Effektif User Guide
Release 3.5
T. Baeyens, P. Giese, P. Hilton, J.-F. Schwarz, C. Wiggert
18.03.2016
Inhaltsverzeichnis
1
2
3
4
5
Einleitung
1.1 Wie funktioniert’s . . . . . . . .
1.2 Einsatzmöglichkeiten für Effektif
1.3 Vorteile . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Danksagungen . . . . . . . . . .
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Begrifflichkeiten
2.1 Fall . . . . .
2.2 Ad-hoc Fall .
2.3 Aufgabe . .
2.4 Prozess . . .
2.5 Aktion . . .
2.6 Auslöser . .
2.7 Rolle . . . .
2.8 Organisation
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4
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Fälle einsehen . . . . . . . . . . . . . .
Die Spalten in der Fälle-Ansicht anpassen
Einen Fall erstellen . . . . . . . . . . . .
Einen Fall kommentieren . . . . . . . . .
Ein Dokument an einen Fall anhängen. .
Fälle manuell schließen . . . . . . . . .
Einen Fall löschen . . . . . . . . . . . .
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9
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Fälle
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
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Aufgaben
4.1 Aufgaben in der Inbox .
4.2 Alle Aufgaben ansehen .
4.3 Aufgaben-Filter . . . .
4.4 Aufgaben erstellen . . .
4.5 Aufgaben zuweisen . .
4.6 Fälligkeiten festlegen . .
4.7 Aufgaben abschließen .
4.8 Aufgaben wieder öffnen
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Prozesseditor
5.1 Auslöser . . . . . . . .
5.2 Aktionen . . . . . . . .
5.3 Variablen . . . . . . . .
5.4 Rollen . . . . . . . . .
5.5 Versionen . . . . . . . .
5.6 Bearbeitungsblockierung
5.7 BPMN Import . . . . .
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i
5.8
5.9
6
BPMN Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prozesse kopieren und löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31
31
Aktions-Typen
6.1 User Task . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Email senden . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3 Google Drive - Datei hochladen . . . . . .
6.4 Google Drive - Datei drucken . . . . . . .
6.5 Google Drive - Zeile in Tabelle hinzufügen
6.6 Box Dateiupload . . . . . . . . . . . . . .
6.7 JavaScript . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Formulare
7.1 Formulare als Auslöser . . . .
7.2 Formulare in Aufgaben . . . .
7.3 Formulardaten einsehen . . .
7.4 Der Formulareditor . . . . . .
7.5 Formularfelder konfigurieren
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Kontrollfluss
8.1 Transitionen . . . .
8.2 Exklusives Gateway
8.3 Paralleles Gateway .
8.4 Start Ereignis . . . .
8.5 Endereignis . . . . .
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Benachrichtigungen
9.1 Aufgabe erstellt . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Aufgabe zugewiesen . . . . . . . . . . . . .
9.3 In einem Kommentar erwähnt . . . . . . . .
9.4 Erinnerung fällig . . . . . . . . . . . . . . .
9.5 Aufgabe eskaliert . . . . . . . . . . . . . . .
9.6 Neuer Benutzer registriert . . . . . . . . . .
9.7 Einladung verschickt . . . . . . . . . . . . .
9.8 Einladung zurückgezogen . . . . . . . . . .
9.9 Passwort zurückgesetzt . . . . . . . . . . . .
9.10 Zugriff auf ein Service-Konto ist abgelaufen
9.11 Lizenz läuft bald ab . . . . . . . . . . . . .
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10 Zugriffskontrolle
10.1 Zugriff auf Prozesse einschränken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.2 Zugriff auf Aufgaben einschränken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
69
69
71
11 Salesforce Integration
11.1 Effektif Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.2 Salesforce Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.3 Effektif Konfiguration abschließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
73
73
76
12 Mein Profil
12.1 Ich . . . . . .
12.2 Einstellungen .
12.3 Organisationen
12.4 Services . . . .
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13 Organisationseinstellungen
13.1 Nutzer . . . . . . . . . . .
13.2 Einladungen . . . . . . . .
13.3 Gruppen . . . . . . . . . .
13.4 Organisationseinstellungen .
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14 Variablen
14.1 Datentypen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15 Beispielprozesse
15.1 Dokument Freigeben (Management) . . . . . .
15.2 Urlaubsantrag genehmigen (HR) . . . . . . . .
15.3 Offenen Stelle besetzen (HR) . . . . . . . . .
15.4 Follow-up von Geschäftskontakt durchführen .
15.5 Produktbestellung bearbeiten . . . . . . . . .
15.6 Mitarbeiter einstellen (HR) . . . . . . . . . . .
15.7 Projekt initiieren (Projektmanagement) . . . .
15.8 Rechnung erstellen (Finanzen) . . . . . . . . .
15.9 Neues Kundenkonto eröffnen (Banking) . . . .
15.10 Messestand planen (Marketing) . . . . . . . .
15.11 Versicherungsfall bearbeiten (Versicherungen)
15.12 Antwort verfassen (Kundenservice) . . . . . .
15.13 Produkte aus Lager versenden (Logistik) . . .
15.14 Dokument unterzeichnen (Management) . . .
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102
104
iii
iv
KAPITEL 1
Einleitung
Effektif ist eine web-basierte Prozessmodellierungs- und Ausführungsplattform, die im Kern ein Business Process
Management System (BPMNS) ist, jedoch die Automatisierung von Workflows dramatisch vereinfacht.
1.1 Wie funktioniert’s
Prozesse sind Vorlagen für wiederkehrende Arbeiten. Typischerweise werden Prozesse von Mitarbeitern angelegt,
die koordinieren, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Zum Beispiel
müssen im Fall einer Neuanstellung die Aufgaben “Interview durchführen”, “Vertrag vorbereiten” und “Email
Konto anlegen” abgeschlossen werden.
Nachdem ein Prozess veröffentlicht wurde können viele individuelle Fälle gestartet werden. Effektif überwacht
dabei welche Aufgaben und Aktivitäten ausgeführt werden müssen. Mit Fällen können Sie Kollegen zusammenbringen um alle relevanten Informationen, die zur Durchführung benötigt werden, zusammenzutragen. In jedem
Fall können alle Themen rund um eine Aufgabe diskutiert und weitere Aufgaben on-the-fly angelegt werden.
1
Effektif User Guide, Release 3.5
1.2 Einsatzmöglichkeiten für Effektif
Effektif eignet sich ideal um immer wiederkehrenden Arbeiten zu beschreiben und gemeinsam zu erledigen. Nutzen Sie Effektif um:
• Aufgaben und Übergaben zu koordinieren
• Freigaben durchzuführen
• Dokumente zu leiten
• Komplexe Geschäftsprozesse zu handhaben
1.3 Vorteile
Was Sie bekommen:
• Kontrolle an den Stellen an denen sie gebraucht wird
• Flexibilität wo es möglich ist
• Weniger Verzögerungen (durch automatische Auslöser, Aktionen und Timer)
• Klare Kommunikation von Übergaben
• Nachverfolgbarkeit - wer hat was getan
• Klarheit - wer muss was tun
• Agilität - Prozesse können leichter geändert werden als Software
1.4 Danksagungen
Signavio benutzt Open Source Software. Wir möchten allen in der Open Source Community danken. Bitte folgen
Sie diesem Link um eine Liste von allen Open Source Komponenten einzusehen, die wir in dieser Anwendung
verwenden.
2
Kapitel 1. Einleitung
KAPITEL 2
Begrifflichkeiten
2.1 Fall
Ein Fall ist der Platz um gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten. Jeder Fall ist aus mehreren Aufgaben aufgebaut,
welche die konkret zu erledigenden Tätigkeiten darstellen.
In jedem Fall finden Sie einen Event Stream der alle Informationen zu diesem Fall zusammenträgt. Solche Informationen können Kommentare, Dokumente oder Links sein. Indem Diskussionen über einen Fall direkt auf dieser
Seite geführt werden und nicht per Email können Sie sicher sein, dass jeder involviert bleibt und Informationen
nicht in Vergessenheit geraten. Lesen Sie mehr dazu hier Fälle.
2.2 Ad-hoc Fall
Ad-hoc Fälle sind Fälle die ohne einen definierten Prozess erstellt wurden. Hier kann man kollaborativ an einer
Aufgabe arbeiten, die so wahrscheinlich nicht mehr auftreten wird. Es lohnt sich allerdings trotzdem einen Fall
anzulegen, da so alle Aufgaben zusammengetragen und diskutiert werden können.
2.3 Aufgabe
Aufgaben sind die konkreten Tätigkeiten die von Personen ausgeführt werden müssen. In regulären Fällen (nicht
ad-hoc) wird für jeden User-Task in einem Prozess eine Aufgabe angelegt.
2.4 Prozess
Mit Prozessen können Sie wiederkehrende Arbeit beschreiben. Stellen Sie sich Prozesse wie eine Art Kochrezept
für Ihre alltäglichen Arbeiten vor.
Schauen wir uns zum Beispiel einen Prozess namens Mitarbeitereinstellung an. Jedes Mal, wenn dieser Prozess
gestartet wird, müssen drei Aufgaben erledigt werde, nämlich: Bewerber interviewen, Vertrag vorbereiten und
Email-Konto anlegen. Jedes mal, wenn dieser Prozess gestartet wird, werden automatisch diese drei Aufgaben
angelegt.
2.5 Aktion
Aktionen sind alle Schritte innerhalb eines Prozesses die gewisse Dinge erledigen. Wenn Sie einen Prozess starten,
wird Effektif alle Aktionen in der korrekten Reihenfolge ausführen. Diese Reihenfolge wird auch als Kontrollfluss
bezeichnet und wird mittels Transitionen, Gateways und Ereignissen ausgedrückt.
3
Effektif User Guide, Release 3.5
Es gibt verschiedene Arten von Aktionen: Ein User-Task erstellt eine Aufgabe in einem Fall, eine Email Aktivität
verschickt eine Email und ein Google Dateiupload lädt eine Datei zu Google hoch.
2.6 Auslöser
Auslöser beschreiben, wie ein Prozess gestartet wird. Die einfachste Form ist der manuelle Auslöser bei dem per
Hand aus Effektif neue Fälle angelegt werden. Es können aber auch Formulare oder Emails verwendet werden,
um neue Fälle anzulegen. Erfahren Sie dazu mehr unter Prozesseditor.
2.7 Rolle
Mit Rollen können Aufgaben innerhalb eines Prozesses leichter zugewiesen werden. Sie entsprechen den Swimlanes aus BPMN und sind auch unter dem Namen Prozess-Rollen bekannt.
Mehr zu Rollen erfahren Sie im Kapitel Rollen im Abschnitt Prozesseditor.
2.8 Organisation
Eine Organisation fasst eine Menge von Effektif-Nutzern zusammen. Typischerweise entspricht das einer Firma.
Alle Daten innerhalb einer Organisation sind auch nur in dieser Organisation sichtbar. Wenn Sie sich in Effektif
eingeloggt haben, können Sie auf die entsprechenden Daten innerhalb Ihrer Organisation zugreifen. Falls Sie
Mitglied in mehreren Organisationen sein sollten, so können Sie zwischen diesen über das Nutzermenü am oberen
rechten Rand der Anwendung wechseln.
4
Kapitel 2. Begrifflichkeiten
KAPITEL 3
Fälle
Ein Fall ist im Wesentlichen ein Ort um an einer Aufgabe zusammen zu arbeiten. Dies können zum Beispiel
Aufgaben wie ‘Mitarbeiter einstellen’ oder ‘Vertrag unterschreiben’ sein. In der Regel sind Fälle umfangreicher
als normale Aufgaben die von einer Person erledigt werden können und kleiner als ein Komplettes Projekt.
Fälle eignen sich daher gut um ein größeres Ziel in kleinere Teilaufgaben zu zerlegen um mit anderen daran
zu arbeiten. In einem Fall können alle relevanten Informationen rund um das Thema zusammengetragen und
diskutiert werden.
3.1 Fälle einsehen
Die Fälle-Ansicht zeigt alle Fälle zu einem bestimmten Prozess. Um Sie zu öffnen, wählen Sie Fälle im Hauptmenü aus.
Abb. 3.1: Die Fälle-Ansicht - Fälle des ‘Mitarbeiter einstellen’ Prozesses
Die Tabelle zeigt alle Fälle für den Prozess Mitarbeiter einstellen. Sie können das Menü am oberen Rand dazu
benutzen um Fälle eines anderen Prozesses , Fälle die keinem Prozess zugeordnet sind oder Fälle gelöschter
Prozesse einzusehen. Zu jedem Fall sehen Sie den Fallnamen, die Statusbalken für die abgeschlossenen, sowie
noch offenen Aufgaben und weitere Spalten, die aktuelle Werte von Variablen im Workflow anzeigen.
Die grauen und grünen Statusbalken zeigen Ihnen zusätzliche Information zu offenen und schon erledigten Aufgaben an, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.
Rechts von den Statusbalken finden Sie Datenspalten, die Sie auch anpassen können.
5
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 3.2: Fahren Sie über den grauen Balken um bereits abgeschlossene Aufgaben zu sehen.
Abb. 3.3: Fahren Sie über den grünen Balken um noch offene Aufgaben im Fall zu sehen.
3.2 Die Spalten in der Fälle-Ansicht anpassen
Die Tabelle in der Fälle-Ansicht spiegelt Variablen aus Ihrem Workflow wieder. Normalerweise sind das Formularfelder aus dem Auslöser oder Aufgaben. Welche Felder hier angezeigt werden können Sie entscheiden, damit
Sie immer einen klaren Überblick über die Fälle Ihrer Prozesse haben.
Um die Spalten anzupassen, öffnen Sie die Fälle-Ansicht und klicken Sie auf Spalten konfigurieren in der oberen
rechten Ecke.
Abb. 3.4: Tabellen-Spalten konfigurieren
Sie können die Reihenfolge einfach per Drag & Drop ändern, wenn Sie die einzelnen Einträge am äußeren linken
Rand anfassen und nach oben oder unten ziehen. Klicken Sie auf das ‘X’ Symbol am rechten Rand um eine Spalte
zu entfernen. Selbst den Titel einer Spalte können Sie einfach ändern, indem Sie den gewünschten Titel in das
Textfeld eintragen.
Unter der Liste mit den aktuell gewählten Spalten befindet sich ein Menü, mit dem Sie weitere Spalten zur Tabelle
hinzufügen können.
Das Menü listet alle verfügbaren Variablen auf, die momentan noch nicht in der Tabelle angezeigt werden. Da die
Interviewer-Variable vom Typ Nutzer ist stehen hier noch zusätzliche Felder wie zum Beispiel die Emailadresse
oder der Vor- und Nachname des jeweiligen Nutzers zur Verfügung.
3.3 Einen Fall erstellen
Um einen neuen Fall anzulegen, öffnen Sie zunächst die Ansicht Fälle. Unter Fälle von wählen Sie Fälle ohne
Prozess und klicken danach direkt neben dem Menü auf Neuen Fall starten.
6
Kapitel 3. Fälle
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 3.5: Eine Spalte zur Tabelle hinzufügen
Abb. 3.6: Einen neuen Fall starten
Abb. 3.7: Einen Namen eintragen
3.3. Einen Fall erstellen
7
Effektif User Guide, Release 3.5
Nach diesem Schritt erscheint der Kopfteil des neuen Falls.
Als nächstes benennen Sie den neuen Fall und drücken Sie anschließend auf Enter. Der neue Fall wird nun angelegt.
Abb. 3.8: Neuer Fall
3.4 Einen Fall kommentieren
Bei der Bearbeitung eines Falls arbeiten Sie oft mit anderen Personen zusammen. Über die Fallansicht können Sie
den Fall mit Arbeitspartnern diskutieren. Die Diskussion wird als Ereignisfeed angezeigt.
Abb. 3.9: Kommentare eines Falls - Diskussion im Fallkontext
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Avatar des Nutzer um den vollen Namen anzeigen zu lassen:
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeitangabe, um die genaue Datums- und Zeitangabe des Kommentars
einzusehen.
8
Kapitel 3. Fälle
Effektif User Guide, Release 3.5
Um einen Kommentar hinzuzufügen, geben Sie den Text in das Textfeld über dem Ereignisfeed ein. Alle Personen,
die Zugang zum Fall haben, können die Diskussion mitverfolgen. Dadurch, dass Sie die Diskussion ‘direkt im Fall’
halten, bleibt der Kontext erhalten. Dies erleichtert das Zuordnen von Information, insbesondere im Vergleich zu
E-mail-Konversationen.
In bestimmten Fällen wollen Sie einen Kommentar an eine spezifische Person adressieren. Dies erreichen Sie,
indem im Textfeld ein @ eingeben und den gewünschten Namen aus der anschließend angezeigten Liste auswählen.
Wenn Sie jemanden in einem Kommentar erwähnen, sendet Effektif dieser Person eine Emailbenachrichtigung.
Abb. 3.10: Jemanden in einem Kommentar erwähnen
Sie können zudem zwei spezifische Gruppen erwähnen, die den Fall bearbeiten (sollen). Geben Sie @all ein, um
alle Personen, die in den Fall involviert sind, zu erwähnen. Geben Sie @open ein, um alle Personen zu erwähnen,
denen offene Aufgaben zugewiesen sind.
Sie können zudem Markdown in den Kommentaren verwenden, um zum Beispiel Überschriften und Listen einzufügen.
Markdown ist besonders nützlich um Links zu externen Informationsquellen zu erstellen.
