Healthy Meetings

Healthy Meetings
Gesunde Tipps für effiziente Meetings
Gesunde Tipps für effiziente Meetings
Kennen Sie das? Morgens um 10 Uhr und bereits das zweite Meeting des Tages ist
angebrochen. Das Gipfeli aus der Znüni-Pause liegt noch etwas schwer im Magen
und irgendwie kommen Sie nicht richtig in die Gänge – ein Blick in die Runde sagt Ihnen, dass es anderen gleich geht. Das Meeting gestaltet sich dann auch entsprechend
schleppend, ein Ergebnis liegt noch in weiter Ferne. Und im Kopf schwirren unerledigte
Pendenzen herum, die Sie – nach dem täglichen Sitzungsmarathon – noch erledigen
müssen.
Müdigkeit, Konzentrationsabfall und unproduktiven Meetings müssen nicht sein! Unsere gesunden Tipps helfen Ihnen dabei, Meetings und Seminare möglichst effizient und
produktiv zu gestalten.
Und: Gegen möglichst stressfreie Sitzungen lesen Sie das Interview mit unserem Psychologen Marc Stoll.
Viel Spass wünscht
Team Corporate Health, Medbase
Inhalt
•Energyboost für müde Hirnzellen
•Move your brain!
•Interview: So gelingen Meetings stressfreier
Impressum
Redaktion und Gestaltung: Medbase AG
Bilder: Medbase AG und iStock
© 2015 Medbase AG, Winterthur
Energyboost für müde Hirnzellen
Die beliebten Klassiker zur Verpflegung in Meetings sind oft fett -und zuckerreich, so dass der
Blutzucker schnell ansteigt und wieder absinkt. Diese Schwankungen machen sich durch Unkonzentriertheit, Müdigkeit und Heisshunger bemerkbar. Mit folgenden Alternativen bringen
Sie mehr Power in Ihr Meeting.
Die Klassiker
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Geeignete Alternativen
Getränke
Süssgetränke (Cola, Rivella etc.)
Fruchtsäfte
Kaffee
Red Bull
• Früchtetee (z.B. auch gekühlt mit
Zitrone)
• Wasser
• Mineral mit Geschmack
• Verdünnte Fruchtsäfte
Pause / während Meetings
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Gipfeli, Semmeli
Schokoladenbrötchen
Gesalzene Nüsslis
Salzstangen
Guetzli, Kekse
Kuchen, Schokolade
• Fleisch-oder Käsebaguettes
• Brezel mit Butter
• Chäschüechli, Schinkengipfeli
• Saisonales Frischobst, Smoothie
(kleine Portion, 2dl)
• Trockenobst kombiniert mit Nüssen
(z.B. Cranberries, Ananas, Aprikosen, Baumnüsse & Cashewkerne)
• Mini-Gebäck (Croissants,
Vollkorn- oder Früchtebrötchen)
• Müsli mit Joghurt
Lunch
• Vollkornsandwich mit gegrilltem
Gemüse, Frischkäse, Kräuteraufstrich oder Trockenfleisch / Poulet
• Salat (z.B. im Becher)
• Kräuterquarkdip mit Gemüse
Tipps für mehr Power
• Vollkornprodukte helfen, den Blutzucker länger stabil zu halten und das Völlegefühl nach dem
Essen zu reduzieren
• Reichlich und regelmässig ungesüsste Getränke anbieten
• Kleine Portionen anbieten
• Koffeinhaltige Getränke in moderaten Mengen (ca. 2 – 4 Tassen pro Tag) können die Konzentration steigern. Höhere Dosen können jedoch Unruhe verursachen oder verstärken
Move your brain!
Schon kurze Bewegungspausen oder Aufstehen während eines Meetings zahlen sich durch
eine gesteigerte Konzentrationsfähigkeit aus, da Körper und Gehirn stärker durchblutet werden. Auch ärgerliche Verspannungen, die durch das Dauersitzen entstehen, lassen sich so vermeiden.
