仕 様 書 １ 件名 第１６回日中韓郵便ハイレベル会合の開催に係る業務の委託 ２ 第１６回日中韓郵便ハイレベル会合の開催趣旨 アジア・太平洋地域で影響力を有する日本、中華人民共和国（以下「中国」という。） 及び大韓民国（以下「韓国」という。）の３郵便事業体の社長及び幹部社員間での情 報交換や議論を通じ、３郵便事業体の更なる発展及び国際郵便・物流分野での協力関 係の強化を図ることを目的とする。 ３ 第１６回日中韓郵便ハイレベル会合の概要等 (1) 名称 「第１６回日中韓郵便ハイレベル会合」（以下「会合」という。） なお、英語名称は、 「The 16th Japan-China-Korea High-level Postal Meeting」 という。 (2) 開催期間 ２０１５年１１月４日（水）から同月７日（土）までとする。なお、当該期間が 変更することとなった場合、変更後の開催期間については、日本郵便株式会社国際 事業部（以下「主管担当」という。 ）から別途通知する。 (3) 参加国及び参加者 参加者は以下を予定するが、確定人数は、主管担当から別途通知する。 ア 中国 社長クラス１名及び随員４名 計５名（予定） イ 韓国 社長クラス１名及び随員４名 計５名（予定） ウ 日本 社長クラス１名及び随員４名 計５名（予定） エ 日本 1 事務局員及び傍聴者等 計１０名（予定） (4) 開催場所 東京都、神奈川県鎌倉市及び横浜市 (5) 参加者の利用空港 東京国際空港又は成田国際空港 (6) 主要日程 日次 内容 備考 １日目 会合参加者の受入れ 東京都内泊 ２日目 会議（参考） 同上 ３日目 地方視察 神奈川県鎌倉市視察 神奈川県横浜市内泊 ４日目 会合参加者の見送り − (7) 参考 ア 会議の形式 ２日目に実施する会議においては、３種類程度の議題について、日中韓３か国 がそれぞれ１０分から１５分程度の発表をマイクロソフト社のパワーポイント を用いて行い、それに引き続いて質疑応答を行う。各議題における持ち時間は、 質疑応答を含め、１か国２０分から２５分程度とする。 イ 宿泊先等について (ｱ) 中国及び韓国の参加者の宿泊先 以下の宿泊先を予定しており、１日目、２日目及び３日目の宿泊先は主管担 当で仮予約済みである。本予約は受託者において行うこと。 なお、１日目及び２日目の宿泊代金（朝食付）は、本会合の参加者が支払う ものとし、３日目の宿泊代金（朝食付）のみ、この委託料金に含めるものとす る。 ３日目の宿泊先のいずれかを本予約するかについては、主管担当から別途連 絡する。 Ａ １日目及び２日目 ザ・プリンスパークタワー東京 〒105-8563 東京都港区芝公園４―８―１ Ｂ ３日目 2 ヨコハマグランドインターコンチネンタルホテル 〒220-8522 神奈川県横浜市西区みなとみらい１−１−１ 又は 横浜ロイヤルパークホテル 〒220-8173 神奈川県横浜市西区みなとみらい２−２−１−３ (ｲ) 会議場及び事務室 上記(ｱ)Ａのホテル内において、主管担当で仮予約済みである。本予約は受 託者において行うこと。 なお、これらの借上代金は、この委託料金に含めるものとする。 (ｳ) 招宴会場 １日目及び２日目の招宴会場は東京２３区内、３日目の招宴会場は横浜市内 を予定している。招宴会場の確保については受託者において確保すること。た だし、主管担当において仮予約済みの招宴会場がある場合、主管担当から受託 者に別途連絡するので、本予約は受託者において行うこと。また、招宴の内容 は、主管担当において会場側と調整することとしている。 なお、これらの代金は、この委託料金に含めるものとする。 (ｴ) 昼食会場 ２日目の昼食会場は、上記(ｱ)Ａのホテル内において、主管担当で仮予約済 みである。本予約は受託者において行うこと。３日目の昼食会場は鎌倉市周辺 を予定している。３日目の昼食会場は受託者において確保すること。 なお、これらの代金は、この委託料金に含めるものとする。 ４ 委託期間 契約締結日から２０１５年１１月３０日（月）まで ５ 委託内容 主管担当からの指示に基づき、会合に係る以下の業務等を行うこと。 (1) 会合準備に係る打合せ等 契約締結後、受託者は、主管担当及び宿泊先並びに主管担当が必要と認める者と の間で打合せを行うこと。また、主管担当において、宿泊先、神奈川県鎌倉市及び その周辺地域又は主管担当で視察が必要と認める場所（昼食会場を含む。）