Office 365 利用ガイド メール基本操作編 マイクロソフト社の都合により予告なく画面構成が変更になる場合があります。 平成 27 年 3 月版 新潟国際情報大学 情報センター 目次 1. Office 365 とは ................................................................... 2 【利用上の注意】パスワードについて .......................................... 2 1.2. 【利用上の注意】メールのスレッド表示について ................................ 2 1.3. 【利用上の注意】学内宛ての宛先のメールアドレス指定について .................. 3 1.4. メール利用上の制約事項 ...................................................... 3 2. 1.1. Office 365 にサインインして Outlook Web App(メール)を利用する ..................... 5 OWA の基本画面構成 .......................................................... 6 2.2. ナビゲーションウィンドウの表示切り替え ...................................... 7 2.3. メールの署名 ................................................................ 8 2.4. メールの差出人名の変更 ...................................................... 9 2.5. ヘルプの利用 ............................................................... 11 3. 2.1. メールの受信と表示 .............................................................. 12 新着メールの受信 ........................................................... 12 3.2. メールの確認 ............................................................... 12 3.3. メールの検索 ............................................................... 12 4. 3.1. 添付ファイルの表示とダウンロード ................................................ 13 添付ファイルの表示 ......................................................... 13 4.2. 複数の添付ファイルの一括ダウンロード ....................................... 13 5. 4.1. メールの送信 .................................................................... 15 新規メールの作成 ........................................................... 15 5.2. メールの返信・転送 ......................................................... 15 5.3. ファイルの添付 ............................................................. 16 5.4. 編集中のメールの保存 ....................................................... 18 6. 5.1. メールの削除と復元 .............................................................. 20 メールの削除 ............................................................... 20 6.2. 完全に削除したメールの回復 ................................................. 20 7. 6.1. 迷惑メールやフィッシング対策 .................................................... 23 7.1. 