Präsentation Workshop 6: Mobility Tool Plus

Kick Off KA1 Mobilität 28.09.2015, Bad Neuenahr
Einführung ins Mobility-Tool Plus
für Mobilitätsprojekte in Erasmus+
Carina Lochner und Fabian Krumbach
Was erwartet Sie heute?
1. Was ist das Mobility-Tool
2. Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool?
3. Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu?
4. Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum Projekt?
5. Wie lege ich Mobilitäten an?
6. Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht?
7. Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen
Agentur ein?
© NA beim BIBB
2
Was ist das Mobility-Tool?
Mobility Tool
EU-Kommission
Das Mobilitätsinstrument unterstützt
die Begünstigten (Projektträger) bei
der Verwaltung der
Mobilitätsaktivitäten, sowie bei der
Berichterstattung im Rahmen von
Erasmus+.
Projektträger
Nationale Agentur
Teilnehmer/-innen
© NA beim BIBB
3
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (1)

Mein Antrag war erfolgreich und die Nationale Agentur übermittelt meine
Projektdaten aus dem Antrag ins Mobility-Tool.

Die im Antrag genannte Kontaktperson erhält automatisch eine Nachricht auf
die Mailadresse, welche im Antrag hinterlegt ist.
© NA beim BIBB
4
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (2)
© NA beim BIBB
5
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (3)
Erste Anmeldung
• Für die als Kontaktperson hinterlegte Mailadresse existiert bereits ein ECASZugang (ECAS: European Commission Authentification Service), dann erhält
der Projektträger direkten Zugang ins Mobility-Tool. Hinweis: Der Zugang zum
Mobility-Tool ist an die Mailadresse der Kontaktperson und
zeichnungsberechtigten Person gekoppelt.
• Verfügt die im Antrag hinterlegte Kontakt-Mailadresse noch nicht über eine
ECAS-Kennung, muss für diese Mailadresse ein ECAS-Zugang angelegt werden.
ACHTUNG: ECAS-Kennworte müssen alle 6 Monate erneuert werden.
© NA beim BIBB
6
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (4)
• ECAS-Registrierung
Hinweis: eine Anleitung zur Registrierung finden Sie im Dokumentencenter der NA-BIBB
© NA beim BIBB
7
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (5)
Mögliche Fehlerquellen:

Bei der Anmeldung: als Domäne wurde nicht „extern“ angeklickt

Fehlermeldung: It seems that your role in the system has not defined yet…
Lösung:
1. Es hat sich eine andere Person angemeldet, als im Antrag angegeben
2. Eine andere Email- Adresse wurde im Antrag verwendent eingegeben
3. Das Projekt ist noch nicht freigeschaltet
© NA beim BIBB
8
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (5)
Den Link zum Mobility-Tool finden Sie unter www.na-bibb.de
© NA beim BIBB
9
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (6)
© NA beim BIBB
10
Wie bekomme ich als Projektträger Zugang ins Mobility-Tool? (7)
© NA beim BIBB
11
Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? (1)
• Partnereinrichtungen, die bereits über die PIC-Nummer im Antrag
angegeben waren, werden automatisch ins Mobility-Tool übertragen.
• Sollten neue Partnereinrichtungen währen der Projektlaufzeit
hinzukommen, so können diese via PIC-Nummer hinzugefügt werden.
• Sollte sich Änderung bei Einrichtungen ergeben, wie z. B. neue Anschrift,
so muss diese Änderung in URF (Unique Registration Facility)
vorgenommen werden und der PIC erneut im Mobility-Tool „gecheckt“
werden.
© NA beim BIBB
12
Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? (2)
© NA beim BIBB
13
Wie füge ich neue Partnereinrichtungen hinzu? (3)
• PIC-Nummer
eingeben und
„Check PIC“
drücken, dann
werden die Daten
der Einrichtung
automatisch aus
URF übertragen.
• Sollte Ihr neuer
Partner keine PIC
haben, so klicken Sie
auf „Organisation
ohne PIC“ und
tragen die Angaben
selbst ein.
© NA beim BIBB
14
Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum
Projekt? (1)
Neben der Kontaktperson benötigen weitere Personen Zugang wie z.B.:
• Kolleginnen und Kollegen des Projektträgers
• Mitarbeiter aus Partnereinrichtungen
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass im Falle des Falles immer mehrere
Mitarbeiter des Projektträgers einen Zugang zum Projekt haben.
© NA beim BIBB
15
Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum
Projekt? (2)
© NA beim BIBB
16
Wie ermögliche ich weiteren Personen den Zugang zum
Projekt? (3)
Wurde eine neue Kontaktperson (z. B. Kollege) angelegt, so erhält diese direkt
eine Einladungsmail auf die im System angegebene Mailadresse
© NA beim BIBB
17
Wie lege ich eine Mobilität an?
• Möglichkeit 1: Eingabe-Maske
• Möglichkeit 2: Export/Import einer CVS-Datei (Comma-SeparatedValues). Wird eher bei einer hohen Anzahl von „gleichen“ Mobilitäten
empfohlen. ACHTUNG: diese Möglichkeit birgt auch viele Fehlerquellen,
wie z.B. das Überschreiben anderer Mobilitäten!
© NA beim BIBB
18
1. Die Eingabe-Maske (1)
alle
auswählen
Mobilität
löschen
Export als
Excel-Datei
Neue Mobilität
hinzufügen
Export als
PDF
Filter löschen
© NA beim BIBB
19
1. Die Eingabe-Maske (2)
Art der Aktivität: bitte auch die Bewilligung achten!
ID-Mobilität: wird vom System automatisch vergeben.
Förderfähige Mobilität: wird durch NA nach Endbericht bearbeitet
Status des Berichts: REQUESTED / SUBMITTED / NONE
Angefordert am / Erhalten am: Datum der Linkversendung und Einreichung des TN-Berichts
Begleitperson: N = nein / Y = yes, brauchen keinen TN-Bericht anfertigen
© NA beim BIBB
20
1. Die Eingabe-Maske (3)
Art der Aktivität: bitte die Aktivitäten laut Bewilligung beachten!
Langzeit-Aktivität: gilt bei Mobilitäten ab 30 Tage ohne Reisetage
Begleitperson: hier muss keine TN-Bericht erstellt werden
Teilnehmer/-in mit Behinderung: anklicken wenn „Mehr-Bedarf“ notwendig
© NA beim BIBB
21
1. Die Eingabe-Maske (4)
• ID Mobilität: vergibt das System automatisch
• Bemerkungen zu anderem Ort als Entsende- /Aufnahmeorganisation: muss
begründet werden
• Entfernungskategorie: es gilt das Distanzband laut Entfernungsrechners
© NA beim BIBB
22
1. Die Eingabe-Maske (5)
Datum Start / Datum Ende: reine Mobilitätszeit (ohne Reisetage)
Reisetage: max. 2 möglich → werden auf die reine Mobilitätszeit addiert
Tatsächliche Dauer (in Tagen): errechnet das Tool, nachdem der Button „Berechnen“
