な 第 1 回目 10:00～12:00 第 2 回目 14:00～16:00 で し こ 5 13 火 株式会社 東洋 ★目次★ Excel の概要 ...........................................................3 Lesson１ 表計算（見積書作成） ...............................4 １.表示形式 ............................................................................................................................................. 4 ２.セル内の配置...................................................................................................................................... 5 ３.オートフィル...................................................................................................................................... 5 ３.基本的な数式の入力 ........................................................................................................................... 6 ４.関数 .................................................................................................................................................... 7 Lesson2 グラフ（予算比較実績） .............................9 1.条件付き書式 ....................................................................................................................................... 9 ２.グラフ作成 ....................................................................................................................................... 10 2 Excel の概要 Excel は Microsoft 社が提供している Microsoft office と呼ばれるソフトの１つで表計算からグラフ作成、 データ管理まで様々な機能を兼ねそろえています。1 つのブックに多数のシートを作成できるため、多 数の関連情報をまとめて管理しやすく、業務でもよく利用されます。 表計算 複雑な計算の処理が出来るだけでなく、様々な編集 機能で見栄えのする表が簡単に作成できます。項目 名に色を付けたり、タイトルを目立たせたり、見や すくメリハリがある表が簡単に作成できると仕事効 率もアップしますね。 グラフの作成 元データを見ただけでは売り上げの変化や業績の良 い部分がわかりにくくありませんか？グラフを使う と、データを視覚的にわかりやすく表示しますので、 容易にデータを比較したり傾向を把握したりできま す。 データの管理 目的に応じて表のデータを並べ替えたり、必要 なデータだけを取り出したりすることができ ます。顧客台帳や住所録など、大量のデータを 管理するときに非常に便利です。 ★参考★ Excel Word PowerPoint 表計算や集計、データに基づいたグラフ作成に適したツール 画面に表示されたとおり忠実に印刷されない（セルの文字がかけてしまう場合がある。） 文書作成に適したツール（特に論文などの長文作成が得意） 画面に表示されたとおりに忠実に印刷される プレゼンテーション資料作成に適したツール スライド単位で自由に文字や図形などの配置が可能 3 Lesson１ 表計算（見積書作成） 下図のようなフォーマットの見積書を作成しないといけない場合、皆様ならどのように作成されます か？方法としてはたくさんあると思います。今回の講習では効率よく体裁の良い作成方法をご紹介して いきます。 【完成図】 １.表示形式 エクセルではセルの値は同じでも表示形式を変えることで様々な表示をすることができます。 