AK Anwalt und Kanzlei

AK Anwalt und Kanzlei
Aktuelles zu Wirtschaftlichkeit, Organisation und Marketing
Ihr Plus im Netz: ak.iww.de
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S. 1 – 20
Sonderausgabe
Fit für den elektronischen Rechtsverkehr:
Vorteile für Ihre Kanzlei
I.Überblick�� 1
II. Technische Voraussetzungen des beA bewusst niedrig�� 5
1. Strafverfahren bleiben zunächst ausgenommen ��5
2. ERV erleichtert anwaltlichen Arbeitsalltag��6
3. Kommunikationsweg ist sicher��6
4. Elektronisches Empfangsbekenntnis��6
5. Änderungen, die bereits seit 2014 gelten��6
6. Wie ist bei Übermittlungs- oder Verarbeitungsproblemen zu verfahren?��7
7. Übergangsphase bis 2018/2020��7
8. Barrierefreiheit elektronischer Dokumente��7
9. Rechtssicheres ersetzendes Scannen ab 2018��7
10.Externe Scandienstleister: Einwilligung der Betroffenen nötig��8
III. Kanzleiorganisation für die Kanzlei 3.0�� 9
1. Berufsträger: Optimieren Sie selbstkritisch Ihren Büroalltag��9
2. Mitarbeiter: Motivation zahlt sich aus ��15
3. Mandanten: Auf die Gruppierung und Pflege kommt es an ��16
4. Kommunikation in der Kanzlei ��17
5. Sinnvolle Änderungen im Büroalltag ��18
Praxiswissen auf den Punkt gebracht.
AK
Editorial
Liebe Leserinnen und Leser,
„Stell Dir vor, es gibt elektronischen Rechtsverkehr, und keiner macht mit“.
Ilona Cosack,
ABC AnwaltsBeratung
Cosack, Mainz
Schon vor zehn Jahren, im Jahr 2005, wurden mit dem Gesetz über die Ver
wendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz (JKomG) die
rechtlichen Rahmenbedingungen für den elektronischen Rechtsverkehr
geschaffen. Die Hürden waren damals wohl noch zu hoch. Technische Schwie
rigkeiten, Medienumbrüche (Papierausdruck statt elektronischer Akte) und
Barrieren in den Köpfen der Beteiligten ließen den elektronischen Rechts
verkehr schnell in der Bedeutungslosigkeit versinken.
Nun wird zum 1.1.16 jedem zugelassenen Anwalt das besondere elektronische
Anwaltspostfach (beA) zur Verfügung gestellt. Eine gewaltige Herausforde
rung und auch eine sehr große Chance, die eigene Kanzlei auf Erfolgskurs zu
halten. Das Wichtigste: Internetanschluss und Computer genügen. Klug ist,
schon jetzt die Abläufe in der Kanzlei zu optimieren und an die Erfordernisse
des elektronischen Rechtsverkehrs anzupassen.
Nutzen Sie diese Gelegenheit, um alte Denkmuster nach dem Motto „das
haben wir schon immer so gemacht“ über Bord zu werfen. Die Anpassung
der Arbeitsabläufe an geänderte Bedingungen spart Zeit und Geld. Damit
Ihnen das gut gelingt, haben wir einen aktuellen Überblick für Sie zusammen
gestellt.
Meine Empfehlung: Erstellen Sie einen Zeitplan zur Umsetzung für Ihre
Kanzlei. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Nutzen Sie die Einführung des beA
als Pflichtübung, um die Abläufe in Ihrer Kanzlei zu hinterfragen und zu ver
bessern. Entwerfen Sie darüber hinaus Ihr eigenes Kürprogramm, damit Ihre
Kanzlei wettbewerbsfähig bleibt.
Editorial
Neue Impulse wünscht
2
Ilona Cosack | ABC AnwaltsBeratung Cosack
AnwaltUnd Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
Kommunikation mit Gerichten und Kollegen
Fit für den elektronischen Rechtsverkehr:
Vorteile für Ihre Kanzlei
von Ilona Cosack, ABC AnwaltsBeratung Cosack, Mainz
| Der elektronische Rechtsverkehr bietet Ihrer Kanzlei nicht nur erhebliche
Zeit- und Kostenvorteile, sondern auch die Möglichkeit, sich vom Wettbe
werb abzusetzen: Erleichtern Sie Ihren Mandanten die Kommunikation mit
tels moderner Technik und punkten Sie mit einem elektronischen Aktenzu
gang. Ab 1.1.16 muss in Deutschland jedem Anwalt das besondere elektroni
sche Anwaltspostfach bereitstehen. Die Autorin erläutert, wie Sie Ihre Kanz
lei rechtzeitig auf die Erfordernisse der „Kanzlei 3.0“ umstellen, um Vortei
le zu nutzen und Rechtsnachteile wie Haftungsrisiken zu verhindern. |
I. Überblick
Ein Cartoon zierte das Deckblatt der juris-Monatszeitung „jM“, Beilage zum
Anwaltsblatt, im November 2014: Der Anwalt möchte im Termin einen Eilan
trag zur Beschleunigung des Verfahrens einreichen. Die Richterin blickt von
ihrem Laptop auf und sagt: „Reichen Sie die Akte bitte auf elektronischem
Wege ein“. Zukunftsmusik?
1. Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr wird Pflicht
Mitnichten. Auch die Justiz ist auf dem Weg zur digitalen Akte, wenngleich die
einzelnen Bundesländer unterschiedliche Zeitpunkte für das Erreichen des
Ziels definiert haben. Nachdem das bisherige elektronische Gerichts- und
Verwaltungspostfach (EGVP) von Anwaltskanzleien auf freiwilliger Basis
genutzt werden konnte, wird ab 1.1.16 die Einrichtung des besonderen elek
tronischen Anwaltspostfachs (beA) für alle zugelassenen Rechtsanwälte zur
Pflicht. Damit ist die elektronische Kommunikation von Anwalt zu Anwalt
bundesweit, zu den Bundesgerichten und zu den Zivil-, Finanz-, Verwal
tungs-, Sozial- und Arbeitsgerichten in Sachsen, Berlin, Hessen und Bran
denburg möglich. In einigen a
nderen Bundesländern gibt es ausgewählte
Pilotgerichte, mit denen auf elektronischem Weg kommuniziert werden kann.
Besonderes
elektronisches
Anwaltspostfach
(beA): ab 1.1.16
Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den
Gerichten (ERV-FördG) ist am 16.10.13 verkündet worden (BGBl I 13, 3786). Es
verfolgt das Ziel, das Potenzial des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) auf
prozessualem Gebiet zu nutzen, die Zugangshürden für die elektronische
Kommunikation mit der Justiz zu senken und das Nutzervertrauen im
Umgang mit dem neuen Kommunikationsweg zu stärken. Durch eine Neure
gelung in der ZPO (§ 130a) und in den anderen Verfahrensordnungen werden
die elektronischen Zugangswege für die Anwaltschaft zur Justiz erweitert.
Merke | Von der elektronischen Einreichung ausgenommen sind lediglich die
Verfassungs- und die Strafgerichtsbarkeit. Dort ist die Einführung bis zum Jahr
2024 vorgesehen.
2015Anwalt
und Kanzlei
Verfassungs- und
Strafgerichtsbarkeit
sind ausgenommen
1
AK
Zugang für alle im
Rechtsanwaltsre
gister Eingetragenen
Kanzleiorganisation
Das Gesetz verpflichtet die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) gemäß
§ 31a BRAO, zum 1.1.16 für jeden Rechtsanwalt ein beA einzurichten, über das
zukünftig die elektronische Kommunikation von Anwälten abgewickelt wird.
Für alle Rechtsanwälte, die nach § 31 BRAO im Rechtsanwaltsverzeichnis der
BRAK (www.rechtsanwaltsregister.org/) eingetragen sind, und das sind alle
zugelassenen Anwälte, gilt ab 1.1.16 der neue § 31a BRAO:
◼◼§ 31a BRAO: Besonderes elektronisches Anwaltspostfach
1) Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet nach Überprüfung der Zulassung
und Durchführung eines Identifizierungsverfahrens in dem Gesamtverzeichnis
nach § 31 für jeden eingetragenen Rechtsanwalt ein besonderes elektroni
sches Anwaltspostfach ein. Das besondere elektronische Anwaltspostfach soll
barrierefrei ausgestaltet sein.
