このシステムは、官公署や企業、そして各種団体

このシステムは、官公署や企業、そして各種団体、組織で起こりうる、あらゆる不
正、不法行為を未然に防ぐことを第一に考え、自浄作用を働かせることによって、
事態の深刻化を防止することを目的としています。
組織を守り、個人を守る「Web 通報システム」の概要
●本システムは、窓口をインターネットのサーバー上に開設し、通報者は携帯電話や
パソコンから、通報者が自由に決めた「ホットライン名」（ペンネームの様なもの）
と「パスワード」を入力して、ログインしたのち、管理者と専用サーバー上でやり
取りを行います。
●「ホットライン名」「パスワード」の登録時に、個人情報の提示は不要です。
●秘匿性を重視し、通報者は匿名で利用でき、第三者に見られない“個室”の形を採
用しました。
●通報者個人は特定されず匿名のまま対話ができ、管理者から通報に対する質問を書
き込むことができます。
●通報者は通報する際に、証拠写真などの画像が添付できます。
●緊急性の高い事案（要対策事案）は、早急に対応しなければならない点を重視して
管理者が見る画面に、客観的に深刻度を判断しやすいように基準を明示しました
●要対策事案に該当すれば、サーバーシステムを通じて責任者にも自動通報され管理
者と共に素早い対応を促す様になっています。
※その際、日本ＳＰサービスから、適切な対応に向けてのアドバイスを受けることが
できます。
Web 通報システムの概要（イメージ図）
パソコンやスマホなど、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも通報可
能です。
組織を守り、個人を守る「Web 通報システム」の特長
匿名通報が可能なので、通報者の不安が軽減され、通報し易くなります。
通報内容は、当事者と担当者しか閲覧できないので、悪意のある書込みの発生を
防止できます。
従来の匿名による手紙、ファックスなどによる通報は、一方的なものであり、受
付担当者による質問や、意志の伝達は不可能でした。
一方、電話やメールによる通報は、通報者が特定されてしまうことから、通報を
躊躇させる要因になっていました。
本システムは、この点を考慮し、秘匿性を担保しながら、双方向の対話を可能に
しました。
画像データは、情報伝達において、重要な位置を占めています。
文書での書き込みだけでなく、画像データも添付できることにより、情報の正確
性や、証拠能力を高めることができます。
組織運営に支障のあるネガティブな書き込みを一掃したいという観点から、「誹
謗中傷」
「悪質」
「なりすまし」などの通報がなされた場合、管理者は、通報内容
を削除できます。
その場合も、削除記録は、別に保管され、閲覧は可能です。
当社独自の分類方法により、プルダウンメニューで「カテゴリー」
「通報者区分」
「当事者区分」「状態区分」を設けて、データベース化を図り、様々な分類資料
に活用できるシステムを構築しました。
通報内容の対応区分を危機管理の観点から、当社独自の分類法により、
初期対応（黄色）、要対策事案（赤）、経過観察（緑）に色分けして表示します。
担当者は、通報のやりとりの中で、客観的な分類基準に従い、通報内容がどのレ
ベルにあるかを判断できます。
判断基準を、「大区分」「中区分」「詳細区分」の３つに細分化しました。
詳細区分は、中区分のうち緊急な対応が必要とされる「要対策事案」を設け、緊
急な案件に客観的な判断ができるようにしました。
「要対策事案」に該当した時点で、導入先から要請があれば、当社のスタッフが、
事案解決に向けて、素早く適切に対応します。
※通報内容に法的問題が認められた場合にも、弊社と提携する弁護士事務所も
含めて、適切なアドバイスをおこないます。
■ビジネスホットラインと他の通報手段との比較
電話：
声で、だれかわかってしまう恐れがある。
手紙、ＦＡＸ：
匿名での通報は可能である。
一方通行で、受けた側では、返事のしようがないので、事実確認や詳細な情報がもらえない。
メール：
匿名での通報ができて、双方向のやり取りは可能である。
メールアドレスも任意に決めることができるので、直接、本名が表にでることはない。
ただ、初期の登録には、本名や生年月日など、個人情報の開示が必要であり、メールアドレ
スを設定した携帯電話やパソコンは、特定の個人の持ち物である。
最近では、緊急連絡用に、各自のメールアドレスが登録されていたり、友人、知人とのやり
取りに使っていたりするので、万一、メールアドレスを公開された場合、本人が特定されて
しまう恐れがある。
匿名内部通報システム（ビジネスホットライン）：
通報者が自由に決めた「ホットライン名」（ペンネームの様なもの）と「パスワード」で、
管理者と双方向のやり取りを行う。
「ホットライン名」
「パスワード」の登録時に、個人情報の提示は不要である。
このシステムは、ツイッターや２チャンネルといったソーシャルネットワークシステムの様
に不特定多数が自由に書込みをするものではない。
〇〇中学校の関係者、〇〇高校の関係者、○○市役所職員、などといった、限られたコミュ
ニティの中の人物が、その組織内のことについて、管理者に通報できるシステムである。
※「ホットライン名」では、個人を特定できないということに意味がある。
これは、管理者が、決して通報者（犯人）探しをしないという意思表示である。
そのことが、通報者に、
『自分が特定されることは無い』という安心感を与える。
通報者が、一番恐れるのは、自分が通報したことを、周りに知られることである。
皆、後が怖いから、通報できないでいるのである。
限られたコミュニティの中で運用するから、特に、通報者が特定されないことが重要であり、
その視点を見落としていることが、現行の様々な対策が機能していない大きな要因である。
匿名の通報では、砂浜で一粒の砂を探すようなものではないかと質問してきた人もいたが、
これも、まったくの見当違いである。
「通報者を特定しないと、話の信憑性が無い」と考えること自体、危機管理に対する認識が
間違っているのである。
『だれが通報したか』ということは重要ではない、重要なのは、
『今、起こっている事実を知
る』ことである。
開発元・お問合せ
日本ＳＰサービス株式会社
〒892-0816 鹿児島市山下町 12 番 17 号３Ｆ
TEL(099)222-3640 FAX(099)239-0106
http://www.sp-service.jp [email protected]

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