Anleitung Online-Antragsverfahren Förderprogramm Betriebliche

Anleitung Online-Antragsverfahren
Förderprogramm Betriebliche Kinderbetreuung
Das Online-Antragsverfahren steht Antragstellern mit dem Start der Fortführung des
Programms Betriebliche Kinderbetreuung zur Verfügung. Sollten Sie Fragen zum
Programm oder zum Antragsverfahren haben, können Sie sich zu unseren
Sprechzeiten (montags bis freitags von 9.00 Uhr bis 17.00 Uhr) gern an die
Servicestelle betriebliche Kinderbetreuung wenden, Telefon: 0800 0000 945, E-Mail:
[email protected].
Mit diesem Link gelangen Sie zum Onlineverfahren
https://prodaba2020.gsub-intern.de/start
1. Registrierung
Klicken Sie bitte auf LOGIN. Dort werden Login und Registrierung zur Auswahl
angeboten. Wenn Sie noch nicht in dieser Datenbank registriert sind und kein
Passwort haben, wählen Sie zuerst Registrierung aus.
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Im ersten Reiter ORGANISATION werden Angaben zum Antragsteller erfasst, die
bei der Registrierungsprüfung durch die Servicestelle mit den Angaben aus dem
Auszug des Handelsregisters, Vereinsregisters oder Ähnlichem abgeglichen werden.
Über den Button Weiter kommen Sie in den nächsten Reiter Vertreter. Hier werden
Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen, dem von Ihnen festzulegenden
Administrator und Personen mit eingeschränkten Bearbeitungsrechten für das
Webportal abgefragt, die für das Projekt zuständig sind. Es können mehrere Vertreter
benannt werden.
Bitte klicken Sie dazu jeweils auf Mitarbeiter hinzufügen.
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Bitte beachten Sie, dass die beiden Felder „Vertretungsberechtigter“ und
„Administrator“ immer bereits vorausgefüllt sind und passen die gesetzten Häkchen
jeweils der Funktion entsprechend an.
Wichtig ist, dass die gemäß Handelsregisterauszug unterschriftsberechtigte Person
benannt wird. Diese muss mit einem Haken als Vertretungsberechtigter
gekennzeichnet werden. Bitte entfernen Sie dann den Haken bei Administrator, wenn
die unterschriftsberechtigte Person nicht zugleich als Administrator bestimmt werden
soll.
Darüber hinaus muss ein Administrator benannt werden, der berechtigt ist, die Daten
zu verwalten und der z.B. neue Mitarbeiter mit eingeschränkten Bearbeitungsrechten
anlegen kann, die ebenfalls mit der Datenbank arbeiten sollen. Bei dieser Person
muss der Haken bei Administrator belassen werden.
Es ist auch möglich, nur einen Mitarbeiter anzulegen, der beide Funktionen innehat.
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Beim Anlegen von Mitarbeitern, die nicht über Administrationsrechte verfügen sollen,
entfernen Sie bitte die gesetzten Häkchen.
Die Anlage eines Mitarbeiters wird mit dem Button Speichern abgeschlossen.
Mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zum nächsten Reiter Dokumente und
nehmen dort die Eintragungen zu Ihrem Handelsregisterauszug vor.
Vereine und eingetragene Genossenschaften geben hier die Nummer des Vereinsbzw. Genossenschaftsregisters und das Gericht an. Stiftungen oder GbR tragen
hinter Handelsregisternummer und Gericht jeweils trifft nicht zu ein.
Zum Abschluss muss ein Auszug aus dem Register hochgeladen werden. Bei
Stiftungen muss die Errichtungsurkunde oder die Satzung eingereicht werden, bei
GbR der Gesellschaftervertrag. Dazu benötigen Sie das entsprechende Dokument
als pdf. Durch Klicken auf das Feld zum Auswählen klicken werden Sie mit Ihrem
Desktop verbunden und können dort das Dokument aus Ihren Dateien auswählen
und über öffnen in die Datenbank einfügen.
Über Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Bankverbindung. Dort muss nur die
IBAN eingegeben werden, über den Button überprüfen werden die BIC und der
Name der Bank automatisch ermittelt. Sofern der Antragsteller zum Vorsteuerabzug
berechtigt ist, setzen Sie dort noch den Haken.
Mit Weiter gelangen Sie zum letzten Reiter, der Auswahl des Förderprogramms.
Dort wählen Sie BKB.02 aus, lesen die Erklärungen zum Datenschutz, geben Ihre
Zustimmung zur Datenverarbeitung und klicken auf den Button Registrieren.
