AIDA ORGA Anwenderlösung öffentlicher Dienst Den manuellen Aufwand in der Personalverwaltung reduzieren und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter stärken INhalt 03|Warum sich die AIDA ORGA Zeitwirtschaft für Sie lohnt 04| Personalzeiterfassung – Basis für Transparenz und Vertrauen 06| Personalzeiterfassung – Alles Wichtige auf einen Blick 2 14| Personaleinsatzplanung – Ob Dienst- oder Schichtplanung – stets den Überblick behalten 16| Projektzeiterfassung – Haben Sie stets die Kosten und Rendite im Überblick 08| Mobile Zeiterfassung – Flexible, ortsunabhängige Zeitund Leistungserfassung 18| Modular und passgenau – Alle Elemente eines ganzheitlichen Konzeptes für optimalen Kundennutzen 10| AIDA Web-Mitarbeiterportal – Papierloser Workflow für eine moderne Arbeitsorganisation 19| AIDA KUTTER – Erfahrener Partner für zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen 12| Zutrittssteuerung – Einfach und sicher organisieren, wer Zugang hat 20| Ausgewählte Referenzen AIDA ORGA Zeitwirtschaft Inhalt Unsere Systeme schaffen Transparenz und entlasten Sie von aufwändiger Organisationsarbeit. Warum sich die AIDA Personalmanagement für Sie lohnt: Sie wissen, wie viel Zeit und Geld die Betriebs- und Arbeitsorganisation kosten kann. Vor allem die Personalzeiterfassung und -einsatzplanung verursachen hohe Aufwände. Die AIDA ORGA Zeitwirtschaft entlastet Sie. Sie gewinnen damit gleichzeitig mehr Transparenz. Denn alle Daten stehen Ihnen in Echtzeit zur Verfügung. Sie können zudem zentral abgerufen und übersichtlich dargestellt werden. Mit unseren Systemen können Sie mit überschaubarem Einsatz ein Maximum aus Ihren betrieblichen Abläufen schöpfen. Investieren Sie in eine zukunftssichere Lösung: Die AIDA ORGA Zeitwirtschaft lässt sich modular ausbauen und so an künftige Bedürfnisse anpassen. Ihre Vorteile im Detail Entlastung Transparenz Sie delegieren aufwändige Administrationsaufgaben an das System und können sich auf Ihr Geschäft konzentrieren. Unsere Systeme überführen alle erfassten Daten in leicht interpretierbare Übersichten. So behalten Sie jederzeit den Überblick über sämtliche Unternehmensabläufe. Kostenreduzierung Unsere Systeme helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren. Das senkt Kosten und macht sich schnell bezahlt. MaSSarbeit Wir hören Ihnen zu. Sie erhalten von uns kein System „von der Stange“, sondern eine Lösung für Ihre Anforderungen. Sicherheit Mit unseren Systemen haben Sie alle Daten und Fakten im Blick – das ist ein zuverlässiges Fundament für Entscheidungen. Flexibilität Zukunftssicherheit Sie brauchen aufgrund Ihrer organisatorischen, beziehungsweise betrieblichen Entwicklung weitere Funktionen? Unser System lässt sich jederzeit ausbauen! Partnerschaft Wir verstehen uns als Wertschöpfungspartner unserer Kunden. Wir sind Ihr AIDA-Partner vor Ort und haben uns auf die Zusammenarbeit mit kleinen und mittleren Unternehmen spezialisiert. Wir sind permanent im Gedanken- und Erfahrungsaustausch mit unseren Kunden und Interessenten. Sie können alle Software-Bausteine einzeln oder im Zusammenspiel als maßgeschneiderte Komplettlösung verwenden. AIDA ORGA Zeitwirtschaft Warum sich die AIDA ORGA Zeitwirtschaft für Sie lohnt 3 Personalzeiterfassung Basis für Transparenz & Vertrauen Mit der AIDA Software ist Ihre Zentrale