の事前 視察を実施する場合は、同行すること。参加人数は４名（予定）とし、確定人数は、 3 主管担当から別途通知する。 なお、当該事前視察は、宿泊先及び各場所で各１回程度とする。 (2) 会合参加者の受入れに係る事務 東京国際空港又は成田国際空港において、参加者を以下のとおり出迎えること。 ア ジャンボハイヤー（運転手付き、１０名程度乗車可）を２台手配すること。 イ 参加者と中国語（中国郵政）、韓国語（韓国郵政）でコミュニケーションがと れる者（以下「出迎者」という。）を中国郵政及び韓国郵政の代表団ごとに１名 手配すること。出迎者は、到着ロビーにおいてウエルカムボードを掲げて参加者 を出迎えること。また、参加者を上記アのジャンボハイヤーに乗せ、出迎者も空 港から宿泊先まで同行すること。空港からの出発時及びホテル到着時に、主管担 当に出発状況等を電話で報告すること。 ウ 出迎者は、受入日において、終日対応可能とすること。 エ 参加者の氏名、利用する便名及び到着空港名については、主管担当から別途通 知する。 オ 有料道路代や駐車場代は、この委託料金に含めないものとし、実費を支払うも のとする。 (3) 中国郵政及び韓国郵政に対する個別対応等 以下について、必要に応じて、主管担当からの指示に基づき行うこと。 ア 主管担当から別途通知する観光等の手配をすること。 イ 上記３(2)の期間内において、中国郵政及び韓国郵政の代表団の宿泊先から主 管担当が別途通知する郵便局や観光地間の交通手段として、ジャンボハイヤー （運転手付き、１０名程度乗車可）を手配できるようにしておくこと。 ウ 参加者と中国語（中国郵政）、韓国語（韓国郵政）でコミュニケーションがと れる者（以下「付添者」という。）を中国郵政及び韓国郵政の代表団ごとに１名 手配すること。 エ 付添者は、上記３(2)の期間内において、終日対応可能とすること。 なお、確定日時及び参加人数等は、主管担当から別途通知する。 オ 有料道路代や駐車場代は、この委託料金に含めないものとし、実費を支払うも のとする。 (4) 会議場等の借上げに係る事務 主管担当で仮予約済みの会議場及び事務室の借上げについて、本予約から会議終 了後の支払までの手続を行うこと。 4 なお、これらの借上げ代金は、上記３(7)イ(ｱ)Ａのホテルと交渉が可能であるた め、日本郵便株式会社にとって有利になるように交渉を行うこと。 (5) 会議資料等の準備に係る事務 以下について、主管担当からの指示に基づき行うこと。 ア バインダー（㈱リヒト社製カタログバインダーＦ−８１０、Ａ４縦型２穴と同 程度のもの）を２０冊手配し、表紙及び背表紙を差し込むとともに会議資料等（カ ラー版）を綴じ込み、会議場に納入すること。表紙、背表紙及び会議資料等の原 稿は、主管担当から別途交付する。 イ ストラップ付ＩＤカードケース（コクヨＳ＆Ｔ㈱イベント用名札ナフ−９０と 同程度のもの）を２０個手配し、会議名・シンボルマーク等を両面印刷した高品 質紙を差し込み、会場に納入すること。会議名・シンボルマーク等の原稿は、主 管担当から別途交付する。 ウ 筆記用具一式を次のとおり手配し、会議場に納入すること。 (ｱ) 筆入れ（ナカバヤシ社製ＰＣＮ‐ＬＬ２‐ＢＫと同程度のもの） ２０個 (ｲ) 黒色・赤色二色ボールペン ２０本 (ｳ) 鉛筆 ２０本 (ｴ) プラスチック消しゴム ２０個 (ｵ) 罫線入りメモ用紙（Ａ４、白色、２０枚程度） ２０冊 (6) 会議の運営等に係る事務 以下のとおり、主管担当からの指示に基づき会議の運営等をすること。 ア 会議場入口に「The 16th Japan-China-Korea High-level Postal Meeting」の 表示板を設置すること。表示板の規格等について主管担当から別途指示する。 イ 「The 16th Japan-China-Korea High-level Postal Meeting November 5th 2015 in Tokyo, Japan」の吊看板（縦 0.75m×横 5.40m 程度）を手配し、会議場内正 面に掲げること。 ウ 会議場のレイアウト及び設営を行うこと。 エ 会議参加者の名札を作成の上、机上に配置すること。名札の仕様等については 5 主管担当から別途指示する。 オ 演台を１台配置すること。 カ 生花を演台及び中央テーブルに各１基配置すること。２基で８万円（税込み） 程度とすること。 