3.5 Ein Dokument an einen Fall anhängen.
Um Informationen zu kommunizieren, können Sie zudem Dokumente an einen Fall anhängen. Zum Beispiel ist
es in einem Bewerbungsprozess sinnvoll, den Lebenslauf des Bewerbers im Fall zu hinterlegen. Jede Person,
die auf den Fall Zugreifen kann, kann direkt dort den Lebenslauf herunterladen und einsehen. Dies verhindert
umständliches Suchen im Emailarchiv.
Um ein Dokument an einen Fall anzuhängen, wählen Sie die Ein Dokument hochladen-Option neben dem Kommentarfeld aus.
Der Ereignisfeed des Falls zeigt das Dokument mit Dateinamen und -Größe. Klicken Sie auf das Link-Symbol
rechts um das Dokument zu öffnen.
Wenn Fälle regelmäßig einen bestimmten Dokumenttyp erfordern (zum Beispiel Lebenslauf ), ist es sinnvoll hierfür explizit ein Dateiuploadformular zum entsprechenden Nutzeraufgabenformular hinzuzufügen.
3.6 Fälle manuell schließen
Normalerweise wird ein Fall geschlossen, wenn alle Aufgaben erledigt wurden. Allerdings kann es vorkommen,
dass Sie einen Fall vorzeitig schließen möchten, da nicht weiter an ihm gearbeitet werden soll. In diesem Fall
können Sie wie folgt vorgehen.
3.5. Ein Dokument an einen Fall anhängen.
9
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 3.11: Markdown zur Formatierung von Kommentaren verwenden
Abb. 3.12: Einen Link in einem Kommentar verwenden
Abb. 3.13: Ein an einen Fall angehängtes Dokument
Abb. 3.14: Einen Fall schließen
10
Kapitel 3. Fälle
Effektif User Guide, Release 3.5
Um einen Fall zu schließen, öffnen Sie das Fall-Menü in der oberen rechten Ecke der Fall-Ansicht und klicken Sie
auf “Fall schließen”. Um die Aktion zu bestätigen, klicken Sie direkt danach noch einmal auf die Schaltfläche.
3.7 Einen Fall löschen
In Effektif sollten Sie typischerweise Fälle nicht löschen: Stattdessen schließen Sie Fälle, nachdem diese abgeschlossen sind. Allerdings ist unter bestimmten Umständen ein Löschen unumgänglich, zum Beispiel wenn Sie
Testfälle während der Entwicklung von initialen Prozessversionen erstellt haben.
Öffnen Sie zum Löschen den entsprechenden Fall und wählen Sie über das Aktionsmenü auf der rechten Seite
Löschen aus.
3.7. Einen Fall löschen
11
Effektif User Guide, Release 3.5
12
Kapitel 3. Fälle
KAPITEL 4
Aufgaben
Eine Aufgabe steht für Arbeit von der erwartet wird, dass jemand Sie erledigt. Fälle enthalten typischerweise
mehrere Aufgaben, die Teil der Prozessdefinition sind. Sie können allerdings auch ad-hoc Aufgaben in einem Fall
hinzufügen.
In Effektif können Aufgaben an spezifische Nutzer zugewiesen werden, ein Fälligkeitsdatum haben und durch
Unteraufgaben konkretisiert werden.
4.1 Aufgaben in der Inbox
Die Inbox zeigt alle Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind. Sozusagen eine Aufgabenliste zum Abarbeiten. Um
die Inbox zu öffnen, klicken Sie auf Aufgaben im Hauptmenü und wählen den Tab Inbox.
Abb. 4.1: Die Aufgaben-Inbox
Jede Aufgabe zeigt an wem sie zugewiesen ist (im Falle der Inbox sind das jeweils Sie selbst) und einen Link um
die Aufgabe zu öffnen.
Auf der Linken Seite der Inbox sind die Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in drei Kategorien unterteilt um es Ihnen
leichter zu machen Ihre Arbeit zu priorisieren. Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind, die Sie angelegt haben oder
für die Sie ein Kandidat sind werden auf der rechten Seite angezeigt.
13
Effektif User Guide, Release 3.5
4.2 Alle Aufgaben ansehen
Die Alle Aufgaben-Ansicht zeigt alle Aufgaben innerhalb Ihrer Organisation
Abb. 4.2: Die Liste aller Aufgaben
Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum zeigen ein kleines Uhr-Symbol an der rechten Seite an. Wenn dieses Symbol
rot dargestellt wird, ist die Aufgabe fällig.
Mit den Reglern auf der rechten Seite können Sie die Ansicht nach bestimmten Aufgaben filtern, was besonders
nützlich ist, wenn viel Arbeit zu erledigen ist.
4.3 Aufgaben-Filter
Die Alle Aufgaben-Ansicht beinhaltet viele Arten von Filtern, mit denen Sie die lange Liste von Aufgaben einschränken können.
• Filter nach Mitwirkung - zeigt Aufgaben nach der Art wie Sie an den Aufgaben mitwirken.
• Prozessfilter - zeigt Aufgaben für bestimmte Prozesse
• Fälligkeit - zeigt Aufgaben basierend auf deren Fälligkeitsstatus, wie ‘Aufgaben, die fällig sind’.
• Fertiggestellt - zeigt auch bereits fertiggestellte Aufgaben an, die normalerweise versteckt werden.
• Filter nach Mitwirkung - zeigt Aufgaben an, die einer bestimmten Person zugewiesen sind oder einen spezifischen Kandidaten haben.
4.4 Aufgaben erstellen
Um neue Aufgaben anzulegen öffnen Sie einen Fall und nutzen Sie die Aufgabenliste. Tragen Sie den Namen
der neuen Aufgabe am unteren Ende der Aufgabenliste ein und bestätigen Sie mit Enter um eine neue Aufgabe
14
Kapitel 4. Aufgaben
Effektif User Guide, Release 3.5
anzulegen.
Abb. 4.3: Geben Sie einen Namen ein und bestätigen mit Enter
Nachdem Sie eine Aufgabe angelegt haben, erscheint diese in der Liste:
Wenn ein Prozess gestartet wird, wird ein Fall angelegt. Alle Elemente im Prozess, die keine eingehende Kante
besitzen, werden sofort ausgeführt.
4.5 Aufgaben zuweisen
Sie können Aufgaben entweder sich selbst zuweisen oder jemand anderem um auszudrücken, dass diese Person
die Aufgabe erledigen soll. Wenn eine Aufgabe zugewiesen ist, wird sie in der entsprechenden Aufgaben Inbox
des Verantwortlichen angezeigt. Der Verantwortliche erhält darüber eine Benachrichtigung und alle Erinnerungen,
die für die Aufgabe definiert sind, erreichen ihn nun auch.
Sie können Aufgaben überall dort direkt zuweisen, wo diese in einer Aufgabenliste auftauchen. Dazu drücken Sie
einfach den Knopf direkt neben dem Namen der Aufgabe, worauf sich eine Liste mit den Kandidaten öffnet.
Um eine Aufgabe jemanden zuzuweisen, wählen Sie einen Kandidaten aus der Liste oder durchsuchen Sie die
Liste, indem Sie einen Namen oder eine Emailadresse eintippen.
4.6 Fälligkeiten festlegen
Sie können Fälligkeitsdaten für Aufgaben festlegen, damit diese in der Aufgaben Inbox des jeweils Zuständigen
besonders hervorgehoben werden. Um ein Fälligkeitsdatum festzulegen, öffnen Sie eine Aufgaben und klicken
Sie auf das Uhr-Icon um die Datumsauswahl zu öffnen.
Sie können Fälligkeitsdaten manuell innerhalb eines laufenden Falls setzen oder Vorgabewerte hierfür im Prozesseditor festlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Erinnerungen.
4.7 Aufgaben abschließen
Einfache Aufgaben können mit einem Klick auf den Fertig Knopf (das Quadrat auf dem grünen Hintergrund)
abgeschlossen werden.
4.5. Aufgaben zuweisen
15
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 4.4: Eine Aufgabe zuweisen
Wenn eine Aufgaben ein Formular beinhaltet, dann finden Sie den Fertig Knopf unterhalb des Formulars. In der
Regel wird dies der Fertig Knopf sein. Wenn jedoch eine Entscheidung auf eine Aufgabe folgt, dann werden die
Entscheidungsmöglichkeiten als Knöpfe in der Task angezeigt.
4.8 Aufgaben wieder öffnen
Wenn Sie den Wieder öffnen Knopf in einer Aufgabe sehen, heißt das dass die Aufgabe bereits abgeschlossen
wurde. Sie wollen Aufgaben unter Umständen wieder öffnen, wenn Sie sie aus Versehen geschlossen haben oder
noch zusätzliche Arbeit notwendig ist, bevor die Aufgabe wirklich erledigt ist. Falls Sie nur vergessen haben
ein Dokument oder einen Kommentar anzufügen, so können Sie dies auch tun, selbst wenn die Aufgabe schon
geschlossen wurde.
Eine Aufgabe wieder zu öffnen anstatt eine neue anzulegen hat den Vorteil, dass der Kontext der eigentlichen
Aufgabe beibehalten wird.
16
Kapitel 4. Aufgaben
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 4.5: Das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe festlegen
4.8. Aufgaben wieder öffnen
17
Effektif User Guide, Release 3.5
18
Kapitel 4. Aufgaben
KAPITEL 5
Prozesseditor
Mit dem Prozesseditor können Sie ausführbare Prozesse erstellen und bearbeiten. Ein ausführbarer Prozess gleich
gleicht einer Softwarelösung für Ihren Geschäftsablauf, nur dass es wesentlich einfacher ist Abläufe mit einem
Prozess zu automatisieren.
5.1 Auslöser
Auslöser definieren wie ein Prozess gestartet wird. Bei Effektif gibt es keinen Zusammenhang zwischen Auslösern und Start Events, wie Sie sie vielleicht aus BPMN kennen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Startereignisse.
5.1.1 Manuell
Am einfachsten Starten Sie einen Prozess manuell. Dazu klicken Sie einfach auf Neuen Fall starten in der Prozessliste.
5.1.2 Formular
Wenn Sie die Option Formular wählen, müssen Nutzer ein Formular ausfüllen um neue Prozesse zu starten. Das
Formular selbst können Sie dann mit unserem Formulareditor erstellen.
5.1.3 Email
Hierbei wird für jede Email, die an die entsprechende Emailadresse des Prozesses geschickt wird ein neuer Fall
erstellt. Die Adresse, die Sie hierfür nutzen müssen wird in der Beschreibung des Auslösers angezeigt. Sie eignet
sich perfekt dafür in bestehende Verteilerlisten wie zum Beispiel [email protected] integriert zu werden.
Der Emailauslöser erstellt eine Prozessvariable mit der Sie auf die Informationen der Email (Absender, Inhalt,
etc.) zugreifen können.
One way to use an email trigger is to add the trigger email address to a mailing list, such as [email protected]
‘or ‘[email protected]. You’ll have to ask the administrator of the mailing list to add the process trigger’s email
address to the list. Once you have done this, email sent to the mailing list will also be forwarded to the process
trigger address, starting the process in Effektif. You will then see the email in the event stream:
5.1.4 Salesforce
Prozesse können auch durch eine Nachricht von Salesforce gestartet werden nachdem dort eine bestimmte Aktion
erfolgt ist. Bevor Sie den Salesforce-Auslöser nutzen können, müssen Sie ihn wie hier beschrieben konfigurieren:
Salesforce Integration.
19
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 5.1: Formular-Auslöser Konfiguration - Nutzen Sie den Formular-Editor um den Auslöser zu erstellen
Abb. 5.2: Konfiguration des Emailauslösers
20
Kapitel 5. Prozesseditor
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 5.3: Startemail im Stream
5.1. Auslöser
21
Effektif User Guide, Release 3.5
Nachdem Sie einen Salesforce Service konfiguriert haben, können Sie ihn als Auslöser nutzen.
Abb. 5.4: Beispiel eines Salesforce-Auslösers
In der Prozessdefinition können Sie nun auch Felder die in der Nachricht von Salesforce beinhaltet sind wie
normale Variablen nutzen.
5.2 Aktionen
Mit Aktionen beschreiben Sie die verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Prozesses. Das können zum Beispiel
Aufgaben sein, die von Ihren Mitarbeitern ausgeführt werden müssen, sowie automatische Aktionen, wie der
Upload von einer Datei in ein Dokumentenmanagementsystem.
Abb. 5.5: Die Palette an Aktionen im Prozess-Editor
Der BPMN Diagrammeditor zeigt Ihnen die einzelnen Aktionen, sowie Kontrollflusselemente wie Events und
Gateways an. Sie können mit dem Editor Sequenzflüsse zwischen den Aktivitäten erstellen, Entscheidungen hinzufügen oder auf andere Weise den Kontrollfluss beeinflussen.
5.2.1 Transitionen hinzufügen
Transitionen können nur im Prozessfluss-Editor erzeugt werden. Sie beschreiben einen sequentiellen Fluss durch
den Prozess. Dies bedeutet, dass Aktionen nur dann ausgeführt werden, wenn die vorangehenden Aktionen bearbeitet wurden.
Um eine Transition hinzuzufügen klicken Sie auf eine Aktion im Prozess. Darauf erscheinen neben der Aktion
einige Symbole.
Klicken Sie das Transitions-Symbol
and ziehen Sie es auf das Zielelement. Wenn Sie sich mit dem Mauszeiger über dem Zielelement befinden und es mit der aktuellen Aktivität verbunden werden kann, leuchten die Ecken
grün auf und ein grüner Haken erscheint neben dem Transitions-Symbol.
Um die Transition endgültig zu erzeugen lassen Sie die Maus los.
22
Kapitel 5. Prozesseditor
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 5.6: Um eine Transition zu erzeugen, ziehen Sie das Transitions-Symbol auf die Zielaktion
Abb. 5.7: Ziehen Sie die Transition auf das Zielelement.
5.2. Aktionen
23
Effektif User Guide, Release 3.5
5.2.2 Folgeaufgaben erstellen
Eine neue Aufgabe nach einer bereits bestehenden zu erstellen ist ganz einfach. Gehen Sie auf ähnliche Weise vor,
wie schon bei den Transitionen. Zunächst markieren Sie die Aktion auf die die neue folgen soll.
Abb. 5.8: Erstellen Sie Folgeaufgaben in dem Sie das Aktions-Symbol ziehen.
Klicken Sie das Aufgaben-Symbol
soll.
and ziehen Sie es an die Stelle, wo die neue Aufgabe erstellt werden
Abb. 5.9: Ziehen Sie das Aufgaben-Symbol an die gewünschte Stelle
Lassen Sie das Symbol an der Stelle los, wo die neue Aufgabe erstellt werden soll. Zwischen der neuen Aktion
und der bereits bestehenden wird automatisch eine Transition erstellt.
Alternativ können Sie einfach auf das Aufgaben-Symbol klicken um eine Folgeaufgabe an der Standardposition
etwas weiter rechts neben der bestehenden Aktion zu erstellen.
5.2.3 Kontrollfluss-Elemente
Kontrollfluss-Elemente, wie Ereignisse oder Gateways sind zwar auch Teil des Prozessdiagramms, allerdings werden Sie nicht explizit ausgeführt. Mit diesen Elementen steuern Sie den Fluss zwischen den einzelnen Aktivitäten.
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Kapitel 5. Prozesseditor
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 5.10: Fügen Sie Folgeaufgaben inklusive der Transition hinzu
5.3 Variablen
In einem Prozess werden alle Daten in Variablen gespeichert. Informationen, wie zum Beispiel Formulare oder
Konfigurationen, die für verschiedene Aktivitäten benötigt werden, sind mit diesen Variablen verbunden. Jeder
einzelne Fall kennt die für ihn relevanten Werte dieser Variablen.
Abb. 5.11: Ein Formular-Auslöser welcher die Variable Referenznummer zur Nutzung im Workflow bereitstellt
Eine Workflow-Variable kann einen einzelnen Wert, wie zum Beispiel eine Referenz oder eine Nummer enthalten,
oder kann aus mehreren Felder zusammengesetzt sein, wie zum Beispiel eine Email mit den Feldern Absender,
Empfänger, Betreff und Anhänge.
5.4 Rollen
Eine Rolle ist ein prozessspezifischer Bezeichner für eine Person oder Organisationseinheit, die eine oder mehrere Prozessaufgaben ausführt. An einer Rolle kann eine Liste möglicher Kandidaten hinterlegt werden. Rollen
entsprechen Swimlanes in BPMN.
Wenn Sie Beispielsweise ein Meeting durchführen, kann eine Person die Rolle der Meetingsleitung übernehmen möglicherweise hat die Person die Rolle jedoch lediglich für die Zeit des Meetings inne.
Dementsprechend werden Rollen in Effektifprozessen verwendet. Das folgende Meeting-Prozessmodell ordnet
die Aufgaben in der oberen Reihe der Meetingsleitung zu und die Aufgaben in der unteren Reihe der Meetingsassistenz.
Rollen können ad-hoc eingenommen werden. In jedem Meeting (jedem Fall in Effektif) wird einer Person die
Aufgabe der Meetingsleitung übertragen und einer weiteren Person die Rolle der Meetingsassistenz. Während
eines Falldurchlaufs ändern sich Rollenzuweisungen nicht: Jeder neue Task einer Rolle wird automatisch der
entsprechenden Person zugewiesen.
5.3. Variablen
25
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 5.12: Ein Meeting-Prozess mit Aufgaben für die Rollen Meetingsleitung (obere Reihe) und Meetingsassistenz (untere Reihe)
Eine Prozessrolle in Effektif ist eine Art Workflowvariable, die für die Zuweisung von Aufgaben verwendet wird.
Eine Rolle ist eine Variable des Typs Nutzer - sie referenziert pro Aufgabe genau einen Nutzer.
