E‑POST MAILER
Anwenderhandbuch für Privatkunden
Version 4.0
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2015 Deutsche Post AG
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
Inhalt
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
1
1.1 Wie nutze ich dieses Handbuch?
3
2 Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
4
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt
6
3.1 E‑POST Programm herunterladen und installieren
6
3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen?
7
3.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?
8
3.2 E‑POST Guthabenkonto aufladen
8
3.3 Briefe mit dem E‑POST MAILER senden
9
3.3.1 Typisches Anschreiben senden
9
3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden
11
3.3.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden
14
3.3.4 Anhänge hinzufügen
14
3.3.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden
16
3.3.6 Serienbriefe versenden
17
3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten
29
3.4 Post empfangen
33
3.4.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren
37
4 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
39
4.1 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen
39
4.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
41
4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
42
4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
43
4.2.2 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
46
4.2.3 Wie formatiere ich Grafiken korrekt und halte ich sie aus Sperrflächen heraus?
47
4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten
4.3.1 Mein Briefpapier erscheint nicht in der Auswahl – was tun?
4.4 E‑POST MAILER konfigurieren
49
51
52
4.4.1 Versandeinstellungen festlegen
52
4.4.2 Postfach konfigurieren
57
4.5 Prüfen, ob der E‑POST MAILER aktuell ist
4.5.1 Besonderheiten beim Aktualisieren unter Windows XP
58
59
5 Daten sichern in der E‑POST CLOUD
61
5.1 Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD
64
6 Vorgehen bei Problemen
Version 4.0
67
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
Version 4.0
6.1 Wie behebe ich E‑POST CLOUD Fehler?
67
6.2 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?
69
6.3 Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm?
70
6.4 Wie komme ich an die Log-Daten heran?
70
6.5 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?
70
6.6 Eine Fehlermeldung wird in der Briefvorschau nicht vollständig angezeigt – was nun?
71
6.7 Kundenservice
72
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
1
Funktionen und Vorteile auf einen Blick
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick
Der E‑POST MAILER erledigt für Sie größtenteils automatisch, was Sie bisher manuell getan haben:
Briefe versenden und empfangen
E‑POSTBRIEFE versenden und empfangen
Briefversand vorbereiten
▪
Briefpapier drucken lassen und vorrätig halten
▪
▪
Kuverts, Briefmarken und anderes Versandmaterial
beschaffen und vorrätig halten
E‑POST MAILER Software kostenlos herunterladen
und per Mausklick installieren
▪
Dokumentvorlage erstellen
▪
Drucker beschaffen und warten (Toner, Reparatur)
▪
Dokumentvorlage erstellen
1a) Typisches Anschreiben versenden, das eine postalische oder eine E‑POST Adresse enthält
Anschreiben ...
Anschreiben ...
1. schreiben
1. schreiben
2. drucken
2. in der Briefvorschau die Platzierung der Adresse
prüfen, Position eventuell anpassen
3. falzen
4. kuvertieren
5. im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die
Adresse gut lesbar ist, eventuell neu drucken, oder
Empfängeradresse handschriftlich auf den Umschlag schreiben.
6. Brief frankieren
7. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen.
1b) Dokument versenden, das keine Anschrift enthält (z. B. ein Bild)
Dokument ...
1. Option mit Deckblatt anklicken
1. drucken
2. Empfängeradresse manuell eingeben
2. falzen
3. kuvertieren
4. adressieren:
▪
handschriftlich die Empfängeradresse auf den
Umschlag schreiben
– oder –
▪
ein Anschreiben als Deckblatt schreiben und
drucken, unterschreiben, in den Umschlag legen
und im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen,
ob die Adresse gut lesbar ist.
5. Brief frankieren
6. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen.
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1
1
Funktionen und Vorteile auf einen Blick
Briefe versenden und empfangen
E‑POSTBRIEFE versenden und empfangen
2. Anhänge hinzufügen
Anhang ...
Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen.
1. im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen
2. drucken
3. falzen
4. in den Umschlag legen
4. Wichtigen Brief als Einschreiben versenden
1. Brief zur Postfiliale bringen
Einschreibenoption wählen
2. Einschreibenoption wählen
3. Einschreibengebühr bezahlen
4. Quittung abheften
6. Briefe und Belege organisieren und archivieren
▪
Versendete Dokumente auf PC speichern oder Dup- ▪
likate drucken und abheften
▪
Postausgangsbuch führen
▪
Porto-Belege abheften
Versendete Dokumente im Archiv-Format PDF/A-1b
auf PC speichern und/oder bei Bedarf im
Gesendet-Ordner im Portal-Postfach einsehen oder
herunterladen
▪
Versendete Briefe im automatisch generierten Versandjournal prüfen
▪
E‑POSTBRIEF Rechnungen per Drag & Drop im
Portal-Postfach organisiert ablegen und bei Bedarf
herunterladen
7. Briefe empfangen
1. Brief aus dem Briefkasten holen und öffnen
2. Briefe bearbeiten
3. Bei einer Rechnung einen Überweisungsträger ausfüllen oder Rechnung per Online-Banking begleichen
4. Bearbeiteten Brief zum Archivieren abheften
1. Brief im persönlichen Portal-Postfach bearbeiten
oder per E‑POST App mobil empfangen
2. Eine Rechnung mit E‑POSTZAHLUNG direkt im
Portal-Postfach per Mausklick begleichen
3. Bearbeiteten Brief zum Archivieren in entsprechenden Ordner im Portal-Postfach ziehen
Tabelle 1-1 Wie Ihnen E‑POST MAILER die Arbeit erleichtert: traditioneller Briefversand und E‑POSTBRIEF Versand
Das E‑POST System verarbeitet Ihren Brief und stellt ihn dem Empfänger zu – entweder im
E‑POST System gedruckt und per Post oder elektronisch:
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1
Funktionen und Vorteile auf einen Blick
Abbildung 1-1 Wie Ihre Post ans Ziel kommt: der Versandprozess im E‑POST System
1.1 Wie nutze ich dieses Handbuch?
Dieses Handbuch gibt Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden Prozess-Schritt vom
Installieren über das Versenden von E‑POSTBRIEFEN bis hin zu Expertenfunktionen wie
dem Erstellen von elektronischem Briefpapier. Zu jedem Prozess-Schritt finden Sie Hintergrundinformationen,
Version 4.0
▪
die in speziellen Anwendungsfällen relevant sein können
▪
die Ihnen in Fehlersituationen weiterhelfen
▪
welche die erklärenden Informationen vertiefen, mit denen die grafische Benutzeroberfläche Sie unterstützt
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3
2
Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
2 Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
Versenden Sie ein Dokument (z. B. eine Word-Datei, ein Bild, eine Excel-Tabelle oder eine
Präsentation) als E‑POSTBRIEF, ohne sich um Drucken, Kuvertieren und Frankieren kümmern zu müssen. Auch der Gang zur Post entfällt.
Bei einer typischen Installation unter Microsoft Windows mit gewöhnlichen OfficeProgrammen gelangen Sie mit nur wenigen Voraussetzungen und Schritten ans Ziel.
Voraussetzung ü Windows-PC mit beliebigen Anwendungsprogrammen (die Programme müssen nur
den Druckdialog unterstützen)
ü Internetverbindung
ü Optional: Mobiltelefon zum Empfangen einer HandyTAN
Hintergrund: Wenn Sie Briefe elektronisch (statt postalisch) senden, ist eine HandyTAN
für eine Authentifizierung nötig.
Vorgehen 1. Programm unter www.epost.de/mailer-download herunterladen und installieren.
2. E‑POST MAILER starten:
a. Dokument öffnen, das Sie als E‑POSTBRIEF versenden wollen.
b. Menüpunkt Datei > Drucken wählen.
c. In der Druckerauswahl E‑POST MAILER wählen.
Der E‑POST MAILER startet, und der Inhalt Ihrer Datei wird in der Briefvorschau angezeigt.
3. Empfängeradresse erfassen:
▪
Bei einem typischen Anschreiben nach der Gestaltungsnorm DIN 5008 erkennt das
System die postalische Adresse automatisch. Zeigt das System, dass die Adresse
nicht korrekt im Adressfeld platziert ist, verschieben Sie sie: Sie schließen den
E‑POST MAILER, ändern Ihren Brief und starten den E‑POST MAILER erneut, um
das Ergebnis in der Briefvorschau zu prüfen.
▪
Sie wollen ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine Präsentation oder ein anderes Dokument. versenden, das erst einmal keine Adresse enthält? – Sie fügen ein Deckblatt
hinzu und erfassen die Adressen von Empfänger und Absender manuell.
4. Bei Bedarf Anhänge hinzufügen.
Besonderheiten:
▪
Folgende Dateiformate sind für Anhänge vorgesehen: Adobe PDF, Microsoft Word
(.doc/.docx), Microsoft Excel (.xls/.xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)
oder Text (.txt). Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen,
speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, im
entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei.
▪
Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder
Kopieren), akzeptiert der E‑POST MAILER nicht immer. Das hängt von der Software
ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat.
▪
Anhänge sind im Format bis DIN A4 möglich.
5. Einen besonders wichtigen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden.
Sie wählen – wie vom Postschalter gewohnt – eine der Einschreibenoptionen.
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2
Ihr Schnellstart mit dem E‑POST MAILER
HINWEIS
Einschreiben werden gedruckt
Wenn Sie Einschreiben mit dem E‑POST MAILER erstellen, wird der rein digitale Dokumentfluss unterbrochen. Einschreiben werden gedruckt, und der Zusteller händigt
sie dem Empfänger physisch aus. Normale Briefe dagegen werden automatisch elektronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat (diese Standardeinstellung können Sie ändern).
Um den digitalen Dokumentfluss nicht bei Einschreiben zu unterbrechen, können Sie
ins E‑POST Portal ausweichen. Dort können Sie Einschreiben mit Versandbestätigung
oder Einschreiben mit Empfangsbestätigung erstellen, die elektronisch zugestellt werden, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat.
6. E‑POSTBRIEF versenden:
a. Schaltfläche Zum Versand wählen.
b. Mit E‑POST Adresse und Passwort einloggen.
c. Bei elektronischem Versand: HandyTAN eingeben und bestätigen.
7. Optional: Speichern Sie den versendeten E‑POSTBRIEF lokal als PDF-Datei.
Im Versandprotokoll erhalten Sie einen Überblick über alle E‑POSTBRIEFE, die Sie von
Ihrem PC aus versendet haben.
8. Um Ihr Postfach zu prüfen, wählen Sie Zum Empfang. Oder doppelklicken Sie auf das
E‑POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz.
Sie finden versendete E‑POSTBRIEFE im Gesendet-Ordner.
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt
In diesem Kapitel erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E‑POSTBRIEF phyisch oder elektronisch zu versenden.
3.1 E‑POST Programm herunterladen und installieren
Installieren Sie E‑POST MAILER und E‑POST CLOUD auf Ihrem Windows-PC.
Voraussetzung ü Sie haben eine Verbindung zum Internet.
ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.
ü Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme:
ü Microsoft Windows XP (32 Bit)
ü Microsoft Windows Vista (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit)
ACHTUNG
Betriebssysteme wie Apple OS X oder Linux werden nicht unterstützt.
Vorgehen 1. Laden Sie unter www.epost.de/mailer-download die Datei E‑POST_Setup.exe kostenlos
herunter.
2. Starten Sie das Installations-Programm.
Siehe auch 3.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?
3. Bestätigen Sie die AGB, und wählen Sie Weiter.
4. Legen Sie fest, wo das E‑POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit
Weiter.
Siehe auch 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten
muss ich rechnen?
5. Entscheiden Sie, ob Sie Privat- oder Geschäftskunde sind (oder werden möchten), und
wählen Sie Jetzt Installieren.
Als Geschäftskunde sind Sie Vertreter einer juristischen Person (z. B. GmbH, GbR) oder
Freiberufler. Informationen zu Konditionen für Privatkunden finden Sie unter
www.epost.de/privatkunden/epostbrief/preise.html.
▪
Sind Sie bereits als Privatkunde oder als Geschäftskunde bei der E‑POST registriert?
Das erkennen Sie an Ihrer E-POST Adresse.
Privatkunden-Adressen enden auf @epost.de, Geschäftskunden-Adressen enden
auf @<IhrFirmenname>.epost.de
▪
Sie haben noch gar keine E‑POST Adresse? Dann registrieren Sie sich nach der Installation des Programms.
Das Registrieren dauert nur wenige Minuten. Danach können z. B sofort Ihren ersten
E‑POSTBRIEF senden. Oder als Privatkunde Dokumente in der E‑POST CLOUD
speichern.
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
6. Stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist.
Hintergrund: Damit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einem
Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Der E‑POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B.
unter http://www.adobe.com/de/products/reader herunter.
Ergebnis Der Druckertreiber E‑POST MAILER ist installiert. Aus jeder Anwendung, die den Druckdialog unterstützt, können Sie E‑POSTBRIEFE versenden.
HINWEIS
Manchmal wird der E‑POST MAILER als Standard-Drucker angelegt. Um die Einstellung
zu ändern, wählen Sie z. B. unter Windows 7 Start > Geräte und Drucker und dann im
Kontextmenü des gewünschten Druckers Als Standarddrucker festlegen.
3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen?
Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund installiert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung 3.1-1 auf Seite 8):
Version 4.0
▪
Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien
▪
Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von
Dateinamen automatisiert
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7
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
▪
Microsoft .NET Framework 4.0
HINWEIS
Bei Windows XP kann das Installieren von .NET dazu führen, dass das InstallationsDialogfenster mehrere Minuten eingefroren ist (es werden für .NET etwa 400 bis
700 MB zusätzliche Programmdaten heruntergeladen und installiert). In Windows Vista und Windows 7 ist standardmäßig .NET 3.x enthalten; .NET wird aktualisiert, fall erforderlich. In Windows 8/8.1 ist .NET 4.5 bereits standardmäßig enthalten.
