11.5 Aufgaben delegieren

Aufgaben verwalten
11
Termine in Aufgaben umwandeln
Sie haben für den kommenden Tag einen Termin von 14.00 bis 15.00 Uhr mit der Aushilfe
Frau Groß vereinbart, um die Arbeitsstunden abzurechnen. Da Frau Groß nun wegen
Krankheit für unbestimmte Zeit ausfällt, ist es sinnvoll, den Termin in die Aufgabenliste zu
übernehmen, da im Moment kein Ersatztermin gefunden werden kann, die Abrechnung
aber spätestens in vier Wochen erledigt sein soll.
f Ziehen Sie im Kalendermodul den Termin auf die Modulschaltfläche AUFGABEN.
Das Aufgabenformular wird geöffnet. Der Betreff und das Datum des Termins werden
als Aufgabenbetreff und Fälligkeitsdatum eingetragen. Die Uhrzeiten und andere
Angaben zum Termin werden im Textbereich eingetragen.
f Nehmen Sie falls erwünscht Änderungen im Aufgabenformular vor.
f Klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN & SCHLIESSEN.
Die Aufgabe wird zur Aufgabenliste hinzugefügt und der Termin bleibt im Kalender
erhalten.
11.5
Aufgaben delegieren
Aufgabenanfragen erstellen
Outlook bietet die Möglichkeit, Aufgaben aus Ihrer Aufgabenliste an andere Personen zu
delegieren. Ein Vorgesetzter mit mehreren Mitarbeitern und vielen Aufgaben kann auf diese Weise einen guten Überblick darüber behalten, wer für welche Aufgabe zuständig ist,
wie der Stand der Bearbeitung ist und wann die Aufgabe abgeschlossen sein muss.
f Erstellen Sie im Aufgabenmodul eine neue Aufgabe bzw. öffnen Sie eine bestehende
Aufgabe.
f Betätigen Sie im Aufgabenformular im Register AUFGABE in der Gruppe AUFGABE
VERWALTEN
die Schaltfläche AUFGABE ZUWEISEN.
f Legen Sie im Feld AN den Namen des Empfängers fest.
f Geben Sie gegebenenfalls einen Betreff ein und vervollständigen Sie Ihre Einträge.