Diese Prozessrollen entsprechen nicht zwingend Organisationsrollen. Sie können zum Beispiel in Ihrer Organisation die Rolle des Team Leads einnehmen und diese Rolle für unbegrenzte Zeit innehaben. Eine Prozessrolle wie
Meetingsleitung wird hingegen lediglich im Kontext eines einzelnen Falles zugewiesen.
Um eine Rolle einer Nutzeraufgabe zuzuweisen, öffnen Sie die Konfigurationsleiste der Aufgabe, wählen Sie das
Allgemein-Tab aus und verwenden Sie das Zuweisen mittels einer Rolle-Menü auf der rechten Seite.
Abb. 5.13: Um eine Rolle zuzuweisen, verwenden Sie das Menü um eine neue Rolle zu erstellen oder eine
Existierende auszuwählen.
Sie können zudem das Editierungsicon neben der Rolle anwählen, um die Rolle umzubenennen.
5.4.1 Kandidaten für eine Rolle
Über eine Rolle können Sie mehrere Aufgaben einer Person aus einer Gruppe von Kandidaten zuweisen. In einem
Supportprozess kann es zum Beispiel drei Nutzertasks geben, die einem Kundenbetreuer zugewiesen sind.
Weisen Sie die drei Aufgaben einer neuen Rolle zu. Nennen Sie die Rolle ‘Kundenbetreuer’ und fügen Sie relevante Personen als Kandidaten für die Rolle hinzu.
Sobald die erste Aufgabe erstellt wird, die einer bestimmten Rolle zugewiesen ist, werden alle Kandidaten für diese
Rolle informiert. Wenn eine Person die Aufgabe übernimmt, werden auch alle weiteren Aufgaben der Rolle dieser
26
Kapitel 5. Prozesseditor
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 5.14: Eine Aufgabe der Rolle Kundenbetreuer zuweisen mit den Kandidaten Alice und Ben
Person zugewiesen. Dies ist effizienter, da die entsprechende Person schon das kontextspezifische Fallwissen
besitzt.
Wenn Sie die Zuweisung ändern, kümmert sich Effektif natürlich darum, dass alle Aufgaben die einer Rolle
zugewiesen waren entsprechend aktualisiert werden.
5.4.2 Wie man per Formularfeld eine Rolle setzt
Wenn Sie einen Prozess ausführen, dann weisen Sie eine Person in der Regel einer Rolle zu, indem Sie den
Zuweisen Knopf benutzen. Manchmal soll allerdings genau diese Zuweisung Teil des Prozesses selbst sein um
sicher zu stellen, dass die Zuweisung zur richtigen Zeit passiert. Zum Beispiel kann es wichtig sein, den Support
Mitarbeiter zuzuweisen bevor die Aufgabe Initiale Nachforschungen abgeschlossen wird.
Sie können hierfür einfach die Rolle zu einem Formular hinzufügen, denn Rollen sind in Effektif auch nur weitere
Prozessvariablen wie jedes andere Nutzer Feld.
Abb. 5.15: Die Support Mitarbeiter Rolle zu einem Formular hinzufügen
5.4. Rollen
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Effektif User Guide, Release 3.5
Um eine Rolle in einem Formular zu verwenden erstellen Sie zuerst die gewünschte Rolle wie zum Beispiel den
Support Mitarbeiter. Danach können Sie diesen unterhalb des Formulars bei Ein Feld wiederverwenden ganz
einfach auswählen.
Alternatively, you can first define the Support engineer role by adding a field with type User to the Initial investigation task’s form, and then select the Support engineer role on another user task’s General configuration.
5.5 Versionen
Wenn Sie den Effektif Prozesseditor verwenden, werden alle Ihre Änderungen automatisch gespeichert. Das heißt
Sie können einen Prozess verlassen und er wird genau so aussehen, wenn Sie ihn wieder öffnen. Um einen Prozess
allerdings auszuführen müssen Sie zunächst eine Version veröffentlichen.
5.5.1 Eine Version veröffentlichen
Im Reiter Versionen des Prozesseditors finden Sie eine Liste von veröffentlichten Versionen. Bevor Sie die erste Version Ihres Prozesses veröffentlicht haben, wird diese Seite nur einen Hinweis anzeigen, dass noch keine
Versionen veröffentlicht wurden.
Abb. 5.16: Der Reiter Versionen ohne eine veröffentlichte Version.
Sie können nur Fälle von bereits veröffentlichten Prozessen anlegen, weshalb der grünliche Knopf auch die Beschriftung Zum Ausführen veröffentlichen trägt. Nachdem Sie die erste Version veröffentlicht haben, zeigt die Liste
einen Eintrag mit der Version #1 und Sie können nun Fälle von diesem Prozess starten.
Abb. 5.17: Die Versions-Liste mit dem ersten Eintrag
Die Version mit der Nummer #1 hat immer die Beschriftung Initiale Version. Bei späteren Versionen können Sie
selbst eine Beschreibung hinzufügen.
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Kapitel 5. Prozesseditor
Effektif User Guide, Release 3.5
5.5.2 Versionskommentare hinzufügen
Nach der ersten veröffentlichten Version können Sie zu jeder weiteren Version eine Beschreibung hinzufügen, die
die Änderungen beschreibt, die Sie vorgenommen haben.
Abb. 5.18: Der Änderungen veröffentlichen Dialog, indem Sie eine optionale Beschreibung hinzufügen können
Der Versionskommentar ist keine Pflicht, er hilft jedoch bei der Kollaboration von mehreren Team-Mitgliedern,
da er die Prozessgestaltung transparenter macht.
Abb. 5.19: Veröffentlichte Versionen mit beschreibenden Versionskommentaren
In diesem Beispiel hat jede Version einen kurten Kommentar, der die Änderungen beschreibt.
5.5.3 Gute Versionskommentare schreiben
Wenn Sie Ihre Versionskommentare schreiben, folgen Sie den diesen Tipps um Sie konsistent und nützlich zu
gestalten.
• Schreiben Sie im imperativen Stil wie Aktivität hinzugefügt oder Fehler behoben.
• Schreiben Sie das erste Wort groß aber beenden Sie den Kommentar nich mit einem Punkt (der Konsistenz
halber)
5.5. Versionen
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Effektif User Guide, Release 3.5
• Seien Sie spezifisch bei dem was Sie geändert haben und sprechen Sie nicht nur vage über Änderungen.
• Fassen Sie sich kurz; 3-10 Worte sind normalerweise mehr als genug.
• Unter Umständen schreiben Sie einen längeren Kommentar um zu Beschreiben, warum die Änderungen
notwendig waren.
Es erleichtert die Arbeit, wenn Sie eine Reihe von kleinen Änderungen veröffentlichen und nicht alles in eine
große Version schieben. Kleine Versionen machen es einfacher die Änderungen nachzuverfolgen und damit die
Versionshistorie nützlicher.
5.6 Bearbeitungsblockierung
Ein Prozess kann im Prozesseditor nicht von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden, da es ansonsten
sehr wahrscheinlich ist, dass die bearbeitenden Nutzer ihre Änderungen gegenseitig überschreiben. Wenn jemand
einen Prozess editiert, wird dies daher in der Prozesse-Liste angezeigt.
Abb. 5.20: Der Hinweis in der Prozesse-Liste, wenn ein Prozess bereits editiert wird
In einer solchen Situation können Sie den Prozess trotzdem öffnen. Allerdings wird Ihnen dann eine Warnung
angezeigt und eine Bearbeitung des Prozesses ist nicht möglich:
Abb. 5.21: Warnung, dass Änderungen an einem Prozess nicht von mehreren Personen gleichzeitig durchgeführt
werden können
Nachdem die editierende Person die Bearbeitungsansicht verlässt (zum Beispiel um in de Aufgabenliste zu wechseln), können Sie den Prozess wieder bearbeiten.
5.7 BPMN Import
Sie können ein Effektif Prozessmodel als BPMN 2.0 XML Datei importieren. Hiermit können Sie Modelle, die Sie
in anderen Tools erstellt haben, in Effektif verwenden oder Backups, die Sie vorher über die BPMN Exportfunktion
gespeichert haben, wiederherstellen.
Um ein Prozessmodell zu importieren, wechseln Sie in die Prozesse-Ansicht, klicken Sie auf BPMN importieren
und wählen Sie eine BPMN 2.0 XML Datei aus.
Effektif unterstützt nicht alle BPMN 2.0 Elemente. Ein importierter Prozess wird in Effektif unter Umständen also
verändert dargestellt. Berücksichtigen Sie insbesondere Folgendes:
• BPMN Swim Lanes werden in Effektif zu Rollen
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Kapitel 5. Prozesseditor
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 5.22: Die BPMN importieren-Schaltfläche der Prozesse-Ansicht.
• Task werden in Effektif zu User Tasks
• Nichtunterstützte Element, wie zum Beispiel Zeit-Startereignisse, werden entfernt.
5.8 BPMN Export
Sie können ein Effektif Prozessmodel als BPMN 2.0 XML file exportieren. Anschließend können Sie das Diagramm in einem beliebigen Tool öffnen, das den offenen BPMN 2.0 Standard unterstützt. Die Exportfunktion
ermöglich zudem das Erstellen von Backups: ein Re-Import ist jederzeit möglich.
Um einen Prozess zu exportieren, öffnen Sie ihn zunächst in Effektif. Wählen Sie im Menü neben dem Zum
Ausführen veröffentlichen Knopf den Punkt BPMN 2.0 XML exportieren.
Abb. 5.23: Benutzen Sie den BPMN 2.0 XML Export um einen Prozess als Datei zu speichern.
Als Ergebnis wird der Download der Datei im BPMN-Format gestartet. Da es nur eine Art von BPMN-Dateien
gibt, müssen Sie auch keine weiteren Optionen konfigurieren.
5.9 Prozesse kopieren und löschen
Über das Prozessmenü können Sie zudem Prozesse kopieren und löschen.
Über die Schaltfläche Eine Kopie erstellen duplizieren Sie einen Prozess in der entsprechenden Organisation.
Dies ist insbesondere hilfreich, wenn Sie dem Prozess experimentieren wollen, ohne dass Nutzer der Prozessfälle
direkt von den Änderungen betroffen sind. Ein weitere Use Case ist das Erstellen von Prozessvarianten: Um
weitere XOR-Verzweigungen innerhalb einer Prozesses zu vermeiden, können Sie eine Kopie des Prozesses Ihren
Anforderungen entsprechend abändern und die Prozessbezeichnung aussagekräftig abändern.
Über die Prozess löschen Schaltfläche löschen Sie einen Prozess und alle Fälle des Prozesses unwiderruflich.
Da Sie das Löschen nicht rückgängig machen können, müssen Sie den Vorgang explizit bestätigen. Ein typische
Anwendungsfall für das Löschen eines Prozesses ist das Verwerfen einer experimentellen Kopie eines Prozesses.
5.8. BPMN Export
31
Effektif User Guide, Release 3.5
In Effektif ist es nicht möglich, Fälle direkt zu löschen. Falls Sie einen Fälle als ‘Tests’ während des Prozessdesigns
erstellt haben, empfehlen wir Ihnen für die Produktivversion des Prozesses eine Kopie zu erstellen und das Orginal
zu löschen. Die Fälle werden nicht in die Kopie übernommen.
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Kapitel 5. Prozesseditor
KAPITEL 6
Aktions-Typen
Aktionen werden in Effektif als Rechtecke mit abgerundeten Ecken im Prozesseditor dargestellt und haben typischerweise ein Konfigurationspanel, das sich beim Auswählen der Aktion öffnet.
6.1 User Task
Abb. 6.1: Ein User Task im Prozess-Editor
Mit einem User Task drücken Sie aus, dass eine Person in Ihrer Organisation eine gewisse Aufgabe erledigen
muss. In einem Fall wird hierzu eine Aufgabe angelegt. Für eine Aufgabe stehen die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
• Allgemein - ein Task kann einem Nutzer oder einer Prozessrolle zugewiesen werden.
• Formular - Eine Aufgabe kann ein Formular beinhalten, mit dem Daten aufgenommen werden können.
• Erinnerungen - Senden Sie Erinnerungen und legen Sie Fälligkeiten fest.
• Eskalation - Weisen Sie die Aufgabe automatisch anderen Personen zu.
• Zugriffsrechte - Definieren Sie Zugriffsrechte für Nutzer und Gruppen.
6.1.1 Allgemein
Unter Allgemein können Sie Verantwortliche für Aufgaben festlegen oder eine Liste von Kandidaten definieren.
Kandidaten können hierbei mehrere Nutzer oder Gruppen von Nutzern sein.
Sie können auch Rollen für die Zuweisung nutzen. Diese ähneln den Lanes aus BPMN. So können Sie mehrere
Aufgaben automatisch der gleichen Person zuweisen.
6.1.2 Vorlage für Aufgabennamen
Sie können Vorlagen für Aufgabennamen verwenden, um dynamische Aufgabennamen auf Basis von Variablen
zu erstellen. Geben Sie die Vorlage über das Allgemein-Tab des Konfigurationspanels ein und geben Sie # ein um
die gewünschte Variable auswählen zu können.
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Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.2: Zuweisung einer Aufgabe im Prozesseditor konfigurieren
Abb. 6.3: Verwenden Sie Vorlagen für Aufgabennamen um dynamische Aufgabennamen zu konfigurieren.
Verwenden Sie Vorlagen für Aufgabennamen um zu verhindern, dass sich die Aufgaben - Ansicht mit identisch
bezeichneten Aufgaben füllt.
6.1.3 Formular
Benutzen Sie den Formulareditor, um neue Daten aufzunehmen oder bestehende zu verändern.
6.1.4 Erinnerungen
Unter Erinnerungen können Sie die Fälligkeit für einzelne Aufgaben festlegen. Wenn Sie eine Fälligkeit oder
Erinnerung festlegen, wird Effektif für die von Ihnen konfigurierte Periode Erinnerungen versenden.
Effektif wird die Erinnerungen an den Verantwortlichen senden, wenn die Aufgabe einer Person zugewiesen ist.
Ist die Aufgabe noch nicht zugewiesen, bekommen alle Kandidaten eine Benachrichtigung. Sollte die Aufgabe
niemandem zugewiesen sein und sind auch keine Kandidaten konfiguriert, so bekommt der Prozess-Eigentümer
die Benachrichtigung.
6.1.5 Eskalation
Sie können die Konfiguration für Erinnerungen auch dazu nutzen, um Eskalationen zu definieren. Wenn Sie dies
tun, wird Effektif die Aufgabe automatisch nach Ablauf der von Ihnen festgelegten Zeitspanne an di von Ihnen
konfigurierte Person zuweisen. Der neue Verantwortliche für die Aufgabe erhält auch eine Benachrichtigung von
Effektif.
Manchmal wissen Sie nicht, wer eine Aufgabe, deren Eskalations-Deadline überschritten ist, übernehmen soll. In
solchen Fällen können Sie die Aufgabenzuweisung an mehrere Personen oder eine Gruppe eskalieren.
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Kapitel 6. Aktions-Typen
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.4: Erinnerungen im Prozesseditor konfigurieren
6.1.6 Zugriffsrechte
Mit den Zugriffsrechten können Sie beeinflussen, wer eine Aufgabe sehen und bearbeiten kann. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Zugriff auf Aufgaben einschränken.
6.2 Email senden
Abb. 6.5: Eine Email senden Aktion im Prozess-Editor
Die E-mail senden-Aktion sendet eine Email an einen spezifischen Nutzer. In der Konfiguration können Sie Folgendes hinterlegen:
Empfänger: Alle Personen, die die Email empfangen werden. Hier können Sie bestehende Effektif Nutzer auswählen, Rollen und Nutzervariablen des Prozesses nutzen oder einfach eine reguläre Emailadresse eintragen.
Betreff: The Betreffzeile: Um Variablen in der Betreffzeile zu verwenden, geben Sie ein # ein und wählen Sie ein
Feld aus der Liste aus. Falls die Liste sehr lang ist, können Sie die ersten Buchstaben des Feldnamen eingeben und die Liste zu filtern. Zudem können Sie die Pfeiltasten zur Navigation durch die Liste verwenden
und die Auswahl mit der Enter-Taste treffen. Variablen können wie normaler Text entfernt werden.
Dateianhänge: Um Anhänge hinzuzufügen, wählen Sie das Anhänge-Feld aus und selektieren Sie ein Dateienfeld
der Liste. Die Liste enthält E-mail-Anhänge von Auslösern und Dateiupload Formularfelder.
Inhalt: Wie in der Betreffzeile können Sie im E-mail-Inhaltsfeld Variablen über die Eingabe der Raute # referenzieren. Zudem können Sie Markdown zur Formatierung verwenden, zum Beispiel um Links, Überschriften
und Listen einzufügen.
6.2. Email senden
35
Effektif User Guide, Release 3.5
6.3 Google Drive - Datei hochladen
Abb. 6.6: Eine Google Drive Datei hochladen-Aktion im Prozesseditor
Die Google Drive Dateiupload Aktion sendet eine oder mehrere Dateien zu einem Google Drive Konto Ihrer
Wahl.
6.3.1 Konfiguration
Nach Erstellung einer Google Drive Dateiupload Aktion, wird im Konfigurationspanel ein Button angezeigt um
das Konto auszuwählen.
Wenn Sie den Knopf Fügen Sie ein Google Drive Konto hinzu klicken, öffnet sich ein Popup welches Sie durch
die weiteren Schritte leitet, um die Integration zwischen Effektif und Google Drive aufzusetzen.