jederzeit auskunftsfähig. Das Informationstableau informiert zuverlässig über An- und Abwesenheiten. Eine Zeiterfassung für mehr Transparenz Wenn Unternehmen ein Zeiterfassungssystem einführen möchten, löst das in vielen Fällen Diskussionen unter den Mitarbeitern aus. Man fürchtet mehr Kontrolle bzw. Überwachung und übersieht in dieser von Vorurteilen getragenen Debatte oft die vielen guten Gründe, die für eine Zeiterfassung sprechen. Davon profitieren alle Seiten. Eine Zeiterfassung sorgt für mehr Transparenz. Sie zeichnet in Echtzeit auf, ob Mitarbeiter ihr Stunden-Soll erfüllt haben, oder ob sie bereits darüber liegen. Das hilft Arbeitgebern bei der Personaldisposition sowie arbeitszeitbezogene gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Es schafft ein vertrauensvolleres Miteinander und eine Gleichbehandlung unter den Mitarbeitern. Übersichten und Auswertungen auf Knopfdruck Was nützt Ihnen das? Jeder Mitarbeiter Ihrer Organsation hat auf Nachfrage Kenntnis, wer wie und wann zum Beispiel für Kundenanfragen zuständig und erreichbar ist. Die AIDA ORGA Software sorgt damit für einen geschlossenen und professionellen Auftritt nach außen und nach innen. Und wie funktioniert das? Informationstableau Multifunktionsterminal AIDA T1630 Multifunktionsterminal AIDA T630 Das Microcontroller-Terminal bietet durch die Parametrierung eine sehr hohe Funktionalität, ganz ohne Programmierkenntnisse. Hohe Laufzeitstabilität bei sehr gutem PreisLeistungs-Verhältnis. Eine sichere Investition über viele Jahre. 4 AIDA ORGA Zeitwirtschaft Personalzeiterfassung Wer ist im Hause? Wer ist bis wann auf Dienstreise? Wer hat bis wann Urlaub? Ihre Zentrale hat jederzeit fundierte Antworten auf solche Fragen. Gruppenkalender Wer ist wann im Hause – und wann nicht? Der Gruppenkalender bietet Personalverantwortlichen und Führungskräften jederzeit den erforderlichen Überblick. Damit stellen Sie sicher, dass immer eine ausreichende Zahl Mitarbeiter präsent ist, um anstehende Aufgaben zu bewältigen. AIDA spart uns wöchentlich rund 10 Stunden Doppelarbeit. Früher wurden die aktuellen gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen nicht mehr eingehalten. Heute sind diese im System automatisch hinterlegt. Wir arbeiten seit Mitte 2013 mit der AIDA-Zeiterfassung für die 350 Mitarbeiter unserer Stadtverwaltung. Vorteile für Vorteile für Vorteile für Arbeitgeber Arbeitnehmer Anwender • Bessere Einschätzung und effektiverer Einsatz der Mitarbeiter • Basis für individuelle Arbeitszeitplanung und mehr Freiräume • Wirtschaftlichkeit und Arbeitserleichterung • Verbindliche Grundlage für Verhandlungen mit dem Arbeitgeber • Anpassung der Arbeitszeit an den tatsächlichen Arbeitsanfall • Aktuelle Informationen über die Arbeitszeitkonten • Realisierung von flexiblen Arbeitszeitmodellen • Arbeitserleichterung durch automatisierte Abrechnungen • Mehr Freiräume für andere Tätigkeiten • Bequemere und zuverlässigere Personaleinsatzplanung • Verbindliche Basis für die Bearbeitung von Urlaubs- und anderen Anträgen AIDA ORGA Zeitwirtschaft Personalzeiterfassung 5 Personalzeiterfassung Alles Wichtige auf einen Blick Mit AIDA erhalten Sie alle Informationen, die für Sie relevant sind. Individuelle Auswertungen sind jederzeit möglich. Alle Informationen auf einen Blick durch AIDA Das Monatsjournal