スクールホットラインシステム

「ビジネスホットライン」
組織を守り、個人を守る「ウェブ通報システム」
特許出願中 No2013-150512
日本SPサービス株式会社
「ビジネスホットライン」の活用について①
どうやって情報を受け取るか
日本ＳＰサービスは、長年の企業の危機管理、特に「内部通報」システム構築の経験から「だ
れが通報を受けるか」ではなく「どうやって通報を受けるか」が重要であると考え「通報システ
ム」として、「ビジネスホットライン」を開発しました。
被害に遭う人の多くは、面と向かって相談できない“コミニュケーション弱者”です。
相談できないからこそ、最悪の事態になるまで、だれも気が付かないのです。
● “コミニュケーション弱者”の立場を理解し、匿名で通報出来て、匿名で対話ができる。
※ だれにもばれないという安心感、話を聞いてくれる人が居るという安堵感が必要です。
● 通報というと、告げ口をするような、後ろめたさを感じて、行動を起こせない人がいます。
「とにかく、何でもいいから話して下さい」という聴き手の態度が、行動する勇気を与えること
に繋がります。
●弁護士や警察官を窓口に据えて、「相談できる場所がある」ことを、広く伝えることも重要で
すが、潜在化している重要案件の、早期発見の為には、相談・通報しやすいシステムの構
築こそが、急務だと考えます。
管理者のスキルアップ
「ビジネスホットライン」の「要対策事案」を示す内容は、長年の危機管理コンサルティングの
集大成といえる内容です。
弊社のセミナーで、各企業の担当者を個別に指導するスキルが詰まっています。
導入先の要請により、担当者のスキルアップの指導をおこなっています。
当事者から話を聞き出す、聞き出した内容から重要度を判別する、そういったスキルが、身に
付き、危機管理責任者として、現場で指導できる人材の育成にも貢献できるものと思っており
ます。
「ビジネスホットライン」の活用について②
組織全体の危機管理スキルアップ
組織内では、セクハラ、パワハラ等の問題のみでなく、様々な危機管理が必要です。
反社会勢力によるいやがらせ、ヘービークレーマーなどへの対応、問題発生時のマスコミ対応
など、一般企業以上に危機管理への備えが求められています。
弊社のシステムは、手段であり、目的ではないのです。
「ビジネスホットライン」を導入いただいた組織に対しては、定期的にセミナーで、担当者をサポ
ートして、危機管理全般に対するスキルアップを図っています。
不正、不法行為等の問題に対する対応は、官公署や企業、そして各種団体、組織等における
危機管理体制確立の入口にすぎません。
日本ＳＰサービスは、現実に問題が発生した時に、適切な初期対応ができる人材の育成、素
早いサポート体制の確立を目的として、官公署や企業、そして各種団体、組織等のプロテクシ
ョンのお手伝いをさせていただいております。
クレーム対応を任される担当者は、孤独感、責任感、恐怖心などという心理的ストレスにさらさ
れます。
いざという時のバックアップがあるという安心感は、担当者に冷静な対応を取らせる要因にも
なっています。
ビジネスホットラインを受け付ける官公署や企業、そして各種団体、組織等の担当者も、安心
してシステムの運用が図れます。
「ビジネスホットライン」の概要（イメージ図）
※ 通報者は、〇〇中学校の関係者、〇〇高校の関係者、○○市役所職員、〇〇株式会社社員
などの、限られたコミュニティの中の人物です。（アクセスＩＤ、パスワードを組織内だけで公開）
ＳＮＳ（ツイッターや２チャンネル等のソーシャルネットワークシステム）の様に、不特定多数の
人物が自由に書込みをしたり、自由に閲覧したりできるものではありません。
「ビジネスホットライン」の概要
本システムは、窓口をインターネットのサーバー上に開設し、在職者は携帯電話や
パソコンから、通報者が自由に決めた「ホットライン名」（ペンネームの様なもの）と
「パスワード」を入力して、ログインしたのち、管理者と専用サーバー上でやり取りを
行います。
秘匿性を重視し、通報者は匿名で利用でき、第三者に見られない“個室”の形を採
用しました。
通報者個人は特定されず匿名のまま対話ができ、管理者は、通報に対する質問を
書き込むことができます。
通報者は通報する際に、証拠写真などの画像が添付できます。
緊急性の高い事案（要対策事案）は、早急に対応しなければならない点を重視して
管理者が見る画面に、客観的に深刻度を判断しやすいように基準を明示しました
要対策事案に該当すれば、サーバーシステムを通じて、組織の責任者等にも通報さ
れるようになっています。
導入先からの要請があれば、日本ＳＰサービスにも自動通報される設定が可能であ
り、日本ＳＰサービスからの適切なアドバイスを受けることができます。
「ビジネスホットライン」の８つの特長 1～４
１、秘匿性
匿名通報が可能なので、通報者の不安が軽減され、通報し易くなります。
通報内容は、当事者と管理者しか閲覧できないので、悪意のある書込みの発生を防止できます。
２、双方向性
