4.2 PDF-Dateien aus mehreren Dateien erstellen

4
PDF-Dateien erstellen und zusammenführen
Ein PDF-Dokument über das Dateiverzeichnis erstellen
Eine weitere schnelle Vorgehensweise, PDF-Dateien zu erstellen, ist über das Kontextmenü der abgelegten
Dateien in den Verzeichnisordnern Ihres Betriebssystems gegeben:
f
f
f
Starten Sie den WindowsExplorer.
Suchen Sie die gewünschte Datei,
und markieren Sie diese.
Klicken Sie im Kontextmenü auf
IN ADOBE PDF KONVERTIEREN
.
Während der Konvertierung informiert Sie ein Dialogfenster
über den aktuellen Fortschritt.
Abschließend wird die fertige
PDF-Datei automatisch in Adobe
Acrobat geöffnet, sodass Sie
gleich damit weiterarbeiten
können.

Konvertierung über das Kontextmenü im Windows-Explorer
Konvertierung einer Datei in das PDF-Format heißt, dass immer automatisch eine Kopie der Quelldatei für die
Umwandlung generiert wird. Das Original bleibt unverändert erhalten.
4.2
PDF-Dateien aus mehreren Dateien erstellen
Mit Adobe Acrobat können mehrere Dateien zu einem PDF-Dokument zusammengefasst werden. Je nachdem, mit welcher Programmversion Sie arbeiten, stehen Ihnen hierfür unterschiedliche Methoden der Dateizusammenführung zur Verfügung:
Methode
Beschreibung
Einzelnes PDF-Dokument
erweitern
In ein PDF-Dokument können an beliebiger Stelle Seiten anderer PDFDateien oder Inhalte aus der Zwischenablage eingefügt werden.
Mehrere PDF-Dateien in einem
einzigen PDF-Dokument
zusammenführen
Dateien aus unterschiedlichen von Acrobat unterstützten Anwendungen werden in einem Arbeitsgang konvertiert und zu einem einzigen
neuen PDF-Dokument zusammengefasst, mit beispielsweise durchgehender Seitennummerierung und einem gemeinsamen Lesezeichenverzeichnis. Die einzelnen Quellkomponenten sind danach nicht mehr
erkennbar.
Als Anhang können dem neuen PDF-Dokument weitere Dateien in
beliebiger Anzahl und verschiedenstem Format zugeordnet werden.
Dateien verschiedener Formate Unterschiedliche Dateiformate können in einem PDF-Portfolio wie in
in einem PDF-Portfolio bündeln einem Aktenordner zusammengefasst werden. Die einzelnen Komponenten bleiben dabei als solche auch nach der Bündelung erkennbar
(nur in den Acrobat-9-Pround einzeln aufrufbar. Diese Methode erlaubt, eigenständige MerkVersionen)
male in den Komponenten beizubehalten, wie z. B. eigene Seitennummerierung, eventuell vorhandene unterschiedliche Sicherheitseinstellungen, Formularfunktionen oder Standardansichten.
Zusätzlich kann das PDF-Portfolio optisch individuell gestaltet und mit