im Überblick 1 2 4 Das Monatjournal zeigt alle Zeitbuchungen und Fehlgründe, die innerhalb eines Monats angefallen sind, auf. Neben den Soll- und Istzeiten sowie den Pausen buchungen, können Sie die Entwicklung des Gleitzeitkontos verfolgen. Die angefallenen Arbeitszeiten können so ausgewiesen werden, dass zuschlagsrelevante Arbeits zeiten gesondert aufgeführt werden. Auf diese Weise ist eine flexible Berechnung von Zugschlagszeiten (beispielsweise auf Grundlage eines Tarifvertrages oder einer Betriebsvereinbarung) möglich. Gerne passen wir das Journal auf Ihre Unternehmensanforderungen an. Erläuterung zum abgebildeten Monatsjournalausdruck der AIDA-Software: 3 1 Beschäftigungsart (Vollzeit/Teilzeit) und -grad (in %) 2 Kommen-/Gehen-Buchungen für jeden einzelnen Tag mit dem jeweiligen Grund (z.B. Pause oder Dienstgang) 3 Stundennachweise je Kalenderwoche und für den ganzen Monat 5 4 Werte für das Flexzeitkonto 5 Stand des Urlaubskontos 6 AIDA ORGA Zeitwirtschaft Personalzeiterfassung Das Power-Paket Ihre Vorteile im Detail So klein der Aufwand – so groß der Gewinn: Mit unserer AIDA-Zeiterfassung machen Sie sich das (Arbeits)leben leichter, denn das System enthält alle Funktionen, die Sie benötigen: • Übersichtliche Fehlzeitenplanung • Feste und flexible Arbeits-, Gleit- und Freizeitmodelle • Bis zu 999 Tages- und Wochenpläne • Überstundenermittlung pro Tag, Woche oder Monat • Freidefinierbare Lohnarten und Überstundenkonten • Automatisierte Auswertung der Monatsbuchungen für die Gehaltsabrechnung. • Einfachere Abrechnung gemäß TVöD und AVR. • Datenübergabe an Lohn- und Gehalts programme. • Automatische Schichtzuordnung bei Schichtbetrieb • Urlaubsverwaltung – auch über den Jahreswechsel hinaus • Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresjournale • Datenübergabe an Lohn- und Gehaltsprogramme wie z. B. DATEV, KIDICAP, Paisy etc. Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Mustermann, Max Der Gruppenkalender in AIDA bietet einen Überblick über die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter. So ist eine unkomplizierte Planung möglich. AIDA ORGA Zeitwirtschaft Personalzeiterfassung 7 Mobile Zeiterfassung Flexible, ortsunabhängige Zeit- und Leistungserfassung Die mobile Zeiterfassung von AIDA ermöglicht eine ortsunabhängige Zeit- und Leistungserfassung. Den AuSSendienst und Mitarbeiter im Home-Office perfekt anbinden Sind viele Ihrer Mitarbeiter im Außendienst beschäftigt? Oder liegen Ihre Projekte an unterschiedlichen Standorten? Auch außerhalb Ihrer Räumlichkeiten ist eine zentral auswertbare Zeiterfassung problemlos möglich! Wir bieten Ihnen mit der AIDA-App, dem AIDA-Mobil-Terminal und dem AIDA-Telefonterminal drei Zugangsmöglichkeiten, die für die mobile Zeiterfassung bestens geeignet sind. Ihre Vorteile im Detail • Das System funktioniert branchenübergreifend – von Arbeitstrupps auf Bau stellen bis hin zum Pflegedienst. • Das System ermöglicht eine minutengenaue Nachkalkulation – auf Wunsch auch mit Stundensätzen sowie Materialund sonstigen Kosten. • Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten entsprechend der Daten aus der Zeiterfassung und Projektzeiterfassung 8 AIDA ORGA Zeitwirtschaft Mobile Zeiterfassung Wir benötigen die AIDA Software für unser internes Reporting in Aus schüssen, dem Rat und der