迷惑メール設定 ............................................................. 23 7.2. 信頼できる差出人と宛先のリスト ............................................. 25 7.3. 受信拒否 ................................................................... 25 7.4. その他の登録方法 ........................................................... 25 1 1. Office 365 とは マイクロソフト社が提供するメールやオンラインストレージ等の機能を有するクラウドサービ スです。インターネットの接続環境があれば、どこからでも利用することができます。 メールの保存容量は 50GB、送信可能な 1 通あたりのメール容量は 25MB と大容量ですが、送 信先で受け取れない可能性があるため、学外の宛先にメール送信する場合は注意しなければ なりません。 保存容量 1TB のオンラインストレージシステム OneDrive for Business を利用することがで きます。 情報センターのコンピューター室をはじめとする学内の共有 PC では、個人設定を保存できない ため、ウェブブラウザでの利用のみとなります。研究室や個人所有の PC、あるいはタブレットやス マートフォンでは、デスクトップアプリやモバイルアプリをインストールして使用することができ ます。 1.1. 【利用上の注意】パスワードについて パスワードは学内の認証システムと同期しています。Office 365 でもパスワード変更はできます が、Office 365 で変更したパスワードは、学内認証システムには反映されません。在学中のパスワ ード変更は、必ず学内のシステムを使用して変更し、Office 365 では行わないでください。 1.2. 【利用上の注意】メールのスレッド表示について 一般的なメールシステムでは、すべてのメールを一覧表示していますが、Office 365 の既定では、 メールをスレッド表示するようになっています。スレッド表示とは、メールのやり取りを階層的に 表示して会話の流れに沿ったメールの閲覧をし、返信や他のメンバーからのメールを視覚的に確認 できる表示方法です。 スレッドを含むメールは、他のメールと同様に情報ビューア(アイテムビュー)に表示され、新し いメッセージを受信すると、スレッド全体が情報ビューア(アイテムビュー)の一番上に移動します。 メールフォルダー内のスレッド表示をオフにし、メッセージを従来通り一覧表示するように設定 するには、メールボックスごとに以下の設定を行います。OWA の画面構成については「2.1.OWA の 2 基本画面構成」を参照してください。 1.ナビゲーションウィンドウからスレッド表示をオフにするメールボックスのフォルダーを選 択します。 2.ツールバーの上の[並べ替えコントロール]をクリックしてメニューを表示します。 並べ替えのコントロール 3.表示されたメニューの“スレッド”で[オフ]を選択します。 以上でスレッドの設定は完了です。必要に応じて他のメールフォルダーにも上記操作手順を繰り 返してください。 1.3. 【利用上の注意】学内宛ての宛先のメールアドレス指定について 旧システムでは、在学者宛のメールを送る場合にはドメインを省略することができましたが、 Office 365 では在学者宛てのメールであってもドメインを省略してメールを送ることはできませ ん。必ず完全なメールアドレスを指定してください。 1.4. メール利用上の制約事項 Office 365 はウェブブラウザで利用することができ、大学内はもちろんのこと、自宅など、場所 に限定されることなく利用が可能です。 3 <Office 365 で推奨されているウェブブラウザ> Internet Explorer 最新バージョンおよび 1 つ前のバージョン Firefox 最新バージョンおよび 1 つ前のバージョン Chrome 最新バージョン Safari 最新バージョン <メール送受信における制約事項> 項目 制限値 送信メールサイズ ウェブブラウザ 10MB メールクライアント 25MB 受信メールサイズ 25MB メールの宛先登録数 500 件 添付ファイル数 125 件 受信レートの制限 1 日あたり 1 万件 メッセージのレート数 1 分間に 30 個のメッセージ <メールボックスの容量> メールボックス(受信トレイ、送信トレイ、送信済みアイテム、下書き、削除済みアイテムおよ び迷惑メール等すべてのメッセージアイテム)の容量は 50GB です。制限容量を超過すると、メ ールの送受信ができなくなります。 <インプレースアーカイブ(個人用アーカイブ)> 教職員向けにインプレースアーカイブとしてメールボックスとは別に 50GB の容量が割り当てら れています。