FAQ`S – Häufig gestellte Fragen

FAQ’S – Häufig gestellte Fragen
zur Gruppen-Reiseversicherung
Welche Daten pro Person sind erforderlich?
Möchten Ihre Kunden alle den gleichen Tarif abschließen, reicht es aus, den Tarif
nur bei der ersten Person einzutragen. Das Buchungssystem trägt automatisch
dann bei allen Teilnehmern den gleichen Tarif ein. Diese Daten werden dann automatisch vom System für alle Teilnehmer ergänzt. Bei gleichem Reisedatum aller
Teilnehmer reicht die einmalige Datumseingabe im Kopf der Buchung. Das Reisedatum pro Person ist nur dann auszufüllen, wenn einzelne Teilnehmer ein zur Hauptgruppe abweichendes Datum haben (max. +/- 3 Tage).
Gelten die Gruppentarife auch bei abweichenden Reisedaten einzelner
Teilnehmer?
Ja, Abweichungen von max. +/- 3 Tagen sowohl beim Reisebeginn als auch beim
Reiseende sind zulässig. Diese Daten sind dann in der jeweiligen Namenszeile in
der Spalte Beginn und Ende/Dauer einzutragen.
Kann man auch mehrere Tarife pro Person in einer Gruppenpolice abschließen?
Ja, man kann auch mehrere Tarife pro Person eingeben. Diese sind durch ein Semikolon ohne Leerschritt zu trennen. Personen mit mehreren Tarifen erscheinen in
der Buchung dann entsprechend oft je nach Anzahl der abgeschlossenen Tarife.
Beispiel: NR270;NK170
Kann man verschiedene Tarife in einer Gruppenpolice abschließen?
Ja, es müssen nicht alle Teilnehmer die identischen Tarife abschließen.
Wie wird eine Gruppenpolice storniert?
Nach Aufruf des ERV Expert wird der Vorgang dargestellt, entweder über die Funktion "Suche" und Eingabe der VSNR oder über die Funktion "Vorgangsliste" und
Eingabe des Buchungsdatums/-zeitraums. Nach Eingabe des Expedientennamens/kürzels --> "Ändern" --> "Alles markieren" --> "Speichern". Im Vorgang erscheint
"Storno ok". Der Vorgang erscheint nun in der Vorgangsliste zweimal, nämlich einmal mit Status "OK (= gebucht/gedruckt)" oder „B (= gebucht noch nicht gedruckt)“ und einmal mit Status "xx (= storniert)". Die Prämie wird mit ins Minus
gesetzt.
© ERV 2011
FAQ’S – Häufig gestellte Fragen
zur Gruppen-Reiseversicherung
Wie tauscht man Personen aus?
Im Ausstellungsmonat: Nach Aufruf des ERV Expert wird der Vorgang dargestellt, entweder über die Funktion "Suche" und Eingabe der VSNR oder über die
Funktion "Vorgangsliste" und Eingabe des Buchungsdatums/-zeitraums. Nach Eingabe des Expedientennamens/-kürzels --> "Ändern" --> wegfallende Person(-en)
links vor dem Namen mit "Haken" markieren --> am Ende der Teilnehmerliste
"Mehr Zeilen anzeigen" --> Name/Vorname der Ersatzperson(-en) eingeben. Tarif
und Reisepreis müssen nur eingegeben werden, wenn sie von der vorhergehenden
Zeile abweichen. >> Nähere Informationenfinden Sie in der Anleitung für Gruppenreise-Versicherungen auf Seite 11.
Später: Wenn Sie Änderungen an bereits abgerechneten Vorgängen vornehmen
möchten, können Sie mit Ändern/Löschen und Speichern arbeiten. Sie können z. B.
eine Reisepreisänderung von betroffenen Personen in einem Zuge durchführen. >>
Nähere Informationen finden Sie in der Anleitung für Gruppenreise-Versicherungen
auf Seite 14.
Wie werden weitere Personen in einer bestehenden Police ergänzt?
Nach Aufruf des ERV Expert wird der Vorgang dargestellt, entweder über die Funktion "Suche" und Eingabe der VSNR oder über die Funktion "Vorgangsliste" und
Eingabe des Buchungsdatums/-zeitraums. Nach Eingabe des Expedientennamens/kürzels --> "Ändern"--> am Ende der Teilnehmerliste "Mehr Zeilen anzeigen" -->
Name/Vorname der Ersatzperson(-en) ergänzen. Tarif und Reisepreismüssen nur
eingegeben werden wenn sie von der vorhergehenden Zeile abweichen.
Kann das Reisedatum geändert werden?
Wenn sich nur das Reisedatum der Gruppe ändert, wird auf der ausgedruckten Police das Datum handschriftlich abgeändert und mit Bürostempel, Tagesdatum und
Unterschrift dokumentiert. Die ERV braucht hierüber nicht informiert zu werden.
Man kann im ERV Expert aber auch die Gruppenversicherung umbuchen. Hierzu
gibt es dann eine neue Versicherungsnummer aber das richtige Datum ist hinterlegt.
Kann der Reisepreis geändert werden?
Im Ausstellungsmonat: Ja, nach Aufruf des ERV Expert wird der Vorgang dargestellt, entweder über die Funktion "Suche" und Eingabe der VSNR oder über die
Funktion "Vorgangsliste" und Eingabe des Buchungsdatums/-zeitraums. Nach Eingabe des Expedientennamens/-kürzels --> "Ändern"--> den zu ersetzenden Reisepreis aus den jeweiligen Zeilen löschen und in die jeweilige Zeile den neuen Reisepreis eingeben. Bei Tarifen mit Reiserücktritt und/oder Reiseabbruch ist es zwingend notwendig einen Reisepreis einzutragen, auch wenn er für alle Teilnehmer
gleich ist. „Speichern“. Die geänderte Police kann nun ausgedruckt bzw. versendet
werden. . >>Nähere Informationen finden Sie in der Anleitung für GruppenreiseVersicherungen auf Seite 11.