Google prüft nun ob Sie bereits eingeloggt sind, was zu drei möglichen Resultaten führen kann:
1. Wenn Sie bereits eingeloggt sind und nur ein Google Konto besitzen, werden Sie direkt aufgefordert Effektif
gewisse Aktionen zu erlauben.
2. Falls Sie noch nicht eingeloggt sind, sehen Sie ein Login-Fenster wie zum Beispiel:
3. Falls Sie mehrere Konten bei Google Drive hinterlegt haben, müssen Sie nun auswählen welches davon Sie
mit Effektif verbinden möchten.
Nachdem Sie erfolgreich authentifiziert wurden, sehen Sie den folgenden Dialog indem Sie Effektif Zugriff auf
bestimmte Aktionen innerhalb Ihres Google Kontos gestatten.
Nachdem der Zugriff gewährt wurde, schließt sich das Popup-Fenster. Damit ist die Verknüpfung zu Ihrem Konto
eingerichtet.
6.3.2 Dateiupload Aktion
Wenn Sie Ihr Google Drive-Konto verknüpft haben, zeigt das Konfigurationspanel alle Verzeichnisse innerhalb
Ihres Kontos an.
Andere Mitarbeiter in Ihrer Organisation können zwar sehen, welche Dateien hochgeladen werden, Sie können
allerdings nicht sehen, welches Konto dazu verwendet wurde oder in Ihren Drive-Ordnern stöbern.
Im Abschnitt Zielordner legen Sie fest wo Ihre Datei(en) gespeichert werden sollen.
Im Feld Vorlage für Ordnername können Sie den Namen eines Unterordners spezifizieren, der im von Ihnen gewählten Verzeichnis angelegt werden soll. Für den Namen können Sie auch Felder aus dem Prozess verwenden,
um so dynamisch Ordner anzulegen. Wenn Sie zum Beispiel eine Kundennummer aufnehmen, können Sie Dokumente, die Sie einem Kunden zuordnen möchten immer im entsprechenden Ordner ablegen. Wenn Sie Felder
durch einen Schrägstrich (/) voneinander trennen, legt Effektif sogar ganze Hierarchien von Ordnern für Sie an.
Unter Hochzuladende Dateien können Sie alle Dateien, die im Prozess verfügbar sind auswählen.
36
Kapitel 6. Aktions-Typen
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.7: Google Drive Login
6.3. Google Drive - Datei hochladen
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Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.8: Zugriffsbeschränkungen in Google Drive
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Kapitel 6. Aktions-Typen
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.9: Google Drive Datei-Upload Konfiguration
Abb. 6.10: Eine Google Drive Datei drucken-Aktion im Prozesseditor
6.3. Google Drive - Datei hochladen
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Effektif User Guide, Release 3.5
6.4 Google Drive - Datei drucken
Die Google Drive Datei drucken Aktion benutzt Google Cloud Print um Dateien zu drucken, die in einem Fall
hochgeladen wurden.
6.4.1 Konfiguration
Nachdem Sie eine Google Drive Datei drucken Aktion angelegt haben, sehen Sie einen Knopf um einen Account
zu konfigurieren. Diese Konfiguration ist dieselbe, die Sie auch schon bei der Datei-Upload Konfiguration weiter
oben gesehen haben.
Wenn Sie einen Google Drive Account hinterlegt haben können Sie die Datei drucken Aktion konfigurieren.
6.4.2 Datei drucken Aktion
Nachdem Sie Ihren Google Drive Account hinterlegt haben können Sie in der Datei drucken Aktion die Druckereinstellungen und die Datei, die gedruckt werden soll, konfigurieren.
Abb. 6.11: Google Drive Datei drucken Konfiguration
Im Abschnitt Zu druckende Dateien wählen Sie die Dateien aus, die Sie drucken möchten.
6.5 Google Drive - Zeile in Tabelle hinzufügen
Eine Google Drive Zeile in Tabelle hinzufügen-Aktion fügt eine Zeile zu einem Google Sheets Tabellenblatt hinzu.
So können Sie Prozessvariablen beim Erreichen von Meilensteinen abspeichern und eine individuelle Übersicht
über Ihre Fälle erstellen.
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Kapitel 6. Aktions-Typen
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.12: Eine Google Drive Zeile in Tabelle hinzufügen-Aktion im Prozesseditor
6.5.1 Konfiguration
Nachdem Sie die Google Drive Zeile in Tabelle hinzufügen-Aktion erstellt haben, wird Ihnen - analog zu den
anderen Google Drive-Aktionen - eine Schaltfläche angezeigt, über die Sie ein Google Drive Konto hinterlegen
können.
Sobald Sie sich mit Ihrem Google-Account authentifiziert und den Zugriff bestätigt haben, können Sie die Zeile
in Tabelle hinzufügen-Aktion konfigurieren.
6.5.2 Zeile in Tabelle hinzufügen-Aktion
Sobald Sie Ihren Google Drive-Account hinterlegt haben, zeigt das Zeile in Tabelle hinzufügen-AktionKonfigurationspanel den Account, die Tabellenmappe, das Datenblatt der Mappe und die Tabellenspalten an.
Abb. 6.13: Google Drive Zeile in Tabelle hinzufügen: Konfigurationseinstellung nach erfolgreicher Authentifizierung
Die Spaltennamen, wie im Beispiel Kundenname, werden auf Basis der Tabellenspalten generiert. Wählen Sie für
jede Spalte eine Variable aus der Liste aus.
6.6 Box Dateiupload
Die Box Dateiupload Aktion speichert eine oder mehrere Dateien in einem von Ihnen konfigurierten Box Account.
6.6. Box Dateiupload
41
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.14: Eine Box Datei-Upload Aktion im Prozesseditor
6.6.1 Konfiguration
Nachdem Sie eine Box Dateiupload Aktion angelegt haben, sehen Sie im Konfigurationsdialog einen Knopf um
Ihren Box Account mit Effektif zu verbinden.
Wenn sie auf Fügen Sie ein Box Konto hinzu klicken wird sich ein Pop-Up öffnen in dem Sie aufgefordert werden Effektif Zugriff auf Ihren Box Account zu geben. Dazu müssen Sie sich gegebenenfalls noch in Ihrem Box
Account anmelden.
Nachdem Sie Effektif den Zugriff gestattet haben, wird sich das Fenster schließen. Effektif ist nun mit Ihrem Box
Account verbunden.
6.6.2 Dateiupload Aktion
Sobald Ihr Account konfiguriert ist, sehen Sie in der Dateiupload Aktion den von Ihnen verknüpften Account,
sowie die weiteren Konfigurationsmöglichkeiten.
Andere Personen in Ihrer Organisation werden sehen können, dass Sie Ihren Box Account hinterlegt haben, jedoch
werden Sie nicht die Möglichkeit haben Ihre Ordner zu durchsuchen.
In der Konfiguration gleich neben Zielordner können Sie Ihre Ordner durchstöbern und den Ordner auswählen, in
den die Dateien hochgeladen werden sollen.
Im Feld Vorlage für Ordnername können Sie den Namen eines Unterordners spezifizieren, der im von Ihnen gewählten Verzeichnis angelegt werden soll. Für den Namen können Sie auch Felder aus dem Prozess verwenden,
um so dynamisch Ordner anzulegen. Wenn Sie zum Beispiel eine Kundennummer aufnehmen, können Sie Dokumente, die Sie einem Kunden zuordnen möchten immer im entsprechenden Ordner ablegen. Wenn Sie Felder
durch einen Schrägstrich (/) voneinander trennen, legt Effektif sogar ganze Hierarchien von Ordnern für Sie an.
Neben Hochzuladende Dateien können Sie eine oder mehrere Dateien auswählen, die Sie hochladen möchten.
6.7 JavaScript
Die JavaScript-Aktion ermöglicht es Entwicklern die Prozessausführung um JavaScript zu ergänzen. Nachdem
Sie eine JavaScript-Aktion erstellt oder ausgewählt haben, sehen Sie das folgende Konfigurationspanel:
Der obere Teil ist der JavaScript Editor. Standardmäßig haben wir hier den Code console.log("Hello
World!") eingefügt.
Im unteren Teil können Sie ihr Script testen. Klicken Sie hierzu auf Test starten. Die Ergebnisse eines Testlaufs
werden direkt darunter angezeigt.
Als nächstes zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Daten arbeiten. Nehmen wir einmal an im Prozess wäre ein Formular
mit den folgenden Feldern definiert:
Wenn Sie die Konfiguration für die JavaScript Aktion erneut öffnen können Sie sehen, das im unteren Teil einige
der Formularfelder als Variablen angezeigt werden.
Wenn Sie ein Feld in der JavaScript Aktion verwenden möchten, wählen Sie es hier aus. In unserem Beispiel
werden wir alle Felder auswählen. Für jede ausgewählte Variable können Sie nun einen Testwert festlegen.
42
Kapitel 6. Aktions-Typen
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.15: Erlauben Sie Effektif den Zugriff auf Ihren Box Account.
6.7. JavaScript
43
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.16: Box Dateiupload Konfiguration
Abb. 6.17: JavaScript Konfigurationsdialog
44
Kapitel 6. Aktions-Typen
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.18: JavaScript Test-Ausgabe
Abb. 6.19: Formular als Eingabe für das JavaScript
Abb. 6.20: JavaScript Variablen
6.7. JavaScript
45
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 6.21: JavaScript Testwerte
Geben Sie ein paar Testwerte ein und klicken Sie anschließend erneut auf Test starten. Sie können nun sehen, wie
jedes Feld im JavaScript repräsentiert wird.
Abb. 6.22: JavaScript JSON-Werte
Die verschiedenen Felder können Sie jetzt nutzen, um zum Beispiel einen externen Service anzusprechen. Wir
stellen Ihnen hierfür das request Modul zur Verfügung. Das folgende Script sendet Beispielsweise den Wert der
Variable startDate per HTTP POST Request an einen externen Web-Service.
var requestBody = { "startDate" : startDate };
request.post( {
url: 'http://www.mocky.io/v2/55798e08bdbf280d0d423cb8',
body: JSON.stringify(requestBody),
headers: { 'Content-Type': 'application/json' }
},
function (error, response, responseBody) {
var log = "HTTP " + response.statusCode + "\n" + responseBody;
if (!error && response.statusCode === 200) {
console.info(log);
46
Kapitel 6. Aktions-Typen
Effektif User Guide, Release 3.5
var responseData = JSON.parse(responseBody);
startDate = responseData.startDate;
}
else {
console.error(log);
}
}
);
Der Endpunkt im Beispiel wurde bei Mocky so konfiguriert, dass er eine HTTP Response zurück gibt. In der
Effektif Konsole würden Sie dann die folgenden Ergebnisse sehen:
Abb. 6.23: Den Wert eines Feldes mit Hilfe eines externen Web Services setzen
Die beiden Log-Einträge, beginnend mit HTTP 200, zeigen die Antwort des Web-Services. Der Response Body (der in Mocky konfiguriert wurde) beinhaltet JSON Daten, die einen neuen Wert für das Feld startDate
beinhalten und es von 2015-06-15 auf 2015-06-16 ändern.
Unser Skript parset den Wert der Response mittels JSON.parse und updatet dann das startDate Feld in
Effektif. Dieses Verhalten sehen Sie auch in der Spalte Neu zugewiesener Wert in der Test-Konsole.
6.7. JavaScript
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Effektif User Guide, Release 3.5
48
Kapitel 6. Aktions-Typen
KAPITEL 7
Formulare
Sie können Formulare in Effektif benutzen um Daten einzugeben, während Sie einen Prozess ausführen. Formulare
können einerseits in Aufgaben und als Auslöser verwendet werden.
7.1 Formulare als Auslöser
Sie können einen Formularauslöser benutzen um die Werte von Variablen zu setzen, wenn Sie einen neuen Fall
anlegen.
Abb. 7.1: Einen neuen Fall durch ein Formular starten
Dieses Formular hat eine Beschreibung (Bitte geben Sie die Details zu dieser Person ein) und zwei Felder. Das
Fragezeichen-Symbol neben Name zeigt, dass hier eine zusätzliche Beschreibung hinterlegt wurde.
Um ein Formular als Prozessauslöser zu verwenden, wählen sie im Prozesseditor unter Auslöser Per Formular.
7.2 Formulare in Aufgaben
Sie können Formulare in Aufgaben verwenden, um sich die Werte von Variablen anzeigen zu lassen und zu
verändern.
Sie können Formulare zu Aufgaben hinzufügen, indem Sie im Prozesseditor unter Aufgaben eine Aufgabe erstellen und in deren Konfiguration den Reiter Formular auswählen.
7.3 Formulardaten einsehen
Wenn Sie ein Formular ausfüllen erscheinen die eingegebenen Werte danach im Aktivitäts-Stream des entsprechenden Falls.
49
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 7.2: Werte in einem Formular zu einer Aufgabe
Abb. 7.3: Daten im Aktivitäts-Stream
Der Aktivitäts-Stream kann über die Filter am oberen Ende auch so eingeschränkt werden, dass nur Formulare
angezeigt werden.
7.4 Der Formulareditor
Immer wenn Sie ein Formular erstellen möchten, sie es als Auslöser oder innerhalb einer Aufgabe, werden Sie
dazu unseren Formulareditor verwenden.
Der Beschreibungsabschnitt im Formulareditor ist ein Textfeld, indem Sie Anweisungen für Personen, die das
Formular ausfüllen werden, hinterlegen können. Um den Text zu formatieren, können Sie die einfache MarkupSprache‘Markdown <http://daringfireball.net/projects/markdown/basics>‘_ verwenden. Markdown ermöglicht es
zum Beispiel, Links zu zusätzlichen Informationsquellen zu hinterlegen.
Im Bereich Ein Feld hinzufügen befindet sich die Palette von verfügbaren Formularfelder. Um ein Formularfeld
hinzuzufügen klicken Sie einfach den entsprechenden Typ.
Über der Palette finden Sie eine Auswahl von bereits vorhanden Formularfeldern. Wenn Sie eins dieser Felder in
Ihrem aktuellen Formular wiederverwenden möchten, können Sie es einfach in dieser Liste auswählen.
Indem Sie ein bereits vorhandenes Feld wiederverwenden haben Sie die Möglichkeit eingegebene Daten einzusehen oder zu bearbeiten. So können Sie zum Beispiel Informationen nachtragen, die in einem Formular, durch dass
ein Fall gestartet wurde nicht eingegeben wurden.
7.5 Formularfelder konfigurieren
Wenn sie Formularfelder hinzufügen, werden diese im Bereich ‘Formularfelder‘aufgelistet.
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Kapitel 7. Formulare
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 7.4: Der Formulareditor mit einem leeren Formular
Abb. 7.5: Ein bereits vorhanden Feld wiederverwenden
7.5. Formularfelder konfigurieren
51
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 7.6: Konfiguration eines Formularfelds im Formulareditor
Klicken Sie auf ein Feld im Bereich Formularfelder, um dessen Konfiguration zu öffnen. Die oberste Zeile der
Konfiguration zeigt die Beschriftung des Felds.
Um ein Feld wieder zu entfernen klicken Sie auf den Papierkorb in der oberen rechten Ecke der Konfiguration und
bestätigen Sie die Aktion, indem Sie auf den rot hinterlegten Haken klicken.
Abb. 7.7: Ein Formularfeld löschen
Die weiteren Konfigurationsmöglichkeiten sind nachfolgend Beschrieben.
• Beschreibung - Hinterlegen Sie eine ausführlichere Beschreibung zu dem Feld (optional)
• Initialwert - Ein Standardwert mit dem das Formularfeld angelegt wird (optional)
• Schreibgeschützt - Das Feld kann nicht durch den Nutzer geändert werden (optional)
• Pflichtfeld - Das Feld muss ausgefüllt werden, damit das Formular abgesendet werden kann
• Eingabe mehrerer Werte erlauben - legt fest, dass dieses Feld eine Liste von Werten akzeptiert, die Sie
individuell verwalten können
Textfelder haben zusätzlich die Option Mehrzeilig um die Eingabe von längeren Texten zu ermöglichen.
Wenn Sie die Option Eingabe mehrerer Werte erlauben aktivieren, wird das entsprechende Feld etwas anders in
Formularen angezeigt. Jeder Wert, den Sie eingeben wird zu einer Liste hinzugefügt. Um einen Wert zu entfernen,
klicken Sie auf das × Symbol.
In Auswahlfeldern können die verschiedenen Möglichkeiten der Auswahl unter Optionen konfiguriert werden.
In Datumsfeldern können Sie sich unter der Option Datum / Uhrzeit entscheiden, ob Sie nur ein Datum, eine
Datum und eine Uhrzeit oder nur eine Uhrzeit auswählen möchten.
Um in Nutzerfeldern die Auswahl zu erleichtern können Sie unter Kandidaten die Liste der zur Auswahl stehenden
Personen einschränken. Nutzer haben trotzdem weiterhin die Möglichkeit unter allen Nutzern in der Organisation
zu wählen, wenn Sie dies möchten.
52
Kapitel 7. Formulare
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 7.8: Eingabe mehrerer Werte in zwei Text-Felder
7.5. Formularfelder konfigurieren
53
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 7.9: Konfiguration eines Auswahlfelds.
54
Kapitel 7. Formulare
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 7.10: Konfiguration eines Datumsfelds
7.5. Formularfelder konfigurieren
55
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 7.11: Konfiguration eines Nutzerfelds
56
Kapitel 7. Formulare
KAPITEL 8
Kontrollfluss
Benutzen Sie Transitionen, Gateways und Ereignisse um festzulegen, wie die Aktionen in einem Prozess ausgeführt werden.