古いメッセージなどをインプレースアーカイブに移動することで、受信トレイを 整理することができます。 <メールボックスフォルダーの制限> 削除済みアイテム、迷惑メールフォルダーにあるメッセージアイテムは 60 日間保持されます。 保持期間中はメッセージを元に戻すことができます。 <ブロックされるファイル拡張子 > Office 365 でブロックされるファイルの拡張子は以下のとおりです。 該当する拡張子のファイルが添付されたメールを受信すると、オリジナルの添付ファイルが破 棄きされフィルターにより削除された旨のテキストファイルが添付されます。 ブロックされる拡張子一覧 .exe,.ade,.adp,.bas,.bat,.chm,.cmd,.com,.crt,.hlp,.hta,.ins,.isp,.ise,.lnk,.mde, .mda,.mdt,.mdw,.mdz,.msc,.msh,.msi,.msp,.mst,.pcd,.pif,.reg,.scr,.sct,.shb,.shs, .url,.vbe,.vbs,.wsc,.wsf,.wsh,.app,.cpl,.csh,.fxp,.inf,.ksh,.mdb,.ops,.prf,.prg, .scf,.xsl,.ht,.zi,.vb,.js,.cer,.der,.pwl ※マイクロソフト社より公開情報がないため、予告なく変更となる場合があります。 4 2. Office 365 にサインインして Outlook Web App(メール)を利用する Office 365 のサイトにアクセスし、自身のアカウント(メールアドレス)とパスワードを入力して サインインします。電子メールは Office 365 のウェブアプリケーションである Outlook Web App(以 下「OWA」という)を使用します。 学生 ····· ユーザー名@ s t . n u i s . j p 教職員 ··· ユーザー名@ n u i s . a c . j p 1. ウェブブラウザを起動して以下の URL を入力し、 Office 365 のサインイン画面を表示します。 https://portal.microsoftonline.com/ ポータルサイト 情報センターのコンピューター室 [HOME]タブ内サイドメニュー [スタート]メニュー →リンク →[メール(Office 365)] → Office 365(Microsoft 社) 2. Office 365 の認証画面が表示されます。入力フォームの上段に自身のアカウント、下段にパ スワードを入力し、[サインイン]をクリックします。 メールアドレス パスワード 5 3. サインインが完了すると初期設定では Office 365 のホーム画面が表示されます。メールを読 む場合は、[Outlook]をクリックします。 4. OWA が起動し、メールの基本画面が表示されます。 2.1. OWA の基本画面構成 Outlook Web App の画面構成について説明します。 ７ １ ４ ２ ６ ３ ５ 6 名称 説明 ①新規作成ボタン ボタンをクリックすることで、新しいアイテムを 作成します。アイテムとは、メッセージ、予定、連絡先タス クなど、Outlook Web App で管理することができる情報の単位 です。アプリケーションを[Outlook]、[予定表]、連絡先]、[タ スク]に切り替えるとそのアプリケーションにおけるアイテ ムを新規作成します。 ②検索ウィンドウ ⑤情報ビューア (アイテムビュー) キーワードを指定し、アイテムに素早くアクセスすることが できます。 自分のメールフォルダー(受信トレイや連絡先など)と作成し たすべてのフォルダーにアクセスできます。フォルダーは、 階層構造で表示されます。フォルダーの[その他]をクリック することで、すべてのメールボックスのフォルダーを表示し ます。 フィルター、アイテムの並べ替えコントロールが表示されて います。 現在作業中のフォルダーに含まれるアイテムが一覧表示され ます。 ⑥閲覧ウィンドウ 選択したアイテムの内容を表示します。 ⑦ナビゲーションバー アプリケーションランチャーから Outlook、予定表、連絡先な ど、各ウィンドウへ移動します。設定( )では OWA の詳細な 設定を行います。ヘルプボタンを押すと製品のヘルプが表示 されます。また、新しいメッセージや予定表・タスクのアラ ートがアイコンで通知されます。 ③ナビゲーションウィンドウ ④ツールバー 2.2. ナビゲーションウィンドウの表示切り替え 初期状態では、ナビゲーションウィンドウはお気に入りに登録されたフォルダーしか表示されま せん。すべてのフォルダーを表示するには[その他]をクリックします。次回以降もすべてのフォル ダーを表示しておくように設定するには、フォルダーの横にあるピンアイコン( )をクリックしま す。