eigenen Design-Elementen wie z. B. dem Firmenlogo ausgestattet
werden.
Nachfolgend werden die Zusammenführungsmöglichkeiten anhand der Acrobat-9-Pro-Version beschrieben.
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Acrobat 9 - PDF-Dokumente erstellen und publizieren
Ein einzelnes PDF-Dokument erweitern
f
Laden Sie das PDF-Dokument, das Sie mit zusätzlichen Inhalten versehen möchten, in Acrobat.
f
Rufen Sie über den Menüpunkt DOKUMENT SEITEN EINFÜGEN - AUS DATEI den gewohnten
Auswahldialog auf, und bestimmen Sie die gewünschte Datei.
Durch Betätigen der Schaltfläche AUSWÄHLEN öffnet
sich der Dialog SEITEN EINFÜGEN, in dem Sie angeben
müssen, hinter welcher Seite im geöffneten Dokument die Seiten der ausgewählten Datei eingefügt
werden sollen. Bestätigen Sie mit OK.
f
oder
Dialogfenster SEITEN EINFÜGEN
f
Kopieren Sie Dateiinhalte aus einer Anwendung,
die von Acrobat unterstützt wird, in die Zwischenablage.
f
Wählen Sie im Menü DOKUMENT - SEITEN EINFÜGEN - AUS ZWISCHENABLAGE, und geben
Sie anschließend im Dialogfenster ein, wo die kopierten Inhalte in der geladenen Datei eingefügt werden sollen.
f
Bestätigen Sie mit OK. Die Einfügung erfolgt stets auf einer zusätzlichen ganzen Seite.
Diese Methode des Einfügens von Inhalten eignet sich gut, wenn ein PDF-Dokument keine Seitennummerierung hat oder wenn beispielsweise nur wenige neue Elemente angefügt werden sollen, wie etwa ein Deckblatt. Für umfangreichere Ergänzungen empfiehlt sich auf jeden Fall die Arbeit mit der Funktion ZUSAMMENFÜHREN.
Dateien in einer einzigen PDF-Datei zusammenführen
Die Dateien, die Acrobat für die Bündelung in einer Datei verarbeiten kann, müssen entweder in den
Anwendungsformaten vorliegen, die direkt unterstützt werden, oder sie müssen vorab separat in das PDFFormat umgewandelt werden, z. B. über die Drucken-Funktion oder das Kontextmenü im Windows-Explorer.
f
f
f
34
- DATEIEN IN
Klicken Sie in der Aufgaben-Werkzeugleiste auf ZUSAMMENFÜHREN
EINEM EINZIGEN DOKUMENT ZUSAMMENFÜHREN, um den dazugehörigen Assistenten zu
öffnen.
Wählen Sie über die Schaltfläche DATEIEN HINZUFÜGEN  die gewünschten Dateien aus Ihrem
Rechnerverzeichnis aus.
Ihre Auswahl wird in das Listenfeld  übertragen und standardmäßig zunächst in alphabethischer Reihenfolge gelistet. Die Anordnung entspricht dabei der Reihenfolge, in der die
konvertierten Dateien nacheinander im PDF-Dokument oder -Paket zusammengeführt
werden.
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PDF-Dateien erstellen und zusammenführen





