Qualitätsmanagement im Fokus

QUALITÄTSMANAGEMENT
IM FOKUS
INHALTSVERZEICHNIS
Überblick über die NEXUS / CURATOR-Zusatzmodule
+
Dokumentenlenkung
Die „Dokumentenlenkung“ des NEXUS / CURATOR bietet die strukturierte Basis für ein gelebtes
Qualitätsmanagement.
+
Intranet
Im eigenen „Intranet“ können neben der üblichen QM-Dokumentation tagesaktuelle Inhalte veröffentlicht
und dezentral verwaltet werden.
+
Meldewesen
Mit dem „Meldewesen“ erhalten Sie die Möglichkeit verschiedenste Meldearten in einem System zu
erfassen, zu verteilen, organisieren und auszuwerten.
+
Risikomanagement
Die Softwarelösung „Risikomanagement“ unterstützt mit einer klar strukturierten Darstellung von Risikoinformationen, den durchgängigen Risikomanagementprozess der Risikoidentifikation, Analyse und
Bewertung.
+
Maßnahmenmanagement:
Die Arbeit innerhalb der Organisation wird vereinheitlicht und erleichtert. Hierfür gibt es einen
einzigartigen Ansatz zum Management aller anfallenden Maßnahmen.
+
Fortbildungsmanagement
Mit dem „Curriculum“ verwalten Sie sämtliche interne und externe Fortbildungen des Unternehmens. Das
Fortbildungsangebot kann so allen Mitarbeitern des Hauses zur Verfügung gestellt werden.
+
Geräteverwaltung
Organisieren und strukturieren aller Ereignisse rund um die Geräte der Einrichtung. Verwalten von
Medizingeräte und Medizinprodukte entsprechend der einschlägigen Gesetze und Verordnungen mit der
„Geräteverwaltung“.
+
Vertragsmanagement
Mit dem „Vertragsmanagement“ lassen sich alle betriebsrelevanten Vereinbarungen, über mehrere Standorte hinweg, zentralisieren, strukturieren und steuern.
+
Prozessmodellierung und Wissensmanagement
Erfassen, strukturieren und verwalten von Dokumenten sowie die Zuordnung zu Prozessen mit
„Prozessmodellierung und Wissensmanagement“.
NEXUS / QM:
Qualitäts- und Organisationsmanagement
NEXUS / CURATOR:
Ein lebendiges Portal
NEXUS ist Ihr Partner für Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen. Neben der Software für alle
gängigen Zertifizierungsverfahren unterstützt NEXUS durch eine individuell abgestimmte Beratung
und Coaching im Qualitätsmanagement.
NEXUS / CURATOR ist die webbasierte Wissensdatenbank für ein vollumfängliches Qualitätsmanagement mit Dokumentenlenkung im Gesundheitswesen.
Die kontinuierliche Pflege der QM- und Zertifizierungsdokumentation stellt mittlerweile in allen Gesundheits- und
Sozialeinrichtungen eine technische und organisatorische Herausforderung dar. Um die Qualität sowohl intern
weiter zu verbessern als auch nach außen nachzuweisen, sollte eine QM-Software eingeführt werden, die zu einer
effektiven QM-Arbeit beiträgt und auch Mitarbeiter in die unternehmerische Ausrichtung mit einbindet.
Transparente und optimierte Prozesse ermöglichen, die Wünsche Ihrer Patienten und Kunden mit
hoher Qualität zu erfüllen und sowohl effiziente als auch effektive Arbeit zu leisten. Gut geschulte Mitarbeiter
sowie eine einfache und schnelle QM-Software sind eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung
und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems einer Organisation.
Dokumentenlenkung
Meldewesen
Intranet
Risikomanagement
Fortbildungsmanagement
Geräteverwaltung
Das Portal dient der Verbesserung der organisationsbezogenen Kommunikation im Krankenhaus. Inhalte für das
Qualitäts-, Personal- oder Risikomanagement, aktuelle Nachrichten oder zentrale Projektlisten lassen sich im
Team bearbeiten. Ganz nach dem Motto „Einfach suchen und finden“ wird eine gemeinsame, lebendige Wissensbasis geschaffen. Finden Sie Informationen in den Seiteninhalten, angehängten Verträgen und SOPs.
NEXUS / CURATOR, die webbasierte Wissensdatenbank und Basis für das Intranet, ist auf die Anforderungen
des Qualitätsmanagements im Gesundheitswesen abgestimmt. Alle organisationsbezogenen Daten sind schnell
abrufbar und werden auf einer Weboberfläche abgebildet.
Vertragsmanagement
Prozessmodellierung und
Wissensmanagement
SOPLabor
Auditplanung
Module im NEXUS / CURATOR
4
5
Unabhängiges
Informationsportal
Der NEXUS / CURATOR ist ein webbasiertes Portal, welches
das Management und das Personal im Qualitätsmanagement
bei der Lenkung bzw. Veröffentlichung von Informationen
innerhalb des Unternehmens unterstützt.
Mitarbeiter haben die Möglichkeit, unabhängig von Ort und
Zeit, jede relevante Information schnell und unkompliziert zu
finden. Anhand einer einfachen „Suche“ und vorbereiteter
Filter ist das schnelle Finden der gewünschten Information
garantiert.