ピンアイコンの向きが となり、次回以降もすべてのフォルダーが表示されたままになります。 ピンアイコン 7 2.3. メールの署名 メール文末に挿入する署名を設定することができます。署名を使用しない場合は、この操作は不 要です。 1. Outlook 以外のアプリを使用している場合は、画面左上の をクリックしてアプリケーショ ンランチャーを表示し、[Outlook]を選択します。 アプリケーションランチャー 2.Outlook 画面が表示されます。画面右上の[設定]( )をクリックしてメニューを表示し、[オ プション]を選択します。 3.オプション画面が表示されます。左サイドメニューから[設定]をクリックします。 4.メールの設定画面が表示されます。 ① 電子メールの署名欄に使用する署名を入力します。 ② 作成するメッセージに自動的に署名を追加する場合は、 「送信メッセージに自動的に署名を 追加する」のチェックボックスをクリックしてチェックを入れます。 ③ 画面下部の[保存]をクリックします。 8 １ ２ ３ 2.4. メールの差出人名の変更 メールの受信者側でメールアドレスとともに差出人として表示される名前を変更することがで きます。初期設定では、ローマ字名となっていますので、必要に応じて変更してください。初期設 定のまま使用する場合は、この操作は不要です。 1. Outlook 以外のアプリを使用している場合は、画面左上の をクリックしてアプリケーショ ンランチャーを表示し、[Outlook]を選択します。 アプリケーションランチャー 2. Outlook 画面が表示されます。画面右上の[設定](歯車マーク 表示し、[オプション]を選択します。 9 )をクリックしてメニューを 3. オプションのイアカウント画面が表示されます。[情報を編集]をクリックします。 4. アカウント情報画面が表示されます。サイドメニューから[全般]をクリックします。 5. アカウント情報の画面が切り替わります。表示名欄を編集します。 6. 画面右下の「保存」をクリックします。 以上で差出人名の設定は完了です。差出人名には日本語文字を使用することができますが、外部 宛にメールを送信した際、受信者側が日本語を表示できない環境の場合は、差出人名が文字化けし て表示されます。 10 2.5. ヘルプの利用 ナビゲーションバーのヘルプ(？)をクリックするとオンラインヘルプを利用することができま す。操作などでわからないことがあれば利用してください。 11 3. メールの受信と表示 3.1. 新着メールの受信 サインイン中にメールが届くと、画面右上に新着メール通知が表示され、一定時間経過すると自 動的に消えます。使用中の PC の音声出力が可能な場合は、着信音も鳴ります。未読メッセージに は、アイテムの右側にマークが表示されます。 新着通知アイコン 未読メッセージマーク 新着通知メッセージ 未読メッセージ数 3.2. メールの確認 情報ビューア(アイテムビュー)で確認したいメールを選択すると、閲覧ウィンドウにメッセージ の内容が表示されます。 3.3. メールの検索 ボタンの下の「メールとユーザーの検索」欄にキーワードを入力して検索すること で、キーワードを含むアイテムに素早くアクセスすることができます。 12 4. 添付ファイルの表示とダウンロード 添付ファイル付のメールを受信すると、情報ビューア(アイテムビュー)内のメッセージの横にク リップマークが表示されます。 4.1. 添付ファイルの表示 情報ビューア(アイテムビュー)で添付ファイル付のメッセージを選択すると、閲覧ウィンドウに 添付ファイルとメッセージが表示されます。 添付ファイルをクリックすると、Word, Excel, PowerPoint, PDF といった Office Online で表示 可能なファイルはプレビュー画面が表示され、それ以外のファイルはダウンロードになります。プ レビューしている添付ファイルをダウンロードするには、プレビュー画面で[ダウンロード]をクリ ックします。 4.2. 複数の添付ファイルの一括ダウンロード 複数のファイルが添付されている場合、添付ファイルの下に表示されている[すべてダウンロー 13 ドする]をクリックすると、すべての添付ファイルを ZIP で 1 つまとめてダウンロードすることが できます。 14 5. メールの送信 5.1. 新規メールの作成 ① をクリックします。 ② 閲覧ウィンドウにメッセージ作成画面が表示されます。宛先、件名、本文を入力します。 ③ [送信]をクリックしてメールを送信します。[破棄]をクリックすると編集中のメールは破棄さ れます。 ① ③ ① 5.2. メールの返信・転送 ① 情報ビューア(アイテムビュー)で返信したいメッセージを選択します。 ② 閲覧ウィンドウにメッセージの詳細が表示されます。[返信]、[全員に返信]、[転送]のいずれ かをクリックします。 [返信] ·········· 送信者のみに返信します。 [全員に返信] ···· 送信者と Cc に入っているすべての宛先に返信します。 [転送] ·········· 自分を差出人として他の宛先に元のメッセージを引用して送信します。 ② ① ③ 閲覧ウィンドウがメッセージ作成画面に切り替わります。本文を入力します。 [返信]、[全員に返信]をクリックした場合は、元のメッセージの件名に「RE:」を加え た件名が設定されます。 [転送]をクリックした場合は、元のメッセージの件名に[FW:]を加えた件名が設定され ます。 15 本文には元のメッセージが引用されます。 ④ [送信]をクリックしてメールを送信します。[破棄]をクリックすると編集中のメールが破棄さ れます。 ④ ③ 5.3. ファイルの添付 Internet Explorer 11 などの最新のウェブブラウザを使用している場合は、添付したいファイル をメッセージ作成画面にドラッグ&ドロップするだけで簡単にファイルを添付することができます。 ドラッグ&ドロップ Internet Explorer 10 以前の古いブラウザでは、添付するファイルをウェブブラウザから選択し なければなりません。 1. メッセージ作成画面で、[挿入]をクリックし、[添付ファイルまたは OneDrive のファイル]を クリックします。 16 2. OneDrive の画面が表示されます。 添付するファイルが既に OneDrive 内にある場合は、そのファイルのチェックボックスをクリ ックしてチェックマーク(②)を付け、[次へ](③)をクリックします。→ 手順 4 へ ない場合は[コンピューター](①)をクリックして手順 3 へ進みます。 → 手順 3 へ ③ ① ② OneDrive とコンピューター内の ファイルの同時選択はできませ 3. [コンピューター]をクリックした場合は、 “アップロードするファイルの選択”ダイアログが 表示されます。添付するファイルを選択して[開く]をクリックします。 4. “ファイルの送信方法選択”画面が表示されます。[添付ファイルとして送信]をクリックし ます。 17 5. メッセージ作成画面に戻り、添付ファイルが添付されたことを確認します。 添付可能なファイル拡張子一覧 .rpmsg, .xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb, .pptx, .pptm, .ppsx, .ppsm, .doc, .docx, .docm, .wmv, .wma, .wav, .vsd, .txt, .tif, .rtf, .pub, .ppt, .png, .pdf, .one, .mp3, .jpeg, .gif, .doc, .bmp, .avi, .jpg, .tiff, .zip ※マイクロソフト社より公開情報がないため、予告なく変更となる場合があります。 5.4. 編集中のメールの保存 メッセージ編集中に閲覧ウィンドウ内の[…]をクリックしてメニューを表示し、[保存]をクリッ クします。 メッセージは“下書き”フォルダーに保存されます。再度編集する場合には、“下書き”フォル ダー内の編集したいメールを選択して編集してください。[破棄]をクリックすると編集中のメール が破棄されます。 メッセージ編集中に他の画面へ移動した場合でも編集中のメールは破棄されず、“下書き”フォ ルダーに保存されます。 18 19 6. メールの削除と復元 6.1. メールの削除 (1)削除したいメッセージにマウスポインタを合せると右側にごみ箱アイコンが表示されます。 このごみ箱アイコンをクリックすると、メッセージが“削除済みアイテム”フォルダーに移 動します。 マウスポインタ (2)メッセージにマウスポインタを合せると、差出人名の左側にチェックボックスが表示されま す。チェックボックスにチェックを入れると複数のメッセージを選択することができます。 複数のメッセージを選択した場合は、閲覧ウィンドウに実行可能な処理が表示されます。[削 除]をクリックすると、選択したメッセージが“削除済みアイテム”フォルダーに移動します。 複数選択 “削除済みアイテム”フォルダーに移動したメッセージは、以下の条件により完全に削除されま す。完全に削除されていない限り、元に戻すことができます。 “削除済みアイテム”フォルダーに移動してから 60 日間経過した。 “削除済みアイテム”フォルダーを右クリックし、表示されたメニューから[フォルダーを 空にする]を選択した。 “削除済みアイテム”フォルダー内のメールを個別に削除した 6.2. 完全に削除したメールの回復 完全に削除されたメッセージは、削除してから 14 日以内であれば回復可能です。この期間を過 ぎたメールは回復することができません。なお、OWA およびデスクトップ版 Outlook 以外のメール 20 クライアントで削除したメールは対象外となります。 