesenabrechnungsformular angegebene E-Mail-Adresse oder schicken Sie sie per
Post an LCI Headquarters , 300 W. 22nd Street, Oak Brook, IL 60523-8842 U.S.A. Atten: District & Club
Division
FAQ GE 2015-16

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