TO DO 1. Letzter Termin Kontakt Eingabe der Daten in die Formulare für die Projektbewertung in der Projektdatenbank Die Projektbewertung ist von der Projektleitung in der Projektdatenbank durchzuführen. Projektdatenbank: https://tiss.tuwien.ac.at/projects/ 17.11.2015 bis 31.12.2015 Pauller 407301 Für “zum Abschluss” eingereichte und für Projekte im Status „in Nachbearbeitung“ ist die Durchführung der Projektbewertung nicht erforderlich. 2. Abgabe und Auszahlung der Handkassa Der letzte Handverlag für das Jahr 2015 ist bis längstens 11.12.2015 zur Abrechnung in die Quästur zu bringen. Später anfallende Rechnungen sind im 1. Handverlag für 2016 abzurechnen. 11.12.2015 Der letzte Termin für die Abholung der Handkassa ist der 22.12.2015. 22.12.2015 3. Abrechnung Dienstreisen Bitte alle Reiseabrechnungen in die Quästur bringen um die Freigabe durch den Budgetverantwortlichen rechtzeitig zu gewährleisten. 11.12.2015 Für alle Reiseabrechnungen gilt als späteste Freigabe durch den Budgetverantwortlichen der 18.12.2015 Nur bei Einhaltung dieser Termine kann gewährleistet werden, dass die Verbuchung für das Budget 2015 erfolgt! 4. 18.12.2015 Kirisits 407120 Schaden 407121 Orta 407110 Pillwein 407111 Akdil 407112 Kontrolle der Sammler Die Sammelinnenaufträge im Drittmittelbereich (SAM*, S*) dürfen keine Projekte bzw. (v.a. Personal-) Kosten oder Erlöse aus der Abwicklung von Projekten der Auftragsforschung oder der Forschungsförderung mit einem Volumen größer als EUR 5.000,-- beinhalten. Bei Projekten mit größerem Volumen ist ein eigener Innenauftrag (D*) in der Projektdatenbank dafür anzulegen und die Kosten und Erlöse umzubuchen. Wenn Personalkosten einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können, dann sollte dies durch die Änderung der Personalzuordnung in der Projektdatenbank erfolgen (siehe Punkt 12). 11.12.2015 Pauller 407301 Krehan 407302 Auf den Sammlern dürfen nur allgemeine Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten gebucht werden, Kleinprojekte mit einem Volumen unter EUR 5.000,-- oder sonstige wissenschaftliche Dienstleistungen (Gutachten, Messungen etc.) und schließlich auch die Überschüsse oder Defizite aus der Abrechnung der abgeschlossenen Projekte. Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886 Seite 1 / 4 TO DO 5. Schließung nicht benötigter §26 Girokonten Schließung von abgeschlossenen §26 Projekten und Auflösung des dazugehörigen Girokontos. Formular Girokontenschließung: Letzter Termin 16.12.2015 Schließung nicht benötigter KTS-Girokonten Schließung von Innenaufträgen betreffend abgeschlossenen Tagungen, Seminaren oder Kongressen, die Auflösung des Girokontos und Umbuchung in das Globalbudget bzw. in den Drittmittelbereich. Formular Girokontenschließung: 16.12.2015 FWF-Projektabrechnung Um eine zeitgerechte Überweisung der fälligen Eingangsrechnung aus 2015 für FWF-Projekte zu gewährleisten, bittet das Projektcontrolling um rasche Weitergabe dieser Eingangsrechnung betreffend das Jahr 2015 16.12.2015 Personalzuordnung Zuordnung des Personals in der Projektdatenbank betreffend die Monate November und Dezember bis spätestens 22.12.2015. Für Auskünfte zu der Auswertung bezüglich „Personalkosten je Projekt“ kontaktieren Sie bitte Herrn Lipp. 9. Mayr 407304 Wittmann 407305 Danach einlangende Rechnungen werden für das Jahr 2016 gebucht! 8. Schmid 407104 Spitzer 407107 http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Girokontenschliessung.pdf 7. Mayr 407304 Wittmann 407305 http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/finanzen/Projektcontrolling/Girokontenschliessung.pdf 6. Kontakt Letzter Zahllauf 2015 und erster Zahllauf 2016 Der letzte Zahllauf 2015 mit Fälligkeiten 30.12. und 31.12.2015 findet am Dienstag, 29.12.2015 um 13.00 Uhr statt. Der erste Zahllauf 2016 findet am Donnerstag, 07.01.2016 statt. 