TO DO Letzter Termin Kontakt 1. Eingabe der Daten in die

TO DO
1.
Letzter Termin
Kontakt
Eingabe der Daten in die Formulare für die Projektbewertung in der Projektdatenbank
Die Projektbewertung ist von der Projektleitung in der Projektdatenbank durchzuführen.
Projektdatenbank: https://tiss.tuwien.ac.at/projects/
17.11.2015
bis 31.12.2015
Pauller 407301
Für “zum Abschluss” eingereichte und für Projekte im Status „in Nachbearbeitung“ ist die Durchführung der
Projektbewertung nicht erforderlich.
2.
Abgabe und Auszahlung der Handkassa
Der letzte Handverlag für das Jahr 2015 ist bis längstens 11.12.2015 zur Abrechnung in die Quästur zu
bringen. Später anfallende Rechnungen sind im
1. Handverlag für 2016 abzurechnen.
11.12.2015
Der letzte Termin für die Abholung der Handkassa ist der 22.12.2015.
22.12.2015
3.
Abrechnung Dienstreisen
Bitte alle Reiseabrechnungen in die Quästur bringen um die Freigabe durch den Budgetverantwortlichen
rechtzeitig zu gewährleisten.
11.12.2015
Für alle Reiseabrechnungen gilt als späteste Freigabe durch den Budgetverantwortlichen der 18.12.2015
Nur bei Einhaltung dieser Termine kann gewährleistet werden, dass die
Verbuchung für das Budget 2015 erfolgt!
4.
18.12.2015
Kirisits 407120
Schaden
407121
Orta
407110
Pillwein
407111
Akdil
407112
Kontrolle der Sammler
Die Sammelinnenaufträge im Drittmittelbereich (SAM*, S*) dürfen keine Projekte bzw. (v.a. Personal-)
Kosten oder Erlöse aus der Abwicklung von Projekten der Auftragsforschung oder der Forschungsförderung
mit einem Volumen größer als EUR 5.000,-- beinhalten. Bei Projekten mit größerem Volumen ist ein eigener
Innenauftrag (D*) in der Projektdatenbank dafür anzulegen und die Kosten und Erlöse umzubuchen. Wenn
Personalkosten einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können, dann sollte dies durch die Änderung
der Personalzuordnung in der Projektdatenbank erfolgen (siehe Punkt 12).
11.12.2015
Pauller 407301
Krehan 407302
Auf den Sammlern dürfen nur allgemeine Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten gebucht werden,
Kleinprojekte mit einem
Volumen unter EUR 5.000,-- oder sonstige wissenschaftliche Dienstleistungen (Gutachten, Messungen etc.)
und schließlich auch die Überschüsse oder Defizite aus der Abrechnung der abgeschlossenen Projekte.
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
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5.
Schließung nicht benötigter §26 Girokonten
Schließung von abgeschlossenen §26 Projekten und Auflösung des dazugehörigen Girokontos.
Formular Girokontenschließung:
Letzter Termin
16.12.2015
Schließung nicht benötigter KTS-Girokonten
Schließung von Innenaufträgen betreffend abgeschlossenen Tagungen, Seminaren oder Kongressen, die
Auflösung des Girokontos und Umbuchung in das Globalbudget bzw. in den Drittmittelbereich.
Formular Girokontenschließung:
16.12.2015
FWF-Projektabrechnung
Um eine zeitgerechte Überweisung der fälligen Eingangsrechnung aus 2015 für FWF-Projekte zu
gewährleisten, bittet das Projektcontrolling um rasche Weitergabe dieser Eingangsrechnung betreffend das
Jahr 2015
16.12.2015
Personalzuordnung
Zuordnung des Personals in der Projektdatenbank betreffend die Monate November und Dezember bis
spätestens 22.12.2015.
Für Auskünfte zu der Auswertung bezüglich „Personalkosten je Projekt“ kontaktieren Sie bitte Herrn Lipp.
9.
Mayr
407304
Wittmann
407305
Danach einlangende Rechnungen werden für das Jahr 2016 gebucht!
8.
Schmid
407104
Spitzer
407107
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Girokontenschliessung.pdf
7.
Mayr
407304
Wittmann
407305
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/finanzen/Projektcontrolling/Girokontenschliessung.pdf
6.
Kontakt
Letzter Zahllauf 2015 und erster Zahllauf 2016
Der letzte Zahllauf 2015 mit Fälligkeiten 30.12. und 31.12.2015 findet am Dienstag, 29.12.2015 um
13.00 Uhr statt.
Der erste Zahllauf 2016 findet am Donnerstag, 07.01.2016 statt.
22.12.2015
29.12.2015
07.01.2016
Lipp
407307
North 407105
Zitzmann
407134
10. Erfassung von Eingangsrechnungen zum Jahreswechsel
Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum bis 31.12.2015 können bis zum 15.01.2016 für das Finanzjahr
2015 durch die OrgEinheit selbst erfasst werden.