キ 同時通訳が可能な日中及び日韓の通訳者を各２名手配すること。 ク 会議用卓上有線マイクを１５本程度配置すること。うち１本については、参加 者の発言をカットし、議長の発言を優先できる機能を備えたものであること。確 定本数は、人数が確定次第、主管担当から別途連絡する。 ケ 同時通訳用機材を設置すること（ブース、マイク及びイヤホンを含む。）。 コ 会議中に使用するためのトランシーバーを３台配備すること。終日使用できる ように、充電器や交換用電池も準備すること。 サ プレゼンテーション用データ（Microsoft 社の PowerPoint2010 を使用予定） を投影するためのパソコン１台、プロジェクター（ＰＣ対応、中宴会場以上用） １台、スクリーン（２００∼２５０インチ程度）１台、レーザーポインター１本 及び関係機材を配備すること。 合意文書用のホルダー３冊（サンナップ社製証書ホルダー（黒）SHM-1BK と同 シ 程度のもの） 及び署名用の万年筆（PARKER 社製 IM ﾌﾞﾗｯｸ GT 万年筆 （ F 黒） S1142132 と同程度のもの）３本を手配すること。 ス 事務室の設置に係る事務 上記(4)の事務室に、以下の備品を手配し、設置するとともに、各備品につい て使用できる状態にすること。 (ｱ) ソート機能、ステープル機能及びカラー両面印刷機能付コピー機 １台 (ｲ) ファックス １台 (ｳ) カラープリンター １台 (ｴ) 主管担当やその補佐をする社員用の椅子や机、並びに幹部用のソファー (ｵ) 上記備品、椅子、机等の配置及びその他詳細については、主管担当と別途調 整の上、決定することとする。 セ ミネラルウォーター（５００ミリリットル入り）を５０本（予定）手配し、会 議出席者の卓上に配置すること。確定数は、主管担当から別途通知する。 ソ コーヒーブレイク（午前・午後の計２回（１回１セット））のためのコーヒー、 紅茶、緑茶、菓子等を５０セット分（予定）手配すること。確定数は、主管担当 から別途通知する。 6 なお、これら茶菓子等の手配にかかる合計金額は１０８，０００円（税サ込み） 程度とする。 タ コーヒーブレイク時及び合意文書の署名時（お土産交換、記念撮影を含む。） において、日中、日韓及び中韓の逐次通訳を各１名手配すること。 チ 日本語及び英語のメニューを、各国代表団の人数分、昼食の席で配布すること。 確定人数は、参加者が確定次第、主管担当から別途通知する。 ツ お土産の手配 中国郵政及び韓国郵政の参加者に贈答するためのお土産を次のとおり手配し、 主管担当から別途交付する紙袋に入れて、会議開催場所へ納入すること。 (ｱ) 参加者（社長クラス）用 １５,０００円程度（税込み）２個（予定） (ｲ) 参加者（随員）用 １０,０００円程度（税込み）８個（予定） (ｳ) 記念写真の撮影等 記念写真を参加者全体及び日中韓代表団ごとに撮影し、４日目帰国時までに 参加者に交付すること。当該記念写真の大きさは６つ切りサイズとし、それぞ れ「The 16th Japan-China-Korea High-level Postal Meeting November 5th 2015 in Tokyo, Japan」の文字を表示すること。表示箇所は、主管担当から別途通 知する。 (7) 各招宴等に係る事務 ア １日目及び２日目に予定している招宴及び昼食において、日中、日韓及び中韓 の逐次通訳を各１名手配すること。 なお、開催時間及び参加人数については、以下のとおり予定しているが、確定 時間及び確定人数等は、開催場所の通知とともに、主管担当から別途通知する。 (ｱ) 招宴（１日目） 参加者内訳 １５名（各国代表団） ３名（通訳） 開催時間 おおむね１８時から２１時まで 夕食（各国代表団１名につき１５,０００円程度（飲料含む。税サ込み） 、通 訳１名につき５，０００円程度（飲料含む。税サ込み））を都内のレストラン 等で上記人数分（予定）手配すること。また、日本語と英語のメニューを各国 代表団の人数分配布できるように手配すること。 7 なお、必要に応じて会場（会場使用料として５０，０００円程度）を手配す ること。 (ｲ) 昼食（２日目） 参加者内訳 １５名（各国代表団） ３名（通訳） 開催時間 おおむね１１時３０分から１３時３０まで 昼食（各国代表団１名につき５,０００円程度（飲料含む。税サ込み）、通訳 １名につき３，０００円程度（飲料含む。税サ込み））を都内のレストラン等 で上記人数分（予定）手配すること。