Verwaltung sowie als Datengrundlage für unsere zehnjährige Haushaltsfortschreibung. Die Software entlastet uns hier, da sie uns alle relevanten Daten durch die mobile Erfassung liefert. Zahlreiche Hinweise, die wir gegeben haben, haben inzwischen zu einer Anpassung der Software an die spezifischen Bedürfnisse im kommunalen Umfeld geführt. AIDA-App Mit der AIDA-App wird jedes Smartphone/Tablett zum voll-funktionsfähigen Terminal. Kommen, Gehen, Dienstgang, Aufträge. Jede Arbeitsphase ist schnell und einfach gebucht. Ein Klick und die Uhr läuft. Am Ende wird einfach wieder ausgestempelt und die Zeit ist erfasst. Die Zeiten lassen sich dabei unkompliziert den unterschiedlichsten, vorher definierten Kostenstellen und einzelnen Aufträgen zuweisen. Die Daten werden später online ins AIDA-System überspielt. AIDA-Mobil-Terminal mT610 Mit dem mobilen Erfassungsterminal von AIDA können Sie Daten überall und jederzeit erfassen – sei es auf der Baustelle, in der Produktion oder im Projektgeschäft. Dank seiner handlichen Größe und seines robusten Gehäuses findet das mobile Erfassungsgerät überall Platz und ist selbst im Freien störungsfrei einsetzbar. Der im Gerät integrierte Scanner erkennt alle gängigen Barcodes, was eine spezielle Einarbeitung überflüssig macht. Die Datenstation, über die Ihre Daten auf den PC übertragen werden, ist gleichzeitig Ladestation. AIDA-Telefonterminal Wenn Sie auf zusätzliche Hardware verzichten möchten, kann die Zeiterfassung auch problemlos über die Mitarbeiter-Handys erfolgen. Sie benötigen dazu lediglich das entsprechende Handy-Modul. Buchungen sind dabei auch aus dem Festnetz möglich. AIDA ORGA Zeitwirtschaft Mobile Zeiterfassung 9 AIDA Web-Mitarbeiterportal Papierloser Workflow für eine moderne Arbeitsorganisation Über das Web-Mitarbeiterportal können Mitarbeiter und Führungskräfte bequem von jedem Arbeitsplatz Informationen einsehen. Sicherer Zugriff von jedem internetfähigen Endgerät Um das AIDA Web-Mitarbeiterportal zu nutzen, meldet sich der Mitarbeiter über einen beliebigen Internet-Browser mit seiner Personalnummer und dem von ihm selbst festgelegten Passwort an. Nun kann er sich seine persönlichen Daten anzeigen lassen oder bestimmte Vorgänge abhängig von seinen individuellen Berechtigungen bearbeiten. Das Web-Mitarbeiterportal ermöglicht die Konfiguration umfangreicher Vertretungs- und Vorgesetztenfunktionen. Wenn zum Beispiel ein Urlaub genehmigt worden ist, informiert das System den Mitarbeiter automatisch per E-Mail. Zeit- sowie Urlaubs-Kontenstände abrufen und sogar Zeitbuchungen durchführen – das alles und noch mehr erledigen Sie und Ihre Mitarbeiter in Zukunft problemlos, fehlerfrei und nachvollziehbar im Netz. Der hinterlegte Workflow macht das möglich - denn durch ihn haben Sie jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Ob im Büro oder auf Dienstreise – ein internetfähiges Endgerät genügt, um vom AIDA Web-Mitarbeiterportal zu profitieren. Sie sind damit nicht nur unabhängig vom Ort, Sie können benötigte Information auch jederzeit selbst ohne Unterstützung anderer Mitarbeiter abrufen. Ihre Vorteile im Detail • AIDA entlastet Ihr Personalbüro. Dadurch bleibt mehr Zeit für andere wichtige Themen im Personalwesen. • AIDA macht Schluss mit der Zettelwirtschaft und es gibt keine manuellen Übertragungsfehler. • AIDA