8.1 Transitionen
Eine Transition wird im Prozesseditor als ein Pfeil abgebildet, der zwei Aktivitäten verbindet. Dies sagt aus, dass
die Aktion, die Ziel der Transition ist nur dann ausgeführt wird, wenn die Aktion an der die Transition startet
abgeschlossen wurde. In BPMN wird eine Transition als Sequenzfluss bezeichnet.
8.2 Exklusives Gateway
Abb. 8.1: Exklusives Gateway im Prozesseditor
Mit einem exklusiven Gateway können Sie eine Entscheidung innerhalb eines Prozesses ausdrücken. Diese Art
von Gateway wird maximal eine der ausgehenden Transitionen verfolgen. In Effektif können Sie ein exklusives
Gateway als manuelle Entscheidung oder automatische Entscheidung konfigurieren.
8.2.1 Manuelle Entscheidung
Wenn eine Person die Entscheidung treffen soll, dann verwenden Sie die manuelle Entscheidung. In diesem Fall
muss direkt vor dem exklusiven Gateway ein User Task vorhanden sein. Im Nutzerinterface wird die Entscheidung
in Form von mehreren Knöpfen für den Nutzer dargestellt.
Hier ein kleines Beispiel. Angenommen Sie haben eine Aktivität namens Vertrag prüfen, ein exklusives Gateway
und zwei weitere Aktivitäten Vertrag drucken und Vertrag updated:
Wenn Sie ein exklusives Gateway erstellen wird dieses Standardmäßig als manuelle Entscheidung erstellt. Nutzen
Sie den Konfigurationsdialog um weitere Einstellungen vorzunehmen.
Um die Entscheidung zu verwenden, müssen Sie die Knöpfe, welche die verschiednen Optionen darstellen benennen. Für jeden Knopf wird rechts angezeigt welche Aktivität in diesem Fall ausgeführt werden würde. In unserem
Beispiel wäre dies Vertrag drucken, wenn der Nutzer auf Annehmen klickt und Vertrag updaten wenn der Nutzer
auf Ablehnen klickt.
Sie können den Text auf den Knöpfen leicht ändern. Nennen Sie diese zum Beispiel Annehmen und Ablehnen.
57
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 8.2: Ein exklusives Gateway muss mindestens eine eingehende und zwei ausgehenden Transitionen besitzen.
Abb. 8.3: Standardkonfiguration als manuelle Entscheidung
Abb. 8.4: Benutzerdefinierte Entscheidungen
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Kapitel 8. Kontrollfluss
Effektif User Guide, Release 3.5
Nachdem Sie einen neuen Fall gestartet haben, sehen Sie in der Aufgabe Vertrag prüfen die Entscheidungsknöpfe.
Abb. 8.5: Entscheidungsknöpfe in der Aufgabe
Wenn Sie ein Formular zu einer Aktivität direkt vor dem Gateway hinzufügen - Vertrag prüfen in diesem Beispiel
- werden die Knöpfe für die Entscheidung automatisch an das Formular angehangen.
8.2.2 Variable für die manuelle Entscheidung
Wenn Sie eine manuelle Entscheidung verwenden wird hierdurch auch automatisch eine Variable erstellt, die
den Ausgang der Entscheidung festhält. Hierdurch können Sie das Ergebnis der Entscheidung später im Prozess
nutzen.
Während der Ausführung wird der Wert der Variable auf den Text des angeklickten Knopfes gesetzt. In unserem
Beispiel ist das entweder Annehmen oder Ablehnen.
Abb. 8.6: Werte für die Entscheidungsvariable - Annehmen und Ablehnen
8.2. Exklusives Gateway
59
Effektif User Guide, Release 3.5
Standardmäßig wird die Variable mit Entscheidung benannt. Sie können den Namen ändern, indem Sie das Gateway umbenennen. Alternativ können Sie den Namen auch im Reiter Details unter Feldübersicht ändern.
8.2.3 Automatische Entscheidung
Wenn Sie ein Gateway für eine automatische Entscheidung konfigurieren, trifft Effektif die Entscheidung für Sie
basierend auf von Ihnen festgelegten Kriterien. Sie können für jede Transition festlegen unter welcher Bedingung
Sie verwendet werden soll. Hierzu können Sie natürlich auch Daten aus dem Workflow heranziehen. Effektif
wertet die Bedingungen hierbei von oben nach unten aus und nimmt die erste Transition bei der die Bedingung
zutrifft.
Abb. 8.7: Editor für automatische Entscheidungen
Um eine Bedingung zu definieren, wählen Sie zunächst ein Feld aus dem Prozess an das Sie die Bedingung
knüpfen möchten. Danach entscheiden Sie sich für die Art des Vergleiches. Zum Schluss haben Sie noch die
Möglichkeit entweder einen statischen Wert, wie eine Zahl einzugeben oder das Feld mit einem anderen Wert aus
dem Prozess zu vergleichen. Um dies zu tun, klicken Sie auf
.
Eine Bedingung kann mehrere Felder beinhalten. Um mehr als einen Vergleich zu der Bedingung hinzuzufügen
klicken Sie auf den Knopf am unteren Ende der Liste. In der Selektion oberhalb der Liste können Sie festlegen ob
alle oder nur einer ihrer Vergleiche zutreffen müssen, damit die Bedingung zutrifft.
Wenn Sie einen Vergleich nicht komplett spezifiziert haben, macht dies die komplette Bedingung ungültig, was
dazu führt, dass diese nie benutzt werden wird. Das
hin. Korrekte Vergleiche werden durch das
auf das
Symbol oder das
Symbol weist Sie auf solche unvollständigen Vergleiche
Symbol dargestellt. Um einen Vergleich zu entfernen klicken Sie
Symbol.
Standard-Transition
Automatische Entscheidungen haben normalerweise eine Art Plan B für den Fall, dass keine Bedingung zutrifft.
Abb. 8.8: Die Standard-Transition
60
Kapitel 8. Kontrollfluss
Effektif User Guide, Release 3.5
Um eine Transition als Standard zu definieren, öffnen Sie die Selektion über den Bedingungen und wählen Sie
standardmäßig (wenn keine andere Transition gewählt werden kann).
8.3 Paralleles Gateway
Abb. 8.9: Ein paralleles Gateway im Prozesseditor
Mit parallelen Gateways können ausdrücken, dass Aktivitäten parallel bzw. in keiner bestimmten Reihenfolge
ausgeführt werden sollen. Um dies zu realisieren müssen Sie den Sequenzfluss teilen und später wieder zusammenführen.
8.3.1 Sequenzfluss teilen
Mit einem parallelen Gateway können Sie die Ausführung eines Sequenzflusses in mehrere, konkurrierende Flüsse aufteilen. Wenn die Prozessausführung an einem parallelen Gateway angekommen ist, werden eigenständige
Flüsse für jede ausgehende Transition des Gateways erzeugt. Sehen wir uns dazu das folgende Beispiel an.
Abb. 8.10: Beispiel eines parallelen Gateways
In diesem Beispiel wird das parallele Gateway aktiviert, wenn die Aufgabe Bestellung eingeben abgeschlossen
ist. Das Gateway teilt nun den Sequenzfluss in zwei parallele Flüsse auf. Dies hat zur Folge, dass direkt beide
Aufgaben Bezahlung erhalten und Waren versenden erstellt werden.
Sie können so viele ausgehenden Transitionen, wie Sie möchten erstellen. Alle Aufgaben, die einem parallelen
Gateway folgen werden simultan gestartet.
8.3. Paralleles Gateway
61
Effektif User Guide, Release 3.5
8.3.2 Sequenzflüsse zusammenführen
Um parallele Sequenzflüsse wieder zusammenzuführen verwenden Sie auch ein paralleles Gateway. Die Ausführung des Workflows wird an dieser Stelle warten bis alle parallelen Sequenzflüsse das Zusammenführende
Gateway erreicht haben und erst dann den Workflow weiterführen.
Wir erweitern das vorherige Beispiel indem wir ein zusammenführendes Gateway und eine weitere Aktivität
hinzufügen.
Abb. 8.11: Beispiel eines zusammenführenden parallelen Gateways
In diesem Beispiel wird Bestellung archivieren erst ausgeführt, wenn Bezahlung erhalten und Waren versenden
abgeschlossen sind.
8.3.3 Standardverhalten beim Teilen
Wenn Sie eine Aktivität erstellen, der mehrere Sequenzflüsse folgen, so wird diese standardmäßig wie ein paralleles Gateway behandelt. Schauen wir uns dazu ein einfaches Beispiel an.
Abb. 8.12: Standardverhalten beim Teilen
62
Kapitel 8. Kontrollfluss
Effektif User Guide, Release 3.5
Nachdem Bestellung eingeben abgeschlossen wurde, werden sowohl Bezahlung erhalten und Waren versenden
erstellt.
Sie können dieses Standardverhalten mit einem parallelen Gateway zum Zusammenführen kombinieren.
8.3.4 Standardverhalten beim Zusammenführen
Falls mehrere Sequenzflüsse zu einer Aufgaben führen, wird diese Aufgabe für jeden Sequenzfluss gestartet. Das
bedeutet, dass kein implizites Zusammenführen der Sequenzflüsse geschieht.
8.3.5 Fallstricke bei parallelen Gateways
Vermeiden Sie Konstrukte in denen Sie einen Sequenzfluss über ein paralleles Gateway hinweg zeichnen. Beispiele hierfür sind:
Abb. 8.13: Unerwünschte Schleife
und:
Abb. 8.14: Unerwünschte Schleife
8.3. Paralleles Gateway
63
Effektif User Guide, Release 3.5
Um solche Situationen zu verhindern stellen Sie sich alle Aktionen zwischen einem teilenden und zusammenführenden Gateway als abgeschlossenes System vor. Keine Sequenzflüsse sollten dieses System verlassen oder in
dieses System hineinführen.
8.4 Start Ereignis
Abb. 8.15: Ein Start Ereignis im Prozesseditor
Ein Start Ereignis markiert den Start eines Prozesses. In Effektif werden alle Aktionen, die keine eingehenden
Transitionen haben als Start Ereignisse behandelt. Da Start Ereignisse in Effektif nicht mit den Prozessauslösern
zusammenhängen, können Sie diese in der Regel weg lassen.
8.5 Endereignis
Abb. 8.16: Ein Endereignis im Prozesseditor
Ähnlich den Start Ereignissen sind auch die Endereignisse optional. Ende Ereignisse markieren jeweils das Ende
der Prozessausführung.
Abb. 8.17: Endereignis
Der oben abgebildete Prozess ist äquivalent zu dem folgenden Prozess.
64
Kapitel 8. Kontrollfluss
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 8.18: Kein Endereignis
8.5. Endereignis
65
Effektif User Guide, Release 3.5
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Kapitel 8. Kontrollfluss
KAPITEL 9
Benachrichtigungen
Effektif verschickt eine Vielzahl von Benachrichtigungen damit Prozessbeteiligte nichts in den Fällen, an denen
Sie beteiligt sind, verpassen. Außerdem werden so Verzögerungen bei Aufgabenübergaben verhindert.
9.1 Aufgabe erstellt
Diese Benachrichtigung bedeutet, dass eine neue Aufgabe in einem Fall angelegt wurde.
Effektif verschickt diese Benachrichtigung an den Verantwortlichen der Aufgabe, wenn dieser existiert oder allen
Kandidaten.
Effektif sendet diese Benachrichtigung nicht, wenn Sie unter Einstellungen die Auswahlbox Benachrichtigungen
per E-Mail erhalten deaktivieren.
9.2 Aufgabe zugewiesen
Diese Benachrichtigung bedeutet, dass eine bestehende Aufgabe jemanden zugewiesen wurde.
Effektif versendet diese Benachrichtigung an den neuen Verantwortlichen für die Aufgabe.
Effektif sendet diese Benachrichtigung nicht, wenn Sie unter Einstellungen die Auswahlbox Benachrichtigungen
per E-Mail erhalten deaktivieren.
9.3 In einem Kommentar erwähnt
Diese Benachrichtigung bedeutet, dass jemand in einem Kommentar erwähnt wurde.
Effektif sendet diese Benachrichtigung an jeden der in einem Kommentar erwähnt wurde.
Effektif sendet diese Benachrichtigung nicht, wenn Sie unter Einstellungen die Auswahlbox Benachrichtigungen
per E-Mail erhalten deaktivieren.
9.4 Erinnerung fällig
Diese Benachrichtigung wird versendet, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist.
Effektif sendet diese Benachrichtigung an den Verantwortlichen oder alle Kandidaten der Aufgabe. Ist die Aufgabe
niemandem zugewiesen bekommt der Prozess Eigentümer die Benachrichtigung.
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Effektif User Guide, Release 3.5
9.5 Aufgabe eskaliert
Diese Benachrichtigung bedeutet, dass die Zeitspanne bis eine Aufgabe eskaliert wird abgelaufen ist.
Effektif sendet die Benachrichtigung zu der Person, an die die Aufgabe nun eskaliert wurde, oder - falls eine
Gruppe hinterlegt wurde - an alle Kandidaten.
Effektif verschickt diese Benachrichtigung immer, auch wenn Benachrichtigungen per Email erhalten deaktiviert
ist.
9.6 Neuer Benutzer registriert
Effektif verschickt eine Registrierungsbenachrichtigung wenn ein Nutzer einen Testaccount registriert.
Effektif verschickt diese Benachrichtigung zu der Emailadresse, die im Registrierungsformular eingegeben wurde.
9.7 Einladung verschickt
Diese Benachrichtigung informiert darüber, dass ein Organisationsadministrator jemanden in die Organisation
eingeladen hat. Effektif versendet zudem eine Erinnerung, falls ein Administrator die Einladung erneut sendet.
Effektif verschickt die Benachrichtigung an die Person, die vom Administrator eingeladen wurde. Unter Umständen hat diese Person bereits einen Effektif-Account.
9.8 Einladung zurückgezogen
Diese Benachrichtigung informiert darüber, dass ein Administrator die Einladung in die Organisation zurückgezogen hat.
Effektif verschickt diese Nachricht an die Person, die vorher vom Administrator eingeladen wurde.
9.9 Passwort zurückgesetzt
Effektif informiert den Nutzer, dass jemand die Passwort zurücksetzen-Funktion verwendet hat.
Effektif schickt diese Benachrichtigung an die Emailadresse, die im Passwort zurücksetzen-Formular eingegeben
wurde.
9.10 Zugriff auf ein Service-Konto ist abgelaufen
Diese Benachrichtigung bedeutet, dass der Zugriff auf ein externes Konto, wie zum Beispiel Google Drive abgelaufen ist.
Effektif sendet diese Benachrichtigung an den Nutzer, der das Konto in Effektif hinterlegt hat.
9.11 Lizenz läuft bald ab
Diese Benachrichtigung bedeutet, dass eine Effektif Lizenz demnächst ablaufen wird.
Effektif sendet diese Benachrichtigung an die Administratoren der Organisation zu der die ablaufenden Lizenzen
gehören.
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Kapitel 9. Benachrichtigungen
KAPITEL 10
Zugriffskontrolle
Sie können die Zugriffskontrolle in Effektif dazu nutzen, einzuschränken wer auf welche Prozesse und Aufgaben
zugreifen kann. Standardmäßig sind alle Prozesse und Aufgaben öffentlich, sodass alle Nutzer in Ihrer Organisation uneingeschränkten Zugriff auf sie haben. Wenn Sie die Zugriffsrechte konfigurieren, schränken Sie damit den
Zugriff auf bestimmte Nutzer und Gruppen ein.
10.1 Zugriff auf Prozesse einschränken
Wenn Sie den Zugriff auf einen Prozess einschränken können Sie fünf verschiedene Rechte an Nutzer und Gruppen
vergeben.
1. Prozess bearbeiten - Sie können den Prozess verändern und neue Versionen veröffentlichen
2. Prozess starten - legen Sie neue Fälle des Prozesses an
3. Prozess ansehen - sehen Sie sich den Prozess an ohne ihn ändern zu können
4. Fälle bearbeiten - Sie können Änderungen an laufenden Fällen vornehmen und Aufgaben abschließen
5. Fälle ansehen - Sie können die Fälle eines Prozesses einsehen, aber keine Änderungen vornehmen
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie die Zugriffskontrolle nutzen können um einzuschränken, wie Leute an Prozessen arbeiten. Beispielsweise können Sie die Rechte wie folgt nutzen:
• Prozess bearbeiten kann einer Gruppe zugewiesen werden, die damit vertraut ist, wie man Prozesse modelliert
• Prozess ansehen kann nur Ihnen zugewiesen werden, um einen Prozess für andere Nutzer auszublenden
während Sie noch an ihm arbeiten
• Prozess starten kann nur Ihnen zugewiesen werden, sodass Leute mit dem Prozess ansehen und Prozess
bearbeiten-Recht mit Ihnen zusammen an einem Prozessentwurf arbeiten können, aber nicht versehentlich
neue Fälle gestartet werden, bevor der Prozess fertig ist
• Fälle bearbeiten kann einer von zwei Gruppen zugewiesen werden, sodass die erste Gruppe an einem Fall
arbeiten kann während die zweite Gruppe zwar den Fortschritt verfolgen, jedoch nicht aktiv in den Fall
eingreifen kann.
• Fälle ansehen kann nur einer bestimmten Gruppe zugewiesen werden, sodass der Zugriff auf sensible Informationen eingeschränkt wird.
Um die Zugriffskontrolle für Prozesse zu aktivieren, öffnen Sie einen Prozess und navigieren Sie in den Abschnitt
Details.
Auf der Prozessdetails Seite finden Sie den Abschnitt Zugriffsrechte im Reiter Optionen.