Später: Wenn Sie Änderungen an bereits abgerechneten Vorgängen vornehmen
möchten, können Sie mit Ändern/Löschen und Speichern arbeiten. Sie können z. B.
eine Reisepreisänderung von betroffenen Personen in einem Zuge durchführen.
>> Nähere Informationen finden Sie in der Anleitung für GruppenreiseVersicherungen auf Seite 14.
© ERV 2011
FAQ’S – Häufig gestellte Fragen
zur Gruppen-Reiseversicherung
Bis wann vor Reisebeginn kann eine bestehende Gruppenpolice verändert
werden?
Gruppenbuchungen können Sie bis zum Tag des Reisebeginns ändern. Eine Umbuchung bei einer Gruppenversicherung mit RRV nur bis 3 Tage vor Reisebeginn wegen der Stornofrist möglich. >> Nähere Informationen finden Sie in der Anleitung
für Gruppenreise-Versicherungen auf Seite 14.
Wo finde ich die Gruppentarife?
Entweder in der aktuellen Tarifübersicht oder einfacher und schneller in der Maske
für die Gruppenversicherung hinter dem blauen Button mit dem €-Zeichen
oben rechts.
Was bedeutet "RLeiter-Risiko"?
"RLeiter-Risiko" heißt "Reiseleiter-Risiko" und ist nur dann zusätzlich abzuschließen,
wenn die Durchführung der Gruppenreise von der Teilnahme einer bestimmten Person abhängt. Dazu muss der Reiseleiter – zusätzlich zu den einzelnen Teilnehmern
– den vollen Reise- bzw. Mietpreis der Reisegruppe mit der Reiserücktritts- bzw.
Reiseabbruch-Versicherung absichern. Diese Person ist dann mit "Haken" zu markieren. Höchstversicherungssumme für das Reiseleiter-Risiko: EUR 30.000,- (Reisepreis je Gruppe). Für die Absicherung des Reiseleiterrisikos wählen sie bitte zudem den entsprechenden Tarif für Reiseleiter welcher in Ihrer Tarifübersicht bzw.
im ERV Expert hinterlegt ist.
Kann eine Gruppenversicherung abgeschlossen werden, wenn zunächst
nur ein Name bekannt ist?
Gruppenversicherungen können auch nur mit einem Namen "eröffnet" und später
um die weiteren Namen ergänzt werden. Diese Änderungseingabe ist bis zu einem
Tag vor Abreise möglich. Eine Deckungszusage ist hierfür nicht mehr erforderlich.
Gilt für die Gruppenversicherung eine Abschlussfrist?
RundumSorglos-Gruppen-Schutz mit RRV, Reiserücktritts-Versicherung und RRVTopschutz für Gruppen bzw. für Reiseleiter sofort bei Buchung der Reise, spätestens jedoch 14 Tage nach Zugang der ersten Buchungsbestätigung. Bei Buchung
innerhalb von 14 Tagen vor Reisebeginn ist der Versicherungsabschluss nur am
Buchungstag, spätestens innerhalb der nächsten drei Werktage, möglich.
RundumSorglos-Gruppen-Schutz ohne RRV, Reiseabbruch-Versicherung
für Gruppen bzw. für Reiseleiter, Gruppen-Reisegepäck-Versicherung und
Gruppen-Reisekranken-Versicherung mit medizinischer Notfall-Hilfe
Der Abschluss ist jederzeit vor Reiseantritt möglich.
Was ist bei Bahngruppen mit weniger als 10 Teilnehmern zu beachten?
Da die Gruppentarife bereits ab 6 Teilnehmern - aber nur bei Bahnreisen - gelten,
ist es erforderlich, bei Bahngruppen zwischen 6 und 9 Teilnehmern "Bahnreise" mit
einem Haken zu markieren.
Kann man nach abgeschlossener Erstbuchung "Bahnreise" nochnachträglich markieren?
Nach abgeschlossener Erstbuchung ist ein nachträgliches Markieren nicht möglich.
Damit die Gruppenversicherung auch für Kleingruppen zwischen 6 und 9 Personen
gilt, muss die bestehende Versicherung storniert und neu abgeschlossen werden.
Beim Neuabschluss ist im Feld "Buchungshinweis" zu vermerken: "ersetzt
VSNR...(hier erscheint die Versicherungsnummer des stornierten Vorgangs)".
© ERV 2011
FAQ’S – Häufig gestellte Fragen
zur Gruppen-Reiseversicherung
Was geschieht, wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird?
Ist die Mindestteilnehmerzahl (10, bei Bahnreisen 6) bis eine Woche vor Reisebeginn nicht erreicht, informiert die ERV die ausstellende Agentur per E-Mail über die
bevorstehende automatische Stornierung, sollten die fehlenden Teilnehmer nicht
ergänzt werden.
Wann und wie oft kann eine Gruppenpolice ausgedruckt werden?
Nach Erreichen der Mindestteilnehmerzahl (10, bei Bahnreisen 6) ist ein Ausdruck
jederzeit und so oft wie gewünscht, möglich.
Wann wird eine ausgestellte Gruppenpolice mit der ERV abgerechnet?
Im Ausstellungsmonat.
Warum wird mir nicht die Prämie für alle Personen berechnet?
Ich habe 20 Personen aber nur 19 Personen werden berechnet warum?
Bei zwei gleichen Namen muss eine Unterscheidung getroffen werden da das System sonst denkt es ist zweimal die gleiche Person. Beispiel Eingabe: Meier/Hans
und Meier/Hans1.
© ERV 2011

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