verkürzt Bearbeitungszeiten. Alle Vorgänge gelangen in Echtzeit zum Adressaten. • AIDA sorgt dafür, dass Mitarbeiter immer einen Ansprechpartner haben. In Abwesenheit des Vorgesetzten können Stellvertreter adressiert werden. • AIDA verwaltet Genehmigungsstufen, wenn Anträge von mehreren Instanzen genehmigt werden müssen. • AIDA informiert über Anträge und Bewilligungen automatisch per E-Mail. 10 AIDA ORGA Zeitwirtschaft Web-Mitarbeiterportal AIDA hat unser Unternehmen effizienter gemacht, weil es den Mitarbeitereinsatz erleichtert. Erreichbarkeiten sowie An- und Abwesenheiten – nach wenigen Mausklicks haben Geschäftsführung, Personalleitung und Mitarbeiter volle Übersicht. In unserem auf 12 Standorte verteilten Unternehmen hat AIDA auch die Urlaubsplanung erheblich erleichtert. Und so funktioniert es: mit wenigen Mausklicks zum papierlosen Urlaubsantrag 1. Schritt Login Zur Anmeldung Name oder Personalnummer und persönliches Passwort eingeben. 2. Schritt Korrekturantrag stellen, Antragsart auswählen. 3. Schritt Antrag für einen bestimmten Fehlgrund stellen. Beispiel Urlaubsantrag: Zeitraum und gegebenenfalls Bemerkung eintragen, fertig! AIDA ORGA Zeitwirtschaft Web-Mitarbeiterportal 11 Zutrittssteuerung Einfach und sicher organisieren, wer Zugang hat Die AIDA-Zutrittssteuerung ermöglicht klare Regeln beim Kommen und Gehen sowie klare Zutrittsberechtigungen. Gezielte Regelung der Zutrittsberechtigungen Per Zutrittssteuerung können Sie den Zugang in Ihren Räumlichkeiten gezielt regeln. So können Sie mit Hilfe unseres Systems zum Beispiel Türen, Schranken, Drehkreuze, Schiebe- und Kipptüren steuern. Auch die Steuerung von Alarmanlagen ist möglich. Jeder Mitarbeiter erhält seinen persönlichen Ausweis im Scheckkartenformat oder als Schlüsselanhänger und findet damit Zugang zu allen für ihn freigegebenen Bereichen. Mit Hilfe der AIDA-Zutrittssteuerung können Sie jeder einzelnen Person zeitliche und räumliche Berechtigungen zuweisen. So lassen sich zum Beispiel bestimmte Bereiche für Besucher sperren, während die Mitarbeiter hier freien Zugang erhalten. Ob Büroräume oder die IT-Abteilung: Problemlos können Sie den Zugang regeln. Außerdem können Sie nachvollziehen, wer wann und wo Zutritt hatte. 12 AIDA ORGA Zeitwirtschaft Zutrittssteuerung Optionen für die Zutrittsorganisation in Sicherheitsbereichen • PIN-Eingabe: Jeder Mitarbeiter erhält eine persönliche Geheimzahl, die er per Tastatur eingibt, um Zugang zu erhalten. • Für noch sensiblere Bereiche kann auch die Identifikation des Zutrittsberechtigten über Fingerabdruck-Scanner oder biometrische Gesichtserkennung als Option gewählt werden. Den Ausschlag für AIDA gab die Tatsache, dass hier auch eine Zutrittssteuerung integrierbar ist. Überzeugend fanden wir auch die intuitiv bedienbare Nutzeroberfläche. Seit Ende 2011 ist das AIDA-System bei uns in Betrieb. Seit dem Frühjahr 2012 ist auch die Zutrittssteuerung in Betrieb. Das System ist sehr schnell, und wir sind sehr zufrieden. Rund 250 Leute sind im System. Unterm Strich kann man sicher sagen, dass die Investition sich gelohnt hat. Ihre Vorteile im Detail • Sehr individuell: zahlreiche Definitionen von Zutrittsbereichen für die räumliche Berechtigungssteuerung. • Automatische Scharf- und Unscharfschaltung von Alarmanlagen. • Höchste Sicherheit durch