Klicken Sie auf Den Zugriff auf diesen Prozess einschränken um die Zugriffsrechte zu konfigurieren.
69
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 10.1: Prozessdetails - Zugriffsrechte
Abb. 10.2: Zugriffsrechte konfigurieren
70
Kapitel 10. Zugriffskontrolle
Effektif User Guide, Release 3.5
Mit Hilfe der Checkboxen können Sie Nutzern und Gruppen Rechte zuweisen oder entziehen. Wenn Sie neue
Rechte für einen Nutzer oder eine Gruppe definieren möchten, können Sie das Suchfeld am unteren Ende der
Liste dazu nutzen.
Klicken Sie auf Einschränkungen von diesem Prozess entfernen, um jegliche Zugriffskontrollen von dem Prozess
zu entfernen.
10.2 Zugriff auf Aufgaben einschränken
Sie können den Zugriff auf einzelne Aufgaben genau so einschränken, wie es bei Prozessen möglich ist.
Wenn Sie den Zugriff auf eine Aufgabe eingeschränkt haben, können Sie zwei verschieden Arten von Rechten
vergeben.
1. Aufgabe ansehen - Sie können die Aufgabe sehen und an Diskussionen teilnehmen, indem Sie Kommentare
hinterlassen
2. Aufgabe bearbeiten - Ändern Sie den Titel, die Zuweisung, das Fälligkeitsdatum und fügen Sie Unteraufgaben hinzu.
Stellen wir uns einmal vor wir hätten einen Prozess der eine Freigabe beinhaltet. In diesem Prozess muss jemand
aus der Manager Gruppe eine Anfrage von jemanden aus der Angestellte Gruppe freigeben. In diesem Fall müssten
Sie das Aufgabe bearbeiten Recht so einschränken, dass nur Personen aus der Manager Gruppe es besitzen, sodass
nur Sie die Aufgabe abschließen können.
Um die Zugriffskontrolle für Aufgaben zu aktivieren, öffnen Sie einen Prozess und wählen Sie eine Aufgabe aus.
Im Konfigurationsdialog wählen Sie den Reiter Zugriffsrechte.
Abb. 10.3: Zugriffsrechte für Aufgaben
Klicken Sie auf Spezifische Einschränkungen aktivieren um den Zugriff zu konfigurieren.
Sie können jetzt das Suchfeld am unteren Ende der Liste nutzen um weitere Nutzer und Gruppen mit spezifischen
Zugriffsrechten auszustatten.
10.2. Zugriff auf Aufgaben einschränken
71
Effektif User Guide, Release 3.5
Abb. 10.4: Konfiguration der Zugriffsrechte für eine Aufgabe
72
Kapitel 10. Zugriffskontrolle
KAPITEL 11
Salesforce Integration
Effektif ist mit Salesforce Workflows integriert. Sie können diese Workflows so konfigurieren, dass Änderungen
in Ihrem Salesforce automatisch Workflows in Effektif auslösen.
11.1 Effektif Konfiguration
Bevor Sie anfangen können, müssen Sie zunächst einen Endpunkt für Salesforce in Effektif einrichten. Hierdurch
wird es Salesforce ermöglicht Daten an Effektif zu übermitteln. Gehen Sie wie folgt vor:
Im Nutzermenü oben rechts wählen Sie zunächst Organisationseinstellungen und dann Services.
Um einen neuen Auslöser zu anzulegen, tragen Sie einen Namen für die Aktion (z.B. Neuer Lead wurde erzeugt)
ein und wählen dann Erstellen.
Kopieren Sie den Wert Endpunkt-URL oder lassen Sie diese Seite für später offen. Wir werden diesen Wert im
weiteren Verlauf der Konfiguration noch benötigen.
11.2 Salesforce Konfiguration
Bevor Sie Salesforce Trigger benutzen können müssen Sie ausgehende Nachrichten bei Salesforce einrichten.
Solche Nachrichten sind ein Typ von Workflow Aktionen innerhalb von Salesforce. Gehen Sie hierzu wie folgt
vor:
In Ihrem Salesforce-Account unter Setup wählen Sie Einrichten → Erstellen → Workflow & Genehmigungen →
Workflow-Regeln.
Legen Sie eine neue Workflow-Regel and oder bearbeiten Sie eine Bestehende.
73
Effektif User Guide, Release 3.5
74
Kapitel 11. Salesforce Integration
Effektif User Guide, Release 3.5
Im dritten Schritt Workflow-Aktionen angeben wählen Sie unter Workflow-Aktion hinzufügen den Eintrag Neue
ausgehende Nachricht.
Im folgenden Konfigurationsdialog spezifizieren Sie nun die Daten, die an Effektif übermittelt werden sollen. Alle
Daten, die Sie hier auswählen sind später als Prozessvariablen in Workflows, die diesen Auslöser nutzen verfügbar.
Hier müssen Sie nun auch die Endpunkt-URL, die Sie vorher in Effektif erzeugt haben eintragen.
Vergessen Sie nicht die Regel zu speichern und zu aktivieren, nachdem Sie die Konfiguration abgeschlossen haben.
Lassen Sie sich nun noch die Details zu Ihrer ausgehenden Nachricht anzeigen. Neben dem Punkt Endpunkt
WSDL klicken Sie auf Zur WSDL-Anzeige hier klicken.
Diese Datei benötigt Effektif zur Kommunikation mit Salesforce. Speichern Sie diese bitte zunächst auf Ihrem
PC.
11.2. Salesforce Konfiguration
75
Effektif User Guide, Release 3.5
11.3 Effektif Konfiguration abschließen
Im letzten Schritt müssen Sie nun die WSDL-Datei, die Sie von Salesforce bekommen haben in Effektif hochladen.
Navigieren Sie wieder in ihrem Nutzermenü oben rechts zu Organisationseinstellungen und dann zu Services.
Wählen Sie nun den Salesforce-Auslöser, den Sie zuvor erstellt haben.
Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die Datei, die Sie zuvor gespeichert haben.
Damit haben Sie den Salesforce-Auslöser erfolgreich konfiguriert. Er steht nun in all Ihren Prozessen zur Verfügung.
76
Kapitel 11. Salesforce Integration
KAPITEL 12
Mein Profil
Um Ihre persönlichen Effektif-Einstellungen einzusehen und zu ändern, wählen Sie im Nutzermenü in der oberen
rechten Ecke Mein Profil. Ihre Profilseite ist in vier Abschnitte unterteilt:
• Ich
• Einstellungen
• Organisationen
• Services
12.1 Ich
Im Abschnitt Ich können Sie Ihr Profil bearbeiten. Dazu gehört Ihre Kontaktadresse, sowie Ihr Profilbild. Sie
können hier auch Ihr aktuelles Passwort ändern.
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Effektif User Guide, Release 3.5
12.2 Einstellungen
In den Einstellungen können Sie festlegen in welcher Sprache Sie Effektif benutzen möchten. Des Weiteren haben
Sie hier die Möglichkeit Benachrichtigungen ein- bzw. abzuschalten.
Um Emailbenachrichtigungen abzuschalten deaktivieren Sie alle Checkboxen.
12.3 Organisationen
Unter Organisationen sehen Sie alle Organisationen in denen Sie Mitglied sind. Hier können Sie auch nachvollziehen, in welchen Organisationen Sie Administrator-Rechte haben.
Um eine Organisation zu verlassen, klicken Sie auf das Icon rechts neben dem Organisationsnamen.
12.4 Services
Im Bereich Services sehen Sie alle Dritt-Services, die Sie persönlich mit Effektif verknüpft haben. Sie können hier
zentral Zugriff auf bestimmte Services mit Ihrem Account zurückziehen.
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Kapitel 12. Mein Profil
Effektif User Guide, Release 3.5
12.4. Services
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Effektif User Guide, Release 3.5
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Kapitel 12. Mein Profil
KAPITEL 13
Organisationseinstellungen
In den Organisationseinstellungen können Sie Nutzer und Gruppen verwalten, Einladungen versenden und externe
Services wie zum Beispiel die Salesforce Integration konfigurieren.
Im Kopfteil der Seite (dem türkis hinterlegten Teil) können Sie den Namen der Organisation ändern.
13.1 Nutzer
Die Nutzerliste zeigt alle Mitglieder in Ihrer Organisation. Sie können jeden Eintrag aufklappen um die Emailadresse, die Lizenz und die Art der Mitgliedschaft für jeden Nutzer einzusehen. In einer Organisation gibt es zwei
Arten von Mitgliedern - reguläre Nutzer und Administratoren.
Administratoren können andere Nutzer zu Administratoren ernennen. Klappen Sie dazu einen Eintrag in der Nutzerliste auf und klicken Sie auf Zum Administrator ernennen.
Administratoren können Nutzer auch löschen indem Sie auf den Papierkorb neben dem Nutzernamen klicken.
13.2 Einladungen
Die Liste der Einladungen zeigt Ihnen, wen Sie schon zu Effektif eingeladen haben.
Um jemanden zu Effektif einzuladen, wählen Sie zunächst die Lizenz, die demjenigen zugewiesen werden soll.
Danach geben Sie im Textfeld darunter eine Emailadresse ein und klicken auf Einladen. Alle Personen, die Sie
81
Effektif User Guide, Release 3.5
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Kapitel 13. Organisationseinstellungen
Effektif User Guide, Release 3.5
einladen erhalten darauf eine Email mit einem Link um Ihre Registrierung abzuschließen. Anschließend tauchen
sie wie gewohnt in der Mitgliederliste Ihrer Organisation auf.
13.3 Gruppen
Unter Gruppen finden Sie alle Gruppen, die in Ihrer Organisation definiert sind. Sie können Gruppen benutzen um
Kandidaten für Aufgaben im Prozesseditor festzulegen.
Um eine Neue Gruppe anzulegen, geben Sie zunächst den Namen im Textfeld unter der Liste aller Gruppen ein
und klicken dann auf Erstellen.
Wenn Sie auf eine Gruppe klicken, sehen Sie die Liste aller Mitglieder. Sie können diese Liste bearbeiten indem
Sie weitere Nutzer hinzufügen oder bestehende Mitglieder entfernen.
13.3. Gruppen
83
Effektif User Guide, Release 3.5
13.4 Organisationseinstellungen
Unter Organisationseinstellungen finden Sie Konfigurationsoptionen, die für Ihre gesamte Organisation zentral
verwaltet werden.
Unter Zeitzone konfigurieren Sie die Anzeige von Zeiten.
Unter Email Signatur ersetzen Sie
Emailbenachrichtigungen verschickt wird.
84
die
Effektif
Team-Standardsignatur,
die
mit
den
Effektif-
Kapitel 13. Organisationseinstellungen
KAPITEL 14
Variablen
Formulare und bestimmte Aktionen erzeugen oder konsumieren Daten, sogenannte Variablen. Variablen werden
meisten automatisch angelegt, zum Beispiel, wenn Sie ein Formularfeld erzeugen.
14.1 Datentypen
Informationen über einen Workflow werden in Variablen abgelegt. Jede Variable hat hierbei einen vom Nutzer
definierten Namen und einen Typ. Bei den Typen unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Kategorien.
Einerseits gibt es Typen, die einen einfachen Wert haben, wie zum Beispiel String (Text) oder eine Emailadresse.
Es gibt aber auch komplexe Typen, wie zum Beispiel Nutzer, Dateien oder Emails. Diese fassen mehrere Werte
sinnvoll zusammen. Ein Nutzer hat zum Beispiel einen Vorname, einen Nachnamen und eine Emailadresse.
Wenn Sie Aktionen konfigurieren referenzierten Sie immer Daten im Workflow. Das können Referenzen zu Variablen selbst oder Feldern innerhalb der Variablen sein. Unsere Oberfläche hilft Ihnen bei dieser Auswahl und zeigt
jeweils alle verfügbaren Optionen auf.
14.1.1 String-Typ
Der Typ String enthält nicht formatierten Text
14.1.2 Datei-Typ
Der Typ Datei referenziert Dateien
14.1.3 Nutzer-Typ
Variablen vom Typ Nutzer referenzieren Nutzer innerhalb Ihrer Organisation. Nutzer-Variablen haben erhalten die
folgenden Felder:
id (ID) Eindeutige Kennung für den Nutzer
firstName (String) Der Vorname des Nutzers
lastName (String) Der Nachname des Nutzers
emailAddress (Emailadresse) Die Emailadresse des Nutzers
14.1.4 Emailadressen-Typ
Der Typ Emailadresse enthält Emailadressen.
85
Effektif User Guide, Release 3.5
14.1.5 Email-Typ
Der Typ Email enthält alle Informationen über eine bestimmte Email. Dieser Typ wird zum Beispiel vom EmailAuslöser verwendet um Daten über die eingetroffene Email zur Verfügung zu stellen. Dadurch können Informationen, wie zum Beispiel der Absender oder die Anhänge im Workflow verwendet werden.
Emails enthalten die folgenden Felder:
id (ID) Eine eindeutige Kennung für die Email
from (Emailadresse) Die Emailadresse des Absenders
to (Liste von Emailadressen) Alle Empfänger der Email
cc (Liste von Emailadressen) Alle unter CC gelisteten Empfänger der Email
subject (String) Der Betreff der Email
bodyText (String) Der nicht formatierte Inhalte der Email
bodyHtml (String) Der HTML-formatierte Inhalt der Email (optional)
attachments (Liste von Dateien) Alle Anhänge der Email
14.1.6 ID-Typ
IDs werden genutzt um Ressourcen eindeutig identifizieren zu können. Sie werden ausschließlich von Effektif
erzeugt und haben keine weitere Bedeutung. Ein Beispiel für eine ID ist 53fae958036471cea136ea83.
14.1.7 Objekt-Typen
Objekt-Typen sind zusammengesetzte Typen, die verschiedene Felder beinhalten. Ein Nutzer ist zum Beispiel ein
Objekt mit Felder wie firstName, lastName und mailAddress.
14.1.8 Listen-Typ
Eine Liste fasst mehrere Objekte zusammen. Listen sind immer sortiert und beinhalten Elemente eines bestimmten
Typs.
86
Kapitel 14. Variablen
KAPITEL 15
Beispielprozesse
In diesem Kapitel wird eine Reihe von Beispielprozessen beschrieben. Einige dieser Prozesse sind standardmäßig
in Effektif verfügbar. So können Sie bei Ihren ersten Schritten einen bereits vorhandenen Prozess als Startpunkt
verwenden. Zudem kann ein Blick auf die Prozesse dabei helfen, Features von Effektif kennenzulernen und in
Ihre eigene Prozesse zu übertragen.
Wählen Sie im Hauptmenü Beispiele aus, um die Liste der Beispielprozesse einzusehen. Mit einem Klick auf ein
Beispiel zeigen Sie die entsprechende Beschreibung an. Indem Sie In meine Organisation kopieren auswählen,
öffnen Sie den Prozess im Prozesseditor, sodass Sie das Prozessmodel einsehen, anpassen und veröffentlichen
können. Falls Sie den Beispielprozess nicht verwenden möchten, können Sie ihn wieder löschen.
15.1 Dokument Freigeben (Management)
15.1.1 Prozessziel
Das Prozessziel ist die Freigabe des eingereichten Dokuments, gegebenenfalls nach mehreren Revisionsdurchgängen.
15.1.2 Kontext
Mitarbeiter müssen Kostenabrechnungen von ihren Vorgesetzten abnehmen lassen. Wenn die Dokumente via
Email gesendet werden, ist es jedoch schwer für die Vorgesetzten, den Überblick zu behalten. Mitarbeiter reichen die Kostenabrechnung typischerweise als Spreadsheet ein, in dem die Kosten aufgelistet sind.
Zudem bereiten Mitarbeiter Dokumente wie Angebote und Vorschläge vor, die vom Management freigegeben
werden müssen. Hierbei gibt es oft Komplikationen bei der Verwaltung der vielen Versionen der Dokumente.
Ausgabenformulare sind Beispiel für Prozessdokumente. Geschäftsprozesse verwenden Dokumente oft, um einen
Prozessmeilenstein festzuhalten. Manager nutzen Freigabeprozesse oft, um sicherzustellen, dass bestimmte Arbeitsvorgänge abgeschlossen sind und kommunizieren daher oft über Email mit dem Verfasser des Dokuments.
Verwenden Sie Dokumentenfreigabeprozesse, wenn Sie eine größere Anzahl an Freigaben verwalten müssen oder
wenn Sie ein zentrales Register aller Freigaben benötigen.
15.1.3 Auslöser
Formular - das hochgeladene Dokument und dessen Verfasser
15.1.4 Aktionen
Der Prozess ist um den Dokument überprüfen-Task, der eine Freigabe oder Ablehnung des Dokuments nach sich
zieht. Auf eine Ablehnung folgt der Task Dokument anpassen. Hier ist der Verfasser gefragt. Er muss eine korrigierte Version des Dokuments zur Verfügung stellen.
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Effektif User Guide, Release 3.5
Durch das Hinterlegen eines Fälligkeitsdatums und durch die Konfiguration von automatischen Erinnerungen
können Sie die Durchlaufzeit der User Tasks minimieren. Eine Eskalationsoption für den Dokument überprüfenTask verhindert Verzögerungen, falls der ursprüngliche Reviewer nicht verfügbar ist.
15.1.5 Rollen
Die zwei User Tasks entsprechen zwei verschieden Rollen.
• Reviewer - Trifft die Freigabeentscheidung: Oft ein Manager oder Vorgesetzter.
• Verfasser - Bereitet das Dokument vor. Falls der Prozessauslöser die Rolle zuweist, setzt Effektif automatisch den Verfasser als verantwortliche Person für Dokument anpassen.