Er erfolgt eine automatische Prüfung in der Datenbank, ob Sie ein Dokument
hochgeladen haben –Sie erhalten eine E-Mail der Servicestelle:
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Danach wird Ihre Registrierung durch die Servicestelle geprüft: die Angaben zum
Antragsteller und zur Vertretungsberechtigten Person werden mit dem
hochgeladenen Registerauszug abgeglichen. Bitte beachten Sie, dass dieser
Prozess einige Stunden dauern und nur während der Geschäftszeit der Servicestelle
(montags bis freitags 09:00 bis 17:00 Uhr) realisiert werden kann.
Wenn es keine Nachfragen gibt, akzeptiert die Servicestelle Ihre Registierung und
Sie erhalten eine 2. E-Mail mit dem Aktivierungslink für die Datenbank – das
Passwort legen Sie entsprechend der beschriebenen Richtlinien selbst fest:
Bitte melden Sie sich nach Abschluss der Nutzung jedes Mal aus der Datenbank ab.
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2. Antragsverfahren
Nachdem Sie nach erfolgreicher und akzeptierter Registrierung den Aktivierungslink
zur Datenbank angeklickt und Ihr Passwort festgelegt haben, können Sie sich bei
allen folgenden Zugriffen über Login in der Datenbank anmelden. Nach erfolgreicher
Anmeldung gelangen Sie auf folgende Ansicht:
Um einen Antrag zu stellen, klicken Sie auf Antragsverfahren und wählen Neuer
Antrag aus:
In der Datenbank können Anträge für verschieden Förderprogramme gestellt werden.
Bitte prüfen Sie daher zunächst, ob als vorausgewähltes Förderprogramm BKB.02
angezeigt wird und Sie für die vorausgewählte Organisation einen Antrag stellen
wollen.
Um im Programm Betriebliche Kinderbetreuung einen Antrag zu stellen, muss das
Programm BKB.02 ausgewählt sein. Sind die Angaben korrekt, kommen Sie mit
Weiter zur Antragstellung. Dort gelangen Sie zuerst auf den Reiter Förderung. Hier
finden Sie Hinweise zur Speicherung, technische Details zur Antragstellung und die
Kontaktdaten der Servicestelle.
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Über den Button Weiter gelangen Sie zu den Angaben zum Antragsteller. Hier
werden die Daten aus der Registrierung übernommen. Sollten Sie mehrere
unterschriftsberechtigte Personen oder Projektansprechpartner bei der Registrierung
angelegt haben, wählen Sie hier die für das Projekt zuständigen aus.
Mit dem Button Weiter wird Ihnen der Reiter Vorhaben angezeigt.
Unter Bezeichnung des Vorhabens geben Sie den Namen der Einrichtung ein, in der
die geförderte/n Gruppe/n entstehen sollen.
Bei der Kurzbeschreibung zum Vorhaben stellen Sie kurz das Betreuungsprojekt vor
und erläutern Sie die Besonderheit des Angebotes bezogen auf das Thema
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Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Sind die Öffnungszeiten auf die Arbeitszeiten
beim beteiligten Unternehmen abgestimmt, gibt es Abweichungen zu anderen
öffentlichen Angeboten, etc.?
Im Feld Bisherige Arbeiten zum Thema des Vorhabens stellen Sie kurz die
Entwicklungsgeschichte der neuen Einrichtung/Gruppe dar. Kam das Unternehmen
auf den Kita-Träger zu oder umgekehrt? Wurde das Betreuungsangebot gemeinsam
entwickelt?
Der Beginn des Vorhabens ist der Start der Betreuung gemäß den Betreuungsverträgen. Hier ist immer das früheste Datum anzugeben.
Ende des Vorhabens. Das Vorhaben endet nach zwei Jahren, spätestens jedoch
zum 30.06.2017.
Im unteren Feld wird noch einmal die Bankverbindung angezeigt, die bei der
Registrierung eingegeben wurde. Wurden mehrere Bankverbindungen eingegeben,
kann die für das Vorhaben zutreffende ausgewählt werden.
Bitte sichern Sie mit dem Button Speichern Ihre Eingaben – mit dem Button Weiter
kommen Sie nun zu den Angaben zum Betreuungsprojekt.
Bitte füllen Sie die Angaben zu Ihrer Einrichtung aus.
Unter Art des Trägers der Betreuungseinrichtung wählen Sie bitte das Zutreffende
aus diesen vier Möglichkeiten aus:
 öffentlicher Träger
 privat-gemeinnütziger Träger
 privat-gewerblicher Träger
 Unternehmen trägt die Einrichtung selbst
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Bei der Anzahl der zusätzlichen Plätze, die entstehen sollen, berücksichtigen Sie
bitte auch die geplanten Plätze für über dreijährige Geschwisterkinder.