従来の匿名による手紙、ファックスなどによる通報は、一方的なものであり、管理者による質問や、
意志の伝達は不可能でした。
一方、電話やメールによる通報は、通報者が特定されてしまうことから、通報を躊躇させる要因に
なっていました。
本システムは、この点を考慮し、秘匿性を担保しながら、双方向の対話を可能にしました。
３、画像データの添付機能
画像データは、情報伝達において、重要な位置を占めています。
文書での書き込みだけでなく、画像データも添付できることにより、情報の正確性や、
証拠能力を高めることができます。
４、削除権限
組織運営に支障のあるネガティブな書き込み（通報）を一掃したいという観点から、
「誹謗中傷」「悪質」「なりすまし」などの通報がなされた場合、管理者に付与された
「削除権限」に基づき、通報内容を削除することができます。
「ビジネスホットライン」の８つの特長５～７
５、情報のデータ化
当社独自の分類方法により、プルダウンメニューで、
「通報カテゴリ」「通報者区分」「当事者区分」「状態区分」
を設けてデータベース化を図り、様々な分析資料に活用できるシステムを構築し
ました。
６、事案の軽重を、重要度に応じて分類
通報内容の対応区分を危機管理の観点から、当社独自の分類方法により、
通報・相談を「初期対応」…イエロー
「経過観察」…グリーン
「要対策事案」…レッド
に区分しました。
管理者は、通報者とのやりとりの中で客観的な基準分類に従い、通報内容がど
のレベルに該当するかを判断できます。
７、判断基準の明確化
判断基準を「大区分」「中区分」「詳細区分」の３つに細分化しました。
大区分は、セクハラ、パワハラなどの項目、
中区分は、大区分をさらに態様別に細分化した項目、
詳細区分は、中区分のうち緊急的な対応が必要とされる「要対策事案」項目を
設け、客観的な判断ができるようにしました。
「ビジネスホットライン」の８つの特長８
８、「要対策事案」に該当した場合のすばやい対応
通報者と管理者とのウェブ上のやりとりの中で、管理者画面のサイドバーに表示された
詳細メニューの何れかの項目に該当した事案は、詳細メニューの該当項目をチェック
すると、画面の表示が、『初期対応』から『要対策事案』に変わります。
『要対策事案』に画面表示が変わった時点で、組織の責任者にもウェブを通じて自動的に
通報がなされます。
※ 弊社に通報される仕様になっている場合、弊社は自動通報を受けると直ちに、事案解
決に向けたサポート態勢に入ります。
※ 通報内容に法的問題が認めれられた場合は、弊社と提携する下記の弁護士も含めて適切
なアドバイスを行います。
弁護士法人西村法律事務所（代表西村徹弁護士）
本多弁護士事務所（代表本多弘毅弁護士）
山口・本間法律事務所（代表山口大観弁護士）
特長の説明
１、秘匿性
通報者には、新規登録時に独自
の「ホットライン名」（ペンネームの
様なもの）と「パスワード」を設定し
ていただきます。
次回からは、設定した「ホットライ
ン名」と「パスワード」で通報画面
を開きます。
「ホットライン名」と「パスワード」は、
通報案件毎に設定していただきま
す。
「パスワード」は、管理者側でも知
ることができないので、忘れない
ようにして下さい。
特長の説明
２、双方向性(通報者側の画面）
３、画像データの添付
通報者の書込み
管理者の返事
画像の添付
通報者は、通報内容、管理者からの返事などが、一目で確認できます。
管理者は、双方向の対話によって、より詳しく、内容を知ることができます。
通報者、管理者共に、写真、図などの画像を張り付けることができるように
なっています。
特徴の説明
２、双方向性（管理者側の画面）
４、削除権限
管理者画面には、全ての通報が、一覧表示されます。
表示されるのは、一番新しい通報です。
通報の中から、一つの通報を選んで、詳細を見たり、返事を書き込んだり
します。データの削除もここで行います。
特長の説明
６、事案の軽重の分類
７、判断基準の明確化
１／3
大区分
【違法行為】【セクシャルハラスメント】【パワーハラスメント】
【職員による不正行為】
中区分
【セクシャルハラスメント】に対して・・２区分
【パワーハラスメント】に対して・・６区分など
大区分に対して、合計１５項目の中区分を設けてあります
詳細区分
さらに中区分に対して、詳細区分を設けてあります。
例えば大区分【セクシャルハラスメント】に対して
中区分・・『対価型セクハラ』
詳細区分 ○刑法の規定に抵触・・・・・・・・・・・・・・・・・・
○民事上、被害者の人格を侵害・・・・・・・・・
○被害者に精神的障害・・・・・・・・・・・・・
それぞれの詳細区分には、弊社独自の判定基準が設けてあり、
早急な対策がとれるシステムになっています。
特長の説明
６、事案の軽重の分類
７、判断基準の明確化
2／ 3
通報を受けた管理者が、カテゴリー「パワーハラスメント」と判
定すると、サイドバーに「パワハラ」の分類が表示されます
特長の説明
６、事案の軽重の分類
７、判断基準の明確化
3／ 3
詳細メニューの該当する項目をチェックすると、
『初期対応』から『要対策事案』に表示が変わり、