22.12.2015 29.12.2015 07.01.2016 Lipp 407307 North 407105 Zitzmann 407134 10. Erfassung von Eingangsrechnungen zum Jahreswechsel Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum bis 31.12.2015 können bis zum 15.01.2016 für das Finanzjahr 2015 durch die OrgEinheit selbst erfasst werden. Erfassung einer Eingangsrechnung für das Finanzjahr 2015 bis 15.01.2016 im SAP (verringert das Budget 2015): Rechnungsdatum: laut Rechnung (2015) Buchungsdatum: 31.12.2015 Bestellung: spätestes Belegdatum 31.12.2015 Ausgenommen sind Anlagen (siehe Punkt 11) 15.01.2016 Horer 407132 Graf 407133 Erfassung einer Eingangsrechnung für das Finanzjahr 2015 nach dem 15.01.2016 - außer Anlagenrechnungen (verringert das Budget 2016): Rechnungsdatum: laut Rechnung (2015) Buchungsdatum: Tagesdatum 2016 Bestellung: Tagesdatum 2016 (so nicht bereits 2015 angelegt) Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886 Seite 2 / 4 TO DO Letzter Termin Kontakt 11. Anlagenrechnungen Die Verbuchung von Anlagenrechnungen für das Finanzjahr 2015 ist nach dem 15.01.2016 für die OrgEinheit nicht mehr möglich. 15.01.2016 Anlagenrechnungen nach dem 15.01.2016 sind versehen mit einem Barcode, dem ausgefüllten Kontierungsstempel und der dazugehörigen Bestellnummer in die Quästur, z.H. Frau Schmidhofer oder Frau Glaser, bis zum 22.01.2016 zu bringen. Achtung! Rechnungen ohne Eingabe einer vorangegangenen Bestellung in SAP für das Jahr 2015 können von der Quästur nicht angenommen werden. Nach dem 22.01.2016 sind Rechnungen aus 2015 wieder von der OrgEinheit wie folgt zu buchen: Rechnungsdatum: laut Rechnung (2015) Buchungsdatum: Tagesdatum 2016 Schmidhofer 407130 Glaser 407131 22.01.2016 12. Erfassung von Ausgangsrechnungen zum Jahreswechsel Alle Ausgangsrechnungen die das Finanzjahr 2015 betreffen, müssen bis zum 15.01.2016 fakturiert werden. 15.01.2016 Schmid 407104 Erfassung einer Ausgangsrechnung für das Finanzjahr 2015 bis zum 15.01.2016 (erhöht das Budget 2015): Fakturadatum: spätestens 31.12.2015 31.12.2015 Buchungsdatum: Achtung! Die Verbuchung der Faktura ist unabhängig vom Zahlungseingang am Girokonto. Das vereinbarte Zahlungsziel mit dem Kunden ist in den Zahlungsbedingungen zu pflegen. 13. Innerbetriebliche Verrechnung North 407105 Letztmöglicher Abgabetermin für Innerbetriebliche Verrechnungen für das Finanzjahr 2015. 14. Kontrolle der Subkostenstellen bei Anlagen Bei Anlagen ist zu überprüfen, ob die Subkostenstelle mit dem Investitionsauftrag auf Subkostenebene im Anlagenstamm übereinstimmt (z.B. Kostenstelle: 607010, Investitionsauftrag: INV607010). Umbuchungen (mit dem Formular „Innerbetriebl. Verrechnung“) sind für das Finanzjahr 2015 bis spätestens 15.01.2016 Fr. Schmidhofer oder Fr. Glaser zu übergeben. 15.01.2016 Zitzmann 407134 15.01.2016 Schmidhofer 407130 Glaser 407131 15. Fakturierung bei Abschluss von Projekten Drittmittelprojekte können nach der Verbuchung der letzten Ausgangsrechnung zum Abschluss eingereicht werden, unabhängig ob der Zahlungseingang am Girokonto bereits erfolgt ist. Diese Projekte sind von der Projektleitung in der Projektdatenbank zum Abschluss einzureichen. Die Durchführung der Projektbewertung ist für diese Projekte dementsprechend nicht mehr erforderlich. TO DO 15.01.2016 Pauller 407301 Letzter Termin 16. Manuelle Umbuchung von Kosten Umbuchungen zwischen Innenaufträgen innerhalb der Organisationseinheiten mit gleichem Bankgirokonto. Manuelle Umbuchung: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/ce/Materialien/Manuelle_UmbuchungV3.pdf Krehan 407302 15.01.2016 Kontakt Krehan 407302 Pauller 407301 17. Archivierung Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886 Horer Seite 3 / 4 TO DO Um eine lückenlose Archivierung zu gewährleisten, sind alle noch nicht gescannten Eingangsrechnungen aus dem Jahr 2015 bis spätestens 22.01.2016 in die Quästur zu bringen. Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886 Letzter Termin 22.01.2016 Kontakt 407132 Graf 407133 Seite 4 / 4
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