Terminmanagement - Hochschule München

Projektmanagement
Terminmanagement
Version:
Stand:
2.1
24.04.2015
Lernziel

Sie können die Ziele des Teminmanagements in Projekten nennen.

Sie können erklären wie aus dem PSP Terminplanvorgänge
abgeleitet werden.

Sie können die möglichen Verbindungen zwischen Vorgängen
nenne und erklären?

Sie können die Erstellung eines Terminplanes erklären und die
notwendigen Daten berechnen

Sie können Methoden zur Verbesserung des Terminplanes erklären.

Sie können die Steuerung des Terminplanes erklären
Referenz:
 PMBoK Guide - Kapitel 6 Terminmanagement in Projekten
Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
© Dipl.-Ing. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München
24.03.2016
2
Terminmanagement
Terminmanagement in Projekten umfasst die erforderlichen
Prozesse,
 mit denen ein pünktlicher Abschluss des Projekts
gewährleistet werden kann.
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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3
Terminmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
Überwachung und
Steuerung
Ausführung
• Terminmanagement
planen
• Vorgänge definieren
• Vorgangsfolge
festlegen
• Ressourcen für
Vorgänge schätzen
• Vorgangsdauer
schätzen
• Terminplan
entwickeln
• Terminplan steuern
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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4
Vorgänge definieren
(Planungsprozessgruppe)
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5
Vorgänge definieren
Einleitung
 Vorgänge festlegen ist der Prozess zur Festlegung bestimmter
Aktivitäten, die notwendig sind, um die Liefergegenstände zu
erzeugen.
 Im PSP werden Arbeitspakete für das Projekt gebildet. Diese
werden nun in der Regel in kleinere Komponenten, auch
Vorgänge oder Aktivitäten genannt, zerlegt, welche die zur
Erledigung der Arbeitspakete notwendige Arbeit darstellen.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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6
Vorgänge definieren
Methoden
 Erfahrung
 Zerlegen
 Rollierende Planung
Rollierende Planung ist eine iterative Planungsmethode, bei der die
kurzfristig zu erledigende Arbeit im Detail geplant wird, während in der
Zukunft liegende Arbeit auf einer höheren Ebene geplant wird.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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7
Vorgänge definieren
wichtige Arbeitsergebnisse
 Vorgangsliste
 Vorgangsattribute
 Meilensteine
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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8
Vorgänge definieren
Test auf Vollständigkeit - Zerlegung
Für jedes Element der untersten Ebene müssen folgende Fragen
beantwortet werden können:
?
 Kann man ein Einsatzmittel klar zuweisen?
 Können Abhängigkeiten zu anderen Terminplanvorgängen
dargestellt werden?
 Ist die Dauer eines Terminplanvorgangs kleiner oder gleich
der Berichtsperiode?
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9
Vorgänge definieren
Zusammenhang zwischen PSP und VL
Projektstrukturplan (PSP)
- Liefergegenstände
- Projektarbeitspakete
Vorgangsliste
-Terminplanvorgänge
- Meilensteine
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10
Terminmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
Überwachung und
Steuerung
Ausführung
• Terminmanagement
planen
• Vorgänge definieren
• Vorgangsfolge
festlegen
• Ressourcen für
Vorgänge schätzen
• Vorgangsdauer
schätzen
• Terminplan
entwickeln
• Terminplan steuern
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Vorgangsfolge festlegen
(Planungsprozessgruppe)
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Vorgangsfolge festlegen
Einleitung
Vorgangsfolge festlegen ist der Prozess:
 zur Identifizierung und Dokumentation von
Anordnungsbeziehungen unter den Projektvorgängen.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Vorgangsfolge festlegen
Methoden
 Vorgangsknotennetzplan
 Bestimmung von Abhängigkeiten
 Anwendung von Vorlaufzeiten und Nachlaufzeiten
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Vorgangsfolge festlegen
