ID 利⽤者管理（学生・教員・専任職員以外）利⽤ガイド 2016.03.15 初版 学生・教員・専任職員以外の方※1 が利⽤する Waseda ID の管理（発⾏申請、利⽤終了申請など）を⾏うための機能です。この機能 は専任教職員のみ利⽤することができます。 ※１ いわゆる関係職員 ０．目次 １．メニュー概要 ２．利⽤者資格 ３．操作概要 （１）新規申請 （２）利⽤者情報の確認・変更 （３）利⽤終了・利⽤期間延⻑ １．メニュー概要 MyWaseda にログイン後、「IT サービス」グローバルメニューをクリックします。［左側］メニュー に表示される「Waseda ID」より、「学生・教員・専任職員以外」を選択します。 新規申請 ID の新規発⾏申請※2 を⾏うことができます。 新規一括申請 ID の新規発⾏申請※2 を、CSV ファイルを⽤いて⼀括で⾏うことができます。 一括申請用 CSV ファイルのフォーマットもここからダウンロードできます。 一覧表示 自身が受入者となっている ID 利⽤者の確認やデータの変更申請をすることができます。 設定 ⾔語切り替え（⽇本語/English）を⾏うことができます。 ※2 メールを利⽤できる利⽤者資格の場合には、Waseda ID 発⾏時に Waseda-net メールアドレス（〜@kurenai.waseda.jp）も発⾏されます。 ２．利⽤者資格 新規申請時には ID を利⽤する⽅の資格を選択する必要があります。以下を参照の上、ID を利⽤する⽅の職務や業務内容に応じて資 格を選択してください。 各種システム利⽤可否 Waseda-net メール 事務系 PC 811 派遣社員 職員 ○※4 ○ ○ × 職員 ○ ※4 ○ ○ ○ 職員 ○※4 ○ ○ × 職員 ○ ※4 ○ ○ ○ 本学の教職員でない研究者、研究員の方など（日 教員 ○※5 ○ ○ × 本学術振興会特別研究員を除く） 職員 ○※4 ○ ○ × 申請者 説明 派遣社員・職員の方 812 派遣社員（事務 派遣社員・職員の方で事務系 PC を利⽤する⽅ ※3 大学 NW 資格 資格名称 (有線/無線) ｺｰﾄﾞ MyWaseda 資格 システム利⽤） 813 業務委託 業務委託契約に基づき業務を⾏う⽅ 814 業務委託（事務 業務委託契約に基づき業務を⾏う⽅で事務系 PC を システム利⽤） G03 招聘研究員等 利⽤する⽅ ※3 G05 研究事務補助者 研究室で秘書業務を⾏う⽅など 教員 職員 ※3 事務系 PC の利⽤にあたっては、別途利⽤申請が必要です。 ※4 職員系メニューでの利⽤となります ※5 教員系メニューでの利⽤となります 1 ID 利⽤者管理（学生・教員・専任職員以外）利⽤ガイド 2016.03.15 初版 ３．操作概要 （１）新規申請 ID 利⽤申請はこのメニューから⾏います。1 件ずつの個別申請機能と、複数件まとめて申請できる一括申請機能があります。 【個別申請】 １）左側のメニュー一覧から「新規申請」を選択します。 ２）「新規に Waseda ID を申請する」を選択します。 ３）申請情報⼊⼒画⾯が表⽰されます。 必要情報を⼊⼒し［確認画⾯へ］ボタンを押します。 ・申請者の情報は人事データベースの情報にもとづき表示されます。 ・利⽤者資格は申請者が申請可能な資格のみプルダウンに表⽰されます。 「２．利⽤者資格」を参照の上、選択してください。 ・受入者は申請者自身を含めて３名まで登録することができます。 *受入者１には申請者が登録されます。 *受入者になれるのは在職中の専任教職員のみです。 ・申請理由には、ID が必要な理由、利⽤⽬的を記載してください。 ・利⽤終了⽇には、申請年度末以降の最初の ID 削除作業日※6 が自動設定されます。 ４）確認画面で申請内容を確認し、間違いがなければ［申請］ボタンを押します。 ５）申請が完了すると、申請受付通知が申請者および受入者の Waseda-net メール アドレス宛に送られます。 ６）申請を受けて、IT ヘルプデスクにて内容確認・承認作業を⾏います。