separate Türsteuerelektronik im Inneren des Gebäudes. • Verschiedene verdeckte Alarme möglich (akustisch, optisch oder stiller Alarm über Telefon). • Nie wieder Schlosswechsel: Bei herkömmlichen Schließanlagen müssen bei Schlüsselverlust in der Regel alle Schlösser ausgewechselt werden. • Bei unserer elektronischen Zutrittssteuerung muss lediglich die zum verlorenen Ausweis gehörende Nummer gelöscht werden. • Zutrittsprotokoll: Das System bietet eine Vielzahl an Auswertungen, die Sie einfach per Mausklick abrufen können. • Das Türzustandstableau zeigt an, ob die zu überwachenden Türen betätigt werden und ob sie möglicherweise zu lange offen stehen. AIDA ORGA Zeitwirtschaft Zutrittssteuerung 13 Personaleinsatzplanung Ob Dienst- oder Schichtplanung – stets den Überblick behalten Einfache und effiziente Dienst- und Schichtplanung Mit der AIDA-Personaleinsatzplanung können Sie den Einsatz Ihrer Mitarbeiter noch effizienter planen. Sie, beziehungsweise alle Verantwortlichen in Ihrer Organsiation wissen jederzeit, wer wo und wann im Dienst ist. Sie vermeiden teuren Personalüberhang oder unerwünschte Fehlbesetzungen. Sollte jemand fehlen, erkennen Sie das sofort und können umgehend reagie- ren. Sie können die Qualifikationen der Mitarbeiter im System hinterlegen. Sollen in Ihren Diensten oder Schichten bestimmte Qualifikationen berücksichtigt werden, werden vom System die passenden Mitarbeiter vorgeschlagen. Hierbei werden selbstverständlich vorangegangene Dienste, Urlaubs- und Ruhezeiten berücksichtigt. Multifunktionsterminal AIDA T1630 Der Dienstplan Multifunktionsterminal AIDA T1630 Die Verknüpfung zur Zeiterfassung Dienstpläne lassen sich mit unserer Software schnell und einfach erstellen. Dabei kann das System problemlos an die vorhandenen Dienstplanstrukturen angepasst werden. Die Dienstplanübersicht auf Ihrem Bildschirm zeigt Ihnen sofort, wer präsent ist (Farbkennung grün) und wer aus welchem Grund fehlt. Das System zeigt Ihnen auch Ihre Mitarbeiterplanung beliebig weit in die Zukunft an. Organisationen und Unternehmen, die auch über das AIDA-Modul Zeiterfassung verfügen, können dieses mit dem elektronischen Dienstplan verknüpfen. Wenn Mitarbeiter über die Zeiterfassung ein- oder auschecken, gleicht das System dies automatisch mit Ihrer Dienstplanung ab. Über die AIDA-Dienstplanung können Sie per Knopfdruck sehr einfach eine Vielzahl von Übersichten, Kalendern, Statistiken und Plänen erstellen, und zwar so, wie es einzelne Mitarbeiter oder aber Mitarbeiter-Gruppen beziehungsweise Abteilungen in Ihrem Hause brauchen. 14 AIDA ORGA Zeitwirtschaft Personaleinsatzplanung Kommt es zu Abweichungen, erhalten Sie automatisch eine Meldung. Im Fall unvorhergesehener Fehlzeiten können Sie sehr schnell reagieren. Das Programm kombiniert Zeituhr und Dienstplanung – es verwaltet Soll- und Ist- Zeiten. Früher haben wir all das in Excel-Tabellen erfasst, die monatlich gepflegt wurden. Heute ist es in Echtzeit verfügbar. Das entlastet Bereichsleiter und Schwestern. Es hat die Papierwirtschaft in unserem Personalbüro abgelöst und vereinfacht auch die unternehmensinterne Kommunikation im Netzwerk der Caritas sehr. 08/2013 Beispiel, Birgit 2 1 Meier, Lieschen 3 Müller, Anne Müller, Heinz Helfer Mustermann, Erika Produktionsleiter Mustermann, Max Mustermann, Erika Müller, Anne