So bringen Sie mehr Bewegung in Ihr Meeting: • Sequenzen mit Lockerungs-und Stretchingübungen einplanen, die auch in Business-Klei• Sitzungen (oder einen Teil davon) im Stehen
der und ohne zu schwitzen möglich sind (siehe
abhalten, Stehpulte oder -tische anschaffen
Übungstipps)
oder bestehendes Mobiliar als Stehtische um• Falls es nicht vorangeht beim Meeting: kurze
funktionieren
Bewegungspause einbauen
• Besprechungen im Gehen abhalten (z.B. 1:1
• Bei mehrtägigen Meetings: Location mit SportMeetings)
möglichkeit aussuchen oder Fitnessblock ins
• Pausen einplanen und für einen kurzen Gang
Programm einplanen (z.B. mit externem Fitan die frische Luft nutzen (5 – 10 Minuten Paunesstrainer), am Morgen vor dem Meeting ein
se nach 45 Minuten, 10 – 15 Minuten nach 90
gemeinsames Sport/Bewegungsprogramm anMinuten)
bieten
Weitere Tipps
• Wichtige Meetings nicht zu früh am Morgen planen, da sich dann manche Leute noch in der
sogenannten «Anlaufphase» befinden. (z.B. besser um 10:00 – 12:00 Uhr)
• Vor dem Meeting das Sitzungszimmer gut durchlüften
• Gewusst? Meetings im Stehen fördern kurze Redebeiträge und die Teilnehmer fokussieren
sich vermehrt auf wichtige Themen
1
Move your brain!
2
Mit der
Hand
Richtung
Decke
über den
Kopf zur
anderen
Seite ziehen, 10 Mal,
dann Seite
wechseln.
3
Langsam nach vorne beugen und
Arme / Kopf
locker hängen
lassen, langsam
wieder aufrichten, Arme zur
Decke ziehen.
10-15 Mal.
Arme seitlich auf
Schulterhöhe,
abwechslungsweise ein
Daumen nach
oben strecken
und zur Seite
schauen, wo
Daumen oben
ist. 5-10 Mal.
4
Vom Becken aus eine Ganzkörper-Drehung durchführen, nach
rechts und nach links drehen,
die Arme schwingen locker mit,
15-20 Mal.
Tipp
• Knie immer leicht gebeugt halten
• Atmen nicht vergessen!
So gelingen Meetings stressfreier
Meetings nehmen immer mehr Raum ein Prozess fast nicht aus und müssen lernen, dass
im Berufsalltag. Produktiv sind jedoch bei nicht immer der direkte Weg zum Ziel führt.
weitem nicht alle. Marc Stoll, Psychologe und Psychotherapeut, Medbase, gibt
Tipps, wie Meetings stressfrei und effizienter gestaltet werden können.
Marc Stoll, was «stresst» in Meetings?
Der Gründe gibt es viele.
Auf der strukturellen Ebene
sind es unklare Traktanden,
schlechtes Zeit- und Prioritätenmanagement, unklare
Führung oder Diskussionen über die Protokollführung. Dazu kommen Seitengespräche, Lästern über
Kunden oder selbstdarstellerische Kollegen, die in
Marc Stoll,
Psychologe und
endlosen Monologen viel
Psychotherapeut,
Raum einnehmen und nicht
Medbase
gestoppt werden.
In letzter Zeit höre ich auch immer wieder, dass
Mitarbeitende während Meetings auf dem Natel surfen. Ein Hauptübel ist, dass die Zahl der
Meetings, nicht aber deren Produktivität gestiegen ist. Ich kenne Institutionen und Betriebe, da
sitzt man auch ohne Traktanden bis zur letzten
Minute herum, einfach weil es immer so war.
Hier passt das deutsche Wort «Sitzung» auch
besser als Meeting. Man hat das Gefühl, man
vertrödelt Zeit, die man woanders besser nutzen
könnte. Das stresst und lähmt die Kreativität und
die Produktivität.
Auf der anderen Seite habe ich selber einmal in
einer Institution gearbeitet, wo die Meetings ein
«Dauer-Gähner» waren. Der Sitzungsleiter war
zwar ein brillanter Denker in seinem Fachbereich,
von Menschenführung hatte er aber wenig Ahnung. Als er sich einmal in der Pause beklagte, wie
ihn diese Sitzungen anstrengen würden, habe ich
ihm vorgeschlagen, dass doch sein Stellvertreter
«Ein Hauptübel ist, dass die Zahl der
Meetings, nicht aber deren Produktivität gestiegen ist»
die Sitzungsleitung übernehmen könne. Am Ende
waren alle zufrieden. Die Meetings wurden flüssiger und wir konnten von den fachlichen Inputs
des ehemaligen Sitzungsleiters profitieren. Fand
ich ihn als Sitzungsleiter noch eine Zumutung, so
waren seine Beiträge als Teilnehmer eine echte
Bereicherung. Leider sind in vielen Betrieben solche Entscheide wegen des Hierarchiegerangels
Was ist, wenn ein Meeting nicht richtig voran- nicht möglich. Freiwillig die Sitzungsleitung abzugeben käme beruflichem Selbstmord gleich. Hier
geht?