Abbildung 3.1-1 Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu installiert werden
3.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?
Sie haben das Installationsprogramm E‑POST_Setup.exe heruntergeladen und gestartet.
Das Installieren schlägt aber fehl. Es erscheint die Fehlermeldung „Installation nicht erfolgreich“.
Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server der
Deutschen Post AGherstellen. Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, in
denen die Kommunikation über einen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automatisch durch ein Skript konfiguriert wird. Das Installationsprogramm kann dann SoftwareKomponenten nicht herunterladen.
Vorgehen
‣
Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadminstrator, um mögliche NetzwerkVerbindungsprobleme als Ursache auszuschließen. Siehe auch 6.5 Welche FirewallEinstellungen muss ich vornehmen?
3.2 E‑POST Guthabenkonto aufladen
Um einen E‑POSTBRIEF versenden zu können, laden Sie Ihr Guthabenkonto auf.
Vorgehen 1. Loggen Sie sich unter www.epost.de im E‑POST Portal ein.
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
2. Wählen Sie Mein Konto > Konto aufladen (Abbildung 3.2-1 auf Seite 9, Position 1,
2).
Abbildung 3.2-1 Konto aufladen
3. Geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten haben.
Sie gelangen in das Dialogfenster Einzahlung Guthabenkonto.
4. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart, erfassen Sie den Betrag, mit dem Sie Ihr Guthabenkonto aufladen wollen, und wählen Sie Weiter.
5. Prüfen Sie die Daten, und wählen Sie Einzahlen, um den Bezahlvorgang auszuführen.
Sie erhalten eine Bestätigung.
6. Wählen Sie Weiter, um den Vorgang abzuschließen.
Ihr Guthaben wird unter Mein Konto angezeigt.
3.3 Briefe mit dem E‑POST MAILER senden
Nutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E‑POSTBRIEFE mit dem E‑POST
MAILER zu versenden.
Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.:
▪
ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als
E‑POSTBRIEF versenden: 3.3.1 Typisches Anschreiben senden
▪
ein einzelnes Dokument, das keine Adresse enthält, als E‑POSTBRIEF versenden:
3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden
▪
mehrere vorbereitete Anschreiben versenden: 3.3.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden
▪
einen E‑POSTBRIEF mit Anhängen versenden: 3.3.4 Anhänge hinzufügen
▪
3.3.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden
▪
festlegen, dass ein E‑POSTBRIEF auf jeden Fall physisch gesendet wird, selbst wenn
der Empfänger eine E‑POST Adresse hat: 3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden
starten
3.3.1 Typisches Anschreiben senden
Versenden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogramm
erstellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer). Der E‑POST MAILER erkennt die
Empfänger-Adresse automatisch.
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Vorgehen 1. Um den E‑POST MAILER aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu starten, öffnen
Sie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E‑POST MAILER.
Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt. Das
System zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er den LayoutVorgaben des E‑POST Systems entspricht.
An den Seitenränden sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationen
beim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dort
platziert haben, werden weiß überdeckt. Siehe auch 4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
2. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht,
haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Um den Brief ohne Anpassungen sofort versenden zu können, markieren Sie das
Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse. Das System erzeugt automatisch ein
Deckblatt, das den Layout-Vorgaben entspricht. So ist sichergestellt, dass das
E‑POST System Ihren Brief verarbeiten kann, auch wenn er nicht den LayoutVorgaben entspricht.
Siehe auch 3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden
▪
Passen Sie das Layout Ihres Briefs an, bis die Briefvorschau keine Fehler mehr anzeigt.
Siehe auch 4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
3. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch
3.3.4 Anhänge hinzufügen
4. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreiben
gesendet werden soll. Siehe auch 3.3.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden.
5. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt
werden soll, und wenn ja, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten
3.3.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Vorgehen
‣
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl.
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen.
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist
(ohne Leerzeile) z. B.:
"Beispielstraße 5
12345 Musterstadt"
▪
Version 4.0
Die Schriftfarbe ist schwarz.
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
‣
Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie „D“
oder „DE“.
Falsch ist: „D-12345 Musterstadt“
Beispiel
Richtig ist: „12345 Musterstadt“
ACHTUNG
Auslandsbriefe sind nicht möglich.
‣
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien.
3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden
Versenden Sie Dokumente, die – anders als typische Anschreiben – keine Empfängeradressen enthalten.
Sie haben z. B. mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oder
auch eingescannt):
▪
eine Grafik
▪
ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation
▪
eine Folie aus einer Präsentation
Oder: Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber der E‑POST MAILER kann sie
aus technischen Gründen nicht erkennen. Das kann z. B. bei einem Anschreiben passieren,
das Sie mit einem DTP-Programm wie Adobe Indesign oder Scribus geschrieben haben
(DTP-Prgramme behandeln Textfelder wie Grafiken).
Wenn der Empfänger keine E‑POST Adresse hat, versenden Sie solche Dokumente, indem
Sie ein Deckblatt mit der postalischen Empfängeradresse hinzufügen.
HINWEIS
Bei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt.
Vorgehen 1. Öffen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E‑POST MAILER.
Der E‑POST MAILER startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt.
Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments überdeckt. Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an.
Siehe auch 3.3.2.1 Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, erscheint
nicht in der Briefvorschau – wieso?
2. Wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat, erfassen Sie sie, und fahren Sie fort
mit Schritt 9.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse.
4. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen):
▪
Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist.
▪
Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größenbegrenzung für das Adressfeld überschreitet (z. B. „Dr.-F.-Lohmller-Str.“ statt „Dr.Fritz-Lohmüller-Straße“).
▪
Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusammen (Hintergrund: Die Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen.)
Siehe auch 3.3.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
5. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalb
der Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > MAILER > Ihr Standardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender.
6. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreiben
gesendet werden soll. Siehe auch 3.3.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden.
7. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch
3.3.4 Anhänge hinzufügen
8. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau, und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrum der
Deutsche Post AG gedruckt werden können.
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
ACHTUNG
Dokumente und Anhänge können bis zum Format DIN A4 gedruckt werden. Dazu
wandelt der E‑POST MAILER sie in PDF-Dokumente um. PowerPoint-Dateien oder
Dateien im Querformat werden vor dem Drucken gedreht. Prüfen Sie vor dem Versenden in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt
werden. Achten Sie beispielsweise auf die Sperrflächen an den Rändern, besonders
auf die 12 mm breite Sperrfläche am linken unteren Rand (Abbildung 3.3-1 auf Seite
13, Position 1) (bei Querformaten am oberen Rand, Abbildung 3.3-1 auf Seite 13,
Position 2), die von der Deutschen Post AG für das Drucken benötigt und deshalb
weiß überdeckt werden.
Abbildung 3.3-1 Anlagen in der Briefvorschau prüfen
9. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt
werden soll, und wenn ja, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
3.3.2.1 Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau – wieso?
Sie wollen ein Dokument als E‑POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Drucken
den E‑POST MAILER, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau.
Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.B. eine tief verschachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken). Ein solches Dokument wird auch auf Ihrem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumente beanspruchen.
Die Geschwindigkeit, mit welcher der E‑POST MAILER ein komplexes Dokument verarbeiten und darstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Es
kann in manchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau vollständig sichtbar ist.
Vorgehen
‣
‣
‣
Haben Sie etwas Geduld.
Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie
mit 300 dpi.
Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie
einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sind
wirksam:
▪
Prozessor mit höherem Takt
▪
Schnellere Festplatte, am besten eine SSD
▪
In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher. Das ist hilfreich, wenn die Dokumente sehr groß sind – was bei komplexen Dokumenten in der Regel der Fall ist.
3.3.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden
Versenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig.
Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben:
▪
Adobe PDF
▪
Microsoft Word (.doc/.docx),
▪
Microsoft Excel (.xsl/.xslx),
▪
Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)
▪
.
Text (.txt)
Vorgehen 1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste.
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
▪
Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E‑POST MAILER Symbol auf Ihrem Desktop
▪
Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Versenden mit
E‑POST MAILER.
Ergebnis Der E‑POST MAILER startet so lange neu, bis Sie alle Briefe versendet haben.
3.3.4 Anhänge hinzufügen
Fügen Sie Ihrem E‑POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu.
Bei Briefen, die Sie an physische Postadressen versenden, können Sie Anhänge folgender
Formate hinzufügen:
Version 4.0
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Basisfunktionen Schritt für Schritt
▪
Adobe PDF
▪
Microsoft Word (.doc/.docx),
▪
Microsoft Excel (.xsl/.xslx),
▪
Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)
▪
Text (.txt)
TIPP
Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellen
Ein Foto, das Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern es
im Format PDF. Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format .jpg) in eine Word-Datei
ein.
Um das Ergebnis zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei
ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller) und
legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
TIPP
Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden MicrosoftFormat oder als PDF-Datei.
Wenn ein E‑POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E‑POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E‑POSTBRIEFS und ist an
das Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E‑POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der
Anlage erhöht.
ACHTUNG
Größenbegrenzung
▪
Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E‑POSTBRIEFS können Sie
E‑POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden.
▪
Physisch zugestellte E‑POSTBRIEFE können darüber hinaus maximal den Umfang eines Großbriefs (maximal 94 Blätter) haben.
Voraussetzung ü Damit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge
im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Der
E‑POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen
Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDFViewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http://
www.adobe.com/de/products/reader herunter.
Vorgehen 1. Wählen Sie Anhänge.
2. Fügen Sie die gewünschten Dokumente hinzu.
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Basisfunktionen Schritt für Schritt
3. Optional: Passen Sie im Feld Dateiname für das PDF-Dokument den Namen Ihres
E‑POSTBRIEFS so an, wie er im Versandprotokoll und im Gesendet-Ordner Ihres
E‑POST Postfachs erscheinen soll.
HINWEIS
Ausnahme: Wenn Sie einen E‑POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das System
im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs den Dateinamen nach dem Schema
E‑POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an.
3.3.4.1 Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder als
E‑POSTBRIEF versenden – wieso?
Sie wollen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedoch
eine Fehlermeldung „This operation is not permitted“, und der E‑POST MAILER zeigt die
Meldung mit der Nummer 3011. Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken den E‑POST MAILER
starten, aber das Druckmenü ist nicht aktiv.
Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes
Drucken oder Kopieren), akzeptiert der E‑POST MAILER nicht immer. Das hängt von der
Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat.
HINWEIS
Bei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht. Das
System fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben.
Vorgehen
‣
Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie die
Datei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden.
3.3.4.2 Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau –
was tun?
Sie fügen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eine
Fehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt.
Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt.
Vorgehen
‣
Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E‑POST MAILER, und wiederholen
Sie den Vorgang.
3.3.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben versenden
Versenden Sie Einschreiben mit dem E‑POST MAILER. Sie erhalten dann eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält.
Um ein Einschreiben zu senden, wählen Sie im E‑POST MAILER den klassischen Versandweg. Denn die Deutsche Post AG liefert Einschreiben, die Sie mit dem E‑POST MAILER
erstellen, aus technischen Gründen immer als gedruckte Dokumente aus, die der Zusteller
physisch aushändigt. Elektronisch zugestellte Einschreiben können Sie aus E‑POST Portal versenden und so einen vollständig digitalen Dokumentfluss erreichen.
Vorgehen 1. Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF.
Siehe auch 3.3.1 Typisches Anschreiben senden
2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben
Version 4.0
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16
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
▪
Einschreiben Einwurf: Der Zusteller der Deutschen Post AG legt den Brief in einen
Briefkasten, Postfach o.ä. des Empfängers und bestätigt dies mit seiner Unterschrift.
▪
Einschreiben (ohne Optionen): Nicht nur der Empfänger persönlich, sondern auch
ein berechtiger Empfänger, z. B. ein Ehegatte, darf den Empfang bestätigen.
▪
Einschreiben nur mit Option Eigenhändig: Ausschließlich der Adressat darf den
Empfang bestätigen.
▪
Einschreiben nur mit Option Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung eines berechtigen Empfängers über die Zustellung als Original zugesandt.
Wählen Sie Einschreiben Rückschein z. B. dann, wenn Sie die Auslieferung wichtiger
Dokumente oder die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachweisen wollen (z. B. bei
einer Kündigung).
▪
Einschreiben mit Option Eigenhändig und Rückschein: Der Versender bekommt
die handschriftliche Bestätigung des Empfängers persönlich über die Zustellung als
Original zugesandt.
Vor dem Versand zeigt das System – neben den Versandoptionen wie Farbdruck oder
Deckblatt – die Art des Einschreibens und den Preis an.
Sie erhalten eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält. Empfangsbestätigungen oder Rückscheine erhalten Sie physisch per Post.
3.3.6 Serienbriefe versenden
Versenden Sie Serienbriefe mit dem E‑POST MAILER so, wie Sie sie bisher mit Ihrem Drucker gedruckt haben. Sie legen lediglich eine Steuerungsinformation fest, die es dem
E‑POST MAILER erlaubt, die einzelnen Briefe voneinander zu unterscheiden.
Diese Steuerungsinformation kann ein Ausdruck sein, der ohnehin in jedem Brief vorkommt,
zum Beispiel die Datumszeile („Bonn, den“). Oder Sie fügen einen beliebigen Ausdruck ein,
den Sie weiß formatieren, so dass er im gedruckten Brief nicht sichtbar ist. Wie Sie eine geeignete Steuerungsinformation finden und in den Einstellungen festlegen, erfahren Sie in der
folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.