aktiviert wird.
© NA beim BIBB
23
1. Die Eingabe-Maske (6)
•
•
•
•
•
EU Fördermittel berechnet: erfolgt auf Grundlage der getätigten Angaben
EU Fördermittel angepasst: kann gleich oder niedriger als das berechnete Budget sein
Bearbeiten: für Änderungen und eine erneute Berechnung
Unterrichts-/Arbeitssprache: nicht vergessen (Pflichtfeld)
Sprachliche Vorbereitung: bis maximal 150 € (nur für Lernende bei Aufenthalts über 30 Tage
(ohne Reisetagen)
Zum Schluss die Mobilität speichern
© NA beim BIBB
24
2. Export-Import-Eingabe (1)
Export: Export/Import einer CVS-Datei (Comma-Separated-Values). Diese kann anschließend in
Excel zur Bearbeitung geöffnet werden.
© NA beim BIBB
25
Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (1)
Für jeden Teilnehmenden, den Sie angelegt haben, muss eine
Rückmeldung der „Mobilitätserfahrung“ im sogenannte
Teilnehmerbericht erfolgen. (Ausnahme Begleitperson)
Dieser Teilnehmerbericht erfolgt elektronisch über die online-Plattform
EU-Survey. Bitte stellen Sie sicher, dass der Teilnehmende über folgende
Instrumente verfügt:
 Gültige Mailadresse
 Internetfähigen Rechner
© NA beim BIBB
26
Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (2)
Einen Tag nach Ende der Mobilität wird vom Tool automatisch eine Mail
an den Teilnehmenden verschickt und der Status des Berichts ändert
sich von „KEINE“ auf REQUESTED.
Eine erneute Mailversendung ist über den Bearbeitungsmodus
(Bleistift) möglich.
© NA beim BIBB
27
Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (3)
© NA beim BIBB
28
Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (4)
• „*“ Ist ein Pflichtfeld
• Spracheneinstellung kann
auf Deutsch eingestellt
werden
• zum Schluss den Bericht
abschicken
• Berichtsstatus auf
SUBMITTED → erneute
Versendung nicht möglich
© NA beim BIBB
29
Wie erstellt mein Teilnehmender seinen Bericht? (6)
• Berichtsstatus auf
SUBMITTED → erneute
Versendung nicht möglich
• Im Bearbeitungsmodus der
Teilnehmer-Mobilität kann
der TN-Bericht als PDF
heruntergeladen werden.
© NA beim BIBB
30
Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der
Nationalen Agentur ein? (1)
Vor Erstellung des Berichts sind folgende Punkte zu überprüfen:
 Liegen alle Teilnehmerberichte vor?
 Ist mein zusammengefasstes Budget korrekt?
 Habe ich Mittel für Organisational Support eingetragen?
© NA beim BIBB
31
Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen
Agentur ein? (2)
• Mobilitäten auf eine
Art der Aktivität
ohne Bewilligung
wird rot angezeigt →
kann jedoch
vertragskonform sein
© NA beim BIBB
32
Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen
Agentur ein? (3)
© NA beim BIBB
33
Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen
Agentur ein? (4)
© NA beim BIBB
34
Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen
Agentur ein? (5)
• Erst wenn der
Übermittlungsprozess
begonnen wird, erhält
man die Ehrenwörtliche
Erklärung
© NA beim BIBB
35
Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen
Agentur ein? (6)
 Datenschutzbestimmungen akzeptieren
 5 Punkte der Check-Liste bestätigen
 Übermittlung bestätigen (die Übermittlung kann einige Minuten dauern)
© NA beim BIBB
36
Wie reiche ich meinen Abschlussbericht bei der Nationalen
Agentur ein? (7)
• Der Status der Endberichtsübermittlung verändert sich auf „Übermittelt“
• Ihr Projekt ist nun gesperrt
• Der Endbericht wird von der NA formal geprüft.
• Bei formaler Nichtannahme erhalten Sie eine Mail von der NA mit
Gründen
• Ihr Projekt wird im Tool wieder freigeschaltet und Sie können Änderungen
vornehmen. Alle „alten“ Informationen bleiben im Endbericht erhalten.
© NA beim BIBB
37
Eine ausführliche Anleitung zum Mobility-Tool erhalten Sie im
Dokumentencenter der NA.
Wir beraten Sie in der Planung, für die Antragstellung, während der
Durchführung und im Hinblick auf den Schlussbericht
Fragen zu Administration und Finanzen, Tools
Admin-Team, 0228/107-1600, [email protected]
© NA beim BIBB
38
Danke für Ihre Aufmerksamkeit
und Fragen!
!
© NA beim BIBB

Download Report