Darüber hinaus ermöglicht das rollenbasierte Berechtigungssystem alle Mitarbeiter und Kollegen sich an der Pflege der
Inhalte zu beteiligen.
Die automatische Erinnerungsfunktion meldet auslaufende
oder zu aktualisierende Dokumente, Maßnahmen, Verträge
oder anstehende Aufgaben dem jeweilig Verantwortlichen.
Mit personalisierten Wiedervorlagelisten kann sich jeder
Mitarbeiter individuell an seine Aufgaben erinnern lassen und
so stets den Überblick behalten.
Auf diese Weise schafft NEXUS / CURATOR die Basis für ein
umfängliches Wissensmanagement und gewährleisten, dass
alle entscheidenden Informationen zur Kenntnis genommen
werden.
Lenken, versionieren,
erinnern
Dokumentenlenkung:
Dokumentenmanagement mit klaren Strukturen
Der NEXUS / CURATOR ermöglicht organisatorische Abläufe
und interne Strukturen effizient und flexibel zu gestalten und
die gesamte Qualität der Organisation weiter zu steigern.
Eine strukturierte Dokumentenlenkung ist nicht nur im Rahmen der ISO-Zertifizierung ein wichtiges Thema.
Auch im täglichen Arbeitsleben profitiert das Personal von einem direkten Zugriff auf Arbeitsdokumente.
Verfahrensanweisungen oder Leitlinien in Kürze finden, Übersichtslisten und News jederzeit aktuell zur
Verfügung haben, das QM-Handbuch als lebendige Wissensdatenbank: Die Dokumentenlenkung des
NEXUS / CURATOR bietet die strukturierte Basis für ein gelebtes Qualitätsmanagement.
Durch elektronische Formulare wird ein einheitliches Erscheinungsbild der Organisation aufrechterhalten und Inhalte
strukturiert abgelegt, so dass diese auch in auswertbarer
Form zur Verfügung stehen.
Anhand eines definierten Freigabeprozesses wird gewährleistet, dass jeder Inhalt bereits bei der Erstellung geprüft wird
und damit nur formal korrekte Informationen in der Organisation verteilt werden. Die Versionisierung erfolgt automatisch
und im Bedarfsfall mit hinterlegter Lesebestätigung.
Ansicht der Dokumentenstruktur
VORTEILE
Aufgabenliste im NEXUS / CURATOR
6
+
+
+
+
Beliebige Dokumente webbasiert veröffentlichen
Mit Genehmigungsworkflow und Versionierung lenken
Dokumente ordnen und thematisch strukturieren
Volltextsuche über alle MS-Office- und indexierbaren
PDF-Dokumente
7
Klinikspezifisches
Informationsportal
Intranet:
Flexibel anpassbar und standortübergreifend
Das integrierte Intranet im NEXUS / CURATOR kann sowohl
qualitätsmanagementrelevante Dokumente als auch weitere
innerbetriebliche Informationen darstellen. Über die Plattform
erhalten die Mitarbeiter zentral an einer Stelle alles Wissenswerte und können sich einfach und schnell informieren.
Eingebettete Genehmigungs- und Freigabeprozesse sind
die Grundlage für ein lebendiges Intranet. Sie ermöglichen
sowohl eine zentrale, wie auch dezentrale Pflege der Inhalte
und garantieren eine kontrollierte Veröffentlichung von Informationen.
Die moderne Architektur von NEXUS / CURATOR ermöglicht,
auch ohne HTML-Kenntnisse, verschiedene Themen zu erstellen und kontinuierlich zu pflegen, wie beispielsweise:
Mit vordefinierten Templates ist eine Anpassung des Layouts
an das Corporate Design rasch möglich. Schnittstellen zu
Vorsystemen, wie z.B. der Telefonanlage, ermöglichen zudem
eine Anbindung relevanter Quellen. Die Projekteinführung
kann somit schnell und unkompliziert vollzogen werden.
+
+
+
+
+
+
+
+
Telefonbuch
Speiseplan
Fortbildungskalender
Bildergalerien
Videos
Newsmeldungen
Interne Stellenangebote
Schwarzes Brett
Krankenhäuser benötigen, genauso wie andere Organisationen, eine zentrale Plattform, um verschiedenste
Informationen auszutauschen. Ein Intranet dient als Sammel- und Verteilstelle von Wissen und Dokumenten.
Das im NEXUS / CURATOR integrierte Intranet stellt die Grundlage für eine reibungslose Kommunikation und
stetigen Informationsfluss.
Kommunikationsplattform NEXUS / CURATOR
VORTEILE
Das Intranet des NEXUS / CURATOR
8
+ Zentrale, einheitliche Plattform für Intranet und
Qualitätsmanagement
+ Templates für Telefonlisten, Speisepläne,
Wetter, News, Termine, Schwarzes Brett, etc.
+ Individuelles Webdesign und Anpassung
an das Corporate Design
+ Redaktionssystem mit Genehmigungs- und
Freigabeprozess
9
Meldewesen
Das im NEXUS / CURATOR integrierte Meldewesen vereint
unterschiedliche Meldeformulare zur Erfassung, Bearbeitung,
Überwachung und Auswertung verschiedenster Ereignisse.
