J-MOTTO 基本設定マニュアル 管理者用 J-MOTTO お客様サポートセンター 0120-70-4515 03-6214-0616（携帯電話・PHS 専用） （9：00AM～6：00PM 土・日・祝休） リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 GW-2016-03-EDT01-11 ■目次 Ⅰ.はじめに・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２ 管理者の皆様へ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２ Ⅱ.J-MOTTO について・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ４ 1. J-MOTTO のサイト構成・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ ４ 2. 初回ログイン方法・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・５ Ⅲ.ユーザー登録からご利用開始まで・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７ 1. グループウェアの基本設定手順・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・７ 2. ユーザー登録の準備・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・８ 3. 組織設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・９ 4. 5. 6. 7. ユーザー登録・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１１ メニュー設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２０ ポータル設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２２ グループウェア使用ディスク容量の管理・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２４ Ⅳ.料金・ユーザー数などのご利用状況の照会方法・・・・・・・・・・・・２５ 1. 会費情報照会・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２６ 2. プラン・お支払周期変更予約・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２７ 3. ディスク容量超過通知設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２７ 4. 会費情報更新通知設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２８ 5. セキュリティ設定・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２８ 6. ログイン履歴・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３２ Ⅴ.スマートフォン版のご利用方法・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３５ Ⅵ.フィーチャーフォン（ガラケー）版のご利用方法・・・・・・・・・・・３６ Ⅶ.外部サービス連携機能・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３８ 1. Google カレンダーとの連携 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３８ 2. iPhone（iCal）との連携 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３８ Ⅷ.ユーザーの削除・変更・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３９ 1. ユーザーの削除・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３９ 2. ユーザー情報の変更・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４１ 3. ユーザーのパスワードを強制変更（パスワードを忘れてしまった場合） ・・・・・・・・・・・・・・・４２ 4. 削除 ID の再利用・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４３ Ⅸ.その他サービスのご紹介・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・４４ 1 Ⅰ.はじめに 管理者の皆様へ このたびは J-MOTTO にご入会いただきありがとうございます。 このマニュアルは、J-MOTTO をご利用開始する際に必要な各種準備作業をご案内したものです。 はじめに、J-MOTTO のサービスの中で様々な権限を持つ管理者権限についてご紹介いたします。 ① J-MOTTO ご入会時に発行するユーザーID「00001」は、申込者様のユーザーID として設定されています。 J-MOTTO ご入会時にお送りした ID パスワード通知メールまたは『ID・パスワード通知書』をご確認ください。 