マイナンバー制度のご案内 第2回 従 1／2 業 員 等 へ の 周 知 「第1回」でご案内した通り、平成２８年より「社会保障・税番号制度（マイナンバー制度）」が 始まります。 この制度が始まることにより、お客様において給与の支払がある場合、‟源泉徴収票”及び‟給与支払 報告書”に従業員など雇用者の「個人番号」を記載する義務があることとなります。 今回は、従業員など雇用者から「個人番号」を教えてもらう手続がスムーズに行えるように、９月中 には従業員など雇用者へ周知しておくべきことについてご案内します。 また、これらを従業員等に周知する文面雛形を別添えでご案内します。 （文面雛形のWORDファイルは http://www.mogikaikei.net/mynumber/ からダウンロードできます。） 1. 従業員等（役員を含む。以下同じ。）は、「本人」、「控除対象配偶者」及び「扶養親族」 の個人番号を会社へ届け出る必要があります！ (1) 会社は、平成２８年１月以降に‟源泉徴収票”、‟給与支払報告書”及び‟支払調書”等を諸官庁 へ提出する際には、従業員等「本人」、「控除対象配偶者」及び「扶養親族」の個人番号を記載 する義務があります。 (2) 会社が義務を果たすためには、従業員等の個人番号を届け出てもらう必要があります。 ☞ 個人番号を届け出てもらえない場合は、会社が義務違反になってしまう旨を伝え、再依頼 して下さい。 それでも届け出てもらえない場合は、届出を求めた経過等を記録し保存しておいて下さい。 ☞ 全ての従業員等に「個人番号」を届け出てもらうために、‟就業規則”を変更することも 考えられます。 (3) 年末調整などの際に個人番号を届け出てもらう手続等については、次回以降にご案内します。 2. 従業員等は、会社へ個人番号を届け出るため、また、「個人番号カード」と引き換えるため に、個人番号の「通知カード」を受け取る必要があります！ 通知カードは、個人番号カード交付申請書とともに、市区町村から、住民票の住所地に、世帯 主宛てに、簡易書留で郵送されます。 ☞ 住民票の住所地と、実際に住んでいる住所（居所）が一致していない場合は、通知カードが 受け取れないため、今年の１０月５日までに一致させる必要があります。 ☞ 下記のやむを得ない理由により住民票の住所地で通知カードを受け取れない場合は、「通知 カードの送付先に係る居所情報登録申請書」を今年９月２５日までに住民票のある市区町村 に提出すれば、お住まいの住所（居所）に送付してもらうこともできますが、本人が手続き する必要があります。 ◆ 東日本大震災による被災者で住民票の住所地以外の居所に避難している人 ◆ ＤＶ、ストーカー行為等、児童虐待等の被害者で住所地以外の居所に避難している人 ☞ 「通知カード」が受け取れない場合、会社への個人番号の届出は‟平成２７年１０月５日以降 に発行される個人番号記載の住民票”によることもできます。 なお、「個人番号カード交付申請書」は、後述｢6.｣の場合を除いて、従業員等自身が、同封の 返信用封筒により各市区町村へ返送することとなります。 マイナンバー制度のご案内 2／2 3. 個人番号の「通知カード」は、「個人番号カード」と引き換えるまでしっかり保管する必要 があります！ 「通知カード」は、会社へ個人番号を届け出る際に提示しなければならず、また後日において、 「通知カード」と引き換えに「個人番号カード」が交付されるので、それまでしっかり保管して おいてもらう必要があります。 4. 「個人番号」は、法令で規定された目的以外での利用が禁止されています！ 個人番号の提供及び利用は、法令に規定された目的以外では認められていません。 ☞ 従業員等が、法令に規定された目的以外で、第三者へ、個人番号を提供してはいけない、 ことを周知してあげて下さい。（詐欺による被害等が予想されています。） ☞ 会社においても、従業員等から提供された個人番号を社員番号などに使用することは禁じ られていますので、御留意下さい。 5. ‟乙欄”該当者、パート・アルバイトの方についても、個人番号が必要です！ (1) ‟扶養控除等（異動）申告書”が提出されない‟乙欄”該当者であっても、「個人番号」を届け出 てもらう必要があります。 (2) パートまたはアルバイトの方についても、「個人番号」を届け出てもらう必要があります。 6. 勤務先企業等による一括申請方式について 「個人番号カード」は、従業員等本人が、通知カードと一緒に送付される「個人番号カード 交付申請書」を返送し、平成２８年１月以降に住民票のある市区町村の窓口へ出向き受け取る ことが原則ですが、‟勤務先企業等による一括申請方式”も可能にする旨が８月２０日に公表 されています。 これは、各従業員が受け取った「個人番号カード交付申請書」を会社が集めたうえで、会社 が一括して申請書を提出する方法です。 この方式を行った場合の「個人番号カード」の受け取りについては、以下の２方式が検討され ています。 ① 会社が所在する市区町村の職員が会社に出向き、本人確認をしたうえで従業員に配布する。 ② 会社が所在する市区町村が、従業員に直接郵送する。 ☞ 従業員は、この一括申請に加わる義務はありません。 ☞ 会社の判断で、従業員の家族分のカードも同じように申請・受け取りができるように することも検討されています。 ☞ この方式の手続などについては現在検討中であり、詳細はまだ分かっていません。 従業員の利便性を高めるために、お客様において、この一括申請方式を行う御意向があれば、 その旨も、従業員に事前に周知しておくと親切かと思います。 税理士法人 茂木会計事務所 第3回では、取扱規程の策定などの‟安全管理措置”についてのご案内を予定しています。
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