2) Die Bundesrechtsanwaltskammer hat sicherzustellen, dass der Zugang zu
dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach nur durch ein sicheres Ver
fahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich ist. Sie
kann unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Rechtsanwälte
und für andere Personen vorsehen.
3) Sobald die Zulassung erloschen ist, hebt die Bundesrechtsanwaltskammer die
Zugangsberechtigung zu dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach auf
und löscht dieses.
Für Notare gilt das
besondere elektro
nische Notarpostfach
(beN)
Für Notare gilt das besondere elektronische Notarpostfach (beN), das von
der Bundesnotarkammer eingerichtet wird. Da die Notare bereits seit 2007
verpflichtet wurden, Dokumente zum Handels-, Genossenschafts- und Part
nerschaftsregister elektronisch einzureichen, ändert sich dort nur der Über
tragungsweg.
EGVP wird durch das
beA ersetzt
Nutzen Gerichte bereits das EGVP, wird dieses durch das beA e
rsetzt. Somit
werden z.B. Mahnsachen und andere Dokumente wirksam im beA zugestellt.
Hier können Sie prüfen, welche Gerichte am EGVP teilnehmen: iww.de/sl605.
Die Justiz und die BRAK stimmen erforderlichenfalls zur Sicherstellung der
laufenden anwaltlichen Tätigkeiten eine angemessene Übergangsfrist ab,
während derer der EGVP-Client und das beA parallel betrieben werden (Fie
big, BRAK Magazin 01/2015, 8).
Für die Nutzung des
beA ist keine
Anwaltssoftware
nötig
2
2. Computer und Internetzugang genügen
Für die Nutzung des beA ist keine Anwaltssoftware notwendig. Der Zugang
wird verschlüsselt über das Internet erfolgen. Die Anwaltssoftwarehersteller
werden für ihre Anwender eine Schnittstelle zum beA programmieren, s odass
die Versendung von Dokumenten aus der jeweiligen Software heraus erfol
gen kann. Ob im Zuge einer Neuorganisation der Anwaltskanzlei die Anschaf
fung einer Anwaltssoftware geplant werden soll, muss jede Kanzlei für sich
entscheiden. Vor- und Nachteile sind abzuwägen. Mit einem sogenannten
Pflichtenheft, das die Anforderungen der Kanzlei erfasst, können die einzel
nen Programme miteinander verglichen werden.
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
Dabei werden die einzelnen Programmbereiche mit Prioritätsstufen verse
hen, z.B. Musskriterium (was muss die Software in jedem Fall können), Soll
kriterium (was sollte die Software können), Kannkriterium („nice to have“
aber nicht zwingend erforderlich). So ist z.B. nicht jede Anwaltssoftware für
bilanzierende Kanzleien geeignet. Nur manche Anbieter verfügen über ein
Notariatsmodul, andere haben Schwerpunkte in einzelnen Rechtsgebieten.
Über die technische Entwicklung der beA informierte die BRAK in ihrer
Presseerklärung vom 7.10.14 (iww.de/sl606). Daraus geht unter anderem her
vor, dass die Informationssicherheit oberste Priorität hat und dass „ab dem
späten Frühjahr“ (2015) durch die BRAK Tests für das beA durchgeführt wer
den, um sicherzustellen, dass das System zum 1.1.16 bereitsteht.
Informationssicherheit hat oberste
Priorität
3. Zeitschiene verdeutlicht den Ablauf des ERV
Die Zeitschiene zeigt, dass ein enger Zeitrahmen einzuhalten ist, damit zum
Beginn des Jahres 2016 alle technischen Voraussetzungen erfüllt werden:
2014
Auftragserteilung an Atos
Feinabstimmung bis Ende 2014
2015
Testphase
Informationen an die Anwaltssoftwarehersteller zur Integration
2016
Start von beA zum 1.1.16
Elektronische Erreichbarkeit der Anwälte durch die Gerichte
Kommunikation unter Anwälten möglich
2017
1.1.17: Nutzungspflicht des Schutzschriftenregisters
2018
1.1.18: Eröffnung des elektronischen Zugangs zu allen deutschen
Gerichten, Verzögerung durch die Länder bis maximal zwei Jahre
möglich
2020
Beginn der verpflichtenden Nutzung des ERV
2022
Späteste bundesweite Nutzungspflicht ab 22, Länder können die
Verpflichtung bis zum 1.1.2020 vorziehen
2024
Elektronische Strafakte obligatorisch
Aktuell: Testphase
2020 bis 2022:
Nutzung des ERV
wird bundesweit
zur Pflicht
Bereits auf dem 22. EDV-Gerichtstag 2013, formulierte Rechtsanwalt
Christoph Sandkühler, Geschäftsführer der Westfälischen Notarkammer und
bei der BRAK zuständig für das beA, stichpunktartig: „(Die) BRAK baut ein
Software-System und nicht nur einen elektronischen Briefkasten; diese Auf
gabe ist komplex; diese Aufgabe ist eine Herausforderung; diese Aufgabe ist
teuer; (die) BRAK und (die) Justiz sind zum Erfolg verdammt; die Geister, die
wir riefen, werden wir nicht mehr los.“ Die Aussage zeigt, dass die Hürden
hoch liegen und alle Beteiligten auch eine gehörige Portion Respekt vor die
ser umfassenden, die Justiz revolutionierenden Aufgabe haben. Bereits im
Jahr 2000 widmete sich der 5. EDV-Gerichtstag dem Thema ERV. Die damali
ge Justizministerin, Prof. Dr. Herta Däubler-Gmelin, erheiterte in ihrem
Eröffnungsvortrag mit der Anekdote „Wenn man eine Justizangestellte im
Jahre 1900 eingefroren hätte, sie könnte im Jahr 2000 nahtlos weiterarbeiten“.
4. BRAK traf Vorbereitungen durch Befragungen
Um die Bedürfnisse der Anwaltschaft zu erfassen und diese bei der Entwick
lung des neuen elektronischen Systems einzubeziehen, führte die BRAK zwi
schen November 2013 und Januar 2014 zwei große Online-Umfragen zur Ein
führung des ERV durch, an der insgesamt 7.236 Anwälte teilnahmen.
Umfragen zwischen
November 2013 und
Januar 2014
2015Anwalt
und Kanzlei
3
AK
Erste Umfrage:
Kommunikation,
zweite Umfrage:
Technische Infrastruktur
Elektronische
Aktenführung wird
keine Voraussetzung
für ERV sein
Kanzleiorganisation
In der ersten Umfrage konnten die Anwälte Angaben zur Kommunikation
während der täglichen Kanzleiarbeit machen. Das Ergebnis: Von den 3.977
Teilnehmern sind fast 80 Prozent im Zivilrecht tätig. Über 84 Millionen Schrift
sätze werden jährlich in Deutschlands Anwaltskanzleien empfangen und
versendet. 70 Prozent der befragten Kanzleien sind per ADSL mit dem Inter
net verbunden, 15 Prozent verwenden einen ISDN-Anschluss. Nur 2 Prozent
verfügen über geschäftskundenoptimierte synchrone SDSL-Anschlüsse. Mit
durchschnittlich 24,6 MBit/s wird allgemein eine gute Downloadgeschwindig
keit erreicht. Allerdings haben mehr als 42 Prozent der befragten Kanzleien
bisher noch eine Uploadgeschwindigkeit von unter 1 MBit/s. Bei der zweiten
Umfrage stand die technische Infrastruktur in den Kanzleien im Fokus. Von
den 3.259 teilnehmenden Anwälten arbeitet rund die Hälfte in einer Einzel
kanzlei. Im Durchschnitt gehören jedem Büro sieben Anwälte an. Das Ver
hältnis zwischen Rechtsanwälten und Mitarbeitern e
ntspricht etwa 1 : 1,5.