wichtige Arbeitsergebnisse
 Netzplandiagramm des Projektterminplans
Vorgang A
S
Vorgang B
Vorgang D
Vorgang E
Vorgang F
Vorgang C
Vorgang G
E
Vorgang H
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Vorgangsfolge festlegen
Vorgangsknotennetzplan (PDM/AON)
 Zugrunde liegende Methode ist die Precedence Diagramming
Method (PDM)
 Vorgang steht im Knoten (Activity on Node – AON)
 Pfeile zwischen den Knoten geben die Beziehungen an
 Es gibt 4 (!!) Anordnungsbeziehungen
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Anordnungsbeziehungen
Ende / Anfang - Beziehung
Vorgang A
Vorgang B
Anfang / Anfang - Beziehung
Vorgang A
Vorgang B
Ende / Ende - Beziehung
Vorgang A
Vorgang B
Anfang / Ende - Beziehung
Vorgang A
Vorgang B
Der Vorgänger muss beendet sein,
bevor der Nachfolger beginnen
kann. (Normalfolge)
Nachfolger kann erst anfangen ,
nachdem der Vorgänger begonnen hat.
(Anfangsfolge)
Der Vorgänger muss beendet sein,
bevor der Nachfolger beendet werden
kann. (Endfolge)
Der Vorgänger muss begonnen haben,
bevor der Nachfolger beendet werden
kann. (Sprungfolge)
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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präferenzielle Logik
S
Reifen wechseln
Rasen mähen
E
S
Rasen mähen
Reifen wechseln
E
Rasen mähen
E
S
Reifen wechseln
Merke:
Nie eine Vorgangsfolge
modellieren, die nicht
wirklich existiert !
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Terminmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
Überwachung und
Steuerung
Ausführung
• Terminmanagement
planen
• Vorgänge definieren
• Vorgangsfolge
festlegen
• Ressourcen für
Vorgänge schätzen
• Vorgangsdauer
schätzen
• Terminplan
entwickeln
• Terminplan steuern
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Ressourcen für Vorgänge schätzen
(Planungsprozessgruppe)
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20
Ressourcen für Vorgänge schätzen
Einleitung
Ressourcen für Vorgänge schätzen ist der Prozess:
der Schätzung von Art und Menge von
 Material,
 Personal,
 Ausrüstung und
 Lieferungen,
die für die einzelnen Vorgänge erforderlich sind.
 Der Prozess Ressourcen für Vorgänge schätzen ist eng
verknüpft mit dem Prozess Kosten schätzen.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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21
Ressourcen für Vorgänge schätzen
Methoden
 Erfahrung
 Veröffentlichte Datenschätzungen
 Bottom-up-Schätzung
Bottom-up-Schätzung ist eine Methode zur Schätzung der
Projektdauer oder -kosten durch die Aggregation der Schätzungen
von Komponenten des Projektstrukturplans (PSP) der unteren
Ebenen.
 Projektmanagementsoftware (z.B. MS Project oder LibreProject)
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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22
Ressourcen für Vorgänge schätzen
wichtige Arbeitsergebnisse
 Ressourcenbedarfsanforderungen
 Ressourcenstrukturplan
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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23
Beispiel Ressourcestrukturplan
Ressourcen
Personal
Maschinen
Lieferungen
Maurer
Bagger
Zement
Maschinist
LKW
Sand
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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24
Terminmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
Überwachung und
Steuerung
Ausführung
• Terminmanagement
planen
• Vorgänge definieren
• Vorgangsfolge
festlegen
• Ressourcen für
Vorgänge schätzen
• Vorgangsdauer
schätzen
• Terminplan
entwickeln
• Terminplan steuern
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Vorgangsdauer schätzen
(Planungsprozessgruppe)
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26
Vorgangsdauer schätzen
Einleitung
Vorgangsdauer schätzen ist der Prozess:
 der ungefähren Ermittlung von Arbeitsperioden, die für
einzelne Vorgänge mittels geschätzter Ressourcen notwendig
sind.
 Dieser Prozess ist regelmäßig durchzuführen!
 Es kann davon ausgegangen werden, dass die Schätzung der
Vorgangsdauer zunehmend genauer und zuverlässiger wird
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Vorgangsdauer schätzen
Methoden






