Betriebliches Controlling in der Hauswirtschaft Inhalt Vorwort ..................................................................................................................................................1 Definition Controlling .............................................................................................................................2 Rechnungswesen....................................................................................................................................3 Werkzeuge im Controlling ......................................................................................................................4 Prozesskostenrechnung .........................................................................................................................6 Deckungsbeitragsrechnung ..................................................................................................................11 Aufgaben zur Deckungsbeitragsrechung ..............................................................................................12 Betriebliche Planung ............................................................................................................................14 Personalplanung...................................................................................................................................21 Instrumente der Personalplanung ........................................................................................................22 Das Anforderungsprofil ........................................................................................................................23 Das Qualifikationsprofil ........................................................................................................................23 Der Laufbahn-/Nachfolgeplan ..............................................................................................................23 Die Personalstatistiken .........................................................................................................................23 Planung des Personalbudgets ..............................................................................................................25 Investitionsplanung ..............................................................................................................................27 AfA-Tabellen.........................................................................................................................................27 Prozess der Investitionsplanung ...........................................................................................................28 Kennzahlen/ Kennzahlensysteme/ Kennzahlenuhr ..............................................................................34 Aufgaben von Kennzahlen ....................................................................................................................34 Arten von Kennzahlen ..........................................................................................................................35 Merkmale einer guten Kennzahl ..........................................................................................................36 Chancen und Risiken bei der Arbeit mit Kennzahlen ............................................................................36 Überprüfungspunkte eines guten Kennzahlensystems: .......................................................................37 Sieben Schritte zum Arbeiten mit Kennzahlen .....................................................................................38 Beispiele von Kennzahlen: Wäscherei ..................................................................................................39 Beispiele von Kennzahlen: Verpflegung ...............................................................................................40 Berichtswesen ......................................................................................................................................44 Berichtarten .........................................................................................................................................44 Portfolio-Analyse ..................................................................................................................................45 Balanced Scorecard (BSC) .....................................................................................................................46 Chancen der BSC ..................................................................................................................................48 Risiken der BSC .....................................................................................................................................48 Kritik an der BSC ...................................................................................................................................48 Erstellung