また、日本語と英語のメニューを各国代 表団の人数分配布できるように手配すること。 なお、必要に応じて会場（会場使用料として８０，０００円程度）を手配す ること。 (ｳ) 招宴（２日目） 参加者内訳 １５名（各国代表団） ３名 (通訳) 開催時間 おおむね１８時から２１時まで 夕食（各国代表団１名につき３０,０００円程度（飲料含む。税サ込み） 、通 訳１名につき１２，０００円程度（飲料含む。税サ込み））を都内のレストラ ン等で上記人数分（予定）手配すること。また、主管担当から別途交付する日 本語のメニューを中国語及び韓国語に翻訳し、日本語、中国語及び韓国語で表 記したメニューを各国代表団の人数分配布できるように手配すること。 なお、必要に応じて会場（会場使用料として１００，０００円程度）を手配 すること。 イ 中国郵政及び韓国郵政の代表団の宿泊先と招宴会場（１日目及び２日目）間の 交通手段として、バス１台（運転手付き、３０名程度の乗車が可能な大きさであ ること。 ）を手配すること。 ウ 有料道路代や駐車場代は、この委託料金に含めないものとし、実費を支払うも のとする。 (8) 地方視察の実施に係る事務 以下のとおり、地方視察に係る事務を行うこと。 なお、開催時間及び参加人数については、以下のとおり予定しているが、確定時 間及び確定人数等は、開催場所の通知とともに、主管担当から別途通知する。この 8 参加人数には、下記(10)の受託者の担当者は含まない。 ア 中国郵政及び韓国郵政の代表団の３(7)イ(ｱ)Ａの２日目宿泊先から神奈川県 鎌倉市内間、神奈川県鎌倉市内から３(7)イ(ｱ)Ｂの３日目宿泊先間及び必要に応 じ同３日目宿泊先から夕食会場間の交通手段として、バス１台（運転手付き、３ ０名程度の乗車及び最低２０個程度の手荷物の積載が可能な大きさであるこ と。 ）を手配すること。 イ 有料道路代や駐車場代は、この委託料金に含めないものとし、実費を支払うも のとする。 ウ 建長寺、長谷寺、高徳院（鎌倉大仏）、鶴岡八幡宮、江の島等を見学させるこ と。詳細については、主管担当と調整するものとする。 なお、見学時の拝観料等は、この委託料金に含めないものとし、実費を支払う ものとする。 エ 上記ウに記載する地点に関する十分な知識を有し、かつ詳細な説明が可能な日 中及び日韓の通訳ガイド（通訳案内士試験に合格し、都道府県知事の登録を受け た者）を、３日目の８時から２１時まで（予定）及び４日目の８時から１３時ま で（予定）の間に各１名手配すること。また、必要に応じ、延長対応も可能とす ること。 オ 昼食（３日目） 参加者内訳 １５名（各国代表団） ３名（通訳ガイド） 開催時間 おおむね１１時３０分から１３時３０まで 昼食（各国代表団１名につき１０,０００円程度（飲料含む。税サ込み） 、通訳 １名につき５，０００円程度（飲料含む。税サ込み））を鎌倉市周辺のレストラ ン等で上記人数分（予定）手配すること。また、日本語と英語のメニューを各国 代表団の人数分配布できるように手配すること。 なお、必要に応じて会場（会場使用料として８０，０００円程度）を手配する こと。 カ ミネラルウォーター（５００ミリリットル入り）、ソフトドリンク（５００ミ リリットル入り）を各３０本手配し、参加者に１本ずつ配付すること。 キ 招宴（３日目） 参加者内訳 １５名（各国代表団） ３名 (通訳ガイド) 9 開催時間 おおむね１８時から２１時まで 夕食（１名につき２０,０００円程度（飲料含む。税サ込み） ）を、横浜港を出 航する屋形船（貸切、防寒対策が施されているもの）で上記人数分（予定）手配 すること。また、日本語と英語のメニューを各国代表団の人数分配付できるよう に手配すること。 なお、屋形船の受付最少人数により、上記参加人数を超えて同受付最少人数で の申込みが必要な場合は、主管担当から承認を得た上で、同受付最少人数で手配 すること。 (9) 会合参加者の見送りに係る事務 ア ジャンボハイヤー（運転手付き、１０名程度乗車可）を２台、３日目の宿泊 先に手配し、参加者を帰国便利用空港（東京国際空港又は成田国際空港）まで 送迎すること。 イ 参加者と中国語（中国郵政）と韓国語（韓国郵政）でコミュニケーションが とれる者（中国郵政、韓国郵政各代表団ごとに１名）が前項のジャンボハイヤ ーに同乗し、帰国便利用空港での搭乗手続きを支援するとともに、出国審査エ リアに入るまでを見送り、主管担当に出国状況等を電話で報告すること。 