第 2 部・第 2 章 電子メール 2.2.1 ウェブメールの基本操作 1．はじめに 東京都市大学では大学のドメインで個人の電子メールアドレスが発行されます。この電子メールアドレスのメールにアクセスするに はウェブメールを使うか、コンピューターにインストールされたメーラーを使う必要があります。この章ではウェブメールを使ったアクセス について説明します。ウェブメールにアクセスするにはブラウザで以下のアドレスを開いて、TCU アカウントでログインしてください。 http://mail.tcu.ac.jp 迷惑メールと思われるメールを受信していた場合はそのメールは開かずにそのまま削除してください。もし、大学メールアドレスから 迷惑メールが送信されている場合は情報基盤センターに報告してください。 図 2-1 ウェブメールにログインしたところ 2．自分のメールアドレスを確認する ログインすると左上に自分のメールアドレスが表示されます。学生は g 学籍番号@tcu.ac.jp が自分のメールアドレスになります。 3．ウェブメールを終了する ウェブメールを終了するときは、他の人によるいたずらを防止するため、必ずログアウトをしてください。ログアウトにするには左上の自 分のメールアドレスの横にあるログアウトボタンをクリックしてください。(図 2-2) 一定時間操作されない場合はセキュリティのため、自 動的にログアウトされます。 図 2-2 自分のメールアドレスとログアウトボタン Campus System Guide- 23 2.2.2 電子メールの受信 1．受信したメールを見る 大学メールアドレス宛てに送られたメールを見るには左側の「受信トレイ」より見ることができます。受信したはずのメールが表示され ない場合は左上にある「新着確認」(図 2-3)をクリックします。新着確認をしても受信トレイになかった場合は、受信トレイとは別のフォ ルダに移動されている可能性があります。 図 2-3 新着確認ボタン もし、図のように文字が読めない状態になっている場合が「その他の操作」の中にある文字コード変換から、正常に文字が読めるよ うに自動選択以外を選んでください。(図 2-4) 図 2-4 文字コード変換メニュー 24- Campus System Guide 第 2 部・第 2 章 電子メール 2．受信したメールの添付ファイルを開く ウェブメールではメールに添付ファイルがある場合、「受信トレイ」などのメール一覧画面で添付アイコン( )が表示されます。メール に添付されているファイルを開くにはメールを開き、ページの下にある添付ファイルの情報が記載されているところ(図 2-5)から「ダウン ロード」をクリックします。ダウンロードするとコンピューターでファイルを開くことができます。 図 2-5 添付ファイルの情報が記載されている 3．受信したメールを探す ウェブメールでは件名や本文内の文字を検索することができます。検索するには受信トレイなどの何らかのフォルダに移動して右上 の検索フォームにデータを入力します。検索できる項目は件名、本文、送信者、宛先、未開封かどうかで、詳細検索では日付の指 定もできます。 図 2-6 メールの検索機能 Campus System Guide- 25 2.2.3 電子メールの送信 1．メールを作成する 新しくメールを送りたい場合は左上の「メール作成」をクリックします。必要な項目への入力が終わってすぐにメールを送信したい場 合は「メール送信」をクリックします。メールがどのように作られているのかを確認するには「プレビュー」をクリックします。「HTML 作成」 をクリックすると HTML 形式のメールを作成することができますが、推奨はされません。いますぐには送らずに作成中のメールを保存し たい場合は「下書き」をクリックします。(図 2-7) 図 2-7 メールの作成画面 2．メールにファイルを添付する 作成したメールにファイルを添付することができます。複数のファイルを添付することができますが、1 通のメールの最大サイズが 20MB になっているのでそれを超えないようにご注意ください。ファイルを添付するにはメールの作成画面でページの下にあるファイル 添付項目内の「ファイルを選択」をクリックして、添付したいファイルを選択します。正常にファイルの添付処理が終わるとファイル名が 表示されます。(図 2-8) 拡張子が exe などの一部のファイルは添付できないことがあります。 図 2-8 ファイルの添付項目 誤って添付したいファイルではないファイルを選択してしまった場合は「ファイル削除」をクリックします。 26- Campus System Guide 第 2 部・第 2 章 電子メール 3．複数のアドレスにメールを送る ウェブメールでは複数の宛先に一気にメールを送ることができます。基本的にはメールアドレスはカンマ区切りで宛先に入力します。 直接の宛先ではなく、参考としてメールを送るときにはメールアドレスを Cc に、メールの受信者にメールアドレスを知らせたくないときに は知らせたくないメールアドレスを Bcc に入力します。