Erfassung einer Eingangsrechnung für das Finanzjahr 2015 bis 15.01.2016 im SAP (verringert das Budget
2015):
Rechnungsdatum:
laut Rechnung (2015)
Buchungsdatum:
31.12.2015
Bestellung:
spätestes Belegdatum 31.12.2015
Ausgenommen sind Anlagen (siehe Punkt 11)
15.01.2016
Horer 407132
Graf
407133
Erfassung einer Eingangsrechnung für das Finanzjahr 2015 nach dem 15.01.2016 - außer
Anlagenrechnungen (verringert das Budget 2016):
Rechnungsdatum: laut Rechnung (2015)
Buchungsdatum: Tagesdatum 2016
Bestellung:
Tagesdatum 2016 (so nicht bereits 2015 angelegt)
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
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Letzter Termin
Kontakt
11. Anlagenrechnungen
Die Verbuchung von Anlagenrechnungen für das Finanzjahr 2015 ist nach dem 15.01.2016 für die
OrgEinheit nicht mehr möglich.
15.01.2016
Anlagenrechnungen nach dem 15.01.2016 sind versehen mit einem Barcode, dem ausgefüllten
Kontierungsstempel und der dazugehörigen Bestellnummer in die Quästur, z.H. Frau Schmidhofer oder Frau
Glaser, bis zum 22.01.2016 zu bringen.
Achtung! Rechnungen ohne Eingabe einer vorangegangenen Bestellung in SAP für das Jahr 2015 können
von der Quästur nicht angenommen werden.
Nach dem 22.01.2016 sind Rechnungen aus 2015 wieder von der OrgEinheit wie folgt zu buchen:
Rechnungsdatum: laut Rechnung (2015)
Buchungsdatum: Tagesdatum 2016
Schmidhofer
407130
Glaser 407131
22.01.2016
12. Erfassung von Ausgangsrechnungen zum Jahreswechsel
Alle Ausgangsrechnungen die das Finanzjahr 2015 betreffen, müssen bis zum 15.01.2016 fakturiert
werden.
15.01.2016
Schmid 407104
Erfassung einer Ausgangsrechnung für das Finanzjahr 2015 bis zum 15.01.2016 (erhöht das Budget 2015):
Fakturadatum:
spätestens 31.12.2015
31.12.2015
Buchungsdatum:
Achtung! Die Verbuchung der Faktura ist unabhängig vom Zahlungseingang am Girokonto. Das vereinbarte
Zahlungsziel mit dem Kunden ist in den Zahlungsbedingungen zu pflegen.
13. Innerbetriebliche Verrechnung
North 407105
Letztmöglicher Abgabetermin für Innerbetriebliche Verrechnungen für das Finanzjahr 2015.
14. Kontrolle der Subkostenstellen bei Anlagen
Bei Anlagen ist zu überprüfen, ob die Subkostenstelle mit dem Investitionsauftrag auf Subkostenebene im
Anlagenstamm übereinstimmt (z.B. Kostenstelle: 607010, Investitionsauftrag: INV607010).
Umbuchungen (mit dem Formular „Innerbetriebl. Verrechnung“) sind für das Finanzjahr 2015 bis spätestens
15.01.2016 Fr. Schmidhofer oder Fr. Glaser zu übergeben.
15.01.2016
Zitzmann
407134
15.01.2016
Schmidhofer
407130
Glaser 407131
15. Fakturierung bei Abschluss von Projekten
Drittmittelprojekte können nach der Verbuchung der letzten Ausgangsrechnung zum Abschluss eingereicht
werden, unabhängig ob der Zahlungseingang am Girokonto bereits erfolgt ist.
Diese Projekte sind von der Projektleitung in der Projektdatenbank zum Abschluss einzureichen.
Die Durchführung der Projektbewertung ist für diese Projekte dementsprechend nicht mehr erforderlich.
TO DO
15.01.2016
Pauller 407301
Letzter Termin
16. Manuelle Umbuchung von Kosten
Umbuchungen zwischen Innenaufträgen innerhalb der Organisationseinheiten mit gleichem Bankgirokonto.
Manuelle Umbuchung:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/ce/Materialien/Manuelle_UmbuchungV3.pdf
Krehan 407302
15.01.2016
Kontakt
Krehan
407302
Pauller
407301
17. Archivierung
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
Horer
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Um eine lückenlose Archivierung zu gewährleisten, sind alle noch nicht gescannten Eingangsrechnungen
aus dem Jahr 2015 bis spätestens 22.01.2016 in die Quästur zu bringen.
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
Letzter Termin
22.01.2016
Kontakt
407132
Graf
407133
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