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Basisfunktionen Schritt für Schritt
HINWEIS
Dokumentvorlagen verwenden
Typischerweise verwenden Sie für das Erstellen von Serienbriefen eine Dokumentvorlage,
die alle Platzhalter (Seriendruckfelder) für die Adressdaten (Vorname, Name, Straße usw.)
enthält. Die Platzhalter befüllen Sie aus einer Datenquelle (Datenbank oder Tabelle Ihrer
Tabellenkalkulationsanwendung) mit den entsprechenden Datenfeldern. Die folgende Anleitung gilt entsprechend auch für das Anpassen einer solchen Dokumentvorlage. Siehe
auch 4.1 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen.
HINWEIS
Sehr umfangreiche Serienbriefe versenden
Eine funktionierende Dokumentvorlage zu haben, ist besonders dann wichtig, wenn Sie
sehr umfangreiche Serienbriefe versenden. In diesem Fall kann es nämlich vorkommen, dass Ihr Serienbrief nicht in der Briefvorschau angezeigt werden kann (weil beispielsweise der Arbeitsspeicher nicht ausreicht). Sie versenden die Briefe also ohne Sichtprüfung. Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie dabei sicher, dass alle Briefe den LayoutAnforderungen entsprechen und korrekt gedruckt werden.
Vorgehen 1. Starten Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, und erstellen Sie wie gewohnt einen Serienbrief.
2. Starten Sie den E‑POST MAILER.
Die erste Seite Ihres Serienbriefs wird in der Briefvorschau angezeigt. Das System erkennt die einzelnen Briefe jedoch noch nicht als Briefe, sondern nur als Blätter eines einzigen Briefs (Abbildung 3.3-2 auf Seite 18, Position 1).
3. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen anzeigen (Abbildung 3.3-2 auf Seite 18, Position 2).
Abbildung 3.3-2 Briefumschlag ausblenden
Der Brief wird ohne simulierten Briefumschlag angezeigt (Abbildung 3.3-3 auf Seite
19).
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Basisfunktionen Schritt für Schritt
Abbildung 3.3-3 Brief anzeigen
4. Suchen Sie im oberen Drittel der ersten Seite des Briefs einen Ausdruck, der in jedem
Einzelbrief genau einmal vorkommt. Diesen Ausdruck werden Sie später als Steuerungsinformation für das Trennen der Briefe festlegen.
Sie können z. B. einen Ausdruck wählen, der im Briefkopf (z. B. ein Slogan Ihrer Organisation) oder in der Datumszeile (z. B. „Bonn, den“, Abbildung 3.3-3 auf Seite 19, Position 1) vorkommt. Der Ausdruck darf allerdings in jedem Brief nur ein einziges Mal vorkommen. Wenn sich z. B. der Briefkopf auf jeder Seite wiederholt, wäre das nicht der
Fall.
Alternativ: Wenn Sie keinen absolut eindeutigen Ausdruck finden, fügen Sie einen beliebigen eindeutigen Ausdruck (z. B. „<Seitenstart Serienbrief>“ in spitzen Klammern) in
das obere Drittel jedes Einzelbriefs oder Ihrer Dokumentvorlage für Serienbriefe ein. Formatieren Sie den Ausdruck mit der Schriftfarbe Weiß, damit er unsichtbar ist.
ACHTUNG
Platzieren der Steuerungsinformation
Die Steuerungsinformation muss
▪
im oberen Drittel
▪ auf der ersten Seite
jedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E‑POST MAILER sie nicht
erkennen.
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Basisfunktionen Schritt für Schritt
ACHTUNG
Layouten mit Hilfe von Textfeldern
Benutzen Sie z. B. in Microsoft Word Textfelder? Viele Anwender benutzen Textfelder, um Objekte wie das Adressfeld oder die Datumszeile auf der Seite zu platzieren. In diesem Fall müssen Sie in Ihrem Serienbrief oder Ihrer Dokumentvorlage sicherstellen, dass die Texte sich nicht mit der Steuerungsinformation überlappen. Da
Sie die Steuerungsinformation typischerweise als unsichtbaren Weißtext formatieren, könnte das leicht passieren.
Passiert das bei allen Einzelbriefen, dann trennt der E‑POST MAILER die Einzelbriefe
nicht. Passiert das jedoch nur bei einigen Einzelbriefen (wenn Sie keine Dokumentvorlage verwenden und Textfelder aus irgendwelchen Gründen verrutschen), dann
werden die Einzelbriefe falsch getrennt. Sie übersehen dabei möglicherweise, dass
die Anzahl der Einzelbriefe nicht stimmt. Einige Briefe werden dann an falsche Adressaten gesendet, während die korrekten Absender keinen Brief erhalten.
Abhilfe: Damit Briefe nicht falsch adressiert werden, verwenden Sie eine Dokumentvorlage zum Erstellen Ihrer Serienbriefe. Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des
Textfelds mit der Steuerungsinformation nicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet (Abbildung 3.3-4 auf Seite 20). Siehe auch
4.1 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen.
Abbildung 3.3-4 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe
5. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 3.3-3 auf Seite 19, Position 2).
6. Tun Sie unter MAILER auf der Registerkarte Serienbrief Folgendes:
a. Erfassen Sie im Eingabefeld Serienbrief-Indikator den Ausdruck, der den Anfang
des jeweils nächsten Briefs markieren soll, z. B. Bonn, den (Abbildung 3.3-5 auf Seite 21, Position 1).
b. Wählen Sie Speichern (Abbildung 3.3-5 auf Seite 21, Position 4).
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Abbildung 3.3-5 Serienbrief-Indikator festlegen
7. Schließen Sie den E‑POST MAILER, und starten Sie ihn erneut.
Der E‑POST MAILER meldet, dass er einen Serienbrief erkennt (Abbildung 3.3-6 auf
Seite 21).
Abbildung 3.3-6 Serienbrief erkannt
8. Wählen Sie Als Serienbrief öffnen (Abbildung 3.3-6 auf Seite 21, Position 1).
Das System zeigt die Anzahl der erkannten Einzelbriefe an (Abbildung 3.3-7 auf Seite
22, Position 1) und stellt jeden Brief einzeln in der Briefvorschau an.
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
HINWEIS
Das Erzeugen der Briefvorschau kann je nach Anzahl der Einzelbriefe einige Minuten
dauern. Bei 500 typischen Briefen kann das beispielsweise 5 bis 15 Minuten dauern.
Folgende Faktoren beeinflussen die Geschwindigkeit:
▪
Wenn hochauflösende Grafiken in den Briefen enthalten sind, kann das den Prozess erheblich verlangsamen.
▪
Ein großer Arbeitsspeicher oder eine hohe Prozessorleistung beschleunigen den
Prozess.
Abbildung 3.3-7 Inhalt des Serienbriefs
9. Prüfen Sie, ob jeder Einzelbrief korrekt angezeigt wird. Optional können Sie unter Einstellungen > MAILER auf der Registerkarte Serienbrief folgende Einstellungen vornehmen:
a. Optional: Um in der Briefvorschau zu prüfen, ob das Layout der Briefe den LayoutVorgaben des E‑POST Systems entspricht, markieren Sie das Kontrollkästchen
Briefumschlag und Sonderflächen in der Serienbriefvorschau anzeigen (Abbildung 3.3-5 auf Seite 21, Position 2).
TIPP
Nutzen Sie die Briefumschlagvorschau nur zum Testen
Nutzen Sie die Option nur, um zu testen, ob Serienbriefe, die Sie mit einer entsprechenden Dokumentvorlage erstellen, korrekt sind. Sobald Sie eine funktionierende Dokumentvorlage haben, schalten Sie die Option im Regelbetrieb aus.
Hintergrund: Das Generieren des Briefumschlags in der Briefvorschau verbraucht
– abhängig von der Anzahl der im Serienbrief enthaltenen Einzelbriefe – unnötig
Rechenleistung und kann das Generieren der Briefvorschau spürbar verzögern.
b. Optional: Um in der Briefvorschau zu prüfen, wie farbige Elemente im Schwarzweiß-Druck aussehen werden werden, markieren Sie das Kontrollkästchen
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Serienbriefvorschau in Graustufen (Abbildung 3.3-5 auf Seite 21, Position 3). Dies
kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihren Serienbrief schwarz-weiß drucken wollen.
ACHTUNG
Umrechnen in Graustufen kann lange dauern
Verzichten Sie im Regelbetrieb auf das Umrechnen von Farbe in Graustufen. Andernfalls könnte das Erstellen der Briefvorschau – abhängig von der Anzahl der im
Serienbrief enthaltenen Einzelbriefe und der Größe und Auflösung der farbigen
Grafiken – zu viel Rechenleistung und damit Zeit in Anspruch nehmen.
Standardmäßig ist das Umrechnen in Graustufen bei Serienbriefen deshalb deaktiviert. Farbige Serienbriefe werden daher in der Briefvorschau standardmäßig in
Farbe dargestellt, obwohl die Standard-Druckeinstellung schwarz-weiß ist. Normale Briefe dagegen werden standardmäßig schwarz-weiß dargestellt, entsprechend
der Standard-Druckeinstellung.
10. Legen Sie die Versandoptionen für klassische oder elektronische Briefe fest, und wählen
Sie Zum Versand.
11. Loggen Sie sich ein.
Die Anzahl der zu versendenden Briefe, die Versandoptionen und der Gesamtpreis werden angezeigt (Abbildung 3.3-8 auf Seite 23).
Abbildung 3.3-8 Anzeige des Gesamtpreises
12. Um das Versenden des Serienbriefs zu starten, wählen Sie Kostenpflichtig versenden
(Abbildung 3.3-8 auf Seite 23, Position 1). Wenn elektronische Briefe enthalten sind, geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten.
Eine Bestätigung über die versendeten Briefe wird angezeigt (Abbildung 3.3-9 auf Seite
24).
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Abbildung 3.3-9 Versendete Serienbriefe archivieren
13. Optional: Archivieren Sie die versendeten Briefe als einzelne PDF-Dateien (Abbildung
3.3-9 auf Seite 24, Position 1).
14. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.3-9 auf Seite 24, Position 2).
Siehe auch 3.3.6.1 Sie brechen das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiert nun? auf Seite
24
3.3.6.2 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert
nun? auf Seite 26
3.3.6.1 Sie brechen das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiert
nun?
Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei merken Sie beispielsweise,
dass Ihr Brief einen Tippfehler enthält, den Sie zumindest in den noch nicht versendeten
Briefen korrigieren möchten. Sie brechen den Versandprozess ab.
Der E‑POST MAILER versendet in diesem Fall noch den Brief, der gerade in der Verarbeitung ist. Der folgende Brief wird nicht mehr versendet.
Vorgehen 1. Um einen laufenden Versandprozess abzubrechen, wählen Sie im Dialogfenster, das
den Fortschritt des Versendens anzeigt, Abbrechen (Abbildung 3.3-10 auf Seite 25,
Position 1).
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Abbildung 3.3-10 Versenden eines Serienbriefs abbrechen
Eine Versandbestätigung für die bereits versendeten Briefe erscheint, in unserem Beispiel für die ersten 2 Briefe des Serienbriefs (Abbildung 3.3-11 auf Seite 25).
Abbildung 3.3-11 Versandbestätigung nach Abbruch durch den Anwender
Version 4.0
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25
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
2. Um zu prüfen, an welche Adressaten bereits Briefe versendet wurden, archivieren Sie
die versendeten Briefe. Wählen Sie Versendete Briefe speichern (Abbildung 3.3-11 auf
Seite 25, Position 1).
3. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.3-11 auf Seite 25, Position 2) und beenden Sie den
E‑POST MAILER.
4. Korrigieren Sie Ihren Serienbrief, und versenden Sie ihn erneut an diejenigen Adressaten, die den Brief noch nicht erhalten haben (in unserem Beispiel die Adressaten der
Briefe 3 bis 6).
3.3.6.2 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert nun?
Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei tritt ein Problem auf. Beispielsweise kann es vorkommen, dass die Internetverbindung zum Server der Deutschen Post AG
unterbrochen wird.
Das Versenden kann auf geregelte oder auf ungeregelte Weise unterbrochen werden. In
jedem Fall können Sie das Versenden fortsetzen. Briefe können nicht verloren gehen.
▪
Geregelt heißt: Es erscheint eine Fehlermeldung (Meldungsnummer 7004, Abbildung
3.3-12 auf Seite 26). Sie können das Versenden sofort fortsetzen.
Abbildung 3.3-12 Fehlermeldung 7004 bei einem geregelten Abbruch aufgrund eines technischen Fehlers
▪
Ungeregelt heißt: Es erscheint keine Fehlermeldung. Beispiel: Der Strom fällt aus.
Sie setzen das Versenden nach einem Neustart des E‑POST MAILER fort.
In beiden Fällen gilt: Gesendete und noch nicht versendete Briefe sind jederzeit im Zwischenspeicher des E‑POST MAILER gespeichert. Deshalb ist sichergestellt, dass Sie das
Versenden sofort oder später fortsetzen können.
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Das Versenden bricht mit Fehlermeldung 7004 ab (geregelt)
Es erscheint die Fehlermeldung mit der Meldungsnummer 7004 (Abbildung 3.3-12 auf Seite
26).
HINWEIS
Das Versenden kann auf geregelte Weise nur bei Problemen abbrechen, die z. B. mit dem
Netzwerk, der Serververfügbarkeit usw. zu tun haben, nicht jedoch aufgrund von Fehlern
im Serienbrief selbst. Ist ein (Serien-)Brief selbst fehlerhaft, lässt sich das Versenden gar
nicht erst starten.
Vorgehen 1. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung 3.3-12 auf Seite 26, Position 2).
▪
Wenn es sich um einen vorübergehenden Fehler handelt, der inzwischen behoben
ist (z. B. eine kurzzeitige Netzwerkunterbrechung), setzt der E‑POST MAILER das
Versenden mit dem nächsten Brief fort.
