Soft Dialer/Soft Phone

Johannes-Kepler-Universität
Soft Dialer/Soft Phone
Cisco Jabber für Windows
[email protected]
12.6.2015
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Inhaltsverzeichnis
Produktbeschreibung .............................................................................................................................. 2
Download dieser Anleitung u. Software ................................................................................................ 3
Einstellungen beim 1. Start des Programms ........................................................................................... 4
Schritt 1 ............................................................................................................................................... 4
Schritt 2 ............................................................................................................................................... 4
Schritt 3 ............................................................................................................................................... 5
Hauptfenster ........................................................................................................................................... 6
............................................................................................................................................................. 6
Erstellen einer Kontaktliste im Hauptfenster .......................................................................................... 7
JKU-Mitarbeiter hinzufügen ................................................................................................................ 7
Kontakt einer externen Person (Nicht-JKU-Kontakt) hinzufügen........................................................ 8
Eingabe eines „Persönlichen Kontakt“ (der nicht im JKU-Verzeichnis enthalten ist, wie „Private“,
Firmen) ............................................................................................................................................ 9
............................................................................................................................................................. 9
Telefon-Kontrolle..................................................................................................................................... 9
Zu steuerndes Telefon auswählen..................................................................................................... 10
Individuelle Status Meldungen .............................................................................................................. 11
Zusätzlichen Status-Text hinzufügen ................................................................................................. 11
Anrufer-Liste anzeigen .......................................................................................................................... 12
Chat-Fenster .......................................................................................................................................... 13
Öffnendes Fenster bei eingehendem Anruf .......................................................................................... 13
Anruf-Fenster nach Annahme des Telefonates ................................................................................. 14
............................................................................................................................................................... 14
........................................................................................................................................................... 14
Zugriff auf die Mailbox .......................................................................................................................... 15
Konferenzanrufe starten ....................................................................................................................... 16
TIPP für Gruppeneinladungen: ...................................................................................................... 16
Deaktivieren des Senden von Nutzungsdaten an Cisco ........................................................................ 16
Standard- u. Graustufen-Icons der Status-Anzeige ........................................................................... 16
1
Produktbeschreibung
Der Soft Dialer/das Soft Phone (Cisco Jabber) stellt Ihnen diese Vielzahl von integrierten
Kommunikationsmitteln zur Verfügung. Sie können leicht vorhandene Telefonverzeichnisse
durchsuchen, um wichtige Ansprechpartner zu finden und Kommunikationen zu starten.
Der Soft Dialer/das Soft Phone bietet leistungsfähige, im Desktop-Computer integrierte
Kommunikations-Funktionen. Dazu zählen darin eingebundene Teilnehmerverzeichnisse der
JKU, Anruf per Mausklick, Anzeige ankommender Anrufe und das Hinzufügen weiterer
Medien (Dokumentenversand, Screenshot-Versand) zu einem laufenden Gespräch. Sie
können Ihre Kommunikation über ein einziges Fenster steuern und dadurch wirksamer
kommunizieren und sogleich produktiver werden:
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Mithilfe des Soft Dialers können Sie das JKU Personen-Verzeichnis durchsuchen
und so Kontaktinformationen schnell finden.
Sparen Sie Zeit, indem Sie per Mausklick aus Ihrer Kontaktliste anrufen, anstatt eine
Telefonnummer zu wählen.
Erstellen Sie Ihre eigene Kontaktliste (JKU-Teilnehmer und externe Kontakte).
Bei einem Anruf wird der Name dieses externen Kontaktes mitangezeigt (nicht wie
sonst nur die Telefonnummer am Telefon).
Telefonieren (nur wenn Softphone-Lizenz) Sie kostenlos (auch im Ausland) mit
Hilfe des integrierten Softphones (und gestartetem Cisco Anyconnect (VPN zur
JKU) ) ohne Ihren Festnetz-Telefonapparat (Beantragung einer Softphone-Lizenz
durch Ihren Kostenstellenverantwortlichen mit Begründung (wie viel
Reisetätigkeit,…) per Email an „[email protected]“). Externe Gespräche, werden wie
gewohnt Ihrem Festnetzapparat verrechnet.
Steuern Sie Ihr Cisco IP-Telefon mit dem Soft Dialer.
Schauen Sie die letzten Kommunikationsvorgänge durch, um schneller reagieren zu
können. Schauen Sie nach, wer Sie wann angerufen hat.
Fügen Sie nach Bedarf Kommunikationsmedien hinzu. Während Sie telefonieren,
können Sie schnell und einfach Video oder Dokumentenaustausch hinzufügen, um die
Zusammenarbeit oder die Besprechung effektiver zu gestalten.
