docma® MM Version 8 Nie zuvor war Ihr Mängelmanagementprozess so einfach und sicher ... Mit docma© MM-Version 8 werden Sie Ihren Mängelmanagementprozess noch einfacher und produktiver gestalten. Sie sind Anwender? Lassen Sie sich bequem per Mail über neue Mängel oder Fälligkeiten benachrichtigen. Ein Vorschau-Bild im Layout der Mangelliste verschaff t Ihnen einen schnelleren Überblick. Per Drag&Drop können Anlagen aus dem neuen Dateibrowser-Fenster schnell angehängt werden. Sie sind Administrator? Mehr Flexibilität und Sicherheit in der Zusammenarbeit: ab sofort kann ein Mangel abhängig vom Status (z. B. „AG abgenommen“) für weitere Bearbeitung gesperrt werden. VORSCHAU-BILD IN LAYOUT UND MANGELLISTE (THUMBNAIL) Im Layout kann die Spalte „letztes Bild“ integriert werden. Somit wird in der Mangel-Übersichtsliste die zuletzt angefügte Bilddatei als „Thumbnail“ eingeblendet. Auf weitere Bilddateien greifen Sie wie gewohnt zu, indem Sie den Reiter „Anhänge“ in der Mangelmaske öffnen. Diese neue Ansicht wird auch in Berichten oder Listen zum Drucken oder Senden ausgegeben. Wenn Sie die Spalte „letztes Bild“ in Ihr Layout integrieren, wird ein Vorschau-Bild eingeblendet. Vorschaubild der zuletzt angehängten Bilddatei Layout mit Spalte „letztes Bild“ Stephan Neumann, EDR Software Projektleiter Entwicklung docma© MM „In unserer Version 8 steckt sehr viel Herzblut. Wir sind sehr gespannt, wie die neuen Funktionen, die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und die gesteigerte Performance bei den Nutzern ankommt.“ docma® MM Version 8 Neue Features im Überblick E-MAIL-BENACHRICHTIGUNG / NEWSLETTER Ab sofort gibt es eine Newsletter-Funktion in docma© MM. In der globalen Konfiguration können Sie Häufigkeit, Verteiler, Inhalt und Regeln für den E-Mail-Versand festlegen. Alle Projektbeteiligten können maßgeschneidert über sämtliche relevanten Informationen wie z. B. Fälligkeiten und Statusänderungen informiert werden. Die Informationen können als Tabelle in die E-Mail eingebunden und zusätzlich als pdf-Bericht im Anhang versendet werden. Beispiel für einen docma© MM-Newsletter: Informationen über neue Mängel oder Fälligkeiten werden in einer Übersicht zusammengestellt. Mehr Sicherheit! Globale Konfiguration: Anwender mit Administrator-Rechten können hier die Newsletter-E-Mails individuell konfigurieren. Die von docma© MM gewohnte Flexibilität finden Sie auch bei der Einrichtung des Newsletter-Moduls mit Vorlagen, Verteilern und Regeln. docma® MM Version 8 SCHNELLZUGRIFF AUF DEN DATEIBROWSER Zum schnelleren Anhängen von Dateien an Mängel und Vorgänge ist ab Version 8 auf der rechten Seite des Bildschirms der Button „Datei-Browser“ zu finden. Hier haben Sie direkten Zugriff auf Ihre lokalen und Netzwerk-Dateien. Drag&Drop-Funktion: Ziehen Sie Dateien und Dokumente einfach in das jeweilige Fenster (Anlagen Mangel oder Vorgang). Schneller geht´s nicht! Hier klappen Sie den Datei-Browser auf und zu. PLÄNE IN RAUMSTRUKTUR HINTERLEGEN Die Mangelerfassung in docma© MM erfolgt schon immer auf Basis der räumlichen Struktur („Struktur-Baum“). Jetzt ist es möglich, Strukturelemente mit Dateien zu verknüpfen, z. B. Plandateien (Erdgeschoss-Grundriss zum StrukturElement „EG“). Diese Dokumente werden mit Hilfe der mobilen Version (App) von docma© MM heruntergeladen und können z. B. für die Verortung von Mängeln auf Plänen verwendet werden. Im Menüpunkt „Struktur“ ordnen Sie Pläne oder andere Dateien den Strukturelementen zu. Zugriff auf die Dateien erfolgt über den Datei-Browser auf der rechten Seite des