ユーザーID「00001」は、お手続きなどの際に、弊社との窓口になる特別な ID となりますので、 実際に J-MOTTO サービスやグループウェアを管理される方をご登録ください。 （注意事項） ※ユーザーID「00001」は削除することはできません。 ※グループウェア利用開始後、管理者様（ユーザーID「00001」 ）が交代（引継ぎ）される場合、前任者様のデータが そのまま引継がれますのでご注意ください。 ② 管理者には、J-MOTTO 管理者、グループウェアシステム管理者、グループウェア機能管理者の３種類があります。 J-MOTTO 管理者･･･J-MOTTO サイトの[会員情報管理]から各種設定を行うことができるユーザー ・J-MOTTO サービスの利用ユーザーの登録・変更・削除が可能です。 ・J-MOTTO のオプションサービスの申込が可能です。 ・会費情報の照会・お支払方法の変更が可能です。 グループウェアシステム管理者･･･グループウェア全体の運用設定・基本設定を行うことができるユーザー ・グループウェア上でユーザー登録・変更・削除が可能です。 ・グループウェア内の各種設定が可能です。 ・グループウェアディスク使用量の確認が可能です。 グループウェア機能管理者･･･グループウェアの各種機能の設定を行うことができるユーザー ※機能毎に管理者ユーザーを設定することができます。 ・グループウェア内の各種設定が可能です。 2 ユーザーID「00001」には、はじめからこの３種類の管理権限が付与されています。 ユーザーID「00001」からいずれの管理権限も解除することはできません。 また、管理権限を一般ユーザー様に付与し、複数の方を管理者としてご登録いただけます。 この場合、J-MOTTO 管理者、グループウェアシステム管理者、グループウェア機能管理者のいずれかの管理権限を 付与することもできます。 例） ・経理担当者：会費情報の閲覧のため J-MOTTO 管理者権限のみ付与 ・システム担当者：グループウェアシステム管理者権限のみ付与 ・総務担当者：社内情報を配信するためインフォメーションの機能管理者権限のみ付与 3 Ⅱ.J-MOTTO について 1. J-MOTTO のサイト構成 【J-MOTTO トップページ】 ■会員情報管理 ユーザー登録・変更・削除、オプション サービスのお申込み、会費情報について 設定・確認いただけます。 ■サービスログイン J-MOTTO の各種サービスへログインができ ます。画面上部の[会員ログイン]ボタンか らもログイン可能です。 ■サービス別情報 各種オプションサービスについて ご案内しております。 ■お知らせ （最新情報、セミナー情報など） キャンペーン、セミナー、 各種メンテナンス情報など大切な お知らせはこちらで確認いただけます。 4 2. 初回ログイン方法 J-MOTTO に初めてログインをする際に、 『ID・パスワード通知書』に記載されたパスワードを変更する必要がありま す。 ①J-MOTTO サイト（ https://www.j-motto.co.jp/ ）へアクセスし、トップページを開き、トップ画面上部の会員 サービスログインの [会員ログイン]のボタンからログイン画面へ進みます。 【J-MOTTO トップページ画面】 [会員ログイン]ボタンをクリック してください。 [グループウェアログイン]ボタン からもログインできます。 ② 次に、 「会員 ID」、 「ユーザーID」、 「パスワード」を入力します。 【ログイン画面】 『ID・パスワード通知書』に記載された[会員 ID]、 [ユーザーID]、[パスワード]を入力します。 チェックを入れると ID が記憶可能。 全て入力後に[ログイン]ボタンをクリッ クしてください。 5 ③ 次にパスワード変更画面が表示されます。新しいパスワード入力後、[変更]をクリックしてください。 【初回パスワード変更画面】 『ID・パスワード通知書』に記載されたパスワ ード（ログイン時に入力したパスワード）を改 めて入力します。 新しくパスワードを決めて入力します。 ※ 管理者の設定したパスワードポリシーに沿って 設定可能です。 最後に[変更]ボタンをク リックしてください。 [変更]をクリックすることにより、パスワード変更が完了し、グループウェアのトップページへと進みます。 ■管理者向け「重要なお知らせ」配信・通知機能について 重要なシステム変更やサービス内容変更についての情報を、より確実に J-MOTTO 管理者様にお届けするための機能 です。J-MOTTO から配信・通知する情報がございました場合、J-MOTTO 管理者様がログインした直後に自動的に表示 されます。 【管理者向けお知らせ画面】 タイトルまたは[確認]ボタンをクリ ックすると情報が表示されます。 J-MOTTO から管理者様向けにお知らせする情報がある場合、ログイン後に上記のような画面が表示されます。 一度ご確認いただければ、次回ログイン以降は表示されません。 ※本機能による配信・通知を希望されない場合は、管理者メニュー内の［ユーザー情報照会・変更・削除］－ [ユーザー情報変更画面]－[重要なお知らせ通知]より配信・通知の停止の手続きを行うことができます。 6 Ⅲ.ユーザー登録からご利用開始まで 1. グループウェアの基本設定手順 本マニュアルでは、最低限必要な項目をご案内いたしますので、以下の手順を参考に設定を行なってください。 最初に管理者の方がユーザー登録や各種設定を行っていただくことで、社員の皆様が J-MOTTO グループウェアを 簡単にご利用いただけるようになります。 『ID・パスワード通知書』には[会員 ID]と管理者用 ① 『ID・パスワード通知書』到着 [ユーザーID][パスワード]が記載されています。 ◆本マニュアルⅢ章－2（8 ページ） ② ユーザーリストを準備する 各ユーザーの[ユーザーID][パスワード][権限区分]など を決め、リストを作成しておきます。 ◆本マニュアルⅢ章－3（9 ページ） ③ 組織（部署）を設定する 社内の組織（部署）名を登録します。登録した組織は、④ で登録するユーザーと関連づけます。 ◆本マニュアルⅢ章－4（11 ページ） ④ ユーザー登録をする ②で準備したリストをもとにユーザーの登録、詳細情報の 設定を行ないます。 ◆本マニュアルⅢ章－5（20 ページ） ⑤ メニュー（機能）を設定する 使用する機能のみをグループウェア上に表示させるよう に設定することができます。 ◆オンラインマニュアルをご利用ください。 ⑥ 各機能の設定を行なう グループウェアの各機能の設定方法につきましては、オン ラインマニュアルをご参照ください。 7 2. ユーザー登録の準備 グループウェアをご利用いただくためには、ご利用ユーザーの[ユーザーID]、[パスワード]の登録が必要です。あ らかじめ、各ユーザーの[ユーザーID]、[パスワード]などを決めて、以下のような一覧表を準備しておくと便利で す。 【ユーザー登録用一覧表の例】 ① ※ユーザーID、パスワード、ユーザー氏名などは一例です。 ② ③ ④ ⑤ ⑥ ① [ユーザーID]：任意の数字 5 桁をご決定ください。 ※J-MOTTO が発行するユーザーID「00001」は、申込者（初期管理者）のユーザーID として 設定されています。 ② [パスワード]：任意の半角英数混じり 6～12 桁をご決定ください。 （登録後、各自で変更することが可能です） ③ [権限区分]：[管理者]または[一般ユーザー]のいずれかを選択してください。 ※ここでの[管理者]はグループウェアシステム管理者です。 ④ [たのめーる利用権限]：[承認者][申込者][利用不可]のいずれかを選択してください。 ⑤ [代表組織]：代表となる組織（所属部署など）をご決定ください。 ※[代表組織]は、各機能で初期表示されます。 ⑥ [所属組織]：代表組織以外で登録しておくべき組織をご決定ください。 ■ ロール設定 「部長」 「派遣社員」 「経理担当」などの役割や、各組織を縦断して 存在するまとまりを[ロール]としてグループ化することも可能です。 各機能のアクセス権設定やワークフローの承認経路などに利用でき ます。 8 3. 組織設定 社内の組織（部署）名を登録します。組織名は、 『スケジュール』 『伝言・所在』などの機能の中で、画面表示の切 り替えや、登録先を選択する際に使用します。各ユーザーに所属部署名や組織名を登録する場合には、ユーザー登 録、詳細情報を設定する前に、組織を設定しておくことが必要です。 ① グループウェアへログインし、[管理者設定]をクリックします。ログイン方法はⅡ章－2（5 ページ）をご参照 ください。 【グループウェアトップ画面】 グループウェアのトップページから [管理者設定]をクリックします。 ② [管理者設定]の中から、[全組織数]右横の数字をクリックします。 【管理者設定画面】 管理者設定画面より、[全組織数]右横の数字 をクリックします。 9 ③ [組織情報の追加]ボタンをクリックして、組織名を登録してください。 【組織設定画面】 [組織情報の追加]ボタンをクリックしてください。 すでにある組織の階層下に作成する場合は [親組織]を左の組織一覧から選択します。親 組織を設定しない場合は[ルート]を選択しま す。 【組織登録画面】 登録したい組織名を入力してください。 ※ここでは例として「マーケティンググルー プ」と入力します。 [追加]をクリックして登録 完了です。 【作成後の組織一覧画面】 登録した組織名が一覧に表示されます。 ※例として登録した「マーケティンググルー プ」が表示されています。 ■ 組織の階層化 たとえば、 『ソリューション営業部』の中でもさらに組織が 分かれている場合は、以下のように最大 25 階層まで作成 できます 【例】 ソリューション営業部 ・・第一グループ ・・・・カスタマーグループ ・・・・・・A チーム ・・・・・・B チーム ・・・・新規グループ ・・第二グループ 10 4. ユーザー登録 ①J-MOTTO サイトの［会員情報管理］からユーザー登録を行います。 【会員情報管理画面】 J-MOTTO トップページ右上の[会員情報管理]をクリ ックし、 管理者メニューの中から[ユーザー登録]を 選択します。 準備をしておいたユーザー一覧をも 【ユーザー登録画面】 とに、ユーザー情報を登録します。 [ユーザーID]、[パスワード]、[氏 名]、[ユーザーカナ氏名]は入力必須 です。 登録したユーザーへ ID、パスワード をメールで通知する場合は、こちら に[メールアドレス]を入力し、チェ ックボックスにチェックを入れてく ださい。 ※12 ページご参照 [権限区分]、[ユーザー区分]、[た のめーる利用権限]についても入力 必須です。 入力を終えたら[登録する]ボタンを クリックしてください。 11 【ユーザー登録完了確認画面】 引き続きユーザー登録を行なう場合には [追加登録する]をクリックして同様の操 作をしてください。終える場合には[終了 する]をクリックしてください。 【ユーザー登録時の ID・パスワード通知メールサンプル】 ユーザー登録時のメール通知サービス 新規ユーザーを登録する際に、メールアドレスを設 定すると、各ユーザーへ ID、パスワードをメールで 通知するサービスをご利用いただけます。 メールは、グループウェア管理者のメールアドレス が差出人となり、各ユーザーへ送信されます。 ※設定箇所は 11 ページをご参照ください。 12 ■ユーザー一括登録（インポート） CSV ファイルをインポートすることでユーザーの一括登録ができます。また、データはエクスポートもできる ので、データを修正してインポートし直すことで、登録中のユーザーを上書きすることも可能です。新規ユー ザー登録だけでなく、人事異動時期のユーザー情報の一括修正にもご利用いただけます。 