別添 神戸市総合窓口設置検討支援業務 仕様書 平成 28 年 3 月 24 日 神戸市 企画調整局情報化推進部 1 別添 Ⅰ．件名 神戸市総合窓口設置検討支援業務 Ⅱ．目的 １．背景・目的 神戸市では従来から，証明発行ワンストップコーナーの設置や住民票等のコンビニ交付など，市 民サービスの向上に取り組んできたが，この度のマイナンバー制度の導入を契機として，さらなる 市民サービスの向上を目指している。 具体的には，住民が区役所において，住民異動等に伴い発生する複数の定型的な申請・届出業務 を，極力複数の窓口に赴くことなく，1 ヶ所の窓口で済ませることができる「総合窓口」を，平成 29 年 1 月を目標に導入する。 導入にあたっては，区役所関係者との打ち合わせ，対象業務の抽出，業務フローの整理，既存窓 口との連携方策，区役所のレイアウト検討など，限られた時間で多岐に亘る論点を整理するととも に，会議の議事録，検討資料，図面等の作成が必要となる。また，効率的かつ効果的な導入準備に ついて，知見に基づいたアドバイスも必要となる。 この度，このような検討作業の支援及び，知見に基づいた準備の進行に関するアドバイスを受託 する事業者を，公募型プロポーザルにて選定する。 ２．神戸市における総合窓口の導入イメージ (1) 転出入・婚姻・出生・死亡など市民のライフイベントによる住民記録の異動に伴って発生する窓 口手続きをなるべく１ヶ所の窓口で行う。 (2) マイナンバー制度導入で，住民記録の入力は即時行う。住民記録以外は，申請書等の受理を行い， 最終的な審査・決定は所管課で行う（入力は総合窓口で行う選択肢もある） 。 (3) 各種制度に関する利用相談など，専門的な法制度の理解・習熟が必要な業務は，各制度所管課の 窓口へと案内する。 （※(1)に該当する手続きも，引き続き制度所管課でも実施） ３．総合窓口導入スケジュール（案） 平成 29 年 1 月，東灘区での総合窓口の開始を想定している。この時点では，転入・転出（区内転 居も含む）に関するワンストップに限定して業務を開始する予定である。 ４．総合窓口対象業務（案） (1) 市民課業務 住民基本台帳，印鑑登録，マイナンバーカード（公的個人認証を含む），就学事務 (2) 国保年金医療課業務 国民健康保険，介護保険，後期高齢者医療保険，国民年金，福祉医療の一 部 (3) こども家庭支援課業務 児童手当 ５．導入準備スケジュール（案） 概ね，下記のスケジュールで導入準備を進める。 2 別添 時期 平成 28 年 4 月 準備工程 対象手続き抽出 総合窓口部署の業務フロー検討 5月 既存窓口との連携・責任分界点の検討 既存業務システムの利用形態検討 6月 レイアウト検討 7月 業務手続工程表作成 レイアウト基本設計作成 8月 業務マニュアルのアウトライン作成，研修計画策定 勤務シフト決定 10 月～12 月 平成 29 年 1 月初旬 レイアウト改修，什器等調達 総合窓口稼働開始 ６．神戸市が行う業務 (1) 区役所，本庁業務所管課関係者との会議の企画，進行 (2) レイアウト改修工事業者その他事業者の選定，指示，施工管理 (3) 総合窓口の運営に必要な什器，帳票類その他備品の調達 (4) 市議会，予算編成，その他神戸市関係者との打ち合わせの企画，進行 (5) 基幹業務システムに関する調整，端末等の調達 (6) 総合窓口に関する方針，対象業務，レイアウトの決定 (7) 総合窓口に従事する者の配置に関すること ７．