Mustermann, Max 4 6 6 Schulz, Heinz Beispiel, Birgit Mustermann, Max WB2 WB2 Meier, Lieschen 5 Gabelstapler Führerschein WB2 Mustermann, Max Beispiel, Birgit WB2 Abbildung eines Dienstplanes in AIDA 1 Fehlgrund Krank 2 Mitarbeiter Stammabteilung 3 Eingeplanter Bereich, zum Beispiel Kostenplatz oder Abteilung 4 Soll / Bedarf 5 Ist-Anwesenheit 44,33 Stunde 6 Vorschlagsgenerierung bei Unterbesetzungen AIDA ORGA Zeitwirtschaft Personaleinsatzplanung 15 Projektzeiterfassung gemäSS NKF Haben Sie stets die Kosten und Rendite im Überblick Auftragsfortschrittskontrolle per Knopfdruck Sie haben einer Aufgabe in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation ein bestimmtes Budget zugeordnet? Zu Recht wollen Sie möglichst aktuell darüber informiert sein, ob dieser Kostenrahmen in der praktischen Erledigung dieser Aufgabe eingehalten, unterschritten oder überschritten wird. Die AIDA-Projektzeiterfassung informiert Sie sekundenschnell darüber, ob Sie bei der Aufgabenerledigung im Budget und in der Zeitplanung liegen, oder ob es hier Probleme gibt. Per Knopfdruck können Sie sich darüber einen übersichtlichen Report ausdrucken lassen: die Auftragsfortschrittskontrolle. Zuverlässige Ist-Datenerfassung Die erforderlichen Ist-Daten erfassen Mitarbeiter an Ihren Computer-Arbeitsplätzen oder an stationären Terminals im Unternehmen oder über mobile Endgeräte (z. B. Smartphones). Die Dateneingabe wird erfahrungsgemäß in kurzer Zeit erlernt. Falsche und unplausible Eingaben erkennt das System. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise zu lange Projektzeiten eingeben sollte, erkennt das System dies durch Abgleich mit der Zeiterfassung. 16 AIDA ORGA Zeitwirtschaft Projektzeiterfassung Ihre Vorteile im Detail • Einfache, intuitive und sichere IstDateneingabe durch Mitarbeiter. • Vermeidung von Eingabefehlern durch systeminterne Plausibilitätsprüfung. • Permanenter automatischer Abgleich von Soll- und Ist-Daten. • Bei Abweichungen auf Wunsch optionale E-Mail-Benachrichtigungsfunktion an Führungskräfte. Budget-Kontrolle Im Report der Auftragsfortschrittskontrolle sehen Sie, um welches Projekt es sich handelt, welchen Zeit- und Budgetrahmen Sie dafür kalkuliert haben. Das Budget weist zudem Personal- und Materialkosten aus und summiert diese zu einem Gesamt-Soll. All diesen Positionen stellt die AIDA-Software die Ist-Daten gegenüber. Durch diesen Report wissen Sie jederzeit, ob Sie rentabel arbeiten, oder ob Sie nachjustieren müssen. So halten Sie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess ständig in Gang. Mit der Projektzeiterfassung behalten Sie Ihr Budget und die Rendite stets im Überblick. Die wichtigsten Informationen direkt per Klick. Das AIDA-Infocenter dient im Bereich der Fertigung als Controlling- und Steuerungszentrale. Auf alle dargestellten Felder (Spalten) können Sortierungen nach Werten und Status durchgeführt werden. Über Filter können Fertigungsaufträge u.a. nach Produkt, Kunde, Einplanungszeitraum gefiltert werden. Eine Suchfunktion zeigt Ihnen über SQL Algorithmen in Sekunden die Fertigungsaufträge des Kunden um z.B. den aktuellen Bearbeitungsstand zu erfahren um dem Kunden diesen mitzuteilen. Funktion im Detail • Sortieren, Filtern, Suchen und Auswerten über das AIDA-Infocenter Datensätze können z. B. beliebig gefiltert