Über 90 Prozent der verwendeten Computer haben Windows als
Betriebssystem, davon knapp 30 Prozent noch Windows XP, dessen Support
im April 2014 eingestellt wurde. Apple und Linux-User sind mit ca. 8 bzw. 2
Prozent klar in der Minderheit. Thema der Umfrage war auch die elektroni
sche Aktenführung. Wie alltäglich sind elektronische Akten in Deutschlands
Kanzleien? Der überwiegende Teil der Befragten nutzt diese bereits vollstän
dig oder wenigstens teilweise. 43 Prozent der Sozietäten haben bislang keine
elektronischen Akten angelegt. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die
elektronische Bearbeitung mit Einführung des ERV weiter zunehmen wird.
Merke | Die elektronische Aktenführung wird jedoch nicht Voraussetzung für
die Teilnahme am ERV sein. Es ist geplant, die Benutzung des beA soweit wie
möglich unabhängig von technischen Bedingungen zu gestalten – Computer und
Internetanschluss werden genügen.
Wichtig | Mit der Zukunftsstudie „Anwalt 2030“ hat der DAV 2013 mögliche
Wege skizziert, die auf die Anwaltschaft zukommen. Durch den technologi
schen Wandel schwindet die Exklusivität des Anwaltswissens. Internetplatt
formen bieten Rechtsberatung „für jedermann“ zum Pauschalpreis an. Die
Technik ist so weit entwickelt, dass es keine technischen Hindernisse gibt.
Nutzen Sie die Chancen und Möglichkeiten des technologischen Wandels.
Warten Sie nicht bis 2030, um „Ihre Kanzlei 3.0“ auf dem Markt zu positionieren.
ERV: In Frankreich
sehr weit entwickelt
5. Trend in Europa: Lernen von Frankreich
Der ERV ist in Frankreich bereits viel weiter entwickelt als in Deutschland.
Seit einigen Jahren ist dort die elektronische Gerichtsakte Standard g
eworden.
2005
4
Vertrag Justizministerium – nationale Organisation der
französischen Anwaltschaft CNB – Absichtserklärung
Dekret: elektronische Kommunikation mit Gerichten ab 2009
2007/2008
9/2007: Umsetzung des Projekts – neuer Vertrag
8/2008: Erster Verwaltungsakt, der die elektronische
Kommunikation mit Gerichten ermöglicht
2009/2010
4/2009: Verwaltungsakt – elektronische Kommunikation vor LG
6/2010: Einbeziehung des Berufungsverfahrens
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
Dr. Jutta Laurich, Rechtsanwältin und Avocat à la Cour aus Bordeaux, berich
tete beim EDV-Gerichtstag 2014: Durch die Einbeziehung des Berufungsver
fahrens in die elektronische Kommunikation sanken die Berufungseinlegun
gen schlagartig. Grund war die Nichtnutzung der Technik durch die Anwälte.
II. Technische Voraussetzungen des beA bewusst niedrig
Das beA ist für die Anwaltschaft das „Tor zum elektronischen Rechtsverkehr“.
Die technischen Voraussetzungen sind so einfach wie möglich: Computer mit
Internetanschluss und ein aktueller Browser genügen. Allerdings verfügen
fünf von 3.259 Kanzleien der BRAK-Umfrage über keinen Internetzugang. Ein
bestimmtes Betriebssystem ist nicht erforderlich, das beA wird mit allen
gängigen Betriebssystemen kompatibel sein.
1. Strafverfahren bleiben zunächst ausgenommen
Für das Strafverfahren beschreitet das Bundesministerium der Justiz und für
Verbraucherschutz mit dem „Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte
in Strafsachen“ einen eigenständigen Weg, weil der Strafprozess Besonder
heiten aufweist. Durch die zahlreichen Akteneinsichtsrechte, teilweise auch
für Dritte, ist noch nicht geklärt, welche Daten für eine Akteneinsicht zur Ver
fügung gestellt werden. Verdeutlicht hat dies Carsten Schürger, Justizminis
terium Nordrhein-Westfalen, bei seinem Vortrag „Die elektronische Akte –
Was ist das?“ beim EDV-Gerichtstag 2014. Folgende Punkte seien maßgeblich:
„Was ist eine Akte“?
Es gibt keine Legaldefinition, obwohl die Prozessvorschriften eine Akte
voraussetzen (Akteneinsicht, Aktenübersendung, Entscheidung nach Lage
der Akten …). Die Akte ist eine Sammlung von Schriftstücken, die zu einer
Angelegenheit gehören. Die Schriftstücke sind chronologisch nach dem
Tag des Eingangs zu ordnen. Die „Angelegenheit“ wird durch das Verfahren
im Rechtssinn bestimmt und mit dem Aktenzeichen identifiziert. Bestand
teile der Akte sind nur Schriftstücke und keine Videos, Tonaufnahmen,
Waffen oder Asservate. Metadaten (Adressen, Eingangs-, Schriftstückda
ten) sind keine Bestandteil. Von der Akte zu unterscheiden ist nach §§ 483
bis 491 StPO der Umgang mit personenbezogenen Daten. Die sogenannten
Dateiregelungen enthalten eigene Einsichts- und Löschvorschriften.
„Was ist eine E-Akte“?
Durch das am 1.8.13 in Kraft getretene Gesetz zur Förderung der elektroni
schen Verwaltung (E-Government-Gesetz, EGovG) soll die Abwicklung
geschäftlicher Prozesse in der Verwaltung mittels Informations- und

Kommunikationstechniken über elektronische Medien erleichtert werden:
Computer, Internetanschluss und
aktueller Internetbrowser genügen
Schwierigkeiten
durch zahlreiche
Akteneinsichtsrechte
Alle aktenrelevanten
Schriftstücke, die zur
Angelegenheit
gehören
Elektronische
Aktenführung:
Behörden müssen
Grundsätze einhalten
◼◼§ 6 EGovG – Elektronische Aktenführung
Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt
nicht für solche Behörden, bei denen das Führen elektronischer Akten bei
langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich ist. Wird eine Akte elektronisch
geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach
dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungs
gemäßer Aktenführung eingehalten werden.
2015Anwalt
und Kanzlei
5
AK
Kanzleiorganisation
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind:
▪▪ Gebot der Aktenmäßigkeit
▪▪ Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit
▪▪ Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung
▪▪ Sicherung von Authentizität und Integrität
▪▪ Gebot, den Aktenbestand langfristig zu sichern.
▪▪ Nicht zuletzt ist die Verkehrsfähigkeit sicherzustellen, zudem dass die
Inhalte in vertretbarer Zeit verfügbar sind und lesbar gemacht werden
können.
Klärungsbedarf
bis 2024 zu lösen
Hier besteht noch erheblicher Klärungsbedarf, der bis 2024, wenn die elek
tronische Strafakte obligatorisch sein wird, aufzulösen ist.
2. ERV erleichtert anwaltlichen Arbeitsalltag
Das beA wird mit verschiedenen Zugangsberechtigungen ausgestattet wer
den, sodass die bisherige Arbeitsteilung in Kanzleien bestehen bleiben kann.
Jeder Anwalt kann entscheiden, wer Zugriff auf das beA hat. So kann bei
spielsweise eingerichtet werden, dass Rechtsanwaltsfachangestellte die
Nachrichten aus dem Postfach abrufen, nicht aber versenden können. Es soll
auch die Möglichkeit geben, dass ein „virtuelles Kanzleieingangspostfach“
gebildet werden kann.