Erfahrung
Analoge Schätzung (nächste Folie)
Parametrische Schätzung (nächste Folie)
Drei-Punkt-Schätzung (nächste Folie)
Methoden zur Entscheidungsfindung in der Gruppe
Analyse der Reserven
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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28
Aufwand (Arbeit) und Dauer
Aufwand (Arbeit):
Aufwand ist die Arbeit, die erforderlich ist, um eine bestimmte
Aufgabe zu erledigen.
Dauer:
Dauer ist der Zeitraum, der benötigt wird, um eine Arbeit zu
erledigen.
Quelle: PMBOK, PMI, 2004, 3.Ausgabe
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29
Aufwand (Arbeit) und Dauer
Beispiel
Ein Programmierer benötig 10h zur Programmierung eines
Moduls die Dauer beträgt 10h der Aufwand ebenfalls 10h.
Setzt man nun 2 Programmierer ein, dann benötigen sie
zusammen immer noch 10h (Aufwand ) sind aber nach 5h
(Dauer) fertig.
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Analoge Schätzung
Methode
Durchführung mit:
 Hilfe Historischer Daten
 ähnlichen Projekten oder Vorgängen
Beispiel:
2004 haben wir für das SAP Projekt 200 PT benötigt. Es hat eine
ähnliche Größe wie unser aktuelles Projekt. Deshalb werden wir
wahrscheinlich auch 200 PT benötigen.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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31
Parametrische Schätzung
Methode
Durchführung mit:
 Hilfe historischer Daten
 ähnlichen Projekten oder Vorgängen
 statistischen / mathematische Beziehungen
Beispiel:
Für den Bau von einem Kilometer Autobahn wurden 4 Monate
benötigt.
Für zwei Kilometer Autobahn werden 8 Monate benötigt.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, .Ausgabe
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Dreipunktschätzung
Wahrscheinlichkeit
Methode
Meist geschätzt !
Aufwandswert
optimistischer
wahrscheinlicher
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pessimistischer
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33
Dreipunktschätzung
 Es werden für jeden Vorgang drei Werte geschätzt, der
optimistische, der wahrscheinliche und der pessimistische
Wert.
 Die Berechnung des Einzelwertes erfolgt dann mit folgender
Formel:
Einzelwert = (Optimistischer+ (4xWahrscheinlicher) + Pessimistischer)/6
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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34
Umgang mit Schätzungen
 Gehen Sie davon aus, dass Ihre Projektmitarbeiter
(unbewusst) eine Reserve geschätzt haben und damit dicht
am pessimistischen Wert liegen !
 In jedem Vorgang ist somit eine Reserve enthalten!
 Gehen Sie nach dem Schätzen wie folgt vor :
 Reduzieren Sie jede Schätzung um 25% und bilden sie damit
eine neue Reserve.
 Reduzieren Sie die so entstandene Reserve nochmals um 25%
und stellen sie diese Reserve an das Ende des Projektes.
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35
Vorgangsdauer schätzen
wichtige Arbeitsergebnisse
 Schätzung der Dauer je Vorgang
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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Terminmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
Überwachung und
Steuerung
Ausführung
• Terminmanagement
planen
• Vorgänge definieren
• Vorgangsfolge
festlegen
• Ressourcen für
Vorgänge schätzen
• Vorgangsdauer
schätzen
• Terminplan
entwickeln
• Terminplan steuern
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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37
Terminplan entwickeln
(Planungsprozessgruppe)
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38
Terminplan entwickeln
Einleitung
Terminplan entwickeln ist der Prozess:
 zur Analyse der Reihenfolge und Dauer von Vorgängen sowie
Ressourcenanforderungen und Beschränkungen, um den
Terminplan des Projekts aufzustellen.
 Das Entwickeln eines akzeptablen Projektterminplans ist oft
ein iterativer Prozess
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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39
Terminplan entwickeln
Methoden