Unter Anderem werden folgende Meldungstypen bereits
vorbereitet zur Verfügung gestellt:
+
+
+
+
CIRS
Verbesserungsvorschlag
Beschwerde und Lob
Besonderes Vorkommnis
Darin enthalten sind vordefinierte Übersichts-, Aufgaben- und
Wiedervorlagelisten sowie Auswertungen, Statistiken und
Diagramme. Diese können nach Microsoft Excel exportiert und
dort weiterbearbeitet werden.
Meldewesen:
Nur ein System für alle Meldungsarten
Darüber hinaus ermöglicht der Formulardesigner des
NEXUS / CURATOR die vorgefertigten Formulare zu ändern
oder vollständig neue Meldeformulare zu erstellen. Einzelne
Felder können als Pflichtfelder gekennzeichnet werden, um
einen Mindeststandard bei der Erfassung von Meldungen zu
gewährleisten. Dies ist besonders für den späteren Vergleich
statistischer Auswertungen wichtig.
Um die Mitarbeiter am Meldewesen zu beteiligen und die
Fehlerkultur positiv zu beeinflussen, kann jeder Mitarbeiter
eine Meldung abgeben und auch den Stand der Bearbeitung
„seiner Meldung“ nachverfolgen.
Speziell im Bereich Critical-Incident-Reporting-System
(CIRS) ist gewährleistet, dass das Ereignis strukturiert und
anonymisiert gemeldet wird.
Die Workflowkomponente des NEXUS / CURATOR ermöglicht
unterschiedliche Meldungsarten einzelnen Mitarbeitern
zuzuordnen und in verschiedenen Stufen zu bearbeiten.
Die strukturierte Erfassung und Analyse von Ereignissen
jeglicher Art stellt damit den ersten Schritt für ein umfängliches,
klinisches Risikomanagement in der Organisation dar.
Im Rahmen des Qualitätsmanagements werden in Einrichtungen des Gesundheitswesen oft verschiedene
Softwaresysteme und Insellösungen für unterschiedliche Meldungen eingeführt: Vom CIRS, zum Erfassen
von Beinaheunfällen, über das Vorschlagswesen, bis hin zu Beschwerdemanagement-Systemen.
Das Meldewesen des NEXUS / CURATOR bündelt all diese Meldungsarten in einer Oberfläche und zur
zentralen Datenbasis. So ermöglicht es den Anwendern diese Informationen einfach zu melden sowie den
Verantwortlichen diese strukturiert zu bearbeiten und auszuwerten.
Auswertung der eingegangenen Meldungen
VORTEILE
CIRS-Meldung im NEXUS / CURATOR
10
+ Ein Meldewesen für unterschiedliche Meldungsarten
+ Flexible Meldungsformulare
+ Workflow und Genehmigungsstufen der unterschiedlichen Meldungen
+ Einfache Übersichtslisten und Auswertung der
Meldungen
+ Exportmöglichkeit zur Analyse und Weiterbearbeitung
+ Systematische Erfassung potentieller Risiken
11
Risikoidentifizierung
Der Risikokatalog (oder: Risikoatlas) wurde gemeinsam mit
praxiserfahrenen Risikomanagern aus somatischen Krankenhäusern entwickelt. Dieser Atlas wird bei der Identifizierung
der Risiken herangezogen. Standardmäßig dienen folgende
Kriterien als Grundlage für die Erkennung: Beschreibungen,
Ursachen, Frühwarnindikatoren, mögliche Maßnahmen, Standardfragen und Beispiele.
Risikobewertung
Die Risikobewertung erfolgt mittels FMEA-Formblatt (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse), in welchem alle relevanten
Fehlerbewertungskriterien, wie Fehlerort / -merkmal, potentieller Fehler, Fehlerfolge und Fehlerursache dokumentiert werden
können.
Risikomanagement:
Risiken bewerten und transparent darstellen
Risiken transparent und damit beherrschbar machen! Das ist eine große Aufgabe für viele Unternehmen
der Gesundheitsbranche. Dafür müssen die Risiken identifiziert und bewertet werden, Maßnahmen zur
Risikohandhabung ausgewählt und umgesetzt werden.
Ein wesentlicher Bestandteil des FMEA-Formblattes ist
die Dokumentation des derzeitigen Zustandes. Dieser wird
gemäß der Auftretens- und Entdeckungswahrscheinlichkeit
sowie seiner Bedeutung beurteilt. Die Risiko-Prioritätszahl
(RPZ1) wird anschließend automatisch entsprechend der
Parameter berechnet.
Ein weiterer wichtiger Aspekt des FMEA-Formblattes ist die
Dokumentation der empfohlenen und getroffenen Maßnahmen (mit Zuweisung der Verantwortlichkeiten). Der erreichte,
verbesserte Zustand wird ebenfalls anhand der Auftretensund Entdeckungswahrscheinlichkeit sowie der Bedeutung mit
einer RPZ2 gemessen. Mit Hilfe der Maßnahmenverwaltung
im NEXUS / CURATOR erhält der einzelne Anwender bzw.
Verantwortliche eine detaillierte Übersicht der anstehenden
Aktivitäten.
Risikoüberwachung
Der Fehlerkritikalitätsindex (FKI) zeigt in graphischer Form das
Verhältnis zwischen RPZ1 und RPZ2. Anhand der Übersicht
kann schnell und einfach die aktuelle Situation eingeschätzt
bzw. die Schwachstellen und Risikopotentiale ermittelt werden.