Sicherer Zugang
durch Signatur
3. Kommunikationsweg ist sicher
Der Zugang darf nur „durch ein sichereres Verfahren mit zwei voneinander
unabhängigen Sicherungsmitteln möglich“ sein. Dazu kommen eine qualifi
zierte elektronische Signatur (§ 130a Abs. 1 S. 2 ZPO) oder eine einfache Sig
natur des Dokuments im Fall eines sicheren Übermittlungswegs durch eine
absenderbestätigende De-Mail oder die Übermittlung aus dem beA (§ 130a
Abs. 4 ZPO n.F.) in Betracht. Das beA und das dahinterliegende System wer
den so gestaltet sein, dass Nachrichten, die versendet werden, nachweisbar
manipulationsfrei und geheim übermittelt werden. Auch die BRAK selbst
wird technisch nicht in der Lage sein, die Nachrichten zu öffnen und zu lesen.
Durch die ebenfalls vom Gesetz vorgegebene Anbindung an das t agesaktuelle
bundeseinheitliche Rechtsanwaltsregister wird auch sichergestellt, dass die
versandten Nachrichten tatsächlich nur von Rechtsanwälten stammen.
Sobald die Anwaltzulassung erloschen ist, hebt die BRAK die Zugangsbe
rechtigung zu dem beA auf und löscht dieses (§ 31a Abs. 3 BRAO n. F.).
4. Elektronisches Empfangsbekenntnis
Der Zeitpunkt der Zustellung ist auch weiterhin vom Willen des Anwalts zur
Kenntnisnahme abhängig. Das elektronische Empfangsbekenntnis erfolgt in
Form eines strukturierten Datensatzes (§ 174 Abs. 4 S. 3 bis 5 ZPO n.F.).
Beweissichere
Abgabe von
Erklärungen per
De-Mail
5. Änderungen, die bereits seit 2014 gelten
Seit 1.7.14 können über De-Mail elektronische Erklärungen beweissicher
abgegeben werden. Bei einer vom Provider qualifiziert elektronisch sig
nierten Absenderbestätigung ist die von dem De-Mail-System gewährleis
tete Authentizität und Integrität also ausreichend, um von einem Anschein
für die Echtheit einer per De-Mail abgegebenen Erklärung auszugehen.
6
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
Die Zustellung von Urteilen und Beschlüssen ist nicht mehr in Ausferti
gung, sondern nur noch in beglaubigter Abschrift vorgesehen. Die Ausfer
tigung wird künftig nur noch auf Antrag und ausschließlich in Papierform
erteilt (§ 317 Abs. 2 S. 1 ZPO n.F.).
Urkunden dürfen von den Parteien nur noch in Abschrift (nicht mehr in
Urschrift) bei Gericht eingereicht werden (§ 131 Abs. 1 ZPO n.F.).
Blinde oder sehbehinderte Personen können Schriftsätze und andere
Dokumente in einer für sie wahrnehmbaren Form bei Gericht einreichen.
6. W
ie ist bei Übermittlungs- oder Verarbeitungsproblemen zu verfahren?
Ist die Übermittlung eines elektronischen Dokuments aus technischen Grün
den vorübergehend nicht möglich, bleibt gemäß § 130d S. 2 ZPO n.F. die Über
mittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. § 130a Abs. 6 ZPO n. F.
regelt für Verarbeitungsprobleme: Ist die Verarbeitung eines elektronischen
Dokuments nicht möglich, wird der Absender darüber informiert. Das Doku
ment gilt zum Zeitpunkt der früheren Einreichung als eingegangen, wenn der
Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigne
ten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst einge
reichten Dokument inhaltlich übereinstimmt.
7. Übergangsphase bis 2018/2020
Bis 2018 wird der elektronische Zugang zu allen deutschen Gerichten eröff
net. Ab 2020 beginnt die verpflichtende Nutzung des ERV. Dieser und elektro
nische Akten sind zwei Seiten einer Medaille. Die Potenziale elektronischer
Kommunikation sind nur mit einem durchgängigen Workflow zu erschließen,
vom elektronischen Eingang über die elektronische Aktenbearbeitung bis zur
elektronischen Zustellung gerichtlicher Entscheidungen. Solange der
Flickenteppich der einzelnen Bundesländer besteht, müssen Sie eine erhöh
te Sorgfaltspflicht beachten, um Fehler im Umgang mit dem ERV und den
einzelnen Gerichten zu vermeiden.
Allgemeine
Übermittlung
bleibt möglich
Anfangs gilt erhöhte
Sorgfaltspflicht
8. Barrierefreiheit elektronischer Dokumente
Ab dem 1.1.18 sind nach § 191a Abs. 3 S. 1 GVG elektronische Dokumente der
Gerichte für blinde und sehbehinderte Menschen barrierefrei zu gestalten.
9. Rechtssicheres ersetzendes Scannen ab 2018
Scanprodukte haben nicht den Beweiswert von Papierurkunden, sodass das
ersetzende Scannen zu einem Beweisverlust führt. Da eine elektronische
Archivierung erhebliche Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Papierar
chiv bietet, ist mit § 371b ZPO eine neue B
eweisvorschrift geschaffen worden,
die dem Scanprodukt einer öffentlichen Urkunde einen höheren Beweiswert
verleiht, wenn das Scannen von einer Behörde oder einem Notar durchge
führt wird und die notwendigen Sicherheitsstandards eingehalten werden.
Mit der Technischen Richtlinie TR-03138 „Ersetzendes Scannen (ResiScan)“
hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine Basis
für mehr Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens geschaffen.
Die TR führt für das ersetzende Scannen die sicherheitsrelevanten techni
schen und organisatorischen Maßnahmen zusammen.
2015Anwalt
und Kanzlei
Scanprodukten soll
höherer Beweiswert
verliehen werden
(ZPO)
7
AK
Geänderte Aufbewahrungsfrist für
eingescannte Papierdokumente
Kanzleiorganisation
Hierbei wird unter dem „ersetzenden Scannen“ der Vorgang des elektroni
schen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen
Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektroni
schen Abbilds (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebun
denen Originals verstanden. Die Papierdokumente sind nach § 131 Abs. 1 ZPO
nicht mehr bis zum Eintritt der Rechtskraft des Verfahrens, sondern nur noch
sechs Monate nach Abschluss des Scanprozesses aufzubewahren.
Dr. Astrid Schumacher vom BSI verdeutlichte beim EDV-Gerichtstag 2014 die
Rechtsfragen mit dieser Grafik:
Noch bieten
Originale besseren
Scannen
von Papierdokumenten
Beweiswert
und Vernichtung der Originale
Rechtsfragen
Zulässigkeit
Dokumentations-,
Aktenführungs- und
Aufbewahrungspflichten
Teilweise Regelungen zum ersetzenden Scannen im jeweiligen Fachrecht
(tlw. Homogenität der Regelungen)
Beweiswert
Gegenstand des Augenscheins
(§371 Abs. 1 S. 2 ZPO);
Vernichtung des Originals führt zu
einer Verschlechterung der Beweissituation
Quelle: Dr. Astrid Schumacher
Scanprozess:
Bundesländer
sollten Regelungen
abstimmen
Walther Bredl vom Bayerischen Staatsministerium der Justiz wies darauf
hin, dass die elektronischen Akten an den Landesgrenzen nicht Halt machen.
Bei der Umsetzung von § 298a ZPO aktuell und künftig bestehen Handlungs
spielräume. Eine länderübergreifende Abstimmung des automatisierten
Scanprozesses ist deshalb erforderlich.
Entbindung von der
anwaltlichen
Schweigepflicht
10. Externe Scandienstleister: Einwilligung der Betroffenen nötig
Wer externe Scandienstleister nutzen möchte, muss neben der datenschutz
rechtlichen Einwilligung auch eine ausdrückliche Entbindung von der
anwaltlichen Schweigepflicht einholen, damit Dokumente durch externe

Dienstleister verarbeitet werden können.
