Hinweise zur Projektdurchführung (FAQs)

FAQs - Leitaktion 1 Mobilität in der beruflichen Aus- und Weiterbildung und Erwachsenbildung
Projektdurchführung Antragsrunde 2014
HINWEISE zur Projektdurchführung
Antragsrunde 2014
Leitaktion 1 Mobilität in der beruflichen Aus- und Weiterbildung
und Erwachsenenbildung
Inhaltsverzeichnis
1. Finanzhilfevereinbarung
2. Übertragung von Fördermittel
3. Förderfähige Aktivitäten und Ausgaben
4. Teilnehmer/-innen-Vereinbarung / Lernvereinbarung / Arbeitsprogramm
5. Berichte /Berichtsdatenbank Mobility Tool+
6. Belege / Nachweise
Legende:
gelb
neue Frage/Antwort ist farblich (Hintergrund) markiert
Frage 2.9 wurde aktualisiert
© NA beim BiBB
Stand: 17.08.2015
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Projektdurchführung Antragsrunde 2014
Lese-Hinweis: Die Antworten auf die Fragen können sich auf beide Bildungsbereiche (berufliche Aus- und Weiterbildung auf der einen Seite und
Erwachsenbildung auf der anderen Seite) beziehen oder nur auf einen der beiden Bildungsbereiche. Die jeweilige Geltung haben wir deshalb farblich
(Hintergrund) markiert.
Ohne Farbe
Beide Bereiche (berufliche Bildung + Erwachsenenbildung)
blau
Berufliche Bildung
grün
Erwachsenenbildung
1. Finanzhilfevereinbarung
Frage
Antwort
Die Finanzhilfevereinbarung reguliert die Beziehungen zwischen der Nationalen Agentur und dem Zuschuss-Empfänger. Bestandteil der Finanzhilfevereinbarung sind auch die
Dokumente Anhang I (Projektbeschreibung), Anhang II (Veranschlagtes Budget), Anhang III (Finanz- und Vertragsbedingungen).
Bitte beschäftigen Sie sich intensiv mit der Finanzhilfevereinbarung.
1.1. Wann wird die Vorauszahlung ausgezahlt?
Innerhalb von 30 Tagen nach Inkrafttreten der Vereinbarung erhält der Zuschussempfänger 80%
der bewilligen Fördermittel – vorbehaltlich der Bonitätsprüfung.
1.2. Was ist im Vertrag mit „Sachleistung Dritter“ (Art. II 16.5) gemeint?
Damit sind von Dritten erbrachte Sacheinlagen und –leistungen gemeint; diese sind nicht
förderfähig.
1.3. Gibt es eine gewisse Flexibilität bei der Projektdurchführung?
Aufgrund der Flexibilität bei der Gestaltung der Auslandsaufenthalte (Open-Flow-Management)
kann der Zuschussempfänger Änderungen des Aufenthaltszeitraums und der Partner sowie des
Ziellandes ohne vorherige Zustimmung der NA vornehmen. Dabei müssen die im Antrag
beschriebenen Inhalte des Projektes gewahrt bleiben und die Änderungen im Abschlussbericht
begründet werden. Die NA beim BIBB wird im Rahmen der Evaluation des Abschlussberichtes
die Begründung der Veränderung beurteilen. Die Regulierung der Übertragung von
Fördermitteln zwischen den verschiedenen Budgetkategorien untereinander ist hier dringend
zu beachten (s. Punkt 2 Hinweise zur Projektdurchführung).
Die maximale Fördersumme kann sich durch die Änderungen reduzieren (z.B. Aufenthaltskosten
bei Ziellandwechsel), sie kann jedoch nicht erhöht werden.
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1.4. Wann ist eine Änderung der Finanzhilfevereinbarung notwendig,
d.h. in welchen Fällen muss ein Änderungsantrag bei der NA gestellt
werden?