DATEIEN ZUSAMMENFÜHREN - Dateien auswählen
f
Korrigieren Sie die Reihenfolge der Dateien nach Belieben per Drag and Drop im Listenfeld
selbst oder über die entsprechenden Schaltflächen .
f
Stammen die Dateien aus Programmen, die Acrobat direkt unterstützt (wie z. B. MicrosoftOffice-Anwendungen), ist es möglich, nur Teilbereiche eines Dokuments auszuwählen.
Markieren Sie die gewünschte Datei in der Liste, und betätigen Sie die Schaltfläche SEITEN
WÄHLEN .
Es folgt der Dialog SEITENBEREICHSVORSCHAU UND -AUSWAHL. Geben Sie im Bereich SEITENBEREICH
AUSWÄHLEN  Ihre Auswahl an. Zur Orientierung können Sie im sehr übersichtlichen Vorschaufenster per Bildlaufleiste durch die Datei navigieren.
f

Ausschnitt des Dialogfensters zur Seitenauswahl
f
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK, um zum Fenster DATEIEN ZUSAMMENFÜHREN zurückzukehren.
f
Legen Sie hier abschließend über die Schaltflächen im Bereich DATEIGRÖSSE  fest, welche
Qualität die PDF-Datei haben soll:
Wählen Sie …
STANDARDGRÖSSE: wenn Ausdrucke in hoher Qualität gewährleistet sein sollen, wie es
beispielsweise im Geschäftsalltag erforderlich ist
KLEINERE DATEI: wenn das Dokument für die Verteilung im Internet bzw. ausschließlich für
die Darstellung am Bildschirm gedacht ist
GRÖSSERE DATEI: wenn die fertige PDF-Ausgabe professionell in einer Druckerei gedruckt
werden soll
Diese drei Konvertierungsoptionen greifen auf Einstellungsstandards der Acrobat-Komponente Distiller
zurück und können - wenn erforderlich - über die Voreinstellungen geändert werden (vgl. Kapitel 6).
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Acrobat 9 - PDF-Dokumente erstellen und publizieren
f
f
Aktivieren Sie über die Schaltfläche OPTIONEN bei Bedarf die Ein- und Ausgabehilfen sowie
die Lesezeichen-Anzeige für die fertige PDF-Sammlung.
Starten Sie die Erstellung des PDF-Dokuments mit einem Klick auf DATEIEN ZUSAMMENFÜHREN.
Je nach Umfang kann die Konvertierung einige Minuten dauern. Ein Fortschrittsbalken und
Angaben zum Status, die in der Dateiliste eingeblendet werden, informieren Sie über den
Fortgang.
Überwachung der Konvertierungsroutine
f
Nach erfolgreichem Abschluss der Konvertierung werden Sie automatisch dazu aufgefordert, die erstellte PDF-Datei, die standardmäßig als Sammelmappe bezeichnet wird, unter
neuem Namen abzuspeichern. Sie können sofort daran weiterarbeiten.
Dateien in einem PDF-Portfolio zusammenstellen (nur in Acrobat 9 Pro)
Die Möglichkeit, mehrere Dateien unterschiedlichen Formats in einem sogenannten Paket zu bündeln, wie sie
in Acrobat 8 eingeführt wurde, erfuhr in Version 9 Pro die komfortable Erweiterung zum PDF-Portfolio. Darin
können unterschiedliche Dateitypen (aus nativ von Acrobat unterstützten Anwendungen) eingebunden
werden. Innerhalb des Portfolios kann anschließend jede Komponente unabhängig von den übrigen Dateien
geöffnet, gelesen, bearbeitet und formatiert werden. Darüber hinaus stehen zahlreiche Werkzeuge zur
optischen Ausgestaltung einer zusammenfassenden Eingangsseite zur Verfügung, die der Sammlung einen
individuelleren Rahmen gibt. Ein eigenes Arbeitsfenster macht die Erstellung und Bearbeitung der PDFPortfolios einfach und übersichtlich.
- EIN PDF-PORTFOLIO
Wählen Sie in der Aufgaben-Werkzeugleiste ZUSAMMENFÜHREN
PACKEN.
oder Wählen Sie im Menü DATEI - PDF-PORTFOLIO ERSTELLEN, um das Portfolio-Arbeitsfenster zu
öffnen.
f
Das PDF-Portfolio-Arbeitsfenster








Das PDF-Portfolio-Arbeitsfenster mit Dateiminiaturen ausgewählter Dateien und
aktivem Werkzeugfenster LAYOUT WÄHLEN
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PDF-Dateien erstellen und zusammenführen
4
Struktur des Arbeitsfensters

PDF-Portfolio-Werkzeugleiste mit Symbol-Schaltflächen für verschiedene Anzeigeoptionen, zur
Dateiverwaltung und Veröffentlichung sowie dem Eingabefeld zur Suche im Portfolio

Bearbeitungsfenster für die PDF-Portfolio-Startseite sowie Anzeigefenster für die Vorschau von
Komponentendateien

Die Startseite ähnelt einem Inhaltverzeichnis, da sie die zusammenfassende Übersicht aller PortfolioElemente enthält und damit die Navigation durch die enthaltenen Dokumente erleichtert; sie kann
in der einfachen Listenansicht betrachtet werden oder in einem der voreingestellten Layouts, die
individuell gestaltet werden können. Zur Startseite kann auch eine zusätzliche Willkommenseite
hinzugefügt werden.

