INTERTOURS _Reisekosten unter Kontrolle

Reisekosten
unter
Kontrolle
8 Tipps für Unternehmen
Mit 8 Tipps die Kontrolle über
IhRE Reisekosten bekommen
Anschauliche Kostenstrukturen von Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen eine Herausforderung. Dabei sind darstellbare Reiseausgaben entscheidend für die Steuerung und
Budgetierung der Reiseausgaben.
Eine Kettenreaktion beginnt:
Bei fehlender Transparenz der Kosten fällt die
Kontrolle des Buchungsverhaltens und der Reisekostenabrechnung schwer – der Blindflug ist
vorprogrammiert.
1. Prüfen Sie die Geschäftsreise – Aktivitäten auf wirtschaftliche Sinnhaftigkeit
Aus Sicht eines Mitarbeiters sind viele Geschäftsreisen erst einmal sinnvoll. Sie dienen dem Beziehungsaufbau und erhöhen im Schnitt sämtliche Erfolgschancen. Geschäfte werden zwischen
Menschen gemacht. Soweit klar. Doch nicht alle Reiseabsichten sind, wirtschaftlich betrachtet,
sinnvoll. Insbesondere dann, wenn Geschäftsreisen zur gewünschten Abwechslung werden, weil
der neue Kollege mit dem man das Büro teilt unerträglich ist, einen das Fernweh treibt oder der
Geschäftstermin nun mal in der Nähe des langen nicht gesehenen Cousins ist. Der eigentliche
Geschäftszweck ist dann nicht mehr so präsent. Nun liegt die Ursachenbekämpfung nahe, aber
solange bietet es sich an die Reisekosten in Grenzen zu halten. Wirkungsvolles und gängiges Mittel sind Genehmigungen der Geschäftsreisen.
Die Art und Weise passt man den eigenen Bedürfnissen an. Eine Lösung kann die mündliche Besprechung mit Vorgesetzten, eine Meldung der Reiseplanung (evtl. unter Berücksichtigung der zu
erwartenden Reisekosten) oder gar ein definierter Genehmigungsprozess sein. Entscheidend ist,
dass eine Rückkopplung von einem Reisenden zu einer dritten Person erfolgt, die die Chancen
eines Geschäftstermins neutral bewertet.
2. Rahmenbedingungen definieren
Die Reisegewohnheiten gehen in vielerlei Hinsicht deutlich auseinander. Vom genügsamen Mitarbeiter, dem eine einfache und bodenständig geplante Reise völlig ausreicht bis hin zu dem statusgeprägten Nachwuchsmanager findet man in der Praxis alle Klischees. In der Unternehmenspflicht ist es aber eine gesamtheitliche Lösung für die Reiseanforderungen zu finden.
Während eine sehr einfache Unterbringungsmöglichkeit möglicherweise eine unsichere Internetverbindung wartet und die schlechte Lage die Anreise zum eigentlichen Ziel verzögert, verschwendet eine luxuriöse Unterkunft unnötige Kosten und verleitet vor Ort zu einem opulenten Abendmenü. Oder die beste und günstigste Flugverbindung mit einer Preisersparnis von
Mit 8 Tipps die Kontrolle über
IhRE Reisekosten bekommen
mehreren hundert Euro wird nicht genutzt, weil die Airline unsympathisch ist, die Abflugzeit gerade nicht in die eigene Tagungsplanung passt und die Bonuspunkte für die angestrebte Prämie
noch eingesackt werden muss.
Die Beispiele lassen sich schier endlos weiter beschreiben, Richtlinien machen die Angelegenheit
schon klarer und geben Auskunft über das angestrebte Buchungsniveau. Den eins ist klar: Als
Selbstzahler achtet man wirklich auf die Kosten, zahlt die Firma ist Preisobergrenze variabel.
Ein weiterer Vorteil: Die Planung der Geschäftsreisen wird verkürzt, weil das Ziel klar ist und viele
Optionen nicht möglich sind. Insbesondere wenig Reisenden oder neuen Mitarbeitern gibt eine
Richtlinie wertvolle Orientierung. Die Inhalte der Reiserichtlinie können Sie individuell regulieren.
Im Flugbereich werden zumeist die Vorbuchungsfristen (je näher Abflugtermin rückt desto höher
ist in der Regel der Preis) und der Buchungspreis (gesonderte Genehmigung bei Überschreitung
eines durchschnittlichen Flugpreises). In jedem Fall schaffen Sie die Grundlage für die gesamtheitliche Senkung der Reisekosten.