Bildschirms. docma® MM Version 8 MEHR SICHERHEIT DURCH „EINFRIEREN“ Beim Festlegen der Projektrollen und Berechtigungen von Anwendern haben Sie als Administrator nun zusätzlich die Möglichkeit, Mängel rollenabhängig zu einem bestimmten Status einzufrieren, d.h. weitere Änderungen zu verhindern. Globale Konfiguration: Wählen Sie im Menüpunkt „Status“ den Reiter „Sperren“. Hier legen Sie fest, welche Status für welche Rollen bearbeitbar sind. Beispiel aus der Praxis: Sie sind Generalunternehmer und haben den Mangel eines Nachunternehmers auf „Strittig“ gesetzt. Sie können die Rolle des NUs so konfigurieren, dass der Mangel durch ihn nicht mehr änderbar ist. E-MAILVERSAND: KONTAKTDATEN VON MIETERN UND EIGENTÜMERN Der E-Mail-Versand von Schreiben und Dokumenten ist nun komfortabler: ab sofort sind alle sog. „Strukturadressen“, also die in docma© MM hinterlegten Kontaktdaten, im Schreibendialog verfügbar. Dies gilt besonders für die E-Mail-Adressen von Mietern und Eigentümern. Schreiben können direkt aus dem System auch an diese Zielgruppen versendet werden, ohne dass erst E-Mail-Adressen eingetragen werden müssen. docma® MM Version 8 UMSTEIGER - DIENSTLEISTUNGSPAKET Mit der neuen Version kann Ihr Mängelmanagementprozess noch besser auf Ihre Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten werden. Nutzen Sie unser Dienstleistungsangebot und optimieren Sie Ihre bestehenden Prozesse. Unser Dienstleistungspaket umfasst folgende Schritte: 1. Analyse und Review der bisherigen Nutzung von docma© MM im Rahmen eines Workshops - Review der kundenspezifischen Arbeitsweise und des Nutzungsumfangs (Mängelmanagementprozess) - Analyse des vorhandenen Datenbestands (Inhalte, Klassifizierung usw.) und der verwendeten Raumstrukturen - Darstellung der vereinfachten Arbeitsweise durch Nutzung der mobilen Anwendung für Mängelaufnahme und Nachbegehungen - Prüfung der vorhandene Kriterien im Hinblick auf die Unterscheidung von Benutzergruppen (Rollensystem) - Prüfung der Schriftvorlagen im Hinblick auf Implementierung von neuen Funktionalitäten - Darstellung und Vergleich der Nutzung mit ähnlichen Kundengruppen der EDR Software und Aufzeigen von Verbesserungspotentialen - Diskussion der Möglichkeiten zur Anbindung von Externen Firmen, GU‘s, AG‘s usw. (Praxisbericht) - Erarbeitung der Anforderungen hinsichtlich Berichtswesen und Auswertungen (z.B. Monatsberichte) 2. Umsetzung der Neuerungen in Ihren Projekten - Konfigurationsanpassung - Einrichten von Newslettern - Erstellen von prozessorientierten Layouts (Mangellisten) in Kombination mit Filterkriterien („Welche Mängel mit welchen Informationen ?“) - Definition der Prozesschritte für die neue Startseite (Aktivitäten bzw. Prozessschritte im Rahmen des Mängelmanagements) - Optimierung der Schriftvorlagen (vereinfachte Freimeldung, Mangelbilder, Schreiben-Nr., Kontaktinfos, sonstige Variablen) - Darstellung des Mängelmanagementprozesses in einem grafischen Flußdiagramm (einschl. verwendete Status, Schriftvorlagen, gefilterte Layouts) 3. Vorstellung und Einweisung in die Neuerungen - Schulung der Anwender - kundenspezifischer Leitfaden (Dokumentation der Festlegungen und Vorgaben für neue Projekte) Sie interessieren sich für unser Dienstleistungs-Paket? Unser Vertriebs- und Consulting-Team freut sich über Ihre Anfrage per mail an [email protected] oder auf direktem Weg per Telefon unter der Nummer +49 (0) 89 5402348-20. EDR Software GmbH - Dillwächterstraße 5 - 80686 München - Tel. +49 (0)89 5402348-20 - [email protected]
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