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PARTY // VORGEHEN
jIhr steckt mittendrin in Abschlussvorbereitungen, stundenlangem Lernen und wollt
mal wieder so richtig die Sau rauslassen? Dann sind Abschlusspartys die perfekte
Lösung! Einen Abend lang den Stress vergessen und nebenher die Kasse füllen – zwei
Fliegen mit einer Klappe.
Feiert mit eurer Stufe, Schule und Freunden bis zum Morgengrauen und lasst eure Sorgen
hinter euch.
Damit Erfolg garantiert ist, bieten wir euch Tipps, Tricks und Hilfe, die diesen Abend zu
einem wahren Erlebnis machen. Unter anderem helfen wir euch bei der richtigen Auswahl
eures DJ’s, eurer Location, der Werbung und allem was dazu gehört. Durch unsere
Erfahrung und Kontakte garantieren wir, dass eure Party unschlagbar wird. Worauf ihr
genau achten müsst, zeigen wir euch hier.
TEAM GRÜNDEN, AUFGABEN VERTEILEN
Am Anfang steht immer die gute Planung. Damit ihr garantiert stressfrei durch das
Abschlussjahr kommt, müsst ihr gar nicht so viel tun. Gründet euer Team aus 5 – 7
motivierten Schülern und verteilt die anfallenden Aufgaben an die einzelnen Mitglieder.
Jeder sollte von Anfang an genau wissen, was zu tun ist und auch bis wann. Achtet gleich
darauf, dass auch die einzelnen Talente und Fähigkeiten eurer Teammitglieder sinnvoll
genutzt werden können.
Wählt Teammitglieder, die ohnehin gerne feiern, andere begeistern können und
idealerweise auch gut mit Grafikprogrammen umgehen können, damit ihr eure Party auch
mit guter Werbung versehen könnt.
KONZEPT ENTWICKELN, UNTER 18 FEIERN ODER NICHT?
Ihr wollt eine unvergessliche Party mit vielen Gästen feiern? Dazu gehört natürlich ein
geniales Konzept. Wenn ihr bereits euer Abschlussmotto festgelegt habt, könnt ihr euch
bei eurer Party daran orientieren. Umfragen haben übrigens ergeben, dass Mottoparties
in Deutschland so angesagt sind, wie in keinem anderen Land der Welt. Also seid kreativ!
Falls euch nichts einfällt, schaut mal bei unseren Angeboten vorbei. Wir bieten euch
Konzepte mit passendem Dekomaterial obendrauf.
Das Konzept eurer Party muss zu euch passen. Versucht euch nicht an Details
aufzuhängen, sondern entwickelt eine Idee, die euren Freunden und Gästen viel Spaß
bereitet. Meist reicht es schon, wenn ihr einen guten DJ organisiert, der eure
Lieblingsmusik spielt und ihr die Location passend dekoriert. Ein guter DJ ist auch nicht
immer teurer. Gagen zwischen 100 und 300 € sind völlig in Ordnung. Mehr sollte es aber
auch nicht sein. Ihr könnt wegen dem DJ auch gerne euren Lieblingsclub anfragen oder
direkt auf ihn zugehen. Überlegt euch Specials, die ihr den Gästen anbieten könnt.
Macht euch ebenfalls Gedanken, wer eure Gäste sein werden. Sind viele davon unter 18?
Davon ist wohl auszugehen, daher entwickelt das Konzept passend dazu. Ihr wollt eine
gute Party und damit zuerst den Besitzer der Location und letztlich eure Gäste
überzeugen.
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LOCATION SUCHEN, DATUM FESTLEGEN
Sucht für eure Party die perfekte Location. Das kann ein angesagter Club in eurer Stadt
sein, eure Turn- oder Festhalle, eine Bar, eine Scheune … ganz egal wo, die Location muss
zu euch passen und der Betreiber eure Idee gut finden. Wir empfehlen euch grundsätzlich
immer einen Club oder eine Bar anzufragen, dort kennen sich die Betreiber meistens
schon mit eurer Anfrage aus und können euch auch unterstützen. Ebenfalls ist euer
Aufwand und das damit verbundene Risiko hier auch am geringsten.