【インポート用 CSV ファイルの例】 ① ② ※ユーザーインポート画面からサンプルファイルがダウンロードできます。 ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ 青枠部分は任意です。グループウェア側には反映されません。 グループウェア側の部署名・役職名の設定方法は、 16～18 ページをご参照ください。 ① [ユーザーID] 任意の数字 5 桁をご決定ください。必須 ② [パスワード] 任意の半角英数混じり 6～30 桁をご決定ください。 新規登録・削除復活は必須、一括更新時は「空欄」で元のパスワードが保持されます ※「セキュリティ設定」でパスワードポリシーを変更している場合は、 設定に沿ったパスワードでご決定ください。 ③ [パスワード変更] [あり]または[なし]のいずれかを選択してください。必須 ※初回ログイン時に、パスワード変更画面を表示するか非表示にするか選べます。 ④ [電話・FAX 番号] (数字 2～5 桁)-(数字 1～4 桁)-(数字 4 桁)の形式で記入してください。 ④ [Email アドレス] 権限が J-MOTTO 管理者のユーザーは必須です。 ⑤ [権限] [管理者]または[一般]のいずれかを選択してください。必須 ※ここでの[管理者]は J-MOTTO 管理者です（管理者については 2 ページをご参照ください） 。 ⑥ [利用ステータス] [利用]または[停止]のいずれかを選択してください。必須 【会員情報管理画面】 管理者メニューの中から[ユーザーインポート・エク スポート]を選択します。 13 【ユーザーインポート・エクスポート画面】 [ファイルを選択]からインポート CSV ファイルをア ップロードして、[登録内容確認]をクリックします。 こちらからインポート用のサンプル CSV フ ァイルがダウンロード可能です。 【ユーザーインポート確認画面】 インポート件数や登録ユーザー数が表示されま す。 CSV ファイルの 1 行目がプレビュー表示されます ので、登録内容を確認してください。 確認を終えたら[一括登録実行]ボタンを クリックしてください。 14 【ユーザーインポート完了画面】 インポート結果やエラーの内容を[イン ポート履歴]から確認できます。エラーが あった場合は、インポートファイルを修 正して再度登録してください。 【インポート履歴画面】 [詳細]ボタンからエラーの詳細を確認で きます。 15 ②ユーザーの登録を終えた後、メールアドレスや所属組織などの設定を行いますので、グループウェアに進んでく ださい。 【グループウェアトップ画面】 グループウェアのトップページから [管理者設定]をクリックします。 【管理者設定画面】 [管理者設定]の中から、[全ユーザー数]右 横の数字をクリックしてください。 【管理者設定 ユーザー一覧画面】 ユーザー情報を設定したいユーザー名を クリックしてください。 16 【ユーザー情報変更画面】 ■電子メールアドレス メール通知機能の宛先として 4 箇所まで設定できます。 ※ [プロフィール]にて、各自設定することもできます。 ■ユーザーレベル “一般ユーザー” “システム管理者”から選 択します。 ※初期管理者ユーザー（ユーザーID：00001）の 方は自動的に“システム管理者”となっておりま す。 ■所属組織 [組織選択]をクリックして、所属組織を設定します。 代表組織 ユーザーが所属する組織のうち、代表となるものを選択します。 各機能において初期表示されます。また、組織別に『メニュー設定』を行 なう際の組織として選択されます。 上記の必要項目の入力を終えたら、[変更]ボタン をクリックしてください。 ※[代表組織]や[所属組織]を設定する場合、先に組織を設定しておく必要があります。 組織設定方法は、本マニュアルⅢ章－3（10 ページ）を参照してください。 17 ③ 登録したユーザー情報が一覧表示されます。 【管理者設定 ユーザー管理画面】 [代表組織]として設定 した組織名は、赤で表 示されます。 ■ CSV ファイルを使ったユーザー情報のインポート まず、 「Ⅲ章-4. ユーザー登録（11 ページ）」のユーザー登録を行なってください。 ※ 登録していない場合には、以下の手順でエラーとなりますのでご注意ください。 [ユーザー管理]にユーザー名が反映している状態で[ユーザー情報エクスポート]します。入力すべき項目がそ のままエクスポートされますので、項目にあわせて全てのユーザー情報を入力し、[ユーザー情報インポート] します。ユーザー情報の登録を一件ずつ個別に行なうことなく、一括して行なうことが可能です。 クリックします。 [ユーザー設定]の中から、[ユーザー情報のインポート] をクリックします。 18 ◎一般ユーザーの方は、初回ログイン時に「初回パスワード変更」画面が必ず表示されますので、再設定の上 ログインしてください。 【初回パスワード変更画面】 ユーザー登録時に設定したパ スワードを入力します。 新しくパスワードを決めて入力します。 ※管理者の設定したパスワードポリシーに沿 って設定可能です。 最後に[変更]ボタンをクリ ックしてください。 【初回パスワード変更確認画面】 [次へ]をクリックしてグルー プウェアのトップページへ進 んでください。 19 5. メニュー設定 全てのユーザーに対して、または組織ごとに使用するメニューを絞り込むことができます。使わない機能を非表示 にしておけば、迷わず操作しやすくなります。まず、[管理者設定]の[運用設定]－[メニュー設定]から[desknet’s NEO メニュー設定]をクリックし、機能一覧を表示させてください。 【メニュー設定画面】 「共通メニュー」を選択すると、全ユー ザー共通のメニュー設定となります。 メニュー名をクリックしてください。 ※ここでは例として[タイムカード]を選択します。 【メニュー情報の変更画面】 機能を使用しない場合は[使用しない]を選択し、 [変更]をクリックしてください。 【メニュー設定画面】 [使用しない]と設定した機能は、全員のグ ループウェアのメニュー上から消え、使用で きなくなります。 ※ [タイムカード]は使用不可となります。 20 また、組織単位でメニューを設定していただくこともできます。 【メニュー設定画面－組織別メニュー設定】 組織ごとにメニューを設定する場合は、表示 を切り替えてグループ名を選択してくださ い。 ※ここでは例として『開発部』を選択します。 【グループ別メニュー設定画面】 メニュー名をクリックしてください。 ※ここでも例として[タイムカード]を選択します。 設定方法は前記同様、[使用しない]とします。 【メニュー情報の変更画面】 「使用しない」に設定した機能は、グル ープウェアのメニュー上から消え、その グループでは使用できなくなります。 ※[タイムカード]は、 『開発部』では利用不 可となります。 21 6. ポータル設定 グループウェアのトップ画面「ポータル画面」は、お客様独自のポータル画面に設定を変更することが可能です。 組織ごと、個人のポータル画面を設定することもできます。 ※共通ポータル、組織ポータルはシステム管理者、またはポータルの機能管理者のみ設定可能です。 ポータルデザイン設定をクリック 【ポータルデザイン設定】 してください。 ポータルの設定を終えたら、[変更]をクリックしてください。 ポータルに表示させたいコンテン ツの上でマウスボタンを押したま ま、コンテンツ表示枠に配置しま す。 コンテンツの表示列数と各ポータルコンテンツの幅が選 択できます。 使用したいレイアウトデザインの上でマウスボタンを押 したまま中央のスペースへ移動させます。 22 【ポータルコンテンツ作成】 自由形式の[共有コンテンツ作成]から「ガジェット／ ブログパーツ」や「URL」で独自のコンテンツの作成 ができます。 ポータルデザインは、ユーザーごと個人ポータルを設定することができます。ただし、個人ポータルの設定は 管理者側で[ポータルデザイン設定]－[ポータル設定]より利用を制限することも可能です。 [個人ポータルの作成]：個人ポータルの利用制限が可能。 [個人コンテンツの利用]：新規コンテンツの作成・追加を制限可能。 23 7. グループウェア使用ディスク容量の管理 使用ディスク容量は、[管理者設定]にある［使用ディスク容量集計］にて機能別、ユーザー別に確認が可能です。 ログより[使用ディスク容量集計] をクリックしてください。 【使用ディスク容量集計画面】 ※使用容量は KB 単位で表示されます。 以下機能におけるテキスト情報等のディスク容 量は、「データベースの使用ディスク使用量」 として表示されます。 スケジュール、設備予約、ToDo、伝言・所在、 タイムカード、来訪者管理、議事録、アドレス 帳、購買予約、仮払精算、備品管理、安否確 認、アクセスログ 以下の機能における添付ファイル、画像等のデ ィスク容量は、「ファイルの使用ディスク使用 量」として表示されます。 スケジュール・設備予約、ToDo、ウェブメー ル、ワークフロー、回覧・レポート、インフォ メーション、電子会議室、文書管理、プロジェ クト管理、アンケート、メモパッド、キャビネ ット、利用者名簿、議事録、ネオツイ 初期環境の容量として「データベー ス」で 25MB、 「ネオツイ」の機能で 4MB、 合計 29MB を確保しております。 毎月のお客様のご利用実績には含 めず、料金は請求いたしません。 24 Ⅳ.料金・ユーザー数などのご利用状況の照会方法 会員情報管理のページから料金・ユーザー数などのご利用状況の照会ができます。 3.ディスク容量超過通知設定 4.会費情報更新通知設定 1.会費情報照会 5.セキュリティ設定 2.プラン・お支払周期変更予約 6.ログイン履歴 25 1. 会費情報照会 毎月のご利用料金をご確認いただけます。 請求書は原則として発行しておりませんので、当サイトの[会費情報照会]を印刷して請求書としてご利用ください。 ※当月分のご請求額は、毎月中旬までに確定いたします。 【会費情報照会画面】 [基本情報] お申込みいただいたご契約内容 が表示されます。 [ご利用情報] 現在ご登録のユーザー数や使用 ディスク容量が表示されます。 [請求情報] 請求額や内訳、お引落時期など が表示されます。 また過去に遡って請求履歴を確 認することもできます。 ※左図はサンプル画面のため、料金が表示されていません。 26 2. プラン・お支払周期変更予約 支払い方法を月払いから年払いに変更する場合、年払いから月払いに変更する場合、また年払いユーザー数を変更 する場合は、 ［プラン・お支払周期変更予約］にてご変更いただけます。 【プラン・お支払周期変更予約画面】 【年払いユーザー数を変更する場合】 ご利用総ユーザー数を入力します。 ※20 ユーザー年払いを、50 ユーザー年払いに変更する場合 ［スタンダード（年払い） ］を選択し、 ご利用ユーザー数： 「50」ユーザーと入力します。 3.ディスク容量超過通知設定 グループウェアのディスク容量超過メール通知機能を提供しております。お客様側で設定した容量上限、または使 用率を超過した際に、指定されたメールアドレス宛てに通知されます。 【ディスク容量超過通知設定画面】 お客様の希望する容量上限値、また は基本容量に対する使用率のいずれ かを入力します。 送信先メールアドレスは３つまで登 録できます。 27 4. 会費情報更新通知設定 会費情報照会の内容が更新されたことをお知らせするメールサービスをご用意しております。 ご希望の方は [会費情報照会更新通知設定]よりご登録ください。 【会費情報更新通知サービス画面】 メール送信を希望するアドレスを「送信先メール アドレス」に入力し、[設定]をクリックします。 