Neben dem FKI steht außerdem die FMEA-Risikomatrix, als
dreidimensionale Übersicht, zur Risikoüberwachung zur Verfügung. Darin sind die Auswirkungen der ergriffenen Maßnahmen veranschaulicht.
Risikokommunikation
Das Modul Risikomanagement im NEXUS / CURATOR unterstützt mit einer klar strukturierten Darstellung
von Risikoinformationen sowie den durchgängig einbezogenen Risikomanagementprozess: Identifikation –
Analyse – Bewertung.
Entscheidender Faktor des Risikomanagements ist die Kommunikation der Risiken. Das webbasierte Risikomanagement
im NEXUS / CURATOR gewährt allen Mitarbeitern Zugang
zum System und stellt durch frei definierbare Workflows
den Kommunikationsfluss sicher. Ein ausgereiftes Berechtigungssystem ermöglicht eine unabhängige und dezentrale
Zusammenarbeit bei gleichzeitig zentraler Lenkung. Einfaches
Suchen und Finden sowie Aufbereiten von Informationen
erhöht die Akzeptanz der Mitarbeiter mit dem System zu
arbeiten.
Risikobewertung mittels FMEA-Formblatt
VORTEILE
Risikoüberwachung durch mehrere Standardauswertungen
12
+
+
+
+
+
Speziell für Kliniken entwickeltes Risikomanagement
Risikoanalyse und -bewertung nach FMEA-Modell
Durchgängiger, workflowgestützter Prozess
Webbasiert für alle Mitarbeiter
Lebendige Wissensdatenbank / modular erweiterbar
13
Maßnahmenmanagement
Mit dem Maßnahmenmanagement des NEXUS / CURATOR
wird die Arbeit innerhalb der Organisation vereinheitlicht
und erleichtert. Hierfür gibt es einen einzigartigen Ansatz
zum Management aller anfallenden Maßnahmen.
Maßnahmenpool
Im NEXUS / CURATOR werden die erfassten Aufgaben aus
Audits, CIRS-Meldungen, etc. zu einem zentralen Maßnahmenpool zusammengeführt und den verantworlichen Mitarbeitern
zugeordnet.
Übersichten
Maßnahmenmanagement:
Transparenz durch zentrale Maßnahmenverwaltung
Moderne Einrichtungen im Gesundheitswesen sind komplexe Organisationen. Nicht nur die internen
Abläufe, sondern auch bzw. gerade die vielen Schnittstellen an der Peripherie zu anderen Standorten,
medizinischen Versorgungszentren, Behörden etc. tragen ihren Anteil zur Komplexität bei.
In unterschiedlichen Übersichten ist einzusehen,
Automatisierte
Benachrichtigung
Alle Mitarbeiter, die einer Aufgabe zugeteilt sind, werden
automatisch durch eine E-Mail über die zu bearbeitenden oder
zu überwachenden Aufgaben informiert. In den Übersichtlisten
kann jeder Mitarbeiter den Gesamtüberblick zu seinen Aufgaben behalten.
Dashboards
Das im NEXUS / CURATOR integrierte Maßnahmenmanagement beinhaltet Dashboards zur übersichtlichen Darstellung
für die Controller oder Administratoren. Abgelaufene Fälligkeitstermine oder Aufgaben, die eine Eskalation erfordern
werden in gesonderten Listen dargestellt um ihnen jederzeit
einen Überblick über die Aufgaben und deren Stand in der
Organisation zu ermöglichen.
+ welche Aufgaben den einzelnen Mitarbeitern zugeteilt sind
+ welche Fälligkeitstermine gelten und
+ welcher Mitarbeiter für das Controlling der Aufgabe
verantwortlich ist.
Maßnahmen und Aufgaben entstehen an zahlreichen Stellen der Organisation. Neue Projekte, registrierte
Risiken, Sitzungsprotokolle, Abweichungen aus Audits, Einweisungen an Geräten sind Quellen von
Aufgaben. Maßnahmen entstehen bei CIRS-Meldungen, im Ideenmanagement oder auch bei einem Lob
oder einer Beschwerde eines Patienten.
Mit der dezentralen Aufgabenverteilung im Rahmen des Basismoduls Dokumentenlenkung bietet der
NEXUS / CURATOR bereits eine Lösung komplexe Strukturen abzubilden. Das Rechte- und Rollenkonzept,
der mehrstufige Genehmigungsworkflow oder Stellvertreterregelungen innerhalb der zugewiesenen Rechte
bieten im Maßnahmenmanagement pragmatische Lösungen für alltägliche Anforderungen.
Aufgaben- und Übersichtslisten
VORTEILE
Zentrale Maßnahmenverwaltung im NEXUS / CURATOR
14
+ Ein Meldewesen für unterschiedliche Meldungsarten
+ Flexible Meldungsformulare
+ Workflow und Genehmigungsstufen der unterschiedlichen Meldungen
+ Einfache Übersichtslisten und Auswertung der
Meldungen
+ Exportmöglichkeit zur Analyse und Weiterbearbeitung
+ Systematische Erfassung potentieller Risiken
15
Weiterbildung im Team
Die im NEXUS / CURATOR integrierte Fortbildungsverwaltung CURRICULUM optimiert Ihre Weiterbildungsmaßnahmen. Durch intelligente Unterstützung aller erforderlichen
Prozesse: von der Planung, über die Durchführung bis hin zur
Auswertung von Fortbildungen, Seminaren, Schulungen, etc.