Denkt aber daran, dass die angesagtesten Clubs an den Wochenenden bereits auf lange
Zeit verplant sind. Fragt daher früh an und sucht euch freie Termine heraus. Oftmals sind
das Tage vor Feiertagen, teilweise Sonntage oder eben auch Tage unter der Woche. Stellt
euer Konzept vor, überzeugt den Besitzer der Location davon und legt dann das
tatsächliche Datum fest.
Verhandelt mit der Location, was ihr am Ende alles selbst noch erledigen müsst und was
ihr für die Miete oder ähnliches zahlen müsst. Das ist ganz wichtig für die weitere
Aufgabenverteilung. Meist ist es so, dass ihr euch mit der Location den Eintritt teilt oder
ihr ihn sogar ganz für euch behalten könnt, die Location dann die Einnahmen aus dem
Getränkeverkauf und der Garderobe bekommt. Um möglichst viel von den Eintrittsgeldern
zu bekommen, müsst ihr auch Aufgaben wie Kassendienste oder eben auch die
komplette Werbung übernehmen. Das ist aber kein Problem, spannt dazu einige
vertrauenswürdige Schüler ein, die am Abend an der Kasse sitzen und andere, die im
Vorfeld Flyer verteilen und allen Freunden Bescheid geben. Wie viel und ob ihr Miete
bezahlen müsst, hängt vom Club ab. Teurer als 500 € sollte es aber auf keinen Fall sein!
Ihr könnt euch auch gut mit einer anderen Schulen zusammentun. Je nach Größe der
Location macht das sogar Sinn, denn ihr sprecht zwei ganz verschiedene Gruppen an und
habt am Ende mehr Gäste bei eurer Party. Das freut auch die Location!
BUDGET FESTLEGEN, PROGRAMM ENTWICKELN, WERBUNG
GESTALTEN
Ihr habt eure Location und euer Konzept bereits feststehen und wisst im groben bereits,
welche Kosten auf euch zukommen. Sofern ihr in einem Club oder in einer Bar seid, sind
die meisten rechtlichen Themen wie GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungsund mechanische Vervielfältigungsrechte) oder Versicherung bereits geklärt – fragt aber
unbedingt beim Besitzer nach! Bei einer eigenen Location wie einer Halle, müsst ihr euch
selbst darum kümmern. Meldet eure Veranstaltung bei der GEMA an, sie verteilt Gelder an
die Urheber der am Abend gespielten Lieder. Schließt auf jeden Fall eine
Haftpflichtversicherung bei einem Versicherer eurer Wahl ab, damit ihr abgesichert seid,
falls etwas passiert. Um euren Tarif berechnen zu können, findet ihr unter diesem Link
einen Online-Tarifrechner, mit dem ihr auch gleich eure Veranstaltung anmelden könnt:
GEMA Tarifrechner Online
Bei eurem Budget müsst ihr alle Kosten beachten (Miete, Werbung, DJ, Security, Deko … ).
Ihr findet dazu bei uns im Download-Bereich noch einen Budgetplan, bei dem ihr alles
eintragen könnt. Sobald ihr einen Überblick über eure Kosten habt, könnt ihr den
Eintrittspreis festlegen und das restliche Programm gestalten. Soll es noch Partyspiele
geben? Wann spielt welcher DJ, wenn ihr mehrere habt. Gestaltet das Programm so, dass
ihr viel Spaß haben werdet.
Steht alles endgültig fest, könnt ihr anfangen die Werbung zu gestalten. Denkt dabei an
Flyer, Plakate und an ein Titelbild für eure Facebook-Veranstaltung. Dort könnt ihr ganz
einfach eure Freunde einladen und die Location kann euch bei der Werbung unterstützen.
