Seminarpräsentation - Hochschule Hannover

Erstellen von
Verfahrensbeschreibungen nach
§ 8 des Niedersächsischen
Datenschutzgesetz
Seminar am 13.01.2016
Prof. Dr. Stephan König, Robin Ziert, Anke Hirte, 13.01.2016
Die Datenschutzbeauftragten der HsH
Datenschutzbeauftragter
Stellv. Datenschutzbeauftragter
Prof. Dr. Stephan König
Robin Ziert
Fakultät IV
Abt. Wirtschaftsinformatik
Justiziariat
Sekretariat
Anke Hirte
Justiziariat der
Hochschule Hannover
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Grundsätze des Datenschutzes
• Datensparsamkeit
• Datenvermeidung
• Erforderlichkeit
• Zweckbindung
• Transparenz
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Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
• Schutz der Rechte der Mitglieder und Angehörigen auf
informationelle Selbstbestimmung.
• Beratung und Kontrolle der Organisationseinheiten, damit
deren eigene Datenschutzverantwortung gewahrt werden
kann.
• Durchführung von Vorabkontrollen beim Einsatz neuer
Technologien oder sensibler Daten.
• Führen des Verfahrensverzeichnisses.
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Aufgaben der Öffentlichen Stelle
• Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben insbesondere
des Niedersächsischen Datenschutzgesetzes (NDSG).
• Das NDSG ist anwendbar, wenn personenbezogene Daten (oder
personenbeziehbare Daten wie z.B. die Matrikelnummer)
verarbeitet werden.
• Die Verarbeitung personenbezogener Daten bedarf stets einer
gesetzlichen Grundlage (§ 4 Abs. 1 NDSG)
• Andernfalls kann eine Ordnungswidrigkeit (§ 29 NDSG) oder
sogar eine Straftat (z.B. § 28 NDSG) vorliegen.
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Weitere Grundsätze bei automatisierter Verarbeitung
• Werden Daten automatisiert (elektronisch) verarbeitet, so
gelten weitere Vorgaben:
• Automatisierte Verarbeitung ist nur mit sicherer Technik
zulässig ( § 7 Abs. 1; ggf. Vorabkontrolle nach § 7 Abs. 3
NDSG)
• Die Darstellung der Verarbeitung in einer
Verfahrensbeschreibung (§ 8 NDSG) ist erforderlich
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Merkblatt Datenschutz
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Merkblatt Datenschutz
Quelle: http://www.hs-hannover.de/fileadmin/media/doc/datenschutz/Merkblatt_Datenschutz.pdf
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Fragen?
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Sinn und Zweck der Verfahrensbeschreibung
Die Verfahrensbeschreibung dient
- der Information der Öffentlichkeit, damit diese einen
Überblick über die bei der Behörde eingesetzten Verfahren
sowie Art und Umfang der verarbeiteten Daten erhalten
kann
- Der internen Kontrolle, damit Risiken (z.B. eine
ordnungswidrige Datenverarbeitung) minimiert werden
Der behördeninterne Teil enthält zudem die zum Verständnis
der Arbeitsweise des automatisierten Verfahrens notwendigen
Informationen. Diese Angaben sind notwendig, um die
Sicherheit der Datenverarbeitung beurteilen zu können.
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Wer erstellt eine Verfahrensbeschreibung?
Die Verfahrensbeschreibung wird von der öffentlichen Stelle,
die das Verfahren betreibt, gefertigt.
Für die an der Hochschule Hannover betriebenen Verfahren
ist die Hochschule Hannover die „öffentliche Stelle“.
Die Hochschule wird grundsätzlich gem. § 37 Abs. 1 NHG
durch das Präsidium vertreten.
Mit Beschluss vom 30.11.2015 hat das Präsidium die
Zuständigkeit für das Erstellen und Überwachen von
Verfahrensbeschreibungen innerhalb der HsH geregelt.
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Verantwortlichkeit für das Erstellen der
Verfahrensbeschreibungen an der HsH
1. Die Verantwortlichkeit für die Erstellung von
Verfahrensbeschreibungen der Verwaltungseinheiten obliegt
der Leitung der jeweiligen Organisationseinheit (OE).
2. Die Verantwortlichkeit für die Erstellung von
Verfahrensbeschreibungen der Fakultäten obliegt dem
jeweiligen Dekanat.
3. Die Verantwortlichkeit für die Erstellung von
Verfahrensbeschreibungen bei Forschungsvorhaben obliegt
der jeweiligen Projektleitung.
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Formular „Verfahrensbeschreibung“ an der HsH und
Ausfüllhinweise zum Formular auf der Homepage
http://www.hs-hannover.de/datenschutz/verfahrensbeschreibungen/erstellen-von-verfahrensbeschreibungen/index.html
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Formular „Verfahrensbeschreibung“ an der HsH
Ausgehend von den Anforderungen des § 8 NDSG werden im Formular folgende
Informationen abgefragt:
1. die Bezeichnung der automatisierten Verarbeitung und ihre Zweckbestimmung,
2. die Art der gespeicherten Daten sowie die Rechtsgrundlage ihrer Verarbeitung,
3. der Kreis der Betroffenen,
4. die Art regelmäßig zu übermittelnder Daten, deren Empfänger, in den Fällen der
§ 6 (Auftragsdatenverarbeitung) auch die Auftragnehmer, sowie die Herkunft
regelmäßig empfangener Daten,
5. die Absicht, Daten in Staaten nach § 14 zu übermitteln,
6. Fristen für die Sperrung und Löschung der Daten,
----------------------------------(behördeninterner Teil)-----------------------------------------------7. die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 7,
8. die Betriebsart des Verfahrens, die Art der Geräte sowie das Verfahren zur
Übermittlung, Sperrung, Löschung und Auskunftserteilung.
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Übung (3 Gruppen)
Themen:
A. Anschreiben von Umfrageteilnehmern durch OE unter
Nutzung der in der Studierendenverwaltung gespeicherten
E-Mailadressen
B. Erfassung/Aufbereitung von Bewerberdaten im Rahmen
eines Einstellungsverfahrens
C. Erhebung von Leistungs- /Gesundheits- und
Bewegungsdaten im Rahmen eines Forschungsvorhabens
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Sonderfall Videoüberwachung
Für den Einsatz von Videokameras steht ein
gesondertes Formular auf den Seiten der
Landesbeauftragten für den Datenschutz zur
Verfügung.
Vor der Installation einer Videokamera ist regelmäßig
auch eine gesonderte Vorabprüfung durch den
Datenschutzbeauftragten erforderlich.
Bitte nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit uns auf.
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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