Terminnetzplananalyse
Methode des kritischen Wegs
Methode der kritischen Kette
Methoden zur Ressourcenoptimierung
Vorlaufzeiten und Nachlaufzeiten
Verdichtung des Terminplans
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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40
Kritische Pfad Methode
Der Terminplan wird in der Praxis meist mit dem
 Vorgangsknotennetzplan und
 der Kritischen Pfad Methode
entwickelt.
Quelle: PMBOK, PMI, 2013, 5.Ausgabe
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41
Kritische Pfad Methode
Wichtige Aussagen:
 Der kritische Pfad ist die längste Vorgangsfolge
 Kritische Vorgänge sind alle Vorgänge auf dem kritischen
Pfad
 Auf dem kritischen Pfad gibt es keinen Puffer
 Es gibt im Netzplan mindestens einen kritischen Pfad
 Der kritische Pfad kann im Laufe des Projektes wechseln
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42
Daten eines Vorganges
Für jeden Vorgang werden folgende Größen berechnet:






Frühster Anfangszeitpunkt (FAZ)
Frühster Endzeitpunkt (FEZ)
Spätester Anfangszeitpunkt (SAZ)
Spätester Endzeitpunkt (SEZ)
Gesamtpuffer (GP)
Freier Puffer (FP)
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43
Darstellung
Frühster Anfangszeitpunkt
Gesamtpuffer
FAZ
GP
Frühster
Endzeitpunkt
FEZ
Vorgang A (14)
SAZ
Spätester Anfangszeitpunkt
FP
Freier Puffer
SEZ
Spätester Endzeitpunkt
Quelle: PMBOK, PMI, 2004, 3.Ausgabe
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44
Freier Puffer und Gesamtpuffer
Freier Puffer:
Die Dauer um die ein Vorgang verschoben werden kann ohne
seinen direkten Nachfolger zu beeinflussen.
FP = FAZ(Nachf.) – FEZ – 1
Gesamtpuffer:
Die Dauer um die ein Vorgang verschoben werden kann ohne
das Ende des Projektes zu beeinflussen.
GP= SAZ − FAZ
Quelle: PMBOK, PMI, 2004, 3.Ausgabe
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45
Die kritische Kette
 Seit 2004 hat die Methode „Die Kritische Kette“ Einzug in das
PMBoK gefunden.
 Entwickelt wurde die Methode von Dr. Eliyahu Goldratt und
1997 in Form eines Romans veröffentlicht.
 Das Konzept basiert auf der Überlegung, dass Schätzungen,
Planungen und Projektausführungen von Menschen
gemacht werden und die nun mal kleine Schwächen haben.
Das Buch ist zu empfehlen. (Link im Intranet)
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46
Die kritische Kette
Folgende Schwächen werden besprochen:
 Sicherheitszuschläge beim Schätzen
 Studentensyndrom
 Anfangspriorisierung
 Parkinsonsches Gesetzt
 Multitaskingproblem
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47
Verdichtung des Terminplans
(Chrashing)
Durch die Verdichtung des Terminplans wird der Zeitraum für
das Projekt verkürzt ohne das der Projektinhalt und –umfang
geändert wird.
Gängige Techniken sind:
 Überstunden
 mehr Personal
 mehr Einsatzmittel
 optimieren der Abläufe
Verdichten des Terminplans kann zu Mehrkosten führen !
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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48
Verdichtung des Terminplans
(Fast Tracking)
 Eine weitere Methode zur Verkürzung des Terminplans ist
das Fast Tracking. Hierbei wird versucht so viel wie möglich
Vorgänge zu parallelisieren.
 Mit der Parallelisierung erhöht sich aber auch das Risiko
möglicher Fehler und Nacharbeit.
Verdichten des Terminplans kann zu Mehrkosten führen !
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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49
Ressourcenoptimierung
Auslastungsglättung
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50
Ressourcenglättung
12
10
8
6
4
2
0
M1
M2
M3
M4
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M5
M6
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51
Ressourcenglättung
12
10
8
6
4
2
0
M1
M2
M3
M4
M5
M6
Quelle: PMBOK, PMI, 2008, 4.Ausgabe
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52
Terminplan entwickeln
wichtige Arbeitserbnisse
 Terminbasisplan
 Projektterminplan
Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe
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24.03.2016
53
Terminmanagement
Aufgaben
Planungsprozesse
Überwachung- &
Steuerungsprozesse
Initiierungsprozesse
Abschlussprozesse
Ausführungsprozesse
Planung
• Terminmanagement
planen
• Vorgänge definieren
• Vorgangsfolge
festlegen
• Ressourcen für
Vorgänge schätzen
• Vorgangsdauer
schätzen
• Terminplan
entwickeln
Überwachung und
Steuerung
Ausführung
•
• Terminplan steuern
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54
Terminplan steuern
(Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe)
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55
Terminplan steuern
Einleitung
ist der Prozess
 zur Überwachung des Terminplanes
 zur Aktualisierung des Fortschrittes des Projekts
 Änderungen des Terminbasisplanes
Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe
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56
Terminplan steuern
Methoden