Die Frage: „Aus welchem Grund ist es notwendig, ihr Projekt mit öffentlichen Mitteln
zu fördern?“ hat folgenden Hintergrund. Es ist Maßgabe bei allen öffentlichen
Förderungen, Mitnahmeeffekte zu vermeiden. Deshalb stellen Sie hier bitte dar,
weshalb die öffentlichen Fördermittel notwendig sind, damit das Projekt starten und
durchgeführt werden kann.
Wenn Sie bei der Frage nach anderen öffentlichen Mitteln für die Deckung der
Betriebsausgaben mit Nein geantwortet haben, wählen Sie bei der nächsten Frage
zur Überfinanzierung Trifft nicht zu aus.
Zum Abschluss stellen Sie noch kurz dar, wie das Projekt nach Auslaufen der
Förderung weiterfinanziert werden soll.
Bitte speichern Sie abschließend Ihre Eingaben.
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Mit dem Button Weiter kommen Sie nun zu den Beteiligten Unternehmen.
Klicken Sie auf Beteiligtes Unternehmen hinzufügen. In dem sich öffnenden Fenster
werden einige Angaben zu den Unternehmen abgefragt.
Durch Herunterscrollen gelangen Sie zu den letzten Angaben: Anzahl der
Beschäftigten gesamt in Deutschland und in der Betriebsstätte. Schließen Sie die
Eingabe mit dem Button Speichern ab.
Sollten sich mehrere Unternehmen an dem Betreuungsprojekt beteiligen, können Sie
nach dem Speichern weitere Unternehmen mit einem Klick auf Beteiligtes
Unternehmen hinzufügen hinzufügen.
Bitte speichern Sie Ihre Eingaben noch einmal mit dem Button Speichern, mit dem
Button Weiter gelangen Sie nun zu den Ausgaben.
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Unter den Ausgaben werden die drei Pauschalen sowie der notwendige
Arbeitgereranteil erfasst. Gemäß der geplanten Betreuungszeiten tragen Sie die
geplanten Plätze als Ganztags-, Teilzeit- und Halbtagsplätze ein.
Wählen Sie zunächst die Belegart aus und klicken auf den Button +Hinzufügen. In
unserem Bespiel wurde die Belegart Pauschale Ganztagsplätze ausgewählt.
Klicken Sie nun auf die angezeigte Pauschale selbst, um die entsprechenden Werte
einzugeben.
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Bei allen Pauschalen können Sie im Feld Erläuterung Informationen hinterlegen.
Anhand von Belegungsplanungen oder ggf. bereits vorliegender Betreuungsverträge
geben Sie nun die Anzahl der Plätze und Monate pro Platzart ein. Sie können eine
Platzart auch mehrfach auswählen, wenn Sie bereits zum Antragszeitraum wissen,
dass nicht alle Plätze zu Beginn des Förderzeitraums belegt sein werden und somit
entsprechend die Anzahl der belegten Monate geringer sein wird, als bei anderen
Plätzen. Grundsätzlich darf die Anzahl der Monate nicht länger als der
Förderzeitraum sein.
Nachdem die beiden Werte für Monate und Plätze eingetragen wurden, auf den
Button Speichern drücken, damit die Datenbank den Förderbetrag und den
notwendigen Arbeitgeberbetrag errechnen kann.
Hinweis: Sollte Ihre Einrichtung 24 Stunden geöffnet haben, werden die für 24
Stunden angebotenen neu geschaffenen Plätze als zwei Ganztagsplätze gewertet.
Bitte berücksichtigen Sie das bei der Eingabe der Pauschale für Ganztagsplätze
entsprechend.
Wenn für alle in Ihrem Projekt geplanten Platzarten die Werte eingetragen sind, wird
Ihnen die Fördersumme bereits unter Ausgaben angezeigt
Klicken Sie nun auf Alle aufklappen, um für alle eingegebenen Pauschalen den
Arbeitgeberanteil angezeigt zu bekommen.
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Addieren Sie alle Arbeitgeberanteile, um den notwendigen Gesamtarbeitgeberanteil
zu erhalten.
Wählen Sie nun die Belegart A.3.29 Arbeitgeberanteil aus und klicken Sie auf
Hinzufügen. Dann erscheint mit der Bezeichnung sonstige Sachausgaben die
Position Arbeitgeberanteil. Nachdem Sie auf den angezeigten Arbeitgeberanteil
geklickt haben, klappt dieser auf und Sie können unter Gesamtbetrag die Summe
aller einzelnen Arbeitgeberanteile aus den Pauschalarten eingeben.
Bitte speichern Sie Ihre Eingaben noch einmal mit dem Button Speichern, mit dem
Button Weiter gelangen Sie nun zu den Einnahmen.