Folgende Änderungen im Projekt bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der NA
beim BIBB und werden in der Regel in einer Änderungsvereinbarung festgehalten:

Mittel, die nicht mehr in Anspruch genommen werden, sind der NA beim BIBB
unverzüglich per Änderungsantrag zu melden, soweit die Reduzierung mehr als 10%
der bewilligten Fördersumme und gleichzeitig mehr als 5.000 € beträgt

Falsch zugeordnete Zielgruppe der Lernenden im Antrag (eine Änderung muss vor
Ausreise von der NA beim BIBB bewilligt worden sein), s. 2.1

Umfirmierung des Projektträgers

Änderungen der inhaltlichen Ausgestaltung des Projektes (z. B. der fachlichen Inhalte,
Berufsgruppe).
Eine Änderung in der Vereinbarung muss der NA beim BIBB rechtzeitig, bevor die Änderung
wirksam werden soll, übermittelt werden (s. Finanzhilfevereinbarung Art. II.1). Eine Vorlage für
einen Änderungsantrag finden Sie im Dokumentencenter auf der NA-Website.
1.5. Wann ist eine Änderung der Finanzhilfevereinbarung notwendig,
d.h. in welchen Fällen muss ein Änderungsantrag bei der NA gestellt
werden?
Folgende Änderungen im Projekt bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der NA
beim BIBB und werden in der Regel in einer Änderungsvereinbarung festgehalten:

Mittel, die nicht mehr in Anspruch genommen werden, sind der NA beim BIBB
unverzüglich per Änderungsantrag zu melden, soweit die Reduzierung mehr als 10%
der bewilligten Fördersumme und gleichzeitig mehr als 5.000 € beträgt

Umfirmierung des Projektträgers

Änderungen der inhaltlichen Ausgestaltung des Projektes (z. B. der fachlichen Inhalte,
Berufsgruppe).
Eine Änderung in der Vereinbarung muss der NA beim BIBB rechtzeitig, bevor die Änderung
wirksam werden soll, übermittelt werden (s. Finanzhilfevereinbarung Art. II.1). Eine Vorlage
für einen Änderungsantrag finden Sie im Dokumentencenter auf der NA-Website.
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2. Übertragung von Fördermittel
Frage
Antwort
Mit einer Übertragung von Fördermitteln ist eine Anpassung des genehmigten Budgets durch Übertragung zwischen den verschiedenen Budgetkategorien untereinander
gemeint. Solch eine Übertragung von Fördermitteln gilt nicht als Vertragsänderung.
Eine Übertragung von Fördermitteln darf nicht die Umsetzung des Projekts (Anhang I: Projektbeschreibung) ändern.
2.1. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Lernende in
Unternehmen auf die Kategorie Lernende in schulische und andere
Einrichtungen übertragen werden?
Grundsätzlich nein. Es ist lediglich der andere Weg erlaubt, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art.
I.3.2. Pkt. e.
Falls Projektträger diesen Sachverhalt bei der Antragstellung nicht berücksichtigt haben sollten,
bieten wir den Projektträgern an, nachträglich – jedoch vor Ausreise – die Behebung dieses
Fehlers in einem Änderungsantrag zu begründen.
2.2. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Lernende in
Unternehmen oder Schulen/andere Einrichtungen auf die Kategorie
Bildungspersonal (staff) übertragen werden?
Nein. Es ist jedoch möglich, bewilligte Teilnehmer der Zielgruppe „Bildungspersonal“ in
„Lernende“ umzutauschen (s. Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2). Da diese Möglichkeit in der
Finanzhilfevereinbarung vereinbart ist, ist kein Änderungsantrag notwendig.
2.3. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie sprachliche
Unterstützung auf die Kategorie Fahrtkosten und individuelle
Unterstützung/Aufenthaltskosten übertragen werden?
Ja, bis zu 50%, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2.
2.4. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie organisatorische
Unterstützung auf die Kategorie Fahrtkosten und individuelle
Unterstützung/Aufenthaltskosten übertragen werden?
Ja, bis zu 100%, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2
2.5. Können bewilligte Fördermittel prinzipiell auf die Kategorie
Unterstützung bei besonderem Bedarf (Teilnehmende mit Behinderung)
übertragen werden?
Ja, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2
2.6. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Fahrtkosten und
individuelle Unterstützung/Aufenthalt auf die Kategorie organisatorische
Unterstützung übertragen werden?