– intern und extern.
Stellen Sie den Mitarbeitern Ihres Unternehmens Fortbildungen und Veranstaltungen zu unterschiedlichen Themen, je
Abteilung und Einrichtung, zur Verfügung. Die Benutzer können sich selbst und einfach dazu an- bzw. abmelden. Dies
ermöglicht eine Kalenderübersicht sowie kategorisierte Übersichtslisten.
Fortbildungsmanagement:
Weiterbildungen im Team transparent planen
Schlüsselfaktor im Unternehmen ist der Mensch, sein Potenzial und die Entwicklung seines Wissens. Daher sollte
der Bildungsprozess auf Unternehmensziele ausgerichtet sein, anstatt nur Kosten aufzustellen und zu kontrollieren.
Alle Fortbildungen auf einen Blick in Listenform
Suchen und finden Sie angebotene Fortbildungen im
thematisch geordneten Seminarkatalog. Zu jeder Veranstaltung können relevante Informationen wie Lehrmittel, Ort,
Dokumente, etc. hinterlegt werden.
Erhalten Sie Auswertungen und Übersichtslisten über die
Teilnahme an Fortbildungen, Punkteübersicht und weiteres.
Ein Dienstreiseantrag für die Teilnahme an externen Fortbildungen sowie ein Feedback-Bogen steht zur Verfügung und
rundet das Angebot ab.
Die Fortbildungsverwaltung ist im NEXUS / CURATOR integriert und nutzt so die gleiche Berechtigungs- und Benutzerverwaltung sowie die Dokumentenlenkungsfunktionalität.
Startmenü im Fortbildungsmanagement
VORTEILE
Detaillierte Fortbildungsbeschreibung
16
+ Veranstaltungen jeglicher Art (Fortbildung, Training, Seminar),
intern und extern
+ Schnelle An- und Abmeldung durch den Mitarbeiter selbst
+ Strukturierte und kategorisierte Übersichtslisten und Auswertungen
+ Integriert in den NEXUS / CURATOR
+ Flexibel gestaltbare Formulare
17
Qualitäts- und
Effizienzsteigerung
Erfassen Sie Ihre Geräte strukturiert und übersichtlich, in
selbstdefinierten Formblättern. Fragen Sie alle relevanten
Daten, wie Typbezeichnung, Liefer- und Herstellerfirma,
Einweisungen, Funktionsprüfungen sowie Anschaffungs- und
Folgekosten, die im Rahmen der Medizingeräteverordnung
benötigt werden, ab. Auf diese Weise gewährleisten Sie eine
stets aktuelle Übersicht über alle eingesetzten Geräte.
Informieren Sie sich aktiv über aktuelle Ausfälle oder Sperrungen
Ihrer Geräte sowie über Ausweichmöglichkeiten auf andere
Geräte. Nutzen Sie Verweise, um die Dokumentation ähnlicher
Geräte miteinander zu verknüpfen und geben Sie Meldungen
über Wartungen oder Störungen ab.
Geräteverwaltung:
Steigerung der Sicherheit, Qualität und Verfügbarkeit
Fällige Wartungen oder Überprüfungen gehen nicht mehr
unter, da Sie anhand der automatisierten Erinnerungsfunktion
in Ihrer Aufgabenliste zu jeder Zeit auf anstehende Termine
hingewiesen und über ablaufende Fristen informiert werden.
Organisieren und strukturieren Sie alle Ereignisse rund um die Geräte der Einrichtung – integriert im
NEXUS / CURATOR.
Verwalten Sie Medizingeräte und Medizinprodukte entsprechend der einschlägigen Gesetze und Verordnungen, wie Betreiberverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Medizin-Produkte-Gesetz und den VDEVorschriften.
Grenzen Sie anhand des Berechtigungskonzepts ab, wer
welche Inhalte sehen und wer bei der Bearbeitung der
Dokumentation beteiligt sein darf. Aufgrund des FreigabeWorkflows können Sie Aufgaben delegieren und dennoch stets
sicherstellen, dass keine falschen Informationen in Umlauf
kommen.
Geben Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern die Möglichkeit,
Anleitungen gezielt und schnell in der stets aktuellsten Version
zu finden. Mit der indexierten Volltextsuche lassen sich alle
Geräte und zugehörigen Dokumente in kurzer Zeit finden.
Personal, das mit oder an einem Gerät arbeitet, muss durch
den Hersteller oder eine beauftragte Person, anhand der
Bedienungsanleitung geschult sein. In diesem Zusammenhang
sind mehrere Aspekte zu beachten:
+ Der Betreiber muss einen Mitarbeiter benennen, der vom
Hersteller für den ordnungsgemäßen Umgang mit dem
Gerät unterwiesen wurde.
+ Die Namen der geschulten Personen müssen dokumentiert
werden.
+ Die durchgeführte Funktionsprüfung des Gerätes muss
durch den Hersteller dokumentiert werden.
+ Durchführung der vorgeschriebenen Kontrollen sowie die
Unterweisung der Mitarbeiter müssen dokumentiert und
aufbewahrt werden.