Neue Aufgabenanfrage erstellen
f Senden Sie die Aufgabenanfrage mit einem Klick auf die Schaltfläche SENDEN.
© HERDT-Verlag
129
11
Outlook 2010 - Grundlagen
Die Aufgabenanfrage wird im E-Mail-Modul
im Ordner Gesendete Elemente angezeigt
gekennund als solche mit dem Symbol
zeichnet. Die Aufgabe bleibt im Aufgabenmodul erhalten und wird mit dem Symbol
gekennzeichnet.
Ordner "Gesendete Elemente"
D Falls Sie keine Kopie der neu erstellten Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste behalten und
keine Aktualisierungsnachrichten über den Fortschritt oder die Zurückstellung der
Aufgabe erhalten wollen, deaktivieren Sie im Aufgabenformular das Kontrollfeld
AKTUALISIERTE KOPIE DIESER AUFGABE IN MEINER AUFGABENLISTE SPEICHERN . (Wenn Sie eine
bereits bestehende Aufgabe delegieren, steht dieses Kontrollfeld nicht zur Verfügung.)
D Sollten Sie keine Mitteilung nach Erledigung der Aufgabe erhalten, deaktivieren Sie
das Kontrollfeld STATUSBERICHT AN MICH SENDEN, SOBALD DIE AUFGABE ERLEDIGT IST .
Aufgabe an mehrere Personen delegieren
Möchten Sie eine Aufgabe an mehrere Personen delegieren, können Sie keine aktualisierte
Kopie in Ihrer Aufgabenliste führen. Möchten Sie dennoch über den aktuellen Stand informiert werden, splitten Sie die Aufgabe in Teilaufgaben auf und senden Sie diese einzeln an
die gewünschten Personen.
Aufgabenanfragen beantworten
Eine an Sie gerichtete Aufgabenanfrage erhalten Sie im Ordner Posteingang.
f Öffnen Sie im E-Mail-Modul im Posteingang die Aufgabenanfrage durch einen Doppelklick.
f Klicken Sie in der Aufgabenanfrage im Register AUFGABE in der Gruppe ANTWORTEN auf
die Schaltfläche ZUSAGEN bzw. die Schaltfläche ABLEHNEN und bestätigen Sie die Rückfrage mit OK.
Eine zugesagte Aufgabe wird in Ihre Aufgabenliste eingetragen und mit dem Symbol
gekennzeichnet.
Statusberichte senden
Als Aufgabenbesitzer können nur Sie Informationen zum Fortschritt der Aufgabe im Formular eintragen. Standardmäßig erhält der Aufgabensteller eine Aktualisierungsnachricht,
wenn Sie beispielsweise den Aufgabenfortschritt oder das Fälligkeitsdatum ändern. Außerdem wird er benachrichtigt, wenn Sie die Aufgabe als erledigt kennzeichnen.
Sie können dem Aufgabensteller jederzeit manuell einen Statusbericht senden. Dies ist z. B.
sinnvoll, wenn der Aufgabensteller die standardmäßigen Aktualisierungsnachrichten ausgeschaltet hat (Deaktivierung des Kontrollfelds AKTUALISIERTE KOPIE DIESER AUFGABE IN MEINER
AUFGABENLISTE SPEICHERN in der Aufgabenanfrage).
f Klicken Sie doppelt auf die Aufgabe im Anzeigebereich des Aufgabenmoduls.
f Nehmen Sie Ihre Änderungen im Aufgabenformular vor.
f Klicken Sie im Register AUFGABE in der Gruppe AUFGABE VERWALTEN auf die Schaltfläche
STATUSBERICHT SENDEN.
Ein E-Mail-Formular wird geöffnet, in dem der Empfänger, der Betreff und die Aufgabendetails bereits eingetragen sind.
f Versenden Sie die E-Mail wie gewohnt.
130
© HERDT-Verlag
11
Aufgaben verwalten
Den Status einer delegierten Aufgabe verfolgen
Als Aufgabensteller erhalten Sie
standardmäßig Aktualisierungsnachrichten, wenn der Bearbeiter
den Fortschritt der Bearbeitung im
Aufgabenformular einträgt.
Aktualisierungseintrag in der Aufgabenkopie
Aktualisierungsnachrichten sowie vom Aufgabenbesitzer erstellte Statusberichte werden in
Ihrem Ordner Posteingang abgelegt. Außerdem trägt Outlook die aktuellen Daten in Ihre
Aufgabenkopie ein.
Einen Überblick über delegierte Aufgaben erhalten
Einen Überblick darüber, welche Aufgaben von welchen Personen bearbeitet werden,
erhalten Sie folgendermaßen:
f Klicken Sie im Aufgabenmodul im Navigationsbereich auf den Ordner AUFGABEN.
f Wechseln Sie zum Register ANSICHT.
f Betätigen Sie die Schaltfläche ANSICHT ÄNDERN und wählen Sie den Eintrag ZUGEWIESEN.
Alle delegierten Aufgaben werden nach Fälligkeitsdatum sortiert aufgelistet.
Abgelehnte Aufgaben neu zuweisen bzw. selbst bearbeiten
f Öffnen Sie im E-Mail-Modul im Posteingang die Antwortnachricht mit der Absage.
f Delegieren Sie die abgelehnte Aufgabe neu, indem Sie im Register AUFGABE in der
Gruppe AUFGABEN VERWALTEN auf die Schaltfläche AUFGABE ZUWEISEN klicken und die
Aufgabe wie gewohnt delegieren.
oder
f Nehmen Sie die Aufgabe wieder in Ihre Aufgabenliste auf, indem Sie die Schaltfläche
ZUR AUFGABENLISTE ZURÜCKKEHREN betätigen und das geöffnete Aufgabenformular
speichern.
11.6
Notizen erstellen
Notizzettel erstellen
Vermerke, Ideen und Gedankenstützen können Sie im Notizenmodul als einfache Notizen
speichern.
f Klicken Sie auf die Modulschaltfläche NOTIZEN.
f Betätigen Sie im Register START in der Gruppe NEU die Schaltfläche NEUE NOTIZ.
f
f Schließen Sie den Notizzettel über das Schließfeld
Geben Sie im eingeblendeten Notizzettel Ihren Vermerk ein.
.
Die Notiz erscheint als Symbol im Anzeigebereich. Sie können
Notizen im Anzeigebereich durch Verschieben mit der Maus
frei anordnen.
© HERDT-Verlag
Eine Notiz erstellen
131

Download Report