15.1.6 Felder
• Dokument (Datei, Pflichtfeld) - das freizugebende Dokument. Der Verfasser lädt die initial Version im Auslöserformular hoch. Für jeden Dokument anpassen-Task, den Effektif erstellt, wird eine neue Version bereitgestellt.
• Verfasser (Nutzer, Pflichtfeld) - verwendet zur Rollenzuweisung und Benachrichtigung des Verfassers.
15.1.7 Erweiterungen
Der Leser des Dokuments möchte möglicherweise außerhalb von Effektif Zugriff auf das Dokument haben. Sie
können einen Integrationstask nach der Freigabe zum Prozess hinzufügen, der das freigegebene Dokument archiviert oder per Email versendet.
Fügen Sie für die Archivierung einen Google Drive oder Box Datei hochladen-Task hinzu. Hiermit wird eine
Kopie des Dokuments für weitere Leser gespeichert. Allerdings benötigen die Leser noch eine Benachrichtigung
um zu wissen, dass das entsprechende Dokument existiert.
Ein Email senden-Task benachrichtigt den Verfasser und andere Stakeholder darüber, dass das Dokument freigegeben wurde. Das entsprechende Email-Template kann Kommentare des Reviewers enthalten und das Dokument
anhängen. Unter Umständen kann es nützlich sein, die Email an eine Verteilerliste zu senden.
15.1.8 Ähnliche Prozesse
Urlaubsantrag genehmigen behandelt die Freigabe eines Effektif-Formulars an Stelle eines Dokuments.
15.2 Urlaubsantrag genehmigen (HR)
15.2.1 Prozessziel
Das Ziel des Prozesses ist die Genehmigung eines Urlaubsantrags eines Mitarbeiters.
88
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.2.2 Kontext
Mitarbeiter müssen Urlaubsdaten bestätigen lassen, damit die Vorgesetzten sicherstellen können, dass der Betrieb
auch in der Feriensaison aufrechterhalten werden kann. Entsprechende Anfragen werden typischerweise via Email
an den entsprechenden Koordinator geschickt, der die Anfragen in einem Spreadsheet verwaltet. Diese Vorgehensweise impliziert unstrukturierte Kommunikation und das manuelle Übertragen von Daten. Wenn der Koordinator
nicht erreichbar ist, entstehen Probleme.
Urlaubsanfragen sind ein gutes Beispiel für Freigabeanfragen von Formularen, deren Struktur im Vorhinein feststeht. Die Anfrage von spezifischen Urlaubstagen ist eine der einfachsten Aufgaben, die im Unternehmensbetrieb
zwischen mehreren Personen koordiniert werden muss.
Obwohl der Prozess relativ einfach ist, führt der ‘Spreadsheet und Email’-Ansatz oft zu Problemen. Da eine ordentliche und effiziente Bearbeitung nur mit einem zentralen Koordinator möglich ist, entsteht ein Bottleneck, der
im Falle der Abwesenheit des Koordinators zusätzlichen Kommunikationsaufwand und Koordinationsprobleme
verursacht. Daher ist es sinnvoll, den Prozess über Effektif ordentlich zu strukturieren.
15.2.3 Auslöser
Formular - der Mitarbeiter und die Urlaubsdaten
15.2.4 Aktionen
The process consists of a user task for a decision. Tasks to continue the process of going on vacation (or not)
follow the decision.
Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum zum User Task hinzu, um so kurze Durchlaufzeiten sicherzustellen.
15.2.5 Rollen
Manager - genehmigt die Anfrage
15.2.6 Felder
• Mitarbeiter (Nutzer, Pflichtfeld) - der Mitarbeiter, der die Anfrage stellt.
• Startdatum (Datum) - das Startdatum des Urlaubs
• Enddatum (Datum) - das Enddatum des Urlaubs
15.2. Urlaubsantrag genehmigen (HR)
89
Effektif User Guide, Release 3.5
15.2.7 Erweiterungen
Sie können den Prozess mit einem zusätzlichen Task erweitern, um Vorgesetzten die Möglichkeit zu geben, weitere
Informationen oder Änderungen anzufragen, falls die initale Urlaubsanfrage nicht genehmigt werden kann. Dies
vermeidet, dass für jeden abgelehnten Urlaubszeitraum ein neuer Fall erstellt werden muss.
Sie können den Prozess zudem um einen Task erweitern, der die Verantwortungsübergabe vor Urlaubsbeginn
unterstützt.
15.2.8 Ähnliche Prozesse
Dokument freigeben behandelt die Freigabe eines Dokuments an Stelle eines Formulars.
15.3 Offenen Stelle besetzen (HR)
15.3.1 Prozessziel
Besetzen Sie eine offene Stelle in der Organisation.
15.3.2 Kontext
Der Prozess Mitarbeiter einstellen wird von Bewerbungen ausgelöst und ist für Organisationen mit oft durchgängig
offenen Stellen und relativ wenigen Bewerbern geeignet. Einige Organisationen bekommen viele Bewerbungen
sobald eine Stelle ausgeschrieben ist und die Stelle kann daher schnell besetzt werden. In unserem Beispiel wird
der Prozess von der Erstellung eines neuen Stellenprofils ausgelöst.
15.3.3 Auslöser
Formular - Beschreibt ein Stellenprofil
15.3.4 Aktionen
Der Kernprozess besteht aus der Freigabe des Stellenprofils, gefolgt von der Veröffentlichung der Stellenausschreibung, dem Durchführen von Interviews und dem Schließen der Stellenausschreibung.
Zudem wird die Stellenausschreibung per Email an einen oder mehrere externe Recruiter geschickt. Eine zweite
Email informiert die Recruiter sobald die Stelle besetzt ist.
90
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.3.5 Rollen
Recruiter - der interne HR-Mitarbeiter, der den Einstellungsprozess koordiniert. Die Basisversion des Prozesses
berücksichtigt nicht den HR Manager, der im Mitarbeiter einstellen-Subprozess mitwirkt, sowie externe Recruiter
oder Headhunter.
15.3.6 Felder
Das Auslöserformular legt die Felder fest, aus denen die Stellenbeschreibung besteht.
• Jobtittel (Text, Pflichtfeld)
• Jobbeschreibung (Text)
• Maximalgehalt (Geldbetrag)
• Ersetzt besehende Position (Ja/Nein)
• Verwantwortlicher Manager (User)
15.3.7 Verbesserungen
Zur Verbesserung des Prozesses können Sie:
• das Auslöserformular erweitern, sodass weitere strukturierte Informationen hinterlegt werden können
• die initiale Freigabe des Stellenprofils weglassen um den Prozess zu vereinfachen
• die Freigabe des Stellenprofils um Korrekturschritte erweitern
• den Task Stellenausschreibung auf Website veröffentlichen parallel zu weiteren Tasks ausführen, die die
Ausschreibung über weitere Kanäle veröffentlichen.
• den Interview-Task erweitern, sodass er den gesamten Einstellungsprozess abbildet, wie unter Mitarbeiter
einstellen beschrieben.
15.4 Follow-up von Geschäftskontakt durchführen
15.4.1 Prozessziel
Entwickeln Sie einen Geschäftskontakt zu einer Sales Opportunity
15.4.2 Kontext
Salesmanager haben typischerweise viele Meetings mit sowohl qualifizierten Prospects als auch spontanen Kontaktpartnern. Daher ist es notwendig, eine Einstufung vorzunehmen, um die Nummer qualifizierter Leads zu maximieren. Traditionell geschieht diese Einstufung oft über Vermerke auf Visitenkarten. Zum Beispiel kann dort
vermerkt werden, ob ein Follow-Up jetzt, später oder nie passieren soll. Der Einstufung entsprechend kann direkt ein Meeting vereinbart oder eine freundliche Email versendet werden. Effektif ermöglicht es, den Prozess zu
strukturieren und die Fälle zentral zu verwalten - ohne dass es notwendig ist, ein komplettes Sales-Pipeline Tool
zu erwerben und zu konfigurieren.
15.4.3 Auslöser
Formular - spezifiziert den Kontaktnamen und Kontaktdetails oder möglicherweise einen Scan der Visitenkarte.
15.4. Follow-up von Geschäftskontakt durchführen
91
Effektif User Guide, Release 3.5
15.4.4 Aktionen
Der Prozess dokumentiert das Ergebnis eines Geschäftsmeetings, indem es Kontakte den Follow-UpAnforderungen entsprechend einstuft.
15.4.5 Rollen
Salesmanager - Mitarbeiter eines Business Development-Teams. Dies ist die einzige Rolle, da der Prozess keine
Collaboration mit Kollegen erfordert.
15.4.6 Felder
Die Datengrundlage des Prozesses basiert auf den Informationen, die der Salesmanager für die Einstufung und
das Follow-Up benötigt.
• Kontaktname (Text, Pflichtfeld) - der Name des potentiellen Kunden
• Telefonnummer (Text) - die Telefonnummer des Kontakts, falls der Salesmanager kein externes Adressbuch
verwendet.
• Jobtittel, Firma (Text) - der Job des Kontakts, den der Salesmanager möglicherweise bei der Einstufung
berücksichtigt.
15.4.7 Erweiterungen
Sie können diesen Prozess erweitern, sodass er die nächsten Schritte des Salesprozesses enthätl, zum Beispiel die
Durchführung einer Produktdemo.
Die Meetingsfindung kann Koordination mit einem Sekretär erfordern. Entsprechend kann die Demo die Zusammenarbeit mit einer Produktspezialistin voraussetzen.
15.5 Produktbestellung bearbeiten
15.5.1 Prozessziel
Das Prozessziel ist die Bearbeitung einer Kundenbestellung, also das Versenden der Produkte und die Ausstellung
einer Rechnung.
92
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.5.2 Kontext
Die Kernaktivitäten vieler Firmen sind der Verkauf und die Lieferung von Produkten zu Kunden. Die High-LevelProzesse vieler Firmen sind sehr ähnlich, sodass es möglich ist, generische Prozessblaupausen zu erstellen. Natürlich können diese Blaupausen anschließend individuell implementiert werden, um den Unterschieden der Firmen,
Produkten und Zielgruppen gerecht zu werden.
15.5.3 Auslöser
Forumlar - stellt die Bestellung dar.
15.5.4 Aktionen
In diesem Prozess triggert eine Bestellung zwei Tasks: Produkte verschicken und Rechnung stellen.
Um zu verhindern, dass im späteren Prozessverlauf ein Problem aufgrund von mangelndem Lagerbestand auftritt, wird zu Beginn abgefragt, ob die Produkte verfügbar sind. Der Task Auf Wareneingang warten triggert eine
tägliche Überprüfung des Lagerbestandes, solange die bestellten Produkte nicht vorhanden sind. Da das Auslöserformular die Emailadresse des Kunden enthält, kann eine Ablehungsemail automatisch über einen Email
senden-Task verschickt werden.
15.5.5 Rollen
• Lagermitarbeiter - eine Person, die die Produkte im Lager für den Versand vorbereitet
• Finanzadministrator - Mitarbeiter des Finanzteams, der die Rechnungen erstellt
15.5.6 Felder
• Bestellung - (Datei, Pflichtfeld) - die kompletten Bestellinformationen in tabellarischer Form. Da Effektif
keine Tabellen unterstützt, können diese Informationen nicht direkt im Formular gepflegt werden.
• Bestellreferenz (Text, Pflichtfeld) - die Bestellreferenz aus dem Bestelldokument, um den Fall in Effektif
identifizieren zu können
• Kundenemail (Emailadresse, Pflichtfeld) - um Benachrichtigungen zu versenden.
15.5.7 Erweiterungen
Um den Prozess zu erweitern, können Sie:
• den kompletten Kundenrechnung schließen-Prozess miteinbeziehen (den Rechnung stellen-Task ersetzen),
um so einen kompletten Bestellung-zu-Einnahmen-Prozess abzubilden.
15.5. Produktbestellung bearbeiten
93
Effektif User Guide, Release 3.5
• den Task Auf Wareneingang warten automatisieren, sodass eine manuelle Prüfung nur dann durchgeführt
werden muss, sobald die Waren vorliegen.
• die Tasks Produkte verschicken und Rechnung stellen parallel ausführen
• ersetzen Sie das Uploadformular für die Bestellung durch mehrere Formularfelder des Typs ‘Liste’, wobei
jeder Bestellposten - Produktcode, Beschreibung und Menge - einen Textwert ausmacht.
15.6 Mitarbeiter einstellen (HR)
15.6.1 Prozessziel
Das Prozessziel ist, einem erfolgreichen Bewerber ein Jobangebot zuzusenden.
15.6.2 Kontext
Die Recruitierung eines Mitarbeiters zieht sich in der Regel eine Zeit lang hin - oft über mehrere Monate - und
setzt die Beteiligung verschiedenster Personen voraus. Häufig muss das Recruitment-Team eine hohe Anzahl
an Bewerbungen gleichzeitig bearbeiten. Im Zuge eines Prozesses werden die verschiedenen Aufgaben - wie
Interviews und Vertragsausarbeitung - jeweils von Spezialisten übernommen.
15.6.3 Auslöser
Formular - für das Hochladen des Lebenslaufs des Bewerbers.
15.6.4 Aktionen
Ein Bewerbungsprozess beinhaltet eine Reihe von Entscheidungen, die jeweils ein Fortfahren mit dem Bewerbungsprozess oder eine Ablehnung nach sich ziehen. In diesem vereinfachten Prozess sind Entscheidungen nach
der Bewertung des Lebenslaufs und nach einem Interview notwendig.
Falls der Personalverantwortlicher die Bewerbung nach einer der Entscheidungen ablehnt, verschickt Effektif eine
Standardemail, die die Ablehnung enthält.
15.6.5 Rollen
• Personalverantwortlicher - Die Person, die den Lebenslauf evaluiert und das Interview durchführt und über
eine etwaige Ablehnung entscheidet.
• Recruiter ein HR Assistent, der die Tasks Interview planen und Jobangebot versenden übernimmt.
94
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.6.6 Felder
• Lebenslauf (Datei, Pflichtfeld) - der Lebenslauf des Bewerbers wird über das Auslöserformular bereitgestellt.
• Emailadresse des Bewerbers (Emailadresse, Pflichtfeld) - die Emailadresse, an die Effektif gegebenenfalls
automatisch eine Ablehungsemail verschickt.
15.6.7 Verbesserungen
• Das Auslöserformular kann zudem das Hochladen weiterer Dokumente, wie zum Beispiel Anschreiben und
Referenzen, erlauben.
• Anstelle eines Auslöserformulars kann ein Emailauslöser verwendet werden. Der Lebenslauf kann über den
Anhang der Email übertragen werden.
• Falls Ihre Organisation sehr viele Bewerbungen bearbeiten muss, können Sie Felder zur Priorisierung im
Formular bereitstellen, wie zum Beispiel das Verfügbarkeitsdatum des Bewerbers.
• Das Auslöserformular kann zudem weitere Felder zur Vorauswahl enthalten, zum Beispiel wenn ein valides
Arbeitsvisum eine zwingende Voraussetzung ist.
• Desweiteren können Sie zusätzliche Interviews einführen, wie zum Beispiel ein Telefon-Screening, ein
weiteres On-Site-Interview oder ein Kennenlerntreffen nach einem Angebot.
15.7 Projekt initiieren (Projektmanagement)
15.7.1 Prozessziel
Eine komplette Checkliste, die die Basisinformationen für einen neuen Projektstart enthält.
15.7.2 Kontext
When a project organisation starts a new project, the project team (or project manager) needs to capture a project
overview that introduces the project and how it will work to other stakeholders. However, there never seems to be
time to write detailed documentation at the start of the project. You can use a checklist to capture a set of tasks
that might otherwise get forgotten, without any particular structure or sequence to the process. The main value of
a checklist is to identify tasks that might otherwise be forgotten. A project initiation checklist addresses questions
about the project’s overview and the project plan. An Effektif process can present simple forms that guide this
initial data collection.
15.7.3 Auslöser
Manuell.
15.7.4 Aktionen
Der Prozess bildet eine Checkliste ab. Jeder Nutzertask entspricht der Beschaffung eines Informationsobjekts.
Hierdurch wird die Projektbeschreibung in mehrere Abschnitte unterteilt.
Der Projektmanager kann die Tasks in einer beliebigen Reihenfolge abschließen.
15.7. Projekt initiieren (Projektmanagement)
95
Effektif User Guide, Release 3.5
15.7.5 Rollen
Projektmanager - verantwortlich für die Erstellung der Projektbeschreibung. In der Praxis kann der Projektmanager diese Aufgaben delegieren, indem er die User Tasks seinen Mitarbeitern zuweist.
15.7.6 Felder
Der Projektüberblick-Task beinhaltet die folgenden Felder.
• Businesskontext (Text)
• Vision (Text)
• Goals (Text, Liste)
• Deliverables (Text, Liste)
Der Projektplan enthält dementsprechend:
• Ressourcen (Text, Liste)
• Ansatz (Text)
• Startdatum (Datum)
• Erfolgsfaktoren (Text, Liste)
• Risiken (Text, Liste)
Sie können die Formulare vereinfachen, indem Sie Ja/Nein-Felder anstelle von Textfeldern verwenden. So wird
aus jedem Task eine Checkliste. Allerdings fördern offene Fragen eine tiefere Auseinandersetzung mit der entsprechenden Problematik, während Checklisten zum reflexartigen Abhaken einladen.
15.7.7 Erweiterungen
Sie können den Prozess natürlich um zusätzliche Tasks erweitern, die zur Projektinitiierung notwendig sind. Zudem können Sie eine Freigabetask anfügen.