8
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
III. Kanzleiorganisation für die Kanzlei 3.0
Um „fit für den ERV“ zu werden und die Vorteile für Ihre Kanzlei zu nutzen ist
es sinnvoll, die Kanzlei ganzheitlich unter die Lupe zu nehmen. Wenngleich
alle Kanzleien eine Grundorganisation aufweisen, sind die Anforderungen je
nach Kanzleigröße, Rechtsgebieten und technischer Ausstattung unter
schiedlich. Durch das beA gibt es keine Vorgaben, wie die Anwaltskanzlei
künftige Abläufe gestalten muss. Das beA wird so konfiguriert sein, dass der
gesicherte Zugang über den Internetbrowser des Computers ermöglicht
wird. Im Folgenden finden Sie Anregungen zur Anpassung der Abläufe auf die
Bedürfnisse des ERV. Finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern die indi
viduell passende Lösung für Ihre Kanzlei. Die Organisation ist als Teilbereich
der Ablaufprozesse in der A
nwaltskanzlei zu sehen. Der folgende Überblick
dient dazu, auf die einzelnen Erfolgsbausteine zu schauen:
Strenge Vorgaben
bestehen nicht –
finden Sie Ihre individuelle Lösung
Erfolgsbausteine
+
1.
3.
Rechtsanwälte
Rechtsanwältinnen
Fit für den
Elektronischen
Rechtsverkehr
@
2.
Mandanten +
4.
Kommunikation +
5.
Kanzlei- +
organisation
Mitarbeiter
+
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
1. Berufsträger: Optimieren Sie selbstkritisch Ihren Büroalltag
Jeder Anwalt sollte seine Arbeitsweise auf den Prüfstand stellen. Wenn meh
rere Anwälte in einer Kanzlei arbeiten, ist ein gemeinsamer Standard zu
definieren, sodass mit einer einheitlichen Arbeitsweise der Grundstein für
die Kanzlei 3.0 gelegt werden kann.
Alle Anwälte der
Kanzlei sollten
gemeinsamen
Standard definieren
Baustein 1
+
Selbstmanagement
-
Rechtsanwälte
Rechtsanwältinnen
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
2015Anwalt
und Kanzlei
9
Kanzleiorganisation
AK
Zum Selbstmanagement des Anwalts
gehören das Zeitmanagement, die
Kommunikation, Aktenbearbeitung, Delegation, Fortbildung und Netzwerke.
Organisieren Sie sich selbst
Stress reduzieren: Was wird heute bearbeitet?
Honorar
Fristen
-
Mandanten
-
Zeitmanagement
intern
extern
-
Kommunikation
elektronisch
papiermäßig
-
Aktenbearbeitung
Personalführung
Motivation
-
Mitarbeiter
Empfehler
Richter
Sachverständige
-
Dritte
juristische Mitarbeiter
nicht juristische Mitarbeiter
Hilfskräfte
-
Kooperationspartner
Dienstleister
-
Arbeiten Sie nicht
„auf den letzten
Drücker“
-
Selbstmanagement
intern
-
Delegation
§ 15 FAO
Management
-
Fortbildung
fachlich
beruflich
privat
-
Netzwerke
extern
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
a) Zeitmanagement
Im neuen Zeitmanagement wird die Strukturierung des Arbeitsalltags unter
dem Gesichtspunkt der Prioritäten vorgenommen. Dazu gehört es, den Stress
zu reduzieren: Eine Tagesplanung sowie die Wochenplanung verhindern,
dass Fristen, wie vielfach praktiziert, auf den „letzten Drücker“ bearbeitet
werden. Man stelle sich als worst-case-Szenario nur vor, dass der Internet
zugang gestört ist, sodass eine elektronische Kommunikation scheitert.
Teilen Sie Ihre
Arbeitskraft
betriebswirtschaftlich auf
Je nach Größe einer Kanzlei werden im Laufe eines Jahres Hunderte von
Akten bearbeitet. Nicht jede Akte ist aus betriebswirtschaftlichen Gesichts
punkten lukrativ, vielfach wird ein Mandant umfassend betreut, was dazu
führen kann, dass Kleinmandate mitbearbeitet werden, obwohl sie ein
Zuschussgeschäft sind. Mit dem „Pareto-Prinzip“ können Sie Ihre Arbeits
kraft auf die richtigen Mandanten konzentrieren. Das Prinzip besagt, dass Sie
mit 20 Prozent Ihrer Mandanten 80 Prozent Ihres Umsatzes erzielen. Oder
anders betrachtet: Mit 80 Prozent Ihrer Mandanten erwirtschaften Sie nur 20
Prozent Ihres Umsatzes.
10
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
Zeiteinteilung
Pareto-Prinzip
wenige
Mandate
größter Teil
des Umsatzes
restliche
Mandate
kleiner Teil
des Umsatzes
Mandate
Umsätze
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
Teilen Sie Ihre Mandanten in Gruppen (z.B. A, B, C) ein. Ermitteln Sie, welche
Mandanten welcher Kategorie zuzuordnen sind. Das Mandanten-Ranking
führt dazu, dass Sie Ihre VIP-Mandanten, mit denen Sie den meisten Umsatz
erzielen, der A-Kategorie zuordnen. Die „Brot-und-Butter-Mandanten”
gehören in Kategorie B. Trennen Sie die Spreu vom Weizen und vergeben Sie
die Kategorie C an Mandanten, von denen Sie sich trennen oder künftig keine
Mandate mehr annehmen möchten. Wenn Sie zu C-Mandanten „Nein” sagen
und sich auf die A-Mandanten konzentrieren, haben Sie mehr Zeit für Ihre
umsatzstärksten Kunden, was sich positiv auf den Gesamtumsatz auswirkt.
80 Prozent des
Umsatzes erzielen
Sie mit 20 Prozent
Ihrer Mandanten
Bestimmen Sie Ihre Preispolitik und steuern Sie hiermit aktiv, wer der richtige
Mandant für Ihre Kanzlei ist (Cosack, AK 13, 97; AK 14, 96 und 110 und 185).
Neben den finanziellen Kriterien sind auch die sogenannten weiche Faktoren
für die Mandatsbeziehung wichtig:
Wägen Sie auch nach
weichen Faktoren ab
Multiplikator – Mandanten, die Sie weiterempfehlen
Zusammenarbeit – Mandant kooperiert, hält Fristen ein
Angenehmer Umgang mit allen Mitarbeitern – Chemie stimmt
Zahlungsverhalten – Rechnungen werden pünktlich bezahlt
b) Kommunikationsregeln für Rechtsanwälte
Sie können nicht „nicht kommunizieren“, denn jedes Verhalten, gleichgültig
ob verbal oder nonverbal, wirkt sich aus. Deshalb ist Kommunikation
– mit Mandanten, Dritten und Mitarbeitern – ein entscheidender Schlüssel
zum Erfolg. Legen Sie verbindliche Kommunikationsregeln für Ihre Kanzlei
fest. Dies beginnt extern mit Regeln zum Umgang mit Mandanten und Dritten.
Definieren Sie einheitliche Standards für den persönlichen, telefonischen
und schriftlichen Umgang, um Ihre Kanzlei nach außen als g
eschlossene Ein
heit zu präsentieren und den Wiedererkennungseffekt zu erhöhen.
2015Anwalt
und Kanzlei
Legen Sie Kommunikationsregeln fest
(externe und interne)
11
AK
Nutzen Sie das beA
in der Übergangsphase für Kommunikation mit Kollegen
Kanzleiorganisation
Die interne Kanzleikommunikation wird häufig unterschätzt und dem Tages
geschäft untergeordnet. Die Zufriedenheit von Mitarbeitern ist mitentschei
dend für Ihren Kanzleierfolg. Nutzen Sie das beA sofort für die Kommunika
tion mit Kollegen. So können Sie einen einheitlichen Standard hierfür setzen
und haben während der Übergangsphase die Möglichkeit, die Funktionalitä
ten des beA zu testen und den Umgang mit beA zu üben. Berücksichtigen Sie
diese neun Grundsätze bei Ihrer Kommunikation:
Checkliste 
/ Grundsätze der Kommunikation
1. Wesentlich sein
2. Aktive Gesprächssteuerung
3. Zuständigkeit klären
4. Partnernamen nennen
5. Fragetechniken anwenden
6. Konzentration auf den Partner
7. Gut zuhören
8. Wichtige Punkte wiederholen und bestätigen
9. Bedanken und freundlich verabschieden
Elektronische
Aktenbearbeitung
bietet Vorteile
c) Aktenbearbeitung: Papier oder elektronisch?