Sobald das Versenden abgeschlossen ist, zeigt eine Meldung an, welche Briefe wegen der Unterbrechung nicht versendet wurden (Abbildung 3.3-13 auf Seite 28).
Fahren Sie fort mit Schritt 3.
▪
Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, erscheint die Fehlermeldung
mit der Meldungsnummer 7004 (Abbildung 3.3-12 auf Seite 26) erneut.
Beispiel: Die Netzwerkverbindung ist für längere Zeit unterbrochen.
2. Nachdem Sie die Fehlermeldung mehrmals mit Ja bestätigt haben und jedesmal die
Fehlermeldung erneut erschienen ist, wählen Sie Nein (Abbildung 3.3-12 auf Seite 26,
Position 1).
Eine Meldung zeigt an, welche Briefe nicht versendet wurden (Abbildung 3.3-13 auf Seite 28, Position 1).
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Abbildung 3.3-13 Serienbriefe: Optionen nach unterbrochenem Versenden
3. Wählen Sie Nicht versendete Briefe speichern (Abbildung 3.3-13 auf Seite 28, Position 2), und speichern Sie die nicht versendeten Briefe als PDF-Dateien in einem Verzeichnis auf Ihrem PC.
4. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.3-13 auf Seite 28, Position 3), und beenden Sie
den E‑POST MAILER.
5. Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, beheben Sie das Problem. Die Ursachen können vielfältig sein. Sie können innerhalb oder außerhalb Ihres Einflussbereichs liegen:
▪
Beispiel 1: In Meldung 7004 steht, dass der Server vorübergehend nicht erreichbar
ist. Sie tun nichts und warten, bis die Ursache eventuell behoben ist.
▪
Beispiel 2: Meldung 7004 nennt keine bestimmte Fehlerursache: Sie prüfen die
Netzwerkkabel. Oder Sie stellen fest, dass Ihre DSL-Verbindung unterbrochen wurde, und warten, bis sich die Verbindung von selbst wiederherstellt.
6. Um das Versenden fortzusetzen, öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die nicht versendeten Briefe gespeichert haben, und ziehen die markierten PDF-Dateien auf das
E‑POST MAILER Icon auf Ihrem Desktop.
Der E‑POST MAILER startet erneut. Ist das Problem behoben, werden die Briefe wie gewohnt versendet. Andernfalls erscheint wieder Meldung 7004 (Abbildung 3.3-12 auf Seite 26).
7. Wenn Meldung 7004 erneut erscheint, wiederholen Sie die Schritte 5. bis 6. oder wenden sich an den Support.
Das Versenden bricht ohne Fehlermeldung ab (ungeregelt)
In diesem Fall setzen Sie das Versenden einfach bei einem Neustarten des E‑POST
MAILER fort.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
28
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Vorgehen 1. Starten Sie den E‑POST MAILER erneut, indem Sie einen beliebigen Druckauftrag starten.
Sie werden aufgefordert, das Versenden an der Stelle fortzusetzen, wo der Prozess unterbrochen wurde (Abbildung 3.3-14 auf Seite 29).
Abbildung 3.3-14 Serienbriefe: Fortsetzen des Versendens nach einem ungeregelten Abbruch
2. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung 3.3-14 auf Seite 29, Position 1).
Der E‑POST MAILER versendet alle noch nicht versendeten Briefe wie gewohnt.
3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten
Legen Sie fest, ob ein E‑POSTBRIEF auf jeden Fall gedruckt werden soll, und wenn ja, ob in
Farbe oder schwarz-weiß.
Hintergrund: Der E‑POST MAILER sendet Ihren E‑POSTBRIEF standardmäßig elektronisch,
wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat – also auch dann, wenn Sie keine E‑POST
Adresse eingeben, sondern eine postalische Adresse. Ihr Vorteil: Sie erhalten bei elektronisch versendeten Kompakt- oder Großbriefen automatisch den günstigeren Preis eines einfachen Briefs. Bei Bedarf können Sie jedoch erzwingen, dass ein E‑POSTBRIEF physisch
versendet wird.
Vorgehen 1. Legen Sie unter Versand die Versandoptionen fest. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Version 4.0
▪
wenn möglich elektronisch zustellen: Das E‑POST System versendet Ihren Brief
standardmäßig elektronisch, wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse hat. Wenn
Sie Ihren Brief in jedem Fall drucken und klassisch zustellen wollen, entfernen Sie
die Markierung.
▪
als Farbdruck oder schwarz-weiß: Standardmäßig werden Ihre Briefe kostengünstig schwarz-weiß gedruckt.
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
29
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
HINWEIS
Die Versandoptionen wirken sich auf den Preis aus. Siehe auch 3.3.7.1 Wo finde ich
aktuelle Preisinformationen?
2. Wählen Sie Zum Versand.
Ein Dialogfenster erscheint.
3. Erfassen Sie Ihre E‑POST Adresse und Ihr Passwort, und wählen Sie Einloggen.
Briefzusatzleistungen und Versandoptionen sowie der Preis und Ihr Guthaben werden
angezeigt.
Siehe auch 3.3.7.6 Mein Login funktioniert nicht – Was kann ich tun?
4. Laden Sie bei Bedarf Ihr Guthabenkonto auf. Siehe auch 3.2 E‑POST Guthabenkonto
aufladen.
5. Wählen Sie Kostenpflichtig versenden.
Das Dialogfenster E‑POST Login erscheint. Sie erhalten eine HandyTAN auf Ihr Mobiltelefon.
6. Geben Sie die HandyTAN ein, und wählen Sie Bestätigen.
Ihr E‑POSTBRIEF wird versendet und der Versand bestätigt.
Siehe auch 3.3.7.5 Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E‑POST MAILER?
7. Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Zeigen Sie das Versandprotokoll an. Siehe auch 3.3.7.2 Welche Informationen finde
ich im Versandprotokoll?
▪
Um weitere Briefe zu versenden, wählen Sie Schließen. Eine HandyTAN für den
elektronischen Versand ist nur begrenzt gültig. Nach 15 Minuten Inaktivität müssen
Sie eine neue HandyTAN eingeben.
▪
Wenn Sie keine weiteren Briefe mehr senden wollen, wählen Sie Schließen und
ausloggen.
3.3.7.1 Wo finde ich aktuelle Preisinformationen?
Aktuelle Preisinformationen finden Sie im E‑POST Portal. Wählen Sie unter
www.epost.de > Hilfe > Für Privatkunden > Preise.
3.3.7.2 Welche Informationen finde ich im Versandprotokoll?
Vollziehen Sie im Versandprotokoll nach, wann Sie auf dem PC welche E‑POSTBRIEFE versendet haben.
Voraussetzung ü Sie haben sichergestellt, dass unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges das Kontrollkästchen Protokoll nach Versand speichern markiert ist (Abbildung 4.4-5 auf Seite
56, Position 2).
ü Optional: Sie haben unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges die Aufbewahrungszeit Ihrer Versandprotokoll-Daten angepasst. Standardmäßig werden die Daten 30 Tage
gespeichert (Abbildung 4.4-5 auf Seite 56, Position 3).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
30
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Vorgehen
‣
Wählen Sie oben rechts Versandprotokoll (Abbildung 3.3-15 auf Seite 31, Position 1).
Abbildung 3.3-15 Versandprotokoll aufrufen
Das Versandprotokoll zeigt unter anderem folgende Informationen an:
▪
Dateiname: der Dateiname des E‑POSTBRIEF so wie Sie ihn unter Anhänge im
Feld Dateiname für das PDF-Dokument erfasst haben und wie er im GesendetOrdner Ihres E‑POST Postfachs gespeichert ist.
HINWEIS
Ausnahme: Wenn Sie einen E‑POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das System im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs den Dateinamen nach dem
Schema E‑POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an.
▪
Versandweg: die Art, wie Sie einen E‑POSTBRIEF versendet haben: elektronisch
mit E‑POST Adresse, klassisch mit postalischer Adresse, oder klassisch mit der Einstellung „wenn möglich elektronisch“.
▪
Anzahl Blatt: Anzahl der Blätter einschließlich Deckblatt und Anhängen
▪
Status:
▪
versendet: Der Brief wurde erfolgreich ins E‑POST System eingeliefert.
▪
fehlerhaft: Der Brief wurde wegen eines technischen Fehlers nicht versendet.
Wenn Sie den E‑POST MAILER er Brief wurde nicht versendet.erneut starten,
können Sie den Brief erneut versenden.
▪
Abbruch durch Benutzer: Sie haben das Versenden abgebrochen, der Brief
wurde nicht versendet.
Weitere Information zum Vorgehen, wenn das Versenden eines (Serien-)briefs durch
einen technischen Fehler abgebrochen wurde oder wenn Sie als Benutzer das Versenden abgebrochen haben, finden Sie unter 3.3.6.2 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiert nun?.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
31
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
▪
Login-Adresse: E‑POST Adresse, mit der sich ein Anwender am E‑POST System
für den Versand eingeloggt hat.
Das Versandprotokoll ist dem Windows-Benutzer eindeutig zugeordnet, nicht einer
E‑POST Adresse. Wenn sich also mehrere E‑POST Anwender ein und denselben
Windows-Benutzer teilen, dann zeigt das Versandprotokoll alle E‑POSTBRIEFE, welche die verschiedenen E‑POST Anwender unter ihrer jeweiligen E‑POST Adresse
versendet haben.
▪
Vorgangs-ID: Eindeutige Identifikationsnummer des Briefs. Mit der Vorgangs-ID
kann der Kundenservice der Deutschen Post AG einen möglichen Fehler analysieren. Kopieren Sie sie auf Anfrage per Mausklick in den Zwischenspeicher, und senden Sie sie per E-Mail.
3.3.7.3 Wo finde ich meine versendeten E‑POSTBRIEFE?
Alle versendeten E‑POSTBRIEFE finden Sie im E‑POST Portal im Ordner Gesendet.
HINWEIS
Um Ihre E‑POSTBRIEFE ohne Umweg übers E‑POST Portal immer griffbereit zu haben,
können Sie sie nach dem Versenden im Format PDF auf Ihrem PC archivieren.
Siehe auch 4.4.1.2 Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN definieren
Der E‑POST MAILER ist Teil des E‑POST Systems. So bietet er auch alle Vorteile des
E‑POST Portals. Beispielsweise:
▪
Ihre Eingangs- und Ausgangspost ist an einem zentralen Ort sicher gespeichert, übersichtlich geordnet und komfortabel zu durchsuchen. Sie können Verzeichnisse anlegen,
um z. B. Belege zu sortieren.
▪
Rechnungen können Sie mit E‑POSTZAHLUNG ohne Medienbruch in Ihrem PortalPostfach begleichen.
▪
Sie können Ihr persönliches Verschlüsselungszertifikat herunterladen und es E‑POST
Korrespondenzpartnern wie Krankenkassen oder Rechtsanwälten bereitstellen, die besonderen gesetzlichen Geheimhaltungspflichten unterliegen. Indem Sie E‑POSTBRIEF
END‑TO‑END für Ihre Korrespondenz nutzen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Korrespondenz
vollständig digital erfolgen kann – ohne Medienbruch in Ihrem digitalen Büro.
3.3.7.4 Welche Druckformate und Materialien werden im Rechenzentrum
beim Drucken meines Briefs benutzt?
Beim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisierte Produktionsverfahren. Abhängig von Ihren Eingaben kommen unterschiedliche Druckformate und Materialien zum Einsatz. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die
möglichen Briefarten und deren Eigenschaften beim Produktionsprozess.
Version 4.0
Briefart
Eigenschaften
Standardbrief schwarz-weiß
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, gefalzt
Standardbrief farbig
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, gefalzt
Einschreiben schwarz-weiß
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben, gefalzt
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
32
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Briefart
Eigenschaften
Einschreiben farbig
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben, gefalzt
Einschreiben Einwurf schwarz-weiß
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben Einwurf, gefalzt
Einschreiben Einwurf farbig
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben Einwurf, gefalzt
Einschreiben Rückschein schwarz-weiß
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben mit Rückschein, gefalzt
Einschreiben Rückschein farbig
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben mit Rückschein, gefalzt
Einschreiben Eigenhändig schwarz-weiß
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben Eigenhändig, gefalzt
Einschreiben Eigenhändig farbig
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben Eigenhändig, gefalzt
Einschreiben Eigenhändig Rückschein
schwarz-weiß
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben Eigenhändig mit
Rückschein, gefalzt
Einschreiben Eigenhändig Rückschein farbig
Hüllen mit E‑POST Logo, weißes Papier, Freimachung als Einschreiben Eigenhändig mit
Rückschein, gefalzt
Tabelle 3.3-1 Briefarten und deren Eigenschaften
3.3.7.5 Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E‑POST
MAILER?
Die Versanddauer hängt vom Versandweg ab:
▪
Ein elektronisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten innerhalb weniger Sekunden.
▪
Ein klassisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten bereits am nächsten Arbeitstag,
wenn Sie ihn vor 14 Uhr versenden.
3.3.7.6 Mein Login funktioniert nicht – Was kann ich tun?
Ihr Administrator kann Ihr Passwörter zurücksetzen.Sie können Ihr Passwort mithilfe des
Entsperrpassworts zurücksetzen. Sie finden es im Begrüßungsschreiben, das Sie nach Ihrer
Registrierung im E-POST System postalisch erhalten haben.
Siehe auch 6.2 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?
3.4 Post empfangen
Empfangen Sie E‑POSTBRIEFE, Faxe oder andere Nachrichten, und bearbeiten Sie sie.Sie
haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Post:
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
33
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
▪
auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, auf dem der E‑POST MAILER installiert ist: Doppelklicken
Sie auf das E‑POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz, und loggen Sie sich mit Ihrer
E‑POST Adresse ein.