Abweichungsanalyse
Auswertung der Meilensteintrendanalyse
Projektmanagementsoftware
Auswertung von Arbeitsleistungsdaten
Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe
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57
Terminplan steuern
Meilensteintrendanalyse
Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe
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58
Terminplan steuern
wichtige Arbeitsergebnisse
 Maßnahmenplan
 Terminprognose
 Änderungsanträge
Quelle: PMBOK, PMI, 2014, 5.Ausgabe
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59
Terminplan entwickeln
(Planungsprozessgruppe)
Praxis & Übung
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60
Terminplan entwickeln - Beispiel
A (14)
C (5)
F (2)
D (13)
G (12)
0
Anfang
Ende
0
FAZ
B (11)
E (21)
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FEZ
Vorgang
SAZ
Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
GP
FP
24.03.2016
61
SEZ
Terminplan entwickeln - Beispiel
1
0
14
15
A (14)
1
0
18
19
20
C (5)
14
0
F (2)
0
37
38
18
39
15
0
27
28
0
39
D (13)
1
3
11
0
0
27
12
7
32
28
0
19
7
Ende
39
40
FAZ
GP
FEZ
Vorgang
E (21)
14
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G (12)
15
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4
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Anfang
0
18
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Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
© Dipl.-Ing. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München
SAZ
FP
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SEZ
Terminplan entwickeln - Übung
A (14)
C (5)
F (2)
D (13)
G (12)
0
Anfang
Ende
0
FAZ
B (11)
E (21)
© Dipl.-Ing. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München
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Vorgang
SAZ
Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
GP
FP
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SEZ
Terminplan entwickeln - Übung
1
15
14
15
A (14)
16
0
15
19
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C (5)
29
0
F (2)
5
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10
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0
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D (13)
1
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4
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Ende
36
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FAZ
GP
FEZ
Vorgang
E (21)
11
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G (12)
12
B (11)
1
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Anfang
0
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Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
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Copyright
Alle Rechte vorbehalten. Ohne ausdrückliche, schriftliche Genehmigung von Olaf Boczan ([email protected]) ist es nicht
gestattet, das Vorlesungsskript (diese Folien) oder Teile daraus in irgendeiner Form durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein andere
Verfahren zu vervielfältigen oder zu verbreiten. Dasselbe gilt für das Recht der öffentlichen Wiedergabe.
Inhalte dürfen im Rahmen der Forschung und Lehre in Präsentation und Skripten unter Angabe der Quelle auch ohne schriftliche
Genehmigung veröffentlich werden.
Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der
Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen.
Die Vorlesung beruht auf den Büchern :
Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK® guide). 3.Ausgabe (2004), 4.
Ausgabe (2008) und 5. Ausgabe. (2013) Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und
Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ;
spm swiss project management association
Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate
nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich
dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und
die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind.
"PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United
States of America and in other nations.
Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
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Kopiervorlage
Terminplan entwickeln - Beispiel
A (14)
C (5)
F (2)
D (13)
G (12)
0
Anfang
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FAZ
B (11)
E (21)
© Dipl.-Ing. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München
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Vorgang
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Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
GP
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Kopiervorlage
Terminplan entwickeln - Übung
A (14)
C (5)
F (2)
D (13)
G (12)
0
Anfang
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FAZ
B (11)
E (21)
© Dipl.-Ing. Olaf Boczan, FK07 – Fakultät für Informatik und Mathematik, Hochschule München
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Vorgang
SAZ
Vorlesung Projektmanagement - Terminmanagement
GP
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