ウ 帰国便利用空港名については、主管担当から別途通知する。 エ 有料道路代や駐車場代は、この委託料金に含めないものとし、実費を支払う ものとする。 (10) 担当者の配置 会合期間を通じ、担当者を１名以上配置すること。 なお、当該担当者は、上記(1)の事前視察に同行した者を含むものとする。 ６ キャンセル料 日本郵便株式会社の責により、本会合が中止又はその一部がキャンセルとなった場 合、受託者は関連先のキャンセルポリシーが分かる資料を主管担当に提出し、同担当 の承認を得た上で、必要なキャンセル料をこの委託契約において清算するものとする。 なお、当該キャンセル料は、この委託料金には含めないものとする。 ７ 業務の再委託 (1) この委託業務の全部の再委託は、禁止する。この委託業務の一部を第三者に再委 託する場合は、再委託業務の内容、再委託先の担当者氏名その他再委託に係る契約 10 の概要について、書面で主管担当に通知し、主管担当の書面による承諾を事前に得 なければならない。 なお、再受託者からの再々委託は、禁止する。 (2) 受託者は、この委託業務の一部を第三者に再委託する場合は、再受託者に対して 遵守すべき事項を再委託の条件として示し、日本郵便株式会社と受託者の間の守秘 義務と同等の守秘義務契約を締結しなければならない。 また、再受託者に対しては、再委託業務に必要な情報に限り開示することができ るものとし、再受託者に開示した情報については、再受託者に対し、再委託された 目的以外に使用し、又は受託者及び再受託者以外の第三者に開示し、若しくは漏え いしてはならない義務を課さなければならない。 ８ 著作権 (1) この契約の履行過程で生じた成果物（主に日本郵便株式会社が作成した原稿又は 原案を基に作成したものを除く。）に関し、著作権法第 27 条及び第 28 条に定める 権利を含む全ての著作権は、受託者に帰属する。ただし、日本郵便株式会社は、郵 便事業に供する目的の範囲内で、受託者に帰属した成果物に関する著作権を受託者 の特段の許諾なく無償で、自ら使用することができることとする。 なお、受託者は、日本郵便株式会社による成果物の使用に際し、必要な範囲の改 変等に対し一切の異議を唱えないものとする。 (2) 成果物に第三者が権利を有する著作物が含まれている場合は、日本郵便株式会社 が特に使用を指示したときを除き、受託者は、当該著作権の使用に関して費用の負 担を含む一切の手続を行うものとする。 なお、この場合、受託者は、当該著作権の使用許諾条件等につき、主管担当の承 認を得ること。 (3) この仕様書に基づく業務又は成果物に関し、第三者との間で著作権に係る権利侵 害の紛争等が生じた場合は、当該紛争等の原因が専ら日本郵便株式会社の責めに帰 すときを除き、受託者の責任と負担において一切を処理すること。この場合、日本 郵便株式会社は、かかる紛争等の事実を知ったときは、受託者に通知し、必要な範 囲で訴訟上の防衛を受託者に委ねる等の協力措置を講じるものとする。 ９ 情報管理体制等に関する報告 受託者がこの契約で扱う情報には、日本郵便株式会社の業務に関する情報が含まれ 11 ていることから、日本郵便株式会社は、受託者が適切な情報管理体制の整備を行って いることに関する報告を受託者に求めることができる。 10 その他 (1) 実施内容等の詳細については、主管担当（TEL：03-3504-4397）からの指示に従 うこと。 (2) 本契約の締結後、受託者は、速やかに実施体制図（全責任者、各事務の担当者及 び補助者が明確に分かるもの）を作成し、主管担当に提出し、確認を受けること。 (3) 本契約の契約単価で規定していない費用で、必要であると主管担当が認めた費用 については、主管担当と受託者協議の上決定する金額により支払うものとする。 (4) 受託者は、この受託の一切の事実を含め、この契約の履行により知り得た情報に ついて第三者に漏えいし、又は不当に利用してはならない。 なお、このことは、この委託期間満了後も同様とする。 (5) 作業完了届等の履行を確認する書類は、履行完了日の翌日から起算して３営業日 （この場合の「営業日」は、行政機関の休日に関する法律に定める行政機関の休日 以外の日とする。 ）までに主管担当に提出すること。 12
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