▪
auf jedem beliebigen PC mit Internet-Zugang: Loggen Sie sich unter www.epost.de ins
E‑POST Portal ein.
▪
mobil mit der E‑POST App auf Ihrem Android- oder iOS-Smartphone
TIPP
Empfangsbenachrichtigung aktivieren
Damit Sie mögliche Fristen nicht versäumen, stellen Sie unter Mein Konto > Portaleinstellungen > SMS-Benachrichtigungsicher, dass Sie eine SMS erhalten, wenn Sie einen elektronischen E‑POSTBRIEF erhalten haben.
Siehe auch 3.4.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren.
Option 1: Postfach im E‑POST MAILER aufrufen
Auf Ihrem Arbeitsplatzrechner empfangen und verwalten Sie Ihre Post am einfachsten direkt
im E‑POST MAILER.
Vorgehen 1. Öffnen Sie das Postfach im E‑POST MAILER. Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Doppelklicken Sie auf das E‑POST MAILER Icon, und loggen Sie sich ein.
▪
Wenn Sie sich im Versand befinden: Wählen Sie Zum Empfang (Abbildung 3.4-1
auf Seite 34, Position 1).
Abbildung 3.4-1 Postfach aus dem Versand heraus aufrufen
2. Um eine Nachricht (z. B. einen E‑POSTBRIEF oder ein Fax) zu lesen, markieren Sie
sie.
ACHTUNG
Mobiles Arbeiten
Sie rufen unterwegs Briefe auf Ihrem Notebook ab? Dann konfigurieren Sie die Vorschau der Briefe im Postfach so, dass bei der Verbindung mit einem mobilen Netz
möglichst wenig Datenvolumen und Gebühren anfallen.
Siehe auch 4.4.2.3 Vorschau konfigurieren
Die Nachricht wird in der Vorschau angezeigt.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
34
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Ausnahme: Ein elektronisches Einschreiben mit Empfangsbestätigung wird nicht angezeigt. Sie müssen das Einschreiben vorher angenommen haben. Das geht aus
Sicherheitsgründen nur mit einer zusätzlichen Authentifizierung. Sie müssen sich deshalb in Ihr E‑POST Portalpostfach mit HandyTAN einloggen, um das Einschreiben anzunehmen. Erst dann können Sie es auch im Postfach des E‑POST MAILER anzeigen.
3. Bearbeiten Sie Ihre Post.
HINWEIS
Keine Suche im Nachrichtentext
Eine Textsuche ist z. B. im Betreff der Nachrichten oder nach Adressaten oder Nachrichtentyp möglich, nicht jedoch in den Inhalten der Nachrichten selbst.
HINWEIS
Kein direktes Antworten möglich
Aus Sicherheitsgründen lassen sich E‑POSTBRIEFE nicht direkt beantworten, das
geht nur nach Login im E‑POST System. Nutzen Sie deshalb für Antwortschreiben die
gewohnte Versand-Funktionalität des E‑POST MAILER. Siehe auch 3.3 Briefe mit
dem E‑POST MAILER senden.
Das Postfach im E‑POST MAILER wird automatisch mit Ihrem Postfach im E‑POST Portal synchronisiert. Ausnahme: Schreiben aus den Portal-Ordnern Entwürfe und Quarantäne zeigt der E‑POST MAILER nicht an.
Option 2: E‑POSTBRIEFE an beliebigen PCs bearbeiten
Sind Sie gerade nicht an Ihrem PC mit E‑POST MAILER, haben aber Internet-Zugang?
Dann rufen Sie unter www.epost.de Ihr Portal-Postfach auf. Hier laufen standardmäßig alle
eingehenden E‑POSTBRIEFE ein und werden zentral gespeichert.
Vorgehen 1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf.
2. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.
Option 3: E‑POSTBRIEFE mobil empfangen
Sie sind viel unterwegs? Dann nutzen Sie die E‑POST App für Android oder iOS, um den
Inhalt Ihres Portal-Postfachs anzuzeigen.
Voraussetzung Sie haben ein Android- oder Apple iOS-Smartphone. Windows-Smartphones werden nicht
unterstützt.
Vorgehen 1. Laden Sie die E‑POST App aus dem Apple App Store oder dem Google Play Store herunter, und installieren Sie sie. Weitere Informationen zu den E‑POST Apps finden Sie
im Portal unter http://www.epost.de/privatkunden/epostapp.
Mit der Smartphone App E‑POST CLOUD für Apple iOS (https://
itunes.apple.com/de/app/e-post-mein-mobiles-buro./id603988411?l=de&ls=1&mt=8, Abbildung 3.4-2 auf Seite 36) und Google Android (https://play.google.com/store/apps/
details?id=de.epost.epostapp, Abbildung 3.4-3 auf Seite 36) können Sie Daten hochladen oder mobil darauf zugreifen.
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Abbildung 3.4-2 E‑POST für Apple iOS im App Store
Abbildung 3.4-3 E‑POST für Google Android im Google Play Store
2. Starten Sie die E‑POST App (Abbildung 3.4-4 auf Seite 36, Position 1), und loggen Sie
sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.
Abbildung 3.4-4 Beispiel: E‑POST App unter Android starten
Version 4.0
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3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
3.4.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren
Um mögliche Fristen nicht zu versäumen, stellen Sie unter sicher, dass Sie eine SMS erhalten, wenn Sie einen elektronischen E‑POSTBRIEF erhalten haben.
HINWEIS
Desktop-Benachrichtigung ausschalten
Die SMS-Empfangsbenachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, wenn Sie
nicht am PC arbeiten. Wenn Sie an Ihrem PC arbeiten, erscheint standardmäßig auch eine Desktop-Benachrichtigung. Die könen Sie bei Bedarf ausschalten, z. B. wenn die Benachrichtigungen zu häufig erscheinen. Siehe auch 4.4.2.1 Desktop-Benachrichtigung
ausschalten.
Vorgehen 1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf.
2. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.
3. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 3.4-5 auf Seite 37, Position 1).
Abbildung 3.4-5 Kontoeinstellungen bearbeiten
4. Wählen Sie Administration, und erfassen Sie die HandyTAN.
5. Wählen Sie Portaleinstellungen (Abbildung 3.4-6 auf Seite 38, Position 1).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
37
3
Basisfunktionen Schritt für Schritt
Abbildung 3.4-6 Empfangsbenachrichtigung aktivieren
6. Stellen Sie sicher, dass unter SMS-Benachrichtigung der Optionsknopf aktiviert markiert ist (Abbildung 3.4-6 auf Seite 38, Position 2).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
38
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
4 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Erfahren Sie in Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie den E‑POST MAILER möglichst effizient und sicher nutzen.
4.1 Dokumentvorlagen für den E‑POST MAILER erstellen
Stellen Sie mit einer Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem sicher, dass alle Textund Grafik-Elemente richtig platziert sind.
Sie erstellen zwei Dokumentvorlagen:
▪
für gewöhnliche Briefe
▪ für Einschreiben
Die beiden Typen unterscheiden sich geringfügig in den Abständen, die Sie im Adressfeld
einhalten müssen.
TIPP
DTP-Programme
DTP-Programme (z. B. Adobe InDesign oder Scribus) lassen sich aus technischen Gründen nicht zum Erstellen von Anschreiben und damit auch nicht zum Erstellen vom Dokumentvorlagen benutzen.
Wenn Sie bereits eine digitale Vorlage besitzen, die mit einem DTP-Programm erstellt
wurde, oder wenn Sie im Umgang mit DTP-Programmen besser geübt sind, erstellen Sie
elektronisches Briefpapier (typischerweise für Grafikelemente und Briefkopf). Die Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem muss dann nur noch die Positionen z. B. für
das Adressfeld, Betreff oder Datum festlegen.
Siehe auch 4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten
Siehe auch 4.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Vorgehen 1. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein Dokument im Format DIN A4,
das Ihre Firmenanschrift, Firmenlogo, Datumszeile usw. enthält.
2. Platzieren Sie zwei Textfelder dort, wo sich das Sichtfenster des physischen Briefs befindet:
▪
ein Textfeld mit Ihrer Absenderadresse
▪
ein Textfeld mit einer Beispiel-Empfängeradresse (siehe auch 3.3.1.1 Wie erfasse ich
die Empfängeradresse formal korrekt?)
3. Wählen Sie Datei > Drucken, um den E‑POST MAILER zu starten.
Der Entwurf wird in der Briefvorschau angezeigt. Fehler und Lösungsmöglichkeiten zeigt
das System im unteren Bereich an Abbildung 4.1-1 auf Seite 40, Position 2).
In unserem Beispiel ragt der Firmenname „Musterfirma“ in die rot umrandete Sperrfläche
Abbildung 4.1-1 auf Seite 40, Position 1) für die sogenannte DV-Freimachung hinein.
Den Brief könnten Sie deshalb nicht versenden.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
39
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Abbildung 4.1-1 Briefvorschau
4. Beenden Sie den E‑POST MAILER, passen Sie Ihre Dokumentvorlage an, und starten
Sie den E‑POST MAILER erneut, um das Ergebnis zu prüfen.
In unserem Beispiel würden Sie das Textfeld mit der Empfängeradresse um einige Millimeter nach unten verschieben.
5. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Text- oder Grafikelemente im schwarz umrandeten
Bereich am linken Seitenrand platziert haben Abbildung 4.1-1 auf Seite 40, Position 3).
Im Rechenzentrum werden hier Informationen aufgebracht, die für die automatische Verarbeitung nötig sind. Deshalb wird dieser Bereich auf allen Seiten eines Briefs einschließlich Anhängen weiß überdeckt.
6. Wenn das System keine Fehler mehr anzeigt, speichern Sie die Dokumentvorlage im
Vorlagenverzeichnis Ihrer Office-Anwendung.
7. Um eine Dokumentvorlage für Einschreiben zu erstellen, wählen Sie unter Einschreiben Abbildung 4.1-1 auf Seite 40, Position 4) z. B. Einschreiben Einwurf und passen
die Musteradresse im Adressfeld an.
8. Um die Dokumentvorlage auch für das Versenden von Serienbriefen nutzen zu können,
definieren Sie eine Steuerungsinformation und fügen sie in Ihre Vorlage ein.
Die Steuerungsinformation ist ein beliebiger, aber eindeutiger Ausdruck (z. B. „<Seitenstart Serienbrief>“ in spitzen Klammern). Setzen Sie ihn in das obere Drittel der ersten
Seite Ihrer Dokumentvorlage ein. Formatieren Sie ihn mit der Schriftfarbe Weiß, damit
er unsichtbar ist. Anschließend legen Sie den Ausdruck unter Einstellungen > MAILER > Serienbrief als sogenannten „Serienbrief-Indikator“ fest. Detaillierte Informationen zum Vorgehen finden Sie unter 3.3.6 Serienbriefe versenden.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
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4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
ACHTUNG
Platzieren der Steuerungsinformation
Die Steuerungsinformation muss
▪
im oberen Drittel
▪ auf der ersten Seite
jedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E‑POST MAILER sie nicht
erkennen.
HINWEIS
Formatieren der Steuerungsinformation als unsichtbarer Weißtext in einem Textfeld
Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des Textfelds mit der Steuerungsinformation
nicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet
(Abbildung 3.3-4 auf Seite 20). Da Sie die Steuerungsinformation typischerweise als
unsichtbaren Weißtext formatieren, kann das leicht passieren. Der E‑POST MAILER
kann die Einzelbriefe dann nicht trennen.
Abbildung 4.1-2 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe
Weiteres Vorgehen
Weitere Informationen über die genaue Position der freizuhaltenden Flächen oder das Erstellen druckoptimierter Grafiken finden Sie unter 4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
4.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie sicher, dass die Gestaltungsmerkmale Ihrer
Geschäfts- oder Privatkorrespondenz optimal zur Geltung kommen. Außerdem erleichtern
Sie sich das physische Versenden von E‑POSTBRIEFEN.
Wenn Sie eine Dokumentvorlage verwenden, die mit den Layout-Vorgaben des E‑POST
Systems konform ist, vermeiden Sie beim physischen Versenden folgende Situationen:
▪
Wenn die Adressdaten nicht genau in den vorgesehenen Bereichen liegen, müssen Sie
ein (automatisch generiertes) Deckblatt einfügen, das nur die Adressdaten und ein
Standard-Betreff enthält. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs (Briefkopf, Logos usw.)
würde in diesem Fall vollständig durch ein leeres Blatt verdeckt werden. Siehe auch
3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden.
▪
Wenn Text oder Grafiken (z. B. ein Logo oder Wasserzeichen) in freizuhaltende Flächen
am linken unteren Seitenrand hineinragen, dann überdeckt das System diese Stellen
weiß. In der Briefvorschau wird das angezeigt. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs
würde also teilweise verdeckt werden. Zur genauen Position dieser Sperrfläche siehe
4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Hintergrund: Ein klassisch versendeter Brief muss bestimmte Layout-Vorgaben einhalten,
damit er im Rechenzentrum der Deutschen Post AG gedruckt und automatisch verarbeitet
werden kann.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
41
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie also sicher, dass die Adressdaten immer richtig platziert sind und dass Ihr Brief-Layout nicht vom E‑POST System beeinträchtigt wird. Um das
zu erreichen, müssen Sie Ihre existierende Dokumentvorlagen eventuell anpassen oder neu
erstellen.
Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten, abhängig z. B.
davon, ob Sie eine bereits bestehende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen:
▪
Erstellen Sie eine Office-Datei, die alle nötigen Elemente enthält (Briefkopf, Logo, und
die Absenderadresse im Adressfeld usw.).