Nein, siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.3.2
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2.7. Können bewilligte Fördermittel prinzipiell auf die Kategorie
Außergewöhnliche Kosten übertragen werden?
Nein. Außergewöhnliche Kosten müssen bei Antragstellung beantragt und bewilligt worden
sein.
2.8. Wenn der Projektträger weniger Geld für die Fahrt ausgibt, kann der
Restbetrag auf die Aufenthaltskosten übertragen werden?
Die Kategorien Fahrtkosten und individuelle Unterstützung/Aufenthalt werden auf
Stückkostenbasis abgerechnet. Im Falle einer Belegprüfung müssen nicht die Ausgaben, sondern
die Aktivität nachgewiesen werden.
2.9. Können bewilligte Fördermittel der Kategorie Begleitperson auf die
Kategorie Bildungspersonal (staff) übertragen werden? (Bsp.: wenn es doch
keine minderjährigen Lernenden gibt)?
Ja, aber nur, wenn die Begleitperson als Bildungspersonal beantragt wurde.
Begleiter, die irrtümlicherweise als Lernende beantragt und bewilligt wurden, können nicht in
staff umgewidmet werden (nur in Lernende). Kosten für die Kategorie organisatorische
Unterstützung werden nicht erhöht.
3. Förderfähige Aktivitäten und Ausgaben
Frage
Antwort
3.1. Was ist der förderfähige Zeitraum?
Projektaktivitäten können zwischen dem 01.06.2014 und 31.12.2014 beginnen und 12 oder 24
Monate andauern. Aktivitäten außerhalb dieses Zeitraumes sind nicht förderfähig (s.
Finanzhilfevereinbarung, Art. I.2.2).
3.2. Was ist mit Auftragsvergabe und Unteraufträgen gemeint?
Die Durchführung von Unteraufträgen betrifft Leistungen von Dritten (anderen als den
unmittelbaren Projektpartnern); ein Projektpartner kann keinen Unterauftrag durchführen.
Die Finanzhilfevereinbarung, Art. II.9 bzw. Art. II.10 definieren die Durchführung einer
Auftragsvergabe durch den Zuschussempfänger bzw. eines Unterauftrages durch einen Dritten.
Das Vergabeverfahren hängt v.a. von der Höhe des Auftrages ab: Liegt der Auftragswert unter
25.000,- EUR (netto) kann freihändig vergeben werden. Hierbei gilt:

Bei einem Auftragswert unter 500,- EUR (netto) muss kein Vergabeverfahren durchgeführt
werden, also insbesondere keine Vergleichsangebote eingeholt werden. Bei diesem
„Direktkauf“ sind die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu
beachten.

Bei einem Auftragswert zwischen 500,- EUR (netto) und 1.000,- EUR (netto) können die
Vergleichsangebote telefonisch eingeholt werden. Die Preisermittlung ist aktenkundig zu
machen.
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Frage
Antwort


Bei einem Auftragswert zwischen 1.000,- EUR (Netto) und 10.000,- EUR (netto) sind drei
schriftliche Vergleichsangebote anzufordern.
Bei einem Auftragswert zwischen 10.000,- EUR (netto) und 25.000,- EUR (netto) muss die
Aufforderung zur Abgabe eines Angebots schriftlich inklusive Leistungsbeschreibung
erfolgen.
In jedem Fall sind die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
3.3. Ist der Projektträger verpflichtet, Unteraufträgen der NA anzuzeigen?
Nein.
Wenn der Zuschussempfänger für die Durchführung einer Veranstaltung zur kulturellen
Vorbereitung eine dritte Organisation beauftragt, müssen die Kosten hierfür (wenn nicht
anders genehmigt) aus der Kategorie Organisationskosten getragen werden. Bei der
Auftragsvergabe müssen die o.g. Bedingungen eingehalten werden. Da der Zuschussempfänger
diesen Unterauftrag gegenüber der NA nicht als förderfähige Ausgabe einreicht, ist kein Antrag
und keine Genehmigung seitens NA notwendig.
3.4 Müssen für Fahrt- und Aufenthaltskosten von dem Projektträger
Vergleichsangebote eingeholt werden?
