Merkblatt zur Möglichkeit der Prüfung von Urkunden der Republik

Stand: Januar 2016
Merkblatt zur Möglichkeit der Prüfung von Urkunden
der Republik Kosovo im Wege der Rechts- bzw. Amtshilfe
Die Botschaft hat feststellen müssen, dass die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden aus der Republik Kosovo nicht gegeben sind. Daher wird mit Billigung des Auswärtigen Amtes derzeit keine Legalisation dieser Urkunden durchgeführt. Die Innen- und Justizbehörden der Bundesländer wurden entsprechend unterrichtet.
Die Botschaft kann jedoch in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachtlich prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt mit dem Zentralregister übereinstimmt und auf welcher Grundlage die jeweiligen Eintragungen erfolgt sind und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, bei dem die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenprüfung hingegen nicht veranlasst werden. Auch eine persönliche Vorsprache der Urkundeninhaber bei der Botschaft, um die Überprüfung einzuleiten bzw. Dokumente für die Urkundenüberprüfung abzugeben, ist grundsätzlich nicht möglich.
Die Inlandsbehörde, die zur Klärung eines Sachverhalts eine Überprüfung einer Urkunde benötigt,
richtet hierzu ein Ersuchen an die Botschaft. Dazu muss sie

die unten aufgeführten Unterlagen beifügen,

konkrete Einzelfragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen und

im Verhältnis zur Botschaft die Übernahme der entstehenden Auslagen zusagen.
Die Behörde kann ihrerseits diese Auslagen dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben und wird
daher üblicherweise um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die Auslagen entstehen
dadurch, dass die Botschaft die gewünschten Überprüfungen nicht mit eigenem Personal durchführen
kann, sondern sich in der Regel auch auf die Erkundigungen von Anwälten und sonstigen Vertrauenspersonen stützen muss.
Die abschließende Bewertung und Stellungnahme erfolgt durch die Botschaft. Die Urkunde und die
Stellungnahme der Botschaft werden anschließend unmittelbar an die ersuchende Behörde übersandt.
Anschrift:
Rr. Azem Jashanica Nr. 17,
Dragodan II
Post:
Botschaft Pristina
Auswärtiges Amt
10000 Pristina
11013 Berlin
Telefon:
+381 38 25 45 00
Telefax:
+381 38 25 45 37
E-Mail:
[email protected]
Internet:
www.pristina.diplo.de
-2Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen benötigt die Botschaft folgende Unterlagen, die dem
Amtshilfeersuchen beizufügen sind:

die zu überprüfende/n Urkunde/n mit je einer gut lesbaren Kopie

ausgefüllte und unterschriebene Zustimmungserklärung des/der Urkundeninhabers/-in
Formular erhältlich unter den Informationen zur Urkundenüberprüfung auf der Webseite der Botschaft Pristina oder durch Klick auf
nachstehenden Direktlink:
(http://www.pristina.diplo.de/contentblob/2730840/Daten/1091360/Download_Zustimmungserklaerung_Urkundenueberpruefung.pdf)
Die Zustimmungserklärung sollte mit dem Amtshilfeersuchen übersandt werden; eine persönliche
Abgabe durch den Urkundsinhaber ist ausdrücklich nicht möglich. Die Unterschrift des Urkundsinhabers muss nicht beglaubigt werden.
Es wird grundsätzlich darum gebeten, keine zusätzlichen Unterlagen wie z.B. Fotos an die Botschaft
zu übersenden. Der früher angeforderte Fragebogen ist ebenfalls obsolet.
Übersetzungen von Personenstandsurkunden werden nicht benötigt.
Hinweis: Die inländischen Behörden sollten zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amts mitbenutzen. Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.
Hinsichtlich verschiedener Urkundsarten ist Folgendes zu beachten:
Im Juni 2015 wurde das Layout der Urkunden geändert. Seither werden alle Arten von Urkunden und
Bescheinigungen auf einem einheitlichen Trägerpapier in A4-Format gedruckt. Trotz einiger Neuerungen handelt es sich bei den – mehrsprachigen – Urkunden ausdrücklich nicht um „internationale
Urkunden“ nach deutschem Verständnis. Kosovarische Urkunden des alten Formats können weiterhin
ebenfalls überprüft werden.
Derzeit werden sowohl Geburtsurkunden als auch Auszüge aus dem Zentralregister ausgestellt.
Die bis Juni 2015 ausgestellten Auszüge aus dem Geburtsregister entsprechen inhaltlich den neuen
Auszügen aus dem Zentralregister. Beide Arten von Registerauszügen können weiterhin durch die
Botschaft überprüft werden. Geburtsurkunden enthalten die zum Zeitpunkt der Geburt relevanten Daten, Auszüge aus dem Geburts- bzw. Zentralregister, enthalten die zum Ausstellungszeitpunkt aktuellen Daten.
Wohnsitzbescheinigungen und Bescheinigungen über die gemeinsame Haushaltsführung können
inhaltlich nicht überprüft werden und haben nach Ansicht der Botschaft nur einen sehr geringen Beweiswert. Da es in Kosovo kein dem deutschen vergleichbares Meldewesen gibt, basieren die AngaAdresse:
Rr. Azem Jashanica No. 17
10000 Pristina
Termine nur nach vorheriger Vereinbarung
unter www.pristina.diplo.de
Telefon. +381 38 2545 00
Fax: +381 38 2545 37
E-Mail: [email protected]
-3ben zum Wohnsitz lediglich auf den mündlichen Angaben des Urkundeninhabers und sind nach den
bisherigen Erfahrungen der Botschaft oft unzutreffend.
Heiratsurkunden werden nach Scheidung oder Auflösung der Ehe durch Tod eines Ehegatten nicht
neu ausgestellt. Der Familienstand muss i.d.R. im Geburtsregister registriert werden und kann auch
über einen Auszug aus dem Zentralregister oder eine Familienstandsbescheinigung überprüft werden. Nur bei Überprüfung des Eheregisters kann allerdings ermittelt werden, ob alle notwendigen Unterlagen bei Eheschließung vorgelegt wurden.
Archivbescheinigungen können als Anhaltspunkt in Überprüfungen hilfreich sein, sind aber bezüglich der inhaltlichen Beweiskraft nicht mit den anderen Urkunden gleichzustellen. Sie enthalten ein
Freitextfeld, dass bei Ausstellung nach Bedarf befüllt werden kann.
Die jeweilige Originalurkunde sollte einen Überbeglaubigungsstempel des kosovarischen Innenministeriums auf der Rückseite haben. Die Überbeglaubigung stellt eine erste Kontrolle der Echtheit und
der Qualität der Urkunden durch die vorgesetzte kosovarische Behörde dar. Für das Urkundenprüfungsverfahren ist sie nicht zwingend erforderlich; für eine Verwendung der Urkunden in einem späteren Einreiseverfahren ist die Überbeglaubigung allerdings notwendig.
Für die Überprüfungen wurde eine Fallpauschale von 200,- Euro angesetzt. Diese umfasst die Überprüfung aller Urkunden einer Person oder eines Ehepaars; im Falle zweier (noch) nicht miteinander
verheirateten Personen entstehen somit Gesamtkosten in Höhe von 400,- Euro.
Die Bearbeitungsdauer beträgt voraussichtlich vier Monate ab Erhalt der vollständigen Unterlagen; im Ausnahmefall kann die Erledigung auch mehr Zeit in Anspruch nehmen. Insbesondere die
Überprüfung von Gerichtsurteilen dauert häufig erheblich länger, da die Botschaft auf die Antworten der zuständigen kosovarischen Stellen angewiesen ist.
Die Botschaft wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen und – für den Fall, dass sich im
Einzelfall ein erhöhter Zeitbedarf abzeichnet – die ersuchende Behörde über Verzögerungen informieren. Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird.
Die Botschaft ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten und bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen. Sachstandsanfragen von
Privatpersonen können grundsätzlich nicht beantwortet werden.
Diese Angaben erfolgen auf Grund von Informationen, die der Botschaft Pristina zum Zeitpunkt der Abfassung vorlagen. Für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Informationen wird keine Gewähr übernommen.
Adresse:
Rr. Azem Jashanica No. 17
10000 Pristina
Termine nur nach vorheriger Vereinbarung
unter www.pristina.diplo.de
Telefon. +381 38 2545 00
Fax: +381 38 2545 37
E-Mail: [email protected]

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