Cc はカーボンコピー、Bcc はブラインドカーボンコピーの略で、これらも同様に複 数のメールアドレスを入力する場合はカンマ区切りで入力します。 Campus System Guide- 27 2.2.4 電子メールの返信と転送 1．はじめに 受信したメールに対し、返事のメールを送るときは「返信」を、別の人にそのメールの内容を送りたいときは「転送」を使います。通常、 返信のメールであっても受信した内容は削除せずにそのまま残して、その上に内容を、下に署名を入れます。これは返信メールを受 信した人がどのメールの内容に対する返信メールなのかを判断するためです。また、件名から返信メール、または転送メールであるこ とをわかるようにするため、ウェブメールやその他のメーラーが自動的に件名に付ける「Re:」や「Fwd:」は消さないようにしてください。 2．メールを返信する まず返信するメールを開き、「返信」をクリックします。その後は電子メールの送信と同じ手順で送信すれば、返信が完了します。メ ールの差出人だけでなく、そのメールの宛先となっているメールアドレスにも返信メールを送る場合は、「全員に返信」をクリックします。 返信または全員に返信を使うと、宛先に返信先のメールアドレスを入力する手間が省けます。 3．メールを転送する まず転送するメールを開き、「転送」をクリックします。転送の場合は転送先のアドレスを入力する必要があります。ファイルが添付さ れたメールを転送すると、ファイルが添付された状態のまま転送されます。 28- Campus System Guide 第 2 部・第 2 章 電子メール 2.2.5 電子メールの整理 1．はじめに ウェブメールに保存されたメールは移動や削除をすることで整理できます。ウェブメール上に保存できる最大サイズは 500MB まで なので最大サイズを超えないように管理してください。最大サイズを超えるとメールの送信や受信ができなくなるため、注意する必要が あります。現在どのくらい使用しているのかについてはメールホームの右上に情報が表示されます。(図 2-9) 図 2-9 メールの作成画面 2．メールの未読と既読を変更する ウェブメールでは未読メールの場合、メールの件名が青太文字になり、既読の場合は黒細文字になります。新着メールは未読状 態になっていて、未読メールを開くと既読状態になります。メールの未読、既読の変更は各フォルダのメールの一覧画面で行えます。 メール件名の左側にあるチェックボックスを使うと複数のメールの状態を同時に変更することができます。(図 2-10) 図 2-10 メールの未読と既読の切り換え Campus System Guide- 29 3．メールを移動する ウェブメールにもともとある受信トレイなどのフォルダ(基本フォルダ）の他に利用者自身が新たにフォルダを作ることができます。新し いフォルダを作るには左上の「フォルダ管理」をクリックして続けてフォルダ追加をクリックします。(図 2-11) フォルダ管理画面では利 用者が追加したフォルダの名前の変更や削除を行うことができます。なお、フォルダを追加してもウェブメールで使えるサイズは変わり ません。 図 2-11 ウェブメールのフォルダ作成 続いてメールを指定したフォルダに移動させるにはメールの一覧でチェックを入れたり、項目を右クリックしたり、メールを開いて「メ ール移動」をクリックすることで、指定のメールを目的のフォルダに移動することができます。(図 2-12) 図 2-12 メールの移動 4．エクスポートとインポート 使用容量が増えてきて残りの容量が少なくなってきてメールを削除するときやバックアップを取りたいときには「エクスポート」を、既 にあるメールのデータをウェブメールに取り込みたいときは「インポート」を使います。メールのそれぞれのデータは eml 形式で ZIP 形式 にまとめられた状態でエクスポートやインポートを行います。メールを選択してエクスポートしたい場合はメールの一覧画面より、それぞ れを選択してエクスポートできます。フォルダ単位でエクスポートしたい場合は「フォルダの管理画面」で一括エクスポートができます。 30- Campus System Guide 第 2 部・第 2 章 電子メール インポートを行う時もメールのデータを zip 形式でまとめることで行うことができます。Mac OS 標準機能で作られた ZIP 形式では正常に インポートできませんのでご注意ください。(図 2-13) 図 2-13 フォルダ単位でのエクスポートとインポート 5．メールを削除する 不要なメールや迷惑メールがある場合は削除することで使用容量を減らすことができます。メールを削除するにはメール一覧画面 で「選択削除」(図 2-14)をするか、メールを開いた状態で「削除」をクリックします。この手順で削除されたメールは一度「ゴミ箱」フォ ルダに入ります。誤って削除をしてしまったメールはゴミ箱にある状態であれば復元することができます。ウェブメールから完全に削除 するには、ゴミ箱の中で削除をするか、「空にする」(図 2-15)をクリックします。