Zum jetzigen Zeitpunkt gehen wir davon aus, dass für Fahrt- und Aufenthaltskosten (die bspw.
durch ein Reisebüro gebucht werden) keine Vergleichsangebote eingeholt werden müssen.
Diese und andere Fragen sind z.T. noch in der Bearbeitung durch die Europäische Kommission.
3.5. Kann ich nachträglich einen (deutschen) Partner aufnehmen, um
dadurch eine Untervergabe zu umgehen?
In keinem Fall kann eine deutsche Einrichtung Partner im Sinne des Vertrages sein (Ausnahme
Konsortien). Ein neuer Partner muss eine aufnehmende Einrichtung in einem anderen
Programmland sein.
3.6. Kann eine Person mehr als einmal gefördert werden?
Ja. Ein Teilnehmender kann mehrmals unterschiedliche Mobilitäten durchführen.
Die Gesamtaufenthaltsdauer bei Lernende von max. 12 Monaten darf nicht überschritten
werden, und der Mindestsaufenthalt beträgt 14 Tage pro Mobilität. Ein Praktikum, ein Kurs
(Sprachkurs) oder ein schulischer Aufenthalt in einer Partnereinrichtung muss mindestens 10
Arbeitstage umfassen.
Die Gesamtaufenthaltsdauer beim Bildungspersonal von max. 2 Monaten darf nicht
überschritten werden, und der Mindestsaufenthalt von 2 Tagen pro Mobilität (ohne Reisetage)
muss eingehalten werden.
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Frage
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Ja. Eine Person kann mehrmals unterschiedliche Mobilitäten durchführen. Die
Gesamtaufenthaltsdauer von max. 2 Monaten darf nicht überschritten werden.
Mindestaufenthalt von 2 Tagen pro Mobilität (ohne Reisetage) muss eingehalten werden. (s.
Artikel 2.4 der TN-Vereinbarung).
3.7. Wenn eine Person im Rahmen eines Projektes an mehreren
Mobilitäten teilnimmt, wie berechnet sich dann die Förderung
(Fahrtkosten, Aufenthaltskosten, sprachliche Vorbereitung,
Organisatorische Unterstützung)?
Für die Person können Fördermittel pro Mobilität für alle Kostenarten beantragt werden
(sprachliche Vorbereitung für Maßnahmen von 1 bis 12 Monaten nur für Lernende).
3.8. Wie wird die Entfernung von Standort der entsendenden Einrichtung
bis zum Standort der aufnehmenden Einrichtung berechnet?
Die Entfernung wird mit Hilfe des Online-Entfernungsrechners der EU Kommission festgestellt.
Der Link zum Online Tool „Distance Calculator“ befindet sie auf der Homepage der NA im
Dokumentencenter. Die mit der Distanz verbundene Höhe des Zuschusses beinhaltet die Hinund Rückreise.
3.9. Wie werden Begleitpersonen gefördert?
Begleitpersonen können als Begleitung für minderjährige und benachteiligte Lernende in der
Berufsbildung und für alle Teilnehmenden mit besonderem Bedarf beantragt werden. Das
Verhältnis der Begleitpersonen sollte ungefähr im Verhältnis 1:10 bestehen (Ausnahme:
Begleiter für behinderte Personen können im Verhältnis 1:1 gefördert werden). Die
Aufenthaltsdauer kann zwischen 2 und 60 Tagen betragen. Der Fördersatz für Begleitpersonen
entspricht dem Satz vom Bildungspersonal. Für Begleitpersonen erhält die Einrichtung keinen
Zuschuss für organisatorische Unterstützung (OM Mittel).
(s. auch Programmleitfaden, S. 245)
Ja.
3.10. Können Begleitpersonen auch jeweils einen An – und Abreisetag
innerhalb der Aufenthaltskosten geltend machen?
Für die Person können Fördermittel pro Mobilität für alle Kostenarten beantragt werden.
3.11. Was ist der förderfähige Zeitraum für Anträge, bei der Antragsrunde
II 2014?
Bei 1-jährigen Projekten: Start 01.01.2015-30.06.2015 Ende plus 12 Monate.