受託事業者に求めること 総合窓口設置検討支援業務の受託にあたり，受託事業者が有する行政機関の業務プロセス改善及び プロジェクト管理にかかる知識・経験・ノウハウを生かし，平成 29 年 1 月の開設に遅滞なく間に合 うよう着実に準備を進めるとともに，今後，総合窓口対象業務の拡大，もしくは各区への拡大の際の 見本となるような計画的かつ効率的な検討・準備作業となるよう，本市と受託事業者が緊密な情報共 有と連携を図り，協力関係を築くことを求める。 Ⅲ．業務内容 １．受託事業者が行う業務 (1) 区役所における検討会議への同席，会議資料及び議事録作成 2 週間に 1 回，1 回あたり 2 時間程度予定している，区役所における関係職員による総合窓口 導入に向けた検討会議に同席し，議事録を作成するとともに，神戸市職員の指示に基づいて，当 該会議で使用する資料を作成する。 (2) 企画調整局情報化推進部及び市民参画推進局区政振興課との打ち合わせへの同席，議事録作成 1 週間に 1 回，1 回あたり 2 時間程度予定している，企画調整局情報化推進部と市民参画推進 局区政振興課との打ち合わせに同席し，議事録を作成するとともに，受託事業者の経験や知見に 基づいた導入準備のために必要な意見を出す。 (3) 総合窓口レイアウト基本設計図面の作成 3 別添 上記(1)(2)の議論等に基づいて，区役所における総合窓口レイアウトを検討し，改修の発注の基 礎資料となる基本設計図面を作成し，検討結果に応じて修正を行う。 (4) 総合窓口における業務フロー図の作成，修正 上記(1)(2)の議論等に基づいて，区役所における総合窓口を実施する際に，市民の来庁から業務 処理に至る流れを示したフロー図を作成し，検討会議の場などに提出する。さらに検討の結果を 踏まえてこれを修正する。 (5) 総合窓口における業務工程を説明する業務プロセスシートの作成，修正 業務フロー図に基づいて，それぞれの手続きにおける主体（誰が行うのか） ，工程（何を行うの か）を明記したプロセスシートを作成し，検討の場に提出する。様式はこちらで指定する。さら に，検討の結果を踏まえてこれを修正する。 (6) 総合窓口業務マニュアル基礎資料の作成 総合窓口のカウンター並びに事務処理区域で総合窓口業務に従事する職員がどのような手順で 事務を処理するかを説明する業務マニュアルを作成するための基礎資料を作成する。 (7) 上記業務に関する神戸市職員との打ち合わせ 上記(1)～(6)の業務を円滑に実施するために，企画調整局情報化推進部，市民参画推進局区政振 興課，区役所市民課その他関係部署の職員と，市役所本庁舎もしくは区役所で打ち合わせを適宜 行う。 ２．実施体制 (1) 本業務を正確かつ確実に実施するために，実施責任者を特定するとともに，実施担当者を配置 する。実施責任者は，業務プロセス改善もしくはプロジェクト管理の経験を有すること。実施 担当者はこれらの経験を有していることが望ましい。なお，実施責任者と実施担当者は同一で も構わない。 (2) 実施担当者は神戸市と緊密に連絡を取れる状態であるとともに，神戸市役所本庁舎，神戸市が 指定する区役所（1 か所）のいずれにも容易にアクセスできること。 (3) 実施担当者は，業務実施の前に連絡用の携帯電話番号及びメールアドレスを神戸市に報告する こと。 ３．各業務の仕様 (1) 区役所における検討会議への同席，会議資料及び議事録作成 ① 指定する日時に開催される会議に同席し議事録（発言要旨）を作成すること。議事録（要旨） は，紙媒体及びデータで神戸市に提供すること。様式は問わない。 ② 情報化推進部及び区政振興課との協議に基づいて，区役所における会議に使用する資料を作 成すること。資料は紙媒体及びデータで神戸市に提供すること。参加者に配布する資料は，神 戸市で用意する。 (2) 企画調整局情報化推進部及び市民参画推進局区政振興課との打ち合わせへの同席，議事録作成 ① 指定する日時に開催される打ち合わせに出席し，議事要旨をまとめること。