完全に削除したあとは復元することはできません。 図 2-14 メールを選択して選択削除 Campus System Guide- 31 図 2-15 ゴミ箱を空にする 32- Campus System Guide 第 2 部・第 2 章 電子メール 2.2.6 その他の便利な機能 1．署名を作る・管理する 作成したメールに自動的に署名を付けることができます。ウェブメールでは複数の署名を登録できるので、送るメールに応じて署名 を使い分けることができます。基本的にはイメージ署名は使わずにテキスト署名を使います。署名を設定するには、まず上の「オプショ ン」から「個人環境の設定」を開きます。(図 2-16) 図 2-16 個人環境の設定 次に個人環境の設定の「署名」のタブを開きます。(図 2-17) 基本署名とはメール作成時に最初に自動的に入力される署名のこ とで、署名の名前、作成日の順に表示され、その署名の修正や削除が行えるようになっています。新しく署名を追加するには下の署 名の追加から「作成」をクリックします。 図 2-17 署名の設定画面 Campus System Guide- 33 2．新着メールを通知するメールを送信する モバイル端末に新着メールが来たことを通知するメールを送ったり、そのメールから自動的にログインしたりすることができます。モバ イル版ウェブメールでは前の項で設定した署名を付けることができず、モバイル用の署名を設定する必要があります。「オプション」の 中の「個人環境の設定」を開き、「モバイル」をクリックします。(図 2-18) 図 2-18 モバイルの設定画面 「モバイル端末からの使用」を「使用する」に設定しないと、その他の項目を使用するにしても設定は有効になりません。着信通知を 使うと、新着メールが来たときに件名と差出人、ウェブメールへの URL が載ったメールがモバイル端末のメールアドレスに送られてきま す。自動ログインを使うと、着信通知のメールにある URL から自動ログインしてウェブメールにアクセスできるようになります。処理方法 は複数の条件に対し、どのように処理するのか、条件設定は着信通知を行う条件を設定できます。 3．自動的にメールをフォルダに移動させる ウェブメールでは設定された条件に合致するメールを自動的にフォルダに移動させる「自動振り分け」機能があります。自動振り分 け機能を使うには「オプション」から「自動振り分けの設定」をクリックします。振り分けの優先順位は上から高くなっています。適用条件 は自動振り分け設定に対する条件で、条件設定はどのような新着メールを処理するのかを設定できます。 図 2-19 自動振り分けの設定画面 34- Campus System Guide 第 2 部・第 2 章 電子メール 4．自動的にメールを転送する 受信したメールを他のメールアドレスに転送することができます。転送するメールの条件を設定することで、転送したいメールだけを 転送させることもできます。メール転送機能を使うには「オプション」の中にある「メール転送」をクリックします。送信者が転送禁止に設 定したメールは転送されません。また、転送したメールもウェブメールに残したい場合は「転送メールを自分のフォルダに残す」にチェ ックを入れてください。すべてのメールを転送する場合は条件設定に何も入力せずに追加をクリックします。 5．メールの予約送信・重要度・転送禁止を設定する ウェブメールではあらかじめ設定した時間でのメールの自動送信、重要度の設定、自動転送の禁止などといった細かい設定するこ とができます。これらの設定はメールの作成時に設定します。まず「メール作成」をクリックしてメールの新規作成画面を開き、右下に ある灰色の「詳細設定」をクリックします。(図 2-20) 図 2-20 メールの詳細設定 予約送信を行うには予約にチェックを入れて送信したいに日時を設定して「メールを送信」をクリックします。本文形式は基本的に は「Text」のままです。メール重要度は低いに設定すると、ウェブメールで受信したときに件名の横に灰色の「 の「 」、高い場合は赤色 」が表示されます。 「送信メールのコピーを保存」のチェックを外すと送信したメールが送信済みトレイに残らなくなります。「宛先の個別表示」を設定し て複数のアドレスにメールを送信すると、それぞれの宛先ごとにメールが送信されるので受信者は他の受信者のメールアドレスを知る ことはできません。外部に流出してはいけないメールを送るときは「自動転送の禁止設定」をし、ウェブメール以外のメールアドレスに転 送されないようにできます。「開封確認を求める」と受信者はメールを開いたときに開封確認メールを相手に送るかどうかを選択するこ とができます。メールのサービスによっては開封していないのに開封通知が送信されることや、開封しているのに開封通知が届かない 場合があります。 図 2-21 開封確認が要求されているメール Campus System Guide- 35
© Copyright 2024 ExpyDoc