作業完了後、承認 通知が申請者および受入者の Waseda-net メールアドレス宛に送られます。 ・Waseda ID 利⽤者控は学内便にて申請者宛に送付されます。 ・申請状況は「一覧表示」の「申請情報一覧」で確認することができます。 ※6 申請年度末以降の最初の火曜日の日付が設定されます。 【一括申請】 １）左側のメニュー一覧から「新規一括申請」を選択します。 ２）右下の「一括申請用ファイルダウンロード」をクリックし、ファイルをダウンロードします。 ３）ダウンロードファイル内の「利⽤者⼀括申請について」を参照し、「学生・教員・専任職員 以外一括申請用フォーマット」に必要事項を⼊⼒します。 ４）一括申請用ファイル指定より、ファイルをアップロードします。 ・事務系 PC 利⽤者が申請する際はファイルを復号化した上でアップロードしてください。 ５）申請内容の確認画面が表示されます。間違いがなければ［申請］ボタンを押します。 ・申請者の情報は人事データベースの情報にもとづき表示されます。 ・利⽤終了⽇には、申請年度末以降の最初の ID 削除作業日※6 が自動設定されます。 ６）申請が完了すると、申請受付通知が申請者および受入者の Waseda-net メール アドレス宛に送られます。 ７）申請を受けて、IT ヘルプデスクにて内容確認・承認作業を⾏います。作業完了後、承認 通知が申請者および受入者の Waseda-net メールアドレス宛に送られます。 ・Waseda ID 利⽤者控は学内便にて申請者宛に送付されます。 ・申請状況は「一覧表示」の「申請情報一覧」で確認することができます。 ※6 申請年度末以降の最初の火曜日の日付が設定されます。 2 ID 利⽤者管理（学生・教員・専任職員以外）利⽤ガイド 2016.03.15 初版 （２）利⽤者情報の確認・変更 申請者と受入者は、自身が受入者となっている ID 利⽤者の情報を「一覧表示」メニューから参照することができます。また、変更申請 もここから⾏います。 ＜変更可能な項⽬＞氏名(漢字/カナ)、性別、⽣年⽉⽇、利⽤者資格、所属箇所、利⽤者本務先情報、受入者、利⽤終了⽇※7 ※7 利⽤終了⽇に申請年度末を越える⽇付が設定されている場合、申請年度末までの⽇付に変更して申請してください。 １）左側のメニュー一覧から「一覧表示」を選択します。 ここでは利⽤者単位と申請単位でデータを確認することができます。 「利⽤者⼀覧」選択時： 自身が受入者になっている ID 利⽤者のリストがひとりずつ表⽰されます。 検索条件の初期値は現在有効な利⽤者を指定していますが、「検索 BOX を表示」から ⾃⾝で検索条件を変更することができます。 「申請情報一覧」選択時： 自身が申請者・受入者になっている申請情報のリストが表示されます。申請番号を選択 すると、各申請に含まれる ID 利⽤者が表⽰されます。 検索条件の初期値は、ステータスが”否認””承認待ち””反映待ち”の申請を指定して いますが、「検索 BOX を表⽰」から⾃⾝で検索条件を変更することができます。 ２）以下のいずれかの⼿順で変更申請を⾏います。 ＜利⽤者⼀覧からの変更＞ 【利⽤者⼀覧から対象者を検索し、変更申請をする】 ①利⽤者⼀覧タブを選択します（⻘⾊になっている⽅が選択されているタブです）。 ②利⽤者識別番号のリンクを押します。 ③右上の[変更]ボタンを押し、変更画⾯に移ります。変更する項⽬を変更します。 【申請情報⼀覧から対象者を検索し、変更申請をする】 ①申請情報⼀覧タブを選択します（⻘⾊になっている⽅が選択されているタブです）。 ②申請番号のリンクを押します。 ③利⽤者情報⼀覧から、変更したい利⽤者の No のリンクを押します。 ④右上の[変更]ボタンを押し、変更画⾯に移ります。変更する項⽬を変更します。 ３）確認画面で申請内容を確認します。 変更箇所が⾚字で表⽰されるので、間違いがなければ［申請］ボタンを押します。 ４）申請が完了すると、申請受付通知が申請者および受入者の Waseda-net メールアドレス宛に送られます。 ５）申請を受けて、IT ヘルプデスクにて内容確認・承認作業を⾏います。作業完了後、承認通知が申請者の Waseda-net メールアドレス宛に送られます。 3 ID 利⽤者管理（学生・教員・専任職員以外）利⽤ガイド 2016.03.15 初版 （３）利⽤終了・利⽤期間延⻑ 受入者となっている ID 利⽤者のうち、翌々⽉末までに利⽤終了となる方の情報（利⽤終了事前通知）が毎月 5 日と 20 日に Waseda-net メール宛に送られます。その通知に記載されている URL より、対象者の Waseda ID および Waseda-net メールアド レスについて、予定している利⽤終了⽇で利⽤終了とするか利⽤期間を延⻑するかを回答します。 １）メールに記載の URL※8 に接続します ２）回答画面が表示され、対象者の情報が表示されます。個々の対象者について［終了］ または［更新］を選択します。更新する場合、更新後の利⽤終了⽇を⼊⼒※9 します。 ３）［確定］ボタンを押すと回答が完了します。 ・終了を選択した場合は、確定後に対象者が一覧から消えます。 ・更新を選択した場合は、確定後に⽇付欄が空欄となり、処理中に変わります。 ４）完了通知送付 【利⽤終了の場合】 申請が完了したら、申請完了通知が送信されます※10。 【利⽤期間更新の場合】 申請後に申請受付通知が送信され、システムに更新後の利⽤終了⽇※11 が反映されると 更新完了通知が送信されます※12。 ※8 URL には有効期限が定められています。新たな通知メールが送信されると、それまでのメールに記載の URL は無効となります。 ※9 利⽤終了⽇は翌⽇から年度末まで(１⽉〜3 ⽉末の間は翌年度末まで)の日付を指定してください。 ※10 利⽤者本人に対しても利⽤終了通知が送信されます。 ※11 ⼊⼒された利⽤終了⽇以降で最初の⽕曜⽇の⽇付が設定されます。 ※12 利⽤者本⼈には通知は送付されません。 なお、依願退職等で設定されている利⽤終了⽇より早い時期に ID の利⽤を終了する場合には、以下の⼿順で利⽤終了⽇の変更 申請を⾏ってください。これにより、利⽤終了事前通知が送付される時期が早まります。ただし、変更後の利⽤終了⽇までに利⽤終了 事前通知が送信される日がない場合には事前通知は送信されませんのでご注意ください。 １）左側のメニュー一覧から「一覧表示」を選択します。 ２）以下のいずれかの⼿順で利⽤終了⽇の変更申請を⾏います。 ＜利⽤者⼀覧からの変更＞ 【利⽤者⼀覧から対象者を検索し、変更申請をする】 ①利⽤者⼀覧タブを選択します（⻘⾊になっている⽅が選択されているタブです）。 ②利⽤者識別番号のリンクを押します。 【申請情報⼀覧から対象者を検索し、変更申請をする】 ①申請情報⼀覧タブを選択します（⻘⾊になっている⽅が選択されているタブです）。 ②申請番号のリンクを押します。 ３）利⽤者情報⼀覧から、利⽤終了⽇を変更したい利⽤者の No のリンクを押します。 右上の[変更]ボタンを押し、変更画⾯に移ります。 ４）「利⽤終了⽇」に ID の利⽤を終了する⽇付（退職⽇、任期満了⽇など）を⼊⼒し、 ［確認画面へ進む］ボタンを押してください。 ５）確認画面が表示されます。 変更内容が赤字で表示されるので、利⽤終了⽇に間違いがなければ［申請］ボタンを押します。利⽤終了⽇には、⼊⼒され た日付をもとにヘルプデスクでの ID 削除作業日※13 が自動で設定されます。 ６）申請が完了すると、申請受付通知が申請者および受入者の Waseda-net メールアドレス宛に送られます。 ７）申請を受けて、IT ヘルプデスクにて内容確認・承認作業を⾏います。作業完了後、承認通知が申請者の Waseda-net メールアドレス宛に送られます。 ※13 ⼊⼒された利⽤終了⽇以降で最初の⽕曜⽇の⽇付が設定されます。 以 上 4
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