Siehe auch 4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN
korrekt formatieren
▪
Erstellen Sie eine kombinierte Dokumentvorlage aus
▪
einer Office-Datei, die z. B. nur die Position des Adressfelds, des Betreffs und des
Datums enthält
und
▪
einer qualitativ hochwertig (z. B. mit einem DTP-Programm) gestalteten PDF-Datei,
die z. B. alle grafischen Elemente (z. B. Logo, Briefkopf) enthält. Diese PDF-Datei
speichern Sie als elektronisches Briefpapier.
Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,
▪
wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und
trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Der Druckprozess der Deutschen Post AG setzt in diesem Fall voraus, dass Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umgesetzt ist.
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben
wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK.
Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von
denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum
RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im
Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden.
Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch
das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren.
Auf diese Weise können Sie Ihre existierende Dokumentvorlage, mit der Sie
z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So können Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen.
Immer wenn Sie einen Brief mit Ihrem Office-Programm erstellen, wird Ihr elektronisches Briefpapier in der Briefvorschau mit angezeigt und beim Versenden mitgegeben.
Siehe auch 4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten
4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
Beheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlage
für E‑POSTBRIEFE.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
42
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Hintergrund: Der E‑POST MAILER stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den Vorgaben
der automatisierten Verarbeitung entsprechen, ins Rechenzentrum gelangen und verarbeitet
werden. Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als E‑POSTBRIEFE verschickt werden,
müssen Ihre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE den standardisierten Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).
HINWEIS
Wenn Ihr E‑POSTBRIEF den Layout-Vorgaben nicht entspricht, können Sie ihn dennoch
senden:
▪
Wenn lediglich bestimmte Freiflächen bedruckt sind, dann werden diese für die automatische Verarbeitung nötigen Freiflächen im Rechenzentrum automatisch weiß überdeckt. Das System zeigt Ihnen in der Vorschau an, wo das der Fall sein wird, und Sie
entscheiden, ob es für Sie akzeptabel ist.
▪
Sie können Ihren E‑POSTBRIEF mit einem Deckblatt versenden. Siehe auch
3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden.
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typische
Fehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere
▪
die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten
müssen
▪
die genaue Position des Adressfelds
▪
formale Merkmale der Adresse des Empfängers
▪
typische Probleme, die bei der Verwendung von Grafiken auftreten
4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Sperrflächen, die in ein- oder mehrseitigen
E‑POSTBRIEFEN freizuhalten sind, damit das System die E‑POSTBRIEFE verarbeiten
kann.
Sperrflächen mit Folgende Sperrflächen prüft das System.
und ohne Brief- ▪ auf allen Seiten: Sperrflächen am linken unteren Seitenrand (12 mm), sowie am oberen,
Zusatzleistungen
unteren und rechten Rand (jeweils 2 mm). Die Flächen werden in jedem Fall weiß überdeckt. Text- oder Bild-Elemente, die dort platziert sind, wären also nicht mehr sichtbar.
Es erscheint keine Fehlermeldung.
Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands.
Sie ist 12 mm breit und reicht 207 mm bis zum unteren Seitenrand.
▪
nur auf der ersten Seite: Feld für Freimachungsvermerke der Deutschen Post AG (Zwischenraum zwischen Absender- und Empfängeradresse) im Sichtfenster des Briefs. Das
System prüft, ob das Feld entweder leer ist oder weiß. Wenn Text- oder Grafikelemente
in das Feld hineinragen, kann das System den Brief nicht postalisch versenden. Es erscheint eine Fehlermeldung.
Die Höhe der Sperrfläche für DV-Freimachung hängt davon, ob Sie einen Brief mit oder
ohne Briefzusatzleistungen (BZL, z. B. Einschreiben Einwurf) versenden:
Version 4.0
▪
Ohne Briefzusatzleistungen: 13 mm (Abbildung 4.2-1 auf Seite 44)
▪
Mit Briefzusatzleistungen: 18 mm (Abbildung 4.2-2 auf Seite 45)
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
43
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Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Abbildung 4.2-1 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen ohne Einschreibenleistungen
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
44
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Abbildung 4.2-2 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen mit Einschreibenleistungen
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
45
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
HINWEIS
Was ist aus der Sicht des Systems ein Fehler, was nicht?
Wenn Sie in der Vorschau die Option Briefumschlag in Vorschau anzeigen wählen, sehen Sie, wo genau das Sichtfenster des Briefumschlags liegt. Nur in bestimmten Fällen
zwingt das System Sie, die Adresse anders zu platzieren.
Fehler, die das Versenden nicht verhindern:
▪
Die Adresse ist nach rechts oder nach unten verrutscht und teilweise unlesbar. Dennoch können Sie den Brief versenden.
Sie erkennen jedoch in der Vorschau, dass es empfehlenswert wäre, die Adresse zu
verschieben, den Text zu kürzen oder eine kleinere Schriftart zu wählen. Andernfalls
kann der Postbote den Brief möglicherweise nicht zustellen.
Fehler, die das Versenden verhindern:
▪
Die Adresse ist zu weit oben und würde das Feld für die sogenannte DVFreimachung überdecken.
▪
Die Adresse ist zu weit links, so dass das System keine 5-stellige Postleitzahl identifizieren kann.
4.2.2 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Vorgehen
‣
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl.
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen.
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist
(ohne Leerzeile) z. B.:
"Beispielstraße 5
12345 Musterstadt"
‣
Beispiel
▪
Die Schriftfarbe ist schwarz.
Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie „D“
oder „DE“.
Falsch ist: „D-12345 Musterstadt“
Richtig ist: „12345 Musterstadt“
ACHTUNG
Auslandsbriefe sind nicht möglich.
‣
Version 4.0
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien.
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
46
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
4.2.3 Wie formatiere ich Grafiken korrekt und halte ich sie aus Sperrflächen heraus?
Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob die
Grafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Vorgehen
‣
‣
‣
Stellen Sie sicher, dass Sie nur Grafiken im JPG-Format verwenden.
Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi
haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.
Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgöße in Ihre Dokumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.
Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächen
verletzt werden.
HINWEIS
Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Programm wie IrfanView benutzen.
‣
Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß
gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mit
Bildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus gescannten Dokumenten stammen.
Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft
Word, Open Office Writer, Libre Office oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.
‣
Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.
Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der DruckVorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild erkennt, das Sperrflächen verletzt.
Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Folgendes:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
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4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß
gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Teilen Sie große Grafiken in kleinere
1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und
ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zu
groß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.
2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.
‣
Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.
Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildern
neue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflächen überdecken.
TIPP
Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,
schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrelevant sind.
TIPP
Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendern
nicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.
‣
Stellen Sie sicher, das „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht die
Sperrflächen verletzen:
1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon
sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanView
Portable den Menüpunkt Image > Information.
2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Word
die „Alles Markieren“-Funktion.
Version 4.0
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48
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
‣
Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
zu beschneiden.
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wurden, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.
Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTPProgrammen (z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) erstellen, und die
Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte aus größeren Bildelementen als
zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der Umsetzung der PDF-Dateien für
den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur der
durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,
und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage einbauen wollen.
▪
Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumentenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügen
ihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.
HINWEIS
Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie dazu
nicht die „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.
4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten
Erstellen Sie eine leere Seite im Format PDF, auf der Sie z. B. ein Unternehmens-Logo und
andere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmens
oder Ihrer Organisation entspricht. Diese Funktion ist vor allem für Geschäftskunden mit besonders hohen Ansprüchen an die Druckqualität (Farbtreue) relevant. Im allgemeinen empfehlen wir, Dokumentvorlagen zu erstellen.
Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,
▪
wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedruckt
werden. Der Druckprozess der Deutschen Post AG setzt in diesem Fall voraus, dass Ihr
Dokument im CMYK-Farbraum umgesetzt ist.
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa
Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK. Dabei kann es
passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen,
digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB.
Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht
alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN,
die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK
deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
Version 4.0
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre existierende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So
können Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen.
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
49
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
TIPP
Wie kann ich das elektronische Briefpapier am einfachsten erhalten?
Bitten Sie den Grafiker, der die Druckvorlage für Ihr gedrucktes Briefpapier erstellt hat, Ihr
elektronisches Briefpapier wie im Folgenden beschrieben zu erstellen oder Ihnen die digitale Druckvorlage zu senden.
ACHTUNG
Warum kann ich nicht einfach mein bestehendes Briefpapier einscannen?
Vermeiden Sie es aus folgenden Gründen, Ihr bestehendes Briefpapier einzuscannen:
▪
Die Sperrflächen im Adressfeld würden verletzt.
▪
Die Druckqualität wäre unbefriedigend.
▪
Die PDF-Datei wäre sehr groß.
Wenn keine digitale Vorlage existiert und es auf exakte Farbtreue nicht ankommt, können
Sie statt des elektronischen Briefpapiers auch eine oder mehrere Dokumentvorlagen für
Ihre textverarbeitende Software erstellen, in der alle grafischen Elemente und statischen
Texte enthalten sind. Siehe auch 4.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie weiterbenutzen
wollen, die Sperrflächen freigehalten sind (siehe Kapitel 4.2 Adressfelder und Grafiken
in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren).
2. Legen Sie eine Datei für Ihr elektronisches Briefpapier an:
a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4,
die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält.
ACHTUNG
▪
Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach strukturierte PDF-Datei.
▪
Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seitenrand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden.
▪
Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDFEigenschaften:
▪
Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen
▪
Bilder, die sich überlappen
▪
Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert
sind (Clipping-Pfade)
b. Starten Sie den E‑POST MAILER, um in der Vorschau zu prüfen, ob das elektronische Briefpapier Fehler enthält.
Siehe auch 4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?
Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.
c. Um das Briefpapier ohne den simulierten Briefumschlag in der Briefvorschau zu prüfen, entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen anzeigen.
d. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
50
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
3. Fügen Sie das elektronische Briefpapier Ihrer Installation des E‑POST MAILER hinzu:
a. Wählen Sie Einstellungen.
b. Wählen Sie unter MAILER auf der Registerkarte Briefpapier die Schaltfläche Hinzufügen.
c. Wenn Sie mehrere Briefpapiere verwenden, setzen Sie (z. B. das am häufigsten verwendete) als Standard.
d. Bestätigen Sie mit Speichern.
Ergebnis Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFEN
als Hintergrund hinzu.
HINWEIS
Grafikelemente überdecken das Briefpapier
Wenn Ihr Dokument (z. B. eine Word- oder Powerpoint-Datei) Grafikelemente oder Textboxen enthält, dann wird der Inhalt des Briefpapiers von diesen Elementen überdeckt.
Achtung: Dies ist auch dann der Fall, wenn das Grafik- oder Textelement transparent ist.
Hintergrund: Der E‑POST MAILER wandelt alle Dokumente in das Archiv-Format PDF/
A-1b um. Dieses Format lässt keine transparenten Grafiken zu.
Sie können das Briefpapier vor dem Versenden für jeden Brief individuell einstellen oder
einzelne Seiten vom Briefpapier ausnehmen.
Briefpapier verwenden
Vorgehen 1. Erstellen Sie einen Brief, und starten Sie den E‑POST MAILER.
2. Wählen Sie unter Briefpapier > Auswahl das gewünschte Briefpapier.
3. Optional: Legen Sie im Feld Seiten ohne Briefpapier fest, für welche Seiten Ihres
Briefs (einschließlich Anhängen) Sie das Briefpapier nicht verwenden wollen. Dazu
trennen Sie die Seitenzahlen durch Komma ohne Leerzeichen (z. B. 3,4,7). Definieren
Sie Seitenbereich mit Bindestrich ohne Leerzeichen (z. B.3,4,9-11). Die Seitenzahlen
werden in der Briefvorschau oben links angezeigt.
4.3.1 Mein Briefpapier erscheint nicht in der Auswahl – was tun?
Sie haben eine PDF-Datei mit elektronischem Briefpapier erstellt, die Sie im E‑POST
MAILER hinterlegen wollen (unter Einstellungen > Briefpapier). Es erscheint jedoch eine
Fehlermeldung, und die PDF-Datei erscheint nicht in der Liste der Briefpapiere.
Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt.
Vorgehen
Version 4.0
‣
Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E‑POST MAILER, und wiederholen
Sie den Vorgang.
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
51
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
4.4 E‑POST MAILER konfigurieren
Hinterlegen Sie Standardtexte, legen Sie fest, wo Sie E‑POSTBRIEFE standardmäßig auf
Ihrem PC speichern wollen, oder optimieren Sie den E‑POST MAILER für die Arbeit von unterwegs.
Wählen Sie den Link Einstellungen (Abbildung 4.4-1 auf Seite 52, Position 1).
Abbildung 4.4-1 Konfigurationseinstellungen öffnen
4.4.1 Versandeinstellungen festlegen
Konfigurieren Sie das Versenden von E‑POSTBRIEFEN.
4.4.1.1 Standard-Texte für Betreff und Anschreiben erstellen
Um das Versenden auf die Dauer zu vereinfachen, hinterlegen Sie Standardtexte für Betreff
und Anschreiben. Sie können diese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen.
Hintergrund: Wenn Sie einen Brief nicht an eine physische Postadresse, sondern elektronisch (also an eine E‑POST Adresse) senden, dann wird automatisch ein Anschreiben erzeugt. Typischerweise erfassen Sie dafür einen Text sowie ein Betreff (Abbildung 4.4-2 auf
Seite 53, Position 1). Ihr „eigentlicher“ Brief wird damit zum Anhang des E‑POSTBRIEFS
(Abbildung 4.4-2 auf Seite 53, Position 2).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
52
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Abbildung 4.4-2 Betreff-Zeile eines E‑POSTBRIEFS im E‑POST MAILER Postfach
Ein typischer Standard-Anschreibentext lautet z. B. „Bitte beachten Sie meinen Brief im Anhang.“
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 4.4-1 auf Seite 52, Position 1).