Hier stellt sich die Frage, ob es am Thema, an der müsste man nach anderen Lösungen suchen.
Sitzungsstruktur, am Sitzungsleiter oder an mir
selber liegt? Manchmal ist es wichtig, dass zuerst
alle Meinungen Gehör finden, bevor man entscheidet. Ungeduldige Menschen halten diesen
Wie reagiere ich am besten, wenn das Meeting
hitzig wird?
Mal davon abgesehen, dass es immer eine Temperaments- und Interpretationsfrage ist, kommt
«Wo Harmonie-Terror und Konfrontationsverbot herrscht ist Stillstand»
es hier primär drauf an, ob ich Sitzungsleiter,
langjähriger Mitarbeiter oder Praktikant bin. Als
Sitzungsleiter habe ich nicht nur den grössten
Einfluss, sondern bin auch verpflichtet, aktiv einzugreifen, wenn das Meeting destruktive Formen
annimmt. Auch hier beginnt die Intervention mit
der Analyse.
Es kann durchaus sinnvoll sein, wenn es einmal
konfrontativ und hitzig wird und die wirklich relevanten Themen so endlich auf den Tisch kommen. Wo «Harmonie-Terror» und Konfrontations-
fe nicht vermeiden oder verbieten. Die Frage ist,
bin ich Hahn oder Huhn und wie sieht mein Arbeitsumfeld aus? Aus gekränktem Stolz in einem
Machtkampf mit dem Chef vor versammelter Gesellschaft zu gehen halte ich nicht als weise. Da
ist es besser, das Ganze an sich vorbeiziehen zu
lassen. Allenfalls kann man am Schluss noch so
etwas sagen wie «Ich fühle mich durch Ihre Aussage falsch verstanden und zurückgesetzt».
Wenn ich von meinen Gefühlen rede, dann beleidige ich niemanden, gebe aber auch nicht einfach klein bei. Das allerdings ist nur in Betrieben
möglich, wo das Reden über Gefühle nicht gleich
als Schwäche angesehen wird. Wenn mein Mitstreiter persönlich «auf Mann spielt» und unfair
wird, dann kann man diesen zum Beispiel elegant
auffliegen lassen mit einer Bemerkung wie «Wir
verlieren an Höhe, Herr Müller». Leider kommen
einem solche Sätze meistens erst dann in den
Sinn, wenn das Ganze bereits vorbei ist.
Aber ist es nicht manchmal klüger, gar nichts
zu tun?
Das trifft in vielen Fällen sicher zu. Wir leben in
einer narzisstischen Gesellschaft, wo eine Kritik
schnell als Majestätsbeleidigung angesehen wird.
Ich hatte es kürzlich mit einem Lehrling im ersten
Lehrjahr zu tun, der sich weigerte den Boden der
Werkstatt zu wischen und die Aufgabe als Demütigung empfand. Hier wäre es tatsächlich klüger gewesen, den legitimen Auftrag anzunehmen
und auszuführen. Wenn ich aber als Chefsekretärin aus Angst jeden potentiellen Konflikt von
verbot herrscht, ist Stillstand und es entsteht keine Anfang an vermeide, dann bin ich im Tiefstatus
Innovation. Wenn aber immer die gleichen Al- und werde dementsprechend behandelt. Hier ist
pha-Männer sich herausfordern und damit Teams es ratsam, sich nicht ständig zum Huhn machen
und Projekte behindern, dann muss das zum
Thema werden. Dumm ist es natürlich, wenn der
«Es ist ratsam, sich nicht ständig zum
Chef selber Teil des Problems ist.
Huhn machen zu lassen und auch einmal auf die Hinterbeine zu stehen»
Wie lassen sich Hahnenkämpfe vermeiden?
Wo Menschen zusammen arbeiten gibt es Hierarchien. Das mussten auch soziale Institutionen zu lassen und auch einmal auf die Hinterbeine zu
und Betriebe mit flachen Hierarchien schmerzhaft stehen und deutlich Position zu beziehen.
erkennen. So gesehen lassen sich Revierkämp-
Was raten Sie, um ein Meeting möglichst
stressfrei für alle Beteiligten zu gestalten?
