Praktische Tipps für die digitale Kommunikation eurer Organisation

Praktische Tipps für die digitale Kommunikation eurer Organisation
a) Interne Kommunikation
Die Medien und Werkzeuge der digitalen Kommunikation können die Arbeit eurer
Organisation extrem erleichtern. Und dies nicht nur in Hinblick auf die Kommunikation nach
außen, sondern auch auf die
Abläufe innerhalb eurer Organisation
– vor allem wenn ihr
euch ehrenamtlich betätigt und folglich wenig Zeit und finanzielle Ressourcen zur Verfügung
habt.
Macht euch zu allererst klar, wo speziell eure Kommunikation noch hakt und schaut dann
gezielt nach Mitteln zur Optimierung dieser Aspekte.
Für
kurzfristige Absprachen
oder auch das
Teilen von interessanten Nachrichten
bietet
es sich an, bei Kurznachrichtendiensten, wie zum Beispiel Facebook Messenger,
What’sApp, Threema, Telegram o. ä., mit den anderen Organisationsmitgliedern eine
Gruppe zu bilden. Legt Regeln fest, welche Inhalte über diese Gruppe verschickt werden
können, und was vielleicht doch eher in private Einzelnachrichten gehört.
Es ist schwierig,
Termine für Besprechungen oder Veranstaltungen
zu finden, an denen
alle von euch Zeit haben? Teilt eure digitalen Kalender miteinander, z. B. über euer
Email-Programm, oder findet einen konkreten Termin durch Doodle.
Bei kürzeren Besprechungen kann ein
Gruppen-Videoanruf
eine gute Alternative sein, z. B.
per Skype oder
Google Hangouts
.
Wollt ihr schon vor eurem Treffen einige Fragen klären, könnt ihr dazu eine
Online-Umfrage
an alle Teilnehmer versenden (beispielsweise über SurveyMonkey,
Google
Formulare
oder
Google+
).
Wiederkehrende Fragen und deren Antworten
, wie auch nützliche Dokumente, Links und
Kontaktdaten könnt ihr in einem Wiki sammeln. Aus einem solchen
Wissensmanagementsystem können nicht nur alle Mitglieder eurer Organisation
Informationen ziehen, sondern auch selbst für alle anderen hinzufügen. Das Erstellen eines
Wikis ist z. B. mit
Google Sites
(im Rahmen von Google für Non-Profits kostenlos)
möglich.
Dokumente
, auf die mehrere, aber nicht alle Personen Zugriff haben sollen (Logos,
Pressematerial, interne Dokumente etc.) können online über Cloud-Dienste, wie
beispielsweise Dropbox, OneDrive oder
Google Drive
, geteilt werden. Der Administrator der
Dokumente und Ordner kann die Zugriffsrechte individuell erteilen oder auch wieder
entziehen.
Aufgabenlisten
können beispielsweise in Wunderlist.com simultan gemeinsam
abgearbeitet werden und auch u. a. bei TitanPad.com,
Google Drive
sowie
Google Keep
können mehrere Personen zeitgleich an einem Dokument arbeiten. Dies erspart
Zwischenabsprachen und vermeidet, dass Aufgaben doppelt erledigt oder aber vergessen
werden.
Sind eure Vorhaben etwas komplexer, oder ihr wollt sogar ein ganzes
Projekt gemeinsam
realisieren
? Kostenlose Online Projektmanagement-Tools wie zum Beispiel Trello, Podio
oder - für Fortgeschrittene, Slack können eine große Hilfe sein, um den Überblick über
mehrere Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Stichtage zu behalten.
Prüft zuerst, welche Eigenschaften euer Online Projektmanagementsystem erfüllen soll,
auf welche Extras ihr verzichten könnt und ab wann sich ein kostenpflichtiges Upgrade
lohnen könnte, bevor ihr euch für ein Angebot entscheidet und all eure Kontakte, Aufgaben,
Planungsunterlagen und weitere Details in ein System einpflegt.
b) Externe Kommunikation
Für die
digitale Kommunikation nach außen
gibt es etliche Kanäle und die folgenden Fragen
helfen euch, die ersten Schritte zur Vernetzung mit eurer Zielgruppe effektiv zu planen.
Was sind die Ziele eurer Online-Kommunikation?
Wollt ihr beispielsweise mehr Mitglieder gewinnen, möglichst viele Leute zu einer
Veranstaltung einladen, mehr Aufmerksamkeit von der Presse bekommen, die
Öffentlichkeit informieren, Spender gewinnen etc.?
Legt konkrete qualitative und quantitative Ziele fest und überlegt, wie ihr euren Erfolg
messen könnt.
Wer ist die Zielgruppe, die ihr erreichen möchtet?
Je nachdem, an wen sich eure Kommunikation richtet, solltet ihr auch unterschiedliches
Wissen und Nutzerverhalten eurer Empfänger einplanen. Hier lohnt es sich, ein bisschen
zu recherchieren und evtl. auch Zielpersonen zu ihren Gewohnheiten zu befragen.
Welche Online-Kanäle passen zu euch?
Welche Kanäle gibt es, auf welchen Kanälen seid ihr schon präsent? Und erreicht ihr dort
auch eure Zielgruppe?
Über Social Media, wie u. a. Facebook, Twitter,
Google+
,
Youtube
, Instagram, Pinterest etc.
kann man viele Menschen erreichen. Dabei darf jedoch nicht vergessen werden, dass
manche Leute Social Media wenig oder gar nicht nutzen. Diese Personen kann man
teilweise mit dem Versand eines
Newsletters
erreichen. Richtet dafür auf eurer Homepage
ein Formular zur Newsletter-Anmeldung ein. Außerdem könnt ihr auf Veranstaltungen
Adressen sammeln. Für die Adressverwaltung und den Versand eures Newsletters gibt es
hilfreiche Online-Werkzeuge, wie zum Beispiel MailChimp oder CleverReach.
Welche Inhalte teilt ihr online?
Auch hier lohnt es sich, vorab zu untersuchen, was eure Zielgruppe wirklich interessiert
und welche Inhalte euer Verein regelmäßig erzeugen kann. Im Bereich Social Media sind
Prägnanz und knappe Formulierungen Trumpf, außerdem ist natürlich die optisch
ansprechende Gestaltung der Inhalte sehr wichtig.
Nächste Schritte:
Seid ihr euch über die Beantwortung all dieser Fragen klar geworden, geht es daran,
konkret zu planen, wer aus eurem Team was macht: Wer kümmert sich um welchen
Kanal? Wie oft wollt ihr Meldungen veröffentlichen? Was ist der beste Zeitpunkt für eure
Meldungen?
Ihr werdet sehen, dass Online-Kommunikation mit den richtigen Hilfsmitteln wirklich Spaß
machen kann. Und ihr werdet sehen, dass sich dieses Gefühl auf eure Mitglieder, Leser,
Follower und Unterstützer überträgt – viel Spaß also.

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