3.Nur eine Quelle bringt Ihnen aussagefähige Daten
oder Schaffen Sie eine einheitliche Datenbasis
Im Rahmen der Reiserichtlinie sollten die Buchungswege definiert werden. Der Grund ist einfach:
Nur wenn Sie eine Quelle nutzen bekommen Sie auch eine einheitliche Datenauswertung, die Sie
für die Steuerung Ihrer Geschäftsreiseausgaben benötigen. Ein Beispiel: In Ihrem Unternehmen
werden Mietwagen als Mobilitätsergänzung genutzt.
Die Buchungen werden bei allen vorhandenen Anbietern nach Preis, Lage der Anmietstation oder
Verfügbarkeit der Fahrzeuge gebucht – und überall zahlen Sie den Normalpreis. Haben Sie eigenes konkretes Zahlenmaterial über die gebuchte Menge können Sie das Volumen bündeln und
damit einen deutlich besseren Einkaufspreis verhandeln. Mehr noch, Sie erreichen einen besseren internen Ablauf, denn Sie können die Abrechnung gleich mit besprechen und beispielsweise
per Monatsrechnung bezahlen.
Haben Sie einmal die Grundlage gelegt können Sie nun jedes Jahr versuchen einen bessere Konditionen zu bekommen. Manchmal reicht das Volumen nicht gleich für einen besseren Preis, aber
Leistungen zu inkludieren (Verzicht auf den Selbstbehalt, Winterreifen oder Navigationsgerät) ist
möglich. Bei Hotels können Sie es ähnlich machen, mit Volumen öffnen Sie immer eine Tür. Ihre
Herausforderung ist es dann die Bündelung im Unternehmen auch sicherzustellen. Sie sehen eine
Richtlinie und die Festlegung der Buchungswege bringt Ihnen einige Konditionsvorteile – gesteuert werden kann Sie aber nur von Ihnen.
4. Offene Kommunikation über die Steuerung im Reisemanagement
Nutzen Sie die Akzeptanz der Mitarbeiter und umgehen Sie den Überprüfungsgedanken der
Mitarbeiter. Nur wenn Mitarbeiter über Ihre neue Herangehensweise und die Vorteile für das
Mit 8 Tipps die Kontrolle über
IhRE Reisekosten bekommen
Unternehmen verstehen, arbeiten Sie aktiv mit und sehen die Regularien nicht als Bestrafung / Beeinflussung. Kein Mitarbeiter wird sich offiziell gegen sinnvoll vorgetragene Verbesserungen stellen. Die Senkung der Kosten durch das systematische Verfolgen eines Einkaufsprozesses fällt
sicherlich darunter.
Treten nachvollziehbare Bedenken auf lassen sich Richtlinien noch immer anpassen. Ziehen alle
an einem Strang und halten Sie das zugesagte Volumen ein gelten Sie als wertvoller Kooperationspartner und festigen Ihre Verhandlungsposition. Sie schaffen somit auch eine Kultur die Kostenorientiert und folgsam ist – eine unschlagbare Mischung.
5. Bezahllösungen schaffen Kostentransparenz & verbessern Prozesse
Buchen und reisen ist die eine Seite der Medaille, die Abrechnung eine zweite. Reisende empfinden das Sammeln von Belegen und die Reisekostenabrechnung in der Regel als lästig. Vermutlich
auch deshalb, weil immer mal wieder ein Beleg verloren geht oder Abrechnungen, aufgrund falscher Rechnungsanschrift und nicht korrekter Rechnungspositionen, in Regelmäßigkeit fehlerhaft
sind. Zwei weitere Schmerzpunkte sind Bargeldvorschüsse bzw. Vorleistung durch den Reisenden
und die Wartezeit auf die vorgelegten Beträge. Im Schnitt dauert die Rückerstattung der Reisekosten fast 14 Tage (bei nicht automatisierter Abrechnung).
Geeignete Bezahllösungen schaffen hier Abhilfe. Sie eliminieren Vorleistungen, die monatlichen
Abrechnungen dienen als Vorlage für die Abrechnung und vereinfachen somit den Reisenden
die Reisekostenabrechnung. Noch dazu wird gegenüber dem Einsatz einzelner Kreditkarten das
Missbrauchs Risiko deutlich minimiert, das die zentrale Bezahllösungskarte nicht im öffentlichen
Bereich physisch eingesetzt wird. Auch zur Optimierung von finanziellen Kennzahlen kann eine
optimale Lösung dienen, einige Dienstleister bieten hier interessante Zahlungsziele an (z.B. American Express mit einem Zahlungsziel bis zu 58 Tagen). Bei größerem Volumen kommt die Möglichkeit der automatischen Einspielung der Zahlungsvorgänge dazu. Das reduziert die Anzahl der
Einzelbelege was unmittelbar die Buchhaltung entlastet. Oben drauf gibt’s noch das eine oder
andere Bonusprogramm zur Senkung der Reisekosten.