管理者に早急な対応を促します
システムの秘匿性について
内部通報については、その秘匿性を特に重視する必要があります。
日本ＳＰサービスでは、長年の一般企業での経験を生かして、ビジ
ネスホットラインのセキュリティシステムを構築しました。
弊社管理上のサーバーにて、ご利用していただきます。
（管理者側からの、情報漏洩リスクの軽減）
サーバー上にも、セキュリティソフトにて不法侵入防止をしております。
（サーバー上のデータも暗号化されています）
ご契約毎に、弊社が指定したIDとパスワードを設定し、部外者の侵入を防止
します。
（管理者の画面で、管理者パスワードを独自に設定していただきますので、
管理画面の確認は、管理者しかできないことになります。）
2重のセキュリティを設けています。
●組織毎の、ＩＤ・パスワードで関係者以外の書込みを防止。
●通報者が個別に設定するホットライン名・パスワードで内容を保護。
ビジネスホットラインと他の通報手段との比較
電話：声で、だれかわかってしまう恐れがあります。
手紙、ＦＡＸ：匿名での通報は可能です。
一方通行で、受けた側では、返事のしようがないので、事実確認や詳細な情報がもらえないという
デメリットがあります。
メール：匿名での通報ができて、双方向のやり取りは可能です。
メールアドレスも任意に決めることができるので、直接、本名が表にでることはありません。
ただ、初期の登録には、本名や生年月日など、個人情報の開示が必要であり、メールアドレスを
設定した携帯電話やパソコンは、特定の個人の持ち物である場合がほとんどです。
最近では、緊急連絡用に、各自のメールアドレスが登録されていたり、友人、知人とのやり取りに
使っていたりするので、万一、メールアドレスを公開された場合、本人が特定されてしまう恐れが
あります。
匿名内部通報システム（ビジネスホットライン）：
通報者が自由に決めた「ホットライン名」（ペンネームの様なもの）と「パスワード」で、管理者と双
方向のやり取りを行います。
「ホットライン名」「パスワード」の登録時に、個人情報の提示は不要です。
このシステムは、ツイッターや２チャンネルといったＳＮＳ（ソーシャルネットワークシステム）の様に
不特定多数が自由に書込みをするものではありません。
〇〇中学校の関係者、〇〇高校の関係者、○○市役所職員、〇〇株式会社社員などといった、
限られたコミュニティの中の人物が、その組織内のことについて、管理者に通報するシステムです
なぜ今「ビジネスホットライン」が必要なのか１／２
ビジネスホットラインにおいて、「ホットライン名」では、個人を特定できないということに意味
があります。
これは、管理者が、決して通報者（犯人）探しをしないという意思表示です。
そのことが、通報者に、『自分が特定されることは無い』という安心感を与えます。
通報者が、一番恐れるのは、自分が通報したことを、周りに知られることでなのです。
皆、後が怖いから、通報できないでいるのです。
限られたコミュニティの中で運用するから、特に、通報者が特定されないことが重要であり、
その視点を見落としていることが、現行の様々な対策が機能していない大きな要因です。
■通報者が特定されないことによる悪意の書込みに忙殺されるのではないか。
という疑念を抱く方も多くおられましたが、実祭の導入現場において、そのような事例はほ
とんどありませんでした。
原因は、ツイッターや２チャンネルといったＳＮＳ（ソーシャルネットワークシステム）と違って、
個室のやり取りのシステムなので、第三者に内容が広がらないことです。
通報者本人と管理者が外に漏らさないかぎり、通報されているという事実すら他人が知る
ことは出来ないのです。
相手が困ることを楽しんでいる連中、いわゆる愉快犯にとっては、個室でだれにも知られ
ずに、管理者とやり取りするシステムは、何の面白みもないのです。
なぜ今「ビジネスホットライン」が必要なのか２／２
■匿名の通報では、砂浜で一粒の砂を探すようなものではないか
と質問してきた人もいましたが、これも、まったくの見当違いです。
そもそも、「通報者を特定しないと、話の信憑性が無い」と考えること自体、危機管理に対
する認識が間違っているのです。
『だれが通報したか』ということは重要ではない、重要なのは、『今、起こっている事実を
知る』ことなのです。
■お互いを、見守ることになる「見られている緊張感」
「見られている緊張感」をいかに現実の組織に取り入れるか。
そのことが、不正の発生を可能な限り減少させる鍵になると考え、たどり着いたのが、弊社
の開発した『匿名内部通報システム』ビジネスホットラインです。
監視社会のように、お互いを見張っているのではありません、楽しい社会生活が送れるよ
うに、お互いに、見守っているのです。
「見られている緊張感」は、言い換えれば、不正を犯す「機会」を与えないことにつながってい
ます。
未然防止は、本当の意味での人助け、ひいては組織防衛につながっているのです。

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