Ob Sie Ihre Akten auf herkömmliche Art papiermäßig oder im Zuge der
Umstellung auf den ERV elektronisch bearbeiten, bleibt Ihnen überlassen.
Aus folgenden Gründen ist eine elektronische Aktenbearbeitung vorteilhaft:
Schlankere
Arbeitsabläufe und
direkte Weiterleitung
aa) Zeitvorteil
Durch die elektronische Aktenbearbeitung können Sie Ihre Zeit effektiver
nutzen. Arbeitsabläufe werden schlanker. Der elektronische Posteingang
kann direkt weiterbearbeitet oder an den Mandanten weitergeleitet werden.
bb) Kostenvorteil
Durch die elektronische Aktenbearbeitung sparen Sie Kosten. Zu viel Arbeits
zeit wird in Kanzleien mit dem Suchen nach Papierakten verbracht. Die teu
erste Ressource ist das Personal. Wer Personalkosten reduzieren will, sollte
seine Mitarbeiter für qualifizierte Arbeiten einsetzen.
Elektronischer
Aktenzugang für
Mandanten
cc) Mandantenvorteil
Für Mandanten ist der Einsatz von moderner Technik selbstverständlich.
Erleichtern Sie Ihren Mandanten die Kommunikation und bieten Sie einen
elektronischen Aktenzugang an. Dies geht bereits mit preiswertem Webspace
bei herkömmlichen Providern, wenn die Datensicherheit gewährleistet wird.
So können Ihre Mandanten rund um die Uhr auf ihre Akte zugreifen. Dieses
Alleinstellungsmerkmal nutzen derzeit noch wenige Kanzleien.
d) Delegation: Strategische Abgabe von Aufgaben ist sinnvoll
In Wirtschaftskanzleien gehört Delegieren zum Alltag: In der Regel arbeiten
mehrere Associates am Fall, oft auch im Team. Auch Einzelanwälte und die
kleine und mittlere Kanzlei sollten die strategische Entscheidung t reffen, ob
eine Zusammenarbeit mit anderen sinnvoll ist.
12
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
Prüfen Sie bei jedem Vorgang, ob es (intern oder extern) jemanden gibt, der
die Aufgabe
besser,
preiswerter oder
schneller
erledigen kann.
In der Regel verwenden Anwälte auf die weniger wichtigen C-Aufgaben
65 Prozent ihrer Zeit. Diese C-Aufgaben sind jedoch nur zu 15 Prozent wert
haltig. Für die sehr wichtigen A-Aufgaben hingegen, die 65 Prozent des Werts
ausmachen, werden nur 15 Prozent der Zeit verwendet. Entscheidend ist es,
die wichtigen Aufgaben zu erledigen und sich von C-Aufgaben zu befreien.
Befreien Sie sich von
C-Aufgaben und
schaffen Sie sich Zeit
für A-Aufgaben
Aufgabenverteilung
Wert der Tätigkeit
65 %
20 %
A-Aufgaben
sehr wichtig
15 %
B-Aufgaben
wichtig
20 %
15 %
C-Aufgaben
weniger wichtig
65 %
Tatsächliche Zeitverwendung
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
Nutzen Sie das „Eisenhower-Prinzip“ und unterscheiden Sie Aufgaben nach
Wichtigkeit und Dringlichkeit. Eine A-Aufgabe ist sofort und selbst von Ihnen
zu erledigen (Beispiel: In einem neuen Mandat ist eine einstweilige Verfü
gung zu beantragen). Eine B-Aufgabe kann geplant und terminiert werden
(Beispiel: Die Berufungsbegründung kann innerhalb der Berufungsbegrün
dungsfrist erledigt werden). C-Aufgaben sind Aufgaben, die nach der oben
abgebildeten Grafik 65 Prozent Ihrer Zeit beanspruchen, jedoch weniger
wichtig sind. Reduzieren Sie diese Aufgaben und delegieren Sie so viel wie
möglich davon an juristische Mitarbeiter, nicht juristische Mitarbeiter, Hilfs
kräfte oder auch externe Kooperationspartner oder Dienstleister. Z.B. könnte
aus der A-Aufgabe „Einstweilige Verfügung beantragen“ für Sie eine C-Auf
gabe werden, wenn Sie das neue Mandat an einen angestellten Anwalt dele
gieren können (sofern der Mandant kein VIP-(A)-Mandant ist). Genauso
könnte im Idealfall mit der Berufungsbegründung verfahren werden.
„Eisenhower-Prinzip“: Vorrangig
A-Aufgaben sofort
und selbst erledigen
Achtung | Nicht zu vergessen ist die „Ablage P“, der Papierkorb, der in
Anwaltskanzleien hoffentlich datenschutzkonform geleert wird. Alles, was
keinen Wert für das kanzleiinterne Wissensmanagement hat, sollte dorthin
entsorgt werden. Im Bedarfsfall lässt es sich aktualisiert neu beschaffen.
Nutzen Sie konsequent die „Ablage P“
(Papierkorb)
2015Anwalt
und Kanzlei
13
AK
Kanzleiorganisation
Wichtigkeit
Eisenhower-Prinzip
B-Aufgaben
A-Aufgaben
strategisch
planen
terminieren
sofort selbst
tun
„Ablage P“
C-Aufgaben
reduzieren
delegieren
Dringlichkeit
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Organisation durch
Jahrespläne für
Anwälte und
Mitarbeiter
e) Fortbildung: Kombinieren Sie Online- und Präsenz-Seminare
Das juristische Fachwissen ist Ihr Werkzeug. Es zu pflegen und stets auf
aktuellem Stand zu halten, ist eine Herausforderung. Planen Sie Zeit für
Fortbildung ein und erstellen Sie für alle Anwälte und Mitarbeiter einen Jah
resplan, der das Budget und die spezifischen Fortbildungen enthält.
Sind Online-Fortbildungen möglich und sinnvoll? Seminare vor Ort bieten die
Möglichkeit, den persönlichen Austausch mit Kollegen zu pflegen und das
eigene Netzwerk zu erweitern.
Austausch mit
Kollegen und
Mandatsvermittlung
f) Austausch in beruflichen Netzwerken als fachliche Bereicherung
Der Austausch in fachlichen Netzwerken der eigenen Rechtsgebiete berei
chert und hilft auch, bei Zweifelsfragen andere Meinungen einzuholen und
durch andere Perspektiven neue Lösungen zu finden. Bieten Sie Ihren Man
danten ein umfassendes Angebot aus einer Hand und nutzen Sie dazu beruf
liche Netzwerke mit Kollegen und anderen Berufsgruppen, die Ihr Angebot
ergänzen. Bauen Sie sich auch ein Netzwerk von Kollegen auf, an die Sie mit
gutem Gewissen Mandate abgeben können, sei es bei Interessenkollisionen,
sei es bei Mandaten, die nicht zur strategischen Ausrichtung der Kanzlei
passen. So können Sie beruhigt „Nein“ sagen und bieten trotzdem eine
Lösung für diese potenziellen Mandanten. Das führt dazu, dass auch ohne
Mandatsverhältnis Weiterempfehlungen generiert werden.
Praxishinweis | Nutzen Sie private Netzwerke, um sich von Aufgaben zu
trennen, die Ihnen schwerfallen oder lästig sind. So gewinnen Sie Zeit für sich
selbst, Ihre Familie oder Hobbys, die Sie gerne ausüben.
14
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
2. Mitarbeiter: Motivation zahlt sich aus
Die meisten Anwaltskanzleien arbeiten mit Mitarbeitern zusammen (siehe
auch Cosack, AK 13, 66). Je mehr Personen miteinander arbeiten, desto wich
tiger ist es, einige Regeln einzuhalten.