Bei 2-jährigen Projekten: Start 01.01.2015-30.06.2015 Ende 31.12.2016 (24 Monate) hier
verkürzt sich die Laufzeit.
3.12. Können die laut Fördertabelle vorgesehenen und bewilligten
Stückkosten (Zuschüsse je Einheit) in den Budgetkategorien „individuelle
Unterstützung/Aufenthaltskosten“ für Lernende und Bildungspersonal im
Laufe des Projektes reduziert werden, weil z. B. mehr Teilnehmende
Grundsätzlich gelten die verbindlich angegebenen Fördersätze für Reise, Aufenthalt und
sprachliche Unterstützung für Teilnehmende. Die Teilnehmenden haben also vollen Anspruch
auf diese Stückkosten. In begründeten Ausnahmefällen kann eine Reduzierung möglich sein,
um beispielsweise mehr Teilnehmende versenden zu können. Hierbei ist allerdings das
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Frage
Antwort
versendet werden sollen oder Einsparungen bei Reisekosten realisiert
wurden?
Einverständnis der Teilnehmenden über die Reduzierung der Stückkosten schriftlich zu
dokumentieren durch die von beiden Parteien (Teilnehmende/r und entsendende Einrichtung)
unterschriebene Teilnehmervereinbarung.
Werden die Fördermittel von dem Projektträger verwaltet, d.h. nicht an die Teilnehmenden
ausgezahlt, ist der Projektträger verpflichtet, nicht genutzte Mittel für Reise, Aufenthalt und
sprachliche Unterstützung an die Teilnehmenden auszahlen.
4. Teilnehmer/-innen-Vereinbarung / Lernvereinbarung / Arbeitsprogramm
Frage
Antwort
4.1. Können Teilnehmerverträge für ganze Gruppen statt für
Einzelpersonen gemacht werden?
Nein. Die bilateralen Teilnehmerverträge müssen in jedem Fall individuell ausgefertigt und
unterschrieben werden.
4.2. Dürfen Gruppenlernvereinbarungen oder Gruppenarbeitsprogramme
abgeschlossen werden?
Wenn die Lernvereinbarung oder das Arbeitsprogramm für eine Gruppe von Teilnehmenden
identisch ist, so darf eine Gruppenlernvereinbarung (Lernende) oder ein Gruppenarbeitsprogramm
(Bildungspersonal) abgeschlossen werden. Es muss jedoch auf der Unterschriftsliste deutlich
werden, auf welches Dokument sich die jeweiligen Unterschriften beziehen und wer und wann die
Liste unterschrieben hat.
4.3. Wann erhält ein Teilnehmender im Mobility Tool+ die Aufforderung,
den Bericht einzureichen bzw. ab wann läuft die 30-Tage-Frist?
Die Versendung des Teilnehmerberichts erfolgt automatisch und ist abhängig vom Enddatum der
jeweiligen Mobilität. Einen Tag nach dem eingetragenen Enddatum der Mobilität, erhält der/ die
Teilnehmer-/in eine E-Mail mit Zugang zum individuellen Bericht und damit läuft die 30-Tage-Frist.
4.4. Benötigt eine Begleitperson eine Teilnehmervereinbarung?
Der Bericht muss nicht in Papierform der NA vorliegen.
Nein.
4.5. Benötigt eine Begleitperson ein Arbeitsprogramm?
Nein.
4.6. Welchen Versicherungsschutz benötigen die Teilnehmenden?
Verpflichtend für Lernende sind:
 Krankenversicherung
 Haftpflichtversicherung am Arbeitsplatz
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Frage
Antwort

Unfallversicherung am Arbeitsplatz
Eine Privathaftpflichtversicherung wird dringend empfohlen.
Weitere Informationen finden Sie im Dokumentencenter.
4.7. Wer bietet eine Haftpflichtversicherung am Arbeitsplatz an?
Hierfür gibt es keine allgemeinverbindliche Aussage.
Schäden, die im ausländischen Praktikumsbetrieb entstehen, können sowohl durch die
Betriebshaftpflicht des entsendenden Betriebes/Arbeitgebers versichert sein als auch durch die
Betriebshaftpflicht des aufnehmenden Unternehmens.