表示形式ではデータの値そのものを変えることは出来ず、あくまでも表示の仕方が変わるだけです。 表示形式には 標準、数値、通貨、会計、日付、時刻、 パーセンテ－ジ、分数、指数、文字列、その他、 ユーザー定義 があります 通貨スタイル 3000→¥3,000 日付スタイル 2014/6/1→2014 年 6 月 1 日 ユーザー定義（文字列） 設定方法 [ホーム]タブ→[数値]グループにある 目的に応じたボタンを使用します。 4 ＠”御中” 東洋→東洋 御中 ※詳細設定を行うなら をクリックします。 ２.セル内の配置 エクセルではセルに文字を入力すると、 セルの四角い箱の中で垂直方向（縦方向）中央に配置されています。 一見、真ん中に収まっているように見えますが… 設定方法 セルの幅を広げてみると左に寄っています。 文字のセル内での配置を変更したい場合は [ホーム]タブ→[配置]グループのボタンを使用してください。設定されている時は、 オレンジ色になっています。 ３.オートフィル 連番の設定をしたい場合はオートフィルの機能を利用します。 オートフィルとはドラッグ操作でセルの連続コピーをする機能です。月や曜日のようにある規則に従っ て連続するデータを自動入力したり、オートフィルオプションを使用することによって数字の連続入力 ができる、大変便利な機能の 1 つです。 設定方法 ① セルをクリックするとセルポインタ(黒い枠)が表示されます。 ② その右下にフィルポインタ（■）が表示されます。 フィルポインタにマウスポインタを合わせる とマウスポインタの形が＋に変わり、 この状態で上下または左右にドラッグするとオートフィルが できます。 ③ 右下の をクリックして を選んでください。 ※数字の連続入力において、 オートフィルはコピー機能ですので、 まずは同じ数字をコピーしてしまいます。 5 ３.基本的な数式の入力 Excel は表計算ソフトというだけあり、計算が得意です。 単純な四則計算はもちろん、関数という定義に当てはめた複雑な計算式も作ることが可能です。 数式は常に等号 (=) で始まり、その後に続く文字が数式と見なされ、等号の後には、計算の対象となる データを入力し、これらの文字を演算子で区切ります。数式は、演算子ごとに指定された順序に従って、 左から右へと計算されます。 演算子の種類 まずは Excel 上で利用する演算子の表を簡単に確認しておきましょう。 実際に見積書の中の金額を計算してみます。 計算方法 ① 計算結果を出したいセル[E15]を選択します。 次に【計算を始めます】とセルに認識させないといけないので ② [＝]を入力します。 ③ 単価の[73400]のセルをクリックし、[＊]、 最後に[24]のセルをクリックして[Enter]で確定させてください。 ＝C15＊D15 [Enter] これで数式の完成です！！ ④ オートフィルで[E19]までコピーしておきましょう。 6 ４.関数 [３．基本的な数式の入力]でも簡単にご紹介しましたが、ここでは関数を少し詳しく説明いたします。 関数とは目的の計算（処理）を簡単に行うために、 あらかじめ用意されている数式のことで、数学で いうところの公式のようなものです。関数に引数と言われる特定の値をはめ込んでいくのですが、関数 で処理する対象は関数によっては数値 だけでなく、文字列も処理の対象になりますので、何がしたい か、関数同士をどのように組み合わせるかが重要です。 入力方法： 手入力・ボタン・ダイヤログボックス SUM 関数（足し算の関数） 金額の部分を足し算したい場合[＝D15+D16+D17+D18+…]と入力していくのは非常にめんどうです。 そんな時には SUM 関数を使います。 （オート SUM ボタン） 今回は小計を計算してみましょう。 ① 計算結果を出したいセル[E20]を選択します。 ② [ホーム]ボタン→[編集]タブ→ ③ ををクリックします。 ④ 引数に当たる（E15：E19）という足し算したい範囲を 確認して間違いなければ[Enter]をクリックします。 ※オート SUM ボタンを使うと 自動的に範囲を認識して 引数を入力してくれます。 引数 SUM (数値１,数値２) 【参考】ROUNDDOWN 関数 消費税の計算では、合計請求額の 8％に当たる数値について、 元の数値：1234.56789 1 円未満を切り捨てる場合が多いです。 では、1 円未満の端数を切り捨てて消費税を計算するには…？ 指定した桁数で数値の「切り捨て処理」をするには、 ROUNDDOWN 関数を使います。 （ダイアログボックス使用） 引数 ROUNDDOWN(数値,桁数) 7 桁数というのは小数部分で切り捨てる場合はプラスの数で、 「何桁目まで残すか」を指定します。 （だからプラスと考える） 整数部分で切り捨てる場合は、マイナスの数値で、 「何桁目まで削るか」を指定します。 （だからマイナスと考える） ① 計算結果を出したいセル[E21]を選択します。 ② [関数の挿入]ボタンをクリックします。 ③ 関数の分類を[すべて表示]にし、 関数名から[ROUNDDOWN]を探して[OK]ボタンをクリックします。 ④ [関数の引数]ダイアログボックスの[数値]に数式を入れ、（本来数値の引数は E20 にあたる） 今回は小数点以下を切り捨てたいので桁数を「0」にしました。 ★練習★ ① 合計部分に SUM 関数を使って入力しましょう。 ② 単価・金額に通貨の表示形式をつけましょう。 ③ 有効期限に数式を入れて 2014 年 5 月 27 日に表示形式を変更しておきましょう。 8 Lesson2 グラフ（予算比較実績） 次にグラフに関する練習をします。グラフを作成するにはグラフの元になる表が必要です。 元になる表と連動しているので表のデータを変更するとグラフも自動的に変更されます。 【完成図】 ※元のデータの 2013 年の実績と予算を視覚的にわかりやすくしたグラフです。 1.条件付き書式 条件付き書式を使うと、設定した条件を満たすセルに、フォントの色や罫線・塗りつぶしなどの書式を 設定できます。今回は予算達成率が 100%以上のものだけが視覚的にわかりやすいように条件付き書式 を設定しましょう。 設定方法 ① 条件付き書式を設定したい場所を選択します。 ② [ホーム]タブ→[スタイル]グループにある [条件付き書式]をクリックし、[セルの強調表示のルール]→ 9 [指定の値より大きい]を選びます。 ③ [100％]と入力して、右側の書式部分を選択します。 ★完成★ ２.グラフ作成 では、完成した表のデータを参考にしてグラフを作成してみましょう。 ① グラフに反映させるデータを範囲選択する。 （A3:M3,A7:M9） ② [挿入]タブ→[グラフ]グループから 必要なグラフを選択します。 （今回は 2-D 縦棒の一番左側のもの） ★完成★ 10 グラフの移動・サイズ変更 グラフは完成したらまず必要な場所に配置をしないといけません。 枠が表示されている状態はグラフが選択されているという事です。 グラフを移動させるにはマウスポインタをグラフの枠に合わせて このマークの時に ドラッグしましょう。 サイズを変更するときはグラフの四つ角にマウスポインタを持っていき、 このマークの時に ドラッグしましょう。 グラフ項目の選択と第 2 主軸 グラフを見てみると予算達成率のみ、数字の桁が違うので、表示されていない状態になっています。 わかりやすいように第 2 主軸を設定して表示させてみましょう。 また、今回の様に何か書式を変更したいときグラフの中で項目をクリックしてから変更をかけるのです が、予算達成率のように数字の大きさが違って表示されていないものを選択するには、 ① [グラフツール]タブ→[現在の選択範囲]の の一覧から選んでください。 （グラフツールタブはグラフを選択している時のみ表示されます。） ※予算達成率はこのように 選択されています。 次に[選択対象の書式設定]をクリックします。 11 ② [データ系列の書式設定]→[系列のオプション] [使用する軸]を[第 2 軸]に設定してください。 ★完成★ グラフの種類の変更 せっかく予算達成率が見えるようになったのに、重なってしまってわかりにくいです。 ここで、予算達成率のみ、グラフの種類を変更してみましょう。 ① まずはグラフ内の予算達成率のグラフ項目を右クリックします。 ② [系列グラフの種類の変更]をクリックします。 ★完成★ ③ 今回はわかりやすいように [マーカー付折れ線]を選択して [OK]ボタンを押してください。 12 凡例の移動 凡例は標準で右に配置されていますが、 左、下に配置を変更することもできます。 凡例 設定方法 ① [レイアウト]タブ→[ラベル]グループ→[凡例]ボタン グラフタイトルの入力 グラフにタイトルを表示させることができます。 ① グラフを選択している状態で[レイアウト]タブ→[グラフタイトル]ボタンを押す。 ② グラフタイトルが表示されるので、クリックして[予算実績比較]と文字を入力しなおす。 ★完成★ 13 グラフの移動 状況によって元データは必要なく、グラフのみで表示させたい場合もあると思います。 その場合は別シートに表示させる設定にしましょう。 ① [グラフツール]→[デザイン]タブ→[グラフの移動]ボタン ※データとグラフはリンクしているので、データの数値が変わってもグラフに自動的に反映されます。 別シートに移動させた場合も同じです。 ② 新しいシートを選びシート名を任意で入力する。 ★完成★ 14
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