Teilfenster für die Bearbeitungswerkzeuge zu den verschiedenen Aufgaben

Schaltflächen, um Dateien und Ordner hinzuzufügen
f
Suchen Sie als Erstes über die entsprechenden Schaltflächen , die den gewohnten ÖffnenDialog aufrufen, die Dateien aus, die Sie im Portfolio zusammenfassen wollen. Sie können
auch ganze Ordner wählen oder neue Ordner erstellen. Alle ausgewählten Komponenten
werden als Miniaturen im Anzeigebereich dargestellt, deren Anordnung variiert werden
kann (siehe unten).
Anzahl und Umfang der Komponentendateien können Sie jederzeit wieder ändern.
f
Wenn Sie doppelt unter den Dateinamen in einer Miniatur  klicken, können Sie weitere
QuickInfos zur Datei eingeben.
Gestalten Sie mit den Bearbeitungswerkzeugen  Schritt für Schritt die Eingangsseite Ihres
Portfolios nach Ihren Wünschen. Klicken Sie dafür jeweils auf die Bereichsüberschriften  im
rechten Werkzeugfenster, um die erweiterten Werkzeugsammlungen zu öffnen.
f
Die wichtigsten PDF-Portfolio-Bearbeitungswerkzeuge im Überblick
Arbeitsbereich/Werkzeuge
Beschreibung
LAYOUT WÄHLEN
Für die Startseite kann aus vier voreingestellten Layout-Varianten gewählt werden.
AUF EINEM BILD
Als Hintergrund ist ein beliebiges Bild einsetzbar; im Vordergrund können
die Dateiminiaturen frei mit der Maus verschoben und angeordnet werden, auch sich überlappend.
Die Dateiminiaturen werden gekachelt angeordnet.
BASISRASTER
(Standardeinstellung)
DREHEN
Die Navigation durch die Komponentenminiaturen ist über zusätzlich
eingeblendete Pfeile und Symbolschaltflächen möglich; bei dieser Variante ist immer nur eine Dateiminiatur aktiv und wird per Animation vergrößert in den Vordergrund gerückt.
FLIESSTEXT/ZEILENUMBRUCH
Die Miniaturen sind horizontal aneinandergereiht; über eingeblendete
Pfeile und Symbolschaltflächen kann durch die Miniaturen navigiert
werden.
WILLKOMMENSEITE
Die Schaltfläche aktiviert die Werkzeugsammlung, mit der dem PDF-Portfolio eine Willkommenseite vorangestellt werden kann; diese kann mit
Text und/oder Bild oder einem Flash-Movie gestaltet werden; es können
weitere Formatierungen an Schrift und Bild im Bearbeitungsfenster vorgenommen werden.
KOPFZEILE
Die Schaltfläche aktiviert die Werkzeugsammlung zur individuellen
Gestaltung einer Kopfzeile auf der Portfolio-Startseite; die Kopfzeile kann
Bild und Text enthalten, die im Bearbeitungsfenster weiter formatiert
werden können.
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4
Acrobat 9 - PDF-Dokumente erstellen und publizieren
Arbeitsbereich/Werkzeuge
Beschreibung
FARBSCHEMA AUSWÄHLEN
Die Werkzeuge dieser Rubrik ermöglichen es, aus verschiedenen voreingestellten Farbschemata zu wählen und/oder diese noch weiter anzupassen; dies erlaubt die Einstellung von exakten Farbtönen, passend beispielsweise zu eigenen Logo- oder Firmenfarben.
SPEZIFIKATIONEN FÜR DATEI
In diesem Bereich kann die Listenansicht der Startseite angepasst und
bearbeitet werden; es können Spalten ergänzt, verschoben oder gelöscht
sowie sämtliche Beschriftungen bearbeitet werden.
FESTLEGEN
VERÖFFENTLICHEN
Analog zu den Schaltflächen aus der oberen Werkzeugleiste können in
diesem Bereich abschließende Arbeiten vorgenommen werden: Speichern, Versenden oder Veröffentlichen zur gemeinsamen Weiterarbeit
auf Acrobat.com (vgl. Kapitel 10).
f
Speichern Sie nach Fertigstellung Ihrer Anpassungen Ihr Portfolio ab, und schließen Sie den
Bearbeitungsmodus über das Menü ÄNDERN - PORTFOLIOBEARBEITUNG BEENDEN.
f
Die Bearbeitungswerkzeuge werden ausgeblendet. Sie können Ihr soeben erstelltes PDFPortfolio im normalen Anzeigemodus noch einmal überprüfen.
PDF-Portfolio-Startseite im Präsentationsmodus
4.3
PDF-Dateien durch Scannen erstellen
Ohne weiteren Umweg können mit Acrobat Papiervorlagen eingescannt und in durchsuchbaren Text umgewandelt werden. Wenn Ihr Scanner den Modus SCANNEREIGENE OBERFLÄCHE AUSBLENDEN unterstützt, ist es am
schnellsten, eine dieser Voreinstellungen für einen bestimmten Vorlagentyp zu benutzen:
D
D
D
D
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SCHWARZWEIßDOKUMENT
GRAUSTUFENDOKUMENT
FARBDOKUMENT
FARBBILD
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