Wenn die wichtigsten Traktanden, die Reihenfolge, die Vorgaben und die Ziele zu Beginn klar
sind, dann gibt das Orientierung. Das Meeting
sollte auch pünktlich beginnen und enden. So vermeidet man, dass Mitarbeitende zu spät kommen
und man endlos Zeit verschwendet, weil man ja
weiss, dass man aus dem Vollen schöpfen kann.
Wenn man mit den Themen durch ist, darf die
Psychologe auch über die Pädagogik oder den
Kauf des WC-Papiers seinen Senf geben kön-
Sitzung auch einmal früher zu Ende sein und wird
nicht künstlich in die Länge gezogen. So bestraft
man nur die Teilnehmenden und sendet das Signal aus, dass man beim nächsten Mal doch wieder etwas ausufernder reden könnte. Alle Mitarbeiten, die am Tisch sitzen, sollten auch wirklich
in ihrem Bereich einen Beitrag leisten. Es kann
nicht sein, dass nur die Hälfte der Anwesenden
sich vom Thema wirklich angesprochen fühlt.
In einigen sozialen Institutionen herrscht manchmal noch heute der Glaube, dass alle Mitarbeitende zu allem etwas zu sagen hätten. Dass der
hineingerät und eine Episode an die andere reiht,
dann muss interveniert werden. Seitengespräche
sind ein «No-Go». Die Stossrichtung sollte nicht
darauf gelegt werden, was alles schwierig ist und
warum etwas nicht geht, sondern klar nach Vorne. Sonst ist die Gefahr gross, dass man am Ende
frustrierter ist als zu Beginn. Nach dem Meeting
müssen alle wissen, wer bis wann was zu tun hat.
Es versteht sich von selbst, dass das bindend ist
und nicht jede Woche die gleichen Aufgaben verteilt werden. Was ich hier erzähle ist nichts Neues. Doch leider harzt es in der Praxis immer an
den vermeintlich einfachsten Dingen.
«Nach dem Meeting müssen alle wissen, wer bis wann was zu tun hat»
ne. Das ist falsch verstandene Basisdemokratie.
Wenn jede Woche endlos über die gleichen Themen diskutiert wird, man in «Lästergeschichten»
Wie gehe ich mit Nervosität in Meetings um?
Zuerst einmal ist es wichtig, die eigene Nervosität
nicht gleich wegmachen zu wollen im Sinne von
«jetzt sei doch nicht so nervös». Besser ist, sich
darüber klar zu werden, was konkret das Gefühl
der Nervosität auslöst. Gefühle sind nicht einfach
unnütz, sie wollen einem etwas sagen.
Es ist etwas anderes, ob ich generell Angst vor der
Bewertung der Chefin habe oder ob ich schlichtweg unvorbereitet in die Sitzung gehe und hoffe,
dass sie mich nicht anspricht. Erst wenn ich mir
dessen bewusst bin, kann ich wirksam handeln.
mir eine Entspannungsübung vor dem Meeting
wenig. Dann bringt nur seriöse Vorbereitung ein
Gefühl von Sicherheit.
Was ist für Sie persönlich ein gutes Meeting?
Jedes Meeting ist ein Erfolg, wenn man mit mehr
herauskommt als man hineingegangen ist. Das
muss nichts weltbewegendes sein. Mein persönlicher Favorit sind die Meetings, die ich in Form
eines Projektauftrages mit zwei Betriebsleitern
viermal pro Jahr durchführe. Per Mail bestimmen
wir die Prioritäten und treffen uns für einen gemeinsamen Spaziergang von zwei Stunden.
Ich bin immer wieder erstaunt über den Fakt, dass
«Ich bin immer wieder erstaunt, dass
ausserhalb der begrenzten Mauern durch den simdurch den simplen Fakt der Bewegung
plen Akt der Bewegung in der Natur die besten
in der Natur die besten Ideen entstehen»
Ideen entstehen. Das öffnet die Denkräume und
bringt Schwung in die Projekte, so dass wir auch
Wenn ich einen fachlichen Input halten sollte, bei schlechtem Wetter und im Winter nicht darauf
aber mein Metier nicht beherrsche, dann nützt verzichten.

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