Mit der Dokumentenlenkung im NEXUS / CURATOR können
Gebrauchsanweisungen oder Prüfprotokolle zu jedem Gerät
integriert, versioniert und historisiert.
Geräteverwaltung im NEXUS / CURATOR
VORTEILE
Geräteverwaltung im NEXUS / CURATOR
18
+ Schnelle Information über Geräte, Einweisungen, Inbetriebnahmen
+ Schnelle Information über Störungen und Instandhaltung
sowie Kosten
+ Steigerung der Sicherheit, Qualität und Verfügbarkeit
+ Integriert in den NEXUS / CURATOR
19
Standort- und Abteilungsübergreifend
Automatisierte
Benachrichtigungen
Die Webtechnologie des NEXUS / CURATOR ermöglicht
standort- und abteilungsübergreifend, von jedem Arbeitsplatz aus, in bestehende Verträge Einsicht zu nehmen, um
Doppeltregelungen zu vermeiden.
NEXUS / CURATOR versendet rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen über auslaufende Fristen an die verantwortlichen Mitarbeiter und/oder Teammitglieder bzw. Stellvertreter. Somit können Verträge rechtzeitig neu verhandelt und
gegebenenfalls gekündigt werden.
Berechtigtes Personal kann sich mit Hilfe der indexierten
Volltextsuche eine Übersicht über die relevanten Themen
und Verträge anzeigen lassen. Mitarbeiter finden dadurch
schnelle Antworten auf ihre Fragen.
Digitalisierung
Vertragsmanagement:
Effiziente Verwaltung, Steuerung und Strukturierung
Vereinbarungen über unternehmerisches Handeln werden oft in Verträgen festgelegt. Die genaue Kenntnis über
Laufzeiten, Volumina und Risiken sind für das planerische handeln im Management unverzichtbar.
Die Vielzahl an Verträgen und Übereinkünften lässt sich zumeist nur noch IT-gestützt strukturieren, um Verpflichtungen transparent, Chancen realisierbar und Risiken abwägbar zu machen.
Mit dem Vertragsmanagement im NEXUS / CURATOR lassen sich alle betriebsrelevanten Vereinbarungen des
Unternehmens strukturieren, verwalten, verteilen und steuern.
Durch die Zuordnung der Verträge zu Abteilungen und
Verantwortlichen wird die erforderliche Vertraulichkeit
gewährleistet. Jedem Bereich oder jeder Abteilung steht ein
Eingangskorb zur Verfügung. In diesem laufen sämtliche neu
zu verwaltenden Verträge auf und werden daraus von den
Verantwortlichen zur Verfügung gestellt und klassifiziert.
Sperrige Aktenschränke können ersetzt und ineffiziente
manuelle Papierprozesse abgelöst werden. Durch automatisiertes Scannen oder Freigabeworkflows werden bestehende Verträge erfasst. Alle Vereinbarungen, die als Word- oder
PDF-Datei vorliegen, werden vollindiziert und können über
eine Freitextsuche gefunden werden. So wird dem Anwender eine „Wortlautsuche“ im System zur Verfügung gestellt
und die Faktenrecherche über einzelne Vertragsbereiche oder
auch gesamte Organisationsbereiche ermöglicht.
Darüber hinaus können über ein frei gestaltbares Formularwesen zusätzliche Kategorisierungsinformationen dem
Vertrag zur Strukturierung hinterlegt werden. Damit ist ein
erheblicher Anstieg der Produktivität möglich.
Fristenkontrolle im Vertragsmanagement
VORTEILE
Übersichtlicher Einstieg in das Vertragsmanagement
20
+ Volltextsuche zum schnellen Auffinden von Vertragsinformationen
+ Klare Strukturierung der Verantwortlichkeiten
+ Automatische Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen
+ Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
+ Abbildung der Organisationsstrukturen mit Hierarchieund Rechtekonzepten
21
Klare Strukturen
Erfassen, strukturieren und verwalten Sie Ihre Dokumente mit
NEXUS / CURATOR und ordnen Sie diese Ihren Prozessen zu.
Über Berechtigungsschlüssel stellen die verschiedenen Zielgruppen wie Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten die für sie
relevanten Inhalte bereit.
Die Benutzeroberﬂäche kann für jeden Anwender individuell
angepasst werden, was den Anreiz das Portal zu nutzen weiter
erhöht. Damit entsteht eine gelebte Wissensplattform für Ihr
Unternehmen, webbasiert und über Standorte hinweg.
+ Das einfache Importieren aller bestehenden
+
+
+
+
+
+
Dokumente stellt ein sofortiges Arbeiten in
der neuen Umgebung sicher.
Die automatische Wiedervorlage erinnert
z.B. an auslaufende Verträge.
Jeder Entwurfsstatus eines Dokuments und jede
Version werden gekennzeichnet, normengerecht
z.B. nach DIN ISO, so dass neu hinzugekommene
Informationen schnell ersichtlich sind.
Wichtige Dokumente wie Handbücher und Pflichtenhefte können aus Prozessen heraus erstellt werden.
Prozessmodellierung auf Basis der ARIS-Systemplattform.
Die grafische Navigation über Prozesslandschaften
und -modelle mit Verlinkung zu Dokumenten stellt
die Durchgängigkeit und intuitive Nutzung sicher.