werden nach: • Auftragsstatus • Controlling-Kriterien • Prüfung Start-/ Endtermin • Verkaufspreise mit Differenzspanne Abbildung des Auftrags-Info Centers in AIDA AIDA ORGA Zeitwirtschaft Projektzeiterfassung 17 Modular & passgenau Alle Elemente eines ganzheitlichen Konzeptes für optimalen Kundennutzen 1 | Personalzeiterfassung 6 | ERP Die mit Hilfe der Zeiterfassung ermittelte Personalzeit ist die Grundlage für zahlreiche Auswertungen. AIDA ERP - die leistungsfähige Software für das Enterprise Resource Planning in kleinen und mittleren Unternehmen - ist die durchgängige Basis für Erfolgswillige. 2 | Web-Mitarbeiterportal Das Web-Mitarbeiterportal ermöglicht die Bearbeitung und Genehmigung von vielen Vorgängen – papierlos und einfach übers Intranet. 2 1 7 | KVP-Manager Unser KVP-Manager begleitet Sie beim Prozess der Qualitätssicherung. Sie können damit Verbesserungsschritte anstoßen, umsetzen, dokumentieren und bewerten. 7 3 | Zutrittssteuerung 6 Mit der Zutrittssteuerung ist der Zugang von Mitarbeitern zu allen für sie relevanten Bereichen im Unternehmen garantiert. 3 5 8 | Unterstützung 4 4 | Personaleinsatzplanung Die Personaleinsatzplanung unter stützt Sie bei der Aufgabe, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. 8 Wir sind für Sie da. Gerne beantworten wir Ihre Fragen am Telefon, per Teamviewer oder bei Ihnen vor Ort. Die Wertschöpfungspartnerschaft zu unseren Kunden ist uns sehr wichtig. Wir kümmern uns. 5 | Projektzeiterfassung Das Modul Projektzeiterfassung sorgt für Kostentransparenz und macht Effizienzpotenziale sichtbar. Die Grafik zeigt die Elemente der AIDA ORGA-Software und versinnbildlicht, wie diese nahtlos ineinandergreifen. Die Highlights unserer Software • Flexible Auswertung mit dem Reporting-Tool „Crystal Reports“ • Mobile Datenerfassung per Handy, Barcode-Scannerstift, MDA/PDA • Hohe Datensicherheit • Ständige Aktualisierung stellt sicher, dass die jeweils aktuellen gesetzlichen oder tarifvertraglichen Vorgaben angewendet werden • Skalierbares, erweiterbares System, das mit Ihren Ansprüchen wächst • Ausbaufähig bis hin zur Datenübergabe an Lohnund Gehaltsprogramme • Komplexe Filiallösungen zur Anbindung externer Standorte verfügbar 18 AIDA ORGA Zeitwirtschaf Modular und passgenau • Leistungsfähige Auswertungsfunktionen und übersichtliche Journale Kutter GmbH Wir sind Wertschöpfungspartner unserer Kunden Unsere Systeme unterstützen Sie dabei, Ihre betrieblichen Abläufe und Strukturen zu optimieren, sodass Sie auf neue Anforderungen flexibler reagieren können. Wir unterstützen Sie • mit kompetenter Beratung für alle Unternehmensbereiche • mit einer neben dem Konzept auch realisierbaren und praxisorientierten Implementierung • mit der permanenten Betreuung in allen organisatorischen Fragen mit einem Ansprechpartner und mit Produkten, die sich in zahlreichen Unternehmen und Branchen bewährt haben. Besuchen Sie uns auch im Internet unter www.aida-kutter.de AIDA ORGA Zeitwirtschaft AIDA Kutter 19 Ausgewählte Referenzen Öffentlicher Sektor: Zeiterfassung, Zutrittssteuerung, Mobile Zeit- und Leistungserfassung Stadt Bad Königshofen KUTTER GmbH · Sonnenstraße 2 · 90471 Nürnberg Tel. +49 (0) 911. 81636-0 · Fax +49 (0) 911. 81636-30 E-Mail: [email protected] · www.aida-kutter.de
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