Die entsendende Organisation ist verpflichtet, die Versicherungsfrage zu klären.
4.8. Gibt es besondere Einreisebestimmungen in einigen Programmländern
(Visa/Meldung bei den Ausländerbehörden)?
Aktuelle verbindliche Informationen zu Einreisebestimmungen erhalten Sie über das Auswärtige
Amt bzw. die Botschaften der einzelnen Länder.
Es können Einreisebestimmungen existieren, die Auswirkungen auf das Projekt haben (z.B.
Visumspflicht), da sie Wochen oder Monate an Vorlaufzeit benötigen (russische oder türkische
Personen, die in Deutschland leben und eine Ausbildung absolvieren oder arbeiten, benötigen
beispielsweise ein Visum für die Reise in einige Länder).
4.9. Müssen sich die Teilnehmenden bei längeren Aufenthalten bei den
Ausländerbehörden anmelden?
Ja, in machen Ländern muss man sich bei längeren Aufenthalten anmelden. Diese Regelung gilt
teilweise auch für EU-Bürger/innen.
Es wird empfohlen, dass die Projektpartner diesen Sachverhalt bilateral im Einzelfall klären.
4.10. Gelten für Teilnehmende, die nach Deutschland kommen, ab 2015
die Bestimmungen des gesetzlichen Mindestlohns?
Zur Frage der Umsetzung des Mindestlohns in Deutschland gibt es zurzeit noch keine verbindlichen
Durchführungsbestimmungen.
4.11. Gibt es eine Definition von „Lernende mit geringen Chancen“ (fewer
opportunities)?
Siehe Programmleitfaden, S. 13,14.
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5. Berichte /Berichtsdatenbank Mobility Tool+
Frage
Antwort
5.1. Muss ein Zwischenbericht erstellt werden?
Nein.
5.2. Wann muss der Abschlussbericht erstellt werden?
Der Zuschussempfänger muss spätestens innerhalb von 60 Kalendertagen nach Beendigung der
Vertragslaufzeit im Mobility Tool+ einen Abschlussbericht erstellen.
5.3. Muss der Abschlussbericht in Papierform an die NA beim BIBB
gesendet werden?
Nein.
5.4. Was ist das Mobility Tool+?
Mobility Tool+ ist eine webbasierte Berichtsdatenbank. Es wurde von der Europäischen
Kommission entwickelt und ist europaweit verpflichtend. Die Zuschussempfänge erfassen dort
statistische und finanzielle Angaben zu Teilnehmenden, aktivieren den Teilnehmerbericht und
erstellen den Abschlussbericht. Die Anmeldung erfolgt mit dem ECAS-Konto, welches die
Kontaktperson unter ihrer e-Mailadresse angelegt hat.
Eine Anleitung zu Mobility Tool+ ist im Dokumentencenter der NA verfügbar.
5.5. Welche finanziellen Angaben müssen im Mobility Tool+ gemacht
werden? (Anlage III der Finanzhilfevereinbarung)
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Im Mobility Tool+ (MT+) werden alle Budgetkategorien für jede Mobilitätsaktivität berechnet und
dokumentiert. Das Tool berechnet
 Fahrtkosten (es gilt i.d.R. Herkunftsort = Standort der entsenden Einrichtung / Zielort=
Standort der aufnehmenden Einrichtung).
 Individuelle Unterstützung/Aufenthaltskosten auf Grundlage der Einheitskosten berechnet
nach Start- und Enddatum der Mobilität. Falls zutreffend kann 1 Tag vor und nach der
Mobilität als An- und Abreisetag hinzugerechnet werden. Der Aufenthalt inkl. An- und
Abreisetag wird bei der Berechnung der individuelle Unterstützung/Aufenthaltskosten
berücksichtigt.
„Freie“ Tage zwischen Anreise und Beginn der Mobilität werden nicht gefördert. (Bsp.:
Anreise am Samstag, Beginn des Praktikums am Montag => der Sonntag ist in der Kostenart
individuelle Unterstützung/Aufenthaltskosten nicht förderfähig)
 Organisatorische Unterstützung auf Grundlage der Gesamtanzahl der im Tool angegebenen
Mobilitäten, unabhängig davon, ob ein Teilnehmer eine oder mehrere Mobilitäten
unternommen hat.