Jeder muss
Regeln einhalten
Baustein 2: Führung und Organisation der Mitarbeiter
Zuständigkeit und
Vertretungsregelungen
Stellenbeschreibung
Bonusorientierte Erfolgsbeteiligung
Mandantengewinnung
Motivation
Jahresplanung: Genehmigung durch
Kanzleileitung
Fortbildung
Sachbearbeitung
Mandantenbetreuung
Delegation
Jahreszielgespräche
Mentor
-
Mitarbeiter
Fachangestellte
Auszubildende
Team
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
Beachten Sie folgende Schritte :
Arbeitsabläufe festlegen und gemeinsam mit den Mitarbeitern eine konti
nuierliche Verbesserung anstreben.
Legen Sie Arbeits
abläufe fest
Lassen Sie jeden Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung erarbeiten: Für
welche Aufgaben ist er zuständig, und wer vertritt ihn im Verhinderungs
fall? Klären Sie, welche Aufgaben der Mitarbeiter gerne und gut macht.
Aufgaben, die ungern erledigt werden, sind typische Fehlerquellen. Prüfen
Sie, ob eine Umverteilung der Aufgaben auf andere Mitarbeiter möglich ist.
Legen Sie Aufgaben
in Stellenbeschreibungen fest
Verantwortet der Mitarbeiter Bereiche, in denen sein Engagement belohnt
werden kann? Wer beispielsweise von Mandanten positiv bewertet wird,
weil sie sich gut betreut fühlen und Qualität und Service in der Kanzlei
stimmen, könnte mit einem Bonussystem am Erfolg der Kanzlei beteiligt
werden. Für alle Mitarbeiter gibt es Möglichkeiten, einen erfolgsorientier
ten Gehaltsbestandteil einzubauen.
Erfolgsorientierter
Gehaltsbestandteil
fördert Motivation
„Wären Sie gerne Mandant in Ihrer Kanzlei“? Mit dieser Frage konfrontiert,
offenbaren sich bei Mitarbeitergesprächen in Kanzleien Missstände, wenn
Mitarbeiter diese Frage mit einem „Nein“ beantworten. Dann werden sich
Mitarbeiter nicht aktiv für die Mandantengewinnung einbringen, da mögli
cherweise „ein schlechter Ruf der Kanzlei“ auf sie persönlich zurückfällt.
Fortbildung für Mitarbeiter (ggf. mit Belohnungssystem, wenn z.B. im
Anschluss an eine Fortbildung der Aufenthalt in einem schönen Hotel ver
längert wird; beachten Sie die steuerrechtlichen Bestimmungen).
Fortbildung für
Mitarbeiter im
Rahmen eines
Belohnungssystems?
2015Anwalt
und Kanzlei
15
AK
Kanzleiorganisation
Binden Sie Ihre Mitarbeiter bei der Sachbearbeitung und bei der Mandan
tenbetreuung ein. Stellen Sie dazu den Mitarbeiter, im Idealfall persönlich,
beim Erstgespräch dem Mandanten vor. So hat der Mandant immer einen
Ansprechpartner in Ihrer Kanzlei (vor Augen) und Sie werden entlastet.
Zur Personalführung gehören auch Jahreszielgespräche. Durch sie können
Sie die Erwartungen an Ihre Mitarbeiter definieren und haben ein ideales
Führungsinstrument, um gute Mitarbeiter an Ihre Kanzlei zu binden.
Bilden Sie selbst aus
und stellen Sie
Auszubildenden
einen Mentor bereit
Geben Sie jungen Menschen eine Chance und bilden Sie aus. Viele Kanzleien
scheuen die Mühen, die mit einer Ausbildung verbunden sind. Mit einem
Mentor in der Kanzlei erleichtern Sie Auszubildenden den Einstieg und
erhöhen die Chance auf eine erfolgreiche Ausbildung.
3. Mandanten: Auf die Gruppierung und Pflege kommt es an
„Wer am lautesten schreit, wird als Erster bedient.” Dieses Phänomen ist in
allen Branchen bekannt. Mandanten, die lauthals Beachtung fordern, lenken
die gesamte Aufmerksamkeit und Zeit auf sich, unabhängig davon, ob sie es
„wert” sind. Gerade die Mandanten, die ihr Anliegen als sehr wichtig anse
hen, sind objektiv betrachtet nicht immer die, denen die meiste Aufmerk
samkeit gebührt. Im Gegensatz dazu werden Mandanten, die sich „still in die
Reihe” stellen, häufig mit der Bearbeitung zurückgestellt, um die fordernden
Mandanten zufrieden zu stellen und damit die ersehnte Ruhe zu erhalten. Mit
dem „Pareto-Prinzip“ (siehe Seite 11) können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die
A-Mandanten legen. Trennen Sie sich konsequent von C-Mandanten.
Baustein 3: Mandanten strukturiert betrachten
Mandantenbindung
Aktueller Stand
Mandantenzufriedenheit
Mandantenbindung
Qualität der Dienstleistung
Operative Exzellenz
Nutzenversprechen
Dienstleistungsführerschaft
Mandantennähe
Mandanten Zielstellungen
Kennzahlen
Ziele
Initiativen
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
Mandantenbindungsprogramme werden
immer bedeutender
Mandantenbindungsprogrammen kommt immer stärkere Bedeutung zu. Wie
können Sie sich vom Wettbewerb abheben, wie die Erwartungshaltung von
Mandanten übertreffen und sie jedes Mal begeistern? Erstellen Sie für Ihre
A-Mandanten einen Aktivitätenplan, den Sie kontinuierlich umsetzen. Führen
Sie mit ihnen regelmäßig Telefonate über rechtsgestaltende und vorbeugende
Maßnahmen, die ihnen zeigen, dass sie Ihnen am Herzen liegen.

16
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
Bereiten Sie ausgehende Telefonate gut vor. Dabei hat es sich bewährt, einen
Gesprächsleitfaden zu erstellen und diese Gespräche in Rollenspielen auch
vorher zu üben. Planen Sie etwa fünf Minuten für das Telefonat ein. Es soll
nicht in kostenlose Rechtsberatung ausarten, sondern dem Mandanten ver
mitteln, dass Sie an ihn gedacht haben und bei Bedarf auch im Rahmen eines
Auftrags für ihn tätig werden können.
Telefonate gut
vorbereiten
4. Kommunikation in der Kanzlei
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Achten Sie bei der persönli
chen Kommunikation mit den Mandanten darauf, dass diese Ihre Mitarbeiter
akzeptieren, damit Sie delegieren können. Führen Sie ein Beschwerde
management ein. Freuen Sie sich über Beschwerden, denn sie zeigen Ihnen
verbesserungsfähige Bereiche auf. Bei einem Mandanten, der sich beschwert,
kann eine erfolgreich bearbeitete Beschwerde zu einer Festigung der Man
dantenbindung führen. Bei einem unzufriedenen Mandanten, der sich nicht
beschwert, sondern kommentarlos die Kanzlei wechselt, haben Sie keine
zweite Chance. Bitten Sie Ihre bisherigen Mandanten um Weiterempfehlun
gen. Auch Dritte können für das Empfehlungsmarketing hilfreich sein.
Bitten Sie Ihre
Mandanten um
Weiterempfehlung
Praxishinweis | Für die Kommunikation mit dem Mandanten ist das beA
isher nicht vorgesehen. Bieten Sie Ihren Mandanten entweder die Möglichkeit
b
einer verschlüsselten Kommunikation oder eines separaten Mandantenbereichs,
sodass der Mandant auf sicherem Weg mit Ihnen kommunizieren kann.
Punkten Sie mit
einem separaten
Mandantenbereich
Baustein 4: Kanzleikommunikation
Akzeptanz der Mitarbeiter,
Delegation durch RA
Beschwerdemanagement
Mandanten
-
Empfehlungsmarketing
Vergütung
persönlich
Mandanten-Monitor
-
Kommunikation -
Behörden
Dritte
-
Kollegen
Versicherungen
Post
Fax
schriftlich
-
E-Mail
beA
Mandantenbereich
telefonisch
-
Schulung
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2015Anwalt
und Kanzlei
17
AK
Kanzleiorganisation
5. Sinnvolle Änderungen im Büroalltag
Ermitteln Sie den IST-Status in Ihrer Kanzlei, um sinnvolle und notwendige
Veränderungen einzuleiten.