Das Workflow-Modul bietet eine systemgestützte und
nachvollziehbare Dokumentenverwaltung und vereinfacht die Zusammenarbeit.
Prozessmodellierung und Wissensmanagement:
Übersichtliche Darstellung aller Prozesse
Ihr Partner für ein Prozess- und Unternehmensportal
Bereitstellen aller Dokumente rund um Ihre Prozesse
Zugriff für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten nach Berechtigungsschlüsseln
Individuelle Darstellung der Inhalte für jeden Anwender
Erstellung von Prozessmodellen in verschiedensten Notationen
(z.B. EPK, BPMN 2.0, WKD, etc.) und Erstellung von Dokumenten
+ Normengerechte Versionisierung und automatische Historisierung
+ Revisionssichere Archivierung aller Vorgabedokumente
+
+
+
+
Wie können wir Prozesswissen und -dokumentation allen Mitarbeitern übersichtlich und schnell zur Verfügung
stellen?
Unser Angebot:
Das NEXUS / CURATOR Prozess- und Unternehmensportal
Prozessvisualisierung
VORTEILE
+ 20 Jahre Partner der Software AG und
ARIS-Ausbildungspartner
+ 20 Jahre Prozess- und Methodenkompetenz
+ Servicepartner der SAP
+ 150 Kunden
+ Umfangreiche Erfahrung von ARIS-Releasewechseln
sowie Migration auf ARIS Connect und aus mehr als
110 nationalen und internationalen Projekten
22
23
DIN-ISO-gerechte
Dokumentenlenkung
Lesebestätigungen und
weniger Mails
Die in MS-Word geschriebenen Dokumente werden automatisch mit einer Kopf- und Fußzeile versehen, die eine Lenkungszeile mit allen relevanten Informationen enthalten. Aufgrund der Versionierung, sind Unterschiede zwischen den
Versionen jederzeit erkennbar. Version, Gültigkeit, Freigabe,
Autoren und Prüfer sowie eine eindeutige ID sind vorgegeben und nicht durch die Benutzer manipulierbar. Vor Ablauf
des Wiedervorlage-Datums erhalten die zuständigen Autoren
automatisch Erinnerungen oder auch Mahnungen, damit die
Überarbeitung und die regelmäßige Überprüfung vorschriftsgemäß erfolgt.
Über die Zuordnung der Dokumente zu den Arbeitsplätzen und deren in NEXUS / CURATOR dokumentierten
Zuständigkeiten erhalten die Mitarbeiter nur noch Lesebestätigungen für Änderungen, die für sie von Bedeutung sind.
Die Datenpflege, wer im Labor was an welchem Arbeitsplatz macht und die Rechtepflege werden somit automatisch
erledigt.
Fremde PDF-Dokumente, wie beispielsweise Gesetze oder
Richtlinien, können in das System importiert werden. Es
werden auch „externe“ Dokumente gelenkt. Hierzu werden in
die PDF-Dokumente die Lenkungszeile automatisch per Wasserzeichen am linken Seitenrand eingefügt.
Die Mitarbeiter bekommen wöchentlich eine Sammel-Mail,
in der die noch ausstehenden Lesebestätigungen aufgelistet
werden. Somit hält sich die Menge an E-Mails in Grenzen.
Methoden-SOPs und
Daten im LIS
Mehrstufige Prüfungsworkflows und Freigabeprozesse sind
Eine häufig vorkommende Problematik ist, dass in Methodenhandhabbar, da das System über Stellvertreterregelungen
SOPs andere Referenzbereiche oder Daten vermerkt sind, als im
verfügt („im Auftrag“). Jeder Schritt und jede Veränderung ist
Labor-Informationssystem (LIS).
nachvollziehbar.
SOP-Labor:
Fit für die Akkreditierung
Für eine Zertifizierung oder Akkreditierung benötigen Sie ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem.
Hierzu gehört, dass alle Ihre Vorgabedokumente ordnungsgemäß verwaltet, geplant aktualisiert und nachweisbar kommuniziert werden. Mit NEXUS / CURATOR bekommen Sie zum Beispiel für Ihre Verfahrensanweisungen, Formulare oder Methoden-SOPs saubere Lesebestätigungen, einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow und eine Wiedervorlage. Machen Sie sich fit für die Akkreditierung und Zertifizierung durch eine
DIN-ISO-gerechte Dokumentenlenkung!
Für den schnellen Einstieg in eine elektronische Doku- NEXUS / CURATOR bietet die Möglichkeit, die Methoden-SOPs
mentenlenkung mit NEXUS / CURATOR besteht ein Massen- in einer webbasierten Erfassungsmaske sauber und einheitlich zu pflegen. Einige Daten (z.B. die Referenzbereiche oder
datenimport.
Rechenformeln) können direkt aus dem LIS-System befüllt
werden. Ändern sich die Parameter im LIS, entstehen automatisch aktualisierte Methoden-SOPs (welche ebenfalls wieder
gelenkt werden). Zudem sind die Änderungen versioniert.
Strukturen nach der DAkkS
NEXUS / CURATOR versendet rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen über auslaufende Fristen an die verantwortlichen Mitarbeiter und/oder Teammitglieder bzw. Stellvertreter. Somit können Verträge rechtzeitig neu verhandelt und
gegebenenfalls gekündigt werden.