ログイン中のユーザーのアドレスを自動で設定 する場合は、[送信先メールアドレスに設定]をク リックするだけで登録完了します。 5. セキュリティ設定 パスワードポリシーの設定と、ログイン時の接続元 IP アドレスの設定の範囲指定ができます。 【セキュリティ設定変更画面】 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ① パスワード有効期間 設定したパスワードを使用できる期間（日数）を設定します。 1～180 の間で設定が可能で、未入力で有効期間が無制限になります。 28 ② パスワード有効期間警告 パスワード有効期間が切れる何日前から警告メッセージを表示するか設定します。0～99 の間で設定 が可能で、0 または未入力で警告メッセージは表示されなくなります。警告メッセージは、ログイン 後の「お知らせ」に表示されます。 ③ 同一パスワードへの変更 過去に使用したパスワードの使用を許可するか設定します。[許可しない]を選択することで、④の再 利用禁止回数が設定可能になります。 ④ 再利用禁止 過去何回分のパスワードと同一のパスワードが使用できないか設定します。1～5 回の間で設定が可能 です。 ⑤ 最小文字数 パスワードの最少文字数を設定します。6～30 文字の間で設定が可能です。 ⑥ 組み合わせ文字 パスワードに含めなければいけない文字の種類を設定します。 ⑦ 禁止文字 会員 ID、ユーザーID と同じパスワードを禁止にするか設定します ⑧ アカウントロック ログイン失敗を何回すると、アカウントのロックを行うか設定します。0～99 の間で設定が可能で、0 または未入力でアカウントロック無しになります。 【ログイン時の接続元ＩＰアドレスの制限設定項目】 ① ② ③ ① 「制限する」を選択することで、接続を許可するＩＰアドレスの設定ができます。 ② 「接続を許可するＩＰアドレス」を入力します。 入力後、追加ボタンを押すことで、接続許可ＩＰアドレスの一覧に追加されます。 29 「範囲で入力する」にチェックすることで、範囲指定の入力が可能になります。 ③ 接続許可ＩＰアドレスの一覧に不要なＩＰアドレスが有る場合は、該当のＩＰアドレスにチェックを し、削除ボタンを押して削除してください。 ④ 設定後、[確認] ボタンを押します。確認画面で設定内容に問題がなければ[登録]ボタンを押してくだ さい。 パスワード有効期間警告の表示 【ログイン後のパスワード有効期限お知らせメッセージ】 パスワードポリシーで「パスワード有効期間」 を設定している場合、パスワード有効期間警 告の設定日数に該当するとき、ログイン後の 「お知らせ」にパスワード有効期間切れのメ ッセージが表示されます。 パスワードポリシー設定のアカウントロックで設定した回数以上、ログインに失敗するとそのユーザーのアカウン トは、ログイン時に以下のメッセージが表示されてログインができなくなります。 【アカウントロック画面】 30 アカウントロックは管理者ユーザーが会員情報管理のページから解除することができます。 【アカウントロック解除手順】 J-MOTTO トップページ右上の[会員情報管理]をクリ ックし、 管理者メニューの中から[ユーザー照会・変 更・削除]を選択します。 アカウントがロックされているユーザーには、[アカ ウントロック解除]ボタンが表示されます。アカウン トロックを解除したいユーザーのアカウントロック 解除ボタンを押し、確認画面で[解除する]ボタンを押 してください。 ※アカウントロックされていないユーザーは解除ボ タンが表示されません。 31 6. ログイン履歴 利用者のログイン履歴を検索する機能です。ログイン履歴は、過去３か月間の履歴を確認することができます。各 ユーザーの利用状況確認や、退職者の不正アクセス防止等にお役立ていただけます。 ※「フューチャーフォン（携帯電話） 」については履歴取得の対象外です。 閲覧したいログインの条件を入力して[検索]ボタン を押してください。 【ログイン履歴確認画面】 ※初期条件のまま検索すると、当日分の全ユーザーロ グイン状況が確認できます。 ※各条件は AND 検索です。 ① ② ③ ① ユーザーID ユーザーID で検索を行います。検索は部分一致で行われます。 例： 「001」で検索すると、00001、00101、10001 等が表示されます デフォルトは空欄（全ユーザが検索対象）です。 ② 期間 期間を指定できます。空欄で検索を行った場合は、全ての期間で検索が行われます。開始日または 終了日側の欄を未入力で検索することで、開始日以降の検索や、終了日以前の検索が可能です。デ フォルトでは開始日、終了日ともに当日が設定されています。 ③ ログイン履歴 あり： （期間条件内で）ログインをしたことのある利用者を表示します。 なし： （期間条件内で）ログインをしたことのない利用者を表示します。 デフォルトでは「あり」 、 「なし」どちらにもチェックされています。 32 ログイン履歴の検索結果には、各ユーザーが期間内で最後にログイン情報が表示されます。 ログインを行っていないユーザーは、各ログイン情報が「空欄」になります。 【ログイン履歴検索結果画面】 各ユーザーが最後にロ グインした日時を表示 します 各ユーザーが最後にロ グインしたＩＰアドレ スを表示します 各ユーザーが、指定された期間内に何回ログイン したかを表示します。回数をクリックすることで [ユーザー別ログイン履歴]画面に移動します 検索結果を CSV ファイル で出力します 各ユーザーが最後にログインしたデバイスを表 示します。表示されるデバイスは、ＰＣ、スマー トフォン、タブレットの３種類です ※「ログインデバイス」はログインに利用されたデバイス（機器）を表示します。