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Flyer und Plakate könnt ihr an eurer Schule verteilen, allen Freunden in die Hand drücken
und beim Bäcker oder der Imbissbude um die Ecke auslegen und aufhängen. Es sollen ja
möglichst viele von eurer Party erfahren! Solltet ihr den Flyer selbst nicht gestalten
können, fragt doch einfach mal bei eurer Location an. Oftmals haben sie super Grafiker, die
das gerne für euch übernehmen. Oder ihr wendet euch an uns, wir gestalten euren Flyer
für einen fairen Preis für euch und drucken diese auch direkt für euch aus. Wir bieten euch
günstige Angebote für all eure Drucksachen, wobei die Kosten für die Grundausstattung
(Flyer, Plakate & Tickets) bei rund 150€ liegen.
Um schon vor der Veranstaltung einen groben Überblick über die Gästezahl zu
bekommen, könnt ihr auch Eintrittskarten drucken und verkaufen. Bietet da z.B. einen
Rabatt auf den Eintrittspreis an, das heißt wer ein Ticket vor der Party kauft, zahlt weniger
als am Abend. Ihr könnt aber auch dafür sorgen, dass eure Flyer verteilt werden, indem ihr
den Flyer als Rabattgutschein nutzt. Jeder, der den Flyer an der Kasse abgibt, spart z.B.
einen Euro. Schreibt dann allerdings auf die Flyer drauf, dass jede Person maximal 1€
Preisnachlass bekommt. Da gibt es viele Möglichkeiten, um die Gäste scharf auf eure
Party zu machen.
WERBUNG MACHEN, DEN ABEND PLANEN, FEIERN
Sobald eure Drucksachen bei euch angekommen sind, könnt ihr mit der Werbung loslegen.
Bringt eure Flyer und Plakate zur Location und legt sie dort aus bzw. hängt sie auf.
Informiert die Location auch immer wieder über den aktuellen Stand und Feedback zur
Party! Eröffnet eine Veranstaltung bei Facebook und ladet eure Freunde dazu ein. Verteilt
die Schichten an der Kasse und teilt die Leute für den Auf- und Abbau ein. Wenn alle
Aufgaben verteilt sind und eure Werbung im Umlauf ist, könnt ihr den Tag der Party immer
näher kommen lassen und euch darauf freuen.
Beachtet ihr alle Tipps, könnt ihr euch schon davor auf ein gut gefülltes Stufenkonto
freuen. Hier nochmal alles in Kürze:
Gründet ein Team, verteilt die Aufgaben, entwickelt ein gutes Konzept, überzeugt eine
Location (Tipp: Club/Bar) davon, legt euer Budget fest, gestaltet die Werbung und sorgt
dafür, dass möglichst viele Leute davon erfahren. In der Regel sollten eure Kosten nicht
über 1000 € steigen, bei einem Eintritt von 5 € verdient ihr ab 200 Gästen auch gut Geld
für eure Stufenkasse.
NUTZT PARTYANGEBOTE, FALLS SICH SOLCHE ERGEBEN
In vielen Städten gibt es auch coole Parties, bei denen ihr euch beteiligen könnt. Ihr
verkauft dort z.B. Tickets an eure Mitschüler und Freunde und bekommt einen Anteil des
Gewinns für eure Stufenkasse. Mit der Idee könnt ihr auch an Veranstalter herantreten,
die Parties ab 16 anbieten. Das ist für beide Seiten eine Chance, mehr Geld zu verdienen!
Euer Vorteil ist dabei ganz klar: ihr habt kein Risiko. So könnt ihr auch perfekt neben dem
Abschluss Geld verdienen, indem ihr feiert. Gerne planen wir so eine Party auch
gemeinsam mit euch. Sprecht uns einfach mal in einer E-Mail darauf an.
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