Die in dem LIS hinterlegten Vorgabe-Inhalte werden mit einem
Mal transparent und sind immer abgeglichen mit der QMDokumentation. Ausgeliefert wird zudem ein formularbasiertes
Verfahren zur ordnungsgemäßen Abhandlung und Dokumentation von Stammdatenänderungsanträgen im LIS.
Durch die Zuordnung der Verträge zu Abteilungen und
Verantwortlichen wird die erforderliche Vertraulichkeit
gewährleistet. Jedem Bereich oder jeder Abteilung steht ein
Eingangskorb zur Verfügung. In diesem laufen sämtliche neu
zu verwaltenden Verträge auf und werden daraus von den
Verantwortlichen zur Verfügung gestellt und klassifiziert.
VORTEILE
DIN-ISO-gerechte Dokumentenlenkung
Strukturen nach der DAkkS
24
+
+
+
+
+
+
+
DIN-ISO gerecht lenken
Lesebestätigungen nachweisen
Methoden-SOPs und LIS verbinden
Zeitgesteuerte Datenübernahme aus dem Laborsystem
Automatische SOP-Erstellung
Verwaltung von Anhängen
Automatische Stammdatenübernahme und Zusammenführung
mit externen Waschzetteln inklusive Versionierung
25
Planen von Begehungen und
verwalten von Audits
Organisieren von Maßnahmen
und Abweichungen
Die zunehmende Bedeutung externer sowie interner Audits
setzt die Maßstäbe für eine zeitgemäße, leistungsfähige
Softwarelösung zur Verwaltung, Planung und Durchführung
sowie Auswertung von Audits. In der Auditplanung des
NEXUS / CURATOR kann die komplette Auditjahresplanung
gepflegt und verwaltet sowie alle nötigen Informationen den
Verantwortlichen zur Überwachung zur Verfügung gestellt
werden.
Festgestellte Abweichungen und daraus resultierende
Maßnahmen können unkompliziert dokumentiert werden.
Erforderliche Korrekturmaßnahmen werden, nicht nur festgehalten sondern auch die Durchführung der Korrekturen
terminlich überwacht und den Verantwortlichen zugeordnet.
NEXUS / CURATOR versendet automatisch Statusmeldungen
und erinnert die Beteiligten bei Verzögerungen.
Der Auditbericht wird automatisiert erstellt.
Audits und Begehungen der gesamten Organisation oder
auch einzelner Abteilungen und Zentren sind einfach zu
planen und zu dokumentieren. Zudem können relevante
Verfahrensanweisungen bereitgestellt oder Fragen aus einem
vordefinierten Katalog hinterlegt werden.
Auditplanung:
Planen, verwalten und organisieren
Für den schnellen Einstieg in eine elektronische Dokumentenlenkung mit NEXUS / CURATOR besteht ein Massendatenimport. Hierbei werden die vorhandenen MS-Word- oder
PDF-Dokumente auf einmal als eine Initial-Version übernommen.
Ein unternehmensweites Auditmanagement erfordert eine strukturierte Systemlösung, die eingebunden in
das Qualitätsmanagement, allen Anwendern in der täglichen Arbeit zur Verfügung steht. Mit der Auditplanung ist die Planung von Begehungen, das Verwalten von Audits sowie das Organisieren von Maßnahmen
und Abweichungen innerhalb eines Systems möglich.
Die Auditplanung im NEXUS / CURATOR
Screen tauschen
VORTEILE
Die Auditplanung im NEXUS / CURATOR
26
+ Freie Bearbeitung von Fragenkatalogen
+ Zuordnung und Überwachung in zentraler Maßnahmenliste
+ Auditierung der gesamten Organisation und einzelner
Abteilungen
+ Erfassung und Festlegung von Korrekturmaßnahmen
+ Archivierung aller geplanten und durchgeführten Audits
samt Dokumentation
+ Übersichtslisten zur Auswertung, Planung und Nachverfolgung
27
Auszug aus unseren Referenzen
DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK
Lebendige Wissensdatenbank
+ Qualitätsmanagement- und Zertifizierungsdokumentation
mit Intranet und Internet in einem Webportal gebündelt
Teamarbeit, Pflege und Organisation
+ Dezentrale Pﬂege mit geregeltem Freigabemodus
+ Genehmigungsworkﬂows generieren
+ To-Do-Listen und Reports zur Übersicht
Verträge zuverlässig managen
+ Übersichtliche und schnelle Suche nach Vertragsinhalten
+ Automatisierte Erinnerungsfunktion
Unsere Zertifizierungspartner
+ Unterstützung der DIN ISO 9001: 2008-Struktur
+ NEXUS ist exklusiver Kooperationspartner der
KTQ-GmbH und der proCum Cert GmbH
+ Weitere Partner: IQMP, QKA, QKS, Schmerztherapie
Unterstützung vieler Prozesse
+ Meldewesen und CIRS
+ Labor SOPs
+ Projektmanagement und Vertragswesen
+ Risikobewertung
+ Personalentwicklung
NEXUS AG, Vertriebsniederlassung Frankfurt, Hanauer Landstr. 293, D-60314 Frankfurt am Main, Tel +49 (0)69 583304-200
www.nexus-ag.de, [email protected]

Download Report