部長会議資料平成２８年４月７日平成２８年４月６日各部課かい長様総務部長企画部長働きかたの見直しに係る取り組みの推進について（依頼）このことについて、平成２８年２月３日（水）の部長会議、同１０日（水）の庶務担当課長会議でもお知らせしたとおり、本年度より本格的に「働きかたの見直し」に取り組むこととし、まず課長職の意識改革及び５課かいをモデルとした行動改革に取り組みます。しかしながら、本取り組みは意識改革及び行動改革の対象者だけが実施するものではなく、職員一人ひとりが自分の問題として捉える必要があります。各部局においても様々な取り組みを行っていただいているところですが、別紙「働きかたの見直しに関する取り組み事例」も参考とし、より効率的効果的な事務執行に努めていただけますようお願いいたします。なお、庁議につきましても本取り組みに基づき、「資料説明は５分以内とする」「資料は必要最低限とする」といった運用改善を図ることとします。つきましては、本取り組みの趣旨をご理解いただき、ご協力をいただけますようよろしくお願いいたします。事務担当企画経営課行政改革担当（内線２５３１）庶務担当課長会議資料平成２８年２月１０日（別紙）働きかたの見直しに関する取り組み事例１．はじめに平成２８年度より働きかたの見直しに取り組みますが、これまでも各部局において様々な工夫がされており、別添「働きかたの見直し調査結果」にもあるとおり新たに取り組む事項もあります。働きかたを見直すにあたっては、外的要因に頼るのではなく、自ら取り組む姿勢も求められるため、取組事例を示すこととします。また、「そもそも人がいない」「増員でしか解決できない」といったご意見をいただきますが、その言葉を発した瞬間に、それ以上考えられない状態になり、「自ら」が動くことができなくなるので、注意が必要です。２．働きかたの見直し取り組み例【勤務時間系】時間内でのタスク管理ノー残業デイの徹底マイライフデー（年休）の取得 →既に取り組みはされていますが、週に１度のノー残業デイ、月に１度のマイライフデーの取得については、体調管理等の面からも、引き続き実施する必要があります。また、予め時間外での作業を見越したスケジューリングは避けましょう。８時３０分から１７時１５分という勤務時間の中でタスク管理を行うことが、仕事の進め方を効率化させるコツです。【会議改善系】会議時間は６０分程度目的の明確化資料は事前配布資料説明は５分以内ゴールの設定十分な事前案内参加者の精査 →庁内庁外問わず、数多くの会議が開催されていますが、「会議のゴールが設定されていない」「事前配布された資料の読み上げに数十分費やしている」「１課で５人以上参加している」等の事例が見受けられます。限られた時間を有効に使うためには、一歩踏み込んだ改善が必要です。特に出席者が課内の職員に限られる打合せにおいては、予め時間を設定することが重要です。また、出席者に会議目的・ゴール等の要点について事前案内をしておくと、より効率の良い会議進行が可能です。【資料作成系】資料は A４両面１枚を原則作成前に意識共有議事録を逐語録としない →会議の数に応じて、資料作成に費やす時間も増えます。会議での説明を簡潔、明瞭とするためにも、資料は要点のみを記載するよう心がけてください。そのうえで、担当者は上席の指示を的確に把握するため、作成前に資料の目的・構成等についてしっかりと上席とコミュニケーションを図り、意識共有しておくことが必要です。議事録については、後から見返した時にわかりやすいよう、出席者の発言を一言一句書き出すものではなく、要点（概要、決定事項、主な意見、次回への懸案等）のみを記載するだけのものが望まれます。環境配慮の面からも、参考資料等、必要性の低いものについては配付しないこととしましょう。 1 【情報・意識共有系】朝メール（礼）・夕メール（礼）対話の場（ミーティング・面談など）の設定 →多種多様な業務が並行して動いている中では、業務に携わる職員に共通認識があることが必要です。問題が起きてから対処するのではなく、適切な場面で意識共有を図ることが重要です。また、簡単なことでも情報共有を行うことで、担当職員が不在であっても問い合わせ等に対応できる等のメリットがあります。【その他】集中タイムの設定２人１組制度の導入 →生産性を高めるために、例えば一定時間電話の取り次ぎ等を行わずに業務だけに集中する時間を設けたり、メイン・サブ制度が上手く活用できていない課かいでは２人メイン制度を導入するなど業務の遂行や異動時のスムーズな引き継ぎについても工夫する必要があります。 2