2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Ihre Standardtexte (Abbildung 4.4-3 auf
Seite 53, Position 1).
Abbildung 4.4-3 Standardtexte erfassen
3. Erfassen Sie die folgende Daten:
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
53
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
▪
Anschrift Absender: Ihre Post-Anschrift so, wie sie auf dem Deckblatt eines klassisch versendeten Briefs im Adressfeld erscheinen soll. Siehe auch 3.3.2 Dokument
mit Deckblatt versenden.
▪
Betreff: Der Text erscheint
▪
Im Betreff eines elektronischen E‑POSTBRIEFS
▪
Im Eingangspostfach des Empfängers oder in Ihrem Gesendet-Ordner im
E‑POST MAILER Postfach (Abbildung 4.4-2 auf Seite 53, Position 1) oder im
E‑POST Portalpostfach.
Beispiel: „Ihr E‑POSTBRIEF von Max Mustermann“
▪
Anschreiben: Der Text erscheint als Standardtext im Anschreiben eines elektronisch versendeten E‑POSTBRIEFS.
Beispiel: „Bitte beachten Sie den angehängten Brief.“
Der Text erscheint nicht auf dem Deckblatt eines physisch versendeten
E‑POSTBRIEFS.
4. Sichern Sie Ihre Eingaben.
4.4.1.2 Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN definieren
Speichern Sie beim Versenden eine Kopie Ihres E‑POSTBRIEFS im Format PDF. Ihre Briefe
sind dann immer leicht für Sie zugänglich, ohne dass Sie den E‑POST MAILER starten müssen. Das dafür voreingestellte Verzeichnis auf Ihrem Computer können Sie ändern.
HINWEIS
Ihre E‑POSTBRIEFE sind immer auch im E‑POST Portal gespeichert.
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 4.4-1 auf Seite 52, Position 1).
2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung 4.4-4 auf Seite 55,
Position 1).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
54
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Abbildung 4.4-4 Versandprotokoll und Archiv konfigurieren
3. Legen Sie unter Standard-Speicherort für Kopien versendeter Anhänge das Verzeichnis für Ihr E‑POSTBRIEF Archiv fest.
4. Sichern Sie Ihre Eingaben.
4.4.1.3 Versandprotokoll konfigurieren
Legen Sie z. B. fest, wie lang das Versandprotokoll gespeichert werden soll, das der
E‑POST MAILER standardmäßig erstellt.
HINWEIS
Ihre E‑POSTBRIEFE sind immer auch im E‑POST Portal gespeichert.
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 4.4-1 auf Seite 52, Position 1).
2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung 4.4-5 auf Seite 56,
Position 1).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
55
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Abbildung 4.4-5 Versandprotokoll und Archiv konfigurieren
3. Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Um das standardmäßige Erstellen des Versandprotokolls zu unterdrücken, entfernen
Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Protokoll nach Versand speichern (Abbildung 4.4-5 auf Seite 56, Position 2).
▪
Passen Sie die Aufbewahrungsdauer der Versandprotokolldaten an (Abbildung 4.4-5
auf Seite 56, Position 3).
4. Sichern Sie Ihre Eingaben.
4.4.1.4 Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau standardmäßig ausblenden
Wenn Sie den E‑POST MAILER starten, wird Ihr Brief in einer Briefvorschau angezeigt. Legen Sie fest, ob der Briefumschlag und die Sonderflächen standardmäßig ein- oder ausgeblendet sein sollen.
Auf das Einblenden des Briefsumschlags können Sie beispielsweise dann verzichten, wenn
Sie eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt haben. Um einen Brief zu prüfen, können
Sie die Briefvorschau mit Briefumschlag jedoch jederzeit aktivieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie rechts oben Einstellungen.
2. Wählen Sie unter MAILER die die Registerkarte Sonstiges.
3. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau anzeigen.
4. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
56
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
4.4.2 Postfach konfigurieren
Konfigurieren Sie Ihr Postfach, in das Sie durch Doppelklicken auf den E‑POST MAILER gelangen. Das kann beispielsweise dann wichtig sein, wenn Sie Ihre Post unterwegs auf Ihrem Notebook erledigen und das Datenvolumen über Ihre Verbindung zum mobilen Netz
begrenzen wollen.
4.4.2.1 Desktop-Benachrichtigung ausschalten
Legen Sie fest, ob eine Desktop-Benachrichtigung erscheinen soll, wenn ein neuer
E‑POSTBRIEF in Ihrem Posteingang eintrifft. Sie erhalten solche DesktopBenachrichtigungen standardmäßig.
Die Desktop-Benachrichtigungen erscheinen am unteren Bildschirmrand (Abbildung 4.4-6
auf Seite 57).
Abbildung 4.4-6 Desktop-Benachrichtigung
Wenn die Desktop-Benachrichtigungen zu oft erscheinen, schalten Sie die Funktion aus. Alternativ können Sie die Intervalle für das Abrufen von Nachrichten vergrößern. Siehe auch
4.4.2.2 Aktualisierungsintervalle festlegen.
TIPP
SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren
Die Desktop-Benachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, während Sie am PC
arbeiten. Wenn Sie Ihren PC nicht täglich einschalten, denken Sie auch daran, im
E‑POST Portal die Empfangsbenachrichtigung per SMS zu aktivieren. Vermeiden Sie es
so, mögliche Fristen zu versäumen. Siehe auch 3.4.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung
aktivieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang.
2. Damit das System neue E‑POSTBRIEFE meldet, markieren Sie das Kontrollkästchen
System-Benachrichtigung einschalten.
3. Sichern Sie Ihre Eingaben.
4.4.2.2 Aktualisierungsintervalle festlegen
Legen Sie fest, wie häufig das System den Posteingang aktualisieren soll.
Beispiele:
▪
Version 4.0
Wählen Sie ein längeres Intervall, wenn die Benachrichtigung, dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben, zu oft erscheint. Siehe auch 4.4.2.1 Desktop-Benachrichtigung ausschalten
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
57
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
▪
Legen Sie fest, dass gar keine Aktualisierung erfolgen soll, wenn Sie mobil arbeiten,
aber auf das Bearbeiten von Post verzichten wollen.
HINWEIS
Beim Aktualisieren werden nur Metadaten (Textdaten) übertragen (z. B. zu Struktur
und Inhalt der Ordnerstruktur, Absender und Betreff einzelner Nachrichten). Das Datenvolumen ist deshalb normalerweise gering (abhängig von der Menge der aktualisierten Nachrichten). Erst wenn Sie Anhänge in der Vorschau anzeigen, können beträchtliche Datenvolumina Ihr mobiles Datennetz belasten und entsprechende Gebühren verursachen.
Passen Sie die Vorschau von Anhängen an Ihre Bedürfnisse an, wenn Sie unterwegs
Ihre Post erledigen. Siehe auch 4.4.2.3 Vorschau konfigurieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang.
2. Wählen Sie unter Automatische Abfrage neuer Nachrichten das Intervall.
Mit Aktualisieren können Sie den Posteingang jederzeit manuell auffrischen (Abbildung
4.4-7 auf Seite 58, Position 1).
Abbildung 4.4-7 Posteingang manuell auffrischen
3. Sichern Sie Ihre Eingaben.
4.4.2.3 Vorschau konfigurieren
Wenn Sie unterwegs Ihre Post auf Ihrem Notebook erledigen, schränken Sie die Menge der
Daten ein, die über Ihre Verbindung zum mobilen Datennetz übertragen werden. Sie begrenzen das Datenvolumen und damit mögliche Gebühren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang.
2. Wählen Sie unter Anhänge sofort als Vorschau anzeigen eine Größenbegrenzung
fest.
3. Sichern Sie Ihre Eingaben.
4.5 Prüfen, ob der E‑POST MAILER aktuell ist
Prüfen Sie bei Bedarf manuell, ob eine neue Version verfügbar ist.
Damit Ihre Daten optimal geschützt sind, prüft das Programm automatisch in regelmäßigen
Abständen, ob eine neue Version verfügbar ist, und fordert Sie bei Bedarf auf, das Aktualisieren zu starten.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
58
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Vorgehen
‣
Wählen Sie im Kontextmenü des E‑POST MAILER Symbols (im sogenannten Systray
am unteren Rand des Windows-Desktops, Abbildung 4.5-1 auf Seite 59, Position 1)
den Menüpunkt Nach neuer Version suchen (Abbildung 4.5-1 auf Seite 59, Position 2).
Abbildung 4.5-1 E‑POST MAILER Symbol im Systray
ACHTUNG
Aktualisieren unter Windows XP
Beachten Sie die 4.5.1 Besonderheiten beim Aktualisieren unter Windows XP.
4.5.1 Besonderheiten beim Aktualisieren unter Windows XP
Ändern Sie eine Standardeinstellung im Ausführen als-Dialogfenster, um den E‑POST
MAILER unter Windows XP aktualisieren zu können.
Das Ausführen als-Dialogfenster (Abbildung 4.5-2 auf Seite 59 erscheint nach dem Starten der Aktualisierung.
Abbildung 4.5-2 Standardeinstellung im Ausführen als-Dialogfenster
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
59
4
Funktionen für Fortgeschrittene und Experten
Vorgehen 1. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Computer und Daten vor nicht
autorisierter Programmaktivität schützen Abbildung 4.5-3 auf Seite 60, Position 1).
Abbildung 4.5-3 Einstellung im Ausführen als-Dialogfenster anpassen
2. Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 4.5-3 auf Seite 60, Position 2).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
60
5
Daten sichern in der E‑POST CLOUD
5 Daten sichern in der E‑POST CLOUD
Nutzen Sie – zusätzlich zu den 5 GB Ihres Postfachs – 5 GB kostenlosen OnlineSpeicherplatz in der E‑POST CLOUD, um wichtige Daten zu sichern und auch mobil jederzeit und überall verfügbar zu haben.
Das Programm legt ein E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC an. Speichern Sie darin
wichtige Dokumenten, z. B. Verträge oder Ausweiskopien. Die Dateien werden dann automatisch mit Ihrem Online-Speicher in der E‑POST CLOUD synchronisiert. Sie sind dann
auch auf allen PCs oder Smartphones verfügbar und synchron, auf denen Sie die den
E‑POST MAILER oder die E‑POST CLOUD App installiert haben.
Weitere Informationen zu Funktionsumfang und Funktionsweise finden Sie unter 5.1 Häufig
gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD.
E‑POST CLOUD Verzeichnis öffnen
Wenn Sie den E‑POST MAILER nutzen, ist E‑POST CLOUD bereits auf Ihrem Rechner installiert. Um die E‑POST CLOUD zu nutzen, müssen Sie sich nur einloggen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Start > Programme > Deutsche Post AG > E‑POST CLOUD.
2. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.
HINWEIS
Zurzeit steht die E‑POST CLOUD nur Privatkunden zur Verfügung.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie ein Konto als Privatkunde haben? Das erkennen Sie
an Ihrer E‑POST Adresse. Sie ist bei Privatkunden nach dem Schema <Vorname>.<Nachname>.<Zähler>@epost.de aufgebaut (z. B. max.mustermann.
[email protected]).
Dateien synchronisieren
Loggen Sie sich an Ihrem PC in Ihre E‑POST CLOUD ein, um die Dateien in Ihrem lokalen
E‑POST CLOUD Verzeichnis zu synchronisieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (Abbildung 5-1 auf Seite 62,
Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
61
5
Daten sichern in der E‑POST CLOUD
Abbildung 5-1 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
2. Geben Sie Ihre Privatkunden-E‑POST Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Empfehlung: Markieren Sie das Kontrollkästchen Login-Daten E‑POST speichern.
HINWEIS
Nur während Sie in der E‑POST CLOUD eingeloggt sind, können Ihre Dateien auf
dem PC automatisch synchronisiert werden.
4. Wählen Sie Einloggen.
Die Dateien in Ihrem lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis werden synchronisiert.
5. Optional: Um festzustellen, dass die Dateien tatsächlich synchronisiert sind, öffnen Sie
Ihr lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis unter Start > Programme > Deutsche Post
AG > E‑POST CLOUD.
Synchronisierte Dokumente sind mit einem Haken grün markiert (Abbildung 5-2 auf Seite
62).
Abbildung 5-2 Synchronisiertes Dokument im lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis
Ist das Synchronisieren noch nicht abgeschlossen, sind die betreffenden Dateien gelb
markiert (Abbildung 5-3 auf Seite 63).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
62
5
Daten sichern in der E‑POST CLOUD
Abbildung 5-3 Laufende Synchronisierung eines Dokuments im lokalen E‑POST CLOUD Verzeichnis
Ergebnis Das Synchronisieren klappt nicht? Sehen Sie nach unter 6.1 Wie behebe ich E‑POST
CLOUD Fehler?
E‑POST CLOUD konfigurieren
Ändern Sie bei Bedarf das E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC.
Voraussetzung Sie sind eingeloggt.
Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (5. Daten sichern in der
E‑POST CLOUD: E‑POST CLOUD konfigurieren) den Menüpunkt Einstellungen.
Abbildung 5-4 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
2. Ändern Sie bei Bedarf das lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
63
5
Daten sichern in der E‑POST CLOUD
HINWEIS
Speicherplatz und Dateigrößen
Die E‑POST CLOUD bietet Ihnen folgende Vorteile:
▪
Sie haben insgesamt 5 GB Speicherkapazität in Ihrer Online-E‑POST CLOUD zur
Verfügung.
▪
Sie können Dateien mit einer Größe von jeweils bis zu 50 MB hochladen oder synchronisieren.