要旨は紙媒体及 びデータで神戸市に提供すること。様式は問わない。 ② 打ち合わせに同席した際に，受託事業者の知見に基づいたアドバイスを行うこと。口頭で構 わないが，適宜必要な資料を提出することもできる。 4 別添 (3) 総合窓口レイアウト基本設計図面の作成 ① 区役所における総合窓口のレイアウト図面，もしくはパースを描くこと。作成した資料は紙 媒体及びＰＤＦデータで神戸市に提供すること。 ② 作成した資料を上記(1)(2)での検討に基づいて適宜修正すること。 ③ 上記の作業は第三者に再委託させることもできる。ただし，検討会議へは受託業者が出席す ること。 (4) 総合窓口における業務フロー図の作成，修正 ① 上記(1)(2)の議論等に基づいて，業務処理に至る流れを示したフロー図を作成する。作成した 資料は紙媒体及びデータで提供すること。 ② フロー図の様式や精度について，事前に神戸市担当者と協議すること。 ③ 作成した資料を上記(1)(2)での検討に基づいて適宜修正すること。 (5) 総合窓口における業務工程を説明する業務プロセスシートの作成，修正 ① (4)で作成した業務フロー図に基づいて，業務のプロセスシートを作成し，検討の場に提出す ること。 ② プロセスシートの様式や精度について，事前に神戸市担当者と協議すること。 ③ 作成した資料は紙媒体及びデータで提供すること。 ④ 上記の会議の検討結果を踏まえて，これを修正すること。 (6) 総合窓口業務マニュアル基礎資料の作成 ① 業務フロー図，業務プロセスシートを基に，総合窓口のカウンター並びに事務処理区域で総合 窓口業務に従事する職員がどのような手順で事務を処理するかを説明する業務マニュアルを 作成するための基礎資料を作成すること。 ② 作成にあたっては神戸市職員と十分協議すること。特に資料の様式や業務範囲の程度，資料の 精度については，業務着手前に神戸市担当者と十分に調整すること。 ③ 作成した資料は紙媒体及びデータで提供すること。 (7) 上記業務に関する神戸市職員との打ち合わせ ① 上記(1)～(6)の業務を円滑に実施するために，神戸市の職員と適宜打ち合わせを行うこと。 ② 打ち合わせの要旨を神戸市に速やかに提出すること。様式は指定しない。 ③ 打ち合わせ要旨を，紙媒体及びデータで提供すること。 Ⅳ．その他注意事項 (1) 請負人は，本業務を実施する際に， 同時に自らの行う他の業務を行ってはならない。 (2) 本業務の実施に当たっては，各工程の作業方針及びスケジュールを策定し，神戸市担当者と調整 の上，進めること。また，業務の進捗に応じ，定期的に神戸市担当者に対して報告，調整をするこ と。 (3) 本業務の実施に当たり，各工程において神戸市担当者から立ち会いの要求があった場合には，そ れを受け入れること。 (4) 受注者は，受託業務を一括して第三者に委任し，又は請け負わせてはならない。業務の一部を第 三者に委任し又は請け負わせようとするときは，あらかじめ発注者の承諾を得なければならない。 (5) 業務のうち，会議・打ち合わせに必要な場所は神戸市が提供する。受託事業者の内部作業を行う 場所は受託事業者が確保すること。 5 別添 (6) レイアウト作成に必要な区役所庁舎の図面や，現行の業務実施方法等の資料は神戸市が提供する。 (7) 受託事業者は，自らの知見を十分に活用するとともに，必要に応じて他都市の事例を情報収集し， 活用すること。 (8) 本事業の実施において疑義が生じた場合には，神戸市担当者と協議し，その指示に従うこと。 Ⅴ．業務実施期間 契約締結日から平成 29 年 1 月 31 日（火）まで 6
© Copyright 2024 ExpyDoc