PC 版グループウェア／スマ ートフォン版グループウェアといった「ログイン先」を示すものではありません。また、ブラウザの情報か ら判定しているため、実際のご利用状況と異なる場合がございます。 33 【ユーザー別ログイン履歴画面】 各ユーザーが期間内にログインした情報が全て 表示されます。 34 Ⅴ.スマートフォン版のご利用方法 スマートフォンからもグループウェアをご利用いただくことができます。ＰＣ版よりもシンプルな操作性で、スマ ートフォンに最適化された専用のインターフェイスをご用意しております。インストール・設定は不要です。標準 機能としてご提供しておりますので、是非ご活用ください。 【スマートフォン版へのアクセス方法】 スマートフォンからグループウェアへログインします。 ※スマートフォンから PC 版へアクセスする際は、[PC 版へログイン]にチェックを入れて、ログインしてください。 ■スマートフォン版からご利用いただける機能（14 機能） スケジュール／設備予約／回覧・レポート／ウェブメール／ワークフロー／アドレス帳／利用者名簿／キャビネット ／伝言・所在／安否確認／ネオツイ／メモパッド／インフォメーション／ToDo 35 Ⅵ.フィーチャーフォン（ガラケー）版のご利用方法 フィーチャーフォン（ガラケー）からもグループウェアの主要機能をご利用いただくことができます。 SoftBank、i-mode、WAP2 対応 EZweb、AIR-EDGE PHONE でお使いいただけます。 QR コード読み取りに対応した携帯電話をお使いの方は、右図の QR コードを ご利用になると、フィーチャーフォン版ログインページへ簡単にアクセス できます。 【スマートフォン版へのアクセス方法】 https://www1.j-motto.co.jp/fw/dfw/m/g にアクセスしてログインします。 会員 ID を入力します 会員 ID を入力します モバイルパスワードを入力します。モバイルパス ワードは J-MOTTO で通常ログインする際にご利用 いただくパスワードとは異なります。 ※モバイルパスワードの設定方法は 34 ページを ご参照ください。 36 モバイルパスワードの設定方法 PC でグループウェアにログインして、画 面右上の[ユーザー名]＞[プロフィール] をクリックします。 [パスワード]、[パスワード(確認用)]欄の両方に任意のモ バイルパスワードを入力して[変更]ボタンを押してくだ さい。 ※設定後、再度プロフィールページを開いた際にセキュリ ティ上の観点から空欄で表示されますが、ご入力された内 容は正しく保存されますのでご安心ください。 ■フィーチャーフォン版からご利用いただける機能（7 機能） スケジュール／設備予約／タイムカード／ウェブメール／アドレス帳／利用者名簿／個人設定 37 Ⅶ.外部サービス連携機能 1. Google カレンダーとの連携 Google カレンダーのデータを、J-MOTTO スケジュール機能に取り込むことができます。仕事（J-MOTTO）とは別にプ ライベート（Google）の予定を管理している場合、J-MOTTO 上で参照できるようになります。 ご利⽤いただくにあ たり、まず管理者ユーザーが「Google クライアント ID」と「クライアントシークレット」を取得し、グループウ ェアに設定する必要があります。詳しくは J-MOTTO サイト上の「Google カレンダー連携マニュアル」をご参照くだ さい。＜https://www.j-motto.co.jp/00000000/faq/man-groupware/＞ 【一般ユーザーのご利用設定】 スケジュール「個人月間」の人マークをクリックすると、 Google アカウントログイン画面が表示されます。メール アドレス、パスワードを入力してログインし、カレンダー 取り込みの承認をしますと、Google カレンダー上の情報が グループウェアに取り込まれます。 ※データ連携は Google→J-MOTTO への一方向です。J-MOTTO→Google へのデータ連携は行えません。 ※連携された予定内容を J-MOTTO 上で編集、削除することはできません。参照（照会）のみ可能です。 2. iPhone（iCal）との連携 J-MOTTO スケジュールのデータを、iPhone のカレンダー（iCalendar 形式）に取り込むことができます。iPhone が 定期的に J-MOTTO の iCalendar データの照会を行うため、ブラウザで J-MOTTO にログインしなくてもスケジュール をすぐに確認することができます。ご利用いただくにあたり、グループウェアと iPhone の設定がそれぞれ必要で す。詳しくは J-MOTTO サイト上の「グループウェア操作マニュアル（スケジュール）」10～12 ページをご参照くだ さい。＜https://www.j-motto.co.jp/00000000/faq/man-groupware/pdf/schedule_manual01.pdf＞ ※データ連携は J-MOTTO→iPhone への一方向です。iPhone→J-MOTTO へのデータ連携は行えません。 ※連携された予定内容を iPhone 上で編集、削除することはできません。参照（照会）のみ可能です。 38 Ⅷ.ユーザーの削除・変更 1. ユーザーの削除 異動や退職などによってグループウェアを利用しなくなる場合には、ユーザー情報を削除します。ユーザー情報を 削除する場合、J-MOTTO サイトの[ユーザー照会・変更・削除]とグループウェアの[管理者設定]の 2 ヶ所で削除し てください。 ※J-MOTTO 側（ユーザーID）とグループウェア側（ユーザーのデータ）どちらかのみを残しておくことも可能です。 残したユーザーID、データ（ディスク容量）はご利用料金に含まれますので、ご注意ください。 ■J-MOTTO 側：J-MOTTO サイトの［ユーザー照会・変更・削除］から削除 【会員情報管理画面】 [会員情報管理]の管理者メニューよ り、[ユーザー照会・変更・削除]をク リックします。 【ユーザー情報照会・変更・削除画面】 [削除]をクリックします。 39 【ユーザー削除画面】 このユーザーID を削除してよいか、 再度確認をした上で、[削除]をクリ ックしてください。 ■グループウェア側：グループウェアの管理者設定［ユーザー設定］から削除 グループウェア上でユーザーを削除すると、削除と同時にそのユーザーが保持するスケジュール、タイムカード、 伝言・所在、仮払精算、メモパッド、キャビネット、ウェブメールのデータが完全に削除されます。削除後のデー タ復旧はできません。また、グループウェア上で削除したユーザーが作成・登録したインフォメーション、設備予 約等の他のデータは、登録者名が「ユーザー名（削除されました）」と表示されます。 【ユーザー管理画面】 削除したいユーザーにチェックを入れ て、[登録ユーザーの削除]をクリック してください。 【ユーザー削除確認画面】 削除をしてよければ、[はい]をクリッ クしてください。 40 2. ユーザー情報の変更 登録されているユーザー情報を変える場合、J-MOTTO サイトの[ユーザー情報照会・変更・削除]とグループウェア の[管理者設定]との 2 ヶ所で変更していただきます。 ■J-MOTTO 側：J-MOTTO サイトの[会員情報管理]－［ユーザー照会・変更・削除］から変更 【ユーザー情報照会・変更・削除画面】 [変更]ボタンをクリックし ます。 【ユーザー情報変更画面】 各項目へ新しい情報を入力した 後、[変更する]ボタンをクリッ クしてください。 41 ■グループウェア側：グループウェアの管理者設定［ユーザー設定］から変更 【ユーザー管理画面】 変更したいユーザー名をクリック してください。 【ユーザー情報変更画面】 「氏名」や「フリガナ」など新しいユーザーの 情報を入力して変更してください。 3. ユーザーのパスワードを強制変更（パスワードを忘れてしまった場合） 各ユーザーのパスワードは J-MOTTO でも知ることはできません。そのため、パスワードが分からなくなったユーザ ーがいる場合は、J-MOTTO 管理者の方で再設定（強制変更）をしていただく必要があります。 「新パスワード」に、新しいパスワードを 入力し、[変更する]ボタンをクリックし てください。 42 4. 削除 ID の再利用 会員情報管理の[ユーザー照会・変更・削除]にて、削除したユーザーID を再利用することができます。 ※本機能は誤って削除したグループウェアの「データ」を復旧するものではありません。 ※グループウェア側のユーザー削除をおこなっていない（ログインのみ不可のユーザーが存在する）場合、 本機能によりログインできるようになることで、以前のユーザーデータを引き継いで利用可能です。 ■J-MOTTO 側：J-MOTTO サイトの[会員情報管理]－［ユーザー照会・変更・削除］から再利用 【ユーザー情報照会・変更・削除画面】 「削除済みユーザーも含めて表示す る」を選択し、 ［削除 ID 再利用］ボタ ンをクリックします。ユーザー登録画 面で各項目を入力し、 ［登録する］ボタ ンをクリックします。 43 Ⅸ.その他サービスのご紹介 1. グループウェアのマニュアルについて J-MOTTO のサイト上にオンラインマニュアルをご用意しておりますので、こちらをご活用ください。 【グループウェアオンラインマニュアル】 https://www.j-motto.co.jp/00000000/faq/man-groupware/manual/help/ja_JP/ 2. 稼働情報サイトについて 万一 J-MOTTO にて何らかの障害が起きた場合など、詳細情報をリアルタイムでお伝えしております。 グループウェアが立ち上がらない、レスポンスが悪いなどの不具合を感じられた際に、サポートセンターへお問い 合わせいただく前にご確認ください。 【J-MOTTO 稼働情報サイト】 http://www.j-motto.support/ ※J-MOTTO サイトトップページ右下の[メンテナンス・稼動情報はこちら]からもアクセスできます。 3. ユーザーサポートについて J-MOTTO お客様サポートセンターでは、システム管理者の方だけではなく、J-MOTTO ご利用の皆様からのお問い合わ せを承っております。グループウェアのご利用方法や操作方法でご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合 わせください。 【J-MOTTO お客様サポートセンター】 ＴＥＬ ：０１２０－７０－４５１５ （通話料無料） ＴＥＬ ：０３－６２１４－０６１６ （携帯電話・PHS 専用ダイヤル） ※いずれも平日９時～１８時まで受付 ＭＡＩＬ：[email protected] 4. グループウェア無料セミナー 毎月、東京・大阪にてグループウェアのセミナーを開催しております。 セミナーでは、グループウェアの基本設定・操作方法のご案内をいたします。 詳しくは J-MOTTO サイトをご覧ください。 【J-MOTTO グループウェアセミナーのご案内】 https://www.j-motto.co.jp/00000000/seminar/ 本マニュアルに掲載されている内容については適宜更新する場合がございます。予めご了承ください。 44 グループウェアの利用方法、操作方法など、ご不明な点はお電話にてお問合せください。 J-MOTTO お客様サポートセンター 0120-70-4515 03-6214-0616（携帯電話・PHS 専用） （9：00AM～6：00PM 土・日・祝休） 45
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