 Unterstützung bei besonderem Bedarf (für Teilnehmende mit Behinderung): der
Projektträger gibt im MT+ Art und Höhe der zusätzlichen Ausgaben an.
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 Sprachliche Unterstützung: s.u.
 Außergewöhnliche Kosten: s.u.
 Kursgebühren: s.u.
 Sprachliche Unterstützung: auf Grundlage der Einheitskosten für jeden Teilnehmer, der an
einer sprachlichen Vorbereitung (nur Lernende Berufsbildung >30 Tage Aufenthalt mit Anund Abreisetage) teilgenommen hat
 Außergewöhnliche Kosten (nur für Lernende im Bereich der beruflichen Aus- und
Weiterbildung): der Projektträger gibt im MT+ die Art der Ausgaben und die tatsächlich
für außergewöhnliche Kosten entstandenen Kosten an und reicht mit dem
Abschlussbericht Belege der tatsächlichen Ausgaben ein.
 Kursgebühren (nur Erwachsenenbildung):
auf Grundlage der Einheitskosten (für die Berechnung gelten nur die Tage, an denen der
Kurs tatsächlich stattgefunden hat).
5.6. Wie werden von in anderer Währung entstandenen Kosten in Euro
umgerechnet?
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Siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. I.4.7.
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6. Belege / Nachweise
Frage
Antwort
6.1. Müssen Rechnungen (bspw. für Fahrtkosten, Unterkunft, sprachliche
Vorbereitungen…), Quittungen (bspw. der Hotels, des ReiseVeranstalters…) aufgehoben werden?
Die finanzielle Abwicklung in Erasmus+ ist in vielen Bereichen in Form von Einheitskosten
organisiert, d.h. dass der Zuschussempfänger die Durchführung bestimmter Aktivitäten und
Leistungen belegt und für diese Aktivitäten und Leistungen bestimmten Einheitskosten erstattet
werden.
Trotzdem kann der Zuschussempfänger Kontrollen und Prüfungen unterliegen. Deren Ziel es ist, zu
überprüfen, ob der Zuschussempfänger die Förderung entsprechend den in der Vereinbarung
niedergelegten Regelungen verwaltet hat, so dass der Endbetrag, auf den der Zuschussempfänger
einen Anspruch hat, festgesetzt werden kann.
In Annex III, Art. IV sind diese Kontroll-Instanzen erläutert. In KA1 ist eine bestimmte Anzahl von
Belegprüfungen und Vor-Ort-Prüfungen der Projektträger vorgesehen. Diese Vor-Ort-Prüfungen
können u.a. folgendes beinhalten:
 ggf. Reise-Unterlagen (Rechnungen, Tickets, Boarding-Pässe…)
 ggf. Quittung über Auszahlung der Mittel an TN
 ggf. signierte TN-Vereinbarungen einschl. Lernvereinbarung/Arbeitsplan
 ggf. Nachweis der Vorbereitungsaktivitäten/Sprachkurse
 ggf. Rechnungen und Zahlungsflüsse (besonderer Bedarf, außergewöhnliche Kosten)
Belegt werden muss, dass die Aktivität, wie im Abschlussbericht angegeben, tatsächlich
stattgefunden hat. Es werden nur Unterlagen benötigt, die die Durchführung der Aktivität belegen
und nicht die Höhe der Kosten (s. Punkt 6.2.).
6.2. Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Alle Unterlagen müssen bei Projekten mit einer Zuschusssumme unter 60.000 € 3 Jahre und bei
Projekten mit einer Zuschusssumme über 60.000 € 5 Jahre nach Festsetzung der endgültigen Höhe
des Zuschusses aufbewahrt werden.
6.3. Muss die Höhe der Kosten/Ausgaben belegt werden?
Nachweise, die die Höhe der Kosten belegen, sind nicht erforderlich – mit Ausnahme der Kosten,
die bis zu 100% erstattet werden (Besonderer Bedarf bei Behinderung und Außergewöhnliche
Kosten). Belege für alle anderen Kostenarten müssen nachweisen, dass die „Aktivität“
stattgefunden hat.