einer BSC .............................................................................................................................48 Benchmark ...........................................................................................................................................50 Sinn und Zweck von Benchmarking ......................................................................................................50 Arten von Benchmarking ......................................................................................................................50 Der Benchmarking-Prozess ..................................................................................................................51 Chancen des Benchmarking .................................................................................................................51 Risiken des Benchmarking ....................................................................................................................51 Qualität ................................................................................................................................................52 Definition: ............................................................................................................................................52 Qualitätsbegriff ....................................................................................................................................52 Messung der Qualität ...........................................................................................................................53 Prüfungsaufgaben ................................................................................................................................57 Anlage: Afa-Tabelle ..............................................................................................................................64 Literaturübersicht ................................................................................................................................85 Ein Mathematiker, ein Theologe und ein Controller bewerben sich um eine Controllingstelle in einem Konzern. Nachdem sie alle Hürden überwunden haben, werden sie zu einem letzten Vorstellungsgespräch mit dem Vorstandsvorsitzenden eingeladen. Der Vorstandsvorsitzende bittet zunächst den Mathematiker herein und stellt ihm die Frage: "Was ist zwei plus drei?" Der Mathematiker begibt sich zum Flipchart, leitet dort das Ergebnis nach allen Regeln der mathematische Kunst ab und kommt zu dem Ergebnis: fünf. Der Manager bedankt sich für die Ableitung und bittet nun den Theologen herein. Nachdem er die Frage vernommen hatte, begibt er sich zum Flipchart und leitet dort anhand der Bibel das Ergebnis ab. Er kommt zu dem Schluss, dass es "gut" vier und "knapp" sechs sein muss und legt sich schließlich auf fünf fest. Der Vorstandsvorsitzende ist sichtlich beeindruckt. Er bedankt sich und bittet zuletzt den Controller herein. Als der Controller die Frage vernommen hat, stürzt er zu den Fenstern, schließt sie und verdunkelt den Raum. Dann geht er zum Manager, beugt sich zu ihm herab und fragt dezent: "Was soll den herauskommen?" - Er hat den Job bekommen. Definition Controlling Eine recht umfassende Definition beschreibt das Controlling wie folgt: „Controlling ist – funktional gesehen – dasjenige Subsystem der Führung, das Planung und Kontrolle sowie Informationsversorgung systembildend und systemkoppelnd ergebniszielorientiert koordiniert und so die Adaption und Koordination des Gesamtsystems unterstützt." 1 Die Hauptmerkmale eines Controllingsystems sind laut dieser Definition als Planung, Steuerung und Kontrolle zu verstehen. Als weitere Aufgabe des Controllings kann die Beschaffung und Interpretation von Informationen verstanden werden. Das Controlling soll allen am Zielprozess beteiligen Instanzen Instrumente und Informationen zur Verfügung stellen, damit sie ihre Rolle im Zielerreichungsprozess wahrnehmen können. Es handelt sich somit um eine enge Zusammenarbeit des Controlling mit anderen ManagementTeilsystemen, wie dem „Organisations-, Führungs- und Informationssystem“. Das Controlling kann also als eine bereichsübergreifende Funktion im Unternehmen verstanden werden, die die Steuerung des Unternehmens unterstützt. Es besteht eine grundsätzliche Unterscheidung von Controlling in operatives Controlling und strategisches Controlling. Das operative Controlling konzentriert sich auf quantifizierte Größen als Grundlage für den Steuerungsprozess, während das strategische Controlling die qualitativen Faktoren in den Planungsprozess mit einbezieht. Controlling heißt nicht: Kalkulationsprogramme beherrschen oder Entscheidungen treffen. Controlling heißt: Informationen sammeln, interpretieren und für Entscheidungsträger aufbereiten. 1 Controlling, Horváth, 6. Auflage, 1996, S. 141 2 Herausforderung, Ziele müssen aber auch erreichbar sein Planungsprozesse des Budgets Hauswirtschaftskonzept überprüfen Kosten und Leistungen planen Erlöse planen Budget erstellen 1. 