Geben Sie Ihren Bildschirm an bis zu 5 andere Jabber-User frei. Sie können auf
Wunsch die Maussteuerung an eine dieser Personen übergeben.
Nutzen Sie abhörsicheres Chatten mit den anderen Teilnehmern inklusive
abhörsicheren Dokumentenversand u. Screenshot-Versand.
Bei ankommenden Anrufen erhalten Sie ein Pop-Up-Fenster. Sie sehen, wer anruft
und die Anruf Art – nur Sprache oder Video –, bevor Sie antworten. Wenn Sie
verfügbar sind, können Sie den Anruf entgegennehmen oder ablehnen.
Der Status des anderen Teilnehmers wird angezeigt
(telefoniert/abwesend/verfügbar…). Sie können Ihren Status selbst ändern (nicht
stören, bis 1400h in Besprechung,…). Im Status „Nicht Stören“ wird Ihr Telefon auf
stumm geschaltet.
Wenn Sie eine Mailbox nutzen (nur 1 pro Institut bzw. mit Begründung), dann
können Sie auf die einzelnen Nachrichten zugreifen (abspielen, löschen, Rückruf…)
Der Soft Dialer ist für Windows - und Apple-MacOS-Betriebssysteme erhältlich (Die
Einstellungen für Linux, senden wir Ihnen bei einer E-Mail an „[email protected]“ zu).
Für Android- und iOS-Handys/Tablets sind Apps vorhanden. Anleitungen finden Sie auf
der JKU-Homepage unter Service -> IT-Services -> Telefonie & Handy -> Mobil (auf Pfeil
klicken) -> Anleitungen für Mobilgeräte -> Mobilgeräte Anleitungen
Download dieser Anleitung u. Software
Sie finden die Software unter https://software.im.jku.at/Windows/Cisco/Cisco Jabber/
Loggen Sie sich mit Ihrer Ak-Nummer und Groupwise-Passwort ein. Klicken Sie unten auf „Windows“
-> Cisco -> Cisco Jabber für Windows -> auf die Datei klicken zum Runterladen.
Bei Problemen wenden Sie sich an den Benutzerservice des IM (Klappe 1111 bzw.
[email protected]).
Die Anleitung für den Soft Dialer/Soft Phone (Cisco Jabber) finden Sie auf der JKU-Homepage unter
Service->IT-Services->Telefonie&Handy->Festnetz->Soft Dialer.
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Einstellungen beim 1. Start des Programms
Schritt 1
Geben Sie Ihre AK-Nummer und „@jku.at“ ein.
Anschliessend klicken Sie auf „Erweiterte
Einstellungen“.
Schritt 2
Bei der Installation des Clients über den
Novell Zenworks Application Manager sind die
Servereinstellungen voreingestellt!
ANSONSTEN:
Beim ersten Starten nach der Installation, muss
der „Kontotyp“ ausgewählt werden:
Kontotyp: Cisco IM & Presence
Beim Punkt „Anmeldeserver“ wählen Sie „Folgenden Server verwenden“ Und tragen
folgendes ein:
Serveradresse: jabber.jku.at
4
Schritt 3
Bei Benutzername geben Sie Ihre „AK-Nummer“
(z.b.: ak111222) an, bei Kennwort geben Sie Ihr
Groupwise-Passwort ein.
Hakerl setzen, bei „Anmelden wenn Cisco Jabber
startet“ (ansonsten müssen Sie sich bei jedem Start
neu anmelden).
Anschliessend klicken Sie auf „Anmelden“
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Hauptfenster
Das Hauptfenster enthält:
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Menü um Funktionen
aufzurufen
Feld für Statusmeldung
Such- oder Wähl-Feld
Kontakt-Listen
Telefon-Kontrollen
Anruf-Liste
Mailbox-Zugriff (nur
wenn für Berechtigte
eingerichtet)
Erstellen einer Kontaktliste im Hauptfenster
JKU-Mitarbeiter hinzufügen
Im Suchfeld den Namen der zu suchenden Person eingeben (z.b. Mustermann):
-> Mit dem Cursor auf die gewünschte Person gehen.