15.8 Rechnung erstellen (Finanzen)
15.8.1 Prozessziel
Das Ziel ist es eine Rechnung zu versenden und den Zahlungseingang sicherzustellen.
15.8.2 Kontext
Die Sicherstellung der Bezahlung durch Kunden ist ein wichtiger Prozess in jedem Betrieb. Der Prozess beginnt
mit dem Versenden der Rechnung und beinhaltet Erinnerungen falls Rechnungen nicht direkt bezahlt werden.
96
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.8.3 Auslöser
Forumlar - die Rechnungsdatei aus einem separaten Prozess sowie Kundenkontaktdaten.
15.8.4 Aktionen
Dieser Prozess nimmt die Rechnungsinformationen über einen User Task auf. Effektif verschickt die Rechnung
anschließend automatisch per Email. Ein weiterer Tasks überprüft, ob die Rechnung zur festgelegten Deadline
bezahlt wurde.
Um Fehler zu vermeiden, wird der Task Rechnung überprüfen direkt nach Prozessstart ausgeführt. Als Überprüfungsgrundlage kann beispielsweise das Bestelldokument dienen. Fall notwendig wird die Rechnung durch eine
korrigierte Version ersetzt.
Der Rechnung senden-Task schickt die Rechnung automatisch zum Kunden. Der Task Zahlungseingang überprüfen wird von einem Finanzadministrator ausgeführt. Falls der Kunde bis zur Deadline nicht bezahlt hat, verschickt
Effektif automatisch eine Erinnerung und falls dieser nicht nachgekommen wird, wird der Vorgang zurück zum
Finanzadministrator eskaliert.
15.8.5 Rollen
Finanzadministrator - verantwortlich für die Verwaltung von Rechnung innerhalb der Finanzabteilung der Firma.
15.8.6 Felder
• Rechnung (Datei, Pflichtfeld) - generiert durch einen separaten Prozess und typischerweise im PDF-Format.
• Kundenemail (Emailadresse) - für Benachrichtigungen
15.8.7 Erweiterungen
Sie können einen weiteren Task hinzufügen, um den Kunden schon kurz vor Ablaufen der Deadline zu erinnern.
15.9 Neues Kundenkonto eröffnen (Banking)
15.9.1 Prozessziel
Das Prozessziel ist die Eröffnung eines Kundenkontos in einer Privatkundenbank.
15.9. Neues Kundenkonto eröffnen (Banking)
97
Effektif User Guide, Release 3.5
15.9.2 Kontext
Im Privatkundenbanking ist es wichtig, die vielen high-volume Prozesse zu standardisieren und optimieren. Dies
ist besonders wichtig, wenn Kundenkontakt Teil des Prozesses ist. Kundenkontakt startet hier mit der Eröffnung
eines neuen Kontos.
Dieser Onboardingprozess weist Parallelen zu anderen Serviceindustrien auf. Ähnliche Prozesse können zum Beispiel im Versicherungs-, Telko- oder Energieversorgungsbereich existieren. In jedem Fall beantragt ein Kunde ein
längerfristiges Dienstleistungsangebot und erhält entweder eine Absage oder eine Bestätigung und möglicherweise ein ‘Starter Pack’.
15.9.3 Auslöser
Formular - ein ausgefüllter Kundenantrag. Der Bankangestellte kann dieses Dokument ablehnen oder bestätigen.
15.9.4 Aktionen
Der Prozess besteht aus einer Reihe von Überprüfungen, gefolgt von Aufgaben die das neue Konto erstellen, falls
der Antrag genehmigt wird.
Von der Struktur her ähnelt der Prozess einem Freigabeprozess
15.9.5 Rollen
Bankangestellter - verantwortlich für den gesamten Kontoerstellungsprozess.
15.9.6 Felder
Zum Prozessstart liegen die folgenden Kundeninformationen vor:
• Kundenname (Text, Pflichtfeld)
• Addresse (Text, Pflichtfeld)
• Geburtsdatum (Datum, Pflichtfeld)
• Emailadresse (Emailadresse, Pflichtfeld)
• Nachweisdokumente (Datei, Liste) - zusätzliche Dokumente wie Adressnachweis oder Kopie des Personalausweises.
Die folgenden weiteren Informationen werden im Laufe des Prozesses hinzugefügt:
• Kontonummer (Nummer) - wird für jedes neue Konto generiert.
98
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.9.7 Erweiterungen
Ein reeller Kontoeröffnungsworkflow einer Privatkundenbank würde selbstverständlich wesentlich komplexer ausfallen. In der Praxis werden viele Backoffice-Systeme viele Tasks automatisieren. Eine Integration mit diesen
Systemen setzt zusätzliches IT-Know-How voraus.
15.10 Messestand planen (Marketing)
15.10.1 Prozessziel
Das Prozessziel ist ein eingerichteter Stand auf einer Fachmesse.
15.10.2 Kontext
Wenn Sie als Firma auf einer Fachmesse ausstellen, ist eine frühzeitige Vorbereitung unumgänglich. Die Organisation des Events muss zwischen vielen verschiedenen Personen koordiniert werden und hat eine nicht verschiebbare
Deadline. Checklisten helfen Angestellten, den Überblick über wichtige Aufgaben zu behalten. Zudem müssen
Abhängigkeiten zwischen Aufgaben kontrolliert werden.
Dementsprechend ist genaues Wissen über die zu erledigenden Aufgaben und deren Länge und Abhängigkeiten
zwischen einander notwendig. Daher ist das vorliegende Modell besser als Beispielsworkflow denn als praxisfähiger Workflow geeignet.
15.10.3 Auslöser
Formular - Spezifika der Messebuchung
15.10.4 Aktionen
Manchmal gibt es sehr viel zu tun. Dieser Prozess besteht aus vielen verschiedenen Aktivitäten - einige können
parallel ausgeführt werden, während andere genau in den Zeitplan integriert werden müssen.
Jeder User Task benötigt ein eigenes Fälligkeitsdatum, eine Erinnerungsfunktion und eine Eskalationsmöglichkeit.
15.10. Messestand planen (Marketing)
99
Effektif User Guide, Release 3.5
15.10.5 Rollen
Marketingmitarbeiter - verantwortlich für den gesamten Prozess.
15.10.6 Felder
Im Auslöserformular werden die folgenden Buchungsdetails festgelegt:
• Messename (Text, Pflichtfeld)
• Adresse (Text)
• Standortnummer des Stands (Text)
• Startdatum (Datum)
• Enddatum (Datum)
Jeder Task kann seine eigene Anforderungscheckliste oder Unteraufgaben enthalten. Der Task Standdesign ausarbeiten kann zum Beispiel Ja/Nein-Felder für die folgenden Punkte auflisten:
• Textinhalte
• Ausstellungswand
• Rollups
• Flyer
• Broschüren
• Poster.
15.10.7 Erweiterungen
In vielen Fällen können Sie auf ein bereits vorhandenes Standdesign zugreifen. Daher können Sie den Prozess
vereinfachen, indem Sie die Designaktivitäten in einen anderen Prozess extrahieren. Hierdurch erleichtern Sie die
Planung.
Die Basisversion des Prozesses verwendet keine Rollen und geht davon aus, dass Teammitglieder wissen, wer
welche Aufgaben übernimmt. Allerdings ist es unter Umständen sinnvoll, Rollen zu definieren und die Zuweisung
der Aufgaben zu automatisieren.
15.11 Versicherungsfall bearbeiten (Versicherungen)
15.11.1 Prozessziel
Das Prozessziel ist die Bearbeitung eines Versicherungsfalls mit anschließender Auszahlung an den Kunden.
15.11.2 Kontext
Oft bearbeitet ein großes Team high-volume Tasks wie bei der Bearbeitung eines Versicherungfalls.
15.11.3 Auslöser
Formular - ausgefülltes Fallformular eines Versicherungskunden.
100
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.11.4 Aktionen
Der Prozess illustriert wie ein hohes Fallaufkommen verwaltet werden kann indem der Prozess in Task eingeteilt wird, die verschiedenen Personengruppen zugewiesen kann. So können Juniormitarbeiter die meisten Tasks
schnell abarbeiten, während Seniormitarbeiter lediglich komplizierte und risikoreiche Aufgaben übernehmen.
Die meisten Fälle durchlaufen lediglich die oberste Taskreihe. Nur die wenigen komplexen Fälle und Fälle mit
hohen Forderungssummen erfordern die Tasks Forderung überprüfen und/oder Komplexe Forderung bearbeiten.
15.11.5 Rollen
• Juniorfallbearbeiter - stuft den Antrag ein und bearbeitet einfache Fälle.
• Prüfer - prüft hohe Forderungen, um Betrugsfälle zu vermeiden.
• Seniorfallbearbeiter - bearbeitet komplexe Fälle.
15.11.6 Felder
• Antragsformular (Datei, Pflichtfeld) - das vom Kunden ausgefüllte Formular, das über den Auslöser bereit
gestellt wird.
• Gesamtsumme (Geldbetrag, Pflichtfeld) - die Gesamtsumme des Antrags, die der Juniorfallbearbeiter aus
dem Formular extrahiert.
• Auszahlung (Geldbetrag, Pflichtfeld) - der Geldbetrag, den der Kunde bei stattgegebenem Antrag erhält.
15.12 Antwort verfassen (Kundenservice)
15.12.1 Prozessziel
Beantwortung der Anfrage eines (potentiellen) Kunden via Email.
15.12.2 Kontext
Oft haben Firmen eine Kontakt-Emailadresse auf ihrer Website, zum Beispiel [email protected]. Von dieser
Adresse werden die Emails an eine Mailingliste weitergeleitet, die bestimmte Mitarbeiter abonniert haben. Diese
Mitarbeiter müssen die Beantwortung von Kundenmails koordinieren, sodass genau ein Mitarbeiter eine eingehende Anfrage zeitgemäß beantwortet. Falls die Koordination ausschließlich über Email oder direkte Kommunikation
erfolgt, führt dies typischerweise zu Chaos: Nicht beantworteten Anfragen oder mehrfachen und im schlimmsten
Fall widersprüchlichen Antworten.
15.12. Antwort verfassen (Kundenservice)
101
Effektif User Guide, Release 3.5
15.12.3 Auslöser
Email - eine Kundenanfrage.
15.12.4 Aktionen
Ungewöhnlicherweise besteht dieser Prozess aus lediglich einem User Task - dem Beantworten der Email - auf
den ein Email senden-Task zum automatischen Versenden der Mail folgt.
Bei diesem Prozess handelt es ich um eine Minimalversion, die den Nutzen von Taskzuweisungen demonstrieren
soll. Der Wert des Prozesses kommt von den automatischen Benachrichtigungen durch das setzen der Kandidatengruppe, Erinnerung, Fälligkeitsdeadline und Eskalationsmöglichkeit des User Task.
15.12.5 Erweiterungen
Eine einfachere Version dieses Prozesses hat lediglich einen Nutzertask. Es ist notwendig, dass die verantwortliche
Person die Email manuell versendet.
15.13 Produkte aus Lager versenden (Logistik)
15.13.1 Prozessziel
Im einem Lager wird eine Bestellung durch das Verschicken physischer Produkte bearbeitet.
15.13.2 Kontext
Produkthersteller unterhalten typischerweise Lager, die das Produktinventar enthalten. Im Lager wird aus der
bisher informationszentrierte Bestellprozess mit physischen Aktivitäten und Produkten verbunden.
Dieser Prozess ist ein Subprozess in einen breiter angelegten Bestellprozess, der im Kontext eines Lagers ausgeführt wird. Der Prozess wird durch den Bestellstatus bestimmt, der den Prozess auslöst und bei Prozessabschluss
entsprechend geändert wird.
15.13.3 Auslöser
Formular - ein Bestellformular, das die bestellten Produkte auflistet.
102
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.13.4 Aktionen
Der Prozess nimmt eine Kundenbestellung an und verschickt die Produkte aus einem Lagerinventar. Vor dem
Versenden werden die Produkte von Lagermitarbeitern abgeholt, verpackt und weiter bearbeitet.
Diesen Prozess charakterisiert eine lange Folge von Tasks:
• **Bestellung empfangen* - Bereitstellung der Bestellung aus dem Bestellverwaltungssystem für die Lagermitarbeiter - zum Beispiel Ausdrucken der Bestellung oder Übertragung auf die entsprechenden mobilen
Endgeräte.
• Produkte aus dem Lage holen - Hinzufügen aller Produkte der Bestellung zu einem ‘Warenkorb’, möglicherweise für mehrere Bestellungen gleichzeitig, um Laufwege effizient zu nutzen.
• Produkte verpacken - Verpacken der Produkte in Standardpakete.
• Pakete wiegen - Wiegen der Pakete und Feststellung der Ausmaße.
• Paketbeschriftungen drucken - Drucken und ankleben der Beschriftungen mit Lieferadresse und weitere
Informationen wie Gewicht und Maße.
• Pakete zur Laderampe transportieren - Stapeln der Pakete vor der Verladerampe. Verpackungsqualität
überprüfen - stellen Sie die Qualität der Verpackung sicher.
• Paketanzahl überprüfen - Sicherstellung, dass keine Pakete einer Bestellung fehlen.
• Pakete verladen - der Verladevorgang wird zusammen mit anderen Bestellungen als ‘Taskstapel’ durchgeführt - zum Beispiel lediglich einmal am Tag.
• Bestellungsstatus auf ‘versandt’ aktualisieren -Dokumentation der Prozessabsolvierung im Bestellverwaltungssystem. Dies kann andere Prozesse, wie zum Beispiel das versenden einer Rechnung, auslösen.
• Lagerbestand aktualisieren - Aktualisierung des Lagerinventars im entsprechenden IT-System.
• Lieferanweisung an Transporteur senden - Versand der Lieferanweisungen an den Transporteur.
There is flexibility in the process, which warehouse staff are likely to use. Staff may perform the tasks sequentially
in practice, even though they could perform them in parallel. Staff may also batch multiple orders together at
various steps, when there are waiting times such as waiting for the next truck to arrive at the warehouse.
15.13.5 Rollen
Lagermitarbeiter - verantwortlich für die Warenbewegungen im Lagerhaus und das Beladen der Lastwagen.
15.13. Produkte aus Lager versenden (Logistik)
103
Effektif User Guide, Release 3.5
15.13.6 Felder
• **Bestellformular* (Datei, Pflichtfeld) - listet die bestellten Produkte auf.
• Bestellreferenz (Text, Pflichtfeld) - aus dem Bestellformular extrahiert, identifiziert die Bestellung in Effektif.
15.13.7 Verbesserungen
Um den Prozess zu erweitern oder zu verbessern, können Sie
• triggern Sie den Prozess über eine externes Bestellungsverwaltungssystem als Ergebnis einer Änderung des
Bestellstatus.
• automatisieren Sie den Task Bestellung empfangen und Paketbeschriftungen drucken
• Fügen Sie weitere Informationen zum Task Produkte aus dem Lager holen hinzu, zum Beispiel indem die
Seriennummer der geholten Produkte über einen Barcodescanner eingelesen wird
• gestalten Sie den Task Verpackungsqualität als optional oder zufällig.
In diesem Prozess läuft der Versandprozess nach einem festgelegten Zeitplan ab: Lastwagen werden mit Paketen
für mehrere Bestellungen beladen. Ein anderer Prozess könnte individuelle Lieferungen - zum Beispiel über einen
Kurierservice - vorsehen.
15.14 Dokument unterzeichnen (Management)
15.14.1 Prozessziel
Unterzeichnet ein Dokument und archiviert die unterzeichnete Kopie.
15.14.2 Kontext
Managers frequently have to sign contracts, and approve other documents. This may take some time, if a backlog
has built up, in which case the requester needs some visibility.
15.14.3 Auslöser
Manuell - der Anfragende lädt ein Dokument zur Unterzeichnung hoch.
15.14.4 Aktionen
Der Kernprozess besteht aus Tasks für den Unterzeichner zur Überprüfung und Unterzeichnung des Dokuments.
Nach diesen Tasks archiviert Effektif das Dokument und informiert den Anfragenden.
Dieser Prozess enthält die folgenden zusätzlichen Szenarios.
1. Der Unterzeichner bittet eine andere Person darum, das Dokument zu unterzeichnen und weist die Aufgabe
dieser Person über die Unterzeichner-Rolle zu.
2. Der Unterzeichner fragt Änderungen an und der Anfragende erhält einen neuen Task, um das Dokument zu
aktualisieren.
3. Der Unterzeichner verweigert die Unterschrift und der Anfragende wird benachrichtigt.
104
Kapitel 15. Beispielprozesse
Effektif User Guide, Release 3.5
15.14.5 Rollen
• Anfragender - händigt das Dokument ein und arbeitet Änderungen ein.
• Unterzeichner - verantwortlich für die Unterzeichnung und formelle Freigabe des Dokuments.
15.14.6 Felder
• Orginaldokument (Datei, Pflichtfeld) - das zu unterzeichnende Dokument.
• Änderungsanfrage (Text, mehrere Werte) - Korrekturen oder Ergänzungen, die der Unterzeichner anfragt.
• Unterzeichnete Dokumente (Datei, Pflichtfeld)
15.14.7 Verbesserungen
Sie können den Prozess vereinfachen, indem Sie einen oder mehrere der Zusatzfälle entfernen.
15.14. Dokument unterzeichnen (Management)
105

Wurzeln

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Pressemitteilung

5.2 Eindampfung und Verdampfung

Fit für die Zukunft

2. Geographische Einordnung und Landschaftscharakterisierung

Pressemitteilung

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Zerspanungsmechaniker/in