2. 3. 4. Schritt: Idee, Ziel Planung der Maßnahmen Monetäre Umsetzung im Bereich Aufwand und Ertrag Budget planen Budgetplanung- Eckdaten Die Budgetplanung ist ein Teil der Unternehmensplanung. Sie ist der Prozess, der in den Unternehmen abläuft, bis eine Abteilung ihre Ressourcen aktiv zugewiesen bekommt bzw. verfügbar hat. • Budgets bezeichnen die schriftlichen Zusammenfassungen, durch welche – den Aufgabenträgern (insbesondere den Führungskräften) – für einen abgegrenzten Zeitraum – fixierte Sollgrößen im Sinne von Soll-Ergebnissen geplanter Aktivitäten im wertmäßigen und eventuell auch mengenmäßiger (Absatz, Anzahl, Mitarbeiter) Form vorgegeben werden (formal und sachzielbezogen). 15 Budget ist die Schnittstelle zwischen internem und externem Rechnungswesen Faktoren der Budgetplanung Liquidität Haushalt Haushaltsplan Budget Erlös Kosten Entstehung eines Wirtschaftsplans Konservativ o Top-down steile Hierarchie im Hintergrund, o Controller leitet die Prozesse nach den Vorgaben. Nachteil: Wissen, Qualifikation gehen verloren Potentiale der Menschen, die jeden Tag mit den Mitteln arbeiten müssen, gehen verloren Bottom-up Planung o Controller sammelt aus den Teilinformationen der verschiedenen Abteilungen die Anforderungen o erstellt daraus ein Budget. Nachteil: Abteilungen können überzogene Forderungen erstellen Informationsgeber sind mit der Planung überfordert 16 Überprüfungspunkte eines guten Kennzahlensystems: Zielorientierung: ohne Ziel ist jede Kennzahl nichts wert Aktualität Verständlichkeit Kontinuität Vergleichbarkeit Beispiel: Schwierige Kennzahlen Kosten pro Pflegetag: = Kosten pro Jahr / Anzahl der Pflegetage Hoher manueller Aufwand zur Ermittlung der Daten Unterschiedliche Kostenträger ergibt eine verzerrte Kennzahl bei unterschiedlichen Pflegesätzen Verdichtung von Sachverhalten, die keinen Sinn machen Kosten pro qm² Fläche = Gesamtkosten pro Jahr / Fläche unterschiedliche Oberflächen unterschiedlicher Verschmutzungsgrad Ergebnis: Verdichtung von Informationen, die keinen Sinn machen Aussagekräftige Kennzahlen sind nicht möglich oder durchschnittliche Personalkosten für Reinigungsfläche Ergebnis: Verdichtung von Informationen, die keinen Sinn machen 37 Berichtswesen Definition Bericht: Erarbeitung, Weiterleitung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen Bestimmen der Zielgruppe Ziel des Berichts Berichtarten Kostenstellenanalyse Jahresabschlussberichte Strategieberichte o Portfolio-Analysen o BSC AHA-Effekt „Diese Kosten habe ich also verursacht“ In 1.000 € Material Löhne Gehälter Energie Instandhaltung Reisekosten Administration Abschreibungen Zinsen Sonstige Umlagen Summe Kosten Plan 112 272 85 15 3 4 18 35 Ist 136 265 84 17 9 4 12 35 Absolut 24 -7 -1 2 6 In % 21 -3 % -1 % 13 % 200 % -1 -8 % 23 25 587 36 25 623 13 57 % 36 6% ! Die oben stehenden Zahlen müssen interpretiert werden, z.B. gibt es bei den Investitionen eine Abweichung von 200 %. Das scheint im ersten Augenblick sehr hoch, allerdings im Gesamtbild vernachlässigbar. Im Gegensatz dazu liegt die Steigerung des Materials bei „nur“ 21 %, das sind allerdings absolut 24.000 Euro, also im Gesamtbild ein sehr hoher Betrag. 44 Der Benchmarking-Prozess Chancen des Benchmarking Unternehmensanalyse Identifikation von Leistungsdefiziten und Leistungspotentialen praxisnahe Verbesserungen Reflektion für Entscheidungen Überprüfung der Unternehmensstrategien Risiken des Benchmarking Wettbewerber erlangt erweiterte Informationen Einholmentalität statt Überholmentalität aufwändig Übertragbarkeit der Ergebnisse schwierig welche Kernpunkte können auf den eigenen Betrieb übertragen werden? Teilweise subjektive Interpretation der Ergebnisse 51 Berechnung Wirtschaftlichkeitsrechnung Manuelles Nasswischen 250 m2 / h Leistung Lohnkosten incl. Material-, Gerätekosten sowie Aufsicht und Verwaltung 16,04 € / h Kosten / m2 Einsatz einer Scheuersaugmaschine Anschaffungspreis Abschreibung Arbeitsgeschwindigkeit Arbeitsbreite Einsatz Einsatzzeit Wirkungsgrad Lohnkosten incl. Materialkosten, Aufsicht und Verwaltung Kosten / m2 MwSt darf in die Berechnung nicht einfließen 6.200 € 4 Jahre 3,6 km / h 50 cm 250 Tage / Jahr 1 h / Tag 70 % Maximale Einsatzzeit pro Tag 16,04 € Gesamte Einsatzzeit während der Abschreibungszeit / m2 Abschreibung = Anschaffungspreis / Nutzungsdauer laut Afa Tabelle Maschinenkosten / h Theoretische Leistung Bei einem Wirkungsgrad von 70 % = 1.260 m2 / h Kosten je m2 / h 16,04 € / h (Lohn) x 6,20 € / h (Maschinenkosten / h) = 0,02 € / m2 1.260 m2 / h Manuelle Reinigung 500 m2 sind täglich zu reinigen Bei einer Reinigung mit 250 m2 / h entspricht dies 2 h oder 32,08 € Maschinelle Reinigung 500 m2 sind täglich zu reinigen Bei einer maschinellen Reinigung mit 500 m2 entspricht dies 0,4 h oder 16,04 € ( ) / qm /qm Amortisation ( ) ( ) 60
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