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6.4. Gibt es eine Vorlage für den „Nachweis der Teilnahme“, um die
Kategorien organisatorische Unterstützung, Fahrtkosten, individuelle
Unterstützung/Aufenthaltskosten zu belegen?
Nein, es gibt aber Mindestangaben lt. Finanzhilfevereinbarung, Art. II.16.2.2
Belege: Nachweis der Teilnahme an der Aktivität im Ausland in Form einer von der aufnehmenden
Einrichtung unterzeichneten Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmers bzw. der
Teilnehmerin, dem Zweck der Aktivität im Ausland sowie ihres Anfangsdatum und Enddatums.
Bei Fahrkosten gilt i.d.R. Herkunftsort = Standort der entsenden Einrichtung / Zielort= Standort der
aufnehmenden Einrichtung). Weicht der Herkunftsort oder Zielort vom Standort ab, erfolgt der
Nachweis des tatsächlichen Reiseverlaufs durch Reisebelege oder andere Rechnungen mit Angabe
des Herkunft-und des Zielorts (Bsp.: bei Poolprojekten)
Die NA behält sich vor, im Falle einer Prüfung Belege einzusehen (s.o.).
6.5. Wie werden die Kosten für sprachliche Unterstützung (Leitaktion 1
Mobilität in der Berufsbildung) belegt?
Siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. II.16.2.2
Belege: Teilnahmebescheinigung (en) an Kursen in Form einer vom Kursanbieter unterzeichneten
Erklärung mit Angabe des Namens des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin, der unterrichteten
Sprache, Format und Dauer der geleisteten sprachlichen Vorbereitung (Stückkosten)
oder
Rechnungsbelege von Lernmaterialien unter Angaben der jeweiligen Sprache, Name und Adresse
der die Rechnung ausstellenden Stelle, Betrag und Währung und Datum der Rechnung
(keine Stückkosten)
oder
falls die sprachliche Unterstützung direkt durch den Zuschussempfänger geleitet wird: eine von
dem/der Teilnehmer/-in unterzeichnete und datierte Erklärung mit Angabe des Namens des
Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin, der unterrichteten Sprache, Format und Dauer der erhaltenen
sprachlichen Unterstützung (Stückkosten)
Wenn die sprachliche Vorbereitung keine Kosten verursacht - z.B. weil sie in der Schule während
des Unterrichts stattgefunden hat - können keine Kosten erstattet werden.
Bei Erwerb von Lernmaterialen werden die tatsächlichen Kosten bis zu 150,00 € erstattet (Bsp. LernCD für 19,99 €).
Die NA behält sich vor, im Falle einer Prüfung Belege einzusehen (s.o.).
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6.6. Wie wird die Kursgebühr (Leitaktion 1 Mobilität in der
Erwachsenenbildung) belegt?
Siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. II.16.2.1
Die NA behält sich vor, im Falle einer Prüfung Belege einzusehen (s.o.).
6.7 Wie werden die Kosten für die Kategorie Unterstützung bei
besonderem Bedarf (Teilnehmende mit Behinderung) belegt?
Siehe Finanzhilfevereinbarung, Art. II.16.4.2
Belege: Rechnungen der tatsächlich entstandenen Kosten mit Angabe des Namens und der
Anschrift der die Rechnung ausstellenden Stelle, des Betrages und der Währung sowie des
Rechnungsdatums eingereicht werden.
6.8. Welcher Nachweis ist nötig, um die Kosten „Unterstützung bei
besonderem Bedarf“ abrechnen zu können?
Die Kosten müssen ausführlich begründet werden.
Bei einer Belegkontrolle und Vor-Ort-Kontrolle müssen Belege der Kosten sowie eine Kopie des
Schwerbehindertenausweises vorgelegt werden.
6.9. Welche Belege müssen bei einer Systemkontrolle bei VET-Charta
vorgelegt werden?
Siehe Annex III der Finanzhilfevereinbarung, Art. IV
Es wird die Umsetzung und Förderfähigkeit der Aktivitäten und Teilnehmer/-innen sowie die
Einhaltung der Mobilitätscharta in der Berufsbildung geprüft.
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