Baustein 5: Büroalltag
Aktueller Stand
Zielstellungen
Kanzlei- organisation
Kennzahlen
Ziele
Initiativen
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
Festgelegte
Zuständigkeiten
helfen im Ver
tretungsfall
a) Kanzleiablauf: Dokumentieren Sie Einzelheiten
Erstellen Sie ein Organigramm, und legen Sie Zuständigkeiten und Vertre
tungsregeln fest. Auch kleine Kanzleien können davon profitieren, da im Not
fall ein Vertreter schnell mit den Abläufen in der Kanzlei zurechtkommt. Bin
den Sie Ihre Mitarbeiter ein und nutzen Sie Bürobesprechungen, um Ideen
der Mitarbeiter zur kontinuierlichen Verbesserung umzusetzen.
So verringern Sie
Fehler und Haftungsrisiken
b) Qualitätsmanagement: Ziele setzen und Standards festlegen
Setzen Sie sich messbare und nachprüfbare Ziele. Es ist einfacher, Standards
festzulegen, als das Rad ständig neu zu erfinden. In der Kanzlei gibt es viele
wiederkehrende Abläufe, die nach „Schema X“ ablaufen. Mit Standards (z.B.
in einem Kanzleihandbuch) vermeiden Sie Fehler und verringern Ihre Haftung.
Prozessverbesserung
Kanzleileitbild
Strategische Erfolgspositionen
(SEP) (Qualitätspolitik)
Vision (Kanzleiziele)
Standards festlegen
Qualitätsmanagement
-
Fehler vermeiden
Arbeitsabläufe definieren
Haftung verringern
Weiterentwicklung
Handbuch/ISO 9001:2008
-
Regelmäßige Audits
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
Z.B.: Neue Mandanten erhalten E-Mail
mit Hinweisen zum
weiteren Vorgehen
c) Mandatsannahme: Stellen Sie Regeln auf
Legen Sie Standards für die Bearbeitung von Mandaten fest. Eine Regel
könnte lauten: Neumandanten erhalten sofort nach der Besprechung eine
E-Mail mit weiteren Hinweisen zum Ablauf des Mandats. Wichtige Kriterien
aus Anwaltssicht finden Sie in AK 14, 96.
18
Anwalt2015
Und Kanzlei
Kanzleiorganisation
AK
d) Akten: Soll parallel noch eine Papierakte geführt werden?
Definieren Sie, wie eine elektronische Akte angelegt und verwaltet wird. Soll
parallel oder gekürzt noch eine Papierakte geführt werden? Im Idealfall l ösen
Sie sich spätestens ab 1.1.16 bei allen neu angelegten Akten von der Papierakte.
Praxistipp: Ab 1.1.16
für Neuakten keine
Papierakte mehr
Aktenführung
-
Aktenanlage
Akten
-
Aktenbearbeitung
-
Aktenablage
Anlage von Unterakten bei separater Abrechnung
Prüfen des Aktenkontos durch RA
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
e) Fristen: Schriftstück gilt erst mit Kenntnisnahme als zugestellt
Die ursprüngliche Idee, bereits mit dem Eingang im beA den Empfang des
Dokuments zu deklarieren, wurde nicht verwirklicht. Das Empfangsbekennt
nis wird elektronisch als Datensatz über das beA versandt.
Umgang mit Fristen
Empfangsbekenntnis
wird elektronisch
versandt (beA)
Emfangsbekenntnisse erst dann mit
Eingangsstempel versehen, wenn RA zur
Kenntnis genommen hat
Fristen
-
Notfristen
richterliche Fristen
sonstige Fristen
Beispiel Arbeitsanweisung:
max. Bearbeitungdauer: 3 Tage.
Fristen werden 14 Tage vor Ablauf bearbeitet,
kommen 3 Tage vor Ablauf in die Unterschriftenmappe bzw. in den virtuellen Postausgangskorb (beA). Keinen Fristenverlängerungsantrag
ohne Zustimmung von RA Name.
© IWW Institut/ABC AnwaltsBeratung Cosack
f) Wiedervorlagen: Große Zeitersparnis durch elektronische Bearbeitung
Ein großes Einsparpotenzial bietet die elektronische Bearbeitung der Wie
dervorlagen (WV). Verwenden Sie einheitliche und aussagekräftige Gründe,
warum eine Akte an einem bestimmten Tag bearbeitet werden soll. „Sach
stand“ ist unzureichend, da so ein erneutes Einlesen in die Akte erforderlich
ist. Vermeiden Sie turnusgemäße WV (z.B. einmal im Monat), setzen Sie WV
sachgerecht, sodass eine konkrete Bearbeitung am Tag der WV geschieht
und Schiebeverfügungen vermieden werden. Im Idealfall bearbeiten Sie Ihre
WV direkt am PC, sodass weder der Ausdruck einer WV-Liste noch die Vorlage
einer Papierakte erfolgt. Prüfen Sie, welche WV delegiert werden können.
g) Posteingang: Eingangspost einheitlich einscannen und abspeichern
Der zusätzliche Arbeitsschritt „Einscannen“ ist er für das Führen einer elek
tronischen Akte nötig. Stellen Sie Regeln auf: In welchem Dateiformat sollen
Dokumente eingescannt werden? Weit verbreitet ist das Portable Document
Format (PDF), seit 2005 auch als PDF/A für die Langzeitarchivierung (ISO
19005) und seit 2012 als PDF/UA für barrierefreie Anwendungen (ISO 14289).
2015Anwalt
und Kanzlei
Wiedervorlagegrund:
Genauere Angabe
erspart erneutes
Einlesen in die Akte
Elektronische
Aktenführung bietet
Vorteile
19
Kanzleiorganisation
AK
Ein Bild (z.B. TIFF, JPEG, BMP) verbraucht in der Regel mehr Speicherplatz.
Jedes Dokument muss eindeutig bezeichnet werden, damit es schnell auf
findbar ist und bei einer Dokumentenübersicht nicht geöffnet werden muss.
Bewährt haben sich „Datum (JJMMTT), Rubrum, inhaltliche Kurzbezeichnung“.
h) Postbearbeitung: Zunächst klären, welche Bearbeitungsart die beste ist
Prüfen Sie bei der Postbearbeitung, ob Sie diese selbst übernehmen müssen,
ob Sie delegieren können oder den Vorgang auf Termin legen. Jedes Doku
ment wird im Idealfall einmal angepackt und abgearbeitet.
Können Sie delegieren oder bearbeiten
Sie selbst?
Korrespondenz bearbeiten: Gehen Sie systematisch vor
Schriftart
Einheitlichkeit
-
Info an Mandant:
weiteres Vorgehen
Postbearbeitung
-
Schriftgröße
Formatierung
Diktat
durch RA
-
Telefonat
E-Mail
durch Verfügungen
durch Mitarbeiter
-
Telefonat
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i) Postausgang: Elektronischer Weg bietet Zeit- und Kostenvorteile
Nutzen Sie im Idealfall den elektronischen Weg. So sparen Sie Zeit, Kopierund Portokosten. Darüber hinaus werden auf Dauer deutliche Einsparungen
im Personalbereich zu spüren sein. Nutzen Sie Ihr qualifiziertes Personal für
höherwertige Aufgaben und zur Mandantenbetreuung.
Qualifiziertes
Personal kann
besser eingesetzt
werden
Die richtige Reaktion
durch zuständigen
Mitarbeiter
Qualitätskontrolle
Fristwahrung
Empfänger
-
Unterschrift
Anlagen
Postausgang
korrektes Frankieren
-
per Mail
per Fax
per Kurierdienst
per Briefpost
per EGVP bis 31.12.2015
über beA ab 1.1.2016
über Mandantenportal
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Fazit | Nutzen Sie die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspost
fachs damit Ihre Kanzlei auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt. Das beA ist ein
wichtiger Schritt in die neue Welt der Kanzlei 3.0.
20
Anwalt2015
Und Kanzlei
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AK
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