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Die Fördermittel wurden bereits als Einnahme übernommen. Für den
Arbeitgeberanteil müssen Sie noch eine Einnahmebelegart anlegen. Wählen Sie
dazu E. 1.14 Arbeitgeberanteil aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
Nachdem Sie auf den angezeigten Arbeitgeberanteil geklickt haben, klappt dieser auf
und Sie können unter Gesamtbetrag die Summe aller einzelnen Arbeitgeberanteile
aus den Pauschalarten eingeben – hier als Einnahme.
Bitte speichern Sie Ihre Eingaben, mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zu der
Zusammenfassung.
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Bitte überprüfen Sie als Erstes, ob die Ausgaben und Einnahmen sowohl in Summe
als auch in den Unterpositionen übereinstimmen.
Danach müssen für die Ausgaben die Unterpositionen Sonstige Sachausgaben =
Arbeitgeberanteil und Pauschalen entsprechend der Belegung der Plätze auf die
Kalenderjahre verteilt werden. Die gleichen Werte tragen Sie danach ebenfalls bei
den Einnahmen ein.
Klicken Sie nach den Eingaben auf Überprüfen. Dadurch werden automatisch die
Summen gebildet und gleichzeitig wird überprüft, ob die Summe der Jahresscheiben
keinen höheren Wert ergibt als die Summe insgesamt.
Bitte Speichern Sie abschließend ihre Eingaben.
Ggf. wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt – wenn diese sich auf den Finanzplan
bezieht, nehmen Sie dort bitte Korrekturen vor und Überprüfen und Speichern Sie
Ihre Eingaben wieder.
Sollte sich die Fehlermeldung auf noch nicht ausgefüllte Reiter – wie im folgenden
Screenshot – beziehen, Speichern Sie und setzen Ihre Eingaben fort.
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Mit dem Button Weiter gelangen Sie zu dem Reiter Anlagen.
Alle dem Antrag anzufügenden Dokumente werden über das Online-Portal
hochgeladen. Durch Klicken auf die Felder werden Sie mit Ihrem Desktop verbunden
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und können die entsprechenden Dokumente hochladen. Sollten Ihnen einzelne
Unterlagen noch nicht vorliegen, erstellen Sie bitte ein formloses Word-Dokument, in
dem Sie benennen, weshalb die Unterlagen noch nicht vorliegen und bis wann sie
nachgereicht werden und laden dieses hoch. Der Antrag kann nur abgesendet
werden, wenn in allen Dokumentenfeldern eine Datei hochgeladen wurde. Für die
Absichtserklärung der Arbeitgeber verwenden Sie bitte die Vorlage der Servicestelle.
Diese können Sie sich im Antrag selbst oder auf der Seite www.erfolgsfaktorfamilie.de herunterladen.
Mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zum letzten Reiter – den Erklärungen zum
Antrag. Nach dem Durchlesen der Erklärungen bestätigen Sie diese bitte. Danach
können Sie den Antrag absenden.
Nach Absenden des Antrags erhalten Sie eine E-Mail mit dem pdf des Antrags.
Diese Datei drucken Sie bitte aus und senden sie rechtskräftig unterschrieben
zusammen mit den einzureichenden Anlagen per Post an die Servicestelle
Betriebliche Kinderbetreuung, Kronenstraße 6, 10117 Berlin.
Bitte melden Sie sich nach Abschluss der Nutzung jedes Mal aus der Datenbank ab.
Grundsätzlich muss die Antragstellung nicht in einem Durchgang erfolgen. Sie
können jederzeit Zwischenschritte speichern, den Antrag verlassen und zu einem
späteren Zeitpunkt erneut bearbeiten.
Der Antrag gilt erst als gestellt, wenn er rechtskräftig unterschrieben per Post bei der
Servicestelle eingegangen ist.
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Zum weiteren Bearbeiten angelegter Anträge wählen Sie nach dem Login unter
Antragsverfahren nochmals Antragsverfahren aus.
Wählen Sie dort bei Status angelegt, bei Förderinstrument BKB.02 aus und klicken
auf Suchen.
Es werden die angelegten Anträge, die weiter bearbeitet werden können, angezeigt.
Bitte wählen Sie den entsprechenden Antrag aus.
Nach der Auswahl Bearbeiten unter Aktionen und der Bestätigung durch OK
gelangen Sie zum Antrag und können diesen weiter bearbeiten.
Bitte vergessen Sie nicht, jeweils am Ende der Seite die eingegebenen Daten zu
speichern!
Für Fragen zum Programm oder zum Antragsverfahren können Sie sich zu unseren
Sprechzeiten (montags bis freitags von 9.00 Uhr bis 17.00 Uhr) gern an die
Servicestelle Betriebliche Kinderbetreuung wenden: Telefon: 0800 0000 945, E-Mail:
[email protected].
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