-> Auf „+“ klicken
-> wenn noch keine Gruppe erstellt: -> „Neue Gruppe“
anklicken -> Gruppenname eingeben ( z.b.: Abteilung
Strafrecht, Buchhaltung,…) -> auf „Erstellen“ klicken
-> „Hinzufügen zu: “ -> gewünschte Gruppe auswählen,
in der die zu hinzufügende Person angefügt werden
soll -> Button „hinzufügen“ anklicken
Das Hinzufügen von externen Nummern, Personen
die nicht im JKU-Verzeichnis stehen:
Siehe nächster Punkt
7
Kontakt einer externen Person (Nicht-JKU-Kontakt) hinzufügen
Klicken Sie auf das Zahnrad.
Klicken Sie auf „Datei“ -> „Neu“ ->
 „Persönlicher Kontakt“
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Eingabe eines „Persönlichen Kontakt“ (der nicht im JKU-Verzeichnis enthalten ist, wie
„Private“, Firmen)
Kontakt-Formular EXTERNE
Kontakte
In der
Telefonnummer-Zeile (Büro) muss
[Randleistentitel]
bei[Randleisten
der Telefonnummer
Anfang
eignen sicham
ideal,
um eine
zusätzliche
0 eingegeben
werden.
wichtige Punkte
aus Ihrem
Text
hervorzuheben oder um zusätzliche
Informationen als schnelle Verweise,
beispielsweise
einen
Zeitplan,
Hier
eine vorhande
Gruppe
auswählen
hinzuzufügen.
oder „Neue Gruppe“ um eine Gruppe
Zeile „Hinzufügen zu“:
anzulegen,
in der werden
der Kontakt
dann zu
Normalerweise
sie links,
finden
ist oben
(z.B.:oder
privat,
Firmen,…)
rechts,
unten
auf der Seite
platziert. Sie können Sie aber auch
problemlos an jede gewünschte Stelle
ziehen.
Wenn Sie Ihre Inhalte hinzufügen
möchten, einfach hier klicken und mit
der Eingabe beginnen.]
Telefon-Kontrolle
Unten Links auf das Telefon-Symbol
klicken
9
Zu steuerndes Telefon auswählen
Hier wird die Telefonkontrolle festgelegt:
-
Mein Telefon für Anrufe verwenden –
Der Normalfall (Hakerl soll hier sein, bei Sekretariaten oder mehreren zugeteilten
Telefonen, können auch mehrere Telefone zum Steuern angezeigt werden, aktuell
genutztes auswählen!)
-
Meinen Computer für Anrufe verwenden –
Telefonieren über den Computer (muss freigeschaltet sein(Abteilungsleiter,
Institutsleiter), Mikrofon u. Lautsprecher bzw. auch Kamera für Videotelefonie
müssen vorhanden sein!)
Mit dieser Funktion können Sie ohne den Telefonapparat (z.B. mit dem Notebook im
Ausland) telefonieren.
Beantragung dieser Funktion (Begründung, Name, AK-Nummer an [email protected])
-
Anrufe weiterleiten an –
Eingeben einer Nummer für die Weiterleitung
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Individuelle Status Meldungen
Teilen Sie jedem Ihren Anwesenheitsstatus mit (Bitte nicht stören, Besprechung,…)
Sie können bis zu 3 individuelle Status Meldungen für jeden Status
selbst erstellen (statt „Abwesend“ -> zb.: zusätzlich den Status „bin
Mittagessen“. Der Status „Abwesend“ ist dann zusätzlich verfügbar)
Mit „Löschen persönlicher Status“ entfernen Sie alle selbst
eingetragenen Status Meldungen (normale bleiben).
Die Status-Meldung „Bitte nicht stören“ schaltet Ihr Telefon auf
lautlos!
(Nach dem Umschalten auf einen anderen Status ist das Klingeln
wieder hörbar)
Zusätzlichen Status-Text hinzufügen
Mit dem Cursor in das Status MeldungsFeld gehen und die neue Status Meldung
eingeben (Auf das Wort neben dem „Pfeil
nach unten“ klicken und gewünschten
Text eingeben).
Teilen Sie den anderen JKU-JabberNutzern Ihren gerade gewünschten
Anwesenheitsstatus mit.
z. B. Individuell Status bei Status „Nicht
Stören“ eingeben -> „bis 1300h
Besprechung“ oder „bin Mittagessen“…
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Anrufer-Liste anzeigen
Die Anruferliste zeigt Ihnen die
angenommenen und die versäumten Anrufe.
Mit dem Cursor auf einen Eintrag gehen –
Rechte Maustaste drücken
-
Sie können Ihn anrufen oder einen
Chat mit diesem Anrufer eröffnen
oder diesem eine E-Mail schicken.