6. Ohne Aktion keine Reaktion
Viel verborgenes Potenzial liegt ohne Zweifel in der Verfolgung der tatsächlich wahrgenommenen
Reiseleistungen. Die deutsche Wirtschaft verliert im Jahr einen dreistelligen Millionenbetrag, weil
die Erstattungsmöglichkeiten von Reisenden und Unternehmen hauptsächlich aus Unwissenheit
nicht wahrgenommen werden. Zu abstrakt, dann konkreter: Mit einem fest gebuchten Flugticket
in einem nicht umbuchbaren und nicht stornierbaren Tarif muss die Airline im Fall eines Nichtantritts mindestens die Steuern und Gebühren erstatten.
Aber ohne konkretes Einfordern (und guten Kontakten) passiert hier nichts und das Geld ist weg.
An der Stelle eine klare Handlungsempfehlung: Fordern Sie eine verbindliche Information bei „noshows“ (nicht angetretene Leistungen) an. Nur so können Sie über eine eingerichtete zentrale
Stelle die Rückerstattungen steuern. Im Übrigen können Sie nicht nur nicht angetretene Flugtickets, sondern auch Bahntickets unter bestimmten Vorrausetzungen erstatten.
Mit 8 Tipps die Kontrolle über
IhRE Reisekosten bekommen
7. Ohne Kontrolle kommen Zweifel
Sicherlich haben Sie bemerkt, dass eine großes Potenzial in der Verhaltenssteuerung liegt. Nur
mit einem homogen geführten Verhalten lassen sich wirklich gute Ergebnisse erzielen – aus
Prozess-, sowie aus Kostensicht. Einmal organisiert heißt aber noch nicht, dass die Effektivität
von alleine kommt. Nur mit nachhaltiger und spürbarer Kontrolle erreichen Sie automatisiertes
Verhalten. An dieser Stelle erfahren Sie einen der Hauptnutzen einer einheitlichen Datenbasis. Sie
können, die für Sie wichtigen, Daten auswerten und nicht gewünschtes Verhalten (Überschreitung
des maximalen Hotelpreises, Buchung eines teuren Business-Class Tickets, Mietwagenbuchung in
Premiumklasse anstatt den günstigeren Economy zu nutzen etc.).
Entscheidend ist dabei, dass die Auswertungen auf Personenbasis möglich sind, damit Sie in ein
Gespräch gehen können. Vielleicht gibt es auch einen plausiblen Grund für die Nichteinhaltung
der Reiserichtlinie. In jedem Fall definieren Sie den Fokus und eins ist sicher: ein Mitarbeitergespräch mit diesem Thema wird nicht unter vier Augen bleiben und Sie erzielen somit einen nachhaltigen Effekt.
8. Volumen bündeln und Kooperationen schließen
Nach der Neuausrichtung Ihres Reisemanagements und der Steuerung des Tagesgeschäftes haben Sie Grundlage geschaffen um sukzessive den Einkauf von Leistungen anzugehen. Durch das
einheitliche Zahlenmaterial erkennen Sie Ihren Bedarf. Für diesen Bedarf sollten Sie nun Kooperationspartner suchen und Ihren Bedarf einheitlich decken. Sie werden sehen, dass bei dieser konkreten Vorgehensweise und Steuerung unter dem Strich bessere Preise erzielen und viel Arbeit
bei der Recherche sparen.
Ein Beispiel: Es steht ein Meeting an und ein Tagungshotel soll gefunden werden. Dazu werden
im ersten Schritt die Möglichkeiten (an verschiedenen Orten) geprüft. Dann die Hotels einzeln
angefragen und einzelne Verträge schliessen, sich auf neue Ansprechpartner einstellen – ein langwieriges Unterfangen. Dann lieber, wenn möglich, ein Tagungshotel aussuchen, die Konditionen
verhandeln und mehrere Veranstaltungen durchführen. Ist günstiger und spart Zeit.
Reisemanagement ist ein strategischer Prozess, den Sie nicht in einer Woche erneuern. Geben Sie
sich die Zeit und nutzen Sie interne Erfahrungen für eine Umsetzung. Letztlich lebt eine Neuorganisation aber von der Vision, Ihrer Vision.
+IHR GROSSER VORTEIL:
INTERTOURS UNTERSTÜTZT SIE ALS SPEZIALISIERTES GESCHÄFTSREISEBÜRO
BEI DEM AUFBAU EINES WIRTSCHAFTLICHEN REISEMANAGEMENTS
Sprechen Sie mit Intertours über Ihre Vorstellungen:
Intertours Reisen & Events GmbH
+49 69 20747 | [email protected] | www.intertours.de
Intertours Reisen & Events GmbH
Berliner Straße 223
63067 Offenbach
Fon +49 69 20747
Fax +49 69 283650
www.intertours.de
[email protected]

Download Report