Wenn das neue Verzeichnis bereits Dateien enthält, erscheint eine Meldung, dass die
darin enthaltenen Dateien synchronisiert werden. Sie haben damit Gelegenheit sicherzustellen, dass nicht versehentlich die falschen Dateien online gespeichert werden. Sollte
Ihnen das dennoch passieren – Ihre Privatsphäre ist stets geschützt.
3. Speichern Sie Ihre Eingaben.
Folgendes passiert:
a. Dateien, die online in der E‑POST CLOUD gespeichert sind, werden im ersten Schrite in Ihr neues lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis heruntergeladen.
b. Enthält das neue lokale Verzeichnis ebenfalls Dateien, werden diese Dateien im
zweiten Schritt hochgeladen.
Die Dateien in der Online-E‑POST CLOUD sind synchronisiert mit Ihrem lokalen Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Beim erstmaligen Synchronisieren werden also keine Dateien gelöscht.
5.1 Häufig gestellte Fragen zur E‑POST CLOUD
Wie funktioniert die E‑POST CLOUD?
Dateien, die Sie im E‑POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem Windows-PC ablegen, werden
permanent automatisch synchronisiert, solange Sie eingeloggt sind.
Beispiel: Sie löschen eine Datei in Ihrem lokalen Verzeichnis – die Datei wird auch in der
Cloud gelöscht. Sie laden mit Ihrem Smartphone eine Datei hoch – beim nächsten Anschalten Ihres PCs und Einloggen in die E‑POST CLOUD wird die Datei in das lokale Verzeichnis heruntergeladen.
Beim erstmaligen Synchronisieren – wenn Sie das E‑POST CLOUD Verzeichnis neu anlegen oder ändern – werden keine Dateien gelöscht, sondern nur hinzugefügt.
Wie sicher sind meine Daten?
Ihre Daten werden während der Synchronisation verschlüsselt übertragen.
Auf den Servern der Deutschen Post AG ist Ihre Privatsphäre durch das deutsche Datenschutzrecht geschützt.
Die Daten auf dem Server der Deutschen Post AG sind durch Sicherungskopien vor Datenverlust geschützt. Dateien, die Sie löschen oder aus Ihrem E‑POST CLOUD Ordner
entfernen, werden jedoch – auch aus Gründen des Datenschutzes – sofort auf dem Server der Deutschen Post AG gelöscht. Wir können deshalb Dateien, die Sie gelöscht haben, nicht wiederherstellen.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
64
5
Daten sichern in der E‑POST CLOUD
TIPP
Virenschutzprogramm aktuell halten
Wenn Sie E‑POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware:
Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz des
E‑POST Systems.
Das E‑POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalb
dafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am besten
durch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt.
Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchronisierung ausgeschlossen sind.
Siehe auch www.epost.de/privatkunden/cloud.html
Wie viel Speicherplatz kann ich nutzen?
Ihr lokales E‑POST CLOUD Verzeichnis kann bis zu 5 GB groß sein. Ein Erweitern des
Speicherplatzes ist zurzeit noch nicht möglich.
Wie groß können einzelne Dateien sein, die ich hochlade oder synchronisiere?
Sie können einzelne Dateien bis zu einer Größe von jeweils 50 MB von Ihrem Smartphone hochladen oder mit Ihrem Rechner synchronisieren. Das Dateiformat spielt keine
Rolle.
TIPP
Speicherplatz sparen
Wählen Sie z. B. beim Einscannen von Verträgen eine möglichst niedrige Auflösung.
Eine sehr gute Grafik-Qualität erreichen Sie mit 150 bis 300 dpi.
Was kostet mich die E‑POST CLOUD?
Ihr Online-Speicherplatz ist kostenlos.
Wie kann ich die E‑POST CLOUD mit meinem Smartphone nutzen?
Mit der Smartphone App E‑POST CLOUD für Apple iOS (Abbildung 5.1-1 auf Seite 65)
und Google Android (Abbildung 5.1-2 auf Seite 66) können Sie Daten hochladen oder
mobil darauf zugreifen.
Abbildung 5.1-1 E‑POST CLOUD für Apple iOS im Apple App Store
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
65
5
Daten sichern in der E‑POST CLOUD
Abbildung 5.1-2 E‑POST CLOUD für Google Android im Google Play Store
Zurzeit lassen sich Verzeichnisse auf Ihrem Smartphone nicht automatisch mit der
E‑POST CLOUD synchronisieren. Sie müssen Dateien manuell hochladen.
Kann ich meine Dateien mit anderen Nutzern teilen?
Zurzeit können Sie Dateien in der E‑POST CLOUD nicht für andere Nutzer freigeben, um
Dateien z. B. gemeinsam zu bearbeiten.
Was kann beim Synchronisieren schiefgehen?
Ihre Daten sind sicher. Dateien werden nur gelöscht, wenn Sie auf Ihrem Smartphone
oder Rechner einen ausdrücklichen Löschbefehl geben.
Automatisches Synchronisieren bedeutet jedoch: Daten, die Sie in einem E‑POST
CLOUD Verzeichnis ändern, überschreiben gleichnamige Dateien in allen E‑POST
CLOUD Verzeichnissen, die Sie auf anderen Rechnern angelegt haben. Insofern müssen
Sie mit Sorgfalt vorgehen.
Das Synchronisieren kann unter bestimmten Umständen unterbrochen werden, oder es
kann zu Netzwerkproblemen kommen. Wie Sie im Fehlerfall vorgehen, erfahren Sie unter
6.1 Wie behebe ich E‑POST CLOUD Fehler?
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
66
6
Vorgehen bei Problemen
6 Vorgehen bei Problemen
Lösungen für gelegentlich auftretende Probleme finden Sie generell als Unterkapitel zum jeweiligen Prozess-Schritt, in dem das Problem auftreten kann.
6.1 Wie behebe ich E‑POST CLOUD Fehler?
Beheben Sie die Ursachen möglicher Synchronisationsfehler oder Verbindungsprobleme.
Wenn ein Fehler auftritt, ist das E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
(Abbildung 6.1-1 auf Seite 67, Position 1) mit einem entsprechenden Symbol markiert.
Abbildung 6.1-1 E‑POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld
Synchronisationsfehler beheben
heißt: Die Synchronisation einer oder mehrerer Dateien oder Ordner ist fehlgeschlagen.
Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht, und führen
Sie dann den nächsten Schritt aus.
Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E‑POST CLOUD Icons (Abbildung 6.1-1 auf Seite 67,
Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren.
2. Um herauszufinden, ob und welche einzelnen Dateien betroffen sind, wählen Sie den
Menüpunkt Synchronisationsverlauf.
3. Wenn die E‑POST CLOUD beim Synchronisieren ein Virus festgestellt hat, prüfen Sie
die befallene Datei mit einem Virenschutzprogramm und versuchen Sie, das Virus zu
entfernen.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
67
6
Vorgehen bei Problemen
TIPP
Virenschutzprogramm aktuell halten
Wenn Sie E‑POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware:
Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz des
E‑POST Systems.
Das E‑POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalb
dafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am besten
durch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt.
Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchronisierung ausgeschlossen sind.
4. Prüfen Sie, wie groß die betroffenen Dateien in Ihrem lokalen Verzeichnis sind.
Dateien, die größer als 50 MB sind, lassen sich nicht synchronisieren.
a. Um die Größe einer Datei anzuzeigen, wählen Sie im Windows-Explorer im Kontextmenü der Datei den Menüpunkt Eigenschaften.
b. Verschieben Sie Dateien, die größer als 50 MB sind, in ein anderes Verzeichnis,
oder versuchen Sie, sie zu verkleinern.
Sie können beispielsweise versuchen, die Dateien zu komprimieren oder die Auflösung von Grafiken zu verringern.
5. Stellen Sie sicher, dass Ihr lokales Verzeichnis nicht größer als 5 GB ist.
Wenn das lokale Verzeichnis zu groß ist, kann es nicht vollständig synchronisiert werden.
Verbindungsfehler beheben
bedeutet: Zwischen Ihrem PC und der E‑POST CLOUD besteht keine Internetverbindung.
Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht, und führen
Sie dann den nächsten Schritt aus.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass eine Internetverbindung besteht.
a. Öffnen Sie beispielsweise Ihren Internet-Browser, und rufen Sie eine Webseite auf.
b. Prüfen Sie Ihr LAN-Kabel oder Ihre WLAN-Verbindung.
2. Öffnen Sie die E‑POST CLOUD im E‑POST Portal:
a. Loggen Sie sich unter https://portal.epost.de/ ein.
b. Wählen Sie Dateien (Abbildung 6.1-2 auf Seite 69, Position 1).
Die synchronisierten Verzeichnisse werden unter Ordner angezeigt (Abbildung 6.1-2
auf Seite 69, Position 3).
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
68
6
Vorgehen bei Problemen
Abbildung 6.1-2 E‑POST CLOUD im Portal öffnen
c. Prüfen Sie, ob Sie eine Datei herunterladen können (Abbildung 6.1-2 auf Seite 69,
Position 3).
Alternativ: Versuchen Sie, mit Ihrer E‑POST CLOUD App per Smartphone auf die
E‑POST CLOUD zuzugreifen und eine Datei hoch- oder herunterzuladen.
Tun Sie Folgendes:
▪
Wenn Sie trotz funktionierender Internetverbindung nicht auf die E‑POST CLOUD
im Portal zugreifen können, fahren Sie fort mit Schritt 4.
▪
Wenn Sie Dateien herunterladen können, fahren Sie fort mit Schritt 3.
3. Starten Sie den Computer neu, und prüfen Sie die Verbindung.
4. Wenn das Problem weiterhin besteht, informieren Sie den 6.7 Kundenservice.
6.2 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?
Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, beantragen Sie ein Entsperrpasswort, das Sie per
Post erhalten.
Vorgehen 1. Wählen Sie http://www.epost.de.
2. Wählen Sie Einloggen.
3. Wählen Sie den Link Passwort vergessen?.
4. Erfassen Sie das Entsperrpasswort, das Sie nach der Registrierung per Post erhalten
haben, oder fordern Sie ein neues Entsperrpasswort an.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
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Vorgehen bei Problemen
6.3 Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm?
Das Deinstallieren hängt von Ihrem Betriebssystem ab. Unter MS Windows 7 machen Sie
das z. B. wie folgt.
Vorgehen 1. Wählen Sie Start > Systemsteuerung.
2. Wählen Sie Programme deinstallieren.
3. Wählen Sie im Kontextmenü des Listeneintrags E‑POST den Eintrag Deinstallieren.
Sie gelangen in das Dialogfenster E‑POST Deinstallation.
4. Wählen Sie E‑POST Deinstallation.
Siehe auch 3.1 E‑POST Programm herunterladen und installieren
6.4 Wie komme ich an die Log-Daten heran?
Ich möchte dem Kundenservice bei einem Problem mit dem E‑POST MAILER die Log-Daten
senden. Wie komme ich da heran?
Vorgehen 1. Starten Sie den E‑POST MAILER.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Wählen Sie unter Info auf der Registerkarte System den Link Log-Daten in Zwischenspeicher übernehmen.
4. Fügen Sie die Log-Daten mit Strg+V z. B. in eine E‑Mail ein, um sie dem Kundenservice
zu senden.
Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E-POST Kundenservice
für Privatkunden.
▪
Tel.: +49 228 92 39 93 29, Mo – Fr 9.00 Uhr – 20.00 Uhr außer an bundeseinheitlichen Feiertagen
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
▪
E-Mail: [email protected]
6.5 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?
Der E‑POST MAILER kommuniziert mit dem Server der Deutschen Post AG per HTTPS
über den Standard-Port 443. In den meisten Organisationen und privaten Firewalls ist dieser
Standard-Port freigeschaltet. Wenn das System Verbindungsprobleme meldet, prüfen Sie
Ihre Firewall-Einstellungen.
Vorgehen
Version 4.0
‣
‣
Stellen Sie sicher, dass Port 443 freigeschaltet ist.
Stellen Sie sicher, dass folgende URLs (und Sub-URLs) nicht durch Ihre Firewall geblockt werden:
▪
https://login.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.23/30)
▪
https://mailbox.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.25/30)
▪
https://send.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.24/30)
▪
https://account.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.39/30)
▪
https://safe.api.epost.de (IP-Adresse/Subnetz: 91.223.114.26/30)
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
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6
Vorgehen bei Problemen
‣
Stellen Sie sicher, dass das Installationsprogramm E‑POST_Setup.exe auf das Internet
zugreifen darf.
6.6 Eine Fehlermeldung wird in der Briefvorschau nicht vollständig angezeigt – was nun?
Drücken Sie die ↓- oder ↑-Taste, um durch die Meldungen zu navigieren.
Wegen eines Fehlers in einer älteren Komponente von Microsoft Windows kann es unter
Windows XP vorkommen, dass eine Fehlermeldung in der Briefvorschau nicht vollständig
sichtbar ist (Abbildung 6.6-1 auf Seite 71, Position 1).
Abbildung 6.6-1 Unvollständig angezeigte Fehlermeldung unter Windows XP
Vorgehen 1. Klicken Sie auf eine Fehlermeldung.
Version 4.0
E‑POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
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Vorgehen bei Problemen
2. Drücken Sie die ↓- oder ↑-Taste, um durch die Meldungen zu navigieren.
TIPP
Sicherheit
Windows XP wird von Microsoft nicht mehr gepflegt und ist unsicher.
Installieren Sie eine neuere Version von Microsoft Windows. Damit beheben Sie auch
das Anzeigeproblem.
6.7 Kundenservice
Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E-POST Kundenservice für
Privatkunden.
Version 4.0
▪
Tel.: +49 228 92 39 93 29, Mo – Fr 9.00 Uhr – 20.00 Uhr außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
▪
E-Mail: [email protected]
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Deutsche Post DHL Group
Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53113 Bonn
www.deutschepost.de
Stand 07/2015

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