-
Sie können einen Anrufer aus dem
Anruferlisten-Protokoll löschen
Die Zahl neben dem Symbol „Uhr“ für die
Anrufliste, zeigt die versäumten Anrufen an:
Hier zeigt sie 1 versäumten Anruf an.
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Chat-Fenster
Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Person und wählen „Chat“
Das Chat-Fenster enthält:
-
Das Such- oder
Wähl-Feld
Kontakte und
Status
Chat
Einstellungen
Die Möglichkeit
sicher Dateien zu
senden (auch
einfach
Screenshots zu
erstellen und
senden)
Öffnendes Fenster bei eingehendem Anruf
Wenn Sie angerufen werden, erscheint am
Computer ein Anruf-Fenster.
Möglichkeit 1:
Sie heben ganz normal den Telefonhörer ab.
Möglichkeit 2:
Sie klicken auf „Annehmen“ oder „Ablehnen“.
Wenn Sie auf „Annehmen“ klicken, ist das
Telefon, bis zum Abheben des Telefonhörers im
Freisprech-Modus. Nach dem Abheben des
Hörers kann wie gewohnt telefoniert werden.
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Anruf-Fenster nach Annahme des Telefonates
Anruf-Fenster integriert auch das
Chat-Fenster und inkludiert
folgendes:
-
-
Ein Pop-Out-Button
,
der Chat und Anrufer
Fenster trennt
Anruf-Kontrollen (wie
Halten/Übergeben/Konfere
nz, Anruf beenden…)
Die Anruf-Kontrolle ermöglicht:
-
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Programmfenster maximieren
Selbstansicht ein-/ausschalten
Tastatur öffen um Zahlen einzugeben (für Mailboxen,…)
Audio stummschalten
Folgende zustätzliche Kontrollen:
o Anruf halten
o Anruf übergeben
o Anruf zusammenführen
o Eröffnen von Telefon-Konferenzen
Zugriff auf die Mailbox
ACHTUNG : Mailbox-Steuerung funktioniert nur, wenn eine Mailbox für diesen Nutzer
eingerichtet wurde.
-
Hier sehen Sie, wann und von wem Sie eine Nachricht erhalten haben.
-
Sie können mit einem Klick auf den „Abspiel-Button“ die Nachricht am PC anhören.
(Dazu muss ein Lautsprecher oder Kopfhörer am PC vorhanden sein. Wenn Sie dazu
Fragen haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich an die Klappe 1111).
Wenn Sie eine Mailbox benötigen, ersuchen wir um eine Email Ihres
Kostenstellenverantwortlichen an „[email protected]“ (Grundsätzlich 1 Mailbox pro
Institut/Abteilung bzw. mit Begründung).
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Konferenzanrufe starten
1. Suchen Sie die Kontakte mit denen Sie eine Telefonkonferenz beginnen wollen. Sie können
mehrere Teilnehmer durch drücken(und halten) der CTRL-Taste und durch anklicken der
auszuwählenden Teilnehmer auswählen.
2. Rechter Maus-Klick und auswählen von „Konferenzanruf starten“
3. Jabber öffnet ein neues Konferenzanruf-Fenster. In diesem Fenster klicken Sie neben jedem
Teilnehmer auf das Telefon-Symbol um diesen anzurufen.
4. Sobald diese Person antwortet, klicken Sie auf das grüne „hinzufügen“-Symbol neben diesem
Teilnehmer, um diesen in die Konferenz aufzunemen.
5. Wiederholen Sie diese Schritte bis jeder Teilnehmer in der Konferenz ist.
TIPP für Gruppeneinladungen:
Sie können mit dem Mauszeiger auf einen Gruppennamen gehen, rechter Maus-Klick und
„Konferenzanruf starten“.
Damit laden sie alle Mitglieder dieser Gruppe zur Telefonkonferenz. Fahren Sie fort ab dem
Schritt 3.
Deaktivieren des Senden von Nutzungsdaten an Cisco
1. Klicken Sie auf das Zahnrad (Optionen)
2. Klicken Sie auf Hilfe -> Nutzungsdaten an Cisco senden
3. Hackerl muss verschwunden sein
Standard- u. Graustufen-Icons der Status-Anzeige
Standard Icon
Graustufen Icon
Beschreibung
Verfügbar
Abwesend
Nicht Stören!
Nicht Verfügbar
(Jabber nicht gestartet bzw.
noch nie installiert)
Tip: Machen Sie diesen
Kontakt auf den Soft Dialer
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Standard Icon
Graustufen Icon
Beschreibung
(Cisco Jabber) aufmerksam,
da er das Programm
wahrscheinlich nicht kennt
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