1. “削除済みアイテム”フォルダーを右クリックし、表示されたメニューから[削除済みアイテ ムの回復]を選択します。 2. “削除済みアイテムの回復”ウィンドウが表示されます。回復したいアイテムを選択して[回 復]をクリックします。 3. “アイテムの回復”ダイアログが表示されます。内容を確認して[OK]をクリックします。 21 4. ウィンドウの[クローズ]ボタンをクリックして“削除済みアイテムの回復”ウィンドウを閉 じます。 5. “アイテムの回復”ダイアログに示された回復先にメールが復元されていることを確認して ください。 22 7. 迷惑メールやフィッシング対策 迷惑メールの可能性があると判定されたメールは、自動的に[迷惑メール]フォルダーに移動され、 リンクや実行可能コードなどを含む危険な可能性のあるコンテンツは使用できなくなります。“迷 惑メール”フォルダー内のメッセージは、60 日間保持した後、自動的に削除されます。 7.1. 迷惑メール設定 Office 365 では、“ブロックまたは許可”設定を使って、信頼できるメールアドレアスおよびド メインと、信頼できないメールアドレスおよびドメインのリストを作成して管理します。 1. Outlook 以外のアプリを使用している場合は、画面左上の をクリックしてアプリケーショ ンランチャーを表示し、[Outlook]を選択します。 アプリケーションランチャー 2. Outlook 画面が表示されます。画面右上の[設定]( )をクリックしてメニューを表示し、[オ プション]を選択します。 3. オプション画面が表示されます。左サイドメニューから[ブロックまたは許可]をクリックし ます。 23 4. “ブロックまたは許可”画面が表示されます。登録・変更を行います。 ① ② ③ ④ [迷惑メール設定] ① メールを“迷惑メール”フォ 迷惑メールフィルターを無効にします。この設定を選 ルダーに移動しない ぶと他の項目は設定できなくなります。 迷惑メールを自動的にフィ 迷惑メールフィルターを有効にします(既定)。迷惑メ ルター処理する ールと判定されたメールは、自動的に“迷惑メール” フォルダーに移動します。 ② 信頼できる差出人と宛先の “迷惑メール”フォルダーに移動させる必要がない リスト メールアドレスとドメインを登録します。 自分の連絡先からのメール このチェックボックスをオンにした場合は、個人用の を信頼する 連絡先に登録したメールアドレスからのメールは安 全なメールとして扱われます。 ③ 受信拒否 “迷惑メール”フォルダーに移動させるメールアド レスとドメインを登録します。 信頼できる差出人と宛先の このチェックボックスをオンにした場合は、信頼でき リストに登録されていない るメールアドレスまたはドメインとして登録されて 送信者からのメールや組織 いないメールをすべて迷惑メールとして扱います。 外の送信者からのメールを 信頼しない ④ 保存ボタン 変更内容を保存します。 24 5. 登録・変更が完了したら、[保存]をクリックします。 7.2. 信頼できる差出人と宛先のリスト “信頼できる差出人と宛先のリスト”に追加するには、「ここに送信者またはドメインを入力し てください」ボックス(A)に直接入力し<Enter>キーを押すか、追加ボタン( 登録内容を変更する場合は、該当する項目を選択して編集ボタン( ン( )をクリックします。 )を、削除する場合は削除ボタ )をクリックします。 (A) メールアドレスの最後が「abcd.com」のメー ルを安全なものとして扱います。 7.3. 受信拒否 “受信拒否”に追加するには、 「ここに送信者またはドメインを入力してください」ボックス(B) に直接入力し<Enter>キーを押すか、追加ボタン( は、該当する項目を選択して編集ボタン( )をクリックします。登録内容を変更する場合 )を、削除する場合は削除ボタン( )をクリックしま す。 (B) メールアドレスの最後が「xyz.com」のメー ルを迷惑メールとして扱います。 7.4. その他の登録方法 迷惑メールの設定をするのに、必ずしも“ブロックまたは許可”画面から行う必要はありません。 受信したメッセージから直接登録することもできます。 25 迷惑メールと判定され、“迷惑メール”フォルダーに移動された正常メール 対象となるメールを右クリックし、表示されたメニューから[迷惑メールではないメールと してマーク]を選択します。送信者は信頼できる差出人として登録され、メールは自動的に “受信トレイ”フォルダーに移動します。 正常メールと判定され、 “受信トレイ”フォルダーなどに配信された迷惑メール 対象となるメールを右クリックし、表示されたメニューから[迷惑メールとしてマーク]を選 択します。送信者は受信拒否リストに登録され、メールは自動的に“迷惑メール”フォルダ ーに移動します。 26
© Copyright 2024 ExpyDoc
